73 In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die wichtigsten Techniken der Rechnungserfassung vor. Hierzu zählen z. B. die Vorerfas- sung von Rechnungen, die Erfassung von Gutschriften und kontierten Bestellpositionen und die Behandlung von Skonto und Bezugsnebenkosten. Zudem besprechen wir die Nachrich- tenausgabe und Auswertungen. 6 Allgemeine Techniken in der Logistik-Rechnungsprüfung Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den allgemeinen Techniken, die bei der Logistik-Rechnungsprüfung genutzt werden können. Allge- meine Techniken bedeutet in diesem Zusammenhang die Erfassung von Eingangsrechnungen im Dialog, wobei besondere Anforderun- gen, die bei der Rechnungsprüfung auftreten können, berücksichtigt werden sollen. Hierzu zählen: die Belegvorerfassung und unterschiedliche Rechnungsstatus die Bearbeitung von Gutschriften, nachträglichen Belastungen, nachträglichen Entlastungen und Stornos die Verbuchung von Rechnungen ohne Bestellbezug die Verbuchung von kontierten Bestellungen die Verbuchung von Rechnungen mit unterschiedlichen Steuer- sätzen die Verbuchung von Rechnungen in Fremdwährung die Behandlung von Skontovereinbarungen die Behandlung von Bezugsnebenkosten die Einstellung und Bearbeitung meldepflichtiger Bestelltextarten die Prüfung auf doppelte Rechnungserfassung Zusätzliche Inhalte dieses Kapitels sind: Nachrichten in der Logistik-Rechnungsprüfung Auswertungen in der Logistik-Rechnungsprüfung
16
Embed
6 Allgemeine Techniken in der Logistik-Rechnungsprüfung
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
73
In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die wichtigsten Techniken der Rechnungserfassung vor. Hierzu zählen z. B. die Vorerfas-sung von Rechnungen, die Erfassung von Gutschriften und kontierten Bestellpositionen und die Behandlung von Skonto und Bezugsnebenkosten. Zudem besprechen wir die Nachrich-tenausgabe und Auswertungen.
6 Allgemeine Techniken in der Logistik-Rechnungsprüfung
Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den allgemeinen Techniken, diebei der Logistik-Rechnungsprüfung genutzt werden können. Allge-meine Techniken bedeutet in diesem Zusammenhang die Erfassungvon Eingangsrechnungen im Dialog, wobei besondere Anforderun-gen, die bei der Rechnungsprüfung auftreten können, berücksichtigtwerden sollen. Hierzu zählen:
� die Belegvorerfassung und unterschiedliche Rechnungsstatus
� die Bearbeitung von Gutschriften, nachträglichen Belastungen,nachträglichen Entlastungen und Stornos
� die Verbuchung von Rechnungen ohne Bestellbezug
� die Verbuchung von kontierten Bestellungen
� die Verbuchung von Rechnungen mit unterschiedlichen Steuer-sätzen
� die Verbuchung von Rechnungen in Fremdwährung
� die Behandlung von Skontovereinbarungen
� die Behandlung von Bezugsnebenkosten
� die Einstellung und Bearbeitung meldepflichtiger Bestelltextarten
� die Prüfung auf doppelte Rechnungserfassung
Zusätzliche Inhalte dieses Kapitels sind:
� Nachrichten in der Logistik-Rechnungsprüfung
� Auswertungen in der Logistik-Rechnungsprüfung
1160.book Seite 73 Mittwoch, 3. September 2008 2:21 14
74
Allgemeine Techniken in der Logistik-Rechnungsprüfung6
Die Möglichkeiten der Automatisierung in der Logistik-Rechnungs-prüfung und die Bearbeitung spezieller Beschaffungsvorgänge wer-den in einem gesonderten Kapitel besprochen (siehe Kapitel 8, »Spe-zielle Techniken in der Logistik-Rechnungsprüfung«).
6.1 Belegvorerfassung und Rechnungsstatus
In der Logistik-Rechnungsprüfung lassen sich Rechnungen, Gut-schriften und nachträgliche Be- und Entlastungen auch vorerfassen.
