4.FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN STRATEGIS PERUSAHAAN

4.FUNGSI DAN PROSESMANAJEMEN STRATEGIS PERUSAHAAN

Kelas Manajemen dan BisnisMagister Manajemen

Universitas PadjadjaranBandung 2007

04/19/23 Pengantar Manajemen - Ernie & Kurniawan

Fungsi-fungsi Manajemen

Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organizing) Pengarahan dan pengimplementasian

(Directing/Leading) Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)


Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen

Planning Planning Penentuan Tujuan dan Penentuan Tujuan dan Bagaimana Cara Bagaimana Cara Pencapaian yang terbaikPencapaian yang terbaik

OrganizingOrganizingPenentuan Bagaimana Penentuan Bagaimana Penyusunan Organisasi dan Penyusunan Organisasi dan Aktifitas dapat dilakukanAktifitas dapat dilakukan

ControllingControllingMonitoring dan Perbaikan Monitoring dan Perbaikan Aktifitas yang sedang Aktifitas yang sedang berjalan agar Tujuan dapat berjalan agar Tujuan dapat tercapaitercapai

LeadingLeadingProses Memotivasi Anggota Proses Memotivasi Anggota Organisasi agar Planning Organisasi agar Planning dapat dijalankandapat dijalankan

Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemenMenunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen

Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemenMenunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen

Keterangan:Keterangan:


Sumber Daya Organisasi, Tujuan, dan Fungsi-fungsi Manajemen

Planning & Planning & decision decision makingmakingSumber Daya OrganisasiSumber Daya Organisasi

Sumber Daya Fisik/AlamSumber Daya Fisik/Alam InformasiInformasi Sumber Daya ManusiaSumber Daya Manusia ModalModal

Co

ntr

oll

ing

Leading

Org

an

izing

Fungsi-fungsi ManajemenFungsi-fungsi Manajemen

Tujuan Organisasi

Efektif

Efisien


Perbedaan pandangan dalam Fungsi-fungsi Manajemen

Ernest Dale

Richard W Griffin

Nickels,McHugh & Mc Hugh

Koontz & O

’Donnelly

James AF Stoner

George Terry

Luther Gullick

PLANNING

ORGANIZING

STAFFING

CONTROLLING

DIRECTING

COORDINATING

REPORTING

Actu

at ing

STAFFING

DIRECTING

Lead

ing

Directin

g

Lead

ing

STAFFING

DIRECTING

INNOVATING

REPRESENTING


Pengertian Perencanaan

Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robbins dan Coulter ,2002)

Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005)

Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.


Fungsi Perencanaan

proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.


Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan

Menetapkan tujuan dan target bisnis Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan

dan target bisnis tersebut Menentukan sumber-sumber daya yang

diperlukan Menetapkan standar/indikator keberhasilan

dalam pencapaian tujuan dan target bisnis


Fungsi atau Manfaat dari Perencanaan

Pengarah Organisasi Minimalisasi Ketidakpastian Minimalisasi inefisiensi sumber daya Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas


Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)

Faktual dan Realistis Logis dan Rasional Fleksibel Komitmen Komprehensif atau menyeluruh


Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaan

Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.

Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang

terkait dengan pencapaian tujuan


Jenis-jenis Tujuan

Berdasarkan jumlahTujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)

Berdasarkan KejelasanTujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata (real goals)

Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)


Jenis-jenis Rencana Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian

Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)

Berdasarkan KejelasanRencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans)

Berdasarkan Frekuensi PenggunaanRencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)


Hubungan antara Rencana dan Tujuan

Tujuan Organisasi

Tujuan Strategis (Jangka Panjang)

Tujuan Taktis (Jangka Menengah)

Tujuan Operasional (Jangka Pendek)

Rencana Strategis

Rencana Taktis

Rencana Operasional


Pendekatan dalam Penetapan Tujuan

Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting)

Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by Objectives)


Pendekatan Tradisional dalam Penetapan Tujuan

Tujuan Manajemen Puncak

Tujuan Manajemen Divisi

Tujuan Manajemen Departemen

Tujuan Pekerja secara Individual

Kita memerlukan peningkatan kinerja perusahaan

Kami ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kami

Tingkatkan Keuntungan bagaimanapun caranya

Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat


Pendekatan MBO

Pimpinan

Bawahan

dan

Perencanaan Bersama

Penentuan Tujuan

Penentuan Standar

Pemilihan Kegiatan

Pelaksanaan pada setiap Pihak

Bawahan Menunjukkan kinerja terbaikPimpinan

memberikan pengarahan

Evaluasi BersamaAnalisa Hasil yang dicapai

Mendiskusikan akibat dari hasil yang dicapaiMemperbaharui siklus

MBO


Kekuatan dan Kelemahan MBO

Kekuatan Kelemahan

MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu sistem yang rasional dalam manajemenMBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemenMBO memfokuskan pada hasil akhir daripada niat yang baik maupun faktor personal.MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan tujuan

MBO dianggap terlalu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu.MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya otoriter (yang bisa saja disebabkan karena orang-orang yang bertipe X dari McGregor) dan oleh mereka yang menerapkan birokrasi yang tidak fleksibel dan ketat.MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinyaMBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik.


