5. 08 Performance Appraisal Hp

nyomanita 2005

PERFORMANCE APPRAISSAL(One aspect of the performance management

system)

…… is a formal management system that provides for the evaluation of the quality of an individual’s performance in an organization (Grote Dick, 2002)

Nyoman Anita Damayanti

nyomanita 2005

PAPA PA : …… is the process of evaluating how well

employees perform their jobs when compared to a set of standards and then communicating that information to those employees (Mathis Robert L & Jackson John H, 2000)

= employee rating; employee evaluation; performance review; performance evaluation; and result appraisal

PA PURPOSE :1. PROVIDING FEEDBACK TO EMPLOYEES ABOUT THEIR

PERFORMANCE EMPLOYEE LEARNS EXACTLY HOW WELL SHE DID THEN

USE THAT INFORMATION TO IMPROVE THEIR PERFORMANCE

MAKING SURE THAT THE BOSS’S EXPECTATIONS ARE CLEARLY COMMUNICATED

2. DETERMINING WHO GETS PROMOTED PA MAKE EASIER FOR THE ORGANIZATION TO MAKE

GOOD DECISIONS ABOUT THAT THE MOST IMPORTANT POSITIONS ARE FILLED BY THE MOST CAPABLE INDIVIDUALS


nyomanita 2005

3. FACILITATING LAY-OFF OR DOWNSIZING DECISIONS

PA HELP MAKE SURE THAT THE MOST TALENTED INDIVIDUALS ARE RETAINED AND THAT ONLY THE ORGANIZATION’S MARGINAL PERFORMERS ARE CUT LOOSE

4. ENCOURAGING PERFORMANCE IMPROVEMENT

HOW CAN ANYONE IMPROVE IF HE DOESN’T KNOW HOW HE’S DOING RIGHT NOW? GOOD PA POINTS OUT AREAS WHERE INDIVIDUALS NEED TO IMPROVE THEIR PERFORMANCE

5.MOTIVATING SUPERIOR PERFORMANCE

(1) PA process help them learn what the organization consider to be “ superior”(2) PA provides them with means to demonstrate that they actually are.(3) PA encourages employees to avoid being stigmatized as inferior performers

6. SETTING AND MEASURING GOALSPA process make sure that every member of the org. sets and achieves effective goals

7. COUNSELING POOR PERFORMERS Not everyone meet the organization’s standard


8. DETERMINING COMPENSATION CHANGES PA provides the macanism the macanism to make sure that

those who do better work received more pay

9. ENCOURAGING COACHING AND MENTORING PA identify the area where coaching is necessary

10. SUPPORTING MANPOWER PLANNING OR SUCCESION PLANNING

PA gives org. the tools they need to make sure they have the intelectual “horsepower” (employee) required for the future

11. DETERMINING INDIVIDUAL TRAINING AND DEVELOPMENT NEEDS

by reviewing pa data can make good decission for the training program


12. CONFORMING THAT GOOD HIRING DECISIONS ARE BEING MADE the of newlay hired employee performance must be assess org. know wether it is hiring the right people

13. PROVIDING LEGAL DEFENSIBILITY FOR PERSONNEL DECISIONS pa system greatly fasilitats legal defensibility when a complaint occure ( when terminations, denial of promotion, transfer to another department)


nyomanita 2005

14. IMPROVING OVERALL ORGANIZATIONAL PERFORMANCE

The most important reason for the PA when everyone is clear on the expectations and know exactly how he is performing against them, this will result in an overall Improvement in organizational success

Overall Organization StrategyStrategic plan

Mission/Vision/ValueDepartement/Unit Objectives

Common Organizational Competencies

Phase I :Performance

Planning

Phase II :Performance

Execution

Phase IV :Performance

Review

Phase III :Performance

ASSESSMENT

HowCompetencies

Behaviors Skills Performance

Factor

WhatObjectives Standards

Goals Results

JudgingStrengths

Weaknesses Compnesation

Potential

CoachingTraining

Development Immediate

Prospects Career Planning

Manager’s Responsibilities Create condition that motivate Eliminate Performance problems Update objectives Provide development opportunities Reinformce effective behavior

