STANDAR OPERATING PROCEDURE INVENTARISASI BARANG UIN SUNAN
KALIJAGATUJUAN Dalam rangka meningkatkan dan menyempurnakan aspek
ketatalaksanaan dalam bidang perlengkapan diperlukan suatu pedoman
pelaksanaan yang dapat dijadikan dasar , tuntunan dan pegangan,
dalam melakukan pengelolaan barang milik/kekeyaan negara di
lingkungan UIN Sunan Kalijaga. Salah satu cara untuk memperoleh
data yang benar, lengkap, mutakhir dan dapat dipertanggungjawabkan
adalah melaksanakan pembukuan dan inventarisasi barang secara
tertib, teratur, dan terarah menurut ketentuan yang berlaku. SOP
ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai : 1. Tercapainya
tertib administrasi pengelolaan barang milik/kekayaan negara 2.
Mempermudah pengawasan dan penyelamatan barang milik/kekayaan
negara 3. Mempermudah dalam menghitung kekayaan negara 4.
Tercapainya penghematan keuangan negara
RUANG LINGKUP 1. Menyediakan data untuk merencanakan dan
menentukan kebutuhan barangbarang milik/kekayaan negara 2.
Memberikan informasi untuk dijadikan bahan masukan untuk pengadaan
barang milik/kekayaan negara 3. Menjadi pedoman dalam
pendistribusian barang milik/kekayaan negara
4. Memberikan informasi dalam pemeliharaan barang milik/kekayaan
negara 5. Menyediakan data/informasi dalam menentukan kondisi
barang milik/kekayaan negara ( tua, rusak, berlebih ) dan
penghapusan serta pertanggungjawabannya 6. Membina katalogisasi dan
standarisasi barang milik/kekayaan negara.
DEFINISI ( PENGERTIAN-PENGERTIAN ) 1. Pedoman Pembukuan dan
inventarisasi barang milik/kekayaan negara di lingkungan UIN Sunan
Kalijaga adalah rangkaian ketentuan yang harus dilaksanakan dan
dijadikan pegangan, tuntutan dan dasar dalam melakukan pembukuan
dan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di lingkungan UIN
Sunan Kalijaga. 2. Pembukuan Barang milik/kekayaan negara adalah
kegiatan untuk melakukan pencatatan barang milik/kekayaan negara
baik data asal barang, penempatan barang di unit kerja, mutasi
barang maupun inventarisasi barang 3. Inventarisasi adalah kegiatan
untuk melakukan pencatatan dan pendaftaran barang milik/kekayaan
negara pada suatu saat tertentu 4. Barang Milik/Kekayaan Negara
adalah semua barang milik negara yang berasal/dibeli dengan dana
yang bersumber untuk seluruhnya atau sebagian dari APBN ataupun
dengan dana dari luar APBN yang dikuasai/dibawah pengurusan
Departemen, Lembaga-lembaga Negara, Lembaga Non Pemerintah Non
Departemen serta unit-unit di dalam lingkungannya yang terdapat
baik di dalam maupun di luar negeri. 5. Barang adalah bagian dari
kekayaan negara yang terdiri dari satuan-satuan tertentu yang dapat
dihitung, diukur, ditimbang dan tidak termasuk uang dan surat
berharga. 6. Barang bergerak adalah barang milik/kekayaan negara
yang menurut sifat penggunaannya dapt dipindah-pindahkan. Misalnya
alat pengankut, peralatan kantor, alat kesehatan dan lainnya.
7. Barang tidak bergerak adalah barang milik/kekayaan negara
yang menurut aturan perundang-undangan yang berlaku ditetapkan
sebagai barang tidak bergerak misalnya tanah, bangunan, dermaga,
landasan dan lainnya. 8. Barang persediaan adalah barang yang
merupakan bagian dari kekayaan negara yang masih disimpan dalam
ruang penyimpan ( gudang ) dan belum digunakan dalam kegiatan
dinas. 9. Barang pakai habis adalah barang yang merupakan bagian
dari kekayaan negara yang menurut sifatnya dipakai habis untuk
keperluan dinas atau jangka waktu pemakaian kurang dari 1 tahun 10.
Barang Inventaris adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan
negara baik berupa barang bergerak maupun tidak bergerak yang
berada dalam penguasaan dan pengurusan departemen/non departemen
yang jangka waktu pemakaiannya lebih dari 1 tahun dan telah
digunakan dalam kegiatan dinas. 11. Daftar Inventaris barang adalah
daftar yang memuat catatan barang inventaris yang berada dalam
lingkungan satuan kerja.
PENGGUNA ( USER ) 1. Pengguna barang milik/kekayaan negara
adalah satuan Unit Kerja di lingkungan UIN Sunan Kalijaga yang
melakukan kegiatan dinasnya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya
serta tujuan pengadaan barang oleh pihak UIN Sunan Kalijaga. 2.
Pengguna SOP Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan
Negara adalah Bagian Inventaris Kekayaan Negara ( Ka.Bagian Rumah
Tangga UIN Sunan Kalijaga Buku Inventaris adalah buku yang mencatat
barang inventaris yang berada dalam Kantor/ Satuan Kerja/Proyek
http://adhiewibowo.wordpress.com/2008/10/10/pengelolaan-inventaris-muhammadiyah/
PENGELOLAAN INVENTARIS MUHAMMADIYAHPosted on October 10, 2008 by
adhiewibowo Oleh : ISMET WIBOWO, BA PENGELOLAAN INVENTARIS I.
PENDAHULUAN Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi
administrasi, yaitu mencatat secara rapi dan teratur pengadaan
sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang menjadi hak
milik persyarikatan memegang peranan yang sangat penting. Hal ini
berkaitan dengan erat dari akibat dikeluarkan biaya untuk pembelian
barang-barang yang menjadi inventaris/hak milik persyarikatan yang
harus dipertanggungjawabkan pada tiap akhir tahun, sebagaimana
tersebut pada ART Muhammadiyah pasal 29 ayat 3. Pelbagai macam
nama/jenis perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan
persyarikatan termasuk majelis atau bagian maupun yang dikelola
langsung oleh unit-unit amal usaha (sekolah-sekolah, panti asuhan,
rumah sakit dll.) masih banyak yang belum diketahui secara
langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang
dianggap baik dan sama atau seragam. Menyadari akan hal tersebut
dan sambil menunggu pedoman dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah,
Pimpinan Wilayah Muhammadiyah DIY merasa perlu menyusun buku
petunjuk pengelolaan inventaris/hak milik persyarikatan, bagi
pimpinan Muhammadiyah, termasuk majelis, bagian dan unit amal usaha
di DIY, sehingga dapat melaksanakan pencatatan atau
pengadministrasian inventaris/hak milik persyarikatan secara mudah
dan seragam. Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak
Milik Persyarikatan adalah untuk menyeragamkan tata cara
pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh eselon
pimpinan (ranting, cabang, daerah, wilayah) majelis, bagian maupun
unit-unit amal usaha, yaitu sekolah-sekolah dari SD, SLTP, SLTA
Muhammadiyah dan unit amal usaha lainnya. II. INVENTARISASI A.
PENGERTIAN Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan
melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan
dan pendaftaran barang inventaris/hak milik. Daftar barang
inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang
menunjukkan sejumlah barang milik persyarikatan Muhammadiyah dan
dikuasai pimpinan persyarikatan; yang berada di majelis-majelis
daan bagian maupun yang berada di seluruh unit amal usaha, bauk
yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Adanya daftar inventaris
yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat eselon
pimpinan persyarikatan mempunyai fungsi dan peranan yang sangat
dihajatkan dalam rangka : 1. Tertib administrasi dan tertib
barang/hak milik, 2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan
setiap hak milik, 3. usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap
barang/hak milik secara maksimal
dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan persyarikatan, 4.
Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan Persyarikatan. B.
PELAKSANAAN INVENTARISASI Dalam usaha tertib administrasi
pengelolaan barang/hak milik persyarikatan, semua eselon pimpinan
termasuk majelis dan bagian maupun pimpinan unit-unit amal usaha,
melaksanakan pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut :
1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1) 2. Kartu
inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4) 3. Buku
inventaris barang (format inventaris 4) Pengertian masing-masing
jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut : a. Kartu inventaris
ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor
persyarikatan atau amal usaha yang memuat segala jenis barang yang
ada dalam ruangan itu. b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang
berisi catatan barang inventaris yang terpisah atau kumpulan
lengkap c. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan
barang yang berasal dari format inventaris 1 dan format inventaris
2 secara lengkap dan terperinci C. MUTASI BARANG Mutasi barang
terjadi karena bertambah dan berkurang. 1. Bertambah, dapat
disebabkan : a. Pengadaan baru karena pembelian b. Adanya
sumbangan, wakaf atau hibah c. Penyewaan d. Perubahan peningkatan
kuantitas 2. Berkurang, dapat disebabkan : a. Rusak/hilang b.
Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat c. Dijual atau
ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan D. APARAT
PELAKSANA Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka
pengelolaan inventaris/hak milik menganut sistem pengurusan
umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung jawab dan pengurusan
khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang mengandung
kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan,
memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki
persyarikatan. Pimpinan persyarikatan berwenang mengatur dan
bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi penggunaan dan
perawatan barang-barang inventaris di tingkatnya masing-masing. E.
