5.1. OSNOVNI POJMOVI U MS ACCESSu

MS ACCESS 167

5.1. OSNOVNI POJMOVI U MS ACCESSu Microsoft Access je manji sustav za upravljanje bazom podataka (Database Management System – DBMS), a namijenjen je za:

• unos i ažuriranje podataka - pomoću obrazaca (Forms) • brzo pronalaženje i odabiranje podataka - pomoću upita (Queries) • organiziranje podataka - pomoću dizajniranja tablice, obrazaca, upita • brza priprema izvještaja, grafikona ili naljepnica - pomoću izvješaja

(Reports) • dijeljenje podataka s drugim Windows programima – pomoću naredbi

Import i Link

BAZA PODATAKA je organizirani skup podataka, smještenih na nekom nosiocu, koji se lako mogu dohvaćati, obrađivati i ispisivati pomoću programskih alata. Tip organizacije baza podataka:

• Hijerarhijski – podaci su međusobno povezani strogim hijerarhijskim vezama

• Mrežni – veze među podacima su u obliku mreže (moguće veze među svim podacima)

• Relacijski - podaci organizirani u tablice, polja u tablicama su u međusobnim relacijama, čime je omogućeno povezivanje podataka u tablicama (Access je relacijska baza.)

• Objektni – podaci su u obliku objekata koji se upotrebljavaju za rukovanje činjenicama i uzorcima

U Accessu je moguće kreirati bazu podataka i rukovati podacima za manji

broj korisnika.

Najčešće korištene profesionalne baze podataka namijenjene za veći broj korisnika su ORACLE, Microsoft SQL Server, INFORMIX, Paradox i dr. Upit je primjena grupe pravila za odabiranje informacija iz baze podataka. Operacije koje će biti obrađene u Accessu:

• rukovanje programom MS Access (kako učitavati, zatvoriti, spremiti, ispisati bazu podataka, kako se koristiti izbornicima i trakama s alatima)

• kreiranje nove baze podataka (kako kreirati tablicu – dizajniranje i redizajniranje, kako unijeti podatke u tablicu, kako dodavati nove slogove, brisati slogove i druge operacije s tablicom)

PC U UREDSKOM POSLOVANJU 168

• rad s upitima (Queries) (kako dizajnirati i redizajnirati upit, kako oblikovati matematički izraz u polju upita i dr. operacije s upitom)

• rad s obrascima (Forms) (kako dizajnirati i redizajnirati obrazac, dodavanje i promjena kontrola i dr. operacije s obrascima)

• kreiranje izvještaja (Report) (kako kreirati novi i redizajnirati postojeći izvještaj)

• ispisivanje tablica, upita, obrazaca, izvještaja. 5.2 KREIRANJE BAZE PODATAKA U

MS ACCESSU

5.2.1. Otvaranje nove baze podataka Pokrenite MS Access iz Windowsa 95 pomoću naredbi Start/Programs/Microsoft Access. Prilikom pokretanja Access Vam nudi na izbor sljedeće opcije:

Slika 1. Početne opcije MA Accessa Izaberite opciju Blank Database da biste kreirali novu bazu podataka. Na ekranu će se pojaviti prozor “File New Database” u koji treba u polje File name upisati ime koje želimo dodijeliti novoj bazi. Upišite ime:

partneriXX (XX označava Vašu grupu, npr. 11, 12 itd.)

Napomena: Ukoliko se već nalazite u programu Access, novu bazu podataka možete kreirati pomoću naredbe File/New Database iz glavnog izbornika.

MS ACCESS 169

Naredni prozor prikazuje osnovne objekte za rukovanje bazom podataka: • Tables (za kreiranje, dizajniranje tablica, unos podataka u tablice) • Queries (za kreiranje, dizajniranje upita, pregled podataka dobivenih upitom) • Forms (za kreiranje, dizajniranje obrazaca, unos podataka pomoću obrazaca) • Reports (za kreiranje i dizajniranje izvještaja) • Macros (za kreiranje, dizajniranje i pokretanje makroa)

Macro = definiran skup jedne ili više akcija kojim se automatski izvršavaju neke operacije, npr. otvaranje nekog obrasca, zatvaranje nekog prozora ili ispis izvještaja i dr.

• Modules (za kreiranje, dizajniranje i pokretanje modula) Modul = skup naredbi pisanih u Visual Basic prog. jeziku koje izvršavaju neke operacije s bazom podataka

Slika 2. Prozor baze podataka

Ovaj prozor baze podataka služit će nam za kreiranje i rukovanje svim gore navedenim objektima (tablicama, upitima, izvještajima i dr.). Na desnoj strani prozora koristit ćemo tipku:

• New – za kreiranje novog objekta (tablice, upita, izvještaja) • Open – za otvaranje postojećeg objekta (tablice, upita, izvještaja) i uvid u

podatke u njemu • Design – za redizajniranje postojećeg objekta (tablice, upita, izvještaja)


5.2.2. Kreiranje tablice Tablica je osnovna struktura u kojoj su smješteni podaci u Accessu . Tek nakon kreiranja tablica moguće je kreirati upite i izvještaje koji će rukovati podacima iz tablica.

Kreiranju tablice prethodi plan o tome koje informacije će se nalaziti u pojedinoj tablici. Cilj je dobiti što djelotvorniji raspored podataka (što manje ponavljanja ili redundantnosti). Proces takve optimizacije podataka naziva se NORMALIZACIJA. Pretpostavimo da smo, nakon provedene normalizacije, došli do sljedećeg rasporeda podataka koje ćemo voditi o partnerima: Baza će se sastojati od 3 tablice:

Tablica 1. Popis partnera – opći podaci o partnerima Tablica 2. Izlazni računi – podaci o izlaznim računima za prodanu robu tim

partnerima (kupcima) Tablica 3. Ulazni računi – podaci o ulaznim računima za kupljenu robu od tih

partnera (dobavljača)

Za početak ćemo kreirati Tablicu 1. Popis partnera sa sljedećim poljima i njihovim svojstvima:

Naziv polja (Field Name) Tip polja (Field Type) Opis polja (Description)

ŠIFRA Number (Long Integer) Šifra partnera NAZIV Text (dužine 50) Naziv partnera MJESTO Text (dužine 30) Mjesto partnera ADRESA Text (dužine 100) Adresa partnera (ulica i broj) TELEFON Text (dužine 20) Telefon partnera ŽIRO-RAČUN Text (dužine 50) Žiroračun partnera

ŠIFRA, NAZIV, MJESTO itd. predstavljaju POLJA u tablici, tj. vrste ili

kategorije podataka koje će se nalaziti u tablici. Polja imaju svoj tip (numerički, tekstualni, datumski ili dr.).

Podaci za jednu jedinicu obrade u tablici predstavljaju SLOG baze podataka (npr. redak koji predstavlja konkretnu šifru, naziv, mjesto, adresu, telefon i žiroračun za partnera “Kandit” Osijek.) Slog kreiramo kad unosimo konkretne podatke za određenu jedinicu obrade.

Polje predstavlja stupac, a slog redak u tablici. Sjecište polja i sloga u tablici naziva se ćelija. Postupak za kreiranje tablice:

1) U prozoru Database prikazanom na Slici 2. aktivirajte objekt Tables, a zatim tipku New.

MS ACCESS 171

2) U prozoru koji će se pojaviti aktivirajte opciju Design View za dizajniranje tablice i potvrdite tipkom OK. Na ekranu će se pojaviti prozor za dizajniranje kao na Slici 3.

Slika 3. Prozor za dizajniranje tablica

3) U gornji dio prozora upišite polja. Za svako polje navedite: Naziv polja – u stupac Field name (naziv polja ne treba biti dug, ali

treba biti prepoznavajući) Tip podatka – stupac Data Type (tip podatka odaberite klikom miša na

strelicu koja će se pojaviti u tom stupcu) Vrste tipova podataka:

Text Tekstovni (dužina se određuje prema potrebi) Memo Memorijski (za duži tekst, do 65536 znakova) Number Numerički:

Byte – samo cijeli brojevi od 0 do 255 Integer – samo cijeli brojevi od

-32,768 do 32,767 Long Integer – samo cijeli brojevi od

-2,147,483,648 do 2,147,483,647 Single – realni brojevi s preciznošću do

7 decimala Double – realni brojevi s preciznošću do

15 decimala Date/time Prikazuje datum i vrijeme (načine zapisa pogledati u

dizajnu) Currency Prikazuje valutu uz broj, preciznost do 4 decimale


AutoNumber Brojač (niz brojeva koji se od početne vrijednosti automatski povećava za 1 kod dodavanja novih slogova)

Yes/No Logički (vrijednost “da” ili “ne”, “istina” ili “laž”) OLE Object Objekt (moguće umetanje objekta: slike ili datoteke

iz drugih programa) Hyperlink Link za Internet (moguće automatsko povezivanje s

Web mrežom) Lookup Wizard Umetanje popisa za izbor i polja iz drugih tablica

Opis polja – stupac Description (moguć unos opširnijeg opisa za polje)

4) U donjem dijelu prozora za dizajniranje tablice moguće je postaviti dodatna svojstva (Properties) svakog polja, tj. formatirati polje. Ta svojstva su npr. dužina polja, format zapisa brojeva u polju, format datuma, indeksiranje itd., no zasad samo pregledajte koja su standardno postavljena svojstva za upisana polja. Opis pojedinih opcija za formatiranje polja nalazi se u knjizi.

