1Gerencia de ProyectosIntroduccin a Gerencia de Proyectos
Seccin ISeccin I
Marco Conceptual Marco Conceptual de la Direccin de de la Direccin de
ProyectosProyectos
2Ing. Mario R. Morales, MBA
Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin
Ciclo de vida del proyecto y la organizacin
Los proyectos y la gestin de proyectos
se realizan en un ambiente ms amplio
que el de proyecto en s mismo
El equipo de gestin de proyectos debe
entender este contexto para poder
seleccionar:
- Fases del ciclo de vida
-Procesos, tcnicas, y herramientas
Ciclo de Vida
Interesados
Organizacin
3Ing. Mario R. Morales, MBA
Los gerentes de proyecto o las organizaciones pueden dividir los proyectos en
fasesfases con el fin de proveer un mejormejor controlcontrol gerencialgerencial con los enlaces
apropiados a las operacionesoperaciones enen marchamarcha de la organizacin ejecutora.
Colectivamente se conocen a stas fases como el ciclo de vida del proyecto
Muchas organizaciones identifican un conjunto especfico de ciclos de vida
para ser usados en todos sus proyectos
Ciclo de Vida del Proyecto
Tiempo
Niv
ele
s d
e C
os
to y
Pe
rso
na
l
Fase Inicial
Fases Intermedias
Fase Final
El ciclo de vida del proyecto: ejemplo
4El ciclo de vida del proyecto: ejemplo
El ciclo de vida del proyecto: ejemplo
Ciclo de Vida Representativo del Desarrollo de Software, segn Musnch
5Ing. Mario R. Morales, MBA
Ciclo de Vida del Proyecto
Tiempo
Niv
ele
s d
e C
os
to y
Pe
rso
na
l
Fase
Conceptual
Fases de Diseo
e Ingeniera
Fase
Prototipo
Proyecto:
Nuevo Escarabajo
(New Beetle)
Tradicin innovacinDefinicin:Definicin:
Qu trabajo tcnico hay que realizar en cada fase?Cundo y Cmo verificar los entregables?Quin est involucrado en cada fase?Cmo controlar y aprobar cada fase?
Ing. Mario R. Morales, MBA
Caractersticas comunes:Caractersticas comunes:
Costo de los recursos. Nivel de Incertidumbre. Influencia de los interesados (producto final y
costo final/cambios del proyecto).
Tiempo
Niv
ele
s d
e C
os
to y
Pe
rso
na
l
Fase Inicial
Fases Intermedias
Fase Final
Ciclo de Vida del Proyecto
6Ing. Mario R. Morales, MBA
CaractersticasCaractersticas dede laslas FasesFases deldel ProyectoProyecto:
La terminacin y aprobacin de uno o ms entregablesentregables caracteriza una fase deun proyecto.
UnUn entregableentregable es un producto de trabajo mediblemedible yy verificableverificable tal como unaespecificacin, un estudio de factibilidad, un documento de diseo dedetalle o un prototipo.
Entregables: Gerencia del proyecto y producto del proyecto.
Los entregables, y por esto las fases, son parte de un proceso de secuenciageneral diseado para asegurarasegurar unun controlcontrol apropiadoapropiado deldel proyectoproyecto y paralograr el producto o servicio deseado, que es el objetivoobjetivo deldel proyectoproyecto.
Ciclo de Vida del Proyecto
Tiempo
Niv
ele
s d
e C
os
to y
Pe
rso
na
l
Fase
Conceptual
Fases de Diseo
IngenieraFase
Prototipo
phases exits
Ing. Mario R. Morales, MBA
Caractersticas del ciclo de vida del proyecto
Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos durante las fases intermedias, y caen rpidamente al final
7Ing. Mario R. Morales, MBA
Caractersticas del ciclo de vida del proyecto
La capacidad de los interesados de influenciar las caractersticas finales del producto y el costo del proyecto es mayor al inicio, y luego se reduce, esto es debido al costo de los cambios
Ing. Mario R. Morales, MBA
Caractersticas del ciclo de vida del proyecto
Las fases del ciclo de vida del proyecto no son las mismas que los grupos de procesos de gestin de proyectos
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase n
Planificacin
Proyecto X
Ejecucin
Seguimiento
y Control
Cierre
Iniciacin
Grupos
de
Procesos
8Ing. Mario R. Morales, MBA
Interesados Stakeholders
Los stakeholders del proyecto son los individuosindividuos yy organizacionesorganizacionesque estn activamenteactivamente involucradasinvolucradas en el proyecto o cuyoscuyos interesesinteresespuedenpueden verseverse afectadosafectados como resultado de la ejecucin del proyecto ode la terminacin del proyecto; ellos tambin puedenpueden ejercerejercer unaunainfluenciainfluencia sobre el proyecto y sus resultados.