PELAPORAN Pimpinan persyarikatan masing-masing tingkat berkewajiban
membuat laporan tahunan tentang kekayaan/kehartabendaan yang
dimiliki termasuk yang dikelola majelismajelis/bagian-bagian serta
unit amal usaha dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya dengan
format inventaris 5
Mekanisme penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai
berikut : F. KODE LOKASI DAN KODE BARANG Semua barang inventaris
yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan persyarikatan,
majelis-majelis/bagian-bagian dan unit-unit amal usaha harus diberi
tanda hak milik persyarikatan dengan kode lokasi dan kode barang
seperti contoh : Keterangan : A : kode lokasi di kantor pimpinan
persyarikatan 01 : tanah 00 : masih kosong (belum dimanfaatkan) 81
: tahun perolehan 01 : nomor register Pada dasarnya barang yang
dimiliki atau dikuasai pimpinan persyarikatan, majelismajelis,
bagian dan unit amal usaha dibagai 10 bidang : No. Urut Bidang Kode
1. Tanah 01 2. Bangunan Gedung 02 3. Alat-alat angkutan 03 4.
Alat-alat kantor dan rumah tangga 04 5. Alat-alat studio 05 6.
Alat-alat kedokteran 06 7. Alat-alat laboratorium 07 8. Buku
perpustakaan 08 9. Alat kesenian dan kebudayaan 09 10. Tanda-tanda
penghargaan 10 Kode Barang dan Kode Lokasi serta pengelompokannya
disesuaikan dengan indeks surat-surat MUHAMMADIYAH YANG BERLAKU
SEJAK 1 JANUARI 1969, contoh : Keterangan : E : Kode lokasi (milik
PWM DIY) yang berada/dikelola oleh PWM Majelis P&K 03 : Kode
barang berwujud Gedung 01 : Kode barang Gedung untuk Kantor 82 :
Tahun perolehan/membangun 01 : Register/Nomor urut jumlah barang G.
CARA MEMBERI LABEL DAN KODE BARANG Setiap barang yang dikuasai oleh
pimpinan persyarikatan, majelis atau bagian serta unit amal usaha
diberi LABEL PEMILIK dan nomor kode. Nomor kode barang dan lokasi
serta pengelompokannya disesuaikan dengan indek surat-surat
Muhammadiyah yang berlaku sejak 1 Januari 1969. Kode barang yang
berada di unit-unit amal usaha (yang berada di sekolah, rumah
sakit, panti asuhan dan sebagainya), dengan memberikan tambahan
angka dibelakang kode organisasinya. Kode barang dan kode lokasi
ditulis sebagai berikut : A : Barang-barang yang dikelola dan
ditempatkan di pimpinan persyarikatan (wilayah,
daerah, cabang dan ranting) B : Barang-barang yang dikelola dan
ditempatkan di Majelis Tabligh C : Barang-barang yang dikelola dan
ditempatkan di MajelisTarjih D : Barang-barang yang dikelola dan
ditempatkan di Biro Hikmah E : Barang-barang yang dikelola dan
ditempatkan di Majelis Pendidikan dan Kebudayaan E-1 :
Barang-barang yang ada di Sekolah Dasar E-2 : Barang-barang yang
ada di SLTP/Tsanawiyah E-3 : Barang-barang yang ada di SLTA/Aliyah
E-4 : Barang-barang yang ada di SLTA Kejuruan E-5 : Barang-barang
yang ada di Perguruan Tinggi F : Barang-barang yang dikelola dan
ditempatkan di Majelis Bagian PKU G : Barang-barang yang dikelola
dan ditempatkan di Majelis Pustaka H : Barang-barang yang dikelola
dan ditempatkan di Majelis Ekonomi III. PENGHAPUSAN A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan penghapusan ialah kegiatan meniadakan
barang-barang milik persyarikatan , sehubungan dengan tidak
berfungsinya barang-barang tersebut. B. PENGHAPUSAN Pada prinsipnya
barang dihapuskan disebabkan karena : 1. Rusak berat atau
setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk kepentingan
persyarikatan, misalnya : karena hilang, tidak diperlukan lagi,
rusak berat, dan sudah waktunya dihapuskan. 2. Ketentuan
penghapusan : Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan Persyarikatan
dan pelaksanaannya dilakukan dengan berita acara penghapusan.
Sumber :
http://fe.elcom.umy.ac.id/file.php/64/Draft_Pengelolaan_Inventaris_Muhammadiyah.doc
Filed under: Uncategorized Otomasi Perpustakaan Manual Athenaeum
Light 6.0 Nonton TV di Internet
http://perlengkapan.auk.uns.ac.id/pedoman/inventaris/inventaris.html
PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG MILIK / KEKAYAAN NEGARA
TUJUAN INVENTARISASI
KESEMPURNAAN PENGURUSAN & PENGAWASAN TATA USAHA KEUANGAN
NEGARA TERCAPAINYA PENGAWASAN YANG EFEKTIF TERHADAP KEUANGAN/
KEKAYAAN NEGARA
FUNGSI INVENTARISASI
MENCATAT & MENGHIMPUN DATA ASET YANG DIKUASAI DEPARTEMEN;
MENYIAPKAN & MENYEDIAKAN BAHAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ATAS
PENGUASAAN DAN PENGELOLAAN ASET NEGARA MENYIAPKAN & MENYEDIAKAN
BAHAN ACUAN UNTUK PENGAWASAN ASET NEGARA; MENYEDIAKAN INFORMASI
MENGENAI ASET NEGARA YANG DIKUASAI DEPARTEMEN SBG. BAHAN UTK
PERENCANAAN KEBUTUHAN, PENGADAAN & PENGELOLAAN PERLENGKP.
DEPARTEMEN; MENYEDIAKAN INFORMASI TENTANG ASET YANG DIKUASAI
DEPARTEMEN UNTUK MENUNJANG PERENCANAAN & PELAKSANAAN TUGAS
DEPARTEMEN.
SASARAN INVENTARISASI adalah SEMUA BARANG MILIK NEGARA yang
DIBELI, DIDAPAT, DIHASILKAN baik secara SEBAGIAN maupun KESELURUHAN
Melalui APBN atau diperoleh di luar APBN sesuai peraturan
perundangan yang berlaku (Pada dasarnya adl. Barang-barang yang
umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun), meliputi:
BRG TIDAK BERGERAK seperti TANAH, BANGUNAN DLL. BARANG BERGERAK
seperti KENDARAAN, PERALATAN BESAR, PERALATAN LABORATORIUM,
PERALATAN KANTOR DLL. BARANG PERSEDIAAN dalam Gudang & Tempat
penyimpanan lainnya.
ISTILAH DALAM INVENTARISASI
INVENTARISASI BARANG Kegiatan untuk melakukan pencatatan &
pendaftaran BMN pada suatu saat tertentu. LAPORAN INVENTARIS Daftar
yang menunjukan catatan sejumlah BMN. BARANG MILIK NEGARA Semua
barang yang berasal / dibeli dengan dana yg bersumber utk
seluruhnya atau sebagian dari APBN atau yang diperoleh di luar
APBN. BARANG Bagian kekayaan negara yg terdiri dari satuan satuan
tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang & dinilai,
kecuali Uang.
BARANG TIDAK BERGERAK Menurut sifat & penggunaannya tidak
dapat dipindah-pindahkan BARANG BERGERAK Menurut sifat &
penggunaannya dapat dipindahkan. BARANG HABIS PAKAI Menurut
sifatnya dipakai habis utk keperluan dinas atau jangka waktu
pemakaiannya kurang dari satu tahun. BARANG PERSEDIAAN Barang yang
masih disimpan dalam Gudang dan belum digunakan dalam proses
kegiatan dinas. BARANG INVENTARIS Barang yang berada dalam
penguasaan & pengurusan Dept. yang jangka waktu pemakaiannya
lebih dari satu tahun. PENGURUS BARANG Pejabat yang oleh negara
diserahi tanggungjawab mengurus, mengatur, & membina Adm.
maupun Fisik BMN. BENDAHARAWAN BARANG Pejabat yang oleh negara
diserahi untuk: menerima, menyimpan, memelihara, dan mengeluarkan
serta mempertanggungjawabkan Barang dalam Gudang. PEMBINA BARANG
INVENTARIS ( PEBIN ) Menteri Pendidikan Nasional. KUASA PEBIN
Sekretaris Jenderal. PENGUASA BRG INVENTARIS ( PBI ) SETIAP
PIMPINAN (ESELON I) UNTI UTAMA & PERGURUAN TINGGI. PEMBANTU
PENGUASA BRG INVENTARIS ( PPBI ) Pejabat yang mendapat pelimpahan
wewenang dari PBI untuk bertanggungjawab mengenai Pengelolaan BMN
dlm satuan kerja tertentu yg berkaitan dgn kewenangan pengelolaan
anggaran. UNIT PEMAKAI BARANG (UPB) SATUAN KERJA yang dalam
melaksanakan tugas sehari-hari diberi wewenang oleh PBI untuk
mengurus dan menggunakan barang invt. PENANGGUNGJAWAB PELAKSANA
INV. ( PPI ) SATUAN KERJA yang diberi wewenang oleh PPBI untuk
mengawasi & mengkoordinasikan pelaks. pelaporan inventarisasi
Pemakai Brg., yg mencakup dlm kawasan di bawah tanggungjawab UPB.
BUKU ( INDUK ) INVENTARIS DOKUMEN UTK MENCATAT JUMLAH & NILAI
SELURUH BARANG INVENTARIS YANG BERADA DI BAWAH PENGUASAAN
TANGGUNGJAWAB UPB, PPBI, PBI dan PEBIN. KARTU INVENTARIS BARANG (
KIB ) KARTU YANG DIGUNAKAN UNTUK MENCATAT DATA ASAL INVENTARIS
RIWAYAT SELAMA PENGGUNAAN, MUTASI DLL. BAGI BARANG-BARANG TERTENTU
Seperti : TANAH, BANGUNAN, GEDUNG, ALAT ANGKUTAN & SENJATA
API.
