APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU DESEMPEÑO TECNICO PROFESIONAL 2010 CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina G. Página 26 PLANEACIÓN. Es definir los objetivos y determinar las actividades por medio de las cuales se alcanzarán esos objetivos. Implica escudriñar el futuro, tratar de cuantificar y calificar el riesgo y la incertidumbre y prepararse mejor. Al planear se están construyendo los cimientos de la empresa. Un organismo sin objetivos perfectamente fijados y adecuados, es como una embarcación a la deriva, nadie sabe a donde va. El viejo refrán “prevenir antes que lamentar” puede aplicarse en los negocios y se moderniza el concepto “planear antes que fracasar”. Una empresa sin planes puede describirse como una serie de crisis, en la que prevalecen la “presión de los hechos”, las “corazonadas”, los cambios constantes, los retrasos, etc. La planeación significa anticiparse al futuro pero, debido a la imposibilidad de predecir con exactitud el futuro, es necesario que identifiquemos ciertas posibilidades y que preparemos nuestra empresa para estas eventualidades. Factores que afectan el provenir de una empresa. Una empresa, como parte integrante de la economía total de un país, esta influida por todos los factores económicos nacionales. Entre los factores que deben tenerse en cuenta se tienen los siguientes: 1. Situación política. Es indudable que la situación política de un país es de extraordinaria importancia para el futuro de las empresas, cuando existe inestabilidad en el medio político, es evidente que los ejecutivos no deberán de correr riesgos que en un momento dado, derrumben su empresa. 2. Política fiscal. Los impuestos, sobre ciertos productos o servicios, las exenciones para determinadas empresas, las formas de pago de las obligaciones fiscales, la cantidad de impuestos que crean una sobrecarga al contribuyente. 3. Demografía. Los futuros mercados de la empresa pueden determinarse calculando la población, ya sea en función de su composición o de su localización. El ejecutivo debe buscar el posible efecto que los cambios en la demografía puedan tener para su empresa en particular, en virtud que la población, generalmente, es determinante en la demanda de todo producto. 4. Índices. Se debe considerar además de los factores anteriores, aquellos índices de la economía que le permitan al ejecutivo, formular una más completa y precisa planeación. Algunos índices son los siguientes: Niveles de precios. Demanda de la industria. Poder adquisitivo de la población. Empleo y desempleo, etc.
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PLANEACIÓN.
Es definir los objetivos y determinar las actividades por medio de las cuales se
alcanzarán esos objetivos. Implica escudriñar el futuro, tratar de cuantificar y calificar el
riesgo y la incertidumbre y prepararse mejor. Al planear se están construyendo los
cimientos de la empresa. Un organismo sin objetivos perfectamente fijados y
adecuados, es como una embarcación a la deriva, nadie sabe a donde va.
El viejo refrán “prevenir antes que lamentar” puede aplicarse en los negocios y se
moderniza el concepto “planear antes que fracasar”.
Una empresa sin planes puede describirse como una serie de crisis, en la que prevalecen
la “presión de los hechos”, las “corazonadas”, los cambios constantes, los retrasos, etc.
La planeación significa anticiparse al futuro pero, debido a la imposibilidad de
predecir con exactitud el futuro, es necesario que identifiquemos ciertas posibilidades y
que preparemos nuestra empresa para estas eventualidades.
Factores que afectan el provenir de una empresa.
Una empresa, como parte integrante de la economía total de un país, esta influida por
todos los factores económicos nacionales. Entre los factores que deben tenerse en
cuenta se tienen los siguientes:
1. Situación política. Es indudable que la situación política de un país es de
extraordinaria importancia para el futuro de las empresas, cuando existe
inestabilidad en el medio político, es evidente que los ejecutivos no deberán de
correr riesgos que en un momento dado, derrumben su empresa.
2. Política fiscal. Los impuestos, sobre ciertos productos o servicios, las
exenciones para determinadas empresas, las formas de pago de las obligaciones
fiscales, la cantidad de impuestos que crean una sobrecarga al contribuyente.
3. Demografía. Los futuros mercados de la empresa pueden determinarse
calculando la población, ya sea en función de su composición o de su
localización. El ejecutivo debe buscar el posible efecto que los cambios en la
demografía puedan tener para su empresa en particular, en virtud que la
población, generalmente, es determinante en la demanda de todo producto.
4. Índices. Se debe considerar además de los factores anteriores, aquellos índices
de la economía que le permitan al ejecutivo, formular una más completa y
precisa planeación. Algunos índices son los siguientes:
Niveles de precios.
