學術論文寫作之相關電腦文書處理

學術論文寫作之相關電腦文書處理

楊維中

一、 樣式與大綱模式之使用Microsoft Word

所謂「樣式」（Styles），就是在文書處理或是電腦桌上排版軟體（Desktop Publishing，DTP）當中，我們可以將某些固定的版面視覺元素（例如字體、大

小、行距）等，儲存起來，之後，只要在一份文件當中的某些特殊的部份，需要

使用這些特別的樣式的時候，我們便可以從選單當中快速叫出我們所需要使用的

樣式，套用到文件中的某些部份。在學術論文中，常見的樣式可能包括內文、引

文、註解（註腳）、各種層級的標題…等。

而在使用樣式功能的同時，也往往會與大綱（outline）模式相互配合，所謂的

大綱模式，就是以階層的方式，顯示整份文件的結構。之所以常互相配合，是因

為往往一份文件當中的某個階層的文字，都是使用相同的視覺樣式，例如在一篇

論文當中所有的章節標題，都會使用相同的字體與大小，或許可以這麼說，我們

使用大綱模式建立文件的結構，然後用樣式功能，建立出視覺的對應關係。

使用樣式以及大綱模式編排，主要是應用在篇幅較長、而又特別需要清楚結構

的文件上，而學術論文或是各種作為學術論文練習的報告，就正是這樣的文件。

使用樣式以及大綱模式進行文件的寫作或編排，可以有以下幾項好處：

1. 文件結構清楚，章節次序一目瞭然，可以清楚知道目前寫作的文字的階層，

而在結構清楚的文件中進行寫作，也可以幫助寫作者以有結構的方式，處

理寫作時的思路。

2. 可以讓寫作者可以將更多的心思放在寫作上，而不是在文件的樣式調整

上。—當我們將各種層次所需要使用的視覺樣式，都事先規範好、設定好

之後，之後只需要直接套用即可，而不需要每次都自行動手調整一次。而

文書軟體以及排版軟體提供樣式修改功能，如果您發現所有的內文字體都

太小的時候，您可以透過選擇「內文」這個樣式，稍微修改，便可以一次

改變整份文件中套用了「內文」這個樣式的部分。

3. 可以方面各種其他後續操作。例如，在使用樣式以及大綱模式建立起文章

的結構之後，便可以輕鬆產生出目錄…等。

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（一）大綱模式

1.叫出大綱模式

以 Microsoft Word 2003 為例，叫出大綱模式的方法是：在選單中的「檢視」

中，選擇「大綱模式」，或是在 Word 畫面的左下角，選擇從左到右數來的第四

個小圖示。以您目前正在閱讀的這份講義為例，在大綱模式下，就會是以這種方

式呈現，如圖表 1：

圖表 1

2.調整階層

之後，在文書處理視窗的上方，就會出現一條工作列。如圖表 2。

圖表 2

在這個工作列中，只要使用箭頭，便可以調整文件的階層，例如，按下向左的

箭頭（←），就可以提昇目前所在段落的階層，例如將第二層的標題提昇為第一

層的標題。反之，按下向右的箭頭（→），就可以降低目前所在段落的階層。

另外，也可以在大綱模式當中，選擇只檢視某些階層的文字。

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（二）使用樣式

1.叫出樣式表

叫出樣式表的方法是，從選單上的「格式」中，選擇「樣式與格式」。之後，

就會在畫面的右方出現樣式表，如圖表 3。而如果選擇「格式」當中的「顯示格

式」，則會在畫面的右方，出現對於目前所使用樣式的相關說明。

圖表 3

2.套用樣式

要在某一段文字上套用樣式，只要一邊在文

書編輯區中，選擇要套用樣式的文字，然後在

樣式表中點選要使用的樣式即可。而因為在大

綱模式中的標題階層與樣式之間，其實有著對

應的關係，所以，只要是在大綱模式中改變文

件的階層，也會自動改變文件的樣式，而如果

套用了像「標題 1」、「標題 2」之類的樣式，

也會改變所選文字的階層。

3.修改樣式

在樣式表中點選某一樣式後，便會出現一個

下拉選單，其中，「選取相同設定」一項，可

以選擇所有套用此一樣式的文字。而選擇「修

改」，就可以修改樣式的各項設定，並且一次

修改所有套用此一樣式文字的視覺元素。如圖

表 4。

圖表 4

在按下修改之後，會跳出一個樣式設定視窗，如圖表 5。

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在修改樣式的設定視窗中，主

要包括幾項基本的設定，包括字

體、大小、粗體、斜體，以及行

距與走文方向等，此外，在按下

「格式」按鈕之後，可以進行更

多的相關設定。

其中，「樣式根據」的意義，在

於目前所使用的樣式是否是從某

一個另外的樣式修改而來；而「供

後續段落使用之樣式」代表的

是，在套用了這個樣式之後的下

一個段落，會開始使用那一個樣

式，例如，在打完標題之後的下

一段，往往就是內文，因此便是

設定為「內文」。

在格式設定中，也可以針對某

個樣式設定快速鍵，如此一來，

便可以只要按下某個快速鍵，便

可以套用某個特殊的樣式。

如果選擇了「加入範本中」，代

表的是修改的範圍不僅只是目前所使用的文件，而是，以後只要開新的文件，文

件中都會使用這些樣式。

圖表 5

二、製作目錄

（一）目錄

圖表 6 目錄設定視窗

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在設定好了文件的結構與樣式之後，要製作目錄可說相當容易，只要選擇「插