Keine Verbuchungder Rechnung, aberSicherung erfasster
Daten
Das bedeutet, dass diese Belege noch nicht sofort verbucht, aber be-reits verschiedene Daten in SAP ERP gesichert werden. Die Belegvor-erfassung wird z. B. gewählt, wenn bestimmte Informationen zur Bu-chung der Rechnung noch nicht vorliegen, wenn die Rechnung vorder endgültigen Buchung noch von einem erfahrenen Mitarbeiterüberprüft werden soll oder wenn der Rechnungssaldo ungleich nullist und die Rechnung somit nicht gebucht werden kann.
Funktionen in derBelegvorerfassung
Bei der Vorerfassung von Eingangsrechnungen bietet SAP ERP diefolgenden Funktionen an:
� Beleg merken
� Beleg vorerfassen
� Beleg vollständig sichern
Diese verschiedenen Funktionen unterscheiden sich darin, welchePrüfungen SAP ERP für den Beleg vornimmt, ob der Saldo ungleichnull sein kann, welche Fortschreibungen in SAP ERP vorgenommenwerden und welche Belege erzeugt werden. Eine Übersicht über dieverschiedenen Funktionen sehen Sie in Tabelle 6.1.
Einstellung von Toleranzen
Die Möglichkeiten zur Verbuchung von Rechnungen mit einem Saldo un-gleich null unter Berücksichtigung von Toleranzen für Kleindifferenzenund lieferantenabhängigen Toleranzen werden in Kapitel 7, »Ursachenund Bearbeitung von Rechnungssperren und Abweichungen«, bespro-chen.
1160.book Seite 74 Mittwoch, 3. September 2008 2:21 14
75
Belegvorerfassung und Rechnungsstatus 6.1
Die eigenen vorerfassten Belege werden im Arbeitsvorrat aufgelistetund können dort durch Doppelklick aufgerufen und weiterbearbeitetwerden (siehe Abbildung 6.1).
In beiden Transaktionen steht Ihnen die Funktion ARBEITSVORRAT zurVerfügung. Aus der Transaktion EINGANGSRECHNUNG HINZUFÜGEN
können Sie sich über den gleichnamigen Button eine Eingangsrech-nung »merken« (siehe Abbildung 6.2).
Abbildung 6.2 Button »Merken«
Weiterhin können Sie aus der Transaktion EINGANGSRECHNUNG HIN-
ZUFÜGEN über BEARBEITEN � WECHSELN ZUM VORERFASSEN in die Trans-aktion zur Belegvorerfassung wechseln. Die Transaktion EINGANGS-
RECHNUNG VORERFASSEN bietet Ihnen die Möglichkeiten, sich einenBeleg zu merken, ihn vorzuerfassen oder vollständig zu sichern(siehe Abbildung 6.3).
Abbildung 6.3 Eingangsrechnung vorerfassen
Liste vorerfasster Belege
Eine Liste aller vorerfassten Belege können Sie sich mit der TransaktionÜBERSICHT RECHNUNGEN (MIR6) über den Menüpfad SAP MENÜ � LOGISTIK �MATERIALWIRTSCHAFT � LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG � WEITERVERARBEITUNG �ÜBERSICHT RECHNUNGEN anzeigen lassen. Im Selektionsbild dieser Transak-tion können Sie die vorerfassten Belege z. B. nach dem Bearbeiter unddem Rechnungsstatus selektieren und aus der Liste in die Rechnungsbear-beitung verzweigen.
1160.book Seite 76 Mittwoch, 3. September 2008 2:21 14
77
Belegvorerfassung und Rechnungsstatus 6.1
Vorerfasste Belege können beliebig oft verändert oder auch gelöschtwerden. Durch ihre Löschung bleibt der Belegkopf als Verwendungs-nachweis erhalten, und die Belegnummer wird nicht weiter von SAPERP vergeben. Einen bereits vorerfassten Beleg, der aus dem Arbeits-vorrat aufgerufen wird (siehe Abbildung 6.1), können Sie sich nichtwieder »merken« (siehe Abbildung 6.4).