Demanda de la industria.
Poder adquisitivo de la población.
Empleo y desempleo, etc.
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Importancia de la planeación.
A través de ella se prevén las contingencias y cambios para que puedan deparar el
futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.
Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:
1. propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional
de los recursos.
2. reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no
los elimina.
3. prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con
las mayores garantías de éxito.
4. mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión
del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.
5. condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
6. establece un sistema racional para la toma de
decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos.
7. reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo
las oportunidades.
8. las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
9. permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
10. maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de
la empresa.
Principios.
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general
que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Por tanto,
para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:
1. factibilidad. Lo que se planee debe ser razonable; es inoperante elaborar planes
demasiado ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograr. La planeación
debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el
medio.
2. precisión. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos
precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos
arbitrarios. Establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como
estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos
probabilísticas, etc. Al elaborar planes para reducir al mínimo, los riesgos.
3. flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura
que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos
de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer
“colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.
4. unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan
general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal
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manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al
equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.
5. del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación al tiempo
(largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que
se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los
cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas,
procedimientos y presupuestos, para lograrlos.
Los planes son el resultado del proceso de la planeación y
pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que
habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias
para realizarlos.
Los planes en cuanto al período establecido para su realización, se
pueden clasificar en:
a) corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor o
igual a un año. Estos a su vez se clasifican en :
inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.
Mediatos. Se fijan para realizarse en un período mayor de seis meses, o menor
de 12 meses.
b) mediano plazo. Su delimitación es por un período de uno a dos años.
c) largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres
años.
Planeación integral o total.
Algunos autores se refieren a la planeación como planeación integral o
planeación total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en
su totalidad, integrando todos los planes de la organización. Su división es:
1. estratégica. Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo
de base a los demás planes (tácticos y operativos). es diseñada por los
miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la
obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los
objetivos generales de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la
empresa.
2. táctica o funcional .determina planes más específicos, que se refieren a
cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los
planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel
medio (gerentes funcionales). Con el fin de poner en práctica los recursos de
la empresa. Los planes tácticos por su establecimiento y su ejecución, se dan
a mediano y corto plazo, y abarcan un área de actividad específica.
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3. operativa. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la
planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de
actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles
jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que
debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto
plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de
actividad.
Clasificación de la planeación
Planeación
estratégica
Planeación
táctica o
funcional.
Planeación
operacional.
Gerente
General
Gerente de producción
Fabricación
Control de
calidad
Gerente de finanzas
Contabilidad Tesorería
Gerente de mercadotecnia
Investigación de mercados
Ventas
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Etapas de la planeación.
La planeación es básica, ya que es un punto de partida y directriz primordial de toda
actividad administrativa. Está integrada por las siguientes etapas:
Misión. Es la razón de ser de la empresa y representa las aspiraciones
fundamentales o finalidades que persigue, en forma permanente o semipermanente.
La misión son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser,
naturaleza y carácter, de cualquier grupo social.
La misión proporciona las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresa
genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos funcionarios
de la empresa; se establece en forma paralela al inicio de la misma y no indica una
limitante de duración en el futuro.
Importancia de la misión.
Sirve de cimiento para los demás elementos de la planeación, así
como para los demás tipos de planes.
Permite orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de
acción que debe seguir al formular los planes.
Identifica a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen
de responsabilidad social.
Es la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su
proyección hacia el futuro.
Define el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporciona las directrices
generales de la misma.
Características que debe reunir la misión.
evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas.
Debe darse a conocer a todos los miembros de la empresa.
Evitar dogmatizarla.
Debe estar acorde con los valores institucionales del grupo social.
No debe utilizarse para intereses personales, sino para el bienestar de la
organización.
Debe implantarse, si es que no se ha considerado.
No debe definirse con frases ambiguas y vacías, el autoengaño no ayuda a la
implantación de planes.
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Investigación.
Es un proceso que mediante la aplicación del método científico, procura obtener
información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta
de los fenómenos.
El proceso de investigación científica está constituido por las siguientes etapas:
1. definición del problema. En esta fase se determina y analiza el problema que se
desea resolver. La no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y
pérdidas innecesarias.
2. obtención de información. Consiste en recopilar el mayor número posible de
datos, a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. La
obtención de información se realiza a través de las siguientes técnicas.
Observación. Análisis de registros, informes, estadísticas.
