-
1
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Seiring dengan kemajuan zaman yang sangat mengutamakan teknologi
sebagai pemicu dari perkembangan itu sendiri terutama dibidang
komputer, dewasa ini sangat dibutuhkan oleh berbagai perusahaan
atau instansi pemerintah. Komputer sangat memegang peran penting
dalam mendukung aktifitasnya, komputer merupakan salah satu bagian
yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia yang
memanfaatkannya.
Kemajuan teknologi komputer mempunyai pengaruh penting bagi
perkembangan pengolahan data yang akan menghasilkan informasi yang
cepat, tepat dan akurat yang sangat membantu manajemen dalam
mengambil keputusan, terutama di bidang informasi. Dapat kita amati
bahwa di dunia kerja sekarang ini atau di dunia usaha sangat
dibutuhkan suatu mekanisme yang bisa meningkatkan kinerja yang
efektif dan efisien, maksudnya adalah suatu kinerja yang tepat
waktu/tepat guna (menghemat waktu, tenaga) untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Untuk itulah harus diadakannya mekanisme yang
terkomputerisasi di suatu perusahaan atau instansi pemerintah,
salah satunya adalah masalah pencatatan keluar masuk kerja karyawan
yang disebut dengan absensi dengan demikian diharapkan dapat lebih
menghemat waktu dan memperlancar kinerja karyawan/pegawai, selain
itu juga diharapkan semua pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat,
tepat dan aman.
Begitu juga dengan PT. Kharisma Suma Jaya Sakti yang bergerak
dibidang perdagangan yaitu penjualan Spare Parts Asli Sepeda Motor
Honda mengharapkan dapat memenuhi permintaan yang meningkat
dibidang penjualan guna memberikan pelayanan
-
2
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
yang memuaskan maka PT. Kharisma Suma Jaya Sakti memerlukan
suatu sistem yang baik.
Sesuai dengan perkembangan jaman yang semakin pesat PT. Kharisma
Suma Jaya Sakti menuntut adanya peningkatan dalam disiplin kerja.
Salah satu permasalahan yang harus ditangani adalah masalah
absensi. Mengingat pentingnya masalah ini maka diperlukan
komputerisasi dalam pengolahan data absensi karena untuk
mempermudah kerja Deptartemen Umum (GA. Departement) dan
Accounting, informasi dari komputerisasi absensi ini dapat dengan
mudah digunakan oleh pihak-pihak yang membutuhkan, selain itu juga
meningkatkan bidang keadministrasian yang menunjang kelancaran
proses kerja disuatu perusahaan, keberhasilan dalam proses kerja
tidak luput dari sistem kerja yang dipakai oleh suatu perusahaan.
Dengan demikian suatu perusahaan diharuskan menggunakan sistem
Informasi absensi yang baik. Dengan adanya sistem informasi
diharapkan dapat memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan
atau untuk mengendalikan perusahaan.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis tertarik
dengan permasalahannya sehingga penulis mengambil judul SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN ABSENSI KARYAWAN PT. KHARISMA SUMA JAYA SAKTI
DENGAN MENGGUNAKAN PHP & MYSQL
1.2 IDENTIFIKASI MASALAH
Berdasarkan uraian latar belakang yang telah penulis uraikan
maka, penulis akan membuat suatu identifikasi masalah yang sedang
dihadapi oleh PT. Kharisma Suma Jaya Sakti. Adapun masalah yang
dapat diidentifikasikan adalah sebagai berikut :
1. Masih kurangnya jaminan akan tempat penyimpanan data
absensi dengan aman dari berbagai macam gangguan, seperti data
itu hilang ataupun mungkin rusak karena rayap
-
3
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
(karena data telah lama tersimpan dalam lemari penyimpanan
berkas), robek, kehujanan, dan kebakaran, meskipun ada data yang
sebagian tersimpan di dalam komputer.
2. Adanya kecurangan dalam proses absensi sehingga mengakibatkan
data dalam absensi tidak valid dan dalam proses penggajian tidak
sesuai dengan prosedur yg ada.
3. Keterlambatan dalam penerimaan data absensi, sehingga terjadi
keterlambatan pula dalam pengolahan data dan berakibat informasi
yang dibutuhkan akan diterima dengan lambat.
4. Kurangnya koordinasi diantara divisi sehingga mengakibatkan
adanya salah paham antar divisi serta ketidak absahan suatu
informasi.
5. Jadwal dan perencanaan yg telah ditetapkan perusahaan tidak
berjalan dengan lancar.
1.3 PEMBATASAN MASALAH
Dengan mengidentifikasikan terhadap masalah-masalah yang ada,
agar lebih terarah dan dapat dipahami dengan mudah, maka perlu
dilakukannya pembatasan masalah. Pembatasan terhadap masalah
absensi pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti tersebut antara lain
:
1. Analisa dan penelitian yang dilakukan hanya sebatas menangani
masalah pengolahan data absensi karyawan dan kegiatan karyawan pada
PT. Kharisma Suma Jaya Sakti. Penulis membatasi penelitian dan
penulisan ini pada laporan data absensi karyawan, data yang
dimaksud adalah data yang berasal dari karyawan itu sendiri,
seperti : identitas karyawan, alpa, sakit, cuti, dan kehadiran.
2. Analisa pengolahan data yang dilakukan ini dititikberatkan
pada prosedur pengolahan data absensi dan akan menghasilkan sistem
informasi absensi yang dipergunakan sebagai laporan daftar absensi
karyawan.
-
4
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
3. Batasan program dalam pembuatan suatu sistem informasi
absensi karyawan hanya berbatas pada prosedur pengolahan data
absensi yang dimulai pada saat karyawan tersebut menginput absen
sampai dengan pengolahan data absensi oleh bagian personalia yang
akan menghasilkan suatu laporan data absensi karyawan dengan
menghitung jumlah alpa, sakit, cuti, dan kehadiran pada setiap
bulannya.
4. Memberikan informasi yang terbaru dari perusahaan kepada
karyawan.
1.4 MAKSUD DAN TUJUAN
Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai
salah satu syarat untuk kelulusan pada Program Diploma I Jurusan
Teknik Informatika di Community Collage Surabaya.
Adapun Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut
:
1. Penulis ingin mengetahui bagaimana prosedur yang berjalan
pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti, disaat melakukan pengolahan data
absensi karyawan.
2. Penulis ingin merancang dan membuat sistem informasi absensi
karyawan agar dapat mempermudah kerja di Departemen Umum
(GA.Departement) dan Accounting dalam membuat suatu laporan absensi
karyawan.
3. Untuk membuat program aplikasi tentang perancangan sistem
informasi absensi karyawan pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti yang
saling berhubungan pada bagian-bagian tertentu pada perusahaan agar
dapat menjalankan tugasnya dengan baik, cepat dan tepat serta dapat
menjadi satu kesatuan sistem yaitu sistem informasi absensi
karyawan.