Abbildung 6.4 Bearbeitung eines vorerfassten Belegs
Änderung des Belegstatus
Die Änderung des Belegstatus ist somit nur aufsteigend möglich:Beleg merken – Beleg vorerfassen – Beleg vollständig sichern – Belegbuchen.
Zur Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung können Sie sichmit dem Report RFPUMS00 alle vorerfassten Belege anzeigen lassen(siehe Abbildung 6.5).
Abbildung 6.5 Report RFPUMS00
Umsatzsteuer-voranmeldung vorerfasster Belege
Sie erreichen die Transaktion zum Start dieses Reports über denMenüpfad SAP MENÜ � RECHNUNGSWESEN � FINANZWESEN � HAUPTBUCH
1160.book Seite 77 Mittwoch, 3. September 2008 2:21 14
78
Allgemeine Techniken in der Logistik-Rechnungsprüfung6
6.2 Gutschrift, nachträgliche Entlastung, nachträgliche Belastung und Storno
Korrektur bereitsverbuchterEingangs-
rechnungen
Im Rahmen des Beschaffungsprozesses können bei der Rechnungser-fassung Korrekturen erforderlich werden, wenn z. B. bei bereits ge-buchten Rechnungen eine Teilrücklieferung erfolgt, wenn vom Liefe-ranten ein falscher Preis berechnet wurde oder wenn bei derBuchung der Rechnung Erfassungsfehler gemacht wurden.
Vorgänge In SAP ERP sind die erforderlichen Korrekturen mittels der Transak-tion EINGANGSRECHNUNG HINZUFÜGEN in der Logistik-Rechnungsprü-fung durch die Verwendung der folgenden Vorgänge möglich:
� Gutschrift
� nachträgliche Entlastung
� nachträgliche Belastung
� Storno
Diese Vorgänge werden hinsichtlich der folgenden Fragen genauerbeschrieben:
� Welche Buchungen müssen korrigiert werden, und welche Prü-fungen nimmt SAP ERP dabei vor?
� Wie ist die Vorgehensweise bei der Korrektur, und welche Konse-quenzen ergeben sich für die Bestellentwicklung?
� Welche Kontobewegungen ergeben sich?
6.2.1 Gutschrift
Korrektur vonRechnungs-menge und
Rechnungswert
Die Buchung einer Gutschrift vom Lieferanten ist erforderlich, wennin einem Beschaffungsprozess die berechnete Menge größer ist als diegelieferte Menge. Ursächlich hierfür kann z. B. die Verbuchung einerRechnung mit einer höheren Rechnungsmenge als Wareneingangs-menge sein oder eine vorgenommene Rücklieferung bei einem be-reits verbuchten Rechnungseingang. Durch eine Gutschrift wird alsodie berechnete Menge und mithin der berechnete Gesamtwert korri-giert. Der berechnete Preis wird nicht korrigiert.
1160.book Seite 78 Mittwoch, 3. September 2008 2:21 14
79
Gutschrift, nachträgliche Entlastung, nachträgliche Belastung und Storno 6.2
Bei der Verbuchung einer Gutschrift wird die Höhe der Gutschrifts-menge durch die bereits berechnete Menge begrenzt. Obwohl in SAPERP keine Preisprüfung (Bestell- oder Rechnungspreis) bei der Ein-gabe von Betrag und Menge in der Positionsliste erfolgt, erwartetSAP ERP bei einer Gutschriftsmenge in Höhe der bereits berechnetenMenge auch eine wertmäßige Gutschrift in Höhe des bereits berech-neten Wertes. Bei einer Gutschriftsmenge, die niedriger ist als die be-reits berechnete Menge, wird der Gutschriftsbetrag durch den be-reits berechneten Wert begrenzt. Ein zusammenfassendes Beispielfinden Sie in Tabelle 6.2.
Vorgehensweise bei der Verbuchung einer Gutschrift
Zur Buchung einer Gutschrift verwenden Sie die Transaktion EIN-
GANGSRECHNUNG HINZUFÜGEN und wählen den Vorgang GUTSCHRIFT.Nach der Eingabe der Belegkopfdaten und der Auswahl einer Zuord-nung werden Ihnen in der Positionsliste die Positionen mit dem be-reits berechneten Wert und der bereits berechneten Menge gemäßIhrer Zuordnung vorgeschlagen (siehe Abbildung 6.6).