5) Prilikom dizajna tablice u većini je slučajeva potrebno odrediti koje će polje biti PRIMARNI KLJUČ. Primarni ključ ili identifikator je polje koje će jedinstveno određivati svaki slog u tablici (ponavljajuće i null-vrijednosti nisu dozvoljene). Za primarni ključ izabire se polje koje će biti adekvatan identifikator, npr. Šifra, Rb. itd. U našoj će tablici to biti Šifra. Ponekad u nekoj tablici nije potrebno imati identifikator, npr. ako se u tablici sve vrijednosti u svim poljima mogu ponavljati , ne mora se odrediti primarni ključ. Hoće li primarni ključ postojati ili ne, ovisi o sadržaju polja koja će biti u tablici i o vezama s drugim tablicama.

Ako ne postavite primarni ključ, program će Vam ponuditi da on uvede novo polje koje će biti primarni ključ. Ako i to odbijete, tablica će biti pohranjena bez primarnog ključa. Postupak za postavljanje primarnog ključa: a) Kliknite mišem u polje koje će biti primarni ključ, u našem primjeru to

je polje Šifra. b) Aktivirajte naredbu Edit/Primary Key iz glavnog izbornika ili ikonu s

oznakom ključa. Ispred polja Šifra pojavit će se znak ključa, što znači da je primarni ključ postavljen.

6) Pohranite dizajn tablice (OBAVEZNO) s pomoću naredbe File/Save. Ukoliko prvi put pohranjujete dizajn, pojavit će se prozor za dodjelu imena tablici. Upišite ime tablice: Popis partnera

7) Zatvorite prozor za dizajniranje tablice (klikom miša na oznaku X u gornjem desnom kutu prozora). Vratite se na prozor Database, u kojem se na popisu tablica nalazi upravo kreirana tablica Popis partnera.

5.2.3. Unos podataka u tablice Postupak za unos podataka:

MS ACCESS 173

1. Na popisu tablica u prozoru Database selektirajte mišem tablicu Popis partnera i aktivirajte tipku Open na desnoj strani prozora. Na ekranu će se pojaviti prozor kao na Slici 4.

2. Unesite podatke za 5 poduzeća, prema Slici 4. 3. Po potrebi proširite neka polja klikom miša na desni rub stupca i

povlačenjem miša (Ako mijenjate širinu stupaca, potrebno je nakon toga pohraniti tablicu naredbom File/Save).

Slika 4. Prikaz podataka za unos

4. Nakon unosa podataka zatvorite prozor za unos (nije potrebno pohranjivanje

baze ukoliko niste mijenjali dizajn). Napomena:

Ako u tablici ne vidite dobro hrvatske znakove, potrebno je učiniti sljedeće:

• aktivirati naredbu Format / Font iz glavnog izbornika • kod polja ‘Script’, kliknite na strelicu za izbor i izaberite opciju

‘Central European’

Na isti način kao što ste kreirali tablicu Popis partnera, kreirajte drugu tablicu: Izlazni računi, sa sljedećim poljima:

Naziv polja (Field Name) Tip polja (Field Type) Opis polja

(Description) BROJ IZLAZNOG RAČUNA Number (Long Integer) Broj izl. računa ŠIFRA Number (Long Integer) Šifra partnera IZNOS Number (Double) Iznos računa DATUM Date (General Date) Datum računa

1. Kao primarni ključ, postavite polje Broj izlaznog računa. 2. Pohranite ovaj dizajn tablice pod nazivom Izlazni računi i zatvorite prozor

za dizajn tablice. 3. Na popisu tablica u prozoru Database trebali biste dobiti obje tablice.


4. U prozoru Database sada selektirajte drugu tablicu: Izlazni računi te na isti način unesite podatke za Izlazne račune partnerima (kupcima). Koristite šifre unesene u prvoj tablici, budući da se radi o istim poduzećima.

Slika 5. Sadržaj tablice Izlazni računi

5. Zatvorite prozor za unos podataka.

5.2.4. Pohranjivanje baze podataka U Accessu se naredba File/Save u glavnom izborniku odnosi na onaj dio baze na kojem se upravo nešto radi, npr. dizajn neke tablice ili upit ili izvještaj i sl. Pohranjivanje je potrebno ako ste prethodno napravili neke izmjene u dizajnu bilo kojeg dijela baze. Ako nije bilo izmjena u dizajnu, nije potrebno bazu posebno pohranjivati.

Npr., ako ste napravili izmjene u dizajnu tablice, potrebno je pohraniti tu tablicu, ali cijelu bazu nije potrebno pohranjivati posebno.

Upozorenje: naredbu Save u izborniku File moguće je aktivirati tek ako ste u bazu podataka unijeli neke izmjene. U protivnom je naredba Save neaktivna (sivo označena). Cijelu bazu podataka moguće je izvesti (eksportirati) u neki drugi format, kao npr.

Save As /Export – ako želite bazu pohraniti pod nekim drugim imenom ili uvesti u neku drugu bazu

Save As HTML – ako želite bazu izvesti u HTML format za prikaz na Web mreži.

5.2.5. Zatvaranje baze podataka Bazu podataka moguće je zatvoriti na dva načina:

a) bez izlaska iz Accessa: • aktivirajte File/Close iz glavnog izbornika.

b) izlaskom iz Accessa: • aktivirajte File/Exit iz glavnog izbornika.

MS ACCESS 175

5.3. OSNOVNE OPERACIJE NA POSTOJEĆOJ

BAZI PODATAKA U ovoj vježbi naučit ćete kako otvoriti postojeću bazu podataka, unijeti podatke u tablicu, redizajnirati tablicu te kreirati indekse i sortirati podatke u tablici. 5.3.1. Otvaranje postojeće baze podataka Prilikom pokretanja Accessa, u prozoru kao na Slici 1., aktivirajte opciju Open an existing database i izaberite bazu podataka PARTNERIXX kreiranu na prošlom satu vježbi.

Napomena: Ukoliko se već nalazite u programu Access, postojeću bazu podataka možete otvoriti pomoću naredbe File/Open Database iz glavnog izbornika.

5.3.2. Što ako želimo promijeniti dizajn tablice? Promjena dizajna tablice:

1) U prozoru Database obilježite mišem tablicu Popis partnera. 2) Aktivirajte tipku Design u desnom dijelu prozora. Na ekranu se pojavio

prozor za dizajniranje tablice. a) Ukoliko želite samo izmijeniti naziv, tip, opis ili svojstva polja, tipkom

Del obrišite postojeći i unesite novi naziv, tip, opis ili svojstvo. b) Ukoliko želite dodati novo polje:

1. Kliknite mišem ili dođite strelicom u polje ispred kojeg želite dodati novo polje (kliknite ovaj puta u polje Žiroračun)

2. Aktivirajte naredbu Insert/Rows ili ikonu pod nazivom Insert Rows.

3. Dobit ćete umetnut prazan redak u koji upišite novo polje: Telefax Text Telefax partnera

Zatim umetnite još jedno polje: God.promet Number Godišnji promet partnera

(mil.kn) c) Ukoliko želite obrisati polje:

1. Potrebno je mišem obilježiti cijeli redak polja koje želite obrisati. To ćete učiniti tako da kliknete mišem na sivu tipku lijevo od naziva polja. Obilježite ovaj put redak s poljem Telefax.

2. Tipkom Del ili s pomoću naredbe Edit/Delete obrišite polje iz dizajna tablice.


d) Ukoliko želite kopirati ili premjestiti neko polje u dizajnu tablice: Obilježite mišem dio dizajna tablice i koristite naredbe Edit/Copy, Edit/Paste za kopiranje, te Edit/Cut i Edit/Paste za premještanje obilježenog teksta.

