TRE-GO TCNICO JUDICIRIO
TRE-GO TCNICO JUDICIRIO
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA PROVA DE 23/01/2005
A questo 20 cabe recurso. Veja aqui os argumentos
QUESTOGABARITO
CESPECOMENTRIO
19. Julgue os itens abaixo, relativos ao arquivamento de
documentos e aos mtodos utilizados em arquivos.
I O mtodo de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas
como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localizao de
documentos.
II O mtodo de arquivamento rneo um dos mtodos padronizados mais
utilizados nos arquivos especializados.
III Segundo as regras de alfabetao, a titulao um elemento a ser
considerado ao se adotar o mtodo de arquivamento alfabtico.
IV Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo de arquivamento
duplex a possibilidade de criao de classes ilimitadas.
V - O arquivamento de documentos constitui uma etapa posterior
classificao atribuda aos documentos.
A quantidade de itens certos igual a
A- 1
B- 2
C- 3
D- 4
E- 5
CItem II correto. O mtodo Variadex nada mais do que o mtodo
alfabtico, convencionando cores para os diversos grupos de
letras.
Item II O mtodo rneo nem sequer mais utilizado.
Item III Ttulos no devem ser considerados quando nomes so
organizados em ordem alfabtica.
Item IV correto. O mtodo duplex apresenta abertura ilimitada de
classes.
Item V correto. Antes de ser arquivado, o documento dever ser
devidamente classificado.
So, portanto, 3 itens corretos, sendo a letra C a resposta
correta.
20. Assinale a opo correta acerca dos procedimentos operacionais
relativos ao ciclo vital dos documentos.
A - De acordo com a terminologia arquivstica, os arquivos
correntes equivalem aos arquivos centrais.
B Uma das vantagens reveladas pela segunda idade a racionalizao
da guarda dos documentos arquivsticos.
C Os descartes efetuados na terceira idade justificam-se para os
documentos destitudos de valor.
D O arranjo dos documentos uma atividade tpica dos arquivos
correntes.
E A gesto de documentos compreende as atividades atinentes a
todo ciclo vital dos documentos.
BA ERRADO. Os arquivos correntes so formados pelos arquivos
setoriais e pelo Arquivo Central.
B CERTO. A utilizao do arquivo intermedirio permite racionalizar
a guarda de documentos, pois ali sero guardados documentos mais
antigos e raramente consultados, o que normalmente demanda grande
quantidade de documentos que trariam dificuldades aos setores, caso
tivessem de ser arquivados nos mesmos.
C ERRADO. No h descarte na terceira idade, pois ali os
documentos tm valor histrico.
D ERRADO. O arranjo uma atividade tpica dos arquivos
permanentes.
E CERTO. A gesto de documentos envolve atividades relativas a
todas as fases do ciclo vital.
Observa-se, portanto, que h duas respostas corretas, as letras B
e E, sendo que o Cespe considerou como certa apenas a letra B
Vejamos alguns argumentos a serem utilizados para recurso:
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
RECURSO
Solicito a anulao da questo 20 pelos seguintes fatores:
A lei 8.159/91 em seu artigo 3o define a gesto de documentos
dessa forma:
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento em fase CORRENTE e INTERMEDIRIA,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda PERMANENTE
Observa-se, portanto, que a gesto de documentos compreende
atividades relativas s trs fases do ciclo vital.
Este assunto j foi, inclusive, objeto de prova pelo Cespe em
outra oportunidade:
97 - A gesto de documentos engloba todo o ciclo vital dos
documentos, desde a sua criao at a sua eliminao ou guarda
PERMANENTE, passando pelos estgios CORRENTE e INTERMEDIRIO. (Polcia
Federal - Papiloscopista 2004)
O gabarito definitivo considerou a resposta como CERTA, ou seja,
o prprio Cespe j considerou que a gesto de documentos envolve
atividades de TODO O CICLO VITAL e, agora, considera incorreto um
item que afirma que a gesto de documentos compreende atividades de
TODAS AS FASES do ciclo vital.
Fonte:
Lei 8.159/91
Prova Polcia Federal Papiloscopista, promovida pelo Cespe UnB
2004
PRG-DF NVEL MDIO
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA PROVA DE 09/01/2005
QUESTORESPOSTACOMENTRIO
51. A literatura apresenta algumas semelhanas e diferenas entre
bibliotecas e arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins
culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais.
CArquivos e Bibliotecas tm finalidades diferentes. Enquanto o
arquivo criado para servir administrao (com o tempo pode servir
tambm histria), as bibliotecas tm finalidade cultural. Este item j
havia cado no concurso do Ministrio do Meio Ambiente de 2003 (item
2 da questo 3 de nossa lista de exerccios vista em sala de
aula).
52. Uma das finalidades dos arquivos servir de base para o
conhecimento da histria. A funo bsica dos arquivos possibilitar ao
usurio o acesso rpido e preciso s informaes deixadas sob sua
responsabilidade de guarda.
CO arquivo criado para servir administrao. Contudo, com o
decorrer do tempo, alguns de seus documentos podem adquirir valor
histrico e, assim, o mesmo passa a servir de base para a histria.
Este item tambm j havia sido cobrado no concurso do Min Meio
Ambiente de 2003 (item 4 da questo 3 de nossa lista de exerccios
vista em sala de aula).
53. Os arquivos podem ser denominados corrente, intermedirio e
permanente em funo da idade dos documentos mantidos sob sua guarda.
No arquivo permanente, so guardados os documentos que deixaram de
ser consultados com freqncia, mas que podem ser solicitados pelas
unidades ou rgos que os produziram, para a busca de soluo de
assuntos similares ou para retomar um problema que se pensava
resolvido.
EO problema est somente no podem ser solicitados, pois esta
definio da fase intermediria, onde os documentos ainda podem ser
enviados aos setores que os produziram. Na fase permanente, os
documentos no podem ser enviados aos setores que os produziram.
Este item, pra variar, havia cado no Ministrio do Meio Ambiente de
2003 (de novo????) e o item 2 da questo 23 de nossa lista de
exerccios vista em sala de aula.
54. Tabela de temporalidade o documento que especifica os prazos
de permanncia dos documentos nos arquivos corrente e
intermedirio.
CA tabela de temporalidade o instrumento que define os prazos de
guarda (prazo em que documento ficar nas fases corrente e
intermediria) e o destino final (eliminao ou guarda permanente).
Portanto, o item est correto.
Questo j cobrada nos seguintes concursos:
- TRF 6a Regio 2002 (questo 25 de nossa lista de exerccios)
- TJDF 2000 (questo 32 de nossa lista de exerccios).
55. Acervo conjunto de documentos mantidos sob guarda de um
arquivo.
CO conjunto dos documentos do arquivo chamado de acervo. J o
conjunto de documentos de uma biblioteca chamado de coleo. Esta
questo indita.