DAFTAR INVENTARIS RUANGAN ( DIR ) DAFTAR YG MEMUAT CATATAN
BARANG INV. YANG BERADA DALAM SETIAP RUANG KERJA, AULA, WISMA,
SEKOLAH, RUMAH SAKIT, LAB. dsb. DAFTAR INVENTARIS LAINNYA ( DIL )
DAFTAR YANG MEMUAT BARANG-BARANG INVT. YANG TIDAK TERTAMPUNG DALAM
DIR & KIB. BUKU CATATAN NON INVENTARIS BUKU UNTUK MENCATAT
SELURUH BARANG NON INVENTARIS atau BARANG YANG BELUM JELAS STATUS
HUKUMNYA. ORGANISASI & TATA CARA PELAKSANAAN INVENTARISASI
PEBIN (MENDIKNAS) WEWENANG & TANGGUNGJAWAB
PBI
Melakukan pengelolaan BMN di lingkungan masing-masing Secara
fungsional dilimpahkan kpd. SEKRETARIS UNIT UTAMA Secara
Operasional Inventarisasi dilaks. dgn. tanggungjawab penuh BAGIAN
PERLENGKAPAN
Melakukan Pembinaan dlm pengelolaan Inventaris, yang meliputi :
PENGADAAN, PENATAUSAHAAN, PEMANFAATAN, PEMELIHARAAN DAN
PENGHAPUSAN. o Secara fungsional dilimpahkan kepada /dilakukan
oleh:KUASA PEBIN / PBI (Sekretaris Jenderal)o
Secara operasional dilaksanakan oleh: KEPALA BIRO UMUM
PPBI
Bertanggungjawab scr operasional dlm pengelolaan BMN Secara
Fungsional dijabat oleh Pejabat khusus untuk itu.
UPB Diberi wewenang dari PBI utk mengurus dan menggunakan Brg
Inventaris, sesuai petunjuk & syarat, di bawah koordinasi
Pejabat yg ditugasi. UPB meliputi :
Unit Utama Pusat-pusat di lingkungan Sekretariat Jendral Satuan
Kerja di daerah & di LN
INSTRUMEN PENCATATAN PELAPORAN & DOKUMEN INVENTARISASI BMN.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. BUKU INDUK BRG. INVENTARIS DAFTAR
INVENTARIS RUANGAN ( DIR ) KARTU INVENTARIS BARANG ( KIB ) DAFTAR
INVENTARIS LAIN ( DIL ) LEMBAR MUTASI BARANG TRIWULAN ( LMBT )
LAPORAN TAHUNAN ( LT ) BUKU CATATAN NON INVENTARIS DAFTAR BARANG
DALAM PROSES INVENTARIS
PENYELENGGARAAN PEMBUKUAN
Daftar Inventaris Ruang (DIR) o Pencatatan atas Brg Inv yg ada
di Ruangan o Hasil pencatatan diketik ke dlm DIR o Ditandatangani
oleh Pemakai Barang o ASLI ditempel pada masing-masing Ruang o
Lembar kedua mrpk bahan pembukuan Kartu Inventaris Barang (KIB) o
Pencatatan Brg Inventaris berupa TANAH, BANGUNAN GEDUNG, ALAT
ANGKUT dan BARANG LAIN Tertentu o Dibuat rangkap 3 (tiga);pertama
untuk Arsip UPB, kedua untuk PBI, dan ketiga untuk PEBIN Daftar
Inventaris Lainnya (DIL) Pencatatan barang tertentu yang karena
kategorinya tidak tertampung dalam DIR maupun KIB LEMBAR MUTASI
BARANG TRIWULAN ( LMBT ) PERUBAHAN ATAS KUANTITAS BRG INV PADA
SETIAP TRIWULAN o Berdasarkan keadaan penambahan / pengurangan
selama 3 bln berjalan; o dikerjakan setiap akhir triwulan; o dibuat
rangkap 2 ( Arsip UPB & dikirim ke PBI ) o ditandatangani
Penanggungjawab Pelaksana I LAPORAN TAHUNAN ( LT ) o DIBUAT UPB
SETELAH THN ANGGARAN BERAKHIR o DISUSUN DGN CARA : Mengolah Data
dari BUKU INVENTARIS (berdasarkan Sub Kelp Brg) & Empat LMBT yg
tlh disampaikan seblmnya. o DIBUAT DlM RANGKAP 4 (empat) dengan
perincian: Lembar 1, 2 & 3 dikirim kpd PBI paling lambat 14
hari stl berakhirnya TA dan Lembar 4 segabai Arsip UPB. o
ditandatangani Penanggungjawab Pelaksana Inv.
KLASIFIKASI & KODEFIKASI BARANG INVENTARIS DI LINGKUNGAN
DEPDIKNAS ( Instruksi Mendiknas No. 0/U/2001 Tgl. 23 Nopember 2001
) KODE WILAYAH 023 04 DEPDIKNAS DITJEN DIKTI
03 WILAYAH
189882 SATKER
000 0000 UNIT TAHUN KERJA / FAKULTAS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET KODE BARANG INVENTARIS ( NOMOR BARANG
INVENTARIS ) 1 01 01 01 000. nomor urut barang
JAWA TENGAH
GOLONGAN
KELOMPOK SUB. SUB-SUB KELOMPOK KELOMPOK Barang tidak Tanah Tanah
Persil Tanah Bangunan Tanah Bangunan bergerak Perumahan Rumah
Negara Golongan I 1.00.00.00.000 1.01.00.00.000 1.01.01.00.000
1.01.01.01.000 1.01.01.01.001 Barang bergerak Alat angkut Alat
Angkutan Kendaraan Sedan Darat Dinas Bermotor Bermotor Perorangan
2.00.00.00.000 2.02.00.00.000 2.02.01.01.000 2.02.01.01.001
2.02.01.00.000 CONTOH PENULISAN NOMOR INVENTARIS MOBIL STATION
WAGON Nomor Inventaris Barang KANTOR PUSAT 23.01.03.189882.01.2005
TOYOTA INNOVA 2.02.01.01.012.3668/DIPA/PNBP Catatan: 3668 adalah
nomor urut dalam buku inventaris DIPA/PNBP adalahmenerangkan sumber
dana
BIDANG
NOMOR KODE SATUAN KERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET 1 KANTOR PUSAT
001 12 F. MIPA 012 2 FSSR 002 13 PASCASARJANA 013 3 FKIP 003 14 UPT
PERPUSTAKAAN 014 4 FKIP PGSD 004 15 UPT P2B 015 5 F. HUKUM 005 16
UPT LAB PUSAT MIPA 016 6 F. EKONOMI 006 17 UPT PORSIMA 017 7 F.
ISIP 007 18 UPT MKU 018 8 F. KEDOKTERAN 008 19 UPT KOMPUTER 019 9
HIPERKES 009 20 LPPM 020 10 F. PERTANIAN 010 21 LPP 021 11 F.
TEKNIK 011 22 UPT PNRBITN & PCTKN 022
Surakarta, 5 September 2005
Kepala Bagian Perlengkapan, RUSDIAN RASIH HENDRATO
http://www.google.co.id/search?
q=buku+induk+inventaris+sekolah+&btnG=Telus
uri&hl=id&client=firefoxa&channel=s&rls=org.mozilla%3Aen-US
%3Aofficial&sa=2 ANALISIS INFORMASI TATA USAHA DAN ADMINISTRASI
TATA USAHA SEKOLAH (Studi Kasus :SMP NEGERI 10 KOTA
PROBOLINGGO)DISUSUN OLEH NAMA : WIWIK WIDAYATI, S. Sos UNIT KERJA :
SMP N. 10 KOTA PROBOLINGGO E-MAIL : [email protected]
SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGOALAMAT : JL. SOEKARNO HATTA 263Q
KOTA PROBOLINGGO TELP. (0335) 427260
KATA PENGANTARPuji syukur kehadiran Allah SWT yang telah
memberikan rahmad dan hidayahnya kepada kita sehingga atas
petunjukkNya dapat menyelesaikan kegiatan berupa pembuatan makalah
dengan judul Analisis Informasi Tata Usaha dan Administrasi Tata
Usaha Sekolah. Kami tahu Pengelolaan Program Administrasi
Ketatausahaan SMP Negeri 10 Kota Probolinggo ini kurang sempurna,
jadi saran dan kritik tetap kami perlukan dan kepada semua pihak
yang mendukukung terwujudnya penulisan makalah ini kami sampaikan
terimakasih, Probolinggo, 20 Desember 2007 Penulis
BAB I PENDAHULUAN1. Latar Belakang Pendidikan Nasional
berdasarkan Pancasila, bertujuan untuk meningkatkan kualitas
manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap
Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, berkepribadian,
berdisiplin, bekerja keras, tangguh, bertanggung jawab, mandiri,
cerdas dan terampil serta sehat jasmani dan rohani. Salah satu
tujuan Pendidikan Nasional di atas, berbagai kegiatan telah
dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah yang
mencakup diantaranya dalam peningkatan jenis mutu prasarana dan
sarana pendidikan. Dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan
Pendidikan Nasional dimaksud, maka kegiatan-kegiatan tersebut di
atas harus ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang
teratur, terarah, dan terencana. Pelayanan administrasi sekolah
yang baik akan menunjang penyelenggaran proses belajar dan mengajar
yang baik pula. Penyelenggaraan proses belajar yang baik akan dapat
meningkatkan hasil belajar siswa seperti yang diharapkan oleh
tujuan Pendidikan Nasional yang hendak dicapai. Pelayanan
administrasi sekolah yang baik harus mengikuti ketentuan dan
peraturan yang telah dikeluarkan oleh instansi atau unit yang
relevan di lingkungan Departemen Dinas Pendidikan Nasional. Agar
semua sekolah dapat menyelenggarakan pendidikan di sekolah, sesuai
dengan ketentuan dan peraturan administrasi sekolah yang berlaku,
perlu disusun suatu pedoman umum administrasi khusus untuk sekolah,
yang memuat penjelasan mengenai cara pelayanan administrasi
terhadap komponen-komponen pendidikan di sekolah untuk semua
tingkat, jenis dan jenjang pendidikan. Pedoman tersebut diperlukan
selain memantapkan pelaksana didalam
menjalankan tugasnya disekolah, juga akan memudahkan pelaksanaan
supervisi dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
Pelaksanaan teknis edukatif yang ditunjang oleh pelayanan
administrasi yang efektif dan efisien akan meningkatkan mutu hasil
belajar siswa. 2. Tujuan Kepala Sekolah adalah administrator
pendidikan di lingkungan sekolah yang dipimpinnya. Sebagai
administrator Kepala Sekolah harus memahami adanya
komponen-komponen tersebut didalam penyelenggaraan keseluruhan
kegiatan pendidikan di sekolah, menuju tercapainya tujuan
pendidikan yang diharapkan. Kepala Sekolah harus memahami bagaimana
cara mendayagunakan segala sarana dan daya usaha pencapaian tujuan
pendidikan di sekolah. Keseluruhan kegiatan di atas adalah
merupakan kegiatan pengelolaan sekolah.