Patrocinador
del
Proyecto
Gerente
del
Proyecto
Equipo de Direccin
del Proyecto
Equipo del Proyecto
Interesados en el proyecto
Proyecto
The Ideal Sponsor
The ideal sponsor has
the bag of money and the baseball bat
Ing. Mario R. Morales, MBA
Los stakeholder, claves en todo proyecto, incluyen:
El gerente del proyecto: la persona responsable de gerenciar el proyecto.
Cliente / usuario.
La organizacin ejecutora.
Sponsor.
Influenciadores.
PMO.
Otros interesados: Los vendedores, contratistas, miembros del equipo y sus familias,agencias de gobierno, medios de comunicacin y ciudadanos particulares.
Interesados Stakeholders
Los stakeholders del
proyecto de
Explotacin Petrolera
Los stakeholders normalmente tienen
objetivos muy distintosobjetivos muy distintos o en conflicto
9Ing. Mario R. Morales, MBA
Involucrados o Stakeholders del Proyecto
1. Proyecto de Informacin Gerencial para un Departamento
El gerente de un departamento que ha pedido un nuevo sistema de informacin gerencial
Costo Bajo
Empresa contratada para la programacin Maximizar Utilidades
2. Proyecto de Investigacin Electrnica
Vicepresidente Uso del estado del arte en tecnologa
Vicepresidente de manufactura Prcticas de clase mundial
Vicepresidente de Mercadeo Cantidad de nuevas opciones
3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario
Dueo Entrega a tiempo
Gobierno Local Maximizar Ingresos por impuestos
Grupo Medioambiental Minimizar impactos adversos al medio ambiente
Residentes Reubicar el proyecto en otro lugar
Los stakeholders normalmente tienen objetivos muy distintos o en conflicto.Por ejemplo:
Ing. Mario R. Morales, MBA
Interesados Stakeholders
Anlisisde
Stakeholders
Stk 1 Stk 2 Stk 3 Stk 4 Stk 5 Stk 6 Stk 7
Apoyo entusiasta
Trabajara fuerte para lograr que suceda
Ayuda al trabajo
Apoyar para implementar la solucin
Condescendiente
Har lo minimo
Indiferente
No ayudar, no har daoVacilante
Se reserva, no es voluntario
No cooperativo
Tendr que ser estimulado
Opuesto
Abiertamente se opondr a la solucin
Hostil
Bloquear la implementacin de la solucin a toda costa
x
x
ox o x
Nivel de compromiso
o o x o x
10
Interesados en el proyecto
Zorros
Autoridad Formal
Baja Alta
Peces
GordosAlta
Baja RatonesVacas
Sagradas
Influencia
Interesados en el proyecto
Un proyecto exitoso
empieza por una
correcta definicin
de sus requerimientos
Requerimientos
Necesidades
explcitas e
implcitas
Stakeholders
o interesadosAnlisis de Interesados:
traslada necesidades, deseos,
y expectativas
en requerimientos
PROYECTO
11
Interesados en el proyecto
Influencias de la organizacin
Los proyectos son parte de una
organizacin ms grande
que el proyecto mismo
El proyecto es afectado por la madurez
de una organizacin
Sistema de
gestin de
proyectosCultura y estilo Estructura
organizacional
Oficina de
gestin de
proyectos
12
Sistema de gestin de proyectos
El sistema de gestin
de proyectos
es el conjunto de
Herramientas
y TcnicasMetodologas
ProcedimientosRecursos Usados para
gestionar
proyectos
Ing. Mario R. Morales, MBA
Cultura y estilo de la organizacin
Muchas organizaciones han desarrollado culturas nicas, reflejadas en numerosos factores tales como:
Valores, normas, creencias, y expectativas compartidas
Polticas y procedimientos
Percepcin de las relaciones de autoridad
tica laboral y horario laboral
13
Ing. Mario R. Morales, MBA
Estructura organizacional
La estructura de la organizacin ejecutante restringe la disponibilidad de recursos en un espectro que va de funcional a proyectizado
Ing. Mario R. Morales, MBA
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que sta est daada. Reinicie el equipo y, a continuacin, abra el archivo de nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuevo.
