DESAIN ORGANISASI
DESAIN ORGANISASI
DESAIN ORGANISASI
• Merupakan proses dimana pimpinan memilih
dan menata berbagai macam dimensi dan
komponen dari struktur dan budaya
organisasi sehingga organisasi dapat
mengontrol aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuannya
Mengapa desain organisasi penting?
1. Memberikan competitive advantage bagi
organisasi memudahkan anggota organisasi
untuk berkoordinasi mampu berkompetensi
2. Membantu organisasi dalam menghadapi
contingencies (setiap kejadian yg mungkin
muncul dan harus diantisipasi sebelumnya)
3. Meningkatkan kemampuan organisasi untuk
mengatur perbedaan mengurangi konflik
4. Meningkatkan efisiensi organisasi semakin
baik desain, nilai yg dihasilkan semakin tinggi
Mengapa desain organisasi penting? 5. Meningkatkan kemampuan untuk menghasilkan
produk dan jasa baru inovasi untuk memenangkan persaingan (pemasaran dan riset sedapat mungkin berkoordinasi dgn baik)
6. Meningkatkan kontrol organisasi terhadap lingkungan lebih peka terhadap lingkungan
7. Memudahkan organisasi dalam mengkoordinasi dan memotivasi karyawan promosi berdasar kinerja karyawan lebih meningkatkan motivasi.
8. Membantu organisasi mengembangkan dan mengimplementasikan strateginya memperhatikan desain struktur organisasi shg strategi dpt berjalan baik mungin melakukan desain lagi terhadap strukturnya bila ada penyesuaian strategi organisasi
Tantangan yg dihadapi dalam desain organisasi
1. Kurang jelasnya alur pertanggungjawaban dan pelaporan dalam organisasi sulit mengetahui orang yg menangani pekerjaan, sulit koordinasi anggota
2. Menentukan tugas dan peran dari setiap anggota organisasi akan memudahkan dalam koordinasi proses pekerjaan namun dapat menimbulkan barriers antara anggota organisasi dan fungsi yang ada.
3. Adanya ketergantungan anggota organisasi terhadap petunjuk dan bimbingan atasan pengambilan keputusan terhambat
4. Adanya keterikatan anggota organisasi terhadap aturan organisasi secara ketat bila ada situasi yg tidak biasa, anggota organisasi kesulitan mengatasinya
5. Banyak kasus pengambilan keputusan dalam organisasi dilakukan tanpa melalui jalur formal atasan sering tidak tahu
Desain organisasi
Desain Organisasi
a. Diferensiasi dan Integrasi
b. Sentralisasi vs desentralisasi
c. Standardisasi vs Mutual adjustment
d. Formal vs Informal
e. Mekanistik vs Organistik
Pembagian tugas dan
koordinasi
Pembuat keputusan
Dasar pengambilan
keputusan
Proses hubungan,
proses kontrol
Tinjauan keseluruhan
a. Diferensiasi & Integrasi
• Diferensiasi merupakan proses dimana
organisasi mengalokasikan orang atau
sumberdayanya pada tugas-tugas organisasi
dan membangun tugas dan hubungan
otoritas yang memungkinkan organisasi
untuk mencapai tujuannya
Fungsi dan Divisi
• Fungsi : sub unit dalam organisasi dimana
orang yang terlibat didalamnya memiliki
ketrampilan yang sama atau menggunakan
sumber daya yang sama.
• Divisi : sub unit yang terdiri dari dua atau
lebih fungsi yang berbagi tanggung jawab
untuk menghasilkan suatu produk atau jasa
Peran Fungsional dalam Organisasi
• Support function : memfasilitasi kontrol organisasi dalam hubungannya dengan lingkungan dan stakeholders (pembelian, pemasaran, humas)
• Product function : mengatur dan memperbaiki efisiensi proses konversi organisasi sehingga dapat menghasilkan nilai tambah yang lebih tinggi (production operation & control, QC)
• Maintenance function : memungkinkan organisasi untuk tetap berada pada kondisi operasional
• Adaptive function : memungkinkan organisasi untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian sehingga dapat beradaptasi dengan lingkungan (riset)
• Managerial function : memungkinkan kontrol dan koordinasi baik dalam departemen maupun antar departemen.
