Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000) 4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico 4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico Il foglio di calcolo elettronico è un programma interattivo che mette a disposizione dell'utente una matrice di righe e colonne, visualizzate in una finestra scorrevole. L'intersezione di ciascuna riga e colonna è detta cella, individuata dalle coordinate della colonna (valore alfabetico) e della riga (valore numerico). Ogni cella può contenere un testo, un valore numerico o una formula, nella quale sono legati da operatori matematici, variabili (contenuti di celle) e costanti. Uno dei vantaggi più significativi di un foglio elettronico è il ricalcolo automatico del risultato di tutte le formule, quando viene modificato il contenuto di una cella utilizzata nelle formule. Una volta impostato, il foglio di calcolo può essere utilizzato come modello, sia per l'elaborazione di nuovi insiemi di dati, sia per analisi di tipo "what if…" (cosa succede se…). Il programma è fortemente interattivo: vengono realizzate contemporaneamente le fasi di progettazione, registrazione dei dati ed elaborazione. Uno dei programmi di Foglio di Calcolo più diffusi è Excel. Excel si presenta come un'unica struttura di lavoro che visualizza la matrice sulla quale operare: è di dimensioni standard, composta da 256 colonne e 65.536 righe. Con il semplice spostamento del cursore o del mouse è possibile spostarsi da una cella a un'altra. In questo primo tema vediamo le operazione di base che ti permettono di lanciare Excel, di aprire, modificare a salvare una cartella di lavoro, di generarne una nuova. [ 4.1.1.1 ] Come gli altri programmi Office, Excel può essere lanciato attraverso il menu Programmi, visualizzabile agendo sul pulsante Start, e facendo clic sulla voce Microsoft Excel. La voce Microsoft Excel potrebbe anche essere contenuta in un sottomenu di Programmi, solitamente Office 2000. Inoltre, nel caso sul desktop siano presenti collegamenti al programma Excel rappresentati da icona o pulsante, puoi attivare il programma facendo doppio clic sull’icona o clic sul pulsante. All’apertura il programma visualizza un foglio elettronico (cartella), che presenta tre fogli di lavoro. Nella finestra, partendo dall'alto si distinguono: la barra del titolo, la barra dei menu, una o più barre degli strumenti. Inoltre, come elemento particolare, Excel ti mette a disposizione la barra della formula. Sul lato destro della finestra, come ai piedi della stessa, sono presenti le barre di spostamento che ti permettono di visualizzare ogni singola parte del foglio di lavoro. Vedremo in dettaglio la funzione di queste strutture più avanti nel corso. pagina 1 di 6
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411 – Primi passi con il foglio elettronico · 2012. 2. 13. · Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000) 4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico [ 4.1.1.6 ] Puoi avere
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico
4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico
Il foglio di calcolo elettronico è un programma interattivo che mette a disposizione dell'utente una matrice di
righe e colonne, visualizzate in una finestra scorrevole.
L'intersezione di ciascuna riga e colonna è detta cella, individuata dalle coordinate della colonna (valore
alfabetico) e della riga (valore numerico). Ogni cella può contenere un testo, un valore numerico o una
formula, nella quale sono legati da operatori matematici, variabili (contenuti di celle) e costanti.
Uno dei vantaggi più significativi di un foglio elettronico è il ricalcolo automatico del risultato di tutte le
formule, quando viene modificato il contenuto di una cella utilizzata nelle formule.
Una volta impostato, il foglio di calcolo può essere utilizzato come modello, sia per l'elaborazione di nuovi
insiemi di dati, sia per analisi di tipo "what if…" (cosa succede se…).
Il programma è fortemente interattivo: vengono realizzate contemporaneamente le fasi di progettazione,
registrazione dei dati ed elaborazione.
Uno dei programmi di Foglio di Calcolo più diffusi è Excel.
Excel si presenta come un'unica struttura di lavoro che visualizza la matrice sulla quale operare: è di
dimensioni standard, composta da 256 colonne e 65.536 righe. Con il semplice spostamento del cursore o
del mouse è possibile spostarsi da una cella a un'altra.
In questo primo tema vediamo le operazione di base che ti permettono di lanciare Excel, di aprire, modificare
a salvare una cartella di lavoro, di generarne una nuova.
[ 4.1.1.1 ] Come gli altri programmi Office, Excel può essere lanciato attraverso il menu Programmi, visualizzabile agendo sul pulsante Start, e facendo clic sulla voce Microsoft Excel. La voce Microsoft Excel potrebbe anche essere contenuta in un sottomenu di Programmi, solitamente Office 2000. Inoltre,
nel caso sul desktop siano presenti collegamenti al programma Excel rappresentati da icona o pulsante,
puoi attivare il programma facendo doppio clic sull’icona o clic sul pulsante.
All’apertura il programma visualizza un foglio elettronico (cartella), che presenta tre fogli di lavoro. Nella
finestra, partendo dall'alto si distinguono: la barra del titolo, la barra dei menu, una o più barre degli strumenti. Inoltre, come elemento particolare, Excel ti mette a disposizione la barra della formula. Sul lato
destro della finestra, come ai piedi della stessa, sono presenti le barre di spostamento che ti permettono di
visualizzare ogni singola parte del foglio di lavoro.