BAB II ANALISIS ADMINISTRASI DAN TATA USAHA1. Pendekatan
Administrasi Sekolah Adiministrasi sekolah yang efektif dan efisien
menggunakan beberapa pendekatan yaitu : a. berorientasi kepada
tujuan, yang berarti bahwa administrasi sekolah menunjang
tercapainya tujuan pendidikan b. berorientasi kepada pendayagunaan
semua sumber (tenaga, dana dan sarana) secara tepat guna dan
berhasil guna. c. Mekanisme pengeloaan sekolah meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan penilaian hasil
kergiatan administrasi sekolah harus dilakukan secara sistematis
dan terpadu. Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah Menengah
Administrasi sekolah Menengah yang tertib dan teratur, sangat
diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi
Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan
berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisien, mutu dan
perluasan pendidikan sekolah menengah. Untuk memperlancar kegiatan
di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang
memadai. Sistem informasi ini di tingkat sekolah
menengah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data
(recording system) dan pelaporan ( reporting system ). Untuk
memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor
penunjang antara lain : 1. format- format yang diperlukan 2.
Petunjuk dan aturan yang berlaku 3. Ketrampilan personil yang
memadai Kegiatan kegiatan yang dilakukan di sekolah menengah itu
sering disebut kegiatan administrsasi. Pencatatan dan perekaman
data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan
benar sangat diperlukan dalam system informasi. Untuk itu pedoman
administrasi secara tertulis bagi sekolah menengah memegang peranan
yang penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki
patokan patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan kebijakan
pemerintah dalam penyelenggaraan Sekolah Menengah ADMINISTRASI TATA
USAHA SEKOLAH Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari : a.
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman Administrasi Kepegawaian
menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan
tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata
usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana
kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan
kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata
laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan
brkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan
hakhak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu. Penggunaan
format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan
administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan,
berdasrkan ketentuan perundang undangan yang berlaku. Dalam hal
tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : a.1. File Guru dan
pegawai ( Dikumen guru dan pegawai ) a.2. Buku induk guru dan
pegawai a.3. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan
kenaikan tingkat ) a.4. Buku DP3 a.5. Buku DUK a.6. Buku Catatan
kemajuan guru dan pegawai a.7. Buku cuti pegawai dan guru a.8. Buku
mutasi pegawai a.9. Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan
pegawai
a.10. Rencana pengembangan SDM a.11. Analisis kebutuham guru
Keterangan : a.1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data
/ berkas berkas masing masing guru dan pegawai seperti SK.
pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg,
Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk
memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan
pegawai. a.2. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang
berisi data data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui
jumlah guru yg ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di
instansi tersebut dll. a.3. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang
berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala
bagi guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau
pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala. a.4. ( Buku DP3 )
merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja
yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll. a.5.
( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai.
Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang
terendah. a.6. ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan
buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukukan oleh masing
masing guru dan pegawai. a.7. ( Buku cuti guru dan pegawai )
merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan
cuti. Contoh Cuti Melahirkan, Cuti besar dll. a.8. ( Buku Mutasi
Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan
pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buu ini
untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari
pindahan/mutasian dll. a.9. ( Buku data sertifikasi / seminar guru
dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data masing-masing guru
dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Mafaat dari
buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang
telah diikuti oleh guru dan pegawai. a.10. ( Rencana Pengembangan
SDM ) merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing
urusan yang ada di sekolah, ini tertuang di dalam RAPBS. a.11. (
Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guru
yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang
kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan.
(Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ). b.
ADMINISTRASI KETATA USAHAAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan
/ disediakan : b.1. Program kerja tata usaha b.2. Absensi dan rekap
absen guru dan pegawai b.3 Buku agenda masuk keluar b.4. Buku
ekspedisi b.5. Sistem penyimpanan arsip b.6. Pemanfaatan
SIM/SIN/TIN Keterangan : b.1. ( Program kerja Tata Usaha )
merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama
tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam
melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat. b.2. Absensi
dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui
kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan
jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah
masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan. b.3. Buku
agenda masuk keluar buku yang mencatat surat surat masuk dan
keluar. b4. Buku ekspedisi buku yang digunakn untuk tanda terima
bila mengantarkan surat b5. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat
masuk dan surat keluar disimpan sesui dengan kode-kode yang ada dan
diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system
menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk
dan surat yang kelauar dll. b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk
mengetahui perkembangan suatu sekolah. c. ADMINISTRASI KEUANGAN
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : c.1 Buku Kas
Umum c.2. Buku Kas Pembantu c.3. Laporan keuangan Keterangan : c.1.
Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan
pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu
berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar
sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan
c.2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara
rinci per mata anggaran. c.3. Laporan keuangan yaitu laporan
keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan
Bendahara d. ADMINISTRASI BARANG Dalam hal tersebut yang perlu
disiapkan / disediakan : d.1. Buku Induk / Inventaris barang d.2.
Buku Non Inventaris d.3. Buku Pemeliharaan d.4. Buku kendali / stok
barang Keterangan : d.1. Buku Induk / Inventaris barang buku yang
mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian
dari droping maupun dari bantuan d.2. Buku Non Inventaris adalah
buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari
pembelian maupun bantuan. d.3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang
yang mencatat tentang barangbarang inventaris yang di perbaiki.
d.4. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat
masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang
masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan
sisa barang. e. ADMINISTRASI KESISWAAM Dalam hal tersebut yang
perlu disiapkan / disediakan : e.1. Buku Induk Pegawai e.2. Klaper
e.3. Buku mutasi masuk, keluar e.4. Buku Prestasi e.5. Rekap absen
siswa e.6. Buku kumpulan nilai e.7. Daftar nominatif siswa e.8.
Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan e.9.
Rapor siswa Keterangan : e.1. Buku Induk siswa buku yang mencatat
tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa,
selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data
pelaporan penilaian hasil belajar siswa. e.2. Klaper buku yang
mencatat nama siswa menurut abjad e.3.Buku mutasi masuk, mutasi
keluar buku yang mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO, serta
mencatat siswa yang mutasi masuk di
dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku
ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.
e.4.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa
baik akademis maupun akademias e.5. Rekap absen siswa buku rekap
yang berisi tentang rekap masing masing siswa yang tidak hadir
dalam satu bulan. e.6. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang
kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu
sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku
induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa. e.7.
Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti
Ujian Akhir Nasional e.8. Foto copy ijasah/ DHUN/
Transkip/sertifikat siswa dan tamatan : kumpulan ijasah siswa yang
telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun pelajaran e.9. Rapor siswa
: Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap
semester.
BAB III PENUTUPSekolah merupakan lembaga pendidikan yang
menunjang pembangunan masyarakat, oleh karena itu kegiatan sekolah
dalam semua bidang harus relevan dengan kegiatan masyarakat,
khususnya masyarakat, dimana sekolah itu berada. Kegiatan kegiatan
yang ada di tata usaha SMP Negeri 10 kota Probolinggo ini, terutama
yang menyangkut hak dan kewajiban guru dan pegawai merupakan
sebagian masyarakat kecil yang bertanggung jawab dan
dipertanggujawabkan baik kepada (To Level Manajemen) yang dalam hal
ini yaitu kepada Kepala Sekolah maupun kepada guru dan pegawai yang
bersangkutan sebagai pihak (Person to Person). Tugas administrasi
sekolah sebagai pengelola dan bertanggung jawab dalam mengumpulkan,
mengelola, memproses maupun menyimpan sebagai usaha untuk pengelola
(Data Base) baik untuk kepentingan sekolah pribadi maupun
sebagai
kegiatan dinas yang dalam hal ini bertindak sebagai supervisi.
