5 Penyusunan PROSEDUR-1

BAHAN AJARPENYUSUNAN PROSEDUR MUTU

ISO 9001 : 2008

Disusun Oleh : Dr. Ir. M. Bakrun Dahlan, MM.

Dr. Ir. Danik Dania As, MP.

Widyaiswara PPPPTK Pertanian

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PENBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

PERTANIAN CIANJUR

TAHUN 2012

KATA PENGANTAR

Untuk meningkatkan kinerja Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

Direktorat Pembinaan SMK terus berupaya dengan berbagai

macam program dan kegiatan semenjak beberapa tahun

terakhir. Salah satu program yang dikembangkan adalah

pendampingan penyusunan dokumen mutu SMM SNI ISO

9001:2008. Dalam rangka kerjasama dengan Direktorat

Pembinaan SMK dalam penyusunan dan persiapan penerapan

sistem manajemen mutu SNI ISO 9001-2008, PPPPTK Pertanian

mengembangkan beberapa bahan ajar yang digunakan sebagai

acuan dalam pelaksanaan pendampingan.

Bahan ajar “Penyusunan Prosedur Mutu SNI ISO

9001:2008” berisi mengenai pengertian prosedur, fungsi

prosedur, cara penyusunan prosedur, contoh 6 prosedur wajib

berdasarkan ISO 9001:2008. Diharapkan dengan adanya bahan

ajari ini, semua pihak yang berkepentingan dapat berpartisipasi

secara optimal dan pelaksanaan pelatihan bisa berlangsung

lancar sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai.

Terima kasih disampaikan kepada penyusun yang telah

meluangkan waktu dan pikiran, sehingga tersaji bahan ajar ini.

Cianjur, Oktober 2012

Kepala PPPPTK Pertanian

Ir. Siswoyo, MSi.

NIP.

Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 1 dari 63 Halaman

DAFTAR ISI

Ha

l

Kata

Pengantar ............................................................................

..............

1

Daftar

Isi ........................................................................................

.............

2

Daftar

Tabel ...................................................................................

............

3

Daftar

Gambar ...............................................................................

............

4

Glossarium ..........................................................................

.......................

5

Tujuan

Pembelajaran ......................................................................

.........

7

BAB I. Pendahuluan ..........................................................

...................

8

A. Pengertian

Prosedur ............................................................

B. Prinsip Penyusunan

Prosedur .............................................

C. Prosedur Wajib menurut ISO

9001:2008 ..........................

8

9

10

BAB II. Penyusunan 12


Prosedur ..............................................................

A. Cara Penyusunan

Prosedur ................................................

B. Sistematika Penulisan

Prosedur ........................................

12

16

BAB

III.

Contoh Prosedur Wajib Menurut ISO

9001:2008....................

17

A. Prosedur Pengendalian

Dokumen......................................

B. Prosedur Pengendalian

Rekaman ......................................

C. Prosedur Internal

Audit .......................................................

D. Prosedur Pengendalian Produk Tidak

Sesuai ...................

E. Prosedur Tindakan

Perbaikan ............................................

F. Prosedur Tindakan

Pencegahan ........................................

19

31

36

42

46

51


DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 : Simbol pembuatan bagan alir

Tabel 3.1 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian

dokumen

Tabel 3.2 : Contoh status revisi prosedur pengendalian

dokumen


rekaman

Tabel 3.4 : Contoh status revisi prosedur pengendalian

rekaman

Tabel 3.5 : Contoh lembar pengesahan prosedur internal audit

Tabel 3.6 : Contoh status revisi prosedur internal audit


produk tidak sesuai

Tabel 3.8 : Contoh status revisi prosedur pengendalian produk

tidak sesuai

Tabel 3.9 : Contoh lembar pengesahan prosedur tindakan

perbaikan

Tabel 3.10 : Contoh status revisi prosedur tindakan perbaikan

Tabel 3.11 : Contoh lembar pengesahan prosedur tindakan

pencegahan

Tabel 3.12 : Contoh status revisi prosedur tindakan pencegahan


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Diagram alir penyusunan prosedur

Gambar 3.1 : Diagram alir prosedur pengendalian dokumen

Gambar 3.2 : Diagram alir prosedur pengendalian rekaman

Gambar 3.3 : Diagram alir prosedur internal audit

Gambar 3.4 : Diagram alir prosedur pengendalian produk tidak

sesuai

Gambar 3.5 : Diagram alir prosedur tindakan perbaikan

Gambar 3.6 : Diagram alir prosedur tindakan pencegahan


GLOSARIUM

Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik

yang inheren dalam memenuhi persyaratan

Persyaratan adalah kebutuhan atau harapan yang

dinyatakan, biasanya tersirat atau wajib Kepuasan

pelanggan adalah persepsi pelanggan tentang derajat telah

dipenuhinya persyaratan pelanggan

Kompeten adalah kemampuan yang dapat ditunjukkan

untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan

Sistem adalah kumpulan unsur-unsur yang saling terkait

atau interaksi

Sistem manajemen adalah sistem untuk menetapkan

kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu

Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen

untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam

hal mutu

Kebijakan mutu adalah maksud dan arahan secara

menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu

seperti yang dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak

Sasaran mutu adalah sesuatu yang dicari, atau dituju,

berkaitan dengan mutu manajemen

Pimpinan puncak adalah orang atau kelompok orang yang

mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat

tertinggi

Perencanaan mutu adalah bagian dari manajemen mutu

yang difokuskan ke penetapan sasaran mutu dan

merincikan proses operasional dan sumber daya terkait yang

diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu

Perbaikan berkesinambungan adalah kegiatan berulang

untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan


Pelanggan adalah organisasi atau orang yang menerima

produk

Pemasok adalah organisasi atau orang yang menyediakan

produk

Pihak berkepentingan adalah orang atau kelompok yang

memiliki kepentingan pada kinerja atau keberhasilan

organisasi

Proses adalah kumpulan kegiatan saling terkait atau

berinteraksi yang mengubah masukan menjadikeluaran

Produk adalah hasil suatu proses

Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu

kegiatan atau proses

Mampu telusur adalah kemampuan untuk menelusur

riwayat, aplikasi atau lokasi sesuatu yang sedang

dipertimbangkan

Kesesuaian (conformity) adalah dipenuhinya suatu

persyaratan

Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu

persyaratan

Cacat adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan

berkaitan dengan pemakaian yang dimaksudkan atau

ditentukan

Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk

menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial

atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki

Tindakan korektif tindakan menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak

dikehendaki.

Koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian

yang ditemukan


Perbaikan adalah tindakan pada produk yang tidak sesuai

untuk menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang

dimaksudkan

Konsesi adalah izin memakai atau melepas produk yang

tidak memenuhi persyaratan (3.1.2) yang ditentukan

Manual (Pedoman) mutu adalah dokumen (3.7.2) yang

merincikan sistem manajemen

Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang

dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan


TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Tujuan Pembelajaran Umum

Peserta mampu menyusun prosedur mutu untuk

memenuhi persyaratan SNI ISO 9001:2008.

2. Tujuan Pembelajaran khusus

a. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian

dokumen

b. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian

rekaman

c. Peserta mampu menyusun prosedur audit internal

d. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian

produk tidak sesuai

e. Peserta mampu menyusun prosedur tindakan perbaikan

f. Peserta mampu menyusun prosedur tindakan

pencegahan


BAB I

PENDAHULUAN

A. Pengertian Prosedur

Apa yang dimaksud dengan Prosedur Mutu? Prosedur adalah

pernyataan tentang apa yang akan dilakukan, kapan akan

dilakukan, dan oleh siapa. Prosedur ini adalah satu set

instruksi dan maksud bahwa siapa pun di lembaga dapat

mengikuti. Prosedur ini merupakan cara tertentu untuk

melaksanakan proses, satu set yang jelas, petunjuk bahwa

staf dapat merujuk untuk membantu memahami dan

melakukan pekerjaan sehari-hari mereka dengan cara yang

efisien dan berulang.