Gerente
General
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinacin del Proyecto
(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)
Figura 2 - 7. Organizacin Funcional
Influencias de la Organizacin
14
Ing. Mario R. Morales, MBA
Gerente General
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinacin del Proyecto
Influencias de la Organizacin
Figura 2 - 8. Organizacin Proyectizada
(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)
Ing. Mario R. Morales, MBA
Gerente General
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinacin del Proyecto
Influencias de la Organizacin
Figura 2 - 9. Organizacin tipo Matriz Dbil
(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)
15
Ing. Mario R. Morales, MBA
Gerente General
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Personal
Personal
Gerente de Proyecto
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinacin del Proyecto
Influencias de la Organizacin
Figura 2 - 10. Organizacin tipo Matriz Balanceada
(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)
Ing. Mario R. Morales, MBA
Influencias de la Organizacin
Figura 2 - 11. Organizacin tipo Matriz Fuerte
Gerente General
GerenteFuncional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinacin del Proyecto
Proyectos
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Gerente de ProyectoPersonal
Gerentes de Gerente de
(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)
16
Ing. Mario R. Morales, MBA
Gerente General
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinacin del Proyecto A
Gerente de Gerentes
de Proyectos
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Gerente de ProyectoPersonal
Coordinacin del Proyecto B
Influencias de la Organizacin
Figura 2 - 12. Organizacin Compuesta
(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)
Ing. Mario R. Morales, MBAFigura 2 - 6. Influencias de la Estructura Organizacional en los Proyectos
Autoridad delGerente deProyecto
Poca o nada Limitada Baja a moderada
Disponibilidad de recursos
Quin controla el presupuesto del proyecto
Rol del Gerente del Proyecto
Cargos comunes para el gerente delproyecto
Personal administrativo de la gerencia del proyecto.
Poca o nada Limitada Baja a moderada
Moderada a alta
Moderada a alta
Alta a casi total
Alta a casi total
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Mezcla Gerente del Proyecto
Gerente del Proyecto
A tiempo parcial
A tiempo parcial
A tiempo completo
A tiempo completo
A tiempo completo
Coordinador o Lder de proyecto
Coordinador o Lder de proyecto
Gerente de proyecto / responsable de proyecto
Gerente deProyecto o Gerente de Programa
Gerente de Proyecto o Gerente de Programa
A tiempo parcial
A tiempo parcial
A tiempo parcial
A tiempo completo
A tiempo completo
Matriz dbil Matriz balanceada
Matriz fuerte
Matriz ProyectizadaFuncionalEstructura
Organizacional
Caractersticasdel proyecto
Influencias de la Organizacin
17
Ing. Mario R. Morales, MBA
Rol de la Oficina de Proyectos (PMO) en la estructura organizacional
Muchas organizaciones se dan cuenta de los beneficios de desarrollar e implementar una PMO
Puede existir en cualquier tipo de organizacin
Mayor
probabilidad
de ocurrencia
Una de las principales ventajas de la organizacin
matricial es
A. Mejorar el control del Project manager sobre los
recursos
B. Ms de un jefe para el equipo de proyecto
C. Comunicaciones ms fciles
D. Reporte (hacia arriba) ms fcil
2. Pregunta para discusin grupal
18
Respuesta: A
Explicacin: Recuerde que si la pregunta no fija contra
que se est comparando, entonces se debe asumir que se
est comparando contra una organizacin funcional
2. Pregunta para discusin grupal
En una organizacin proyectizada el equipo de proyecto:
A. Reporta a muchos jefes
B. No tiene lealtad hacia el proyecto
C. Reporta al gerente funcional
D. No tendr siempre una posicin fija
3. Pregunta para discusin grupal
19
Respuesta: D
Explicacin: La principal debilidad de una organizacin
proyectizada es que al final del proyecto, el equipo se
dispersa pero no tiene un departamento funcional al cual
regresar.
3. Pregunta para discusin grupal
Un Project Manager est tratando de completar un
proyecto de desarrollo de software pero no puede lograr
suficiente atencin para su proyecto. Los recursos estn
enfocados en completar trabajos relacionados con las
operaciones de la empresa y el Project manager tiene
poca autoridad para asignar los recursos apropiados. En
qu forma de organizacin debe estar trabajando el
Project Manager en este momento?:
A. Funcional
B. Matricial
C. Expeditor
D. Coordinator
4. Pregunta para discusin grupal
20
Respuesta: A
Explicacin: En una organizacin funcional el Project
manager tiene el menor soporte para el proyecto y tiene
poca autoridad para asignar recursos.