Diferensiasi vertikal dan horisontal
• Hirarki merupakan klasifikasi orang atau SDM
dalam organisasi berdasarkan otoritas atau
peringkat
• Diferensiasi vertikal berkaitan dengan cara
organisasi mendesain hirarki otoritas dan
menciptakan hubungan pelaporan untuk
menghubungkan peran dan sub unit dalam
organisasi
• Diferensiasi horisontal berkaitan dengan cara
organisasi mengelompokkan tugas menjadi peran
(role) dan peran tersebut menjadi subunit (fungsi
dan divisi)
Diferensiasi Vertikal dan Horisontal
• Integrasi merupakan proses mengkoordinasikan berbagai macam tugas , fungsi dan divisi sehingga dapat bekerja sama satu sama lain.
• Permasalahan Bagaimana memilih level integrasi yang sesuai dengan level diferensiasi organisasi?
• Konsekuensi bila salah memilih :
1.Bila organisasi kompleks dengan diferensiasi tinggi tetapi menggunakan level integrasi sederhana maka tidak semua bagian dapat dikoordinasikan dengan baik.
2.Bila organisasi relatif kecil dengan tingkat deferensiasi yang rendah tetapi menggunakan mekanisme integrasi yang kompleks maka akan menghambat proses pengambilan keputusan dan mrningkatkan biaya
Acuan dalam memilih : Kesetimbangan dari deferensiasi dan integrasi sehingga dapat mengembangkan core competencies organisasi
Diferensiasi Vertikal
1. Hirarki (Hierarchy of authority) : kapasitas paling rendah, antar tingkat lewat saluran perintah / pelaporan yang resmi
2. Peraturan dan prosedur : Jika permasalahan sama berulang, tugas jadi baku tidak perlu komunikasi dengan atasan.
3. Rencana dan Jadwal : Bila rinci bisa menjadi acuan untuk mengurangi keperluan komunikasi
4. Penambahan tingkat / posisi hirarki : staf khusus untuk permasalahan tertentu
5. Sistem informasi vertikal : Peningkatan kapasitas pengolahan informasi
Diferensiasi Vertikal
Kapasitas alat hubungan Tinggi
Rendah
Tin
gkat koord
iasi
vert
ikal yang d
iperlukan
Tinggi
Hirarki
Peraturan dan
prosedur
Rencana dan
Jadwal
Penambahan Tingkat
(posisi) pada hirarki
Sistem Informasi
Vertikal
1. Dokumen tertulis paling sederhana, kapasitas terbatas
2. Kontak Langsung (direct contact) : Antar pimpinan bagian yang terlibat permasalahan, kelemahan : pimpinan tidak menguasai detail permasalahan dan bawahan hanya mengerti permasalahan secara parsial.
3. Penghubung petugas khusus untuk komunikasi / koordinasi dengan bagian lain tentang tugas bersama
4. Satuan tugas / satgas (Task force) menghubungkan lebih dari 2 bagian, tidak permanen dan bubar setelah tugas selesai
5. Tim satgas yang sifatnya permanen
6. Integrator permanen : Jabatan atau bagian, tugas koordinasi dimana perlu ketrampilan khusus karena wewenang terbatas dan tanggung jawab besar.
Diferensiasi Horisontal
Diferensiasi Horisontal
Kapasitas alat hubungan Tinggi
Rendah
Tin
gkat koord
iasi
horisonta
l yang
dip
erlukan
Tinggi
Dokumen tertulis
Kontak
Langsung
Penghubung
Satuan Tugas (satgas)
Integrator Permanen
b. Sentralisasi vs desentralisasi
• Bila wewenang pengambilan keputusan
hanya terletak pada pimpinan puncak
terjadi sentralisasi wewenang atau
kekuasaan.