ISO 9001 mengatakan bahwa hanya persyaratan tertentu

dalam sistem manajemen mutu harus memiliki prosedur

terdokumentasi, persyaratan prosedur lain tergantung pada

ukuran dan kompleksitas proses dan sistem secara

keseluruhan serta kompetensi staf.

Salah satu dokumen pada Sistem Manajemen Mutu (SMM)

ISO 9001:2008 bernama Prosedur, yaitu dokumen yang berisi

informasi tentang proses operasional yang harus dijalankan

untuk menyelesaikan suatu kegiatan secara taat asas.

Bersifat lintas fungsi, melibatkan lebih dari satu bagian /unit

kerja.

Dalam konteks ISO 9001 prosedur diperlukan bila :

1. Dipersyaratkan oleh standar

2. Suatu proses akan berpengaruh secara signifikan

terhadap mutu dan kepuasan pelanggan

3. Suatu proses berpotensi menimbulkan masalah.

Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 10 dari 63

Halaman

Sedemikian pentingnya prosedur pada SMM, menjadikan

prosedur harus dikendalikan. Pengendalian adalah menjaga

proses agar dapat mencapai tujuan yang ditetapkan dengan

mencegah terjadinya penyimpangan dan bila terjadi

penyimpangan maka harus dilakukan tindakan koreksi. Jadi

tujuan penyusunan prosedur adalah memastikan proses

berjalan secara terkendali dan sistem pengendaliannya

dijalankan secara konsisten.

B.Prinsip Penulisan Prosedur

Baik tidaknya suatu prosedur tidak dinilai dari tebal tipisnya,

atau sedikit banyaknya halaman, melainkan dari manfat dan

efektivitas penggunaannya. Prosedur yang sarat narasi selain

sulit dipahami juga akan membuat penggunanya tidak

tertarik untuk menelaah isinya. Prosedur yang tidak

digunakan mengindikasikan bahwa prosedur tersebut tidak

praktis.

Prosedur yang baik adalah yang singkat, padat dan jelas

serta memuat peta pengendalian di dalamnya yang

menjelaskan bagaimana suatu proses seharusnya dijalankan

agar hasilnya bisa efektif secara konsisten.

Agar suatu prosedur memiliki daya tarik maka pembuatanya

perlu memperhatikan prinsif-prinsif komunikasi. Komunikasi

adalah masalah siapa, menyampaikan apa, kepada siapa,

menggunakan media apa. Untuk itu Prosedur harus

menjelaskan :

1. Apa yang harus dikerjakan,

2. Bagaimana mengerjakannya

3. Siapa yang harus mengerjakan

4. Kapan harus dikerjakan

5. Dimana mengerjakannya


Halaman

Ikhtisar :

Agar suatu prosedur memiliki daya tarik maka

pembuatannya perlu memperhatikan prinsif-prinsif

komunikasi

C.Prosedur-Prosedur Wajib

Dari persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat

diketahui bahwa apabila ada pernyataan harus ada prosedur

terdokumentasi, maka prosedur tersebut wajib dibuat oleh

lembaga yang akan menerapkan ISO 9001. Dari persyaratan ISO

9001:2008 didapatkan enam prosedur yang wajib dibuat,

didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara. Keenam Prosedur

tersebut adalah :

1. Prosedur Pengendalian Dokumen (klausul 4.2.3)

Sebuah prosedur tertulis untuk mengontrol persetujuan dan

persetujuan kembali dari prosedur sebelum diterbitkan serta

memastikan bahwa status revisi saat ini akan ditampilkan.

Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibaca dan versi

saat ini tersedia pada saat penggunaan. Selain itu juga

memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa dikendalikan

dan dokumen dari pihak eksternal seperti pelanggan juga

terkendali

2. Prosedur Pengendalian Rekaman/Catatan (klausul 4.2.4)

Sebuah prosedur untuk mengendalikan identifikasi,

penyimpanan, perlindungan, pengambilan, retensi dan

pemusanahan catatan/rekaman

3. Prosedur Audit Internal (klausul 8.2.2)


Halaman

Suatu prosedur untuk menentukan program audit yang

direncanakan untuk memastikan bahwa proses lembaga

memenuhi kedua persyaratan ISO 9001 dan kebutuhan

perundangan. Juga untuk pelaporan, tindak lanjut dan

catatan/rekaman dari audit tersebut.

4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai (klausul 8.3)

Sebuah prosedur untuk memastikan bahwa produk yang

tidak sesuai tidak digunakan dan diambil tindakan.

5. Prosedur Tindakan Koreksi/Perbaikan (klausul 8.5.2)

Sebuah prosedur tertulis untuk memastikan bahwa akar

penyebab dari masalah diidentifikasi dan tindakan yang

diambil untuk memperbaikinya, tindakan harus diverifikasi

untuk memastikan efektivitasnya.

6. Prosedur Tindakan Pencegahan (klausul 8.5.3)

Sebuah prosedur tertulis serupa dengan tindakan korektif

tetapi organisasi harus mengambil langkah-langkah untuk

mengidentifikasi masalah POTENSI dan menghilangkan

potensi kegagalan sebelum masalah terjadi.

Kebutuhan prosedur diluar dari yang telah diwajibkan setiap

organisasi tidak sama. Hal ini disebabkan adanya perbedaan

tingkat kerumitan proses-proses dan hubungan interaksi satu

sama lain serta besar-kecilnya organisasi.

Ikhtisar:

Prosedur adafah informasi tentang proses operasional

yang harus dijalankan untuk menyelesaikan suatu


Halaman

kegiatan secara taat asas. Bersifat lintas fungsi,

melibatkan lebih dari satu bagian.

Tujuan pembuatan prosedur adalah memastikan proses

berjalan secara terkendali


Halaman

BAB II

PENYUSUNAN PROSEDUR

A.Cara Penyusunan Prosedur

1. Identifikasi proses

Untuk mempermudahkan pembuatan Prosedur, sebaiknya

buat lebih dahulu diagram alir dari prosedur tersebut,

untuk membuatnya ikuti diagram alir berikut ini :


Halaman

Tentukan nama Prosedur wajib mana

akan dibuat

Fahami isi klausul dari prosedur yang akan dibuat

Identifikasi persyaratan yang diminta dalam klausul

Rumuskan proses-proses yang harus ada

Susun diagram alir dari proses awal s.d proses akhir

Gambar 2.1 : Diagram alir penyusunan prosedur

2. Cara penulisan

Prosedur ditulis untuk kalangan luas. Oleh karena itu harus

diusahakan penulisannya mudah dimengerti. Untuk

membuat posedur di bawah ini terdapat pedoman

penulisannya :

o Gunakan kata-kata yang sederhana. Perkataan sehari-

hari lebih baik dari pada menggunakara kata yang

baku, tetapi banyak orang yang tidak mengerti.

o Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang

bermakna ganda (multi tafsir)

o Susunan kalimat singkat dan jelas. Hindarkan kalimat

yang terlalu panjang. e Format huruf (cetak tebal, cetak

miring, bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf

tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian

yang perlu diperhatikan.

o Sistem penomoran proseuur dapat dilakukan sesuai

dengan kelaziman organisasi

Jika memisahkan prosedur dan instruksi kerja, prosedur sendiri

bisa sangat sederhana, prosedur bisa hanya harus berisi jumlah

yang tepat dari informasi bagi orang yang melakukan pekerjaan

yang harus dilakukan secara efisien dan dengan cara yang

terbaik. Bagi orang yang berkualitas tinggi, terlatih,

berpengalaman, atau proses yang sangat sederhana dan jelas

maka mungkin tidak ada kebutuhan untuk prosedur sama

sekali.