-
5
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
1.5 METODE PENELITIAN
Metodologi penulisan dapat diartikan sebagai cara mencapai suatu
tujuan sesuai dengan tujuannya, penelitian merupakan usaha untuk
menemukan dan mengembangkan terhadap kebenaran suatu peristiwa atau
suatu pengetahuan dengan menggunakan metode ilmiah. Cara kerja
tersebut dalam penelitian disebut Metodologi Penelitian.
Penggunaan metodologi yang tepat dalam penelitian akan
memberikan gambaran yang jelas, bagaimana suatu masalah akan
dibahas. Oleh karena itu dalam pembahasan Tugas Akhir ini
menggunakan metode Analis Descriptif, yaitu dengan cara
mengumpulkan data, menyusun, mengklasifikasi, menganalisa, serta
menginterprestasikan.
Metode pengumpulan data yang digunakan ialah :
1. Field Research (penelitian lapangan).
Penulis melakukan tatap muka secara langsung ketempat objek
penelitian, dimana penulis ingin mengetahui keterlibatan personel
yang berhubungan dengan sistem yang digunakan pada objek
penelitian.
2. Interview (wawancara).
Penulis melakukan wawancara kepada pihak perusahaan yang
bersangkutan mengenai bagaimana prosedur absensi yang sedang
berjalan di PT. Kharisma Suma Jaya Sakti, data apa saja yang
diperlukan dalam proses pengisian absensi serta keterlibatan para
staf dan pimpinan.
3. Library Research (penelitian pustaka).
Yaitu cara pengumpulan data dengan membaca berbagai literatur
yang berkaitan dengan maksud penelitian. Penulis membaca dan
mengumpulkan data yang diperlukan, buku-buku yang berasal dari
perpustakaan UBAYA, dokumen-
-
6
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
dokumen pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti dan buku-buku
lainnya.
1.6 LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN Dalam melaksanakan penelitian
Tugas Akhir ini, penulis melakukan penelitian di PT. Kharisma Suma
Jaya Sakti yang bergerak dibidang perdagangan yaitu penjualan Spare
Parts Asli Sepeda Motor Honda. Perusahaan ini terletak di Jalan
Rungkut Industri III No. 20 Surabaya, Jawa Timur.
Sedangkan waktu yang penulis lakukan yaitu sejak bulan Juni 2011
sampai dengan Juli 2011.
1.7 SUMBER DATA Sumber data yang dipergunakan dalam penyusunan
program
aplikasi database ini antara lain :
1. Sumber Data dari PT. Kharisma Suma Jaya Sakti. 2.
www.Google.co.id 3. Buku : Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan
MySQL 4. Buku : Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP
& MySQL 5. Buku : Pengembangan Web di Linux dengan
Apache,
MySQL dan PHP 6. Buku : Aplikasi Program PHP & MySQL 7. Buku
: Dasar Pemrograman Web Dinamis menggunakan
PHP
-
7
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
1.8 SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika penulisan merencanakan kerja yang memuat garis besar
Tugas Akhir yang akan ditulis, dan merupakan cermin dari penyusunan
kerangka berfikir.
Adapun sistematika penulisannya adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi gambaran umum mengenai topik
permasalahan beserta batasannya yang menjadi landasan dan objek
penelitian, timbulnya masalah, tujuan, dan pentingnya masalah
tersebut diteliti. Gambaran perumusan, masalah alasan pemilihan
judul/latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan
masalah, maksud dan tujuan penulisan serta sumber data.
BAB II LANDASAN TEORI Bab ini mendukung berjalannya sistem yang
dipakai
dalam suatu sistem. Bab ini juga mengemukakan tentang : konsep
dasar sistem, pengertian sistem, karakteristik sistem, konsep dasar
data dan informasi, definisi informasi, siklus informasi, kualitas
informasi, nilai informasi, sistem informasi, sistem informasi
manajemen, pengertian absensi, tujuan absensi, sistem pelaksanaan
absensi, alat bantu perancangan sistem.
BAB III ANALISA SISTEM Pada bab ini menjelaskan tentang struktur
organisasi
perusahaan, uraian tugas dan tanggung jawab dari struktur
organisasi, tatacara pengisian absensi dan prosedur pengolahan data
absensi, bagan alir sistem.
BAB IV PERENCANAAN DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang
penjelasan mengenai perencanaan
serta realisasi Sistem Informasi Manajemen Absensi
-
8
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti Dengan Menggunakan PHP dan
MySQL yang telah dianalisa pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti.
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini menjelaskan tentang
implementasi sistem.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan
dan saran yang meliputi uraian dari sebelumnya ditambahkan
saran-saran yang ada kaitannya terhadap pembahasan Tugas Akhir
ini.
LAMPIRAN
DAFTAR PUSTAKA
-
9
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
2.1.1 SISTEM Sistem berasal dari kata Yunani (System) yang
bararti kumpulan. Kemudian dalam bahasa inggris menjadi system dan
dalam bahasa Indonesia disebut sistem.
Sistem menurut Jerry Fitz Gerald dan kawan-kawan :
Sistem adalah suatu jaringan kerja dan prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Lebih lanjut Jerry Fitz Gerald dan kawan-kawan mendefenisiskan
sebagai berikut:
Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari instruksi
yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang
mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)
mengerjakan.
Menurut Gordon dalam jogianto (1994) sistem:
Suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berhubungan
dan prosedur yang saling berhubungan yang saling melaksanakan dan
memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi.
-
10
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem pada
dasarnya mempunyai sifat umum yaitu:
1.) Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen atau
komponen-komponen atau sub-sub sistem yang saling behubungan untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.
2.) Setiap bagian sub sistem dari sebuah sistem memiliki suatu
tujuan dan memberikan pengaruh untuk mencapai tujuan tersebut.
2.1.1.1 Teori Sistem Secara Umum
i. Komponen Kumpulan dari beberapa komponen yang
berintegrasi.
ii. Sistem Secara Keseluruhan Sistem terdiri dari beberapa
komponen yang tidak terpisah.
iii. Sasaran/Tujuan Sistem yang mempunyai sasaran dan tujuan
disebut misi, dimana misi ditentukan oleh perencanaan dan
pengendalian.
iv. Input/output Sistem selalu ditentukan oleh input dan output
yang bias dimanfaatkan user, sangat ditentukan oleh GIGO (Informasi
yang baik didapat dari input yang baik).
v. Proses Mengalami proses atau pengolahan terhadap data yang
diinputkan sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat
disebut
-
11
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
proses pengolahan data disebut dengan tujuan merubah input
menjadi output.
vi. Entrop Merupkan sistem tertutup yaitu sistem yang tidak bisa
dipengaruhi oleh lingkungan luar sistem.
vii. Pengaturan Komponen Bagaimana masing-masing komponen bisa
berintegrasi dan kompak atau terpadu dalam mencapai misi yang
ditetapkan.
viii. Sub-sub sistem Terdiri dari sub-sub sistem yang lebih
kecil lagi.
ix. Diferensi Diferensi sistem yang kompak dapat menangani
sistem yang khusus sesuai dengan kebutuhan sistem.
x. Sistem menunjukkan akhir yang sama Seluruh sistem pada
prinsipnya proses dan prosedurnya adalah sama dalam mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
2.1.1.2 Karakteristik Sistem
i. Komponen Sistem Komponen-komponen atau elemen sistem dapat
berupa sub sistem, setiap sub sistem mempunyai sifat-sifat elemen
untuk menjalankan
-
12
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
suatu fungsi dan mempengaruhi proses secara keseluruhan,
misalnya komputer.