• Bila wewenang didelegasikan pada
bawahan (misal manajer dibawah
pimpinan puncak) terjadi desentralisasi
wewenang
b. Sentralisasi vs desentralisasi
• Keunggulan dari sentralisasi memungkinkan pimpinan puncak untuk mengontrol aktivitas organisasi dapat fokus pada tujuan dan sasaran.
• Sentralisasi akan menjadi masalah bila pimpinan puncak mengalami overloaded (terlalu turut campur pada kegiatan operasional sehari-hari) shg tidak ada cukup waktu untuk memikirkan jangka panjang organisasi.
b. Sentralisasi vs desentralisasi
• Keunggulan desentralisasi
memungkinkan fleksibilitas dan tingkat
responsif yg tinggi dalam pengambilan
keputusan. Manajer yang diberi
wewenang untuk itu tetap bertanggung
jawab terhadap tindakan yang mereka
lakukan dan memiliki peluang untuk
melakukan sesuatu dengan lebih baik.
b. Sentralisasi vs desentralisasi
• Desentralisasi memungkinkan para manajer mendemonstrasikan kompetensi dan ketrampilan pribadi mereka yang akan membuat mereka jadi lebih termotivasi.
• Kekurangan desentralisasi terjadi jika terjadi begitu banyak wewenang yang didelegasikan sehingga mereka dapat mengambil keputusan sendiri-sendiri, sehingga koordinasi antara mereka akan sulit dilakukan.
c. Standarisasi vs mutual
adjustment
• Tantangan yang dihadapi organisasi baik
besar maupun kecil dalam mendesain
strukturnya adalah bagaimana
menyeimbangkan strandarisasi dengan
mutual adjustment
• Standardisasi berkaitan dengan
pengambilan keputusan sesuai dengan
aturan-aturan standar atau baku.
c. Standarisasi vs mutual
adjustment • Mutual adjustment berkaitan dengan
pengambilan keputusan dimana pihak yang terlibat didalamnya lebih menggunakan pertimbangan mereka daripada berdasarkan aturan yang sudah baku.
• Kesetimbangan yang baik antara keduanya akan membuat aktivitas yang dilakukan menjadi terprediksi sehingga tujuan dasar organisasi dapat tercapai sekaligus memberikan kebebasan pada karyawan untuk bersikap fleksibel sehingga mereka dapat merespon terhadap situasi baru secara kreatif.
• Formalisasi merupakan penggunaan aturan tertulis dan prosedur baku untuk menstandarisasikan kegiatan operasional organisasi.
• Contoh : militer segala sesuatunya dilakukan sesuai dengan petunjuk tidak ada tempat untuk mutual adjustment dimana aturan mengatur bagaimana anggota organisasi melakukan tugasnya dan bagaimana keputusan harus diambil serta mereka harus mematuhi aturan tersebut.
• Formalisasi tingkat tinggi biasanya terkait dengan sentralisasi otoritas.
d. Organisasi Formal vs Informal
d. Organisasi Formal vs Informal
• Struktur formal merupakan mekanisme
kontrol utama tetapi struktur informal
dapat digunakan untuk meningkatkan
kinerja organisasi. Wujud dari organisasi
informal seringkali berupa kebebasan bagi
karyawan untuk bekerjasama satu sama
lain uuntuk membentuk sub unit tertentu
sehingga mereka dapat merespon
perubahan-perubahan organisasi secara
lebih cepat.