3. Identifikasi

Setiap Prosedur harus dilengkapi dengan identifikasi antara

lain:

1. Logo sekolah dan nama XXXXXXXXXXDisusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 16 dari 63

Halaman

2. Judul Prosedur

3. Nomor Prosedur

4. Nomor Revisi Prosedur

5. Tanggal Penerbitan Prosedur

6. Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur

7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header

disetiap halaman

Con toh I den t i f i kas i :

Logo Sekolah

Nama Sekolah

Disusun Oleh :

Nomor : ...........

Nama Prosedur

Edisi : ...........Revisi : ............Berlaku sejak : ............

Halaman : ... dari .... HalamanSemboyan

4. SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)

Tabel 2.1 : Simbol pembuatan bagan alir

Simbol Keterangan

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan di tengah simbol. Contoh dokumen yang digambarkan dengan simbol ini adalah: faktur penjualan, surat order pembelian, cek, bukti memorial, bukti kas keluar (voucher), surat permintaan dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemasok, dan bukti kas masuk. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.

Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.


Halaman

Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan. Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktur penjualan lembar ke-3 dilampiri dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatar akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini adalah: jurnal, buku pembantu, dar buku besar.Penghubung pada halaman yang sama. (on-page connector). Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alirAkhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut

Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.

Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan, alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini


Halaman

Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti aimari arsip dan kotak arsip. Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adatah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini:

A = menurut abjad

N = menurut nomor urut

T = kronologis, menurut tanggal

Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan

On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.

Keying (typing, verifying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.

Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini menggambarkan arsvc komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis di dalam simbo

On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer ya berbentuk on-line (di dalam memory komputer).

Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam symbol

Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah clan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan.

Persimpangan garis alir. Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut.


Halaman

Ya

Tidak

Pertemuan garis alir. Simbol ini digunakan pka dua garis alir bertemu clan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya

Mulai/berakhir (terminal). Simbul ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu system yang digambarkan

Keterangan/komentar. Simbol ini dipakai untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.

B.Sistematika Penyusunan Prosedur

Prosedur tidak mempunyai bentuk tertentu ada banyak cara,

bentuk, yang banya digunakan adalah metode 6 bagian

dengan urutan sebagai berikut :

1. Diagram Alir

memperlihatkan bagaimana suatu proses harus dijalankan

malai dari awal sampai akhir.

2. Tujuan

Isi dari “Tujuan” Prosedur adalah menjelaskan atau

menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas

dari obyek yang akan dibuat prosedurnya dan pertanyaan

yang diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan

instruksi kerja adalah “mengapa” dokumen ini

diperlukan.Tanggung jawab memuat pihak-pihak yang

bertanggung jawab dan berwenang dari setiap proses

yang ada dalam prosedur

3. Ruang Lingkup

Isi dari “Ruang Lingkup” Prosedur adalah menjelaskan

ruang gerak dari prosedur yang akan dilaksanakan, dan

pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab isi pada

Ruang Lingkup ini adalah:

dimanakah prosedur ini diberlakukan,


Halaman

siapakah yang akan menggunakan,

apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya

(interface).

4. Definisi

Isi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam

prosedur yang tidak dimengerti atau istilah yang tidak

lazim atau mempunyai arti khusus atau istilah bahasa

asing yang sulit dimengerti Prosedur

isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan

personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what, who,

when, where)

5. Referensi

Referensi Prosedur adalah daftar pustaka yang digunakan

atau berkaitan dengan penyusunan Prosedur tersebut

seperti: spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang

diacu oleh manajemen

6. Prosedur

Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan

langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan

untuk mencapai atau menyelesaikan apa yang telah ditulis

pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut

7. Lampiran-lampiran :

Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari

Instruksi Kerja bila diperlukan untuk memperkuat

prosedur dan instruksi kerja.

Lampiran dapat berupa :

Keterangan-keterangan yang diperlukan,

Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk

menjelaskan Prosedur dan Instruksi Kerja,

Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang

disyaratkan oleh Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut..


Halaman

BAB III

CONTOH PROSEDUR WAJIB

A. Prosedur Pengendalian Dokumen

Di bawah ini diberikan contoh prosedur pengendalian

dokumen

1. Lembar pengesahan

Tabel 3.1 : Contoh lembar pengesahan

NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGG

ALDISUSUN

DIPERIKSA/Diverifikasi

Wakil Manajemen

Mutu (WMM)

DISAHKANKEPALASekolah

2. Status Revisi

Tabel 3.2 : Contoh status revisi

NoRevi

si

No.Halam

anBagian yang direvisi Disetujui

OlehTanggal

1 2 Tulis hasil revisinya WMM

Pengendali

Dokumen

----------------------------

---Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 22 dari 63

Halaman

Nama orang

3. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu pengendalian dokumen sebagai

berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul …………………………………………………

1

Status Revisi …………………………………………………….

2

Daftar Isi ………………………………………………………..

3

Dagram Alir ……………………………………………………..

4

1. Tujuan ………………………………………………………..

5

2. Ruang Lingkup ………………………………………………

5

3. Referensi ……………………………………………………...

5

4. Definisi ………………………………………………………..

5

5. Prosedur ………………………………………………………

6

6. Lampiran/Dokumentasi …………………………………….

14

4. Diagram alir


Halaman

Diagram alir prosedur pengendalian Dokumen seperti

berikut:

Gambar 3.1 : Diagram alir prosedur pengendalian dokumen

5. Tujuan :

Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengelolaan

dan pengendalian Dokumen yang berhubungan dengan

Sistem Manajemen Mutu, sehingga dokumen-dokumen

tersebut dapat dikendalikan dengan baik sebelum dan

setelah penerbitannya.

6. Ruang Lingkup :

Prosedur ini dipakai untuk semua Unit Kerja dan untuk

semua dokumen-dokumen Sistem Manajemen Mutu yang

berasal dari SMK.....

7. Referensi / Acuan :

• Dokumen SNI ISO 9001:2008

• Dokuemn SNI ISO 9000:2005


Halaman

Identifikasi Dokumen

Pemilihan Dokumen

Dokumen Dikendalik

an

Dokumen Tidak

Terkendali

Cap warna hijau

Cap warna merah

Dokumen Dibuat Terjilid/ dalam

ordnerDiberi Tanda

Daftar Dokumen

• Pedoman Mutu – Pengendalian Dokumen Klausal 4.2.3

8. Definisi :

Master Dokumen

Adalah naskah dokumen asli dokumen lengkap dengan

tanda-tanda keabsahan, tetapi tanpa tanda cap

dikendalikan.

Dokumen Mutu

Meliputi Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja

dan Form atau formulir

Dokumen Terkendali

Dokumen yang telah diberi cap warna hijau dan

apabila terjadi perubahan terhadap dokumen maka

WMM berkewajiban memberikan revisi yang terbaru

dan memastikan dokumen lama telah ditarik.

Dokumen Tidak Terkendali

Adalah dokumen yang didistribusikan dengan tujuan

sebagai informasi dan apabila terjadi perubahan /

revisi terhadap dokumen WMM tidak berkewajiban

untuk memberikan revisi yang terbaru. Dokumen

diberi cap warna merah dan ditulis tidak terkendali.

9. Prosedur

9.1 Tanggung Jawab Pengendalian

Tanggung jawab untuk pemeriksaan dan pengendalian

dokumen serta wewenang untuk menyetujui dirincikan

dalam Tabel Pengendalian Dokumen sebagai berikut

9.2. Identifikasi Dokumen

9.2.1.Salinan Pedoman Mutu berstatus COPY TERKENDALI

diidentifikasikan dengan no.urut, garis miring (/), kode unit


Halaman

kerja penerima, garis miring (/), huruf PM, garis miring (/),

tahun terbit, tanda sambung (-) dan bulan terbit.