56. Conforme suas caractersticas, sua forma e seu contedo, os
documentos mantidos em um arquivo so classificados segundo a
natureza do assunto e o gnero. Documentos manuscritos so
classificados como textuais, documentos com imagens estticas so
classificados como iconogrficos e documentos que demandam medidas
especiais de salvaguarda para custdia e divulgao so classificados
como sigilosos.
COs documentos de arquivo podem ser de vrios tipos (textuais,
iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais etc) e ainda, de acordo
com o contedo, ostensivos ou sigilosos. Os exemplos so perfeitos e
j haviam sido cobrados parcialmente em algumas de nossas
questes.
57. Na elaborao de um plano de arquivo, uma questo que deve ser
considerada se refere centralizao ou descentralizao dos servios de
arquivo. No arquivo centralizado, tem-se a reunio dos documentos
sob guarda em apenas um local, e a atribuio da responsabilidade
pelas atividades de controle do arquivo cabe a apenas uma unidade
organizacional.
CEste item (que pode parecer um pouco confuso), se refere
utilizao dos Arquivos Setoriais (nos diversos setores da empresa)
ou do Arquivo Central (centralizando as atividades de arquivo
corrente em apenas um local). No caso da centralizao, a
responsabilidade pelo controle caber apenas ao Arquivo Central
(tambm chamado de Arquivo Geral).
58. Para que os arquivos descentralizados sejam acessados com
rapidez e segurana, importante que a organizao mantenha tambm
descentralizadas as atividades normativas, bem como as de controle
e de orientao.
EA descentralizao implicar na existncia dos Arquivos Setoriais
(presentes em cada setor da instituio). Ocorre que as normas e
atividades de controle devem ser centralizadas, a fim de
uniformizar e padronizar a forma como os arquivos atuaro dentro da
instituio.
59. Os elementos do plano arquivstico incluem: definio da
unidade de arquivo na estrutura organizacional; estabelecimento do
manual de normas e procedimentos; definio dos recursos humanos
necessrios; escolha das instalaes; e anlise dos gneros e espcies
dos documentos da instituio.
EQuesto baseada em Marilena Leite Paes, que, em seu livro,
diz:
Para a elaborao do plano arquivstico devem ser considerados os
seguintes elementos: posio do arquivo na estrutura da instituio,
centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo,
escolha dos mtodos de arquivamento adequados, estabelecimento das
normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalaes e
do equipamento, constituio de arquivos intermedirio e permanente,
recursos financeiros.
Esta questo, acredito, est muito avanada para uma prova de nvel
mdio que cobra conceitos bsicos. Eu mesmo tive dificuldades e, num
primeiro momento, coloque como certa (na pressa de adiantar o
gabarito ainda no domingo). Enfim...
.
60. Considerando as hipteses de arquivamento a seguir, correto
afirmar que o mtodo principal empregado foi por assunto, mas foram
empregados tambm os mtodos secundrios geogrficos, alfabtico e
cronolgico.
VECULOS
- Gois
- Minas Gerais
- So Paulo/Capital
- So Paulo/Interior
PESSOAL ADMISSO E DEMISSO
- de Abro, Antonio at Carvalho, Paulo A.
- de Castro, Maria S. at Dias, Paulo, R.
PAGAMENTOS
- antes de 1980
- de 1981 a 1985
- de 1986 a 1989
CVemos neste exemplo que a instituio se utilizou de vrios mtodos
vistos em sala de aula: Na diviso principal, foi utilizado o mtodo
ideogrfico (por assunto) e dentro de cada um foram utilizados os
mtodos geogrfico (Gois, Minas Gerais...), alfabtico (nos nomes de
pessoas) e numrico cronolgico (nas datas).
Como vimos em sala, a empresa pode utilizar vrios mtodos na
organizao de seus arquivos, inclusive combinado os mesmos entre si,
de forma a obter um melhor resultado no arquivamento de seus
documentos (este item, por exemplo, foi bem parecido com o nosso
exemplo do arquivamento de contratos feito pelos cursinhos,
lembram)?
61. Simples e dgito-terminal so mtodos numricos de
arquivamento.
CO mtodo numrico dividido em: numrico simples, cronolgico e
dgito-terminal. Pra variar esta questo foi cobrada no concurso da
SGA em 2004 (questo 64 item 5 de nossa lista de exerccios).
62. A fase de escolha dos mtodos de arquivamento, que fornece
insumos para a fase de levantamento de dados, uma das fases mais
importantes da organizao de arquivos por adequar o arquivo s
necessidades de recuperao das informaes.
ESegundo Marilena Leite Paes, a importncia das etapas de
levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento em
que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem
adotados no arranjo da documentao corrente.
Pelo exposto no livro citado (que serviu de base para a questo,
a escolha dos mtodos de arquivamento posterior fase de levantamento
de dados, que seria a primeira.
63. Na organizao de arquivos, o exame das normas e da estrutura
da instituio ocorre na fase de anlise dos dados coletados.
EO exame das normas e da estrutura feito na fase de levantamento
dos dados e no na fase de anlise dos dados, conforme descrito. Este
item contemplou um assunto indito em provas do Cespe relativos
Arquivologia.
64. A seqncia alfabtica a seguir no est de acordo com as regras
de alfabetao para arquivamento de nomes.
- Filho, Manoel Arantes
- Jnior, Pedro Pereira
- Sobrinho, Jos Vieira
CQuando os nomes a serem ordenados contiverem nomes de
parentesco no final, os mesmos devem vir acompanhados dos
sobrenomes que os antecedem (regra de alfabetao n 3 de nossa
apostila e resumo distribudo em sala). O correto seria:
- Arantes Jnior, Manoel
- Pereira Jnior, Pedro
- Vieira Sobrinho, Jos
65. A estrutura hipottica de arquivo descrita a seguir est de
acordo com as regras de alfabetao.
- Arajo, Professor Jos de
- Jnior, Coordenador Afonso
- Lima, Diretor Pedro de
- Menezes, Paulo Csar de
EO item est errado porque os ttulos que acompanham os nomes NO
so considerados na alfabetao. Eles devem ir para o final entre
parnteses (regra n 4 de nossa apostila e resumo distribudo em
sala). O correto seria:
- Afonso Jnior (Coordenador)
- Arajo, Jos (Professor)
- Lima, Pedro de (Diretor)
- Menezes, Paulo Csar de
66. Quanto natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua
guarda documentos referentes s decises de tribunais superiores
chamada de arquivo especial.
EO arquivo citado armazenar documentos referentes a um assunto
especfico (decises de tribunais superiores). , portanto, um arquivo
ESPECIALIZADO. Um arquivo especial aquele que contm documentos
relativos a um mesmo tipo ou suporte.
67. A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar
vrios fatores ambientais. A esse respeito, est correta a instalao
do arquivo em ambientes que recebam a luz direta do Sol para evitar
a formao e a proliferao de fungos.