Jika terjadi kekurangan maupun kesalahan dalam hal ini bentuk
pengelolaan maupun bentuk pengarsipan, hendaknya dapat diketahui
dari tindak lanjut adanya supervise yang dilakukan oleh dinas,
sehingga pihak administras nantinya dapat mengetahui maupun dapat
melakukan koreksi dari tindakan yang telah dilakukan oleh dinas.
Pihak dari Kepala Sekolah nantinya dapat dijadikan usaha urun
rembuk untuk tugas penyempurnaan dan pengesahan dari setiap berkas
maupun pemberkasan yang telah dilakukan.Pengelolaan Barang
Inventaris SMP Negeri 1 Semanding i A. ALI IMRON Pengelola Barang
InventarisPEMERINTAH KABUPATEN TUBAN
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 1 SEMANDINGJalan Penambangan, Semanding, Nomor 55
(0356) 326031 TubanE-Mail : [email protected]
Oleh Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding ii
KATA PENGANTARHALAMAN JUDUL
...............................................................................................
i DAFTAR ISI
...........................................................................................................
ii KATA PENGANTAR ... .. iii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
.................................................................................
1 B. Tujuan Penulisan
..............................................................................
2 C. Barang Inventaris dan Pengurusannya
............................................. 2 BAB II SIKLUS
PENGELOLAAN BARANG INVENTARIS A.
Perencanaan......................................................................................
3 B. Penentuan Kebutuhan
......................................................................
4 C. Penganggaran
...................................................................................
4 D.
Pengadaan.........................................................................................
4 E. Inventarisasi
.....................................................................................
4 F. Penyimpanan
...................................................................................
5 G. Penyaluran
.......................................................................................
6 H. Pemeliharaan
....................................................................................
6 I. Pengamanan
.....................................................................................
7 J. Pemanfaatan
.....................................................................................
7 K. Penghapusan
....................................................................................
8
BAB III PENUTUP A. Kesimpulan
......................................................................................
9 B. Sasaran
.............................................................................................
9 LAMPIRAN-LAMPIRAN Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1
Semanding iii
KATA PENGANTARTiada kata yang patut kami sampaikan kecuali
ucapan syukur Alhamdulillah Kehadirat Allah S.W.T. karena hanya
dengan rahmat, taufiq dan hidayah-Nyalah penulis dapat
menyelesaikan makalah ini. Adapun judul makalah ini adalah
PENGELOLAAN BARANG INVENTARIS DI SMP NEGERI 1 SEMANDING Maksud dari
penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan pelatihan
jardiknas yang diselenggarakan di ICT Center Tuban pada tanggal 19
sampai dengan 23 Nopember 2007. Kami menyadari sepenuhnya, bahwa
makalah ini jauh dari sempurna. Untuk itu kami mengharapkan segala
kritik dan saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan makalah
ini. Kepada semua pihak yang membantu tersusunnya makalah ini, kami
mengucapkan banyak terima kasih. Akhirnya kami mengharap,
mudah-mudahan makalah ini bermanfaat bagi kita semua. Sekian.
Tuban, Desember 2007 Penulis Pengelolaan Barang Inventaris SMP
Negeri 1 Semanding 1
PENDAHULUANA. LATAR BELAKANG Paradigma pengelolaan di suatu
instansi pendidikan yang berorientasi pada Otonomi Daerah
memberikan kewenangan yang demikian luas sehingga perlu dilakukan
upaya-upaya pengelolaan penyempurnaan terhadap ketentuan yang
terintergrasi, termasuk pengelolaan barang inventaris. Barang
inventaris sebagai salah satu unsur penting dalam sarana penunjang
keberhasilan penyelenggaraan pendidikan harus dikelola dengan baik
dan benar sehingga dapat terwujud akuntabilitas dalam
pengelolaannya. Keberhasilan output suatu lembaga pendidikan tidak
luput adanya fasilitasfasilitas yang memadai dan terkelola. Dengan
adanya fasilitas ataupun sarana yang terus menerus diberdayakan /
dipergunakan oleh banyaknya personil sekolah, siswa, guru ataupun
orang tua siswa maka perlu adanya perawatan yang baik,
terus-menurus dan berkelanjutan. Pengelolaan barang inventaris
tidak melulu pada administrasi pada buku saja tapi pengelolaan
barang inventaris meliputi kegiatan perencanaan, penentuan
kebutuhan, penganggaran, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan,
penyaluran, pemeliharaan, pengamanan, pemanfaatan serta
penghapusan.
BAB
IPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 2 B.
TUJUAN PENULISAN 1. Memenuhi persyaratan pelatihan jardiknas yang
diselenggarakan di ICT
Center Tuban pada tanggal 19 sampai dengan 23 Nopember 2007; 2.
Menyeragamkan langkah dan tindakan yang diperlukan dalam
pengelolaan barang inventaris sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
3. Pedoman pelaksanaan pengelolaan barang inventaris bagi pengelola
barang inventaris sehingga dapat dipakai sebagai acuan oleh semua
pihak. C. BARANG INVENTARIS DAN PENGURUSANNYA 1. Pengertian Barang
Inventaris Barang inventaris adalah semua kekayaan baik yang
dimiliki maupun dikuasai yang berwujud, baik yang bergerak maupun
tidak bergerak beserta bagianbagiannya ataupun merupakan satuan
tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur atau ditimbang. 2.
Barang Inventaris dan Pengurusannya Barang inventaris merupakan
bagian dari aset daerah berupa barang bergerak dan tidak bergerak
yang dimiliki/dikuasai pemerintah daerah yang sebagian atau
seluruhnya dibeli atas beban APBD serta perolehan lain yang sah
yang terdiri : a. Barang-barang yang dimiliki/dikuasai oleh
pemerintah daerah dan barang-barang yang diserahkan penggunaannya
pada instansi/lembaga pemerintah daerah maupuan instansi/lembaga
lainnya berdasarkan ketentuan yang berlaku. b. Barang-barang yang
dimiliki/dikuasai oleh instansi/lembaga Pengelolaan Barang
Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 3
SIKLUS PENGELOLAAN BARANG INVENTARISSiklus pengelolaan barang
merupakan rangkaian kegiatan dan atau tindakan yang meliputi : A.
PERENCANAAN Adalah kegiatan dan tindakan untuk menghubungkan
kegiatan yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan
sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang. Untuk
melakukan perencanaan dan penentuan kebutuhan barang harus
didasarkan alas an tertentu, yaitu : 1. Untuk mengisi kebutuhan
barang karena terjadinya perkembangan organisasi atau personil 2.
Adanya barang-barang yang rusak, dihapus, dijual, hilang, mati atau
sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan
penggantian 3. Adanya peruntukan barang yang didasarkan pada jatah
perorangan, jika terjadi mutasi personil sehingga turut
mempengaruhi kebutuhan barang 4. Untuk menjaga tingkat persediaan
barang bagi setiap tahun anggaran bersangkutan agar efisien dan
efektif 5. Pertimbangan teknologi.
BAB
IIPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 4 B.
PENENTUAN KEBUTUHAN Adalah kegiatan atau tindakan untuk merumuskan
rincian kebutuhan pada perencanaan sebagai pedoman dalam
melaksanakan pemenuhan kebutuhan
barang daerah yang dituangkan dalam perkiraan anggaran. C.
PENGANGGARAN Adalah kegiatan penyusunan harga pada masing-masing
barang dengan memperhatikan standarisasi sarana dan prasarana
perkantoran dan standarisasi harga. Penganggaran disesuaikan dengan
RAPBS yang sebelumnya telah digodok bersama komite sekolah. D.
PENGADAAN Adalah kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan
barang dan jasa. Pengadaan barang menggunakan skala prioritas dan
menyesuaikan anggaran yang ada. Agar pengadaan dapat berjalan
efektif dan efisien perlu membentuk panitia pengadaan yang
melibatkan seluruh personil sekolah, termasuk komite sekolah. E.
INVENTARISASI Adalah kegiatan untuk melakukan penghitungan,
pencatatan data dan pelaporan barang dalam pemakaian. Dalam usaha
tertib adminstrasi, pengelolaan barang inventaris agar dicatat
secara rapi dan teratur. Dalam pencatatan tersebut dipergunakan
kartu-kartu/buku-buku sebagai berikut : 1. Buku Inventaris model
INV.1 2. Kartu Inventaris Barang (KIB), terdiri dari : Pengelolaan
Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 5 KIB A. Tanah Model INV.2
KIB B. Gedung Model INV.3 KIB C. Kendaraan Bermotor Model INV.4 KIB
D. Barang Lainnya Model INV.5 3. Kartu Inventaris Ruangan (KIR)
Pengisian kartu-kartu/buku-buku tersebut telah diatur dalam
Lampiran Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 152 Tahun 2004
Tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah pada Bab VI. Contoh
pengisiannya seperti terlampir. F. PENYIMPANAN Adalah kegiatan
untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang
persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan. Kegiatan penyimpanan
yaitu : 1. Menerima, menyimpan, mengatur, merawat dan menjaga
keutuhan barang dalam gudang penyimpanan agar dapat dipergunakan
sesuai dengan rencana secara tertib, rapi dan aman 2.
Menyelenggarakan administrasi penyimpanan atas semua barang yang
ada dalam ruang 3. Melakukan stock opname secara berkala ataupun
insidentil terhadap barang persediaan yang ada di dalam gudang agar
persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan 4. Membuat laporan
tentang keadaan penyimpanan sesuai ketentuan yang berlaku
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 6 G.