Contoh : 04/WH/PM/12-05

04 : Nomor urut

WH : Waka Humas

PM : Pedoman Mutu

12 : Tahun terbit 2012

11 : Bulan terbit Nopember

9.2.2. Prosedur Operasi Standar diidentifikasikan dengan

kode huruf POS spasi, diikuti nomor yang terdiri atas digit

awal dari nomor Klausul Pedoman Mutu yang bersangkutan.

Contoh : POS 4.2.3 – PENGENDALIAN DOKUMEN.

POS : Menyatakan Prosedur Operasi Standar

4.2.3. : Nomor Prosedur berdasarkan nomor pada

Pedoman Mutu .

Judul : PENGENDALIAN DOKUMEN.

9.2.3.Instruksi Kerja diidentifikasikan dengan kode IK, spasi,

nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), unit kerja

yang menerbitkan, sebuah titik (.), dan nomor urut dan

judul.

Contoh : IK 4.2.3. AGR.1 – METODE PENGENDALIAN

REKAMAN

IK : Menyatakan Instruksi Kerja

4.2.3. : Berasal dari POS 4.2.3 –Pengendalian

Dokumen

AGR : Unit Kerja yang menerbitkan (Agronomi)

1 : Nomor urut

Judul : METODE PENGENDALIAN REKAMAN

9.2.4. Formulir diidentifikasikan dengan kode F, spasi

diikuti nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), unit


Halaman

kerja yang menerbitkan, sebuah titik (.), nomor urut, dan

judul.

Contoh : F 4.2.3. AGR.7 – DAFTAR FORMULIR.

F : Menyatakan Formulir

4.2.3. : Nomor POS yang bersangkutan

AGR : Unit Kerja yang menerbitkan (Agronomi)

7 : Nomor urut formulir dari POS dan Unit Kerja

terkait

Judul : DAFTAR FORMULIR

9.2.5.Dokumen Pendukung, diidentifikasikan sesuai nomor,

tanggal dan judulnya

9.2.6.Dokumen Luar / referensi diidentifikasikan menurut

aturan yang berlaku di SMK .....

9.3. Metode Pengendalian Dokumen

9.3.1. Status Terkendali

• Dokumen terkendali diberi stempel COPY TERKENDALI

berwarna hijau. Dokumen induk/master tidak

distempel karena digunakan sebagai copy master.

• Dokumen terkendali harus selalu dilakukan verivikasi

dan revisi apabila diperlukan perubahan, sedangkan

dokumen lama ditarik kembali untuk dimusnahkan.

• Dokumen yang tidak berlaku lagi tetapi perlu

disimpan sebagai referensi harus distempel dengan

kode “ KADALUWARSA “

9.3.2.Status Edisi dan Revisi

• Edisi diberi kode huruf besar (A,B,C, dst). Edisi baru

membatalkan dan menggantikan semua edisi dan revisi

sebelumnya.

• Revisi diberi nomor angka (1,2,3,4 dst) dan tanggal

sampai ada edisi baru yang mencakup semua


Halaman

perubahan. Revisi baru membatalkan revisi

sebelumnya.

• Setiap halaman yang direvisi harus diidentifikasi dengan

kode edisi, nomor revisi, tanggal revisi, nomor halaman

dan jumlah halaman.

9.3.3.Prosedur Revisi

Usulan Revisi dokumen harus ditinjau dan kemudian harus

disahkan oleh pihak yang berwenang sesuai prosedur yang

telah ditetapkan. Nota perubahan / revisi (status dafatar

revisi) harus disimpan/dipelihara oleh WMM.

9.4. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen

9.4.1.Pengendalian dan Pengesahan Pedoman Mutu.

• WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan

Pedoman Mutu sebelum diterbitkan berkas asli dan semua

salinan Pedoman Mutu hjarus diperiksa oleh WMM dan

Disahkan oleh Kepala SMK ..... Revisi pada Pedoman Mutu

disahkan oleh Kepala SMK .... setelah ditinjau oleh WMM.

• Pengendalian Pedoman Mutu dilakukan oleh WMM dengan

menggunakan :

1). Lembar Pengendalian Dokumen “Pedoman Mutu”

Yang berisi kode edisi, revisi ke, klausul, nomor dan

jumlah

halaman uraian revisi, disetujui dan tanggal revisi

2). Daftar Pemegang Salinan Terkendali Pedoman Mutu.

Memuat nomor urut, nomor salinan, unit kerja

pemegang salinan (copy) terkendali, kode bagian,

nama dan tanda tangan penerima dan tanggal terima.

Semua salinan Pedoman Mutu yang dibagikan kepada

yang menerima dan berkepentingan diberi cap COPY

TERKENDALI dan nomor sesuai dengan nomor yang


Halaman

tercantum pada Daftar Pemegang Salinan Terkendali

“Pedoman Mutu”

3). Nota Perubahan.

Usulan revisi Pedoman Mutu dapat diajukan oleh

semua anggota unit kerja, diperiksa oleh kepala unit

kerja dan WMM dan harus disetujui oleh Kasek. Setelah

revisi disetujui oleh Kasek, revisi Pedoman Mutu

dilakukan oleh WMM.

Berkas Pedoman Mutu yang asli disimpan oleh WMM

(sebagai copy master).

Pedoman Mutu atau bagian Pedoman Mutu yang

sudah kadaluwarsa harus dikeluarkan dari tempat

penyimpanan untuk dimusnahkan.

Apabila salinan Pedoman Mutu yang telah kadaluwarsa akan

disimpan, maka salinan tersebut dicap ‘KADALUWARSA”

berwarna merah.

9.4.2.Pengendalian dan Pengesahan Prosedur Operasi

Standar (POS)

• Penyusunan POS dilakukan melalui koordinasi antara

WMM dengan Perwakilan Unit Kerja.

• Berkas POS yang asli dan revisinya disahkan oleh

WMM.

• Pengendalian POS dilakukan oleh WMM dan

didelegasikan kepada Kepala Unit Kerja sesuai

dengan bidangnya dan yang menggunakan.

1). Daftar POS yang berisi nomor identifikasi, Judul

POS, jumlah

halaman, kode terbitan, nomor revisi dan tanggal

revisi.


Halaman

2). Lembar Pengendalian POS, berisi nomopr

identifikasi, judul

POS, jumlah halaman, uraian revisi

disetujui/disahkan oleh dan tanggal revisi

3). Daftar Pemegang Salinan Terkendali POS, yang

berisi nomor

salinan, nomor identifikasi, judul POS, jumlah

halaman, kode

edisi, nomor revisi, tanggal revisi, unit kerja

penerima, dan

tanggal terima.

Semua salinan POS yang dibagikan kepada yang

berkepentingan diberi cap COPY TERKENDALI dan

nomor sesuai dengan nomor yang tercantum

pada Daftar Pemegang Salinan (Copy)

terkendali POS.

4). Nota Perubahan.

Usulan revisi POS dapat diajukan oleh semua

anggota Unit Kerja diperiksa oleh Kepala Unit Kerja

dan WMM dan Perwakilan Unit Kerja dan

harus disetujui oleh WMM. Setelah usulan revisi

disetujui WMM, revisi POS dilakukan Unit Kerja yang

bersangkutan.

* Berkas POS yang disimpan WMM/Perwakilan

Unit Kerja

sesuai dengan bidangnya

* POS atau bagian dari POS yang sudah

kadaluwarsa arus

ditarik ari tempat penggunaannya dan

dimusnahkan. Apabila POS yang telah kadaluwarsa


Halaman

akan disimpan (untuk referensi), maka salinan

tersebut diberi cap Kadaluwarsa.