Komputer terdiri dari elemen-elemen seperti CPU, Monitor,
Keyboard, Mouse. Elemen-elemen tidak akan berjalan jika salah satu
komponen tersebut tidak ada. Suatu sub sistem dapat mempunyai suatu
sub sistem yang lebih besar disebut supra sistem.
ii. Batasan Sistem Batasan sistem merupakan suatu yang membatasi
kemampuan dari sistem yang melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan
dari sistem tersebut.
iii. Lingkungan Luar Sistem Apapun di luar batas sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem
tersebut.
iv. Penghubung Sistem Merupakan media penghubung antara satu sub
sistem dengan sub sistem lainnya. Output dari satu sub sistem akan
menjadi input untuk sub sitem yang lainnya dengan melalui
penghubung. v. Masukan Sistem Energi yang dimasukkan kedalam
sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input
vi. Keluaran Sistem Hasil dari energi yang diolah dapat di
klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan.
-
13
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
vii. Pengolahan Sistem Suatu sestem dapat mempunyai suatu bagian
pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
viii. Sasaran atau tujuan Suatu sistem pasti mempunyai
tujuan/sasaran. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran/tujuannya.
2.1.2 INFORMASI
2.1.2.1 Pengertian Informasi Menurut Jogianto,
Informasi adalah sebagai data yang diolah mencapai untuk yang
telah berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Menurut Drs. Moekijat,
Informasi adalah hasil proses dan prolehan yang membuat data
menjadi berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan dan dapat
digunakan sebagai dasar objektif dalam pengambilan keputusan.
Dari defenisi diatas dapat disampaikan bahwa informasi adalah
data yang penting dan dapat memberikan pengetahuan yang berguana
jika disampaikan pada orang yang memerlukan pada waktu yang tepat
dalam bentuk yang tepat pula.
-
14
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
2.1.2.2 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat
bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah
melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima
inforamasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang
kan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap
sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya
membentuk suatu siklus.
2.1.2.3 Kualitas Informasi
Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan atau
menyesatkan, informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
Tepat pada waktunya, berarti informasi yang dating pada penerima
tidak boleh terlambat.
Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya (Jogiayanto).
2.1.2.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaaat dan
biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya.
-
15
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
2.1.3 SISTEM INFORMASI Sistem informasi didefenisikan oleh
Robert A. Lith dan K. roscoe Davis sebagai berikut :
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
2.1.4 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem Informasi Manajemen
(SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi
untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh setiap
tingkat manajemen.
Menurut Cushing :
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari manusia
dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung
jawab mengumpulkan data, pengolahan data untuk menghasilkan
informasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen di dalam
tingkat perencanaan dari pengendalian.
Berdasarkan defenisi diatas dapat dirangkum bahwa SIM adalah
kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertujuan
untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen.
-
16
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
2.2 TEORI SINGKAT MENGENAI ABSENSI
2.2.1 PENGERTIAN ABSENSI
Absensi adalah suatu cara untuk mengetahui sejauh mana tingkat
disiplin kerja pegawai, apakah pegawai tersebut bisa mentaati
peraturan yang diterapkan atau tidak.
2.2.2 TUJUAN ABSENSI
Oleh karena absensi adalah unsur kedisiplinan maka tujuannya
adalah untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai. Daftar absensi
sangat penting bagi atasan untuk mengetahui keadaan bawahannya.
Adapun tujuan dari absensi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Untuk melihat kehadiran pegawai b. Untuk meningkatkan
kedisiplinan pegawai c. Untuk meningkatkan semangat kerja pegawai
d. Untuk mengetahui keadaan bawahan dihari kerja e. Untuk
mengetahui apakah bawahan mempunyai
semangat kerja dengan melihat kehadiran karyawan dihari
kerja
f. Sebagai bahan laporan kepada bagian kepada atasan tentang
karyawan yang disiplin
Dengan diterapkannya absensi ini dengan sendirinya telah
membantu meningkatkan mutu dari instansi itu. Kebanyakan orang
menilai adanya penggunaan absensi berarti adanya disiplin pada
tempat yang bersangkutan. Selanjutnya orang menilai sistem kerja
ditempat tersebut berkualitas baik. Dengan demikian absensi ini
juga ikut membantu penilaian yang baik bagi setiap organisasi yang
menerapkannya.
-
17
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
2.2.3 SISTEM PELAKSANAAN ABSENSI
Sistem pelaksanaan absensi pada PT. Kharisma Suma Jaya Sakti
tidak jauh berbeda dengan kantor lainnya. Absensi dijalankan tiap
hari kerja, pada tiap bagian yang ada pada kantor tersebut. Absensi
dipegang oleh salah seorang karyawan yang telah diberi kepercayaan
untuk menceknya atau memperhatikan kehadiran pegawai pada tiap
pengabsenan yang dilakukan tiap hari kerja, misalnya dari jam 08.00
wib sampai 16.00 wib. Apabila melewati batas waktu tersebut maka
mereka dianggap datang terlambat, tapi bila mereka tidak hadir sama
sekali maka mereka dinyatakan tanpa keterangan didalam pengisian
absensi. Kemudian tiap bulan dibuat laporan hasil absensi tiap
harinya, jadi laporan akhir dilihat tiap bulannya.
2.3 ALAT BANTU DALAM PERANCANGAN SISTEM
2.3.1 PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP merupakan bahasa pemrograman web-server-side, script yang
membuat dokumen HTML secara on the fly, yaitu dokumen HTML yang
dihasilkan hanya pada saat diakses oleh user. Sehingga suatu
halaman HTML tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat
dinamis. Sifat server-side ini membuat pengerjaan script tersebut
dikerjakan di server sedangkan yang dikirim kepada browser adalah
hasil proses dari script tersebut sudah berbentuk HTML. Karena PHP
merupakan server-side scripting maka PHP dapat melakukan
pengumpulan form data, men-generate dynamic page content atau
mengirim dan menerima cookies, dan juga banyak fungsi yang lain.
Untuk dapat menjalankan fungsi sebagai server-side scripting maka
dibutuhkan PHP parser, webserver, dan webbrowser. Webbrowser perlu
dijalankan dan digabungkan dengan instalasi PHP. Untuk mengakses
PHP,
-
18
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
dapat digunakan web browser yang dapat melihat hasil dari script
PHP.