PENYALURAN Adalah kegiatan untuk menyalurkan barang dari gudang ke
pihak yang membutuhkan. Kegiatan penyaluran yaitu : 1.
Menyelenggarakan penyaluran barang kepada pihak yang
membutuhkan
2. Menyelenggarakan administrasi penyaluran dengan tertib dan
rapi 3. Membuat laporan tentang keadaan penyaluran sesuai dengan
ketentuan yang berlaku H. PEMELIHARAAN Adalah kegiatan atau
tindakan yang dilakukan agar semua barang selalu dalam keadaan baik
dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna.
Penyelenggaraan pemeliharaan dapat berupa : 1. Pemeliharaan ringan
adalah pemeliharaan yang dilakukan sehari-hari oleh
pemakai/pengurus barang tanpa membebani anggaran 2. Pemeliharaan
sedang adalah pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan secara
berkala oleh tenaga terdidik yang mengakibatkan pembebanan anggaran
3. Pemeliharaan berat adalah pemeliharaan dan perawatan yang
dilakukan secara sewaktu-waktu oleh tenaga ahli yang pelaksanaannya
tidak dapat diduga sebelumnya, tetapi dapat diperkirakan
kebutuhannya yang mengakibatkan pembebanan anggaran. Pengelolaan
Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 7 I. PENGAMANAN Adalah
kegiatan tindakan pengendalian dalam pengurusan barang dalam bentuk
fisik dan administratif. Tindakan pengamanan dititikberatkan pada
pengamanan secara fisik dan administratif, sehingga barang
inventaris tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal. a.
Pengamanan Fisik Barang Bergerak dilakukan dengan cara :
Pemanfaatan sesuai tujuan Penyimpanan / penggudangan, baik tertutup
maupun terbuka Pemasangan tanda kepemilikan b. Pengamanan Fisik
Barang Tidak Bergerak dilakukan dengan cara : Pemagaran Pemasangan
plang tanda kepemilikan Penjagaan Pengamanan c. Pengamanan secara
administratif dapat dilakukan dengan cara : Pencatatan secara
tertib dan teratur Penyelesaian bukti kepemilikan Pemasangan label
kode barang J. PEMANFAATAN Adalah pendayagunaan barang oleh pihak
yang membutuhkan tanpa merubah status kepemilikan Pengelolaan
Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 8 K. PENGHAPUSAN Pada
prinsipnya barang inventaris dapat dihapuskan dengan
mempertimbangkan alasan-alasan yang benar dan melalui prosedur yang
sesuai dengan ketentuan yang ada. Alasan-alasan yang digunakan
dalam penghapusan diantaranya adalah : Secara fisik rusak berat dan
tidak ekonomis bila diperbaiki Tidak dapat dipergunakan secara
optimal Telah melampaui batas waktu penggunaan/kadaluarsa
Mengalami perubahan dasar spesifikasi Hilang karena bencana
Berkurang ukurannya karena penggunaan Pengelolaan Barang Inventaris
SMP Negeri 1 Semanding 9
PENUTUPA. KESIMPULAN 1. Makalah ini dibuat sederhana yang berisi
pokok-pokok kegiatan pengelolaan barang inventaris 2. Agar
pengelolaan dapat menghasilkan kinerja yang optimal diperlukan
keterliban semua komponen sekolah 3. Makalah ini dapat menjadi
media pengingat petugas pengelola barang inventaris agar diperoleh
hasil yang optimal, khususnya penulis B. SASARAN 1. Sekolah sebagai
pihak yang punya kerja atau yang berkepentingan harus proaktif 2.
Semua komponen sekolah (Kepala Sekolah, Guru, Staf, dan Siswa)
harus bahumembahu, seia sekata dalam pengelolaannya 3. Komite
sekolah sebagai wakil dari masyarakat harus berperan akhtif sesuai
tugas dan fungsinya 4. Cabang Dinas Pendidikan, Dinas Pendidikan
Kabupaten, Dinas Pendidikan Propinsi maupun pusat wajib memberi
saran dan dukungan untuk mewujudkan tertib administrasi 5. Kita
bekerja dan berdoa, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan
petunjuk dan bimbingan-Nya sehingga kita meraih kesuksesan dalam
pekerjaan kita, Amin.
BAB
IIIPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 10 Model
INV.1 BUKU INVENTARIS PROPINSI : JAWA TIMUR KABUPATEN/KOTA : TUBAN
UNIT : DINAS PENDIDIKAN NAMA KANTOR/UNIT KERJA : SMP NEGERI 1
SEMANDING No. Kode Lokasi : 00.13.15.17.06.52.01.01.81N O M O R
Spesifikasi Barang Jumlah No. Sertifikat/ Asal / Cara Tahun Beli/
Ukuran Barang/ Keadaan No. Kode Nama / Jenis Merek/ No. Pabrik
Perolehan Perolehan Konstruksi Satuan Barang Barang Harga Ket. Urut
Barang Register Barang Type No. Chasis Bahan Barang (P.S.D)
(B/RR/RB) No. Mesin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1. 01.01.01.01 0001 Tanah untuk sarana 35181210400001 - Hibah
29-12-1981 16830 m2 Bidang 1- 1 4.914.900 Exdiknas Pendidikan
20-02-1990 ( P & K ) Bang. Gedung Pendidikan 2. 06.01.10.01
0002-13 Kantor 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983 154 m2 Unit - 1 1
12.656.350 Exdiknas 3. 06.01.12.02 0014-15 Guru & Ketrampilan
87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983 150 m2 Unit 1 - 1 12.327.600
Exdiknas 4. 06.01.10.01 0016 Perpustakaan 87 th. 1983 Beton Hibah
28-11-1983 90 m2 Unit 1 - 1 7.396.600 Exdiknas 5. 06.01.10.01
0017-24 Theori I 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983 567 m2 Unit - 2
6 8 26.593.500 Exdiknas 6. 06.01.10.01 0024-25 WC Murid 87 th. 1983
Beton Hibah 28-11-1983 60 m2 Unit - 2 2 6.260.750 Exdiknas 7.
06.01.05.01 0026 Laboratorium 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983
126 m2 Unit 1 - 1 10.355.200 Exdiknas 8. 06.01.13.02 0027 Rumah
Penjaga Sek. 87 th. 1983 Kayu Hibah 28-11-1983 7 m2 Unit - 1 1
400.000 Exdiknas 9. 09.02.02.01 0028 Sepeda Pancal PHOENIX Besi
Hibah 1983 Buah -1 1 50.000 Exdiknas 10. 12.01.01.01 0029 Mesin
ketik Brother G.2341042 Baja Hibah 1983 Buah -1 1 150.000 Exdiknas
11. 12.01.04.02
0030-32 Almari plat 180x90x45 Plat Hibah 1983 Buah 11 1 3
225.000 Exdiknas 12. 12.01.04.02 0033-34 filling cabinet Elite Plat
Hibah 1983 Buah 11 - 2 100.000 Exdiknas 13. 12.01.04.06 0035
Brankas Royal Metal Hibah 1983 Buah 1- 1 365.000 Exdiknas 14.
12.01.04.12 0036 Almari kaca Kayu+Kaca Hibah 1983 175x45x45 Buah -1
1 75.000 Exdiknas 15. 17.01.04.07 0037 Matras Busa Hibah 1983 2x3 m
Buah -1 1 30.000 Exdiknas 16. 12.01.05.07 0038-48 Papan tulis lipat
Kayu Hibah 1983 320x120 Buah 65 11 55.000 Exdiknas 17. 12.01.05.07
0049-52 Papan tulis biasa Kayu Hibah 1983 240x120 Buah -4 4 8.000
Exdiknas 18. 12.01.05.07 0053-64 Papan tulis daftar hadir Kayu
Hibah 1983 60x60 Buah 57 12 20.000 Exdiknas 19. 12.02.01.01 0065
Almari tinggi Kayu Hibah 1983 200x30x50 Buah -1 1 160.000 Exdiknas
20. 12.02.01.01 0066-70 Almari kotak Kayu Hibah 1983 100x40x180
Buah
-2 3 5 300.000 Exdiknas 21. 12.02.01.01 0071-74 Almari simpan
Kayu Hibah 1983 175x50x50 Buah -1 3 4 200.000 Exdiknas 22.
12.02.01.01 0075-76 Almari rak Kayu Hibah 1983 150x60x80 Buah -2 2
50.000 Exdiknas
Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1
Semanding, Pengurus Barang, Pengelolaan Barang Inventaris SMP
Negeri 1 Semanding 11 Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936 NIP.