9.4.3.Pengendalian dan Pengesahan Instruksi Kerja (IK)

Instruksi Kerja (IK) disusun dan diterbitkan oleh Unit

Kerja yang bersangkutan

Instruksi Kerja (IK) yang asli disimpan dan revisinya

disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-masing.

Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja

masing-masing dengan menggunakan

1). Daftar Instruksi Kerja, yang berisi nomor identifikasi

IK, judul IK, nomor halaman, kode edisi, nomor

revisi dan tanggal revisi.

Unit Kerja menerbitkan Daftar Instruksi Kerja,

menyimpan aslinya dan memberikan satu salinan

yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan

Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.

2). Nota Perubahan

Usulan revisi IK dapat diajukan oleh semua anggota

unit Kerja

diperiksa oleh Kepala Unit Kerja yang bersangkutan

dan harus disetujui oleh WMM dan

Perwakilan Unit Kerja. Setelah usulan revisi disetujui

oleh WMM dan Perwakilan Unit Kerja revisi Instruksi

Kerja (IK) dilakukan oleh Unit Kerja yang

bersangkutan. Instruksi Kerja (IK) yang sudah

kadaluwarsa harus ditarik dari tempat

penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila salinan

IK telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk

referensi), maka salinan tersebut harus diberi cap

KADALUWARSA.

9.4.4.Pengendalian dan Pengesahan Formulir


Halaman

• Formulir disusun dan diterbitkan oleh Unit Kerja yang

bersangkutan.

• Formulir yang asli disimpan maupun revisinya

disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-masing.

• Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja

masing-masing dengan menggunakan :

1). Daftar Formulir, yang berisi nomor identifikasi F,

judul F, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi

dan tanggal revisi. Unit Kerja menerbitkan Daftar

Formulir menyimpanj aslinya dan memberikan

satu salinan yang berstatus TERKENDALI kepada

WMM dan Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan

bidangnya.

2). Nota Perubahan

Usulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua

anggota unit Kerja diperiksa oleh Kepala Unit

Kerja yang bersangkutan dan harus disetujui oleh

WMM dan WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui

oleh WMM dan Perwakilan Unit Kerja revisi

Formulir dilakukan oleh Unit Kerja yang

bersangkutan.

Formulir yang sudah kadaluwarsa harus ditarik

dari tempat penggunaannya dan dimusnahkan.

Apabila salinan formulir telah kadaluwarsa akan

disimpan (untuk referensi), maka salinan tersebut

harus diberi cap KADALUWARSA

9.4.5.Pengendalian dan Pengesahan Dokumen Pendukung

• Dokumen Pendukung disusun dan diterbitkan oleh

Unit Kerja yang bersangkutan


Halaman

• Dokumen Pendukung yang asli disimpan maupun

revisinya disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-

masing

• Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja

masing-masing dengan menggunakan :

1). Daftar Dokumen Pendukung, yang

berisiidentifikasi DP, judul DP, nomor halaman,

kode edisi, nomor revisi dan tanggal revisi. Umit

Kerja enerbitkan Daftar Dokumen Pendukung,

menyimpan aslinya dan memberikan satu salinan

yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan

Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.

2). Nota Perubahan

Usulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua

anggota unit Kerja iperiksa oleh Kepala Unit Kerja

yang bersangkutan dan harus disetujui oleh WMM

dan WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui oleh

WMM dan Perwakilan Unit Kerja revisi Formulir

dilakukan oleh Unit Kerja yang bersangkutan.

Dokumen Pendukung yang sudah kadaluwarsa harus

ditarik dari tempat penggunaannya dan dimusnahkan.

Apabila salinan DP telah kadaluwarsa akan disimpan

(untuk referensi), maka salinan tersebut harus diberi

cap KADALUWARSA dengan cap warna merah.

9.4.6.Pengendalian Brosur / Leflet

• Brosur disusun dan diterbitkan oleh Waka Humas

dalam rangka menunjang kegiatan promosi.

• Sebelum diterbitkan, rancangan brosur harus

mendapat persetujuan Kepala Sekolah.


Halaman

• Pengendalian brosur dilakukan oleh Waka Humas

dengan menggunakan :

1). Daftar Brosur dengan Daftar Pengendali

Dokumen/brosur yang berisi nomor identifikasi,

judul Brosur, jumlah halaman, kode terbitan,

nomor revisi tanggal revisi, dan bentuk Brosur.

Waka Humas menyimpan naskah asli dari daftar

brosur dan memberikan satu salinannya yang

berstatus TERKENDALI.

2). Nota Perubahan

Usulan revisi brosur dapat diajukan oleh semua

anggota unit Kerja diperiksa oleh Waka Humas

dan harus disetujui oleh Kepala Sekolah. Setelah

usulan revisi disetujui, revisi brosur dilakukan

oleh Waka Humas.

9.4.7. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen Luar

(Referensi)

• Dokumen seperti Peraturan Pemerintah, Keppres,

Kepmen, Kep.Dirjen dan dokumen-dokumen

lainnya yang digunakan sebagai referensi harus

ditinjau dan disahkan oleh WMM sebelum

penggunaannya.

• Pengendalian dokumen Luar/Referensi (Form-13)

yang berisi nomor identifikasi, judul, tempat

simpan dan keterangan pelengkap. Unit Kerja

yang menerbitkan Daftar Dokumen

Luar/Referensi menyimpan aslinya dan

memberikan satu salinannya yang berstatus

TERKENDALI kepada WMM dan Perwakilan Unit

Kerja sesuai bidangnya.


Halaman

• Dokumen luar yang disahkan sebagai referensi,

maka :

1) Harus berstempel SAH TERKENDALI,

apabila dokumen tersebut milik Unit Kerja

yang bersangkutan.

2) Apabila dokumen tersebut bukan milik Unit

Kerja yang bersangkutan (misal milik

perpustakaan), harus dibuatkan daftarnya

dan daftar tersebut distempel SAH

TERKENDALI.

• Dokumen luar/referensi yang sudah kadaluwarsa

harus ditarik dari tempet penggunaannya dan

dimusnahkan. Apabila dokumen luar/referensi

yang telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk

referensi) maka dokumen tersebut

harus dicap TIDAK SAH.

10. Lampiran/Dokumentasi

1. Lampiran, Form-01, Daftar Distribusi Dokumen.

2. Lampiran, Form-02, Penarikan Dokumen

3. Lampiran, Form-03, Revisi Dokumen.

4. Lampiran, Form-04, Berita Acara Pemusnahan

Dokumen.

5. Lampiran, Form-05, Daftar Seluruh Dokumen.

6. Lampiran, Form-06,.Daftar Induk Dokumen

7. Lampiran, Form-07, Daftar Dokumen

8. Lampiran, Form-08, Daftar Induk Dokumen Luar.

9. Lampiran, Form-09, Daftar Dokumen

Luar/referensi.

10. Lampiran, Formulir-10, Daftar induk

Brosur/Leaflet.


Halaman

11. Lampiran, Formulir-11, Daftar Brosur/Leaflet.

B. Prosedur Pengendalian Rekaman/Catatan


rekaman

1.Lembar pengesahan

Tabel 3.3 : Contoh tabel pengesahan

NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGG

ALDISUSUN


Wakil Manajemen

Mutu (WMM)


2.Status Revisi

Tabel 3.4 : contoh Tabel status revisi

NoRevi

si

No.Halam


OlehTanggal



Halaman

Pengendali

Dokumen

----------------------------

---

Nama orang

3. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu pengendalian rekaman sebagai

berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul …………………………………………………

1

Status Revisi …………………………………………………….

2

Daftar Isi ………………………………………………………..

3

Dagram Alir ……………………………………………………..