Nakon izmjena u dizajnu, OBAVEZNO je pohraniti dizajn naredbom

File/Save. Nakon toga zatvorite prozor za dizajn tablice.

Nakon izmjena u dizajnu (dodavanja novih polja), pogledajte kako su se te izmjene odrazile na slogove u samoj tablici.

1. Pogledajte podatke u slogovima tablice pomoću tipke Open u prozoru Database (tablica Popis partnera mora biti obilježena).

2. Unesite podatke u novom polju Godišnji promet za sve slogove (partnere) u tablici. Unesite brojeve između 100.000 i 1.000.000.

3. Zatvorite prozor za unos podataka i vratite se u glavni prozor Database. Za vježbu:

Kreirajte Tablicu 3. Ulazni računi, sa istom strukturom kao što je struktura tablice Izlazni računi, samo naziv polja Broj izlaznog računa promijenite u Broj ulaznog računa. Unesite nekoliko slogova u tu treću tablicu.

5.3.3. Indeksiranje u Accessu Neka polja tablice mogu biti indeksirana. Indeks ubrzava upite u bazi podataka, kao i sortiranje i operacije grupiranja. Na koji način? Postavljanjem svojstva “indeksirano polje” zapravo kažemo programu da prilikom rada sa slogovima baze umjesto pamćenja vrijednosti tog polja uzima (pamti) samo poziciju (indeks) svake vrijednosti u originalnoj tablici. Time se ubrzava rad, budući da je manje memorije potrebno za pamćenje indeksa nego za pamćenje vrijednosti u poljima.

Operacije pretraživanja, sortiranja i grupiranja su tada puno brže, budući da program radi s podacima koji oduzimaju manje procesorskog vremena i memorije. Zbog toga je preporučljivo postaviti indeksno svojstvo na ona polja koja se često koriste kao kriteriji za pretraživanje, sortiranje ili grupiranje. Indeksiranjem se ne mijenja fizički redoslijed slogova u tablici.

Pretpostavimo da nam je u tablici Popis partnera potreban indeks na polju Šifra, te na poljima Naziv i Mjesto.

Indeks se postavlja u svojstvima polja koja su prikazana u donjem dijelu prozora za dizajn tablice (područje označeno kao Field Properties). U tom se prozoru kao posljednje nabrojano svojstvo nalazi svojstvo Indexed. Moguće opcije su:

MS ACCESS 177

No (Standardno postavljeno) bez indeksa Yes (Duplicates OK) Indeks koji dozvoljava ponavljajuće vrijednost (duplikate) Yes (No Duplicates) Indeks koji ne dozvoljava ponavljajuće vrijednost

(duplikate)

Ukoliko je polje Šifra primarni ključ – što je slučaj u našoj tablici – tada je polje automatski indeksirano. No, to ćemo provjeriti. Postavljanje indeksa na pojedinačno polje:

1. U prozoru Database prijeđite na rad s tablicama. 2. Obilježite tablicu Popis partnera. 3. Kliknite na tipku Design da biste dobili prozor za promjenu dizajna. 4. Najprije izaberite polje kojemu želimo postaviti svojstvo indeksa. Neka to

bude polje Šifra. Kliknite na to polje. 5. U njemu bi već trebalo pisati “Yes (No Duplicates)”. Polje je automatski

indeksirano, budući da je ono primarni ključ tablice. 6. Prijeđite sada na polje Naziv. 7. U svojstvima kliknite u okvir Indexed i odaberite opciju “Yes (No

Duplicates)”. 8. Prijeđite na polje Mjesto. 9. U svojstvima kliknite u okvir Indexed i odaberite opciju “Yes (Duplicates

OK)”. Dozvolite ponavljajuće vrijednosti zbog toga što u tablici može biti više partnera iz istog mjesta.

10. Pohranite tako izmijenjeni dizajn tablice. Pogled na sve indekse u tablici i postavljanje višestrukih indeksa:

1. Da biste vidjeli koji su sve indeksi postavljeni u tablici, aktivirajte naredbu View/Indexes. (Upozorenje: ovu naredbu možete aktivirati samo ako je na ekranu otvoren prozor za dizajn tablice.) Dobili ste prozor kao na Slici 6.

Slika 6. Prozor za prikaz indeksa u tablici.


2. Ukoliko želite umetnuti dodatne indekse, naredbom Insert/Row umetnite nove retke te upišite polja na koja želite postaviti indeks.

3. Brisanje nepotrebnih indekasa: označite mišem cijeli redak te aktivirajte naredbu Delete ili tipku Del.

5.3.4. Brzo pronalaženje slogova u tablici Nakon indeksiranja pretraživanje podataka u tom polju mnogo je brže. No, kod naše male tablice ta se brzina neće bitno razlikovati, dok je kod velikih tablica vrlo značajna. Kada se nalazite u prozoru za pogled na podatke tablice (View/Datasheet).

1. Kliknite mišem u polje Šifra (u bilo koju ćeliju tog stupca). 2. Aktivirajte naredbu Edit/Find iz glavnog izbornika. 3. U okvir Find What upišite npr. 1003. Kliknite na tipku Find First. Program

će označiti slog sa šifrom 1003. Ako se radi o poljima koja mogu sadržavati ponavljajuće vrijednosti, tipka Find Next će pronaći naredni slog s tom vrijednošću.

4. Tipkom Close na prozoru Find zatvorite taj prozor. 5.3.5. Sortiranje podataka u tablici Za sortiranje podataka koristi se naredba Records/Sort iz glavnog izbornika (Upozorenje: da biste je mogli koristiti, na ekranu mora biti otvoren prozor za pogled u podatke tablice – View Datasheet ili pogled na podatke upita ili obrasca).

1) Kliknite u polje po kojem želite sortirati podatke. 2) Aktivirajte naredbu Records/Sort iz glavnog izbornika. Izaberite između

rastućeg (Ascending) i padajućeg (Descending) redoslijeda sortiranja.

Za vježbu: Sortirajte tablicu prema Nazivu, zatim prema Mjestu i na kraju prema Godišnjem prometu (od najvećeg prometa do najmanjeg).

5.3.6. Veze (Relationships) između tablica 5.3.6.1. Zašto uopće služe veze između tablica? Gotovo u svakoj relacijskoj bazi podataka potrebno je koristiti više tablica. Pri tome je logično te tablice preko nekog polja povezati i definirati kakva će ta veza biti, npr. ako postoji tablica Popis partnera s njihovim šiframa i druga tablica u kojoj će se voditi Izlazni računi za te partnere, tada se može postaviti veza preko polja Šifra koja neće dozvoliti da u tablici Izlazni računi bude šifra koja ne postoji u tablici Popis partnera.

Primjer veze:

MS ACCESS 179

Šifra Broj izlaznog računa Naziv Šifra partnera Mjesto Iznos računa Adresa Datum Žiroračun

Tablica 1. Popis partnera (tablica “RODITELJ”)

Tablica 2. Izlazni računi (“DIJETE”) 5.3.6.2. Kada se veza uopće može kreirati?

Ako u dvije tablice postoji polje koje je istog tipa (ne mora biti čak ni istog naziva, kao u gornjem primjeru). Tipovi veze:

• One to Many (jedan prema više) – u tablici Popis partnera (“roditelj” tablici) šifre se ne smiju ponavljati jer je polje Šifra primarni ključ (tj. postoji samo jedna šifra s npr. vrijednošću ‘1000’ koja predstavlja tog partnera), dok se u tablici Izlazni računi šifre partnera smiju ponavljati, budući da svaki partner može imati više izlaznih računa (to je “dijete” tablica).

• One to One (jedan prema jedan) gdje se ne dozvoljava ponavljanje vrijednosti polja preko kojeg se ostvaruje veza niti u jednoj niti u drugoj tablici

• Many to Many (gdje se u obje tablice dozvoljava ponavljanje vrijednosti u polju koje je veza)

Najčešće su u praksi veze One to Many.

Za neku vezu može se postaviti svojstvo da ona ostvaruje tzv. REFERENCIJALNI INTEGRITET u bazi, tj. čuva integritet baze u smislu da ne mogu postojati u tablici Izlazni računi podaci o šifri koji ne postoje u tablici Popis partnera. Tada se također mogu definirati i dodatna svojstva referencijalnog integriteta:

• brisanje povezanih polja – hoće li se prilikom brisanja slogova u “Roditelj” tablici automatski obrisati i slogovi u “Dijete” tablici koji imaju istu vrijednost u polju koje je veza između njih (npr. ako u tablici Popis partnera obrišete slog sa šifrom 1000, automatski će se i u tablici Izlazni računi obrisati slogovi kojima je šifra=1000).