入」→「參照」→「索引及目錄」，然後在上方的分頁中選擇「目錄」，就會出現

一設定視窗，如圖表 6。在大部份狀況下，我們只需要沿用既有的設定即可，主

要需要調整的的方式是「顯示階層」部份，在這裡可以決定需要在目錄中放置到

底幾層的標題，例如，我們只需要顯示第一層的標題的話，就只要輸入「1」即

可。

（二）圖表目錄

圖表 7 圖表目錄設定視窗

在「插入」→「參照」→「索引及目錄」的設定視窗中，選擇「圖表目錄」，

就可以製作圖表目錄。

在 Word 中，可以針對某張圖片，使用「標號」功能，所謂的「標號」，就是

在圖片或表格的上方或下方，加入相關的說明，或是加入編號，例如某張圖片是

「圖表 1」、「圖表 2」，或「表格 1」、「表格 2」等。在製作圖表目錄的時候，就

是將這些圖片的說明，整理成一份目錄。

三、輸入特殊字母

在書寫論文時，如果引用某些歐洲語文的資料，當中所使用的字母可能會超過

一般個人電腦的鍵盤所能夠處理的範圍，例如德文當中的 Umlaut（ä、ö、ü）以

及 Eszet（ß），如果遇到需要輸入像「Georg Büchner」，在非德文鍵盤，就相當難

以輸入。不過，Word 其實提供了輸入這些特殊字母的方法。

（一）插入符號

您可以使用「插入」→「符號」功能，叫出「符號表」，便可以透過點選的方

式，鍵入所需要的特殊文字。但是，每次需要使用某個符號，就必須要叫出符號

表，還是有一些不便，所以，可以在符號表中選擇好某個符號之後，按下下方的

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「快速鍵」按鈕，就可以用某個鍵盤按鍵組合，快速輸入所需要的符號了。

圖表 8 符號表

（二）自動圖文集

此外，在插入了符號之後，也可以透過叫出自動圖文集的方式，將這個符號加

入到自動圖文集中，方便日後快速取用。叫出自動圖文集的方式是在選單上選擇

「檢視」→「工具列」→「自動圖文集」，這時候，工具列上就會出現自動圖文

集的工具列，如圖表 9。

圖表 9 自動圖文集工具列

要將某段文字加入到自動圖文集中，只要先用滑鼠選擇文字範圍，然後在自動

圖文集工具列上，按下新增按鈕。Word 就會跳出一個視窗，問您新的自動圖文

集的名稱，按下「確定」後便完成了新增，如圖表 10。

圖表 10 新增新的自動圖文集

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四、插入註腳或註解

所謂的註解（Notes）是指在文件中插入註解編號，然後將所有的註釋內容放

在全文最後的註解方式，而註腳（Footnotes）則是直接將註釋內容放在該頁的下

方。在之前的論文寫作習慣中，往往大量使用註腳，但是這幾年的寫作體例逐漸

以為有著大量的註腳其實會干擾閱讀，所以偏好將註釋集中在全文最後，而許多

的註腳往往都是書目來源的解釋，但是進幾年則發展為，關於書目來源的解釋，

就直接寫在正文當中，另外加上括弧解釋即可，例如像這樣：（Foucault：1990，pp.100-102）。實際上，要使用怎樣的註釋方式，還是要看學術刊物的體例，或是

系所對於學位論文的格式要求。

圖表 11 插入註腳

不過，在 Word 軟體中，註解被稱為是「章節附註」，而要插入註腳或是註解，

都是選擇選單上的「插入」→「參照」→「註腳」，便會出現「註腳及章節附註」

視窗，如圖表 11。要選擇是註腳或是註解，就是在「位置」的地方，選擇是「註

腳」或「章節附註」，如果是註腳，位置就是「本頁下緣」，而如果是註解，則看

文章篇幅長短，選擇「文件結尾」或「章節結尾」。

五、參考書目的管理

所謂的參考書目其實有兩種，一種稱為 Bibliography，代表的是與這篇論文全

部相關的材料，不管是否文章中是否有直接引用這些材料，都全部放到書目當

中，因此雖然看起來數量相當龐雜，但是有時候列出的資料，其實與論文也未必

有關。而所謂的 Reference，則是只有論文中確實有引用（citation）的資料，才

會放入到書目中。

參考書目的管理是一件相當麻煩的事情，原因包括，在蒐集資料的時候，資料

往往會不斷增加，如果沒有適當的工具協助管理，很容易變得雜亂無章；而同一

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份參考書目往往會需要重複使用，例如在某次研討會發表了某篇論文後，下次想