Wareneingang Rechnungs-eingang
Gutschrift Warn-/Fehler-meldung
Menge Wert Menge Wert Menge Wert
7 70 10 100 3 30 –
7 70 10 100 3 27 –
7 70 10 100 3 33 Stornowert ist größer als bisher berechneter Wert
7 70 10 100 12 – Stornomenge ist größer als bisher berechnete Rech-nungsmenge
7 70 10 100 10 90(100)
bei Vollstorno wird Stornowert auto-matisch gesetzt (im Beispiel 100)
Tabelle 6.2 Eingaben und Fehlermeldungen bei einer Gutschrift
1160.book Seite 79 Mittwoch, 3. September 2008 2:21 14
80
Allgemeine Techniken in der Logistik-Rechnungsprüfung6
Abbildung 6.6 Vorschlagsliste
Beispiel Im Beispiel wurde bereits eine Menge von 70 Stück mit einem Ge-samtwert von 700,00 EUR berechnet. Nach der manuellen Anpas-sung von Betrag und Mengen auf die vorliegende Gutschrift könnenSie diese Eingangsrechnung buchen (siehe Abbildung 6.7).
Abbildung 6.7 Korrektur der Positionsliste – Gutschrift
1160.book Seite 80 Mittwoch, 3. September 2008 2:21 14
81
Gutschrift, nachträgliche Entlastung, nachträgliche Belastung und Storno 6.2
Auswirkungen auf die Bestellent-wicklung
Durch die Buchung der Gutschrift werden in der Bestellentwicklungdie insgesamt berechnete Menge und der insgesamt berechnete Wertum Gutschriftsmenge und Gutschriftswert verringert (siehe Abbil-dung 6.8).
Abbildung 6.8 Bestellentwicklung
Buchungen in der Finanzbuchhaltung
Die Buchung der Gutschrift führt automatisch zu Buchungen in derFinanzbuchhaltung. Im Fallbeispiel wird das Wareneingangs-/Rech-nungseingangsverrechnungskonto um den Bruttobetrag der Gut-schrift ausgeglichen, das Kreditorenkonto um den Nettobetrag belas-tet und eine Vorsteuerkorrektur vorgenommen (siehe Abbildung6.9).
Abbildung 6.9 Buchungen in der Finanzbuchhaltung
6.2.2 Nachträgliche Entlastung
Konzept der nachträglichen Entlastung
Die nachträgliche Entlastung ist eine Gutschrift, bei der der berech-nete Rechnungsbetrag korrigiert wird, ohne die Rechnungsmenge zuändern. Den Vorgang NACHTRÄGLICHE ENTLASTUNG verwenden Sie,wenn der Preis einer eingebuchten Rechnung zu hoch war. Die Rech-nungsmenge, die nachträglich entlastet werden soll, darf dabei nichthöher sein als die bereits berechnete Menge. Zudem können Siekeine nachträgliche Entlastung buchen, wenn noch kein Rechnungs-
1160.book Seite 81 Mittwoch, 3. September 2008 2:21 14
367
Index
A
Ablaufsteuerung 323Abrechnung von Konsignations- und
abrechnung 189Korrekturkennzeichen 167Nachbelastung 83, 117Preissteuerungskennzeichen 144Prüfung auf doppelte Rechnung 40, 119QM in der Beschaffung aktiv 154Quotierungsverwendungskenn-
Rechnungsprüfung im Hintergrund 179Bearbeitungsstand 186Erfassung der Eingangsrechnung 180Erstellung der Rechnungspositionen 182für Hintergrundprüfung einplanen 188Übersichtsliste 184
Rechnungssperre bei Limitbestel-lung 151Toleranzschlüssel LA 151Toleranzschlüssel LD 151
Rechnungssperre wegen Positions-betragsprüfungToleranzschlüsel AN 150Toleranzschlüssel AP 150
Rechnungssperre wegen Positions-betragsprüfung 148
Rechnungssperren und Abweichungen 129
Referenzeinkaufsorganisation 26Regeln der Kontenfindung 253Report