• ažuriranje povezanih polja – hoće li se prilikom promjene vrijednosti tog polja u “Roditelj” tablici automatski promijeniti i slogovi u “Dijete” tablici koji imaju istu vrijednost u polju koje je veza između njih (npr. ako u tablici Popis partnera šifru 1000 promijenite u 1001, automatski će se i u tablici Izlazni računi sve šifre 1000 promijeniti u 10001).

Veza (Relationship)


5.3.6.3. Kreiranje veza (Relationships) U našoj bazi, kreirat ćemo vezu između tablice Popis partnera (koja će biti “Roditelj”) i tablice Izlazni računi (koja će biti “Dijete”), a povezat ćemo ih preko polja Šifra u roditeljskoj tablici i polja Šifra partnera u dijete-tablici.

Da biste kreirali vezu između dviju tablica, potrebno je: 1. U prozoru Database aktivirati objekt Tables za rad s tablicama (Slika 7.).

Slika 7. Prozor Database

2. U glavnom izborniku aktivirati naredbu Tools / Relationships. Na ekranu se

pojavljuje prozor za izbor tablica na kojima ćete napraviti vezu. 3. Klikom miša na naziv tablice, zatim na tipku Add izabrati prvu tablicu, a

zatim isto ponovite i za drugu tablicu. 4. Kliknuti na tipku Close da bismo zatvorili prozor za izbor tablica. Na ekranu

će biti prikazani prozori za obje tablice. 5. Postaviti vezu tako da kliknete mišem na polje Šifra u roditeljskoj tablici i

držeći neprekidno pritisnutu lijevu tipku miša, vući miš do polja Šifra partnera u dijete-tablici. Nakon toga se pojavljuje prozor u kojem treba odrediti svojstva veze (Slika 8.).

Slika 8. Prozor za određivanje svojstva veze

MS ACCESS 181

7. Prozor pokazuje koja će se veza kreirati (iz kojih tablica) te omogućava uključivanje i isključivanje opcija za referencijalni integritet (objašnjenih na prethodnoj stranici). Uključite sve tri opcije za referencijalni integritet.

8. Veza će biti tipa One to Many, budući da je Šifra u roditeljskoj tablici primarni ključ i nisu dozvoljena njezina ponavljanja, a u dijete-tablici su omogućena ponavljanja vrijednosti Šifra partnera.

9. Aktivirajte tipku Create i veza će biti kreirana. Program će to pokazati u obliku strelice koja je povučena između dvije tablice kao na Slici 9.

Pohranite ovako kreiranu vezu naredbom File/Save, a zatim iziđite iz

prozora za veze uz pomoć naredbe File/Close ili križića na tom prozoru. Na isti način kreirajte još i vezu tablice Popis partnera s tablicom Ulazni računi.

Slika 9. Prikaz uspostavljene veze među tablicama 5.3.6.4. Promjena svojstava postojeće veze Ukoliko želite promijeniti bilo koje svojstvo postojeće veze, potrebno je:

1. naredbom Tools/Relationships otvoriti prozor za prikaz veza (ukoliko već nije otvoren)

2. kliknuti mišem na strelicu koja povezuje dvije tablice tako da strelica bude podebljana

3. aktivirati naredbu Relatioonship / Edit Relationship iz glavnog izbornika 4. promijeniti bilo koje svojstvo na prozoru koji će prikazati i potvrditi izmjenu

tipkom OK 5.3.6.5. Brisanje postojeće veze Ukoliko želite obrisati već postavljenu vezu, potrebno je:

1. naredbom Tools/Relationships otvoriti prozor za prikaz veza (ukoliko već nije otvoren)


2. kliknuti mišem na strelicu koja povezuje dvije tablice tako da strelica bude podebljana

3. aktivirati naredbu Edit / Delete iz glavnog izbornika 4. potvrditi brisanje tipkom Yes.

Nakon što je veza postavljena, moguće je kreirati upite, obrasce i izvještaje koji

koriste više tablica. Zato je kreiranje veza potrebno napraviti odmah nakon kreiranja tablica. 5.4. RAD S OBRASCIMA 5.4.1. Kreiranje obrasca za unos podataka Unos podataka do sada smo obavljali obilježavanjem tablice i aktiviranjem tipke Open, čime smo dobili prozor originalne tablice u koju smo mogli unijeti podatke o konkretnim partnerima, tj. slogove tablice. Međutim, unos podataka može biti lakši putem obrasca. Kako kreirati obrazac?

1. U prozoru Database aktivirajte objekt Forms da biste izabrali rad s obrascima.

2. Aktivirajte tipku New u desnom dijelu prozora. Na ekranu će se pojaviti prozor kao na Slici 10.

Slika 10. Prozor New Forms

3. U gornjem prozoru izaberite opciju Form Wizard, budući da ćemo koristiti pomoć čarobnjaka za kreiranje obrasca.

4. U donjem prozoru klikom miša na strelicu izaberite tablicu Popis partnera na koju će se obrazac odnositi.

MS ACCESS 183

5. Tipkom OK prijeđite na sljedeći prozor koji služi za izbor polja (Slika 11).

Slika 11. Prozor Form Wizard

1. U lijevom prozoru na Slici 11. nalazi se popis polja u izabranoj tablici.

Potrebno je izabrati polja koja želimo uključiti u obrazac i klikom miša na strelicu udesno prebaciti ih u desni prozor. Kliknite mišem na dvostruku strelicu udesno koja prebacuje sva polja iz lijevog prozora u desni, čime izabiremo sva polja iz tablice Popis partnera.

2. Naredni prozor omogućava izbor oblika obrasca: Columnar (stupci), Tabular (tablica), Datasheet (plahta s podacima), Justified (poravnato do ruba prozora). Izaberite Columnar (stupčasti obrazac) i tipkom Next prijeđite na idući prozor.

3. Izaberite stil obrasca (pregledajte sve stilove, ali izaberite Standard). 4. U narednom prozoru upišite naslov obrasca Unos partnera, a donje opcije

omogućavaju: • otvaranje obrasca za unos ili pregled informacija • promjenu dizajna Izaberite prvu opciju tipkom Finish i dobit ćete obrazac koji ste upravo kreirali, s prikazanim podacima prvog sloga u tablici Popis partnera, kao na Slici 12.

5.4.2. Unos i pregled podataka pomoću obrasca Pregled podataka:

• prijelaz s aktivnog sloga na naredni ili na prethodni slog: tipkom PgDown i PgUp ili upotrebom kontrole na dnu obrasca (strelice za prethodni, naredni, prvi i posljednji slog)


• prijelaz iz polja u drugo polje unutar sloga: strelicama, tipkom Tab ili klikom miša

Slika 12. Upisni prozor Unos podataka:

• Klikom na strelicu sa zvjezdicom u kontroli na dnu prozora pozicionirajte se u posljednji (prazan) slog i unesite podatke za novog partnera.

Unesite podatke za još nekoliko novih partnera. Pohranite obrazac

OBAVEZNO naredbom File/Save, a zatim zatvorite prozor s obrascem.

Za vježbu: Na isti način sami kreirajte drugi obrazac za unos podataka u tablicu Izlazni računi i unesite nekoliko novih slogova, a zatim za tablicu Ulazni računi.

5.4.3. Promjena dizajna obrasca Iz prozora Database vratimo se u obrasce (aktiviranjem tipke Forms). Ovdje je na popisu obrazac koji smo već prije kreirali pod nazivom Unos partnera. Obilježite obrazac.

Prije nego prijeđemo na promjenu dizajna, spomenut ćemo još jedan kraći način pregleda dizajna i podataka za obrasce, upite, tablice i ostale objekte u Accessu. Kako još možete pogledati dizajn ili podatke u tablici?

• tipkom Open u prozoru Database otvorite željenu tablicu. Ovaj put otvorite Popis partnera.

MS ACCESS 185

• Kada je tablica otvorena, aktivirajte u glavnom izborniku View. U padajućem se izborniku pojavljuju naredbe prikazane na donjoj slici.

Slika 13. Naredbe za prikaz dizajna obrasca, obrasca za unos i tablice s podacima.