EA luminosidade natural (luz solar) deve ser evitada porque
afeta a conservao dos documentos e provoca o enfraquecimento do
papel. Este item j havia sido cobrado anteriormente nos concursos
da Polcia Federal em 2004 e Crea-DF 2003 (itens 1 e 2 da questo 76
de nossa lista de exerccios comentada em sala de aula).
68. Quanto s instalaes fsicas da unidade de arquivo, devem ser
evitados locais com umidade e com ar seco.
CO arquivo deve se preocupar em manter a umidade adequada aos
documentos de seu acervo. Tanto a umidade alta quanto o ar seco
tendem a danificar os documentos.
69. Muito tem-se discutido acerca da abertura dos arquivos
militares com documentos produzidos no tempo do regime militar, de
1964 a 1985. Em termos legais, as pessoas tm direito a receber de
rgos pblicos todas as informaes de seu interesse particular
contidas em documentos de arquivos, nos prazos previstos em lei,
sob pena de responsabilidade.
EEste item est baseado na C.F. em seu artigo 5, que diz:
XXXIII - todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes
de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que
sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da
sociedade e do Estado
O erro, portanto, que nem todas as informaes sero,
obrigatoriamente disponveis.
Havia comentado, iniciamente que o item estava correto, mas
percebi depois a palavra que anularia a questo. Desculpem pelo
erro, que a pressa em disponibilizar as questes (que no foram
poucas), complicou um pouco...
70. Em razo de seu teor e dos seus elementos intrnsecos, as
informaes sigilosas so classificadas em ultra-secretas, secretas,
confidenciais e reservadas. So classificados como reservados os
documentos cuja revelao no-autorizada possa comprometer os
objetivos neles previstos.
CO item foi retirado do Decreto 4.553/2002, que trata dos
documentos sigilosos. Em seu artigo 5, pargrafo 4, o mesmo
define:
4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes
cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou
objetivos neles previstos ou referidos.
Obs.: a primeira vez que um item de nvel mdio aborda assunto
relativo a este decreto (e tambm a ltima, pois o mesmo deixou de
vigorar nos ltimos dias e s pde ser cobrado, pois ainda estava em
vigor quando do lanamento do edital deste concurso).
71. O grau de sigilo atribudo a determinado documento permanece
em vigor pelo mesmo prazo de arquivamento definido para o
documento.
EDeterminados documentos podem ser desclassificados (perder o
grau de sigilo, tornando-se ostensivos) e continuar sendo guardados
pela instituio.
72. possvel atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um
mesmo documento, mas, no seu todo, ele receber o grau de sigilo
mais elevado aplicado s suas partes.
CEste item tambm foi retirado do Decreto anteriormente citado
(finalmente este Decreto foi cobrado, pois muita gente vem
estudando Arquivologia apenas por ele e nunca havia sido cobrado).
O item est correto porque no seu artigo 13, que diz:
Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes
ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes
classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de
sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
73. A tramitao de documento sigiloso pode ocorrer desde que o
documento esteja em envelope lacrado, com indicao do destinatrio e
do grau de sigilo do documento.
EPelo decreto j descrito (4553/2002), o documento sigiloso dever
ser acondicionado em envelope duplo, sendo que a indicao do
destinatrio ser colocada no envelope externo e o grau de sigilo no
envelope interno.
Como a questo no deixa claro se as informaes citadas estaro no
mesmo envelope ou nos dois, acredito que a questo gera dupla
interpretao e, por isso, quem se sentir prejudicado pode alegar que
no fica clara a situao. Citem o decreto 4.553/2002, que vigorava
quando da divulgao do edital, e por isso, serve de referncia.
74. Considere a seguinte situao hipottica.
Henrique, chefe do arquivo de determinado rgo pblico, recebeu
solicitao judicial de reproduo de documento sigiloso que se
encontrava em pssimo estado de conservao a ponto de impedir sua
reproduo.
Nessa situao, a soluo para a solicitao judicial poderia ser a
emisso e o fornecimento de certido do documento sigiloso.
CItem tambm retirado do Decreto 4.553/2002, que diz o
seguinte:
Art. 32, 3 Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que
no puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde
que necessrio como prova em juzo.
75. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que
contenham documentos considerados relevantes para o pas ao serem
declarados de interesse pblico sero transferidos para arquivo
pblico nos prazos definidos em lei.
EDocumentos que sejam considerados relevantes para o pas, de
acordo com a Lei 8.159/91,
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo
Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da
unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico
exercer preferncia na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados
identificados como de interesse pblico e social poder ser
franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados
a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados
como de interesse pblico e social.
Ocorre que, pelo texto da lei, no h a obrigatoriedade e nem
prazo para a realizao desta transferncia.
96. O prazo de guarda atribudo para os documentos da PRG/DF,
finalizado o trmite, de 5 anos, aps o qual esses documentos so
descartados.
EO prazo de guarda dos documentos variar de documento para
documento, e no h regra geral como foi colocado.
Este item j havia sido cobrado no concurso da FUNCAP/PA 2004
(questo 17 item 3 de nossa lista de exerccios).
97. Considerando que a PRG/DF, enquanto rgo acumulador, preserva
uma quantidade significativa de documentos, por questes de liberao
de espao fsico indicada a incinerao de documentos obsoletos.
EDocumentos obsoletos so aqueles desprovidos de valor para a
instituio, ou seja, no tm valor administrativo nem valor histrico,
portanto, passveis de eliminao.
O problema aqui a incinerao. Busquei na teoria (Marilena Leite
Paes) e encontrei o seguinte:
o ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma
racional. Os processos mais indicados so: a fragmentao, a macerao,
a alienao por venda ou doao. A incinerao processo condenado -, quer
pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela
impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada.
98. A teoria arquivstica preconiza que a forma de classificao
das correspondncias e dos demais documentos da PRG/DF deve obedecer
a um plano de classificao.
CO plano de classificao a listagem de todos os assuntos
referentes aos documentos da instituio. Este plano de classificao
servir de base para a elaborao da Tabela de Temporalidade, que
definir prazos de guarda e destinao final a cada classificao.
99. A permuta de documentos utilizada pelas instituies
arquivsticas como forma de suprir as lacunas existentes nos
acervos.
EO arquivo no utiliza permuta para a obteno de documentos. A
instituio, a partir de suas atividades, produz ou recebe os
documentos. Permuta atividade desenvolvida pelas bibliotecas, na
constituio de sua coleo.
100. Os documentos da PRG/DF que integram a fase intermediria
sero recolhidos para a guarda permanente sem que haja
descartes.
EParte dos documentos da fase intermediria ser recolhido para a
guarda permanente (aqueles que possurem valor histrico). Ocorre que
outra parte ser descartada (aqueles desprovidos de valor
administrativo e histrico). O item diz que TODOS os documentos do
arquivo intermedirio sero recolhidos, o que incorreto.
