6 Eylül 2013 Lefkoşa

Bu proje, AB’nin Kıbrıs Türk Toplumuna Yardım Programı tarafından finanse edilmekte ve WYG Türkiye, WYG International Ltd., SAC Commercial Ltd. Konsorsiyumu tarafından uygulanmaktadır.

Köy Girişimleri Yoluyla Toplum KalkınmasıKırsal Topluluklarda Yaşam Kalitesinin Arttırılması

Üçüncü Teklif Çağrısı

Potansiyel Faydalanıcılar için Eğitim ProgramıSözleşme Gereklilikleri ve Bütçenin Hazırlanması

6 Eylül 2013Lefkoşa

Bu proje, AB’nin Kıbrıs Türk Toplumuna Yardım Programı tarafından finanse edilmekte ve WYG Türkiye, WYG International Ltd., SAC Commercial Ltd. Konsorsiyumu tarafından uygulanmaktadır. 2

Yönetim Yapısı:

*AB Kıbrıs Türk toplumu için Yardım Masası (Sözleşme Makamı)

*Program Yönetim Birimi (PMU)


Hibe Sözleşmesi ve Ekleri:

-Standart Hibe Sözleşmesi (Özel Koşullar):-Ekler:Ek I Projenin TanımıEk II Genel KoşullarEk III Hibe BütçesiEk IV İhale (Satın alma) ProsedürleriEk V Standart Ödeme Talebi

Ek VI Teknik ve Finansal Rapor Formatları Ek VII Gider Doğrulama Raporu Formatı

Ek IX Malların Sahipliğinin Devrine İlişkin Standart Format


Hibe Sözleşmesi – Özel Koşullar

Projenin Süresi

Minimum süre: 12 ay

Maksimum süre: 36 ay

Madde 2 – Projenin Uygulama süresi: 2.2 Projenin uygulama süresi aşağıdaki gibi başlayacaktır:

Sözleşme Makamı tarafından ilk ön ödemenin yapıldığı tarihi takip eden ayın ilk günü


Talep Edilen Hibe Miktarı

Hibe Miktarı: Minimum 150,000 € Maksimum 600,000 €

Hibe Oranı: Minimum 50% Maksimum 85%

Not: AB katkısı ilk öngörülen (kavram belgesinde talep edilen) miktarın %20’sinden fazla değişmemelidir. Başvuru sahipleri, hibe Rehberinde belirtildiği üzere eş finansman yüzdesini asgari ve azami miktar ve yüzdeler arasında ayarlamakta özgürdür.

5


Ödeme ProsedürleriGenel Koşullar 15.1 - ödeme prosedürleriÖn ÖdemeBirinci Raporlama dönemine ait öngörülen bütçenin sözleşme makamı tarafından finanse edilecek bölümünün %100’ü (yedek akçe hariç) ön ödeme olacaktır

Ara ÖdemelerBir sonraki Raporlama dönemlerine ait öngörülen bütçenin sözleşme makamı tarafından finanse edilecek bölümünün %100’ü ara ödeme olacaktır

Tahmini Nihai ÖdemeHibenin son ödeme miktarı

• Özel Koşullarda aksi belirtilmedikçe, Raporlama dönemi 12 ay olarak kabul edilir.

• Ödenecek olan toplam, ön ve ara ödemeler, özel koşullarda belirtilen toplam hibe miktarınının %90’nından fazla olamaz.


Ödeme Prosedürleri:Genel Koşullar 15.4 – Ödeme yapılmasıyla ilgili son tarihler

Ön ödeme, sözleşme makamına yapılan ödeme talebine takiben 30 gün içinde yapılacaktır. *Sözleşmenin her iki tarafça imzalanması ön ödeme için ödeme talebi olarak kabul edilir.

Ara ve nihai ödemeler ise sözleşme makamına yapılan ödeme talebini takiben 60 gün içinde yapılacaktır.

Bu ödemelerin yapılması onay süreçleri ve prosedürlerinden dolayı daha uzun sürebilir!!!


Ödeme Prosedürleri

LÜTFEN AŞAĞIDAKİLERE DİKKAT EDİNİZ!!!!

• Hibe miktarının nihai ödeme miktarı ve eş finansman proje uygulama süresi içerisinde sizin tarafınızdan finanse edilmelidir.

• Nihai ödeme miktarı gerçekleşen en son toplam uygun maaliyetler dikkate alınarak final raporunuzun onaylanmasından sonra sözleşme makamı tarafından ödenecektir.