4. Pregunta para discusin grupal
Un Project manager tiene muy poca experiencia, sin
embargo ha sido asignado para dirigir un nuevo gran
proyecto. Debido a que trabajar en una organizacin
matricial para completar el proyecto, puede esperar que
las comunicaciones sean:
A. Simples
B. Abiertas y exactas
C. Complejas
D. Difciles de automatizar
5. Pregunta para discusin grupal
21
Respuesta: C
Explicacin: Debido a que un proyecto hecho en una
organizacin matricial involucra personas de toda la
organizacin, las comunicaciones son ms complejas.
5. Pregunta para discusin grupal
Seccin IISeccin II
Norma para la Norma para la Direccin de Direccin de
Proyectos de un Proyectos de un ProyectoProyecto
22
Ing. Mario R. Morales, MBA
Procesos de Direccin de Proyectos para un
Proyecto
Procesos de gestin de proyectos para un proyecto
Gestin de proyectos es la aplicacin
de conocimientos, habilidades,
herramientas, y tcnicas a las
actividades del proyecto para
lograr los requerimientos del proyecto
La gestin de proyectos se realiza a
travs de procesos (usando los
conocimientos, habilidades,
herramientas, y tcnicas) que
reciben entradas y generan salidas
Conocimientos
Tcnicas
Habilidades
Herramientas
ProcesoEntrada Salida
23
Ing. Mario R. Morales, MBA
Procesos de gestin de proyectos para un proyecto
Un proceso es un conjunto interrelacionado de acciones y actividades que se ejecutan para lograr un conjunto predefinido de productos, resultados, y servicios
Hay dos categoras:
Procesos de gestin de proyectos
Procesos orientados al producto
ProcesoEntrada Salida
Procesos de
Gestin de
Proyectos
Procesos
orientados
al Producto
Proyecto
Ing. Mario R. Morales, MBA
Procesos de gestin de proyectos para un proyecto
Procesos de Gestin de Proyectos:
Comunes a la mayora de proyectos
la mayor parte del tiempo
Asociados entre ellos por tener un
propsito integrado
Su propsito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto
Interactan en una forma compleja que no puede ser totalmente descrita en un documento o grfico
Tambin se pueden agrupar en reas de conocimiento
Procesos de
Gestin de
Proyectos
Procesos
orientados
al Producto
Proyecto
24
Ing. Mario R. Morales, MBA
Procesos de gestin de proyectos para un proyecto
Procesos orientados al Producto:
Especifican y crean el producto del
proyecto
Son definidos por el ciclo de vida del
proyecto
Varan por cada rea de aplicacin
Se entrelazan e interactan con los procesos de la gestin de proyecto
Procesos de
Gestin de
Proyectos
Procesos
orientados
al Producto
Proyecto
25
Ing. Mario R. Morales, MBA
Los Grupos de Procesos de la Gerencia de Proyectos
Grupo de Procesos de Iniciacin, que definendefinen yyautorizanautorizan un proyecto o fase.
Grupo de Procesos de planificacin, que definendefinen yyrefinanrefinan loslos objetivosobjetivos yy preparanpreparan elel planplan con la mejoralternativa de accin para lograr los objetivos y elalcance que el proyecto o fase del proyecto deberealizar.
Grupo de Procesos de Ejecucin, que integraintegra aa lala gentegenteyy otrosotros recursosrecursos para llevar a cabo el plan de gerenciadel proyecto para un proyecto o una fase.
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control, MideMide yysupervisasupervisa regularmenteregularmente el avance a fin de identificar lasvariacionesvariaciones respectorespecto deldel planplan de gestin del proyecto,de tal forma que se tomentomen medidasmedidas correctivascorrectivas cuandosea necesario para cumplir con los objetivos delproyecto
Grupo de Procesos de cierre, que formalizanformalizan lalaaceptacinaceptacin deldel producto,producto, servicioservicio oo resultadoresultado y lleva alproyecto, o a una fase, a un final ordenado.