101. Os estgios de vida dos documentos arquivsticos cumprem um
ciclo de 3 fases.
CBrincandeira, n?
CORRENTE, INTERMEDIRIA E PERMANENTE.
102. O valor primrio atribudo aos documentos ultimados.
EPor ultimados entende-se documentos que j cumpriram seus
objetivos, ou seja, j perderam o valor administrativo
(primrio).
103. Os documentos produzidos no mbito da instituio, mesmo que
no estejam em suporte papel, so considerados documentos de
arquivo.
COs arquivos guardam documentos de diversos suportes (papel, CD,
disquete, VHS etc.)
104. A funo principal dos arquivos facultar o acesso aos
documentos.
CQuesto cobrada anteriormente e comentada em sala:
Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003
A funo principal do arquivo tornar disponveis as informaes
contidas no acervo documental sob sua guarda.
105. Todos os documentos da terceira idade possuem valor
secundrio.
CPor valor secundrio entende-se valor histrico. Os documentos da
3a idade possuem tal valor.
106. As rotinas adotadas nesse setor (Protocolo), no que se
refere a registro e movimentao, incluem o recebimento e o
encaminhamento de documentos.
Gabarito: E
Correta: C
Apesar de ter sido considerado Errado, este item est
Correto.
Dados para recurso:
Em seu livro: ARQUIVO: Teoria e Prtica, Marilena Leite Paes,
destaca as atividades desenvolvidas pelo setor de Registro e
Movimentao do Protocolo:
...
5 Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos,
anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo
com despacho de autoridade competente.
Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3 ed. Rio
de Janeiro : FGV, 2004, p. 56.
107. A verificao das folhas e anexos que integram o documento
uma atividade rotineira da expedio.
CA expedio de documentos, segundo Marilena Leite Paes,
compreende diversas rotinas, dentre elas verificar se no faltam
folhas ou anexos.
(PAES: Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica p. 60)
108. Os documentos com caractersticas de particular, que
ingressam no setor de protocolo, devem ser protocolados.
E
Entende-se por protocolar ou protocolizar identificar o
documento da instituio com um nmero de protocolo. Documentos
particulares no so da empresa, e sim de funcionrios das mesmas, no
havendo a necessidade de se autuar (protocolizar) os mesmos.
109. Todas as folhas dos processos que tramitam na PRG/DF devem
ser corretamente enumeradas.
CPginas de processos no devem ser desmembradas dos mesmos. Para
isso, h a numerao das mesmas, de forma a evitar sua retirada.
110. de competncia do setor de protocolo o emprstimo de
documentos.
ECabe ao Protocolo realizar as seguintes atividades:
Recebimento, Registro e Autuao, Classificao, Expedio ou Distribuio
e Controle da Movimentao. O Protocolo no EMPRESTA, avalia ou
elimina documentos.
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA
QUESTORESPOSTACOMENTRIO
Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero freqente
de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas.
CNo recomendvel o uso de objetos metlicos, pois os mesmos tendem
a enferrujar e, desta forma, danificar os documentos. Em caso de
necessidade, deve optar-se pelo uso de clipes e grampos
plsticos.
Os recursos tcnicos de microfilmagem so contra-indicados para os
processos que tramitam no TRT em virtude de os documentos serem
originais.EO processo de microfilmagem aplicado aos documentos
originais, permitindo que a instituio ganhe espao, pois passa a
guardar documentos microfilmados no lugar dos documentos em papel,
que ocupam muito mais espao. Tal procedimento s permitido aos
documentos que no possuem valor histrico, pois estes no podero ser
eliminados, ainda que microfilmados.
Concludo o processo de microfilmagem, o filme original e o
filme-cpia sero armazenados no mesmo local, devido classificao que
recebem.EO filme original e o filme cpia criados no processo de
microfilmagem devero obrigatoriamente, por motivos de segurana, ser
armazenados em locais diferentes, visando preservar a informao caso
ocorra algum sinistro no filme original.
A luz e a temperatura so alguns dos principais agentes de
deteriorao dos documentos de cunho arquivstico.CLuminosidade e
temperatura so agentes que provocam a deteriorao dos documentos.
Este assunto foi extremamente abordado em nossas aulas.
Os processos ultimatos de procedncia externa, sero transferidos
ao arquivo de carter permanenteEOs documentos sero definidos como
permanentes pelo seu valor histrico, independente de serem internos
ou externos, ou seja, no pelo simples fato de os processo serem de
origem externa que sero definidos como permanentes.
Um dos critrios estabelecidos nos processos de avaliao
documental indicar o descarte dos documentos que tenham sido
produzidos no prazo superior a 20 anos.EO prazo de guarda dos
documentos variar de acordo com os critrios estabelecidos pela
Comisso de Anlise de Documentos. Diversos documentos podero ser
preservados por 20, 30, 50, 100 anos ou mais, de acordo com o valor
que os mesmos apresentem. Aqueles que apresentarem valor histrico,
por exemplo, sero guardados permanentemente, ou seja, no h o
descarte de documentos pelo simples fato de os mesmos terem sido
produzidos h mais de 20 anos.
Por suas caractersticas de produo, todos os processos
constitudos no TRT so de guarda permanente.EApenas processos
definidos como de valor histrico sero preservados no arquivo
permanente da instituio.
atribuda a guarda permanente aos atos normativos.CDocumentos que
mostrem como a instituio foi constituda, organizada, como ela
desenvolveu e funcionou ao longo do tempo so de carter permanente.
Atos normativos, regulamentos, regimentos e normas mostram como a
instituio funcionou e por isso, devem ser definitivamente
preservados.
PROVA DA TERRACAP
Aplicada em 12/12/2004
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA
NItemRespostaComentrio
63A gesto de documentos compreende fundamentalmente as
atividades tpicas desenvolvidas nos arquivos correntes.EA gesto de
documentos compreende as medidas adotadas visando o controle de
todo o fluxo de documentos desde a sua criao at sua destinao final,
ou seja, compreende as trs fases: corrente, intermediria e
permanente.
64O mtodo decimal possibilita a expanso ilimitada de subdivises.
Portanto, esse o mtodo mais indicado para o arquivamento de
processos administrativos.EOs mtodos de arquivamento mais
utilizados so: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. No
existe o mtodo decimal.
65O profissional responsvel pelo encaminhamento de documentos
contendo caractersticas de ostensivo pode interar-se do teor
informativo deste documento antes de sua distribuio.CO setor
responsvel pelo encaminhamento de documentos o protocolo, que poder
abrir os documentos ostensivos e analis-los. O mesmo no acontecer
com documentos particulares e sigilosos.
66O arquivamento uma etapa posterior classificao de documentos,
mediante a adoo de um plano de classificao.COs documentos devero
ser classificados de acordo com seu assunto, utilizando-se para
isso o Plano de Classificao.