Individual’s Responsibilities Achieve objectives Solicit feedback and coaching Communicate openly Collect and share data Prepare for reviews

Figure :Strategy-based performance management


Langkah pa (a four - phase model/model 4 phase) :

1. PERFORMANCE PLANNING

2. PERFORMANCE EXECUTION

3. PERFORMANCE ASSESSMENT

4. PERFORMANCE REVIEW1. PERFORMANCE PLANNING Diskusi antara manajemen; karyawan (appraisee); penilai

(appraiser) Membuat kesepakatan ttg job responsibility individu

karyawan Memberikan pemahaman ttg visi; misi; goals and objectives

org. Identifikasi kompetensi yang dibutuhkan (core

competencies) untuk melaksanakan job deskripsi Menyusun rencana pengembangan individu


Yang harus dilakukan manajer :I. Sebelum Pertemuan1. Review dan Pelajari betul visi; misi; tujuan organisasi2. Baca dan pahami individual job description. fikirkan yang harus

dicapai karyawan3. Identifikasi kompetensi yg paling penting yang harusnya

ditunjukkan oleh karyawan dalam pelaksanaan kerja4. Tentukan hal-hal (yang tidak bisa ditawar) yang harus dicapai

II. Selama Pertemuan1. Diskusikan dan cari kesepakatan (agreement) tentang kompetensi

utama; tanggungjawab utama; dan goals 2. Diskusikan; cari kesepakatan dan pastikan tentang rencana

pengembangan individu karyawan


Yang harus dilakukan karyawanI. Sebelum pertemuan1. Review visi dan misi organisasi, bandingkan dengan tujuan (goals)

departemen anda2. Review job deskripsi anda dan tentukan mana yang jadi

tanggungjawab utama anda3. Tentukan tujuan mana yg harus dicapai (berkaitan dengan apraisal)4. Pertimbangkan hal apa yg menurut anda harus dicapai dg sangat baik

(fully successful performance)

II. Selama Pertemuan1. Active dalam penentuan kesepakatan dengan penilai2. Diskusikan dan cari kesepakatan ttg rencana pengembangan pribadi

(personal development plans)3. Buat catatan hasil kesepakatan pergunakan sebagai dasar

bertindak


2. PERFORMANCE EXECUTION PELAKSANAAN RENCANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN

Tanggung Jawab Utama Penilai :1. Creating the conditions that motivate people (the employees)2. Confronting and correcting any performance problems

Tanggung jawab Utama manajer :

1. Creating the condition that motivate people to perform at an excellent level.

2. Eliminate performance problems when they arise


HAL YANG DAPAT DILAKUKAN UNTUK MEMCIPTAKAN KONDISI YG MEMOTIVASI1. Beri kesempatan untuk mencapai keberhasilan2. Beri kebebasan, keleluasaan dan kemandirian dalam menjalankan

tugasnya3. Beri peluang untuk belajar dan berkembang4. Berikan tantangan-tantangan (pekerjaan yang menantang)5. Patikan bahwa pekerjaan yang diberikan memang mampu memotivasi6. Beri penghargaanBILA KITA TIDAK MEMILIKI ANGGARAN UNTUK HADIAH SEBAGAI PENGHARGAAN. APA YG DAPAT DILAKUKAN?

THE HEART OF RECOGNITION :

* “WHEN YOU RECOGNIZE SOMETHING, YOU ARE AWARE OF IT, YOU ARE

NOT IGNORING IT, YOU’RE PAYING ATTENTION TO IT.

* LETTING PEOPLE KNOW THAT YOU ARE AWARE THAT THEY PERFORMED

WELL AND THAT YOU APPRECIATE THEIR GOOD WORK”.