4

1. Tujuan ………………………………………………………..

5

2. Ruang Lingkup ………………………………………………

5

3. Referensi ……………………………………………………...

5


Halaman

4. Definisi ………………………………………………………..

5

5. Prosedur ………………………………………………………

6


14


Halaman

4. DIAGRAM ALIR

Gambar 3. Diagram alir pengendalian rekaman

5. Tujuan :

Prosedur ini disusun untuk memberikan bantuan tata cara

pengelolaan rekaman mulai dari identifikasi rekaman,

menyimpan, memelihara dan memusnahkan Rekaman-rekaman

yang digunakan dalam Sistem anajemen Mutu.

6. Ruang Lingkup :

Mencakup semua rekaman yang dapat memeberikan bukti

kesesuaian aktifitas dan hasilnya memenuhi persyaratan sesuai

Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di SMK ......


Halaman

IdentifikasiRekaman

Pengelompokan

Rekaman

WMM Memastikan

Rekaman

WMM dan Perwakilan Unit KerjaBertanggung jawab atas Daftar

Pengendalian Rekaman

Penetapan Masa simpan Rekaman

Penanggung jawab Rekaman harus dapat menunjukkan

apabila diperiksa

DaftarRekaman

m

Simpanan Rekaman/D

okumen

Apa rekaman

dapat ditunjukkan

Rekaman Kondisi Baik

Tidak

Ya

RekamanHasil Unjuk

Kerja

RekamanKeefektifan

sistem




• Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman Klausal 4.2.4

8. Definisi :

Sesuai Pedoman Mutu.

9. Prosedur

9.1 Rekaman harus dipelihara agar memberikan bukti obyektif

mengenai

kesesuaian proses diklat dan produk diklat dan

memberikan bukti effektifitas dari pelaksanaan Sistem

Manajemen Mutu.

9.2. Pengelompokan Rekaman

a. Rekaman yang menunjukkan hasil kinerja, antara lain :

1. Laporan hasil diklat

2. Laporan penilaian pemasok (Suplier)

3. Laporan pengendalian proses diklat

4. Laporan pengendalian produk diklat

5. Hasil pertemuan atau rapat rutin, bulanan di Unit

Kerja

6. Laporan kondisi peralatan atau mesin

7. Laporan lain yang relevan.

b. Dokumen yang menunjukkan keefektifan Sistem

Manajemen Mutu antara lain :

1. Laporan Hasil audit

2. Laporan Hasil Tinjauan Manajemen (Manajemen

Review)


Halaman

9.3. Rekaman mengenai Sistem Manajemen Mutu harus

mudah dibaca dengan jelas dan diberi nomor,

tanggal, judul dan tanda tangan pembuat rekaman

yang sesuai untuk proses identifikasi.

9.4. Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan Perwakilan Unit

Kerja harus

memastikan bahwa semua rekaman yang diperlukan

pada operasional Sistem Manajemen Mutu dipelihara

dengan baik dengan mengatur tempat penyimpanan,

penanggung jawab serta mempergunakan alat atau

metode yang memudahkan untuk menemukan bukti

rekaman pada saat rekaman tersebut dibutuhkan

9.5. Sesuai dengan hal tersebut di atas, maka WMM harus

mendapatkan salinan daftar rekaman dari bagian-

bagian unit kerja. WMM dan Perwakilan Unit Kerja

bertanggung jawab atas pengendalian daftar

rekaman.

9.6. Masa simpan rekaman dengan mengingat factor-

faktor antara lain peraturan pemerintah, jenis

rekaman, persyaratan pelanggan dan pedoman masa

simpan yang disepakati dan ditetapkan oleh WMM.

9.7 Pemegang dokumen rekaman yang disebutkan pada

daftar rekaman harus bertanggungjawab bahwa

rekaman-rekaman yang ditentukan benar-benar

dipelihara selama masa simpan.

9.8 Pemegang dokumen /rekaman bertanggung jawab

bahwa bila rekaman diperlukan, dapat segera

menunjukkan dan memelihara dengan metode yang

baik.


Halaman

9.9 Semua rekaman ditetapkan batas minimal masa simpan

sesuai dengan jenis rekaman dan peraturan yang berlaku

dan tetap dijaga pemeliharaannya.

9.10Bila rekaman berupa dokumen kontrak, maka rekaman

harus tersedia bagi pelanggan (customer).

9.11Sesudah masa simpan terlampaui, maka pemegang

dokumen rekaman bertanggungjawab untuk menetapkan

tindakan seperti pemusnahan atau sebagai referensi

terhadap rekaman tersebut.


1. Lampiran 1 – Format daftar rekaman pada Unit Kerja

2. Lampiran 2 – Format daftar Induk Rekaman

C. Prosedur Internal Audit

Di bawah ini diberikan contoh prosedur Internal Audit

1.Lembar pengesahan


NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGG

ALDISUSUN


Wakil Manajemen

Mutu (WMM)



Halaman

2.Status Revisi

Tabel 3.6 : contoh status revisi

NoRevi

si

No.Halam


OlehTanggal


Pengendali

Dokumen

----------------------------

---

Nama orang

2. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu internal audit sebagai berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul …………………………………………………

1

Status Revisi …………………………………………………….

2

Daftar Isi ………………………………………………………..

3

Dagram Alir ……………………………………………………..

4


Halaman

1. Tujuan ………………………………………………………..

5

2. Ruang Lingkup ………………………………………………

5

3. Referensi ……………………………………………………...

5

4. Definisi ………………………………………………………..

5

5. Prosedur ………………………………………………………

6


14


Halaman

3.Diagram Alir internal Audit

Tidak

Ya

Gambar 3.4 : Diagram alir internal audit

4. Tujuan :

Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara

melaksanakan kegiatan internal audit.

5. Ruang Lingkup :

Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksanakan,

dan melaporkan audit serta penentuan auditor untuk

kegiatan yang dilakukan pada semua bagian itu.

6. Referensi :

Referensi / Acuan :Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 45 dari 63

Halaman

Persiapan Jadwal Audit

Pemilihan Tim

Pemberitahuan

Persiapan audit

Penyiapan Rencana Audit

Pelaksanaan

Pelaporan

Tindak lanjut Tindakan

Perbaikan Berkelanjutan

Pertemua

audit

Pertemuan Tim Pertemuan

Tindakan Koreksi

Rencana audit disepakati

Checklist Oke ?

Surat Pemberitahuan

Daftar Auditor



• Dokumen ISO 9011

• Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.2.2

7. Definisi :

a. Audit Mutu Internal (AMI)

Pengujian sistematis dan independen oleh auditor

internal untuk menentukan apakah aktifitas mutu dan

hasil yang berkaitan dapat memenuhi pengaturan yang

direncanakan dan apakah pengaturan tersebut

dilaksanakan dengan efektif sesuai guna mencapai

tujuan.

b. Auditor Internal ;

Adalah seorang yang berwenang melakukan AMI dan

mengetahui organisasi dan proses kerja di SMK .....

serta mendapat surat tugas untuk melakukan AMI

c. Ketua Auditor (Lead Auditor) ;

Auditor yang ditugasi untuk memimpin dan

melaksanakan aktivitas AMI.

d. Auditee ;

Pejabat/Staf SMK......yang bertanggung jawab terhadap

bidang kegiatan yang di audit.

e. Ketidaksesuaian (KTS) ;

Tidak dipenuhinya persyaratan sesuai dengan yang

telah ditetapkan.

f. WMM : Wakil Manajemen Mutu

g. PUK : Perwakilan Unit Kerja

h. KUK : Kepala Unit Kerja

8.Prosedur


Halaman

9.1. Tanggung jawab dan wewenang

9.1.1. Wakil Manajemen Mutu (WMM) bertanggung jawab

terhadap pengelolaan audit internal sejak dari

perencanaan, pelaksanaan, dan dilakukannya verifikasi

tindakan koreksi yang diperlukan.