67As pastas suspensas so unidades de acondicionamento adotadas,
fundamentalmente, para o arquivamento de documentos na fase
corrente.CNa fase corrente, os documentos so guardados nos prprios
setores, onde comum a utilizao de arquivos de ao ou armrios, que
acondicionam seus documentos em pastas suspensas. Nas fases
intermediria e permanente, os documentos so acondicionados em
caixas de papelo.
68A solicitao de emprstimos de documentos ao Arquivo Central
poder ser efetivada mediante a identificao do solicitante, do
respectivo setor de trabalho e da data do emprstimo.COs documentos
do Arquivo Central s podero ser emprestados ao setores que os
remeteram. Para tanto, dever ser efetivada a identificao do
solicitante.
69Com o objetivo de racionalizar o espao fsico nos setores de
trabalho, aconselhvel que, finalizado o trmite, os documentos
arquivsticos que devem ser preservados por um perodo de dois anos
ou mais sejam transferidos ao Arquivo Central.EO perodo de
permanncia dos documentos na fase corrente definido na Tabela de
Temporalidade. Este perodo poder ser cumprido tanto nos arquivos
setoriais quanto no arquivo central.
70Aos documentos arquivsticos de produo interna ser atribudo uma
codificao complementar como elemento diferenciador dos documentos
de origem externa.EO cdigo atribudo aos documentos o constante do
Plano de Classificao, de acordo com o assunto, indiferentemente de
o mesmo ter sido produzido ou recebido pela instituio.
SUPERIOR TRIBUNAL MILITAR
QUESTES DE ARQUIVOLOGIAQUESTORESPOSTACOMENTRIO
101 No funcionamento do sistema de arquivo do STM, o plano de
classificao o instrumento auxiliar adotado nos arquivos
setoriais.CO Plano de classificao adotado para classificar os
documentos de acordo com o assunto e, ainda, serve para organizar
os documentos nos arquivos setoriais utilizando o mtodo
ideogrfico.
102 A tabela de temporalidade um instrumento auxiliar aplicado
aos documentos na fase permanente do ciclo vital dos documentos.EA
tabela de temporalidade utilizada em todas as fases do ciclo vital,
at porque ela que determina o prazo de guarda do documento nas duas
primeiras e seu recolhimento ou no para a fase permanente (destinao
final).
103 As unidades de acondicionamento adotadas na fase corrente
permanecem inalteradas quando ocorre o processo de transferncia dos
conjuntos documentais do acervo arquivstico.EUnidades de
acondicionamento = caixas, pastas ou qualquer outro material que
sirva para guardar documentos.
Transferncia = Passagem de documentos da fase corrente para a
fase intermediria.
O documento da fase corrente ser armazenado de forma
diferenciada aps sua transferncia. Na fase corrente, os documentos
so acondicionados, normalmente, em arquivos de ao, pastas suspensas
ou fichrios. J na fase intermediria, devido a serem menos
consultados, os arquivos so acondicionados em caixas de papelo.
104 Na fase intermediria, uma parcela dos documentos ser
recolhida para a guarda permanente, sem que ocorra descarte.CA
documentao da fase intermediria aguarda sua destinao final:
eliminao ou guarda permanente, ou seja, parte dela ser recolhida
sem que ocorra descarte (parcela que ir para a guarda
permanente).
105 Um dos objetivos da gesto de documentos na fase corrente
aumentar a eficcia administrativa.CGesto de documentos = controle
de todo o fluxo de documentos da instituio.
Logo, ao se controlar os documentos correntes (tramitao,
emprstimo, arquivamento), melhora-se o desempenho da atividade
administrativa da instituio.
106 Segundo as normas adotadas nos arquivos institucionais, o
emprstimo de documentos ser facultado a qualquer setor solicitante,
desde que cumpridos os prazos definidos para sua devoluo.EO
emprstimo de documentos nos arquivos intermedirios ou centrais se
dar apenas aos setores que os produziram ou receberam, que mantm
sobre eles a propriedade. Esta questo no havia sido abordada at
ento em concursos anteriores promovidos pelo Cespe.
107 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica
inclui os documentos que possuam um mesmo tipo de suporte fsico.EO
arquivo possui documentos de diversos tipos de suporte.
108 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica
inclui os documentos que devem ser preservados em funo de seu
valor.COs documentos de arquivo sero preservados em funo do valor
que apresentem (administrativo ou histrico).
109 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica
inclui os documentos que sejam acumulados por pessoas fsicas e
jurdicas, pblicas ou privadas.COs arquivos so formados atravs da
produo ou recebimento (acumulao) de pessoas fsicas ou jurdicas,
pblicas ou privadas.
110 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica
inclui os documentos que constituam colees temticasEEssa definio
cabvel para biblioteca, e no para arquivo.
111 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica
inclui os documentos que obedeam a um mtodo de arquivamento nico.EA
instituio pode adotar quantos mtodos de arquivamento forem
necessrios para bem organizar os documentos de seu arquivo.
112 O mtodo alfabtico de arquivamento adota a primeira letra do
nome como o principal elemento a ser considerado na recuperao da
informao.ENomes de pessoas so organizados a partir do sobrenome, e
no a primeira letra do nome. Mesmo nos nomes de empresas ou
eventos, o elemento a ser considerado o nome como um todo, e no
apenas a primeira letra.
113 O assunto o elemento preponderante para a recuperao da
informao nos arquivos que utilizam o mtodo onomstico.EO mtodo que
utiliza o assunto como elemento de recuperao o IDEOGRFICO.
114 No mtodo numrico simples, a recuperao da informao obedecer
ao nmero atribudo ao documento.CO mtodo numrico simples utiliza o
nmero dos documentos para organiz-los.
115 No caso de ser imprescindvel a juno de anexos aos
documentos, indicado o uso de clipe plstico.CObjetos de plstico so
mais aconselhveis do que os de metal, pois no enferrujam e tendem a
conservar melhor os documentos.
116 No caso de ocorrerem rasgos, indicado o uso de fitas
adesivas para as pequenas restauraes dos documentos em suporte
papel.EAs fitas adesivas acabam por danificar os documentos, pois
causam o envelhecimento do papel no local em que so inseridas.
117 Para o registro do cdigo de classificao nos documentos do
STM, deve ser utilizada caneta esferogrfica, pois esta no danifica
as fibras do papel.EQualquer anotao que se faa necessria nos
documentos, dever ser feita a lpis, que possibilita a correo, se
for necessria.
118 As embalagens devem ser de tamanho maior que os documentos
em suporte papel a fim de se evitar dobras e rasgos.CDocumentos em
papel so danificados no momento em que so dobrados, o que pressupe
a adoo de caixas arquivo maiores do que os documentos, de forma a
no dobr-los em seu armazenamento.
119 O uso de luvas de algodo recomendvel para o manuseio das
fotografias e dos negativos existentes no acervo
arquivstico.CFotografias e negativos, por serem muito sensveis,
devem ser manuseadas com luvas de algodo. Esta questo j havia cado
no concurso do CREA-DF e consta em nossa lista de exerccios.