Satın Alma Prosedürleri

• Ek 4’ün içeriği

• Olası tedarikçilere karşı şeffaflık ve eşit rekabet ilkeleri çerçevesinde

• Tabiyet Kuralı

• Menşe Kuralı

9



Menşe KuralıÖzel Koşullar Değişiklik 7.2.3 Genel Koşullar Madde 10.1Eğer faydalanıcılar projeyi gerçekleştirmek için yüklenicilerle uygulama sözleşmeleri yapacaklarsa, bu projenin sadece belli bir bölümünü kapsayabilir ve bu yükleniciler, hibe sözleşmesinin EK IV’ünde bulunan ihale prosedürlerine ve tabiyet ve menşe kurallarına uymalıdırlar.Özellikle, hibe sözleşmesi kapsamında faydalanıcı tarafından satın alınan tüm mal ve malzemeler, aşağıdaki ülkelerden olmalıdır:• Avrupa Birliği Üye Ülkeleri: Avusturya, Belçika, Bulgaristan, Çek

Cumhuriyeti, Kıbrıs, Danimarka, Estonya, Finlandiya, Fransa, Almanya, Yunanistan, Macaristan, İrlanda, İtalya, Letonya, Litvanya, Luksemburg, Malta, Hollanda, Polonya, Portekiz, Romanya, Slovakya, Slovenya, İspanya, İsveç, Birleşik Kırallık ya da

• Avrupa Ekonomik Bölgesindeki üye olmayan ülkeler: Lihtenştayn, Norveç, ya da

• Avrupa Birliği Aday Ülkeleri: Hırvatistan, İzlanda, Makedonya Cumhuriyeti, Karadağ, Türkiye

10



AB Pratik Rehberinde Tanımlandığı Şekliyle, her türlü çıkar ilişkisinden kaçınılmalıdır:

“Çıkar çatışması” olası tedarikçilerle aile, özel hayat, siyasi ve milli bağlılık, maddi çıkar veya herhangi başka bir ortak çıkar sebebiyle projenin eşitlik, şeffaflık, bağımsızlık ve tarafsızlık prensiplerine uyulmadığı durumlarda yaşanır.

11

Bu proje, AB’nin Kıbrıs Türk Toplumuna Yardım Programı tarafından finanse edilmekte ve WYG Türkiye, WYG International Ltd., SAC Commercial Ltd. Konsorsiyumu tarafından uygulanmaktadır.12

Hizmet Sözleşmeleri Mal Alım Sözleşmeleri Yapım Sözleşmeleri

300.000 Avro veya üzerindeki sözleşmeler

Uluslararası kısıtlı ihale usulü

300.000 Avro veya üzerindeki sözleşmeler

Uluslararası açık ihale usulü

5.000.000 Avro veya üzerindeki sözleşmeler

Uluslararası açık ihale usulü

100.000 Avro ile 300.000 Avro arasındaki sözleşmeler

Yerel açık ihale usulü

300.000 Avro ile 5.000.000 Avro arasındaki sözleşmeler

Yerel açık ihale usulü

300.000 Avro altında ancak 60.000 Avro’dan fazla sözleşmeler

Pazarlık usulü

(Faydalanıcı en az 3 tedarikçiye başvurur)


Pazarlık usulü



Pazarlık usulü


60.000 Avro veya daha düşük tutarlı sözleşmeler

Faydalanıcı tarafından oluşturulan prosedürler kullanılabilir






Hibe Sözleşmesinde DeğişiklikGenel Koşullar – Madde 9

• Ekleri de dahil hibe sözleşmesine yapılacak tüm değişiklikler yazılı olarak sözleşme makamına bildilirmelidir.

• Değişikliğin yürürlüğe girmesi gerektiği günden 30 gün önce yazılı değişiklik talebi gerekçeleriyle birlikte sözleşme makamına sunulmalıdır.

• Başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı ya da hibenin verilmesi kararını sorgulatacak etkide yada amaçda değişiklikler kabul edilemez.

• Toplam hibe miktarı arttırılamaz.

13


Hibe Sözleşmesinde DeğişiklikGenel Koşullar Madde 9

Bildirim MektubuEğer değişiklik: • Projenin temel amacını etkilemez ise ve değişikliğin mali etkisinin aynı

bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı ise, ya da ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki uygun maliyetlerinin % 25 (yüzde onbeş) veya altında ise

• Adres, banka hesabı ve denetçi değişikliği söz konusu ise *Değişiklik 7.2.2 Bildirim bir sonraki döneme ait raporda belirtilmelidir

• Diğer her türlü durumda ise ‘Büyük Değişiklik’ Talebi gerekecektir.

14


RaporlamaRaporlar Genel Koşulların Madde 15’ine göre ödeme talepleriyle beraber sunulmalıdır.