Pengertian Pengawasan Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran

kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)


Fungsi Pengorganisasian proses yang menyangkut bagaimana

strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi


Tall Versus Flat OrganizationsTall Versus Flat Organizations

President

President

Tall Organization

Flat Organization


Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian

Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan

Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab

Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja

Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat


Fungsi Pengarahan dan Implementasi

proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.


Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi

Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan

Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan


Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.


Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan

Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan

Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis


Beberapa Istilah Asing mengenai Pengawasan

Controlling Evaluating Appraising Correcting


Tujuan dari Fungsi Pengawasan

adaptasi lingkungan meminimalkan kegagalan meminimumkan biaya mengantisipasi kompleksitas dari organisasi


Proses Pengawasan

Tidak

Ya

Penilaian Kinerja

Pengambilan Tindakan Koreksi dan Melakukan

evaluasi ulang atas Standar yang telah

ditetapkan

Apakah Kinerja yang dicapai

sesuai dengan Standar ?

Penentuan Standard dan

Metode Penilaian Kinerja

Tujuan Tercapai

Umpan Balik


Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan

Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya

Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)

Berkurangnya kas perusahaan Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik Biaya yang melebihi anggaran Adanya penghamburan dan inefisiensi


Pengawasan berdasarkan Proses Kegiatan

Feedforward ControlsMemastikan bahwa petunjuk yang jelas dan faktor input

yang ditetapkan telah tersedia

Concurrent ControlsMemastikan bahwa segala

proses dan perangkat penunjang berjalan

sebagaimana mestinya

Postaction ControlsMemastikan bahwa output

yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah

ditetapkan

Awal Proses Akhir


Pengertian Strategi Strategi adalah rencana komprehensif untuk

mencapai tujuan organisasi. Strategy is a Comprehensive Plan for accomplishing an organization’s goals (Griffin)


Proses Manajemen Strategis

Penentuan Tujuan

Penyusunan Strategi

Administrasi

Pengendalian Strategi

Perencanaan Strategi

ImplementasiStrategi


BCG Matrix

Tingkat Pertumbuhan Pasar

?Tinggi

Rendah

Pangsa Pasar Relatif

Rendah


BCG Matrix (lanjutan) Question Mark. Pada saat perusahaan mendapatkan penilaian question mark atau

tanda tanya, ini berarti bahwa dapat tidaknya perusahaan melanjutkan bisnis yang sedang dijalankan sangat bergantung misalnya pada kondisi keuangan yang ada. Hal tersebut dikarenakan bahwa perusahaan memerlukan tambahan dana untuk meningkatkan pangsa pasar disaat pertumbuhan pasar dari bisnis yang dijalankannya tinggi.

Star. Pada saat perusahaan mengalami kondisi dengan indikator star atau bintang, ini berarti bahwa perusahaan tengah meraih kesuksesan dalam bisnisnya. Hal tersebut dikarenakan pertumbuhan pasar dalam bisnis yang dijalankan mampu diimbangi dengan kemampuan perusahaan untuk meraih pangsa pasar yang tinggi pula.

Cash Cow. Pada saat perusahaan mengalami dengan indikator cash cow , perusahaan mengalami kesukesan yang tinggi dengan memperoleh pendapatan yang berlebih dari pangsa pasar yang tinggi sekalipun pertumbuhan pasar relatif rendah. Dalam keadaan seperti ini, perusahaan tidak memerlukan investasi yang berlebih dalam bisnis ini. Sebaliknya, ketersediaan dana yang dimiliki oleh perusahaan dapat dialokasikan untuk kegiatan bisnis yang lain.

Dogs. Pada saat perusahaan mengalami kondisi dengan indikator dogs atau anjing, perusahaan mengalami kondisi yang buruk dalam sektor bisnis yang dijalankannya. Selain pangsa pasar yang rendah, pertumbuhan pasarnya juga rendah. Bisnis pada sektor ini seringkali disubsidi dari bisnis pada sektor lain yang mungkin dijalankan oleh perusahaan. Pada kondisi seperti ini, perusahaan sebaiknya menutup bisnis yang dijalankan.


Framework of Five Forces Factors Model by Porter

Alternative Strategy: Positioning Strategy

Cost Leadership Strategy Differentiation Strategy Business Focus Strategy

Adaptive Strategy Defenders Strategy Prospectors Strategy Analyzers Strategy Reactors Strategy

Strategi di tingkat Bisnis


Strategi di tingkat Bisnis

Perusahaan untuk Produk

Substituti

Pelanggan

Persaingan dalam Bisnis

yang sama

PotensiPendatang

Baru

Pemasok untuk faktor

input

Five Forces Factor’s model of Porter


Strategi di tingkat Fungsional (Direct Strategy)

Kesamaan Pasar Kesamaan Sumber

4.FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN STRATEGIS PERUSAHAAN

Documents