132228047
KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) A. TANAHNO. KODE BARANG :
01.10.10.40.02 NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.01.81 NO.
REGESTER : 0001 Status Tanah Jenis Barang/ S e r t i f i k a t
Bangunan Asal usul Harga Nama Barang Letak / Alamat Hak (Ribuan
Keterangan Luas (m2) Tanggal Nomor Rupiah) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Tanah untuk 16830 Jl. Penambangan no 55 Pakai 20-02-1990
35181210400001 - Hibah 4.914 Exdiknas Sarana Pendidikan Semanding,
Tuban Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1
Semanding, Pengurus Barang, Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936
NIP. 132228047 Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding
12 KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) B. GEDUNG NO. REGISTER : 1377-1384
NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.06.86 NO. KODE BARANG :
06.01.10.01 Jenis Barang/ Kondi- Konstruksi Bangunan Luas Letak /
Lokasi Dokumen Gedung Harga
Nama Barang si Ba- Bertingkat/ Beton/ Lantai Alamat Luas Status
Nomor Kode Asal usul (Ribuan Keterangan ngunan tidak tidak (m)2
Tanggal Nomor (m)2 Tanah Tanah Rupiah) 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13
14 Theori II RR tidak Beton Jl. Penambangan 06-06-86 80 th. 86 189
pakai - Hibah 30.000 Eksdiknas no. 55 Semanding Tuban Mengetahui
Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus
Barang, Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936 NIP. 132228047
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 13
KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) C. KENDARAAN BERMOTOR NO. REGISTER
: 1377-1384NO. KODE LOKASI : 00.13.15.08.01.03.20.005 NO. KODE
BARANG : 1437 Nomor Tahun B.P.K.B Jenis Barang/ PembuaPembeNomor
Asal usul Harga Keterangan Nama Barang Merek Type CC Warna Rangka
Mesin tan lian Polis Tanggal Nomor (Ribuan rupiah) 1 2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15Sepeda Motor Suzuki RC100 100 Hitam
MHDRC100PVJ-341848 E104-ID 565066 1998 1998 S9708 09-091998 - SMP
Terbuka 3.500 (APBD I)
Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1
Semanding, Pengurus Barang, Drs. KARDJI ALI IMRON
NIP. 130354936 NIP. 132228047 Pengelolaan Barang Inventaris SMP
Negeri 1 Semanding 14
KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) D. BARANG INVENTARIS LAINNYA
MODEL. INV. 5NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.09.83 Kode Nama
Barang / Nomor Tahun Asal usul Harga No. Barang Jenis Barang
Register Merek Type Bahan Pembe- Ukuran Asal Usul Cara Perolehan
(Ribuan Rupiah) Keterangan lian 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1.
09.02.02.01 Sepeda Pancal 0028 PHOENIX Besi 1983 Hibah Exdiknas 50
2. 12.01.01.01 Mesin ketik 0029 Brother G.2341042 Baja 1983 Hibah
Exdiknas 150 3. 12.01.04.02 Almari plat 0030-32 180x90x45 Plat 1983
Hibah Exdiknas 225 4. 12.01.04.02 filling cabinet 0033-34 Elite
Plat 1983 Hibah Exdiknas 100 5. 12.01.04.06 Brankas 0035 Royal
Metal 1983 Hibah Exdiknas 365 6. 12.01.04.12 Almari kaca 0036
Kayu+Kaca 1983 175x45x45 Hibah Exdiknas 75 7. 17.01.04.07 Matras
0037 Busa 1983 2x3 m Hibah Exdiknas 30 8. 12.01.05.07 Papan tulis
lipat 0038-48 Kayu 1983 320x120 Hibah Exdiknas 55 9. 12.01.05.07
Papan tulis biasa 0049-52 TP-4 Kayu 1983 240x120 Hibah Exdiknas 8
10. 12.01.05.07 Papan tulis daftar hadir 0053-64 Kayu 1983 60x60
Hibah Exdiknas 20 11. 12.02.01.01 Almari tinggi 0065 Kayu 1983
200x30x50 Hibah Exdiknas 160 12. 12.02.01.01 Almari kotak 0066-70
Kayu 1983 100x40x180 Hibah Exdiknas 300 13. 12.02.01.01 Almari
simpan 0071-74 Kayu 1983 175x50x50 Hibah Exdiknas 200 14.
12.02.01.01 Almari rak 0075-76 Olivetti Kayu 1983 150x60x80 Hibah
Exdiknas 50 15. 12.02.01.01 Almari bahan 0077-80 Brother Kayu 1983
270x60x75 Hibah Exdiknas 200 16. 12.02.01.01 Almari buku 0081-85
Olivetti Linea Kayu 1983 160x100x50 Hibah Exdiknas 200 17.
12.02.01.04 Meja Pimpinan 0086-87 Olivetti Linea Kayu 1983
115x75x75 Hibah Exdiknas 50 18. 12.02.01.04 Meja kerja 0088-108
Kayu 1983 120x60x75 Hibah Exdiknas 630 19. 12.02.01.04 Meja murid
0109-324 Kayu 1983 120x48x62 Hibah Exdiknas 2.160 20. 12.02.01.04
Meja murid 0325-340 Kayu 1983 120x48x62 Hibah Exdiknas 160
Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1
Semanding, Pengurus Barang, Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936
NIP. 132228047This document was created with Win2PDF available at
http://www.daneprairie.com. The unregistered version of Win2PDF is
for evaluation or non-commercial use only.
http://www.pidra-indonesia.org/content/view/99/70/lang,id/
V.B. Administrasi Aset 1. Barang Inventaris Penataan Barang
SATKER adalah bagian dari kegiatan Administrasi materiil yang
meliputi semua jenis barang yang menjadi kekayaan negara dengan
sifat terukur dalam satuan-satuan dan dapat dinyatakan dengan nilai
uang. Pembukuan barang inventaris
dan fisik lainya. Fungsi pembukuan adalah mencatat, menyimpan
dan menyajikan data barang. Dengan demikian pembukuan barang
bertujuan: i) menyajikan data secara tepat mengenai waktu
penerimaan barang, jumlah barang dan tempat/lokasi barang; dan ii)
mengamankan dokumen masing-masing barang secara keseluruhan. Macam
dan kegunaan Buku Barang adalah sebagai berikut:
Buku Induk Penerimaan Barang, adalah buku yang dipergunakan
untuk mencatat semua penerimaan barang yang dilakukanoleh satuan
pelaksana kegiatan PIDRA Buku Induk Pengeluaran Barang, adalah buku
yang dipergunakan untuk mencatat semua pengeluaran barang dari
satuan pelaksana kegiatan PIDRA Buku Barang Inventaris, merupakan
buku pembantu yang kegunaanya untuk mencatat semua barang
inventaris milik PIDRA kecuali inventaris tanah dan bangunan serta
inventaris alat pengankutan Buku Memorial, adalah buku pembantu
yang digunakan untuk mencatat semua barang yang belum jelasstatus
kepemilikannya dan atau barang-barang bukan milik PIDRA Buku
Inventaris Tanah dan Bangunan, adalah buku pembantu yang
dipergunakan untuk mencatat barang inventaris tanah dan bangunan
milik PIDRA.
Macam dan kegunaan Kartu Barang. Kartu ini dipergunakan untuk
mencatat data suatu barang secara menyeluruh yang meliputi:
spesifikasi barang, konstruksi barang, bagianbagian
lain/perlengkapan, cara perolehan/pengadaan, Instansi pemakai,
lokasi instansi/lokasi barang, kondisi saat barang diperiksa, dan
catatan mutasi perubahan barang. Kartu barang terdiri dari:
Kartu persediaan, yang digunakan untuk mencatat jumlah serta
mutasi barang yang ada di dalam gudang persediaan Kartu Inventaris
ruangan, yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang
secara tetap berada di dalam suatu ruangan tertentu.
Penggolongan Barang. Barang-barang milik negara/kekayaan negara
dikelompokan menjadi beberapa golonngan barang yaitu:
Barang tidak bergerak: tanah, jalan dan jembatan, bangunan air,
instalasi, jaringan, gedung dan monumen/ bangunan bersejarah Barang
bergerak: alat besar, alat angkut, alat bengkel dan alat ukur, alat
pertanian, alat kantor dan rumah tangga, alat studio komunikasi dan
pemancar, alat kedokteran dan kesehatan, alat laboratorium, koleksi
perpustakaan/buku, barang kesenian/kebudayaan/olah raga, alat
persenjataan dan komputer. Hewan, ternak dan tanaman Barang
persediaan: barang habis pakai, barang tak habis pakai dan barang
bekas pakai
Kodifikasi Barang. Pengkodean barang agar mengikuti Petunjuk
Administrasi Material
(PAM) Departemen Pertanian. Kode barang terdiri dari 10
(sepuluh) ditambah 4 (empat) angka untuk nomor pendaftaran barang
di UPB (Unit Pemakai Barang), dengan pengertian:
Kotak pertama menunjukkan kode golongan barang Kotak kedua dan
ketiga menunjukkan bidang barang Kotak ke empat dan ke lima
menunjukkan kode kelompok barang Kotak ke enam dan ke tujuh
menunjukkan kode sub kelompok barang Kotak ke delapan sampai dengan
sepuluh menunjukkan kode sub-sub kelompok barang Kotak ke sebelas
s/d empat belas menunjukkan nomor pendaftaran barang
dikantor/satuan kerja/proyek yang bersangkutan.
Pelaporan. Dalam rangka tertib administrasi penatausahaan barang
maka kepada setiap UPB (Unit Pemakai Barang), wajib membuat laporan
inventaris barang yang meliputi Laporan Mutasi Barang Triwulan
(LMBT-UPB) dan Laporan Tahunan (LT-UPB), dengan ketentuan sebagai
berikut:
Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT-UPB), yang dibuat dalam
rangkap 4 (empat) dan disampaikan kepada PBI (Penguasa Barang
Inventaris), PPBI (Pembantu PBI) terkait dan Irjen serta arsip UPB
yang bersangkutan, waktu penyampaian LMBT-UP adalah satu minggu
setelah triwulan terakhir. ii. Laporan Tahunan (LT-UPB), yang
dibuat dalam rangkap 4 (Empat) dan disampaikan kepada PBI, PPBI dan
Itjen. Waktu penyampaian LT-UPB adalah 1 (satu) bulan setelah tahun
anggaran yang bersangkutan berakhir atau selambatlambatnya pada
bulan Januari diterima oleh PBI, PPBI (terkait) dan Inspektorat
Jendral Departemen Pertanian.