120 O piso do espao reservado guarda dos documentos deve ser
lavado semanalmente com gua e sabo neutro a fim de se evitar as aes
de agentes nocivos.EA umidade um fator que compromete a qualidade
dos documentos. Deve-se evitar o uso de gua no interior do arquivo,
preferindo-se sempre a utilizao de panos midos para a limpeza dos
mesmos.
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - SGA
*** A numerao referente Prova Alfa ***
Acerca da organizao dos arquivos, julgue os itens aque se
seguem.
116. Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao
acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
(C)Comentrio:Arquivamento a forma como so organizados os documentos
no arquivo, ou seja, refere-se ao acondicionamento e ao
armazenamento dos mesmos .117. O mtodo de arquivamento determinado
em funo da espcie e da data do documento. (E)Comentrio:O item est
incorreto, pois o mtodo de arquivamento determinado pela natureza
do documento e pela estrutura da instituio em questo.118. O mtodo
de arquivamento alfabtico considerao o nome como elemento
principal. (C)Comentrio:O item est correto, pois o mtodo alfabtico
organiza os documentos a partir do nome em destaque nos mesmos.119.
O mtodo de arquivamento geogrfico considera a data do documento
como elemento principal (E)Comentrio:O item est incorreto, pois o
mtodo geogrfico organiza por local ou setor de produo do documento.
O mtodo que utiliza a data o numrico cronolgico.120. O mtodo de
arquivamento numrico pode ser dividido em numrico simples,
cronolgico ou dgito-terminal. (C)Comentrio:Os mtodo de arquivamento
podem ser do tipo alfabtico ou numrico. Na obra Arquivo: Teoria e
Prtica, Marilena Leite Paes divide os mtodos do tipo numrico em:
numrico simples, cronolgico e dgito-terminal. A surpresa ficou por
conta do ltimo (dgito-terminal) que nunca havia sido citado nos
concursos anteriores, da o motivo de no ter dado destaque para o
mesmo, o que tornou esse item o nico complicado.Comentrio
Geral:Estranhamente, o Cespe, pela primeira vez, no cobrou nenhum
item de Teoria das 3 Idades, o que desfavoreceu aqueles que estavam
preparados para este assunto. De qualquer forma, os itens foram
simples, e, a exceo do ltimo, que trouxe um item novo at ento nas
provas do Cespe, os anteriores, inclusive, j haviam sido cobrados
em provas anteriores e estavam em nossa lista de exerccios.
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - ANEELAcerca da organizao dos arquivos,
julgue os itens aque se seguem.
48. Assinale a opo que no implica em restrio de acesso.
(A) Documento secreto
(B) Documento ostensivo (C) Documento confidencial
(D) Documento reservado
(E) Documento sigiloso
Comentrio:Naturalmente, o item correto o item B e no o A, como
consta no Gabarito divulgado pela Esaf. Clique aqui para saber como
argumentar em seu recurso. No deixe de entrar, pois se no houver
recursos, o gabarito ficar errado e, s vezes, um ponto faz toda a
diferena.42. De acordo com o conhecimento arquivstico
sistematizado, nas organizaes, os documentos mais recentes e
freqentemente consultados localizam-se nos
(A) arquivos permanentes.
(B) arquivos histricos.
(C) arquivos correntes. (D) arquivos intermedirios.
(E) arquivos de segurana.
Comentrio:Documentos recentes e freqentemente consultados... pra
variar um pouco (dcima vez que cai este item. No possvel que algum
teve dificuldades).43. (Esaf-ANEEL 2004) Analise os conceitos a
seguir.
I - Documento oficial aquele emitido ou rreconhecido por
instituio do poder pblico.
II - A duplicata consiste em dois ou mais exxemplares de um
mesmo documento.
III - O emissor a pessoa ou entidade responnsvel pela produo de
um documento, independente de conter assinatura.
IV - A guia-fora um indicador colocado no lugar de um documento
para assinalar sua remoo temporria.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4. Comentrio:Todos os itens esto corretos e se referem
terminologia arquivstica. Algumas questes anteriores, comentadas em
sala de aula, continham tais termos.44. A atividade de avaliao
documental tem por finalidade:
I orientar o usurio sobre o acesso aos documentos de seu
interesse.
II permitir a eliminao de documentos destitudos de valor primrio
e secundrio.
III distribuir os documentos de um arquivo conforme sua
classificao.
IV otimizar recursos humanos e materiais.
A quantidade itens certos igual a
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2. (D) 3.
(E) 4.
Comentrio: praticamente a mesma questo da Polcia Federal,
comentada em sala de aula (questo 72 de nossa lista de exerccios.
Entende-se por avaliao a definio dos prazos de guarda e da destinao
final dos documentos, ou seja, o estabelecimento daqueles
documentos que podero ser eliminados, por no terem mais valor. Com
isso, a instituio ganha espao, alm de otimizar (gastar menos) com
recursos humanos e materiais. Portanto, os itens II e IV esto
certos e os itens I e III esto incorretos, ou seja so 2 os itens
corretos.45. Constituem atividades de protocolo, exceto:
(A) receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial
da particular.
(B) eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio. (C)
controlar o trmite dos documentos na organizao.
(D) receber a correspondncia para expedio.
(E) ler a correspondncia e verificar a existncia de
antecedentes.
Comentrio:Esta era a questo que comentei ser praticamente certa
nesta prova, tendo inclusive destacado os trs itens que poderiam
aparecer como sendo o item incorreto (avaliao, eliminao ou
emprstimo). Espero que tenham se lembrado disso.46. O instrumento
de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento,
eliminao e mudana de suporte de documentos chama-se:
(A) plano de classificao.
(B) inventrio.
(C) listagem de eliminao.
(D) tabela de temporalidade. (E) termo de recolhimento.
Comentrio:Precisa? Pra quem viu uma aula inteira s de tabela de
temporalidade, no possvel que tenha tido dificuldades pra resolver
este item.62. (Esaf-ANEEL 2004) Com relao classificao de documentos
de arquivo, assinale as assertivas a seguir:
I O mtodo geogrfico utilizado preferencialmente quando o
principal elemento a ser considerado a procedncia.
II No Sistema Decimal de Melvil Dewey a diviso dos assuntos
parte sempre do geral para o particular.
III O mtodo variadex utiliza as cores como elementos auxiliares
para facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos.