Pomoću gornjih naredbi možete vrlo lako i brzo prelaziti iz dizajna u pogled na obrazac ili podatke, bez zatvaranja prozora u kojem se nalazite. Ove naredbe, nešto izmijenjene, bit će Vam na raspolaganju i kod rada s tablicama, upitima, obrascima i izvještajima. Ali, upamtite: najprije treba otvoriti objekt tipkom Open!

Nakon što ste tipkom Open otvorili obrazac, prijeđite na dizajn obrasca koristeći se naredbom View/Design View. Dobili ste prozor kao na Slici 14..

Slika 14. Prozor za dizajn obrasca


Uočite na lijevoj strani slike traku s alatima Toolbox. (Ukoliko takvu traku ne vidite na ekranu, uvijek je možete dobiti aktiviranjem naredbe View/Toolbox iz glavnog izbornika.)

Uočite u prozoru za dizajniranje 4 dijela odvojena sivim horizontalnim

trakama. Njihovo značenje je: • Form Header – zaglavlje cijelog izvještaja (sadrži obično naslov izvještaja) • Detail – sadrži oznake polja koja će se unositi u obrascu • Form Footer – podnožje obrasca (sadrži najčešće kontrolu za rad s podacima

(Data control)) Dakle, moguće je redizajnirati svaki dio obrasca posebno.

Primijetite da su pojedini objekti u prozoru označeni sivim okvirima. Svaki

takav objekt naziva se KONTROLA (Control). Svako polje ili oznaka, svaki dio izvještaja i obrasca u Accessu predstavljen je kontrolom, npr.

• kontrola oznake (Label) - tekst koji opisuje naziv polja • kontrola okvira teksta (Text box) - okvir u koji korisnik unosi tekst prilikom

prikaza obrasca ili se prikazuje vrijednost polja iz baze itd.

Kontrole omogućuju razne izmjene i rukovanje svakim objektom na izvještaju ili obrascu. Moguće izmjene su:

• izmjene na postojećim kontrolama u obrascu: a) promjena položaja pojedinih objekata na obrascu (obilježavanjem

objekta mišem i povlačenjem miša na novo mjesto) b) promjena veličine pojedinih objekata (obilježavanjem objekta mišem,

klikom miša na rub okvira i povlačenjem miša) c) promjena fonta i veličine slova (obilježavanjem teksta mišem, izborom

fonta i veličine slova u traci s alatima (ikona za promjenu fonta) na vrhu prozora Access)

d) kopiranje pojedinih objekata i isijecanje (obilježavanjem objekta mišem, aktiviranjem naredbi Edit/Copy, Edit/Cut, Edit/Paste prema potrebi)

• izmjene dodavanjem novih kontrola koristeći Toolbox alat (Slika 15.)

Klikom miša na rubove prozora prilagodite veličinu tako da imate uvid u dizajn cijelog obrasca.

Klikom miša na sivu traku Form Footer (koja dijeli tijelo obrasca od podnožja) pomaknite prema dolje, kako bi Vam na obrascu ostalo mjesta za kontrole koje ćemo dodati.

Dizajn obrasca mijenjate koristeći kontrole u Toolbox alatu. Vrlo pogodna kontrola za izbor opcija s popisa je ListBox (kontrola za unos podataka pomoću okvira s popisom), pa ćemo to učiniti.

MS ACCESS 187

Pretpostavimo da želimo dodati okvir s popisom za unos Mjesta partnera, kako korisnik ne bi morao unositi nazive mjesta ručno, već da ih može izabrati na popisu.

Slika 15. Toolbox kontrole Dodavanje okvira s popisom na obrazac:

1. Najprije s našeg obrasca obrišite postojeće kontrole za mjesto (klikom miša na oznaku (Label) Mjesto i tipkom Del ili naredbom Edit/Delete iz gl. izbornika, zatim isto učinite i s okvirom za tekst (tekstnim boksom) za Mjesto)

2. Želimo umetnuti okvir s popisom za unos Mjesta. Ta se kontrola nalazi na traci alata Toolbox (vidi Sliku 15.). Ali, prije nego kliknete mišem na tu kontrolu, potrebno je uključiti čarobnjaka za pomoć, kako bi nam kreiranje nove kontrole bilo olakšano. Dakle, kliknite mišem na ikonu čarobnjaka u

gornjem desnom uglu Toolboxa – ikona .

3. Kliknite na ikonu za okvir s popisom – ikona . Umjesto strelice miša vidite znak +.

4. Kliknite mišem u prazno područje na dnu obrasca, te razvucite okvir za popis u obliku pravokutnika.

5. Na ekranu se pojavljuje prozor kao na Slici 16. Izaberite drugu opciju – jer sami želimo unijeti moguće vrijednosti za polje Mjesto.

6. Tipkom Next dobiven je prozor u koji treba upisati vrijednosti za polje. Pretpostavimo da su moguće vrijednosti Mjesta: Osijek, Zagreb, Rijeka, Split, Ostalo. Upišite ih u tablicu kao na donjoj slici (klikom miša ili tipkom Tab prelazite u naredni red tablice).

7. U narednom prozoru moguće je izabrati način pohranjivanja izabranih vrijednosti iz okvira s popisom. Značenje ponuđenih opcija pogledajte na donjoj slici., izaberite drugu opciju (budući da želimo da se vrijednosti automatski pohranjuju u polje Mjesto) te u okviru izaberite polje Mjesto.


Slika 16. Prozor za izbor načina uzimanja vrijednosti za okvir s popisom 8. U narednom prozoru upišite oznaku koja će stajati pored okvira s popisom

Mjesto.

Slika 17. Upis vrijednosti za okvir s popisom

MS ACCESS 189

Slika 18. Izbor načina pohranjivanja vrijednosti iz okvira s popisom

9. Tipkom Finish dobit ćete u prozoru za dizajn okvir koji smo kreirali. On sada izgleda možda čudno (vidi lijevu Sliku 19.), ali, ne brinite! Vrijednosti će biti vidljive tek prilikom pregleda samog obrasca.

Slika 19. Izgled okvira s popisom u prozoru za dizajn obrasca i u prozoru za unos pomoću obrasca

10. Aktivirajte naredbu View/Form View da biste vidjeli kako funkcionira okvir

s popisom. Trebali biste vidjeti ponuđene vrijednosti gradova i imati mogućnost izbora.

11. Unesite nekoliko novih slogova koristeći se okvirom s popisom. Unesite vrijednosti za sva polja kod novih slogova.

12. Pohranite obrazac i zatvorite njegov prozor.

Za vježbu: Obrišite na prethodnom obrascu okvir s popisom za Mjesto i umjesto njega kreirajte okvir za alternativni izbor opcija (Combo box), koristeći čarobnjaka za pomoć i iste gradove za Mjesto.


5.5. RAD S UPITIMA

5.5.1. Kreiranje upita Upitima (Queries) se odabiru informacije iz baze podataka prema određenim kriterijima, npr., ako želimo dobiti samo šifru i naziv partnera sortirano prema abecedi naziva ili želimo dobiti popis samo partnera iz Osijeka itd. Upitom nastaju rezultati koji prikazuju samo željene podatke iz originalne tablice. Originalni podaci uvijek ostaju u prvobitnim tablicama. 5.5.1.1. Kreiranje upita na jednoj tablici Kreiranje upita koji će iz tablice Popis partnera prikazati samo podatke o Šifri, Nazivu i Mjestu partnera, sortirane prema abecednom redoslijedu Naziva partnera.

1. U prozoru Database kliknite mišem na objekt Queries za rad s upitima. 2. Kliknite na tipku New za kreiranje novog upita. Na ekranu će se pojaviti

prozor za izbor načina na koji želimo dizajnirati upit. Izaberite opciju Design View za ručno dizajniranje upita aktivirajte tipku Next.

3. Pojavit će se prozor za izbor tablice ili upita na koje će se novi upit odnositi. Izaberite tablicu Popis partnera i kliknite na tipku Add.

Slika 20. Prozor Show Table

4. Aktivirajte tipku Close za zatvaranje prozora, budući da ne želimo izabrati

niti jednu drugu tablicu. 5. Na ekranu ste dobili prozor za dizajniranje upita kao na Slici 21.

MS ACCESS 191

6. U gornjem dijelu prozora nalazi se popis polja iz tablice, od kojih sastavljamo upit. Pregledajte koja su sve polja na raspolaganju. Donji dio prozora predstavlja dizajn samog upita. U pojedine stupce upita možemo postaviti bilo koje polje iz popisa prikazanog u gornjem prozoru.