Procesos de Planificacin
Procesos de
Ejecucin
Procesos de
Cierre
Procesos de
Inicio
Procesos de
Seguimiento y control
Grupos de procesos de la gestin de proyectos
26
Ing. Mario R. Morales, MBA
Grupo de procesos de Iniciacin
Consiste en los procesos que facilitan la autorizacin formal para empezar un nuevo proyecto o fase
Los procesos de iniciacin frecuentemente se hacen en forma externa al control del alcance del proyecto
Ing. Mario R. Morales, MBA
Grupo de procesos de Planificacin
Se usan para planificar y gestionar un proyecto exitoso para la organizacin
Recolectan informacin de diversas fuentes con distintos niveles de exactitud y extensin
Desarrollan el Plan de Gestin del proyecto
Identifican, definen, y maduran el alcance, tiempo, y costo del proyecto
27
Grupo de procesos de Planificacin
Ing. Mario R. Morales, MBA
Grupo de procesos de ejecucin
Se usan para completar el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto para lograr los requerimientos del proyecto
El equipo de proyecto debe determinar que procesos se requieren para cada proyecto especfico
Involucran coordinar personas y recursos, as como integrar y ejecutar las actividades del proyecto segn el plan de proyecto
Aborda el alcance definido en la declaracin de alcance e implementa los cambios aprobados
28
Ing. Mario R. Morales, MBA
Grupo de procesos de Ejecucin
Ing. Mario R. Morales, MBA
Grupo de procesos de seguimiento y control
Observar la ejecucin del proyecto para identificar problemas potenciales de una manera oportuna y tomar acciones correctivas cuando sea necesario
El equipo de proyecto debe determinar que procesos se requieren en el proyecto especfico
Beneficio clave es que la performance del proyecto se observa y mide regularmente para identificar variaciones del plan
29
Grupo de procesos de seguimiento y control
Ing. Mario R. Morales, MBA
Grupo de procesos de cierre
Incluyen los procesos usados para terminar formalmente todas las actividades de un proyecto o fase, entregar el producto terminado a otros o cerrar un proyecto cancelado
Verifica que los procesos definidos se hayan terminado en todos los grupos de procesos, para cerrar el proyecto o fase, y formalmente establecer su trmino
30
Ing. Mario R. Morales, MBA
Grupo de procesos de cierre
Ing. Mario R. Morales, MBA
Interacciones entre procesos
Los grupos de procesos casi nunca son discretos o eventos de una sola vez, mas bien son actividades traslapadas que ocurren en varios niveles de intensidad a travs del proyecto
31
Ing. Mario R. Morales, MBA
Interacciones entre procesos
Los grupos de procesos se repiten en cada fase a travs del ciclo de vida del proyecto para conducir efectivamente al proyecto a su conclusin
Ing. Mario R. Morales, MBA
Correspondencia de los procesos de gestin de proyectos
Los 42 procesos de gestin de proyectos se ordenan en una matriz de cinco Grupos de Procesos y nueve reas de Conocimiento
32
Durante qu fase del ciclo de vida se crea el presupuesto
detallado del proyecto:
A. Iniciacin
B. Antes del ciclo de vida de la gestin del proyecto
C. Planeamiento
D. Ejecucin
6. Pregunta de certificacin CAPM
Respuesta: C
Explicacin: El presupuesto de orden de magnitud es el
nico presupuesto que no se crea en la fase de
planeamiento.
6. Pregunta de certificacin CAPM
33
El Project charter se crea durante que fase del ciclo de
vida:
A. Ejecucin
B. Planeamiento
C. Cierre
D. Iniciacin
7. Pregunta de certificacin CAPM
Respuesta: D
Explicacin: El Project charter se necesita antes de que se
pueda comenzar el trabajo de planeamiento y ejecucin.
7. Pregunta de certificacin CAPM
34
El Schedule detallado del proyecto solo se puede crear
despus de haber elaborado:
A. Presupuesto del proyecto
B. WBS
C. Plan de proyecto
D. Evaluacin detallada de riesgos
8. Pregunta de certificacin CAPM
Respuesta: B
Explicacin: En el ciclo de vida del proyecto, el
presupuesto, el plan de proyecto, y la evaluacin detallada
de riesgos vienen despus del Schedule. La nica
respuesta que puede ser un input para el Schedule es el
WBS.
8. Pregunta de certificacin CAPM
35
La persona que debe estar en control del proyecto durante
la fase de planeamiento es:
A. Project manager
B. Miembros del equipo
C. Gerentes funcionales
D. Sponsor
9. Pregunta de certificacin CAPM
Respuesta: A
Explicacin: El PMI aconseja que el Project Manager deba
ser nombrado lo ms temprano posible en el proyecto,
durante la fase de iniciacin si es posible.
9. Pregunta de certificacin CAPM
36
Ing. Mario R. Morales, MBA
La supervivencia de las empresas estar
sustentada en qu tan bien son implementados sus
proyectos y cuan rpidamente
Harold Kerzner, PhD