IV No mtodo numrico cronolgico, alm da ordem numrica, tem-se que
observar, tambm, a data dos documentos.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4. Comentrio:Os itens I e IV no apresentaram dificuldades,
pois tratam de assuntos comentados em sala. A surpresa ficou para
os itens II e III, que nunca haviam aparecido em provas do Cespe e,
por isso, no cheguei a comentar em sala. O item II est correto,
pois o Plano de Classificao dos Arquivos segue a tcnica
desenvolvida por Melvil Dewey, bibliotecrio ingls, que dividiu o
conhecimento humano em 10 reas, partindo do geral, subdividindo
cada rea em 10, at chegar no particular, sistema este utilizado em
bibliotecas (CDD Cdigo Decimal de Dewey). pena, pois muitos alunos
devem ter tido problemas nesta questo...48. Conforme a Lei n 8.159,
de 08 de janeiro de 1991, assinale a opo incorreta.
(A) A administrao da documentao pblica ou de carter pblico,
compete s instituies federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipal.
(B) Os documentos de valor intermedirio so inalienveis e
imprescritveis. (C) Os arquivos privados podem ser identificados
pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social.
(D) Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recebimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.
(E) A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter
pblico implica no recolhimento de sua documentao instituio
arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Comentrio:Apesar de no termos comentado em sala toda a lei, esta
questo, nica sobrea parte de Legislao Arquivstica, no trouxe
problemas, pois o item incorreto diz que os documentos com valor
intermedirio jamais perdero o valor (imprescritveis), o que
sabermos tratar-se de afirmao incorreta, pois, na fase
intermediria, o documento tem valor administrativo, e ir,
fatalmente, perd-lo, quando ento ser destinado destruio ou guarda
permanente.49. Assinale a opo que no se refere a uma operao de
conservao.
(A) Varredura. (B) Alisamento.
(C) Desinfestao.
(D) Laminao.
(E) Limpeza.
Comentrio:Neste item, a Esaf foi mais exigente que as questes
anteriores aplicadas pelo Cespe, que nunca haviam citado os mtodos
de conservao. O item correto a letra A, pois o restante se trata de
mtodos de conservao dos documentos, citados pela bibliografia
arquivstica.50. Com relao ao bom acondicionamento de documentos,
analise as seguintes rotinas.
I Ao fazer anotaes nos documentos deve-se faz-lo com lpis preto
(grafite) macio, em local predeterminado.
II No preenchimento de etiquetas identificadoras das caixas,
deve-se utilizar canetas hidrogrficas e esferogrficas.
III Deve-se utilizar, nas caixas, etiquetas que colam quando
umedecidas, ao invs das auto-adesivas.
IV Deve-se preencher os espaos vazios dentro das caixas com
calos, evitando que os documentos se dobrem dentro delas.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3. (E) 4.
Comentrio:O nico item incorreto o item III (etiquetas que colam
quando umedecidas, afinal, como sabemos, os documentos no devem ser
acondicionados em locais com umidade muito alta, o que
inviabilizaria a utilizao de tais etiquetas). De qualquer forma, a
questo veio repleta itens nunca cobrados anteriormente, o que a
tornou um tanto complexa para a maioria.Comentrio Geral:Em geral,
as questes cobradas acompanharam os assuntos cobrados pelo Cespe em
seus concursos e utilizados em nossas aulas, apesar de alguns itens
trazerem novidades, o que deve ter complicado para alguns.
Entretanto, acertando acima de 7 j uma marca excelente, visto que a
grande maioria dos candidatos no tem qualquer noo dos assuntos
cobrados, apesar de alguns extremamente simples. NO DEIXEM DE
ENTRAR COM RECURSO NA PRIMEIRA QUESTO, POIS PODE FAZER MUITA
DIFERENA.QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - POLCIA FEDERAL
*** A numerao referente Prova Verde ***
A avaliao documental uma funo tpica adotada mundialmente no
tratamento de acervos arquivsticos. Em relao a essa funo, julgue os
itens que se seguem.
Comentrio do enunciado:A avaliao a definio de prazos de guarda e
destinao final dos documentos, que permitir eliminar documentos na
instituio. realizada pela Comisso de Avaliao de Documentos ao se
criar a Tabela de Temporalidade.96. A avaliao documental provoca,
necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.
(E)Comentrio:A avaliao realizada para que se possa eliminar
documentos e, assim, a empresa poder economizar em sua guarda,
tanto no que se refere pessoal como a recursos materiais.97. A
avaliao de documentos permite aumentar o ndice de recuperao da
informao. (C)Comentrio:A avaliao, que tem como decorrncia a criao
da tabela de temporalidade, permite organizar os documentos por
assunto, alm de possibilitar a eliminao daqueles documentos que no
tem mais valor administrativo. Com isso, a quantidade de documentos
ser menor e os que forem conservados estaro organizados, o que
facilitar a sua recuperao (localizao).98. A aplicao dos critrios de
avaliao possibilita ganho de espao fsico. (C)Comentrio:Aps a
avaliao, alguns documentos sero definidos como passveis de
eliminao, o que permitir ganho de espao fsico no arquivo.99. Como
um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao
documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio
a ser avaliada. (C)Comentrio:Os integrantes da Comisso de Avaliao
de Documentos, responsveis pela avaliao, devem ter conhecimento da
estrutura e funcionamento da instituio, assim como as
caractersticas dos documentos avaliados, para que possam melhor
desempenhar sua atividade.100. A aplicao da tabela de temporalidade
permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.
(C)Comentrio:No acredito que algum tenha tido dificuldades nesta
questo, afinal, todos saram experts em tabela de temporalidade e
eliminao de documentos, que, por sinal, pode ocorrer, de acordo com
a tabela, nas fases corrente e intermediria e NUNCA na permanente.
Essa questo j havia cado no TST 2003, questo comentada em sala, e
ainda era o item 9 dos exerccios disponibilizados aqui em minha
pgina referentes Teoria das 3 Idades e o item 15 do Simulado 6
aplicado em vrias de minhas turmas. Ainda contam com o fato de
muitos candidatos, que estudaram por apostila, acharem que a
eliminao s ocorre na fase permanente....A organizao dos arquivos
correntes do DPF e de outros rgos pblicos e privados pressupe
atividades indispensveis para a recuperao e a preservao da
informao. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a
seguir.