要在另外一個研討會上，發表一篇後續研究的論文，使用了相同的書目，但是兩

個研討會對於書目格式的要求不同，那麼就必須要重新一筆一筆的調整書目格

式。因此，也就有人發展出如 EndNote 這類的書目管理應用程式。

EndNote 的基本操作觀念是，每一個 EndNote 檔案，都是一個 EndNote 的小圖

書館（Library），而在每個圖書館裡頭，可以存放許多的參考書目（Reference），參考書目有著許多不同的類型，例如書籍、期刊文章、學位論文、書籍當中的某

篇文章等，而在使用的時候，可以針對不同的類型，套用上不同的模板，匯出成

所需要的參考書目文字檔。在 EndNote 中已經內建了上百種不同樣式的模板，不

過，因為 EndNote 畢竟是國外軟體，多是以國外的學術刊物的樣式，而少有國內

的樣式，需要自行新增。

在開啟 EndNote 軟體的時候，就會問您是否要建立新的圖書館，或是開啟舊的

圖書館，如果是第一次使用，那就是選擇建立新的圖書館（Create a new EndNote library），如圖表 12。

圖表 12 EndNote 開啟畫面

（一）輸入書目

在建立了圖書館之後，首先需要做的，就是輸入書目，輸入書目的方法是在選

單上的「References」中，選擇「New References」，在新增完畢之後，可以使用

「Edit References」編輯、用「Delete References」刪除。

在輸入參考書目的時候，首先需要設定的，就是參考書目的類型（References Type），這個選項是一個下拉選單，只要往下拉，就可以看到各種不同的類型，

例如，如果我們是引用自某本書當中的資料，那麼類型就是 Book。如圖表 13。

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圖表 13 在 EndNote 中輸入資料的畫面

在輸入完成後，便可以在圖書館的主視窗中，看到輸入的結果，然後，只要用

「File」選單下的「Export」，便可以匯出。

（二）在Word當中插入書目

在安裝了 EndNote 之後，會在 Word 中同時出現一條 EndNote 的工具列，如圖

表 14，另外，在選單上的「工具」中，也會出現「EndNote」的相關工具。如果

我們要從 EndNote 圖書館當中的資料，取出其中一筆，插入到正在 Word 中編輯

的論文中，就是選擇「Insert Selected Citation(s)」這個工具。

圖表 14 EndN ote 工具列

比方說，我們在 EndNote 中選取了一筆書目如下，是傅科的《瘋癲與文明》：

圖表 15

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然後在 Word 中點選了「Insert Selected Citation(s)」，效果就是：

圖表 16 在 EndNote 中輸入書目

可以看到，Word 會以「功能變數」的方式，快速將書目資料以引用格式（Citation）的方式，插入在論文的正文中，如範例中的「（Foucault，1991），並且在文件的

最後，另外也以功能變數的方式，加入了完整的書目資料。

（三）套用與設計樣版

EndNote 相當強大的一點，就在於可以使用各種已經設計好的輸出樣式，或是

自行設計樣式（Styles），方便在各種狀況下使用。要切換輸出樣式的方法是在

EndNote 的選單上，選擇「Edit」下的「Output Styles」，進行切換，在選定樣式

之後，以後輸出、或是插入到 Word 當中，都會使用這個樣式。如圖表 17。

圖表 17 EndNote 中切換樣式

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在圖表 17 的示範中，總共有七個樣式，但是其實 EndNote 當中的樣式數量不

僅如此，如果要開啟其他的樣式的話，請選擇「Edit」→「Output Styles」→「Open Style Manager」（樣式管理員），就可以看到滿滿的樣式種類列表，如圖表 18。以

EndNote 8 為例，就內建了 1282 種樣式。

圖表 18 EndNote 的樣式管理員

如果我們需要使用某個樣式，就只要在這個樣式前面的方塊上，用滑鼠勾選，

這樣就會出現在 Output Styles 列表當中了。但是，如果還是沒有我們需要使用的

樣式的話，就必須自己新增，新增樣式的方法是「Edit」→「Output Styles」→

「New Style」。

在建立樣式的時候，特別需要使用的，就是 Template（模版），同樣一筆資料，

我們只要使用不同的模版，就可以輸出成不同的形式，在一個樣式中，EndNote可以讓我們針對 Citation、Bibliography 以及 Footnote，設定不同的模版。

模版是以系統所提供的標籤（Field），以及您自己所設置的符號或文字所組成，

例如，如果我們將 Citation 的模板設定為：

（Author：Year）

Author 與 Year 是 EndNote 所提供給我們的標籤，其餘的標點是我們自己所設

計的，所以用這個標籤產生出來的 Citation，就會像是「（Foucault，1991）」、或

「（馮建三，2005）」等。

在 Bibliography 的部份，可以針對不同的書目類型，分別設定，如圖表 19：

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圖表 19 設定 Bibliography 的模板

在圖表 19 中，我們分別設定了期刊文章、書籍、書的部份內容（例如收錄在

某本論文集當中的某篇文章）以及通用格式四種，EndNote 會根據我們之前所輸

入的書目資料類型，套用不同的樣式。而只要將樣式設好，就可以不用將心思一

直放在書目格式等問題上，可以將更多力氣放在論文的內容與品質上—這才應該

是最重要的事情。

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