HISTORIA, ORGENES E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Los primeros registros de que se tiene noticia corresponden a
los sumerios en la antigua Mesopotamia, durante la Edad de Bronce,
treinta siglos antes de Cristo. Ms tarde:
1. En Grecia: planchas de mrmol en las paredes de los
templos.
2. En Egipto: pergaminos para escribir documentos.
3. En los monasterios: pergaminos que unidos constituan libros.
Los escriban los monjes, a mano.
4. El gancho o espign: una plancha de metal o madera que sirve
de base a un gancho. Actualmente, se usa como archivo temporal para
facturas o comprobantes.
5. El archivo caja: se us en el siglo XIX. En l se utiliz por
primera vez el alfabeto. Consiste en una caja en forma de libro con
hojas movibles que llevan en el borde las letras del alfabeto.
6. Tabla Shannon: es una tabla del tamao de una hoja de papel
oficio o carta con un gancho para sujetar los papeles. Actualmente
se usa en hospitales o como respaldo para escribir en trabajos de
campo.
7. Archivo nido de palomas: consiste en un cajn con divisiones o
compartimientos en donde se guardan los documentos. Se pueden
identificar con nmeros o con las letras del alfabeto. Cuando un
compartimiento se completa, los documentos se preparan en un legajo
y se transfieren a otro lugar.
8. Carpeta de fuelle: es una carpeta con distintos
compartimientos titulados con las letras del alfabeto. Se parece a
un acorden porque al abrirla los compartimientos se ensanchan.
Actualmente se usa para transportar documentos. Tambin lo utilizan
los cobradores o vendedores. Tiene la ventaja de que los papeles se
ordenan verticalmente.
9. Archivo horizontal: se utiliza y se ha utilizado en diversas
formas, por ejemplo, cuando los documentos se guardan en cajas o
estanteras, unos encima de otros. Tiene la desventaja de que para
encontrar un documento hay que mover los que se encuentran
encima.
10. Archivo vertical: los documentos se manejan
independientemente. Ahorra espacio. Se pueden usar guas y pestaas
que ayudan a la localizacin. Es el ms usado en la
actualidad.Encontramos archivos con gavetas de todo tipo:
laterales, horizontales con llave, sin llave. De metal, de madera,
de cartn. De cuerpo, de dos , de tres, de ms de tres. Barnizados, a
colores, con rodos, sin ellos.
11. Microfilme: se fotografan los documentos en tamao miniatura,
en cintas, como una pelcula. Los ms corrientes son de 16
milmetros.
Lo usan empresas con gran volumen de documentos como peridicos o
cuando se necesita que quede una constancia como en los bancos que
devuelven los cheques y solo les queda microfilme.
Para consultar un documento se usa un lector o proyecto que lo
ampla. Algunos tambin lo imprimen. Existen lectores que son
pantallas en las que proyecta el microfilme en tamao legible.
Para archivarlos se utilizan gabinetes y cajas en las que se
colocan las pelculas verticalmente. En la parte visible llevan
identificacin. Se usa mucho un sistema numrico.
12. Microficha: es una forma de microfilmar los documentos. En
lugar de ser una pelcula continua, son microfichas o sea partes de
pelcula. En una microficha puede guardarse un expediente completo.
Se guardan en sobres y stos a su vez en cajas especiales. Se pueden
usar con diferentes sistemas como alfabtico, numrico o una
combinacin de ambos.