e. Organisasi mekanistik vs organistik
Organisasi Mekanistik Organisasi Organik
Pekerjaan terbagi-bagi menjadi tugas-
tugas khusus (specialized) dan terpisah
satu sama lain
Tiap bagian seakan-akan mempunyai
suatu tugas tertentu yg dikerjakan
bersama oleh karyawan tanpa
pemisahan secara individual
Tugas terdefinisi secara rinci Tugas bisa berubah/diadaptasikan
bentuknya sesuai interaksi antar
karyawan
Hirarki otoritas dan kontrol sangat tegas,
banyak peraturan, komunikasi keatas
Hirarki otoritas dan kontrol tidak tegas,
hanya ada sedikit peraturan (fleksibel,
bisa menyesuaikan diri dengan
lingkungan)
Pengetahuan tentang tugas hanya
dimiliki pimpinan dengan sentralisasi
yang tinggi dalam pengontrolan
pelaksanaan tugas
Pengetahuan tentang tugas tidak hanya
ada pada pimpinan, pengontrolan bisa
terjadi pada setiap tingkatan dalam
organisasi
Komunikasi umumnya vertikal Komunikasi vertikal dan juga horisontal
Ketergantungan struktur organisasi
terhadap lingkungan
Ketidakpastian rendah (low
uncertainty)
Mekanistik, struktur formal,
setralisasi tinggi, bagian
organisasi sedikit, tidak ada
integrator, orientasi pada operasi
Ketidakpastian agak rendah (low
moderate uncertainty)
Mekanistik, struktur formal,
setralisasi tinggi, bagian organisasi
banyak, sedikit integrator, mulai
memerlukan perencanaan
Ketidakpastian agak tinggi (high
moderate uncertainty)
Organik, struktur tidak formal,
desetralisasi tinggi, bagian
organisasi sedikit, sedikit
integrator, orientasi pada
perencanaan
Ketidakpastian tinggi (high
uncertainty)
Organik, struktur tidak formal,
diferensiasi tinggi , banyak
integrator, peramalan dan
perencanaan masa depan secara
ekstensif.
Kompleks Sederhana Kompleksitas
lingkungan
Tidak
stabil
Stabil
Stabilitas
Lingkung
an
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi
• Merupakan bentuk organisasi secara keseluruhan
• Perancangan bentuk organisasi membagi tugas-
tugas, menetapkan hirarki, hubungan vertikal dan
horisontal dengan aliran :
Klasik : pembagian dan pengelompokan tugas
sesuai fungsi, koordinasi vertikal melalui
peraturan, hirarki
Modern : pembagian dan pengelompokan tugas
dalam self contained units, koordinasi vertikal dan
horisontal
Struktur Organisasi
4 komponen dasar yang digambarkan oleh struktur organisasi :
1. Pembagian tugas tanggung jawab pada individu / bagian
2. Hubungan pelaporan resmi, hirarki, rentang kendali
3. Pengelompokan individu, bagian, organisasi
4. Sistem hubungan, komunikasi, integrasi vertikal maupun horisontal.
1-3 statis : tampak pada struktur organisasi
4 dinamis : tidak tampak pada struktur organisasi
Contoh struktur organisasi suatu perusahaan
Pimpinan Perusahaan
Manajer Adm &
keuangan
Manajer Produksi
Kabag QC Kabag
Produksi Kabag Logistic
Kabag Maintenance
Manajer Pemasaran
Struktur tersebut menunjukkan :
- Aliran pelaporan (garis vertikal)
- Alokasi tugas dan tanggung jawab
- Pengelompokan menurut fungsi
1.Struktur organisasi fungsional
1. Kegiatan yang fungsinya sama dikumpulkan
pada satu bagian
2. Pengelompokan orang atau kegiatan
menurut sumber (resource)
3. Efisien, menuntut keahlian fungsional dan
mutu pekerjaan yang baik
Contoh Struktur organisasi
fungsional
Pimpinan Perusahaan
Bagian Produksi
Bagian Pemasaran
Bagian Keuangan
Bagian QC
Kelebihan struktur organisasi
fungsional
1. Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
2. Dapat mencapai efisiensi ekonomis pada masing-masing bagian
3. Mendorong berkembangnya ketrampilan yang bersifat fungsional
4. Mampu mencapai sasaran bagian / sasaran fungsi
5. Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang
6. Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.
Kekurangan struktur organisasi
fungsional
1. Respon organisasi terhadap perubahan kondisi
lingkungan agak lambat
2. Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak
organisasi beban pimpinan puncak menjadi
terlalu berat
3. Koordinasi antar fungsi atau bagian tidak terlalu
baik
4. Inovasi terbatas
5. Pandangan terhadap sasaran organisasi agak
terbatas anggota organisasi cenderung
memperhatikan bagiannya sendiri.