HAL-HAL YG DAPAT DILAKUKAN UNTUK MEMBERI PENGHARGAAN1.Katakan “terimakasih”2.Minta saran tentang cara meningkatkan departemennya3.Makan siang bersama4.Sampaikan hal-hal positif yang telah dikerjakan karyawan 5.Tunjukkan kapada supervisor tentang kontribusi karyawan terhadap kesuksesan organisasi6.dsb


Tanggung Jawab lain manajer :1. Maintaining Performance Record2. Updating Objectives as condition change3. Providing feedback and coaching success4. Providing development experiences and opportunity5. Reinforcing effective behavior6. Conducting a midterm review meeting

Tanggung jawab karyawan1. Minta feed back dan coaching2. Komunikasi secara terbuka dengan penilai ttg progres dan masalah dalam

mencapai tujuan3. Perbaharui tujuan sesuai perubahan kondisi 4. Lengkapi rencana pengembangan5. Tetap pada jalur pencapaian tujuan dan penyempurnaan6. Aktif berpartisipasi dalam midterm review meeting


3. PERFORMANCE ASSESSMENT (PENGUKURAN KINERJA) PENGUKURAN HASIL KERJA KARYAWAN SESUAI JOBNYA UNTUK PERIODE WAKTU TERTENTU PA adalah suatu proses bukan hanya saat penilaianTanggung Jawab Manajer :1. Review competencies; goals; objectives & key postion responsibility2. Menyiapkan dan melakukan penilaian awal3. Review pencapaian hasil kerja dan hasil nilai self assessment4. Kompilasi menjadi hasil PA5. Tentukan hal yg perlu diperbaiki atau direvisi6. Siapkan pertemuan untuk penyampaian hasil PA


4. PERFORMANCE REVIEW

PA YG EFEKTIF DIMULAI DAN DIAKHIRI DENGAN “PERTEMUAN”PERTEMUAN PERTAMA (AWAL)PERFORMANCE KARYAWAN (PADA TAHUN LALU) DIREVIEW; KESUKSESAN RENCANA PENGEMBANGAN DINILAI DISAMPAIKAN PADA KARYAWAN

AKHIR PERTEMUAN PENILAI DAN YG DINILAI BERSAMA-SAMA MENYUSUN RENCANA UNTUK TUJUAN TAHUN BERIKUTNYA

TANGGUNG JAWAB MANAJER A. Review waktu pertemuan yang telah diagendakanB. Review dan diskusikan PA yg dibuat dan hasil yg dicapai karyawanC. Dengar dan beri respon tentang persepsi dan feed back


Tujuan review :1. Identifikasi pencapaian (menginformasikan

pencapaian hasil kerja)2. Mentukan cara atau menetukan hal-hal yang perlu

ditingkatkan3. Mencegah terjadinya distorsi yang lebih jauh/ lebih

besar4. Membuat “kesepakatan-kesepakatn” baru5. Penyusunan rencana selanjutnya (pengembangan)


D. Diskusikan hasil PA bandingkan dengan objective. Yang didiskusikan terutama :

a. Strengths/achievements b. Weakness/deficiencies c. Delopment needs

E. Pastikan bahwa semua mengerti dan paham tentang hal penting yg harus

dipahami karyawan (core messege)

F. Buat kesimpulan dari review performance untuk rencana tahun berikutnya

G. Handle semua keperluan administratif (form/blangko isian dsb)8


Tanggung jawab karyawan :1. Diskusikan pencapaian yg telah anda catat (jadi

karyawan juga mencatat keberhasilannya)2. Diskusikan pencapaian dengan rencana

pengembangan3. Bandingkan penilaian anda sendiri dengan

penilaian penilai4. Cari klarifikasi atau kejelasan bila ada yang tidak

clear5. Pertimbangkan bagaimana menjadikan feedback

penilai berpengaruh terhadap prestasi kerja di masa mendatang

6. Dengarkan dan beri respon dg seksama terhadap feedback yg diberikan penilai


PERFORMANCE APPRAISALPERFORMANCE APPRAISALFAKTOR YANG DIUKUR

PRESTASI KARYAWAN

INDIKATOR KINERJA POKOK J. DESC.