Keunggulan dari PHP dengan sifat server-side adalah:
Tidak diperlukan adanya kompatibilitas browser atau harus
menggunakan browser tertentu, karena server yang mengerjakan script
tersebut. Hasil yang dikirimkan kembali ke browser biasanya dalam
bentuk format HTML, yang berisi teks ataupun gambar sehingga dapat
dikenali oleh browser apapun.
Dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki oleh
server, contoh : hubungan ke dalam database.
Script asli tidak dapat dilihat oleh browser sehingga keamanan
lebih terjamin. PHP adalah sebuah produk open source, sehingga
source code PHP dapat digunakan, diubah. Keunggulan PHP selain
sifatnya yang open source adalah multi platform selain dapat
dijalankan pada platform Linux, PHP juga dapat dijalankan dengan
menggunakan Apache, dengan IIS pada Window NT atau PWS pada Windows
98.
PHP dibuat pada tahun 1994 oleh Rasmus Lerdorf. Tetapi kemudian
dikembangkan oleh orang lain dan setelah melalui tiga kali karya
penulisan akhirnya PHP menjadi bahasa pemrograman web seperti
sekarang ini. Pada bulan Januari 2001 PHP sudah kurang lebih
digunakan lebih dari 5 juta domain dan terus berkembang hingga saat
ini.
2.3.2 DATABASE
Database atau Basis Data terdiri atas dua kata, yaitu Basis dan
Data. Basis dapat diartikan sebagai markas
-
19
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
atau gudang, tempat berkumpul. Sedangkan Data adalah
representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek.
Basis Data dapat didefinisikan sebagai berikut:
a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan
kembali dengan cepat dan mudah.
b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara
bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redandansi) yang
tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
c. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang
disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan /
pemilahan / pengelompokan / pengorganisasian data yang akan di
simpan sesuai fungsi/jenisnya. Pemilihan / pengelompokkan /
pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file / tabel terpisah
atau dalam untuk pendefinisian kolom-kolom atau field-field data
dalam setiap file / tabel.
Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan
basis data dapat meliputi :
a. Pembuatan basis data baru (create database) yang identik
dengan pembuatan lemari arsip yang baru
b. Penghapusan basis data (drop database), yang identik dengan
perusakan lemari arsip (sekaligus beserta isinya, jika ada)
c. Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table),
yang identik dengan penambahan
-
20
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada.
d. Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop table),
yang identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah
lemari arsip.
e. Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/tabel di sebuah
basis data (insert), yang identik dengan penambahan lembaran arsip
ke sebuah map arsip.
f. Pengambilan data dari sebuah file/table (retrieve/search),
yang identik dengan pencarian lembaran arsip dari sebuah map
arsip.
g. Pengubahan data dari sebuah file/table (update), yang identik
dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah map
arsip.
h. Penghapusan data dari sebuah file/tabel (delete), yang
identik dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada disebuah
map arsip.
Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan
(objektif) seperti berikut :
a. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan
data atau melakukan perubahan/manipulasi tehadap data atau
menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah.
b. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)
Dengan basis data efisiensi/optimalisasi penggunaan ruang
penyimpanan dapat dilakukan, karena kita dapat melakukan
-
21
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
penekanan jumlah redundansi data, baik dengan menerapkan
sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk
file) antar kelompok data yang saling berhubungan.
c. Keakuratan (Accuracy)
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data
bersama dengan penerapan aturan / batasan (constraint) tipe data,
domain data, keunikan data dan sebagainya, yang secara ketat dapat
diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan
ketidakakuratan pemasukan / penyimpan data.
d. Ketersediaan (Availability)
Karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat
memiliki data yang disebar dibanyak lokasi geografis.
e. Kelengkapan (Completeness)
Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin
berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record
data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis
data, baik dalam bentuk penambahan objek baru (tabel) atau dengan
penambahan field-field baru pada suatu tabel.
f. Kemampuan (Security)
Untuk sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat
diterapkan dengan ketat,
-
22
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
dengan begitu kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang
boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan
menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh
dilakukannya.
g. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)
Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai
saja, atau di satu lokasi saja atau oleh satu sistem/aplikasi saja.
Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) mendukung
llingkungan multiuser.
Yang menjadi pengolah/penggerak Basis Data secara langsung
adalah program/aplikasi(software).
2.3.3 MySQL
MySQL adalah sebuah aplikasi Relational Database Management
Server (RDBMS) yang sangat cepat dan kokoh. Dengan menggunakan
MySQL Server maka data dapat diakses oleh banyak pemakai secara
bersamaan sekaligus dapat membatasi akses para pemakai berdasarkan
privilege (hak akses) yang diberikan. MySQL menggunakan bahasa SQL
(Structured Query Language) yaitu bahasa standar yang digunakan
untuk pemrograman database. MySQL dipublikasikan sejak 1996, tetapi
sebenarnya dikembangkan sejak 1979. MySQL telah memenangkan
penghargaan Linux Journal Readers Choice Award selama tiga tahun.
MySQL sekarang tersedia dibawah izin open source, tetapi juga ada
izin untuk penggunaan secara komersial.
Keunggulan dari MySQL adalah:
Bersifat open source.
-
23
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Sistem yang digunakan oleh perangkat lunak ini tidak memberatkan
kerja dari server, karena dapat bekerja di background.
Mempunyai koneksi yang stabil dan kecepatan yang tinggi.
2.3.4 XAMPP
2.3.4.1 Pengertian XAMPP XAMPP merupakan salah satu paket
installasi Apache, PHP dan MySQL instant yang dapat kita gunakan
untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut.
XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem
operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program.
Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri
(localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL
database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa
pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X
(empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program
ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan
web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan
halaman web yang dinamis. Untuk mendapatkanya dapat mendownload
langsung dari web resminya.
2.3.4.2 Sejarah Singkat XAMPP
XAMPP merupakan pengembangan dari LAMP (Linux Apache, MySQL, PHP
and PERL),
-
24
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
XAMPP ini merupakan project non-profit yang di kembangkan oleh
Apache Friends yang didirikan Kai 'Oswalad' Seidler dan Kay
Vogelgesang pada tahun 2002, project mereka ini bertujuan
mempromosikan pengunaan Apache web server.
2.3.4.3 Bagian Penting XAMPP Mengenal bagian XAMPP yang biasa
digunakan pada umumnya: htdoc adalah folder tempat meletakkan
berkas-berkas yang akan dijalankan, seperti berkas PHP, HTML dan
skrip lain.
phpMyAdmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL
yang ada dikomputer. Untuk membukanya, buka browser lalu ketikkan
alamat http://localhost/phpMyAdmin, maka akan muncul halaman
phpMyAdmin.