101. Para melhor preservao dos documentos, deve-se guard-los em
caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em
arquivos de madeira, e deve utilizar espaos fsicos que recebam
diretamente a luz solar. (E)Comentrio:Conforme comentado em sala, a
luz solar danifica os documentos e deve ser evitada. Esta questo,
inclusive, j havia cado, com outras palavras, no CREA-DF 2003, alm
de termos comentado a mesma em sala de aula (penlima questo da
lista de exerccios, item 1). O item 26 do Simulado 6, aplicado em
algumas turmas, tambm falou sobre esse assunto (Deve-se evitar a
exposio do documento luz solar...)102. O O responsvel pela guarda
dos documentos nos arquivos correntes no pode emprest-lo a outros
setores do prprio rgo; por isso, dever copi-los quando houver algum
pedido de informao. (E)Comentrio:O emprstimo poder ocorrer nas
fases corrente e intermediria, sendo que apenas a permanente no
poder realiz-la. Este , inclusive, o item 50 dos exerccios de
Teoria das 3 Idades disponveis aqui em minha pgina. O emprstimo
pode ocorrer nos arquivos correntes, que inclusive configura a dos
documentos.103. Os funcionrios responsveis pelos arquivos correntes
devem efetuar a atuao, o controle da tramitao, a distribuio e a
expedio dos documentos sob sua guarda. (E)Comentrio:Tais atividades
so responsabilidade do . O Protocolo atividade da fase corrente,
mas, da forma como est, a questo sugere que tais atividades so
desenvolvidas pelos diversos arquivos correntes, ou seja, nos
prprios setores em que os documentos so produzidos, o que no
verdade. Questes de Protocolo foram discutidas em sala, pois j
haviam cado em diversos concursos, e, como adiantei, sempr cobrado
sobre as atividades do mesmo. Os itens 16, 17, 18, 19 e 20 do
Simulado 6, aplicado em algumas de minhas turmas, falava sobre tais
atividades.104. Nos arquivos correntes, so guardados os documentos
utilizados com muita freqncia pelos funcionrios do rgo.
(C)Comentrio:Esta , com certeza, a questo mais fcil de todas.
aquela que adiantei que j havia cado em pelo menos oito concursos e
que, com certeza, cairia de novo. Constava, inclusive, como item 9
do Simulado do tipo 5, aplicado na maioria de minhas turmas e em
pelo menos 6 questes comentadas de concursos anteriores. O item 14
disponvel nesta pgina tambm falava sobre isso... Enfim, dispensa
maiores comentrios, certo? Questo GRTIS para todos... (quem
estudou, claro!)105. Para bem ordenar os documentos, o responsvel
pelo arquivo dispe de vrios mtodos, como o geogrfico, o alfabtico e
o numrico-cronolgico. (C)Comentrio:Como comentado em sala, existem
vrios tipos de mtodos, que so de dois tipos: alfabticos e numricos.
Os mtodos do tipo alfabtico mais comuns so: alfabtico e geogrfico
(citados na questo) e os do tipo numrico so: numrico, cronolgico
(citado na questo) e ideogrfico. O fato de a questo ter citado
numrico-cronolgico pode ter confundido algum, mas havamos comentado
que o mtodo cronolgico do tipo numrico, item 3 do Simulado 5
aplicado em vrias turmas, o que torna a questo correta, sem
dvida.Comentrio Geral:Conforme previ em minhas aulas, o assunto
Teoria das trs idades e Tabela de Temporalidade apresentou vrios
itens: 4 ao todo, que no devem ter sido problema para meus alunos.
Os assuntos restantes (Protocolo, Preservao Mtodos de Arquivamento
tambm foram vistos em sala). Avaliao que talvez tenha complicado um
pouco, pois falamos bastante sobre criao da Tabela, definio dos
documentos que seriam eliminados e, da forma como caiu, o candidato
teria de deduzir os itens a partir do conhecimento sobre o
funcionamento da tabela. Enfim... No houve surpresas com relao ao
contedo, e acho que meus alunos se saram bem. Conforme previ, no
costuma cair nenhuma questo sobre leis e decretos, apesar de
inmeras pessoas ficarem decorando as mesmas. Bom pra quem no se
preocupou com isso e aprendeu a prtica, certo? Caso alguma questo
venha a divergir deste gabarito, darei as dicas para entrar com
recurso mais tarde, mas duvido que isso acontea, pois as questes
esto bem simples e no devem apresentar problemas
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - STJPROVA VERDE
121. Para que a produo documental se d de forma racionalizada,
recomendvel evitar a reproduo desnecessria de documentos.
(C)Comentrio:A reproduo desnecessria de documentos faz com que haja
um volume maior de documentos e, conseqentemente, dificulta a gesto
documental.
122. Documentos originais no devem ser desmembrados de seus
conjuntos. (C)Comentrio:Se o documento faz parte de um conjunto, no
devem ser desmembrado do mesmo, sob pena de perder o seu valor.
123. Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser
devidamente classificados. (C)Comentrio:Os documentos devem ser
classificados com seu cdigo de classificao constante na Tabela de
Temporalidade, de forma que fique claro o prazo de guarda no
arquivo corrente, primeira fase em que o mesmo ser arquivado.
124. A principal funo de um setor de protocolo deve ser o
emprstimo de documentos. (E)Comentrio:A principal funo do setor de
protocolo o controle da tramitao de documentos. Para tanto, o mesmo
pode exercer as seguintes atividades: Recebimento, Registro,
Controle, Classificao e Expedio. Dentre as atividades do protocolo,
no se encontra o emprstimo, que atividade exclusiva dos arquivos
correntes ou intermedirios.
125. O instrumento utilizado para controlar os documentos que
tramitam em instituies como o STJ denomina-se folha de autuao.
(E)Comentrio:Para controlar a tramitao dos processos, utiliza-se o
registro de protocolo (nmero de protocolo)
126. A Tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda
para os documentos de terceira idade. (E)Comentrio:Questo fcil...
Os documentos de 3a idade (permanentes) no precisam ter seu prazo
de guarda definidos na Tabela de temporalidade, pois sero guardados
definitivamente.
127. O plano de classificao visa possibilitar o arquivamento e a
recuperao de documentos. (C)Comentrio:Ao utilizar o plano de
classificao, pode-se organizar os documentos pelo seu cdigo,
facilitando assim o arquivamento e a posterior recuperao dos
mesmos.
128. O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de
documentos (E)Comentrio:O descarte (eliminao) no ocorre na fase
permanente, apenas nas duas primeiras (corrente e intermediria)
129. As minutas de documentos devem receber classificaes
individualizadas em funo do prazo de guarda a elas atribudo
(E)Comentrio:As minutas (rascunhos dos documentos em elaborao) no
so classificadas e muito menos tm prazo de guarda, pois nem so
documentos, ainda.
130. Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de
temporalidade para os documentos da fase corrente, aqueles que no
forem descartados devem ser recolhidos fase intermediria.
(E)Comentrio:Aps cumprido o prazo da fase corrente, os documentos
que no forem descartados (eliminados) podem ser transferidos para a
fase intermediria ou recolhidos para a fase permanente. Observe que
o termo RECOLHIDOS foi usado indevidamente. (No existe recolhimento
para a fase intermediria).
Comentrio Geral:Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria
das trs idades e Tabela de Temporalidade dominou as questes de
arquivologia. Foram 4 itens (126, 128, 129 e 130). Alm disso,
conforme comentei em sala, algumas apostilas e at alguns
professores pregam a eliminao na fase permanente como possvel, o
que no aceito pela Arquivologia, conforme fica claro na questo
128.A surpresa ficou por conta dos itens 122 e 129, que utilizaram
alguns termos desconhecidos para alguns candidatos (desmembramento
e minuta), o que pode ter complicado um pouco. Enfim... Boa Sorte
para todos!