9.1.2 Seluruh karyawan SMK .... bertanggung jawab dan

berperan aktif dalam kegiatan audit internal, baik

sebagai auditor maupun sebagai auditee.

9.2 Pelaksanaan audit

9.2.1 Wakil Manajemen Mutu menyusun jadwal tahunan untuk

audit internal berdasarkan status dan pentingnya bagian

atau kegiatannya.

9.2.2 Kepala SMK .../Wakasek/Sub bagian taus/Instalasi/Unit

Kerja yang diaudit tidak boleh diaudit oleh seseorang dari

bagian tersebut.

9.2.3 Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat

pelatihan dalam hal ketrampilan mengaudit, tetapi ia

boleh didampingi oleh seseorang yang ahli dalam bidang

atau kegiatan yang diaudit. Dapat juga seorang auditor

didampingi oleh seseorang yang memang dimaksudkan

oleh institusi untuk dilatih lebih lanjut selaku auditor.

Dalam kedua kasus tersebut pendamping bukanlah

auditor dan tidak dapat bertindak selaku auditor.

9.2.4 Tiap auditor, sebelum melaksanakan audit, harus

menyiapkan sebuah cheklist untuk dipakai sebagai

rambu-rambu pada saat melaksanakan audit. Paling

lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan audit, auditor

harus menghubungi wakil auditor dan menyepakati

hari/tanggal/jam pelaksanaan audit. Semua temuan

dalam audit haruslah dicatat dalam checklist, yang


Halaman

kemudian harus dikumpulkan oleh Wakil Manajemen

Mutu sebagai salah satu rekaman pelaksanaan audit.

9.2.5 Tiap ketidaksesuaian yang ditemukan dalam

pelaksanaan audit harus dibuatkan laporannya menurut

format yang tertera di Lampiran A, laporan

ketidaksesuaian audit, yang selalu harus disertai bukti

yang dapat diverifikasi

9.2.6 Kepala Unit Kerja (KUK) atau kegiatan yang diaudit

harus menanggapi laporan ketidaksesuaian itu dan

menentukan tindakan koreksi apakah dapat

dilakukannya sendiri, tindakan koreksi apa yang akan

dilakukan dan berapa lama tindakan koreksi

terselesaikan. Tindakan koreksi juga harus melakukan

koreksi terhadap penyebab terjadinya ketidaksesuaian.

9.2.7 Apabila KUK atau personil yang diaudit tidak dapat

menentukan sendiri tindakan koreksi yang dibuat, maka

masalah tindakan koreksinya perlu dikonsultasikan

kepada WMM.

9.2.8 Jika tindakan koreksi dan jangka waktu penyelesaiannya

telah dilaksanakan Wakil Manajemen Mutu harus

mengusahakan adanya audit terhadap hasil tindakan

koreksi tersebut, untuk memastikan bahwa tindakan

koreksi telah dilaksanakan sesuai dan berjalan secera

efektif,

9.2.9 Jika hasil verivikasi tersebut menunjukkan hasil yang

negatif, maka dibuat laporan ketidaksesuaian lagi

dengan nomor laporan yang sama disertai huruf “A” di

belakangnya.

9.2.10 Jika verivikasi tersebut menunjukkan hasil yang

positif, maka Wakil Manajemen Mutu dapat menutup

laporan tersebut.


Halaman

9.2.11 WMM memasukkan semua laporan kedalam daftar

status audit.

9.2.12 Jadwal, pelaksanaan, laporan, verivikasi audit

dibuatkan rangkumannya dalam formulir seperti yang

tertera dalam Lampiran E, Rangkuman Pelaksanaan Audit

Internal.


a. Format Jadwal Audit Mutu Internal

b. Format Audit Check List

c. Formulir Laporan Audit Internal

d. Daftar Status Audit

D. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai


produk tidak sesuai

1.Lembar pengesahan

Tabel 3.7 : contoh lembar pengesahan

NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGG

ALDISUSUN


Wakil Manajemen

Mutu (WMM)



Halaman

2.Status Revisi


NoRevi

si

No.Halam


OlehTanggal


Pengendali

Dokumen

----------------------------

---

Nama orang

3. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu pengendalian produk tidak sesuai

sebagai berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul

…………………………………………………......... 1

Status Revisi

…………………………………………………….......... 2

Daftar Isi

……………………………………………………….............

3

Dagram Alir

……………………………………………………............. 4

1. Tujuan

………………………………………………………........... 5


Halaman

2. Ruang Lingkup

………………………………………………....... 5

3. Referensi

…………………………………………………….......... 5

4. Definisi

……………………………………………………….......... 5

5. Prosedur

………………………………………………………........ 6

6. Lampiran/Dokumentasi ……………………………………....

14

4. Diagram Alir Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Tidak

Ya

Gambar 3.5 : Diagaram alir pengendalian produk tidak sesuai


Halaman

Nama Peserta

Identifikasi Jasa Diklat

Verifikasi Kegiatan Diklat

Daftar Kegiatan

Identifikasi Ketidak

sesuaian

Fasilitator/

Nara Sumbe

r

Aktifitas Diklat : Jadwal

PelaksanaanMateri DiklatBahan PraktekFasilitas Pelaksanaan

ApakahSesuai?

Tindakan Koreksi

Proses Diklat Dapat

berjalan

5. Tujuan :

Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian

produk/jasa diklat yang tidak sesuai

6. Ruang Lingkup :

Prosedur ini dipakai untuk semua produk di semua bagian

yang menangani produk/jasa diklat dari proses

perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.


Dokumen SNI ISO 9001:2008

Dokuemn SNI ISO 9000:2005

Dokumen ISO 9011

Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.2.2

8. Definisi :

Produk tidak sesuai adalah produk yang tidak memenuhi

persyaratan yang telah ditetapkan.

9. Prosedur

9.1 Ketidaksesuaian dapat terjadi pada produk atau jasa

pendidikan dan pelatihan di SMK ..... adalah sebagai

berikut :

1.. Nama peserta yang dating

2. Guru / Fasilitator dan nara sumber

3. Jadwal pelaksanaan

4. Kurikulum yang diginakan

5. Bahan praktik

6. Fasilitas Pelaksanaan Diklat.


Halaman

9.2 Untuk setiap ketidaksesuaian yang terjadi dilakukan

penandaan (marking) pada lembaran administrasi

pendukungnya yang dilakukan oleh penanggungjawab

yang berwenang sebagai berikut :

1. Nama peserta dilakukan oleh ……..

2. Guru / fasilitator dan nara sumber dilakukan oleh ……

3. Jadwal pelajaran dilakukan oleh .....

4. Materi diklat dilakukan oleh ....

5. Bahan praktik dilakukan oleh ....

6. Fasilitas Diklat oleh ....

9.3 Tindakan koreksi untuk ketidaksesuaian dilakukan sesuai

dengan prosedur tindakan koreksi yang harus dilakukan

dan diketahui oleh :

1. Nama peserta ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan

oleh ....

2. Guru / Fasilitator / narasumber ; pernyataan

ketidaksesuaian dilakukan oleh ....

3. Jadwal pelajaran ; pernyataan ketidaksesuaian

dilakukan oleh ...

4. Materi Diklat ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan

oleh ....

5. Bahan praktek ; pernyataan ketidaksesuaian

dilakukan oleh ....

6. Fasilitas Diklat ; pernyataan ketidaksesuaian

dilakukan oleh ....

9.4 Semua tindakan koreksi tersebut di atas dilakukan agar

pelaksanaan Diklat yang menyimpang dan tidak sesuai

tidak dilanjutkan ke proses berikutnya sebelum adanya

tindakan koreksi.