7. Za izbor polja koje želimo uključiti u upit potrebno je: a) Kliknuti mišem u stupac upita u koji želimo postaviti polje iz tablice. Za

naš zadatak kliknite u prvi stupac upita i u prvu ćeliju s oznakom Field (polje). U ćeliji će se pojaviti strelica.

b) Kliknuti mišem na strelicu i u izborniku izabrati polje Šifra. (za ovaj izbor polja postoji i drugi način: pozicionirati se u gornji prozor s popisom polja iz tablice i dvoklikom miša na polje Šifra prebaciti to polje u upit).

8. Učinite to još i s poljima Naziv i Mjesto, koje postavite u drugi i treći stupac upita.

9. U donjem dijelu prozora kliknite mišem u polje Naziv, redak Sort. Pomoću strelice koja će se pojaviti izaberite redoslijed sortiranja, npr. Ascending (Rastući). Time smo odredili da će podaci biti sortirani prema abecednom redoslijedu naziva partnera.

Slika 21. Prozor Query

10. Pohranite upit naredbom File/Save, pod nazivom Upit1. 11. Zatvorite prozor za dizajniranje upita.

5.5.1.2. Kako pregledati rezultat upita? Rezultat upita može se pregledati na sljedeće načine:

1. način: iz prozora Database


1) Kada se nalazite u prozoru Database, kliknuli ste na objekt Queries za rad s upitima, i na ekranu vidite popis upita (zasad imamo samo jedan upit Upit1). Obilježite mišem ovaj upit ukoliko to već nije učinjeno.

2) Aktivirajte zatim tipku Open u desnom dijelu prozora. Dobili ste novi prozor s prikazanim rezultatima upita, tj. novom tablicom u kojoj su prikazani samo oni stupci tablice koje smo izabrali u upitu. Uz to su slogovi sortirani prema abecednom redoslijedu naziva partnera, baš kao što smo tražili.

2. način: iz glavnog izbornika 1) Kada se nalazite unutar dizajna upita, moguće je aktivirati naredbu

View/Datasheet View za prijelaz u pogled na rezultat upita. 5.5.2. Promjena dizajna upita Prikazat ćemo promjenu dizajna upita na dva načina:

1. način: iz prozora Database 1) Kada se nalazite u prozoru Database, kliknuli ste na objekt Queries za

rad s upitima, i na ekranu vidite popis upita (zasad imamo samo jedan upit Upit1). Obilježite mišem ovaj upit ukoliko to već nije učinjeno.

2) Aktivirajte zatim tipku Design u desnom dijelu prozora. Dobili ste ponovo prozor za dizajniranje upita prikazan na Slici 10. Napravite izmjenu koju želite.

3) Pohranite upit naredbom File/Save kako bi se uvažile izmjene te zatvorite prozor za dizajniranje rezultata upita.

2. način: iz glavnog izbornika 1) Kada se nalazite unutar pogleda na rezultate upita, moguće je aktivirati

naredbu View/Design View za prijelaz u pogled na dizajn upita.

Kreiranje upita koji će iz tablice Popis partnera prikazati samo one partnere koji su iz Osijeka

1. Ponovite postupak za kreiranje novog upita (tipka New u prozoru Database/Queries), koji nazovite Upit2.

2. Za upit izaberite tablicu Popis partnera. 3. U stupce upita postavite polja Šifra, Naziv, Mjesto, Adresa. 4. U stupcu Mjesto, a u retku Criteria upišite tekst “Osijek”. Time smo

definirali kriterij za izbor onih slogova koji odgovaraju tom kriteriju. 5. Pohranite upit, zatvorite prozor za dizajniranje. 6. Tipkom Open pogledajte rezultat upita. Dobili ste samo one partnere koji su

iz Osijeka. 7. Pretpostavite da želite dobiti isti gore kreirani upit, ali bez prikazanog polja

Adresa. Da biste to postigli, vratite se u dizajn istog upita, zatim u polju Adresa isključite opciju ‘Show’. Pogledajte nakon toga rezultat upita. Stupac Adresa sada se ne vidi. Pohranite upit i iziđite iz dizajna.

MS ACCESS 193

Za vježbu: 1. Promijenite prethodni Upit2 na način da slogove još i sortirate prema

abecednom redoslijedu partnera. 2. Kreirajte novi upit koji će iz tablice Popis partnera izabrati polja Šifra,

Naziv, Mjesto, Godišnji promet i to samo za one partnere kojima je Godišnji promet > 700000 kn. (Pod Criteria upišite >700000).

3. Promijenite dizajn prethodnog upita na način da kriterij za izbor slogova bude < 600000.

4. Pretpostavite da želite dobiti tablicu s nazivima partnera i njihovim brojevima telefona, sortirano prema abecednom redoslijedu naziva partnera. Kreirajte takav upit.

5.5.3. Upit koji uključuje više tablica Što ako želimo dobiti tablicu koja će sadržavati polja iz tablice Popis partnera (Naziv), ali i polja iz tablice Izlazni računi (npr. Broj izlaznog računa, Datum i Iznos za svaki račun)? Slično takvo izlistanje se u praksi često koristi i zove Knjiga izlaznih računa.

1. Tipkom New u prozoru Database kreirajte novi upit 2. U prozoru s popisom tablica najprije tipkom Add izaberite tablicu Popis

partnera, a zatim kliknite na tablicu Izlazni računi, te tipkom Add i nju dodajte na popis izabranih tablica.

3. Na ekranu ćete dobiti prozor za kreiranje upita s dvije tablice u gornjem dijelu. Uočite vezu između te dvije tablice koja je označena linijom i povezuje polje Šifra u obje tablice. Kada u upitima koristimo više od jedne tablice, mora postojati barem jedno polje koje je zajedničko svima njima, kako bi se mogla ostvariti veza. U našem slučaju to je polje Šifra.

Slika 22. Upit s više tablica


4. Izaberite polja upita kao na slici (iz tablice Popis partnera izaberite polje Naziv, a iz tablice Izlazni računi izaberite Broj izlaznog računa, Datum i Iznos.

5. Odredite sortiranje prema veličini šifre (u polju Naziv, u retku Sort izaberite Ascending)

6. Pohranite upit pod nazivom Upit3- Knjiga izlaznih računa i pogledajte tablicu dobivenu upitom. Rezultat bi trebao biti kao na Slici 23.

Slika 23. Tablica dobivenih rezultata nakon upita sa Slike 22.

Za vježbu:

1) Kreirajte novi upit koji će iz tablice Popis partnera prikazati Šifru i Naziv partnera, a iz Upita3 prikazati polja Broj izlaznog računa, Iznos, te sortirati slogove prema veličini Iznosa, od najvećeg do najmanjeg.

2) Kreirajte Knjigu ulaznih računa na način kao što ste kreirali Upit3-Knjigu izlaznih računa, koristeći tablice Popis partnera i Ulazni računi.

5.5.4. Matematičke funkcije u upitima Za kraj rada s upitima još ćemo spomenuti samo neke od mogućnosti, budući da su upiti važni za djelotvorno dobivanje prave informacije iz baze u što kraćem vremenu. Često je potrebno zbrojiti podatke u nekim grupama polja, npr. broj partnera prema mjestima ili ukupna dugovanja partnerima prema mjestima, plaću svih djelatnika itd. Za takve operacije koristi se redak Total, koji se umeće u upite aktiviranjem naredbe View / Totals iz glavnog izbornika. Pokazat ćemo kao primjer kreiranje dvaju takvih upita:

1. Dobivanje ukupnog broja partnera po mjestima: 1) Odaberite rad s upitima te kreirajte novi upit pod nazivom Upit4 koji će

se temeljiti samo na tablici Popis partnera, a sadržavati samo polja Naziv i Mjesto.

2) Dok se nalazite u prozoru za dizajn upita, aktivirajte naredbu View/Totals u glavnom izborniku. Primijetite da se u upitu pojavio redak Total, s oznakama Group by u svim stupcima upita. • u polju Mjesto ostavite oznaku Group by, budući da podaci trebaju

biti grupirani prema mjestima

MS ACCESS 195

• u polju Naziv kliknite mišem u ćeliju Total. Prikazat će se popis raspoloživih matematičkih funkcija. Izaberite operaciju Count (ova funkcija broji koliko ima slogova).

• Aktivirajte naredbu View/Datasheet za pogled na podatke rezultata upita. Dobili ste prikaz koliko naša zamišljena tvrtka ima partnera po mjestima.