Kontrol Panel yang berfungsi untuk mengelola layanan (service)
XAMPP. Seperti menghentikan (stop) layanan, ataupun memulai
(start).
2.3.5 DREAMWEAVER
Dreamweaver adalah software aplikasi desain web visual yang
biasa dikenal dengan istilah WYSIWYGWhat You See Is What You
Getintinya Anda tidak harus berurusan dengan tag-tag HTML untuk
membuat sebuah situs. Macromedia belum lama ini telah mengeluarkan
rilis terbaru dari Dreamweaver yaitu Dreamweaver MX, dengan
penambahan beberapa fasilitas baru di dalamnya. Dreamweaver tidak
hanya dapat digunakan oleh para desainer web, namun juga dapat
digunakan oleh programer
-
25
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
untuk membangun halaman internaktif karena Dreamweaver MX
mendukung pula PHP, ColdFusion, ASP.NET dan lain-lain. Macromedia
Dreamweaver adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain
secara visual dan mengelola situs web maupun halaman web. Bilamana
kita menyukai untuk berurusan dengan kode-kode HTML secara manual
atau lebih menyukai bekerja dengan lingkungan secara visual dalam
melakukan editing, Dreamweaver mambuatnya menjadi lebih mudah
dengan menyediakan tool-tool yang sangat berguna dalam peningkatan
kemampuan dan pengalaman kita dalam mendesain web.
Dreamweaver MX dalam hal ini digunakan untuk web
desain.dreamweaver MX mengikutsertakan banyak tool untuk kode-kode
dalam halaman web beserta fasilitas-fasilitasnya, antara lain :
Referensi HTML, CSS dan Javascript, Javascript debugger, dan editor
kode ( tampilan kode dan Code inspector) yang mengizinkan kita
mengedit kode Javascript, XML, dan dokumen teks lain secara
langsung dalam Dreamweaver. Teknologi Dreamweaver Roundtrip HTML
mampu mengimpor dokumen HTML tanpa perlu memformat ulang kode
tersebut dan kita dapat menggunakan Dreamweaver pula untuk
membersihkan dan memformat ulang HTML bila kita
menginginkannya.
Selain itu Dreamweaver juga dilengkapi kemampuan manajemen
situs, yang memudahkan kita mengelola keseluruhan elemen yang ada
dalam situs. Kita juga dapat melakukan evaluasi situs dengan
melakukan pengecekan broken link, kompatibilitas browser, maupun
perkiraan waktu download halaman web.
-
26
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
2.3.6 NOTEPAD ++ Notepad++ adalah editor untuk membuat kode
program yang mendukung berbagai macam bahasa pemrograman, antara
lain C++, HTML, Java, PHP, Visual Basic, dan masih banyak lagi yang
lainnya. Tujuan pembuatannya adalah untuk mengurangi emisi karbon
dioksida dunia. Ukuran program ini kecil, sehingga daya CPU untuk
menjalankannya juga relatif kecil. Dengan menggunakan program ini
sebagai editor kode program diharapkan konsumsi daya listrik dapat
berkurang dan dapat tercipta lingkungan yang lebih hijau. Berikut
adalah beberapa keunggulan Notepad++ dibanding Notepad biasa:
1. Mendukung berbagai macam bahasa pemrograman.
2. Mempunyai fitur Multi Tab, sehingga dengan satu Notepad, kita
dapat membuka beberapa format dokumen sekaligus.
3. Mempunyai fitur Run. Kode yang Anda buat bisa langsung di
lihat hasilnya pada browser Firefox, IE, Chrome, maupun Safari.
4. Mempunyai fitur TextFX. Salah satu kegunaannya adalah
mengganti simbol menjadi atau sebaliknya. Dengan Notepad++ kita
hanya perlu meng-klik TextFX, pilih TextFX Characters, convert
quotes to .
5. Tampilan menarik dan mudah digunakan.
-
27
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
BAB III
ANALISA SISTEM
PT. Kharisma Suma Jaya Sakti merupakan main dealer di Jawa Timur
yang di tunjuk PT. Astra Honda Motor sebagai perusahaan yang
menjalankan fungsi penjualan dan pelayanan purna jual yang lengkap
untuk kepuasan pelanggan dalam bidang spare parts sepeda motor
honda asli.
3.1 Struktur Organisasi PT. Kharisma Suma Jaya Sakti
Gambar 3.1 Struktur
3.2 Uraian Tugas & Tanggung Jawab dari Struktur Organisasi
3.2.1 Komisaris
Tugas dan kewenangan :
-
28
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
v melakukan pengawasan atas jalannya usaha PT dan memberikan
nasihat kepada direktur.
v Dalam melakukan tugas, dewan direksi berdasarkan kepada
kepentingan PT dan sesuai dengan maksud dan tujuan PT.
v Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat
diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas
tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan
tertentu.
Kewajiban :
v Membuat risalah rapat dewan komisaris dan menyimpan salinan
rapat.
v Melaporkan kepada PT mengenai kepemilikan saham dan/atau
keluarga atas saham PT dan saham di PT lainnya.
v Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah
dilakukan
3.2.2 Direktur
Tugas dan Kewenangan :
v Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan
perusahaan.
v Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala
bagian (manajer).
v Menyetujui anggaran tahunan perusahaan. v Menyampaikan laporan
kepada pemegang
saham atas kinerja perusahaan.
3.2.3 HRD / Personalia
Tugas dan Kewenangan :
-
29
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
v Rekrutment: Bertanggungjawab dalam memilih dan/atau menjawab
kebutuhan pegawai melalui penerimaan kerja sampai dengan penempatan
kerja para karyawan baru.
v Training: Bertangggungjawab dalam menjaga kualitas SDM yang
ada di perusahaan dengan cara pelatihan, pendidikan dan
pengembangan sebagai upaya dalam peningkatan kemampuan dan
keterampilan kerja.
v Benefit: Keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan sedikit
banyak dapat diberikan oleh karyawan.
v Penilaian kerja: Pengawasan terhadap efektifitas kerja
seseorang, dilihat dari grafik standard kinerja dengan kinerja yang
ditunjukan oleh karyawan.
v Perencanaan karir: Bahwa setiap karyawan memiliki
potensi-potensi, fungsi ini guna menjawab setiap karyawan memiliki
jalur karir menurut tugas, tanggung jawab dan kopentensi yang ia
miliki.
v PR: Menghubungkan antara pekerja dengan perusahaan, mulai dari
peraturan perusahaan , informasi dan kebijaksanaan yang ada.
v Pemutusan hubungan kerja.
3.2.4 Finance
Tugas dan Kewenangan :
v Mengajukan anggaran penerimaan dan pengeluaran secara
periodic.
v Melakukan penelitian, penilaian, dan pengendalian pengadaan
dana secara utuh, tepat pada waktunya.
v Bertanggung jawab atas penggajian karyawan.