10. Dokumentasi


Halaman

Lampiran 1. Daftar ketidakesuaian

Lampiran 2. Daftar status permohonan Tindakan Koreksi

E. Prosedur Tindakan Perbaikan/Koreksi

Di bawah ini diberikan contoh prosedur Tindakan

Perbaikan/Koreksi

1.Lembar pengesahan


NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGG

ALDISUSUN


Wakil Manajemen

Mutu (WMM)


2. Status Revisi


NoRevi

si

No.Halam


OlehTanggal


Pengendali

Dokumen

----------------------------

---

Nama orang


Halaman

3.Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu tindakan perbaikan/koreksi

sebagai berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul

…………………………………………………......... 1

Status Revisi

…………………………………………………….......... 2

Daftar Isi

……………………………………………………….............

3

Dagram Alir

……………………………………………………............. 4

1. Tujuan

………………………………………………………........... 5

2. Ruang Lingkup

………………………………………………....... 5

3. Referensi

…………………………………………………….......... 5

4. Definisi

……………………………………………………….......... 5

5. Prosedur

………………………………………………………........ 6


14

4.Diagram Alir Prosedur Tindakan Perbaikan/Koreksi


Halaman

Selesai

Ya

Tidak

Ya

Gambar 3.6 : Diagram alir tindakan koreksi

5. Tujuan :

Prosedur ini disusun bertujuan untuk memastikan

diterapkannya tindakan koreksi terhadap penyebab-

penyebab ketidaksesuaian pada proses dan produk

diklat.

6. Ruang Lingkup :

Prosedur ini berlaku bagi ketidaksesuaian pada proses

dan produk diklat.


Halaman

Daftar Laporan

Ketidaksesuaian

Ka. Unit Kerja melakukan verifikasi pada bagian

ketidaksesuaian

Apakah hasil

verifikasi benar?

Penetapan tindakan koreksi

Penetapan batas waktu untuk

melakukan tindakan

WMM melakukan koordinasi

Apakahdilakukan

sesuai bataswaktu

Hasil Tindakan koreksi direkam

2.Referensi / Acuan :



Dokumen ISO 9011


3. Definisi :

Sesuai dengan pedoman mutu.

4. Prosedur :

9.1. WMM dan Perwakilan Unit Kerja setelah

menerima laporan ketidaksesuaian dan menerima

permintaan tindakan koreksi, maka penanggung

jawab proses dan produk diklat segera mengambil

tindakan untuk meneliti dan melakukan verifikasi

terhadap bagian yang menjadi penyebab

ketidaksesuaian.

9.2. Dari hasil analisis ketidaksesuaian maka

Perwakilan Unit Kerja personil yang bertanggung

jawab dengan melakukan koordinasi dengan WMM

dan PUK untuk menentukan tindakan koreksi yang

harus diambil dalam waktu yang ditentukan.

9.3 Tindakan koreksi yang diambil didokumentasikan pada

formulir tindakan koreksi.

9.4 Setelah tindakan koreksi dilakukan dengan batas

waktu yang telah ditetapkan maka hasil tindakan

koreksi harus ditinjau oleh WMM untuk memastikan

bahwa tindakan koreksi tersebut dilaksanakan dengan

baik dan memberikan hasil yang effektif.


Halaman

9.5 Bila tindakan koreksi yang diambil tidak effektif, maka

analisis dan verifikasi harus terus dilakukan sampai

diperoleh hasil yang menuaskan.

9.6 Apabila tindakan koreksi yang memerlukan perubahan

prosedur, maka harus diinformasikan kepada WMM

dan selanjutnya WMM harus meninjau dokumen

tersebut sesuai dengan POS 4.2.3. Pengendalian

Dokumen.

9.7 Hasil tindakan koreksi yang telah selesai dan dilakukan

koreksi seperti yang diharapkan maka pada laporan

tindakan koreksi harus di “close”


1. Lampiran 1 - Formulir Tindakan Koreksi / Pencegahan

2. Lampiran 2 - Daftar Status Permohonan Tindakan

Koreksi

3. Lampiran 3 - Daftar Status Permohonan Tindakan

Koreksi


Halaman

F. Prosedur Tindakan Pencegahan

Di bawah ini diberikan contoh prosedur Tindakan

Pencegahan

1.Lembar pengesahan


NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGG

ALDISUSUN


Wakil Manajemen

Mutu (WMM)


2. Status Revisi


NoRevi

si

No.Halam


OlehTanggal


Pengendali

Dokumen

----------------------------

---

Nama orang


Halaman

3.Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu tindakan perbaikan/koreksi

sebagai berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul

…………………………………………………......... 1

Status Revisi

…………………………………………………….......... 2

Daftar Isi

……………………………………………………….............

3

Dagram Alir

……………………………………………………............. 4

1. Tujuan

………………………………………………………........... 5

2. Ruang Lingkup

………………………………………………....... 5

3. Referensi

…………………………………………………….......... 5

4. Definisi

……………………………………………………….......... 5

5. Prosedur

………………………………………………………........ 6


14

4.Diagram Alir Prosedur Tindakan Pencegahan


Halaman

Data Statistik ketidaksesuaia

n

Analiss Data ketidaksesuaian

Apakah ada penyebab

ketidak sesuaian

potensial?

Ya

Tidak

Gambar 3.7 : Diagram alir tindakan pencegahan

5.Tujuan :

Prosedur ini disusun bertujuan untuk memastikan

diterapkannya tindakan pencegahan terhadap

kemungkinan terjadinya ketidak-sesuaian potensial.

6.Ruang Lingkup :

Prosedur ini berlaku bagi ketidaksesuaian potensial yang

mungkin terjadi pada seluruh proses pada Sistem

Manajemen Mutu.

7.Referensi :



Dokumen ISO 9011


8.Definisi :

Sesuai dengan Pedoman Mutu

9. Prosedur :

9.1 WMM dan Perwakilan Unit Kerja melakukan analisa data

statistik dari hasil laporan seksi Publikasi dan Pelaporan


Halaman

Membuat Tindakan

Pencegahan

Melakukan Verifikasi

Perekeman Hasil Verifikasi

Rekaman Tindakan

Pencegahan

tentang hasil evaluasi diklat, data keluhan pelanggan,

ketidaksesuaian pelayanan dan proses lain yang relevan.

9.2 Hasil analisa data yang tidak sesuai tersebut dianalisis

lebih lanjut untuk menetapkan factor-faktor penyebab

utama dari ketidak-sesuaian.

9.3 Hasil analisis data penyebab ketidaksesuaian dibahas

pada rapat tinjauan manajemen untuk menetapkan solusi

dan membuat tindakan pencegahan pada proses yang

sama pada kegiatan yang akan dating.

9.4 Tindakan pencegahan ditetapkan, direkam dan

didokumentasikan.

9.5 Setelah tindakan pencegahan diberlakukan sesuai dengan

batas waktu yang ditetapkan penanggung jawwab kegiatan

melakukan verifikasi apakah tindakan pencegahan yang

dilakukan cukup effektif untuk mencegah terjadinya

ketidaksesuaian yang potensial tersebut.

9.6 Hasil verifikasi tersebut direkam dan didokumentasikan.

9.7 Bila tindakan pencegahan yang diambil tidak effektif,

analisis dan tinjauan terus dilakukan sampai diperoleh hasil

yang memuaskan.

9.8 Tindakan pencegahan yang memerlukan prosedur lain,

harus disampaikan kepada WMM. Selanjutnya WMM

meninjau dokumen tersebut sesuai POS. 4.2.3. -

Pengendalian Dokumen.


1. Lampiran Form 1 – 8.5.3. Permintaan Tindakan

Pencegahan.


Halaman

5 Penyusunan PROSEDUR-1

Documents