70% USAHA & PERILAKU - SIKAP KERJA - KOMUNIKASI - DISIPLIN 30%

KEMAJUAN DALAM PENGEMBANGAN

KOMPETENSI

K I N E R J AK I N E R J A

P E N G E M B A N G A NP E N G E M B A N G A N


nyomanita 2005

METODE PENILAIAN PRESTASI KERJA

1. FORCE RANGKING : PRESTASI KARYAWAN DIRENGKING DARI YG TERBAIK SAMPAI TERJELEK.

Cara : ditentukan kriteria terbaik dan terjelek. Pilih yang terbaik dr semua karyawan Pilih yg terjelek dari semua karyawan

Setelah keduanya terpilih, sisa karyawan ditentukan peringkat nilainya.

Penentuan nilai secara Subyektif. (Agar obyektif maka harus dibuat indikator saat penentuan peringkat).

Cocok untuk organisasi kecil Tidak ada lagi tendency central

nyomanita 2005

2. “KURVE LONCENG” Karyawan diperingkat atas dasar prestasi, sikap dan perilaku kerja. Misal kelompokkan dlm 5 kelompok : istimewa; bagus, rata2, kurang, buruk. Tetapkan yg bisa masuk kategori 1 hanya 5 % dr seluruh jumlah karyawan;

kategori bagus 15%, kategori kurang 15%; kategori buruk 5 % dan siasanya 60% masuk ke kelompok rata2.

Supervisor mengelompokkan anak buah dlm kategori quota tersebut. Bila digambar seperti lonceng telungkup (bell curve) Tiap pimpinan berhak menentukan. Harus ada indikator obyektif sebagai

patokan.

nyomanita 2005

3. Penilaian berorientasi Input

Tradisional lebih menekankan ciri individu karyawan dari pada kinerja

Ciri individu yang banyak dipakai penilaian

kejujuran; ketaatan; disiplin; loyalitas; inisiatif; kreatifitas; adaptasi; komitmen; motivasi; sopan santunBukan kinerja tetapi persyaratan kerja !!!!

POPMAN (Person Oriented Performance Management).Yang dinilai (Bank Pembangunan Daerah):

Hasil kerja; kecakapan kerja; kemampuan mengatur pekerjaan; tanggungjawab atas pemeliharaan alat;

nyomanita 2005

Lanjutan …..

tanggungjawab atas pekerjaan; pengertian ttg pekerjaan; minat/perhatian pada pekerjaan; inisiatif; loyalitas; kerjasama dalam tugas; sikap terhadap atasan; sikap terhadap bawahan; sikap terhadap sesama rekan kerja; kedisiplinan; kreatifitas; kejujuran; ketekunan kerja; cara berpakaian; kepemimpinan dalam membina hasrat kerja; kemampuan menyusun rencana; pengetahuan; komunikasi; kemampuan mengorganisir; prestasi/ presensi karyawan

(yang berorientasi output hanya yang dicetak miring. Tetapi pada prestasi yang dipakai indikator adalah presensi. Ini tidak tepat)

nyomanita 2005

4. 360 4. 360 ‘feed back‘feed back Penilai atasan; bawahan; teman selevelPenilai atasan; bawahan; teman selevel Untuk fairnessUntuk fairness

nyomanita 2005

Kelebihan dari metode ini adalah sbb :Kelebihan dari metode ini adalah sbb : Mendorong setiap individu karyawan untuk Mendorong setiap individu karyawan untuk

menentukan sendiri sasaran yang spesifik dan menentukan sendiri sasaran yang spesifik dan menantang, MBO memiliki potensi memotivasi menantang, MBO memiliki potensi memotivasi karyawan disamping sebagai basis penilaian karyawan disamping sebagai basis penilaian karyawan.karyawan.

Karyawan mengetahui secara tepat apa yang Karyawan mengetahui secara tepat apa yang diharapkan dirinya dan apa yang mereka capai diharapkan dirinya dan apa yang mereka capai jika mereka ingin dinilai positif oleh atasannya.jika mereka ingin dinilai positif oleh atasannya.

Sangat mudah bagi penyelia untuk melakukan Sangat mudah bagi penyelia untuk melakukan penilaian dengan obyektif karena kriterianya penilaian dengan obyektif karena kriterianya jelas yaitu berorientasi pada hasil.jelas yaitu berorientasi pada hasil.