-
30
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
3.2.5 General Manager
Tugas dan Kewenangan :
v Memimpin kegiatan pelaksanaan perusahaan. v Merencanakan dan
menyiapkan rapat tinjauan
perusahaan. v Menjalin hubungan kerjasama dengan
berbagai perusahaan
3.2.6 Supervisor
Tugas dan Kewenangan :
v Membuat usulan promosi jabatan bagi bawahannya.
v Memberikan reward (penghargaan) dan punishment (hukuman).
v Membuat creative program untuk mencapai target penjualan.
v Melaksanakan rutin program training / Role play bagi
bawahannya.
3.2.7 IT Manager
Tugas dan Kewenangan :
v Mengatur semua jalan nya manajemen perusahaan dalam sebuah
sistem.
v Membuat sebuah sistem untuk membantu manajemen perusahaan.
-
31
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
3.2.8 Ware House Manager
Tugas dan Kewenangan :
v Mengatur barang datang dan barang keluar. v Mengatur
pengiriman barang sampai pada
dealer maupun user. v Mengatur retur dan claim yang diajukan
oleh
dealer maupun user.
3.3 Tatacara pengisian absensi & prosedur pengolahan
absensi.
Dalam pengisian absensi setiap karyawan di pastikan telah
mengisi data karyawan secara lengkap dan data tersebut telah di
setujui oleh pihak HRD. Setelah data karyawan di setujui oleh HRD,
maka setiap karyawan akan di berikan hak untuk mengakses serta
melakukan kegiatan absensi sesuai dengan level atau kepentingan
setiap karyawan.
Dalam mengakses sebuah aplikasi absensi setiap karyawan di
berikan username serta password dimana setiap karyawan username dan
password nya berbeda-beda dan bersifat rahasia. Sedangkan hak akses
yang diberikan kepada karyawan pun juga berbeda-beda sesuai dengan
level, jabatan serta kepentingan nya.
Setiap kali karyawan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan
keluar masuk kantor, maka karyawan di wajibkan mengisi serta
menjalankan aplikasi abensi di mana absensi tersebut untuk
mengetahui proses kegiatan yang dilakukan oleh setiap karyawan.
-
32
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
3.4 Bagan Alur Sistem
Gambar 3.2 Alur Program
-
33
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
BAB IV
PERENCANAAN & PERANCANGAN SISTEM
Dalam pembuatan Program Tugas Akhir terlebih dahulu harus
membuat perancangan software serta system yang akan dibuat agar
aplikasi atau system yang akan dibuat bisa di implementasikan.
Karena dalam pembuatan perancangan merupakan dasar dari pembuatan
program aplikasi. Sehingga Program yang akan dibuat bisa tersusun
dengan rapi dan tidak ada kesalahan.
4.1 SOFTWARE
Dalam membuat sebuah aplikasi dibutuhkan beberapa software
sebagai media dan alat dalam pengerjaannya. Software yang
dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi absensi pada Tugas Akhir ini
yaitu :
4.1.1 XAMPP (Installasi XAMPP)
1. Jalankan file xampp-win32-1.4.12-installer.exe (atau versi
lainnya).
2. Kemudian akan tampil pilihan untuk memilih bahasa ketika
proses instalasi berjalan. Silakan pilih bahasa Indonesian atau
English.
-
34
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 4.1 Pilih Bahasa
3. Proses instalasi akan dimulai. Klik Maju untuk
memulainya.
Gambar 4.2 Proses Instalasi XAMPP dengan klik maju
4. Akan muncul lisensi software. Klik Saya Setuju untuk
melanjutkan.
-
35
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 4.3 Proses Instalasi XAMPP jika setuju
5. Selanjutnya silakan anda pilih lokasi install untuk XAMPP.
Kemudian klik install
Gambar 4.4 Letak Instalasi XAMPP
-
36
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
6. Tunggu beberapa saat sampai proses instalasi selesai.
Gambar 4.5 Proses Instalasi XAMPP
7. Instalasi selesai
Gambar 4.6 Proses Instalasi Selesai
-
37
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
8. Sampai tahap ini, berarti kita sudah menginstal XAMPP. Itu
berarti kita sudah selesai menginstall PHP, APACHE dan MYSQL.
Langkah selanjutnya adalah menjalankan servicenya.
9. Jalankan XAMPP Control Panel yang ada di desktop. Atau anda
juga dapat menjalankan XAMPP Control Panel dari menu Start ->
All Programs -> apachefriends -> xampp -> xampp control
panel.
Gambar 4.7 Memulai Program XAMPP
10. Nyalakan Apache dan Mysql dengan mengklik tombol Start. Buka
web browser anda, lalu ketikkan http://localhost. Jika tampilannya
seperti di bawah ini, maka apache sudah terinstall dengan
benar.
-
38
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 4.8 Menjalankan Program XAMPP
Sekedar informasi saja, document root milik XAMPP terletak pada
folder C:\Program Files\apachefriends\xampp\htdocs. Hal ini
disebabkan karena saya menginstall XAMPP pada folder C:\Program
Files\apachefriends.
4.1.2 DREAMWEAVER
1. Jalankan file Dreamweaver_CS5.exe (atau versi lainnya).
2. Kemudian akan tampil pilihan untuk tempat menginstall
Dreamweaver. Penulis menginstall nya pada directory C. Setelah
memilih tempat untuk menginstall, lanjutkan dengan mengklik
next.
-
39
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 4.9 Letak Installasi Program Dreamweaver
3. Akan muncul lisensi software. Klik Accept untuk melanjutkan.
Pada lisensi software ini terdapat peraturan-peraturan dalam
menggunakan software dreamweaver.
Gambar 4.10 Proses Instalasi Dreamweaver
-
40
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
4. Akan muncul kotak untuk memasukkan serial number yang
terdapat pada software. Masukkan serial number yang telah didapat
dan pilih bahasa inggris untuk menjalankannya klik next.
Gambar 4.11 Mengetikkan Serial Number
5. Setelah semua prosedur telah dilengkapi maka kini tinggal
menginstall software.
Gambar 4.12 Proses Menginstall Software
-
41
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
6. Kini Dreamweaver bisa digunakan.
Gambar 4.13 Tampilan Dreamweaver
4.1.3 INSTALLASI NOTEPAD ++
1. Jalankan aplikasi npp.5.8.7.Installer.exe atau yang
lainnya.
2. Pilih bahasa yang akan digunakan. (Penulis menggunakan bahasa
inggris).
Gambar 4.14 Pilihan bahasa Notepad ++
-
42
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
3. Pilih next untuk melanjutkan installasi.
Gambar 4.15 Melanjutkan proses installasi
4. Pilih I Agree untuk menyetujui persyaratan yang ada pada
aplikasi Notepad ++.
Gambar 4.16 Menyetuji installasi
-
43
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
5. Kemudian akan tampil pilihan untuk tempat menginstall Notepad
++. Penulis menginstall nya pada directory C. Pilih next untuk
melanjutkan installasi
Gambar 4.17 Tempat untuk menginstall
6. Pemilihan komponen sesuai dengan kebutuhan kita. Pilih
install.