Permasalahan koordinasi
Permasalahan koordinasi antar bagian pada struktur fungsional dapat
diatasi dengan menggabungkan dua bagian terkait :
Direktur
Sales Marketing
Direktur
Sales &
Marketing
Bila dalam suatu organisasi terjadi peningkatan diferensiasi
vertikal dan horisontal serta peningkatan kebutuhan
integrasi, maka diperlukan struktur organisasi yang lebih
kompleks
2. Struktur organisasi divisional
• Bila organisasi memproduksi lebih dari satu
jenis produk, masalah koordinasi diatasi
menggunakan struktur divisional
(menggabungkan fungsi-fungsi yang terkait
dengan pembuatan produk / jasa)
a. Product Structure
• Digunakan bila masalah koordinasi yang
dihadapi terkait dengan jumlah produk
(suatu perusahaan dengan banyak produk)
• Pengelompokan orang/kegiatan menurut
output
• Fleksibel /mudah beradaptasi
• Terdiri dari bagian yang memiliki seluruh
fungsi yang dibutuhkan secara lengkap
• Koordinasi tinggi tetapi efisiensi rendah
Kelebihan
1. Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak
stabil dengan perubahan yg cepat
2. Penanggung jawab produk jelas
konsumen puas
3. Koordinasi antar fungsi menjadi baik
4. Bagian-bagian dapat beradaptasi dengan
baik terhadap tuntutan dari luar
5. Sesuai untuk organisasi berukuran besar
Kekurangan
1. Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
2. Koordinasi antar produk sulit
3. Keahlian teknis hilang karena tidak ada
spesialisasi fungsional
4. Integrasi maupun standarisasi antar produk
sulit tercapai.
Contoh gambar organisasi “product
division structure”
CEO
Vice President Sales &
Marketing
Vice President Research &
Development
Vice President Materials
Management
Vice President Finance
PDM PDM PDM PDM
Canned
Soups
Division
Frozen
Vegetables
Division
Frozen
Entrees
Division
Baked
Goods
Division
PDM PDM
Bagan Organisasi Multidivisional
Structure
CEO
Vice President Sales &
Marketing
Vice President Research
&development
Vice President Material
Management
Vice President Finance
Division A Division B Division C Division D
Corporate
Managers
Divisional
Managers
Functional
Managers
Contoh gambar organisasi “product
team structure”
CEO
Vice President Sales &
Marketing
Vice President Research &
Development
Vice President Materials
Management
Vice President Finance
Product
Division
Product
Division
Product
Division
PTM PTM PTM
b. Geographic Structure
• Jika masalah koordinasi terkait dengan
jumlah lokasi yang menjadi daerah
pemasaran perusahaan
• Organisasi dengan daerah operasi yang
luas, sering tidak dapat dikoordinasikan dari
kantor pusat dan tiap daerah berbeda sifat
• Setiap unit yang menangani suatu daerah
tertentu mempunyai seluruh fungsi yang
dibutuhkan secara lengkap
Bagan
Geographic
Structure
CEO Regional
Operations
Regional
Operations
Regional
Operations
Regional
Operations
Individual stores
c. Market structure
• Digunakan bila masalah koordinasi terkait
dengan kebutuhan untuk melayani keinginan
dari konsumen dengan latar belakang yang
berbeda (customer group)
Struktur organisasi divisional
Market structure
CEO
Central Support function
Commercial Division
Consumer Division
Goverment Division
Corporate Division
3. Struktur organisasi matriks
Pimpinan organisasi
Pimpinan produk
Pimpinan Bagian
pemasaran
Pimpinan Bagian
Produksi
Pimpinan Bagian Logistik
Produk A
Produk B
Produk C
Bawahan
Bawahan
Struktur Organisasi Matriks
1. Tekanan ganda dari dua / lebih sektor kritis
secara simultan
2. Lingkungan kompleks, sering berubah,
memerlukan hubungan vertikel dan
horisontal yang efektif
3. Perlu penggunaan sumber secara efisien
dan organisasi berukuran sedang.