Experimentación. Consiste en la reproducción de un hecho o un
fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a
voluntad.
Encuesta. Es la recopilación de datos a través de la aplicación del
cuestionario y de la entrevista; herramientas que son de gran ayuda para
el administrador.
Muestreo. Aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la
población o universo, para determinar resultados representativos o
comunes a todo éste.
3. determinación de la hipótesis. Es la proposición o respuesta tentativa que se
establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para
determinar su efectividad.
4. comprobación o desaprobación de la hipótesis. Aplicación de las técnicas
para someter a pruebe su validez. Se establecen hipótesis alternativas en el caso de que
la primera no fuera correcta.
5. presentación del informe. Una vez comprobada la hipótesis se procede a
elaborar un informe de resultados, de manera que con base en el análisis del mismo se
cuente con bases objetivas para la toma de decisiones.
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Premisas
Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones
futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.
Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden
afectar el desarrollo del plan.
Las premisas de acuerdo con su naturaleza pueden ser:
1. internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de
la misión. Por ej. Ausentismo, rotación de personal, accidentes, etc.
2. externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero
que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estas
pueden ser:
a) de carácter político. Sistema de gobierno, restricciones en la importación
y exportación, relaciones internacionales.
b) De carácter legal. Impuestos sobre ciertos productos, utilidades, etc.
c) Económicas. Fenómenos inflacionarios, nivel de salarios, nivel de
precios.
d) Sociales. Crecimiento demográfico, empleo y desempleo.
e) Técnicas. Rapidez de los avances tecnológicos, cambios en los sistemas.
f) Otros factores. Competencia, posición en el mercado, transporte.
Objetivos.
Los objetivos representan los resultados que la empresa puede obtener, son fines por
alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un
tiempo específico.
Características de los objetivos; se establecen a un tiempo específico, se determinan
cuantitativamente.
Clasificación de los objetivos:
En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:
1. estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo
plazo. Ejemplo. Obtener una utilidad neta de millones de pesos en los próximos
5 años.
2. tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la empresa,
se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto o mediano plazo.
Ejemplo: incrementar las ventas totales a tres millones de pesos en el primer
año.
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3. operacionales o específicos. se establecen en niveles o secciones más específicas
de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e invariablemente son a
corto plazo. Se dividen en :
seccionales. Cuando se refieren a una sección o grupo. Ejemplo. Vender
medio millón de pesos semanales, del producto x por medio del grupo de
ventas del centro.
Individuales. Son metas personales. Ejemplo. Cada vendedor venderá
cajas de un producto a la semana.
Estrategias.
Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo
general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
1. determinación de los cursos de acción o alternativas. Consiste en buscar el
mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2. evaluación. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, considerando las
ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de
algunas técnicas como investigación de operaciones, árboles de decisión, etc.
3. selección de alternativas. Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a su
factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor
eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.
Políticas.
Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que hay que
observar en la toma de decisiones, acerca de problemas que
se repiten una y otra vez dentro de una organización.
En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas,
siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos
que determinan la disposición, actitud o comportamiento
que sigue el personal de una empresa, de tal manera que las
reglas son estrictas, las políticas son flexibles.
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Un ejemplo sería:
Reglas:
Las operaciones de venta se realizarán únicamente de contado.
Los pedidos foráneos se surtirán hasta que estén liquidados.
Políticas:
Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de
ventas que efectúen.
Al seleccionar agentes vendedores será preferible que sean personas del sexo
femenino.
ORGANIZACIÓN.
Concepto e importancia.
Una vez que el ejecutivo ha fijado los objetivos por alcanzar y los cursos de acción a
seguir, debe iniciar la siguiente función del proceso administrativo; la organización.
Esto es, debe agrupar las actividades necesarias para llevar a cabo los planes, asignando
la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecución de dichas
actividades.
El ejecutivo al organizar, está estructurando ordenadamente las actividades humanas
tendientes a la acción, de manera que se facilite la combinación más eficiente de los
recursos con que cuenta, para lograr los fines que se ha fijado.
Tal propósito solamente lo puede logar formulando un plan de organización sólido y
bien definido. Esto no significa, desde luego, que los problemas de organización estén
basados en trazos de tipo ingeniería o con principios exactos e inmutables, sino que son
fundamentalmente humanos, y por lo tanto, tienen que ver con las actitudes, las
emociones, y los sentimientos de los miembros que integran el grupo.