Gambar 4.18 Komponen dalam Notepad ++
-
44
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
7. Notepad ++ telah berhasil di install.
Gambar 4.19 Notepad ++ selesai di install
8. Tampilan Notepad ++
Gambar 4.20 Tampilan Notepad ++
-
45
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
4.2 PEMBUATAN DATABASE
Dalam sebuah aplikasi, database berguna untuk menyimpan dan
mengolah semua data yang dibutuhkan. Dalam pembuatan aplikasi
absensi pada Tugas Akhir ini penulis membuat database suma untuk
menyimpan semua data karyawan yang berhubungan dengan aplikasi.
Gambar 4.21 Database Suma
4.2.1 PERANCANGAN TABEL
a. Tabel Login
Tabel login berguna untuk menyimpan data karyawan yang dapat
mengakses maupun menjalankan aplikasi. Apabila karyawan tidak
memiliki username dan password maka karyawan tersebut tidak dapat
mengakses maupun menjalankan aplikasi tersebut.
-
46
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Tabel login berisi nik, username, password dan level. Username
merupakan identitas karyawan yang di gunakan untuk mengakses serta
menjalankan aplikasi. Password merupakan sebuah kode khusus dan
rahasia yang dimiliki oleh setiap karyawan dimana kode tersebut
sebagai kunci untuk setiap karyawan agar dapat mengakses serta
menjalankan aplikasi. Sedangkan level merupakan jabatan yang
dimiliki oleh setiap karyawan, dan dalam level inilah karyawan
diberikan hak akses yang berbeda beda sesuai dengan
Gambar 4.22 Tabel Login
Gambar 4.23 Struktur Tabel Login
-
47
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
b. Tabel Employee Tabel Employee berguna untuk menyimpan
semua
data karyawan. Semua kegiatan yang akan di jalankan pada
aplikasi ini nantinya akan mengacu pada identitas atau data
karyawan sehingga tabel employee ini sangatlah penting dalam
aplikasi yang akan di buat.
Tabel employee ini berisi no, nik, nama, level, jenis_kelamin,
status, alamat, tlp, agama, tempat_lahir, tgl_lahir, diskripsi,
foto.
Gambar 4.24 Tabel Employee
c. Tabel Absen Tabel Absen merupakan tabel dimana semua
kegiatan absensi disimpan. Dengan adanya tabel ini maka aplikasi
dapat di jalankan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan. Dalam
tabel ini smua
-
48
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
kegiatan absensi pada aplikasi bisa terekam dan tidak bisa di
ubah-ubah sehingga data yang dihasilkan valid.
Table Absen berisi no, nik, type, waktu dan note. No pada tabel
absen merupakan no urut bagi karyawan yang melakukan kegiatan
absensi. nik merupakan nomer induk pegawai. Type merupakan jenis
kegiatan yang di lakukan dalam absensi, dalam aplikasi ini penulis
membuat 3 jenis kegiatan yaitu Masuk, Istirahat dan Pulang. Waktu
merupakan hari, tanggal dan jam kegiatan berlangsung. Sedangkan
note merupakan keterangan apabila karyawan terlambat maupun tidak
hadir.
Gambar 4.25 Tabel Absen
d. Tabel Info
Tabel info merupakan table untuk menyimpan informasi terbaru
dalam sebuah kegiatan perusahaan. Tabel info ini hanya dapat
diakses oleh HRD dan Admin. Ketika ada informasi serta ada hal yang
perlu
-
49
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
di sampaikan HRD maupun admin kepada karyawan sehingga informasi
yang disampaikan oleh HRD merupakan informasi yang bersifat rahasia
dan hanya karyawan perusahaanlah yang berhak melihatnya.
Gambar 4.26 Tabel Info
4.3 PEMBATASAN HAK AKSES
Hak akses merupakan hak yang dimiliki seorang user untuk bisa
mengakses aplikasi sesuai dengan level atau jabatan nya dalam
sebuah perusahaan. Di dalam hak akses ini penulis membaginya
menjadi 2(Dua) yaitu admin, merupakan karyawan yang di berikan hak
serta yang dipercayai untuk membuat serta menangani aplikasi serta
yang diberikan hak untuk melihat dan mengolah seluruh bagian
didalam sebuah aplikasi dalam hal ini HRD berperan penting. User
atau employee merupakan hak akses yg diberikan pada setiap karyawan
untuk bisa mengakses aplikasi.
-
50
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
4.3.1 Hak Akses Admin
Hak akses admin meliputi seluruh bagian aplikasi. Sehingga admin
bertanggung jawab terhadap jalan nya aplikasi.
Gambar 4.27 Hak akses Admin
4.3.2 Hak Akses Employee
Hak akses employee hanya sebatas pengisian absensi dan melihat
informasi terbaru dari pihak HRD. Adanya informasi informasi
terbaru diharapkan karyawan bisa lebih mengerti akan kegiatan dan
pengembangan perusahaan serta dapat berpartisipasi dalam
mewujudkan
-
51
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
visi dan misi perusahaan. Membangun komunikasi yang tiada batas
antara karyawan dengan pihak atasan.
Gambar 4.28 Hak akses Employee
4.4 PENJELASAN MENU MENU DALAM APLIKASI
4.4.1 Menu Home
Menu Home merupakan menu utama pada aplikasi yang penulis buat.
Menu ini memberikan informasi tentang perusahaan di mana latar
belakang perusahaan hingga memberikan informasi internal untuk
karyawan perusahaan.
Sub menu pada menu Home yaitu :
Home : Berisi penjelasan latar belakang PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Parts Center : Berisi tentang penjelasan cabang cabang PT.
Kharisma Suma Jaya Sakti
-
52
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Promotions : Memberikan informasi tentang promo bulanan yang
diadakan perusahaan.
Add New Info : Pada sub menu ini hanya level admin saja lah yang
bisa mengakses nya. Menu ini berfungsi untuk menambah berita atau
informasi baru untuk di umumkan kepada karyawan PT. Kharisma Suma
Jaya Sakti.
View New Info : Sub menu yang di mana memberikan informasi
informasi baru tentang perusahaan atau pun tentang kegiatan yang
akan diadakan tiap divisi.
Gambar 4.29 Menu Home
4.4.2 Menu Absensi
Menu absensi pada aplikasi ini merupakan menu yang paling
penting karena aplikasi ini bertujuan untuk
-
53
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
memudahkan karyawan dan bagian keuangan dalam mengelola absensi
karyawan.
Sub menu pada menu Home yaitu :
Absensi Suma : Sub menu absensi terdiri dari 2(Dua) bagian yaitu
penambahan absensi atau proses absensi dan menampilkan data absensi
karyawan.
Rekap Absensi : Pada sub menu ini hanya bisa diakses oleh level
admin karena rekap absensi ini bersifat rahasia dan hanya pihak
tertentu yang bisa merubah serta menghapus data pada rekap absensi
ini. Rekap absensi ini nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam
proses penggajian.