[Kembali]
http://isnahanifah.blogspot.com/2009/05/penghapusan-barang.html
BAB I PENDAHULUANBarang yang sudah lama disimpan dan tidak layak
pakai, rusak berat, hilang, maka dapat dihapuskan, namun
permasalahannya tidak semua orang terkait dengan tugas dan
pekerjaan tersebut mengerti bagaimana pelaksaan penghapusan barang
yang benar sesuai prosedur. Umumnya penghapusan secara
fisik dilakukan namun secara administrasi tidak mengetahui
caranya. Selain itu penghapusan barang sering menjadi masalah dalam
hal penggunaan ekonomis. Seringkali tidak ditentukan berapa lama
barang tersebut dapat digunakan dan kapan barang tersebut harus
dihapuskan, bahkan kadang barang yang sudah lama rusak masih
disimpan walaupun di gudang sudah tidak memadai lagi, akhirnya
disimpan di sembarang tempat sehingga memakan ruangan yang
seharusnya dapat berfungsi untuk kegiatan lainnya. Permasalahan
yang lain adalah kurangnya inventarisasi adanya barang yang hilang
sebelum dihapus merupakan perasalahan yang sering dihadapi di dalam
suatu lembaga khususnya lembaga pendidikan sehingga hal ini
merupakan pemborosan dan merugikan negara atau pemiliknya.
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Penghapusan Barang Inventaris
Penghapusan barang inventaris adalah proses kegiatan yang bertujuan
untuk mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang dari daftar
inventaris karena barang itu sudah dianggap tidak mempunyai nilai
guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan
terutama untuk kepentingan dinas, misalnya rusak, susuk, mati, atau
biayanya terlalu mahal kalau dipelihara/ diperbaiki. Penghapusan
sebagai salah satu fungsi sarana dan prasarana pendidikan mempunyai
arti : a. Mencegah kerugian pemborosan biaya untuk keperluan
pemeliharaan/ perbaikan. b. Meringankan beban kerja dan tanggung
jawab pelaksanaan inventaris
c. Membebaskan ruangan dari penumpukan barang yang tidak berguna
2.2 Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan Penghapusan
sarana dan prasarana pendidikan memiliki tujuan : 1. Mencegah dan
membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan 2.
Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris 3. Membebaskan ruang
dari penumpukan barang 4. Membebaskan barang dan tanggung jawab
pekerja 2.3 Syarat-syarat Penghapusan Sarana dan Prasarana
Pendidikan a. Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat
diperbaiki atau digunakan lagi b. Kegunaan tidak seimbang dengan
pemeliharaan c. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini d.
Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan e.
Penyusutan barang diluar kekuasaan pengurus f. Apabila dilakukan
pebaikan, akan menelan biaya yang besar g. Barang yang secara
teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan biaya
pemeliharaa h. Terjadi penyusutan diluar kekuasaan i. Barang-barang
tersebut sudah tidak mutahir lagi j. Hilang akibat susut diluar
kekuasaan pengurus barang
k. Musnah akibat bencana alam l. Merupakan kelebihan persediaan
m. Hilang akibat pencurian 2.4 Pelaksanaan Penghapusan Sarana dan
Prasarana Pendidikan Pelaksanaan penghapusan barang inventaris di
tiap instansi dari pusat sampai daerah pada tiap permulaan tahun
anggaran dilakukan oleh panitia Peneliti/Penghapusan barang
inventaris, dengan keputusan Unit Utama masingmasing mewakili unsur
keuangan, perlengkapan dan bidang teknis. Panitia penghapusan
barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti, menilai
barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara,
melaksanakan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan
barang-barang inventaris tersebut. 2.5 Jenis-jenis Penghapusan
Sarana dan Prasarana Pendidikan Dalam pelaksanaan penghapusan
dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui lelang dan penghapusan
melalui pemusnahan. a. Penghapusan barang inventaris dengan lelang
Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor Lelang
negara. Prosesnya sebagai berikut : 1. Pembentukan Panitia
Penjualan 2. Melaksanakan sesuai prosedur lelang 3. Mengikuti acara
pelelangan 4. Pembuatan Risalah Lelang oleh Kantor Lelang
5. Pembayaran uang lelang 6. Biaya lelang dan lainya dibebankan
kepada pembeli 7. Dengan perantara panitia lelang melaksanakan
penjualan melalui kantor lelang negara dan menyetorkan hasilnya ke
Kas negara setempat, kemudian menyampaikan. b. Penghapusan barang
inventaris dengan pemusnahan Penghapusan barang inventaris
dilakukan dengan memperhitungkan faktorfaktor pemusnahan ditinjau
dari segi uang. Oleh karena itu pemusnahan dibuat dengan
perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada
atasan dengan menyebutkan barang-barang apa saja yang hendak
disingkirkan. Prosesnya adalah sebagai berikut: 1. Pembentukan
panitia penghapusan oleh pimpinan Unit Utama 2. Sebelum barang
dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barangyang dilakukan setiap
tahun bersamaan dengan waktu memperkirakan kebutuhan. 3. Panitia
melakukan penelitian barang yang akan dihapus 4. Panitia membuat
berita acara 5. Setelah mengadakan penelitian secukupnya
barang-barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai Surat Keputusan
dengan disaksikan oleh pejabat pemerintah daerah setempat dan atau
kepolisian, pemusnahannya dilakukan oleh unit kerja yang
bersangkutan, tata cara pemusnahannya yaitu dengan cara dibakar,
dikubur, dsb
6. Menyampaikan berita acara ke atasan/ Menteri sehingga
dikeluarkan keputusan penghapusan 7. Jika barang itu dimusnahkan,
pimpinan unit utama membentuk dan menugaskan panitia untuk
melaksanakan pemusanahan yang harus disaksikan oleh Pemda setempat.
2.6 Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan a.
Penghapusan barang yang rusak/tua/berlebih 1. Setiap pengurus
membuat daftar barang inventaris yang akan diusulkan untuk
dihapuskan kepada pejabat yang berwenang 2. Pengurus menghimpun
atau meletakkan barang yang akan diusulkan untuk dihapuskan
tersebut pada tempat tertentu yang telah ditetapkan oleh pimpinan
satuan kerja. 3. Pengurus mengusulkan penghapusannya kepada unit
utamanya masingmasing di daerah tingkat I. 4. Unit utama membentuk
panitia penghapusan barang 5. Panitia memeriksa barang yang
diusulkan untuk dihapuskan oleh unit kerja dan panitia
melaporkannya kepada pimpinan unit utama disertai dengan usul/
rekomendasi penyelesaiannya. 6. Pimpinan unit utama meneliti barang
yang diusulkan untuk dihapuskan 7. Jika barang yang akan dihapuskan
seperti barang tidak bergerak, biro perlengkapan akan meminta
persetujuan/ izin tertulis dari menteri keuangan diteruskan kepada
biro hukum dan dinas Depdiknas untuk dibuatkan surat keputusan
(SK), di dalam SK tersebut terdapat cara penghapusannya seperti
melalui lelang atau pemusnahan.
b. Penghapusan barang yang hilang/dicuri/dirampok/diselewengkan
- Pimpinan unit satuan kerja bertanggung jawab atas barang yang
hilang melaporkan ke pimpinan unit dan kepolisian. - Pihak
kepolisian diharapkan mengeluarkan berita acara pemeriksaan dalam
waktu 3 bulan. - Hasil penyelidikan berisikan tentang kehilangan,
barang tersebut bukan karena kelalaian petugas atau kehilangan yang
disebabkan karena kelalaian petugas. - Pimpinan unit utama
mengusulkan penghapusannya kepada menteri dilampiri berita acara
dan bukti setoran hasil penjualan, mentri mengeluarkan surat
keputusan (SK) penghapusannya. - Penghapusan dari daftar inventaris
dilakukan setelah SK penghapusan dikeluarkan. c. Penghapusan barang
karena bencana alam Tata caranya disamakan dengan penghapusan
barang yang rusak/tua dengan tambahan SK dari Pemda yang menyatakan
bahwa daerah tersebut telah terjadi bencana alam. 2.7 Landasan
Hukum Dalam pelaksanaan penghapusan barang-barang inventaris harus
berlandaskan hukum berwujud sebagai keputusan presiden, Keputusan
Menteri, Instruksi presiden, Peraturan Pemerintah, Surat Edaran
Menteri/dewan pengawas Keuangan, Undang-Undan Pembendaharaan
Indonesia. a. Perubahan Status Hukum
Perubahan status hukum adalah setiap tindakan hukum dari
pemerintah daerah yang mengakibatkan terjadinya perubahan status
hukum pemilikan atas barang. Perubahan status hukum barang
disebabkan oleh tiga hal, yaitu: 1. Penghapusan barang 2. Penjualan
barang 3. Tukar menukar b. Perubahan status hukum terhadap barang
milik negara/ daerah Pelaksanaannya dilakukan berdasarkan peraturan
yang berlaku. Pada prinsipnya penjualan barang berdasarkan atas
Peraturan Pemerintah tukar barang pada prinsipnya dapat
dilaksanakan dengan dasar peraturan Menteri.
DAFTAR PUSTAKA Arum, Wahyu Sri Ambar. 2007. Manajemen Sarana dan
Prasarana Pendidikan. Jakarta: Multi Karya Mulia.
Tugas Diskusi Kelompok Mata Kuliah Manajemen Sarana &
Prasarana
diposkan oleh isna hanifah di 5/11/2009 02:40:00 PM kategori
Manajemen sarana dan prasarana pendidikan