Ese grupo para que realice un trabajo más productivo, necesariamente debe tener una
estructura de orden – esencia de la organización – sólo así se podrá lograr y asegurar
plenamente la eficiencia. Y decimos que la estructura de orden es la esencia de la
organización en el proceso administrativo, porque en toda empresa se debe:
1. determinar los tipos de actividades necesarias para cumplir fielmente con los
programas prefijados al llevar a cabo la planeación.
2. agrupar esos tipos de actividades en divisiones o departamentos con fisonomía e
importancia propias y por medio de la cohesión interna que logra la autoridad.
3. jerarquizar la autoridad de manera que los grupos separados por la división del
trabajo actúen y produzcan coordinadamente.
4. subdividir cada una de las divisiones o departamentos básicos en unidades
menores, en secciones o puestos.
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5. llegar a cada puesto como la unidad específica menor, representando ésta el
orden mínimo dentro de un grupo de tareas que deben ser desempeñadas por una
sola persona.
6. llegar hasta donde el material, las máquinas y el hombre se conjugan para
realizar las operaciones concretas, y de ahí mediante las técnicas de análisis de
movimientos y tiempos, se repite el proceso de diseñar una micro estructura, que
quede plasmada en estándares de ejecución.
Ventajas al organizar.
El ejecutivo no debe dejar que “las cosas por sí mismas sigan un curso natural” que al
azar les asigne; sino que siempre tendrá que organizar “esas cosas” si quiere eficiencia.
Las ventajas de organizar son entre otras las siguientes:
a) Se conocen mejor las actividades. Por medio de una buena organización, cada
miembro del grupo sabe que actividades tiene que desempeñar, lo que
indudablemente hará que las cumpla con mayor eficiencia, al reducirse al
mínimo confusiones respecto a lo que cada quien tenga que hacer.
b) Mejores relaciones de trabajo. Con una organización adecuada, las relaciones de
trabajo quedan claramente definidas, porque cada quien sabe cuál es su lugar
dentro de la empresa y conoce sus relaciones para con sus superiores de quienes
van a recibir órdenes y también para con sus subordinados a los cuales va a
dirigir.
c) Ayuda a la especialización. Con una buena organización, se lograrán relaciones
apropiadas y convenientes entre actividades y personas que lo desempeñan, lo
que hará que estas adquieran una especialización al no estar en constante
rotación, como sucede cuando no existe organización alguna.
d) Facilita la delegación de autoridad. Al conocer las actividades y a las personas
que las llevarán a cabo, se facilitará delegar a éstas la autoridad necesaria para
que realicen su trabajo.
e) Eficiencia. El objetivo de la organización, como una fase del proceso
administrativo, es la eficiencia y ésta se consigue al organizar, porque se
identifican y equilibran debidamente el trabajo específico, las personas que lo
desempeñan y los elementos materiales. Así, relacionando todos estos
elementos, el trabajo se desarrolla con eficiencia y economía.
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Pasos para organizar.
Si la esencia de la organización es el orden, es de suponerse que, al llevarse a cabo
también debe hacerse en forma por demás ordenada y para este fin señalamos los pasos
siguientes:
1. conocer y entender el objetivo. El objetivo debe ser conocido y entendido
claramente, de manera que los esfuerzos de organización vayan de acuerdo con
el trabajo que se ha de ejecutar y con los fines a los cuales esta encaminado.
2. descomponer en actividades. Las actividades que se consideren como
necesarias para alcanzar los objetivos, deberán descomponerse hasta el punto en
que cada una casi requiera que un trabajador dedique todo su tiempo.
3. clasificar las actividades en unidades prácticas. Una vez determinadas las
actividades mínimas, estás se clasifican por la similitud que existe entre ellas.
Por ejemplo ventas, investigación de mercados, publicidad y demás actividades
comerciales pueden agruparse bajo la denominación “mercadotecnia”.
4. asignar personal. Una vez determinada cada actividad o grupo de actividades y
definidas las obligaciones que las mismas actividades implican, se debe indicar
quienes van a desempeñarlas.
5. delegar autoridad. Para que cada miembro del grupo cumpla con lo que se le
ha asignado, se le deberá delegar toda la autoridad que el mismo trabajo
requiera.
Organigramas.
Cualquier estructura por sencilla que sea, necesita para su diseño y su comprensión de
un plano que presente un panorama completo. Es precisamente el organigrama ese
plano que nos indica los aspectos importantes de una estructura orgánica, que incluye
las principales funciones y sus relaciones, los canales de comunicación y la autoridad
relativa de cada ejecutivo encargado de una función específica.