Gambar 4.30 Menu Absensi
4.4.3 Menu Employee
Menu employee merupakan menu yang disediakan khususnya untuk
bagian HRD karena dalam menu ini
-
54
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
semua data yang berhubungan dengan karyawan bisa di input
didalam menu ini.
Sub menu pada menu employee data yaitu :
Employee Data : Pada sub menu ini terdapat form untuk inputan
data karyawan (Memasukkan data karyawan baru), view data karyawan,
edit dan delete data karyawan.
Register : Sub menu register merupakan sub menu yang berfungsi
untuk mendaftarkan setiap user atau karyawan agar bisa mengakses
aplikasi ini sesuai dengan level nya masing masing.
Gambar 4.31 Menu Employee
-
55
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
BAB V
IMPLEMENTASI SISTEM
5.1 TAMPILAN APLIKASI 5.1.1 Tampilan Home
Tampilan Home dalam aplikasi ini merupakan tampilan dimana
aplikasi menjelaskan tentang perusahaan dimana penjelasan ini
merupakan latar belakang dari perusahaan itu sendiri. Dengan adanya
penjelasan latar belakang pada halaman utama ini diharapkan setiap
user yang mengakses bisa mengetahui latar belakang perusahaan.
Gambar 5.1 Tampilan utama aplikasi
-
56
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
5.1.2 Tampilan Parts Center
Tampilan pada sub menu parts center, sub menu parts center
menjelaskan tentang cabang - cabang yang dimiliki oleh perusahaan
sebagai pusat spare parts asli sepeda motor honda.
Dengan adanya penjelasan tentang parts center pada aplikasi ini
di harapkan setiap user atau karyawan yang mengakses aplikasi ini
dapat mengetahui tujuan dan harapan perusahaan dalam membangun
parts center.
Gambar 5.2 Tampilan parts center
5.1.3 Tampilan Promotion
Tampilan pada sub menu promotion bertujuan untuk mengingatkan
divisi marketing tentang promo yang diadakan parts center setiap
bulannya. Sehingga dengan adanya sub menu promotion ini diharapkan
setiap karyawan divisi marketing mempromosikannya kepada konsumen
dan
-
57
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
promo itu sendiri bertujuan untuk menarik minat serta memberikan
fasilitas kepada konsumen.
Gambar 5.3 Tampilan promotions
5.1.4 Tampilan View New Info
Tampilan pada sub menu view new info berfungsi untuk melihat
informasi terbaru dari pihak instansi. Informasi yang di tampilkan
dalam aplikasi ini merupakan informasi internal dan bersifat
rahasia hanya untuk karyawan dalam perusahaan.
-
58
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 5.4 Tampilan View New Info
Gambar 5.5 Tampilan View Detail New Info
5.1.5 Tampilan Add New Info
Tampilan pada sub menu add new info berfungsi untuk menambahkan
informasi informasi terbaru seputar
-
59
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
kegiatan perusahaan. Pada sub bab add new info ini hanya level
level tertentu yang bisa mengaksesnya.
Gambar 5.6 Tampilan Add New Info
5.1.6 Tampilan Absensi
Tampilan untuk kegiatan absensi. Dalam kegiatan absensi,
karyawan di haruskan mengisi NIK serta password yang telah di
berikan oleh pihak HRD.
NIK dan Password yang dimiliki oleh karyawan bersifat rahasia
sehingga NIK dan Password setiap karyawan berbeda.
-
60
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 5.7 Tampilan absensi
Gambar 5.8 Tampilan view absensi
-
61
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
5.1.7 Tampilan Employee
Tampilan sub menu employee data merupakan bagian dari salah satu
menu dalam aplikasi yang menyediakan form untuk mendaftarkan
karyawan baru.
Gambar 5.9 Tampilan Add Employee
-
62
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 5.10 Tampilan View Employee
Didalam menu employee terdapat beberapa action yang digunakan
untuk mengolah data karyawan diantaranya adalah View Detail Data
Employee, Edit Data Employee, serta Delete Data Employee.
-
63
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 5.11 Tampilan Detail Employee
Action edit atau update pada aplikasi ini bisa digunakan pada
menu edit data employee. Action ini berfungsi untuk merubah atau
mengganti data karyawan serta untuk memberikan informasi terbaru
mengenai karyawan.
-
64
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 5.12 Tampilan Edit Data Employee
Gambar 5.13Tampilan Register
-
65
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
Gambar 5.14 Tampilan View Register
5.1.8 Tampilan Login
Login berguna untuk karyawan tertentu dan level terntu sehingga
dengan adanya login maka karyawan dapat mengakses aplikasi yang
bersifat rahasia.
Gambar 5.15 Tampilan Login
-
66
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
5.1.9 Tampilan Ubah Password
Didalam aplikasi ini juga disediakan tools untuk mengubah
password user.
Gambar 5.16 Tampilan Ubah Password
5.1.10 Tampilan Report
Laporan dalam rekap absensi.
Gambar 5.17 Tampilan Report
-
67
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KESIMPULAN
Dalam pembuatan aplikasi absensi yang berbasis web dapat
disimpulkan bahwa Sistem Informasi berbasis web bertujuan untuk
membantu dan mempermudah kegiatan manajemen terutama dalam hal
absensi karyawan serta mempermudah seluruh bagian divisi untuk
mengontrol kegiatan yang ada pada sebuah instansi, dengan demikian
manajemen yang ada pada instansi dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya.
5.2 SARAN
Setelah membuat aplikasi absensi, kini penulis lebih mengerti
dan paham akan alur manajemen pada sebuah instansi dan penulis
lebih mudah dalam mengoprasikan software software yang di gunakan
dalam pembuatan aplikasi sehingga penulis dapat mengembangkannya
bukan hanya sebagai aplikasi absensi tetapi juga bisa membuat
aplikasi manajemen yang lainnya. Oleh karena itu penulis
menyarankan agar pembaca dapat menggunakan software software yang
digunakan dalam pembuatan aplikasi absensi ini untuk dikembangkan
serta untuk menciptakan aplikasi aplikasi yang baru dan yang lebih
canggih lagi.
-
68
Sistem Informasi Manajemen Absensi PT. Kharisma Suma Jaya
Sakti
DAFTAR PUSTAKA
1. http://blog.rosihanari.net/category/php
2. http://shirotholmustaqim.files.wordpress.com/2010/02/we
b-design-macromedia-dreamwaever-mx-2004.pdf
3.
http://tips-belajar-internet.blogspot.com/2009/08/pengertian-mysql.html
BAB I PENDAHULUANBAB II LANDASAN TEORIBAB III ANALISA SISTEMBAB
IV PERENCANAAN DAN PERANCANGAN SISTEMBAB V IMPLEMENTASI SISTEMBAB
VI KESIMPULAN DAN SARAN