Penetuan tujuan secara sistematis diseluruh Penetuan tujuan secara sistematis diseluruh perusahaan dan memudahkan dalam perusahaan dan memudahkan dalam perencanaan dan koordinasi.perencanaan dan koordinasi.

Management by Objective Tinjauan Pustaka

nyomanita 2005

Kelemahan dari metode ini adalah sebagai sbb:Kelemahan dari metode ini adalah sebagai sbb: Teknik MBO tidak efektif dalam lingkungan Teknik MBO tidak efektif dalam lingkungan

dimana manajemen tidak mempercayai dimana manajemen tidak mempercayai karyawan-karyawannya.karyawan-karyawannya.

Titik berat MBO terhadap hasil hasil saja Titik berat MBO terhadap hasil hasil saja dapat mencegah kepada kurangnya dapat mencegah kepada kurangnya perhatian pada bagaimana hasil – hasil perhatian pada bagaimana hasil – hasil tersebut dicapai. MBO sulit untuk tersebut dicapai. MBO sulit untuk membandingkan tingkat kinerja dari membandingkan tingkat kinerja dari individu yang berbeda karena penilaian individu yang berbeda karena penilaian berdasarkan sasaran-sasaran pribadinya.berdasarkan sasaran-sasaran pribadinya.

Banyaknya waktu yang dicurahkan untuk Banyaknya waktu yang dicurahkan untuk menerapkan metode ini.menerapkan metode ini.

Management by Objective Tinjauan Pustaka

nyomanita 2005

Menyusun rencana kewajibanDan tanggung jawab dari

Masing2 karyawan

Bertemu dengan bawahan dan saling menetapkan sasaran

Yang hendak diraih

Membuat sebuah lembar kerjaPenetapan sasaran tahu

Nan bagi bawahan

Menelaah sasaran secaraBerkala dan merevisinya

Manakala diperlukan

Mengidentifikasi sasaran unit atau departemen

Pada akhir batas waktu Mengevaluasi Hasil

& memulai siklus kembali

MBO

Gambar Siklus MBO

nyomanita 2005

Permasalahan Penilaian KinerjaPermasalahan Penilaian Kinerja Leniency (menilai terlalu longgar)Leniency (menilai terlalu longgar) StrictnessStrictness Central TendencyCentral Tendency Halo EffectHalo Effect Bias PenyeliaBias Penyelia

nyomanita 2005

Latihan 1.Buat job deskripsi tentang

jabatan di institusi saudara masing-masing

2.Lakukan assessment tentang pencapaian


nyomanita 2005

JOB EVALUATION (EVALUASI PEKERJAAN) : PROSEDUR UNTUK MENENTUKAN NILAI RELATIF PEKERJAAN-PEKERJAAN.DILAKUKAN PENGUKURAN TERHADAP : K, A, P, TUGAS, USAHA, TANGGUNG JAWAB.

UNTUK PRESTASI KERJA ……..ADA STANDAR MINIMUM

DITERJEMAHKAN DALAM SATUAN MONETER

UNTUK KOMPENSASI

PROSES PENENTUAN UPAH/KOMPENSASIPROSES PENENTUAN UPAH/KOMPENSASI


Latihan 1.Buat job deskripsi saudara

masing-masing2. buat indikator objektif dari

perilaku yang akan dinilai dalam pelaksanaan PA

3.Lakukan self assessment tentang pencapaian


JOB EVALUATION (EVALUASI PEKERJAAN) : PROSEDUR UNTUK MENENTUKAN NILAI RELATIF PEKERJAAN-PEKERJAAN.DILAKUKAN PENGUKURAN TERHADAP : K, A, P, TUGAS, USAHA, TANGGUNG JAWAB.

UNTUK PRESTASI KERJA ……..ADA STANDAR MINIMUM

DITERJEMAHKAN DALAM SATUAN MONETER

UNTUK KOMPENSASI

PROSES PENENTUAN UPAH/KOMPENSASIPROSES PENENTUAN UPAH/KOMPENSASI


5. 08 Performance Appraisal Hp

Documents