2. Dobivanje ukupnog iznosa računa partnera prema mjestima ili prosječnog iznosa: 1) Odaberite rad s upitima te kreirajte novi upit pod nazivom Upit5 koji će

se temeljiti na obje tablice (Popis partnera i Izlazni računi), a sadržavati samo polja Mjesto iz prve tablice te Iznos iz druge tablice.

2) Dok se nalazite u prozoru za dizajn upita, aktivirajte naredbu View/Totals u glavnom izborniku. • u polju Mjesto ostavite funkciju Group By da bismo dobili

grupiranje po mjestima. • pozicionirajte se u polje Iznos, u retku Total odaberite funkciju

Sum koja će zbrojiti iznose te pogledajte rezultat upita. 3) Redizajnirate isti upit tako da u polju Iznos izaberete funkciju Avg

(Average) za dobivanje prosječnog iznosa dugovanja partnera po mjestima.

5.6. RAD S IZVJEŠTAJIMA Izvještaji (Reports) se u Accessu koriste za različite prikaze i grupiranja podataka prvenstveno za ispis na pisaču. Izvještaj se, kao i obrazac, može temeljiti na jednoj ili više tablica ili upita. Češće se temelji na upitima, budući da upiti sadrže one podatke iz tablica koji su nam u određenom trenutku potrebni. Dizajniranje izvještaja slično je rukovanju s obrascima, budući da se oba sastoje od sličnih kontrola, koje će biti opisane kasnije. 5.6.1. Kreiranje izvještaja Zamislite da želimo urediti i ispisati izvještaj koji će prikazati našu Knjigu izlaznih računa (s poljima Naziv partnera, Broj izlaznog računa, Datum, Iznos računa).

1. U prozoru Database kliknite mišem na objekt Reports. 2. Aktivirajte tipku New za kreiranje novog izvještaja. Na ekranu ćete dobiti

prozor kao na Slici 24.


Slika 24. Prozor za izbor načina kreiranja izvještaja

3. U gornjem dijelu prozora izaberite Report Wizard (čarobnjaka za kreiranje

izvještaja – zbog jednostavnosti), a u donjem okviru za izbor tablica ili upita izaberite Upit3.

4. Naredni prozor omogućava izbor polja koja će se nalaziti u izvještaju. Dvostrukom strelicom udesno izaberite sva polja i aktivirajte tipku Next.

Slika 25. Izbor polja koja će biti prikazana u izvještaju

5. U narednom prozoru potrebno je odrediti po kojoj tablici želite postići

prikaz pa izaberite opciju ‘By Popis partnera’ kao na Slici 26.

MS ACCESS 197

Slika 26. Izbor izvorne tablice iz koje će se kreirati izvještaj

6. U narednom prozoru omogućeno nam je dodati grupiranje podataka u različite razine, bilo prema jednom ili više polja. Budući da smo u prethodnom prozoru izabrali prikaz prema tablici Popis partnera, automatski smo postigli grupiranje prema Nazivu te u ovom koraku nije potrebno ništa upisivati, nego samo kliknite na tipku Next

Slika 27. Prozor koji omogućava grupiranje podataka

7. Naredni prozor omogućava izbor polja po kojem će podaci biti sortirani. Kliknite mišem na strelicu prvog okvira u prozoru kao na Slici 28. i izaberite


polje Broj izlaznog računa da bismo podatke sortirali po broju računa te izaberite redoslijed Ascending na dugmetu s desne strane.

Slika 28. Prozor za izbor načina sortiranja kod kreiranja izvještaja

8. Naredni prozor omogućava izbor oblika (formata) izvještaja. Mogućnosti su

iste kao kod obrasca (stupčasti, u obliku tablice i poravnat) pa ih nećemo posebno prikazati slikom. Kliknite na svaku od opcija da pregledate oblike izvještaja. U desnom okviru moguće je izabrati orijentaciju papira (Portrait ili Landscape). Za naš izvještaj izaberite format Columnar, a orijentaciju papira Portrait te prijeđite na naredni prozor.

9. Dobili ste prozor za izbor željenog stila izvještaja. Na raspolaganju su: Bold, Casual, Compact i dr. Izaberite bilo koji stil.

10. Naredni prozor (vidi Sliku 29.) omogućava upis naslova izvještaja, kao i izbor opcija prikazanih na toj slici. Izaberite ih kao na slici. Tipkom Finish dobit ćemo na ekranu kreiran izvještaj, tj. njegov pregled prije ispisa (Preview).

11. Nakon dobivenog pogleda na izvještaj, uočite povećalo kojim možete umanjiti i povećati pogled. Slika 30. prikazuje pogled na izvještaj i značenje ikona koje možete koristiti.

12. Pohranite izvještaj, a zatim ga zatvorite tipkom Close ili klikom na desni gornji ugao prozora. Zatvaranjem izvještaja vraćamo se u glavni prozor Database, gdje se na popisu izvještaja sada nalazi izvještaj Izlazni računi partnera.

Za vježbu:

1. Kreirajte novi izvještaj na temelju Upita3 koji će grupirati slogove prema mjestu partnera. Postupak je isti kao i prethodni, osim što u

MS ACCESS 199

prozoru koji omogućava grupiranje u više razina, trebate izabrati polje Mjesto kao nadređeno polje.

2. Kreirajte slične izvještaje za Knjigu ulaznih računa. 3. Kreirajte izvještaj u kojem ćete prikazati Naziv, Broj izlaznog računa,

Iznos, Broj ulaznog računa, Iznos za svakog partnera.

Slika 29. Završni prozor za kreiranje izvještaja

Slika 30. Pogled na izvještaj


5.6.2. Ispis izvještaja U prozoru Database obilježiti izvještaj koji želite ispisati na pisaču.

• Aktivirati naredbu File/Print ili • Aktivirati tipku Preview, a zatim naredbu File/Print ili • Aktivirati ikonu sa slikom pisača

5.6.3. Promjena dizajna izvještaja Ukoliko Vam se izvještaj iz bilo kojih razloga više ne sviđa i želite ga redizajnirati, postupak je sljedeći:

1. U prozoru Database obilježite izvještaj Izlazni računi partnera, a zatim aktivirajte tipku Design. (Ili, ako ste u prozoru za pogled na izvještaj,

aktivirajte ikonu . Na ekranu će se pojaviti prozor kao na Slici 31. 2. Uočite na desnoj strani slike traku s alatima Toolbox. (Ukoliko takvu traku

ne vidite na ekranu, uvijek je možete dobiti aktiviranjem naredbe View/Toolbox iz glavnog izbornika.)

3. Uočite u prozoru za dizajniranje 4 dijela odvojena sivim horizontalnim trakama. Njihovo značenje je: • Report Header – zaglavlje cijelog izvještaja (sadrži obično naslov

izvještaja) • Page Header – zaglavlje stranice (sadrži nazive polja koja su prikazana

na stranici) • Detail – sadrži podatke prikazana u izvještaju • Page Footer – podnožje stranice (sadrži najčešće datum i broj stranice)

Dakle, moguće je redizajnirati svaki dio izvještaja posebno. Kontrole

omogućuju razne izmjene i rukovanje svakim objektom na izvještaju ili obrascu.

Moguće izmjene su: • izmjene na postojećim kontrolama u izvještaju:

e) promjena položaja pojedinih objekata na izvještaju (obilježavanjem objekta mišem i povlačenjem miša na novo mjesto)

f) promjena veličine pojedinih objekata (obilježavanjem objekta mišem, klikom miša na rub okvira i povlačenjem miša)

g) promjena fonta i veličine slova (obilježavanjem teksta mišem, izborom fonta i veličine slova u traci s alatima na vrhu prozora Access)

h) kopiranje pojedinih objekata i isijecanje (obilježavanjem objekta mišem, aktiviranjem naredbi Edit/Copy, Edit/Cut, Edit/Paste prema potrebi)

• izmjene dodavanjem novih kontrola korištenjem Toolbox alata Budući da su kontrole u Toolbox alatu objašnjene kod redizajniranja obrasca, nećemo ih posebno sve navoditi.

MS ACCESS 201

Slika 31. Promjena dizajna izvještaja

Za izvještaj se najčešće koriste kontrola oznaka, linija, ili umetanje slike, dok

se ostale kontrole obično koriste kod dizajniranja obrasca za unos podataka.