Raporlar aşağıdakileri içermelidir:• Sözleşme Makamının hangi kısmını finanse ettiğine bakılmaksızın

tüm projeyi bütün olarak kapsamalıdır, Annex VI’da sunulan şablona uygun olarak hazırlanmış teknik ve mali rapordan oluşmalıdır

• Sözkonusu döneme ait projenin uygulamasıyla ilgili tüm detayları içermelidir

Özel Koşullar 7.2.1 Değişiklik Genel Koşullar Madde 2.1:• g) Sözkonusu raporlama dönemine ait projenin uygulamasıyla ilgili satın alma

faaliyetlerini içeren özel bir rapor eklenecektir. Satın alma faaliyetleriyle ilgili bu rapor, ihalelerle ilgili bilgileri içerecektir ve Annex VI’daki modele uygun olarak hazırlanacaktır.

• h) Raporlama döneminde gerşekleşen tüm giderlerin detaylarını içeren gider listesi finansal raporlara eklenmelidir

15


Raporlama

Ara Rapor:• Ara Ödeme Talepleriyle beraber Ara teknik rapor ve finansal rapor

sunulmalıdır• Özel Koşullar 7.2.1 Değişiklik’de ki detayları da içermelidir

Final Raporu:• Uygulama Süresinin bitiminden en geç üç ay içinde final raporu

Sözleşme Makamına sunulmalıdır• Hibe miktarının 100,000 EUR ve üzeri olduğu durumlarda, final

raporuna gider doğrulama raporu eklenmelidir• Gider Doğrulama Raporu Ek VII’ye uygun şekilde olmalı ve

Sözleşme Makamı tarafından seçilen ya da onaylanan bir Denetçi tarafından hazırlanmalıdır

16


Raporlama

• Gerekli dil becerisi, ilgili altyapı ve deneyime sahip yetkin proje kordinatörünün önemi unutulmamalıdır

• Çeviri giderleri düşünülmelidir, eğer gerekliyse

• Formatlar kullanılmalıdır (EK VI)

• Raporlama hazırlıklarına vakitli başlanması gerekir

• Profesyonel yetkili muhasip/murakıp (EK VII’deki detaylara uyacak şekilde) seçilmelidir

17


EK III – Proje Bütçesi

• Bu bölüm, hibe projesinin detaylı toplam bütçesini ve mali kaynaklarını içerir.

• Bütçe Şablonu üç ayrı çalışma sayfasından oluşur:Proje Bütçesi - detaylı bütçe projenin toplam süresi için ve ilk 12 aylık dönem için hazırlanmalıdır

Gerekçelendirme - projenin toplam süresini kapsar Mali Kaynaklar - projenin toplam süresini kapsayacak şekilde sözleşme makamından talep edilen ve diğer mali kaynakları içerir• Sözleşme makamından talep edilen toplam hibe miktarı uygulama

sırasında arttırılamaz

18


EK III – Proje Bütçesi

1 İnsan Kaynakları • Bütçe Başlığı 1.1 (Yerel Personel’in maaşları) artı Başlık 1.2 ( Kendi

ülkeleri dışında yaşayan personelin maaşları) için toplam proje bütçesinin en fazla %35 ‘lik bölümü ayrılabilir

• Hibe Sözleşmesini ve Faaliyetlerini idare etmek amaçlı bir proje koordinatorü eklenmesi zorunludur. ( Aşama 2: Tam Başvuru Formlarının Sunulması aşamasında Proje kordinatörünün Özgeçmişi(CV)’i eklenmelidir.)

2 Ulaşım3 Ekipman ve Malzeme Alımları4 Yerel Ofis Giderleri5 Diğer Giderler, hizmetler• Eğer projeniz üçüncü taraflara finansal destek içeriyorsa, bu

faaliyetle ilgili bütçe kalemini bu bütçe başlığı altına ekleyebilirsiniz.

19


EK III - Proje Bütçesi

6 Diğer – İnşaat• Projede, inşaat işlerine ayrılan miktar toplam bütçenin %50’sinden

fazla ise proje uygun kabul edilmeyecektir.• Rehberin Bölüm 2.1.4 ‘ündeki inşaat işleriyle ilgili uygun olmayan

giderlere de lütfen dikkat ediniz. ( engelli standartlarında eksiklik, tarihi alanlar ve eserlerin restorasyonu)

8 İhtiyat Akçesi• Maksimum %5 oranında olabilir• Yalnızca, Sözleşme Makamının önceden yazılı yetkilendirilmesiyle kullanılabilir

20


EK III - Proje Bütçesi10 Uydun Dolaylı Maliyetler• Maksimum %7 oranında olabilir• Hibe Bütçesinin başka bir başlığına atanmış maliyetleri içermemeleri şartıyla uygundur12 Vergiler • İadesi olmayan vergiler söz konusu olduğunda• Detaylar için EK J’den yararlanabilirsiniz. Ayni Katkılar• Ayni katkılar gerçek harcamalar olarak kabul edilmez ve uygun

maliyetler değildir. Ayni katkılar, eğer özel koşullarda belirtilmemişse faydalanıcı tarafından sağlanan eş finansman olarak görülemez.