Jabatan penting dalam struktur matriks
A. Pimpinan Tertinggi (Top Leadership)
• Harus menyeimbangkan kekuatan fungsi dan produk. Bila gagal jadi fungsional / produk.
• Delegasi keputusan kepada bawahan
• Mendorong kontak dan koordinasi
B. Pimpinan Matriks (Matrix boss)
• Pimpinan salah satu sisi matriks
• Masalah utama : kewenangan terhadap bawahan tidak 100 % perlu berunding
• Harus berani konfrontasi
• Menghabiskan waktu, perlu komunikasi, kesabaran dan keterampilan kerjasama
Jabatan penting dalam struktur matriks
C. Dua Atasan (Two-boss manager)
• Jabatan sulit : menghadapi tuntutan
yang berbeda tetapi sah dari dua
atasan.
• Perlu keberanian “melawan” atasan,
hubungan baik dan loyalitas ganda
terhadap atasan
Struktur organisasi matriks
Kelebihan :
• Mampu mencapai tingkat koordinasi yang cocok untuk tuntutan “ganda”
• Pemanfaatan karyawan fleksibel menurut jenis produk maupun kegiatan
• Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta untuk lingkungan yang tidak stabil dengan frekuensi perubahan yang tinggi.
• Memberikan kesempatan yang sama untuk pengembangan ketrampilan fungsional maupun ketrampilan integrasi menurut produk
• Sesuai untuk organisasi berukuran sedang dengan berbagai jenis produk
Struktur organisasi matriks
Kekurangan :
• Wewenang “ganda” menyebabkan munculnya kebingungan dan frustasi
• Karyawan perlu dilatih agar terampil saling berhubungan
• Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi penyelesaian masalah
• Lancar bila karyawan mengerti sifat matrik
• Perlu tuntutan ganda (dari lingkungan) agar organisasi tetap seimbang.
Perbandingan struktur fungsional,
produk dan matriks 1. Struktur matrik bukan solusi bagi semua
permasalahan organisasi
2. Kegagalan matriks umumnya karena kekuatan kedua sisi tidak seimbang atau personil kurang terlatih bekerja dalam matriks lebih tepat penggunaan bentuk wewenang tunggal (fungsional / produk) dengan menambah alat hubungan horisontal agar koordinasi baik
3. Umumnya organisasi muncul dalam bentuk fungsional, membesar dan menjadi rumit, mengubah bentuk menjadi struktur produk. Bila bentuk ini tidak berfungsi dengan baik maka banyak yang mencoba menggunakan bentuk matriks
Perbandingan struktur fungsional,
produk dan matriks
Struktur
matriks
Struktur
produk
Struktur
fungsional
Kebutuha
n akan
efisiensi
Kebutuha
n akan
koordinasi
Ciri struktur organisasi yang tidak
sesuai dengan kebutuhan 1. Pengambilan keputusan terlambat / kurang baik.
Beban pengambilan keputusan terlalu berat karena struktur pendelegasian kurang baik dan alat hubungan vertikal / horisontal kurang baik.
2. Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan lingkungan karena koordinasi horisontal kurang baik perubahan lingkungan tidak diikuti dengan tindakan yang tepat pada seluruh bagian organisasi
3. Dalam organisasi sering muncul pertentangan karena struktur tidak mampu menyatukan kepentingan bagian-bagian karena koordinasi horisontal buruk.
Pengelolaan organisasi perlu mengikuti
/ memperhatikan :
1. Struktur organisasi dirancang dengan memperhatikan pembagian tugas/tanggung jawab, hubungan vertikal, pembentukan bagian dengan uraian yang jelas
2. Rancangan alat integrasi horisontal dan vertikal yang memungkinkan organisasi terintegrasi secara utuh
3. Memilih bentuk organisasifungsional atau produk
4. Bila perlu menggunakan struktur hibrid
5. Evaluasi struktur menyesuaikannya dengan kebutuhan secara periodik
56
Ada
Pertanyaan?
? Selamat
Belajar…