Nakon izmjene u dizajnu potrebno je pohraniti izvještaj naredbom File/Save iz gl. izbornika. Za naš zadatak napravit ćemo sljedeće izmjene:

1. Promijenite font slova naslova u Arial, veličinu postavite na 16 i prema tome podesite i veličinu okvira za naslov. Obilježavanjem kontrole za naslov i pomicanjem miša postavite naslov u sredinu retka. (Kontrolu možete pomicati samo ako vidite znak ruke kao položaj miša, tzv. hvataljke). Pomoću naredbe File/Print Preview pogledajte kako se to odrazilo na

izvještaj. (Drugi način je ikona Print Preview ili zatvoriti prozor za redizajniranje te aktivirati tipku Design u prozoru Database.)

2. Zamijenite položaj polja Iznos i Datum. To morate učiniti i u zaglavlju stranice (Page Header) i u dijelu za upis podataka (Details). Pogledajte ponovo svoj izvještaj.

3. U lijevom gornjem uglu zaglavlja izvještaja (Report Header), prije samog naslova, umetnite oznaku (Label) u kojoj će biti prikazan naziv poduzeća, npr. Firma d.o.o. Pogledajte izvještaj.


Zadaci za vježbu 1. Kadrovska evidencija

1) Kreirajte bazu podataka koja će predstavljati Kadrovsku evidenciju za poduzeće. Kreirajte dvije tablice.

Tablica 1 – Popis djelatnika Tablica 2 – Plaća Matični broj (Integer) Matični broj (Integer) Ime (Text) Mjesec (Integer) Prezime (Text) Iznos plaće (Double) Stručna sprema (Text) Datum rođenja (Date) Prebivalište (Text)

2) Kreirajte pravilno vezu među njima (Relationship). 3) Kreirajte obrazac za unos svih polja iz Tablice 1, a zatim promijenite u

dizajnu kontrolu za unos polja ‘Stručna sprema’ u okvir s popisom (ListBox). Moguće opcije u okviru s popisom su: • NSS, • NKV, • VKV, • SSS, • VSS

4) Upišite podatke za desetak djelatnika u obje tablice. 5) Kreirajte Upit1 koji će iz Popisa djelatnika i iz Place odabrati Matični broj,

Ime, Prezime te iz tablice Plaća odabrati polje Plaća. 6) Kreirajte Upit2 koji će zbrojiti koliko ima ukupno radnika prema stručnoj

spremi. 7) Sortirajte djelatnike iz Upita1 prema visini Plaće, a zatim prema Prezimenu. 8) Kreirajte izvještaj s popisom svih djelatnika grupiranih prema mjestu

prebivališta (samo tablica Popis djelatnika) 9) Kreirajte izvještaj s popisom svih djelatnika i njihovih plaća grupiranih

prema mjesecima (neka budu sortirani prema prezimenima). 2. Studentska evidencija ispita

1) Kreirajte bazu podataka koja će predstavljati Studentsku evidenciju ispita. Kreirajte tri tablice:

Tablica 1 – Studenti Tablica 2 - Predmeti Tablica 3 – Ispiti Matični broj (Integer) Šifra predmeta (Integer) Matični broj (Integer) Ime (Text) Naziv predmeta (Text) Šifra predmeta (Integer) Prezime (Text) Ocjena (Integer) Godina studija (Integer)

Broj izlazaka na ispit (Integer)

Smjer (Text)

MS ACCESS 203

2) Uočite da su Tablica 1 i Tablica 3 u vezi preko Matičnog broja studenta, a Tablica 2 i Tablica 3 preko Šifre predmeta. Kreirajte te veze.

3) Kreirajte obrasce za unos svih triju tablica, a zatim u dizajnu obrasca za Tablicu 1 – Studenti obrišite staru kontrolu za unos polja Godina studija i Smjer te kreirajte nove u obliku okvira za alternativni izbor opcija (Combo Box) za unos Godine studija i za unos Smjera. Moguće opcije su: • za Godinu studija:

• 1 • 2 • 3 • 4

• za Smjer: • Financijski management • Marketing management

4) Upišite podatke za nekoliko studenata, nekoliko predmeta te za svakog studenta nekoliko ispita. Najprije unesite podatke za Studente, zatim za Predmete pa tek onda za Ispite. Program će prijaviti grešku u slučaju neslaganja Matičnih brojeva i Šifri predmeta.

5) Kreirajte Upit1 koji će prikazati Matični broj, Ime, Prezime, Godinu te Naziv predmeta i ocjene na ispitima.

6) Kreirajte Izvještaj koji će prikazati Matični broj, Ime, Prezime studenta, Naziv predmeta, Ocjenu na ispitu, sve grupirano prema Nazivu predmeta.

7) Kreirajte Upit2 koji će uključiti polja: Matični broj studenta, Šifra predmeta, Ocjena te grupirati ocjene prema Matičnom broju studenta i izračunati prosječnu ocjenu svakog studenta.

8) Sortirajte studente u tablici Studenti prema abecednom redoslijedu prezimena.

9) Sortirajte tablicu Predmeti prema Nazivu predmeta. 10) Kreirajte upit koji će prikazati sve studente koji su izišli 3. puta na ispit.


ZADACI ZA PROVJERU ZNANJA V Poput prethodne vježbe i ova vježba je zamišljena kao kreativni uradak. Pretpostavimo da ste dobili tražena sredstva iz prethodne vježbe i možete započeti vlastiti posao. Da biste počeli poslovati potrebno je registrirati svoju tvrtku. Pretpostavimo da ste se odlučili za registraciju obrta za što vam je dovoljna prijava u Uredu za gospodarstvo i obrtnica u vrijednosti od 500.00 kuna.

Obrtnici su u početku poslovanja obveznici vođenja poslovnih knjiga prema Zakonu o porezu na dohodak. Pretpostavimo da ste se odlučili samostalno voditi obrtničku evidenciju i stoga vam je potrebno da za svoje potrebe ustrojite bazu u Accessu koja će vam omogućiti evidenciju poslovnih promjena. Evidencija poslovnih promjena obavlja se u knjizi primitaka i izdataka. Knjiga primitaka i izdataka vodi se po principu blagajne što znači da svako primanje novca knjiži se kao primitak, a svako davanje novca kao izdatak. Obrtnici svom svojom imovinom jamče za obveze prema trećim osobama, prema tome i njihov “privatni” novac je poslovno sredstvo. U knjigu primitaka ne zavode se nabavke osnovnih sredstava, već njihova amortizacija.

S obzirom da ćemo pokušati, s jedne strane, osigurati sebi nešto širi obujam informacija no što to klasična (papirnata) knjiga pruža, a s druge strane pojednostavniti evidenciju, kako uradak ne bi bio suviše zahtjevan, odlučili smo se za relacije sljedećeg oblika: Relacija 1: Knjiga primitaka i izdataka

Dokument broj (numeric 5) Dokument datum Identifikator knjiženja (može biti P-primitak i I-izdatak) Iznos u gotovini Iznos na žiro-račun Vrijednost u naravi Iznos poreza na dodanu vrijednost (PDV) Opis promjene (caracter 40) Šifra partnera (numeric 4)

Relacija 2: Popis partnera

Šifra partnera (numeric 4) Naziv partnera (caracter 40)

Između ove dvije relacije veza se uspostavlja preko atributa Šifra partnera.

Vaš zadatak je u Accessu formirati definirane relacije, uspostaviti vezu među njima, napraviti forme za unos partnera i knjige primitaka i izdataka, te izvješće u obliku knjige primitaka i izdataka. Tablicu ćete popuniti s minimalno 30 poslovnih promjena u kojima ćete koristiti osobne podatke kako bi se vaš uradak razlikovao od

MS ACCESS 205

uratka vaših kolega. Tako npr. uz imena izmišljenih tvrtki stavljat ćete adresu svog stanovanja, svoj matični broj i slično. Za početak ilustrirat ćemo nekoliko promjena:

1. Računom broj 110/00 od 30.01.00. plaćen je materijal tvrtci Knapić d.o.o. Osijek bezgotovinski (putem žiro-računa) u vrijednosti od 15.000,00 kuna.

2. Kupac Perić d.o.o. Osijek uplatio je predujam dana 28.02.00. u iznosu od 2.000,00 kuna – gotovinski, za to mu je izdan račun za predujam broj 60.

3. Plaćena je trgovačka roba (usluga) po računu 112/00 od 13.03.00. bezgotovinski (u maloprodaji).

4. Za osobnu potrošnju obrtnik je sa skladišta uzeo robe u vrijednosti od 300,00 kuna.

Obračunata je amortizacija za prva tri mjeseca u iznosu od 500,00 kuna

5.1. OSNOVNI POJMOVI U MS ACCESSu

Documents