• Yukarıdakilere halel getirmeksizin, eğer projenin faydalanıcı tarafından teklif edilen haliyle tanımı ayni katkıları öngörüyorsa bu katkıların sağlanması gerekir.

21


EK III Proje Bütçesi

Basitleştirilmiş Maliyet Opsiyonları:

• Ek K’da belirlenmiş olan kriterlere uygunluk göstermeli• Bu şekilde geri ödeme öneren başvuru sahibi bütçede, bu tip finansmanla ilgili uygun

maliyetlerin her bir başlık/kalemini belirtmelidir, örn. Birim hanesine büyük harflerle “BİRİM MALİYET”(UNIT COST) (aylık/uçuş başına vs.), “TOPLU MİKTAR”(LUMP SUM) veya “SABİT ORAN”(FLAT RATE)

• Buna ek olarak, Bütçedeki “Tahmini maliyetlerin gerekçelendirilmesi” sayfası, Rehberde bahsedilen detayları içermelidir.

• Basitleştirilmiş maliyet opsiyonları temelinde Sözleşme Makamı tarafından yetkilendirilebilecek toplam finansman miktarı 60.000 Euro’yu aşamaz

• Sözleşme aşamasında, Sözleşme Makamı, başvuru sahibi tarafından sunulan geçici bütçenin temelindeki önerilen miktarlar veya oranları, başvuru sahibi tarafından gerçekleştirilmiş hibeler veya benzer faaliyetlerin gerçek verilerini analiz ederek ve Ek K’da belirtilmiş olan kontrolleri yaparak, bu maliyetleri kabul edip etmeme konusunda karar vermektedir.

22


Bütçe Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar

• Bütçe, sadece Sözleşme Makamının katkısını değil, projenin tüm uygun maliyetlerini içermelidir.

• Kalemlerin tanımları yeterli düzeyde detaylandırılmalı ve tüm kalemler ana öğelerine ayrılmalıdır.

• Her öğe için birim sayısı ve birim fiyatı belirtilmelidir.

• Maliyetler ve birim fiyatları en yakın Euro sent’e yuvarlanır. • İletişim ve görünürlük faaliyetleri dikkatli bir şekilde planlanmalı ve

bütçelendirilmelidir. AB’nin Dış Faaliyetleri İçin İletişim ve Görünürlük Rehberi’ni aşağıdaki websitesinden edinebilirsiniz:

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm)

ÖNEMLİ NOT: Bu tablolardaki mali bilgilerin doğruluğundan yalnızca Başvuru Sahibi sorumludur.

23

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm


Hibe Bütçesi Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar

• AB katkısı ilk tahmin edilen (kavram belgesinde talep edilen) miktarın %20’sinden fazla değişmemelidir

• Pazar Araştırması• Menşe ve Tabiyet Kuralı• Fiyatlandırma• KDV ve vergiler• Geriye dönük harcamalar uygun değildir• Satın alma prosedürleri• Finansman kaynakları, finansal planlama

24


Hibe Bütçesi Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar

• Uygun olmayan maliyetler bütçeye dahil edilmemelidir

Hibe Başvuru Rehberi, bölüm 2.1.4 & 2.1.5’deki uygun olan ve uygun olmayan maaliyetlerle ilgili detayları lütfen dikkatlice okuyunuz

Genel olarak projenin içerebileceği uygun maaliyetlerle ilgili Genel Koşullar Madde 14’ü dikkatlice okuyunuz

25


Proje Bütçesi Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar

Uygun Olmayan MaliyetlerÖzel Koşullar 7.2.4 Değişiklik Genel Koşullar Madde 14a) Borçlar ve borç hizmet ücretleri (faizler)b) Kayıplar ve gelecekteki potansiyel yükümlülüler için yedeklerc) Faydalanıcı tarafından beyan edilen ve başka bir projeveya iş programı tarafından

karşılanan maliyetlerd) Arazi ve bina alımlarıe) Kur değişim zararlarıf) Üçüncü partilere verilen krediler, özel koşullarda belirtilmemişseg) Borçlu olunan faizlerh) Sözleşmenin imzalanmasından önce tahakkuk eden maliyetleri) Arazi, bina ve ofis kiralarıj) Gerçek ve tüzel kişilerin haklarına saygı duymaksızın yapılan bina

yenileme/renovasyonu, inşaat ve altyapı çalışmaları

26


KOLAY GELSİN!!!

Program Yönetim Birimi (PMU)

27

6 Eylül 2013 Lefkoşa

Documents