Vedremo in dettaglio la funzione di queste strutture più avanti nel corso.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico
Per chiudere il programma fai clic sul pulsante Chiudi Finestra della applicazione Excel. In alternativa fai
clic sulla funzione Esci del menu File o, anche, fai doppio clic sull’icona di Excel, nella barra del titolo.
[ 4.1.1.2 ] Una volta aperta la finestra di Excel, per aprire un foglio elettronico esistente è sufficiente agire sul
pulsante Apri
della barra degli strumenti. Puoi anche operare attraverso il menu File, facendo clic su Apri. Si apre una
finestra che ti consente di sfogliare le cartelle sino alla cartella contenente il file che cerchi. Seleziona il foglio
elettronico e fai clic sul pulsante Apri oppure fai doppio clic sull’icona del file.
Il foglio elettronico viene aperto e il puntatore si posiziona automaticamente sulla prima cella del primo foglio
di lavoro, rendendola attiva. Ora puoi cominciare a lavorare. Ad esempio, puoi modificare il contenuto di una
cella, selezionandola e agendo sui tasti della tastiera.
Una volta aperto il primo foglio elettronico, puoi ripetere l'operazione per aprirne un secondo. La finestra del
nuovo foglio si sovrappone a quella precedente. Per passare da una finestra all’altra, seleziona il nome del
documento nell’elenco nel menu Finestra o ridimensiona le finestre per vederle contemporaneamente.
Puoi anche aprire un foglio elettronico, senza aver prima attivato il programma Excel, sfogliando le cartelle
sino al file voluto e facendo clic due volte sull’icona del file. Il sistema riconosce automaticamente il tipo di
file e apre contemporaneamente programma e foglio elettronico.
[ 4.1.1.3 ] Quando apri il programma Excel, viene automaticamente aperta una nuova cartella di lavoro. In
ogni caso, è possibile creare una nuova cartella di lavoro facendo clic sul pulsante Nuovo.
Appare un foglio di lavoro sul quale è possibile iniziare subito a lavorare.
Questo nuovo documento è strutturato secondo le impostazioni del modello Standard. Per accedere ad altri
tipi di modelli, documenti preimpostati finalizzati alla risoluzione di compiti particolari, scegli Nuovo dal menu
File. Il sistema visualizza la finestra di dialogo Nuovo dove trovi, divisi in schede, diversi modelli che puoi
utilizzare per generare il nuovo documento. La scheda Generale contiene i modelli preimpostati, fra i quali
Cartella di lavoro, e quelli personalizzati che hai realizzato. Scegli il modello sul quale sviluppare la nuova
cartella e fai clic su Ok.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico
Un altro metodo per creare un nuovo foglio elettronico consiste nel posizionarsi nella cartella dove vuoi
generare il documento e aprire il menu di scelta rapida facendo clic con il tasto destro del mouse. In tale
menu seleziona la voce Nuovo e fai clic su Foglio di lavoro microsoft Excel.
Viene generata l’icona del nuovo documento ed è già impostata la funzione che ti permette di assegnare il
nome al nuovo foglio elettronico. Digita il nome e fai doppio clic sull’icona per aprire Excel e il documento
appena generato.
[ 4.1.1.4 ] Una volta finito il lavoro, il documento può essere salvato su disco facendo clic sul pulsante Salva.
Al primo salvataggio di una nuova cartella, Excel ti chiederà di scegliere le varie proprietà del documento da
salvare, prima fra tutte il nome. Una volta confermato il salvataggio ricompare la finestra del documento con
il nuovo nome. Puoi salvare il documento anche selezionando Salva o Salva con nome nel menu File.
Il comando Salva svolge la stessa operazione dell’icona posta sulla barra degli strumenti: è, perciò, un
comando più veloce e immediato. Il comando Salva con nome mostra la finestra di dialogo omonima, in cui
puoi modificare: il percorso del salvataggio, il nome e il formato del file. Quindi, per poter scegliere l’unità e la
cartella dove salvare il documento, devi scegliere Salva con nome dal menu File.
Nella finestra Salva con nome, scegli l’unità di destinazione e la cartella in cui vuoi salvare il documento,
sfogliando il menu a tendina. La finestra centrale mostrerà il contenuto della cartella scelta. Puoi anche
generare una nuova cartella utilizzando il pulsante Crea nuova cartella della barra degli strumenti.
[ 4.1.1.5 ] Allo stesso modo, dopo aver determinato l’indirizzo del file, puoi attribuire ad esso un nome, sia
che sia il primo salvataggio, sia che sia la registrazione di modifiche a un file esistente. Nella finestra di
dialogo inserisci il nuovo nome nella casella denominata Nome File.
L’operazione di rinominare il file, di fatto, genera un nuovo file. Sul disco, quindi, hai ora due file: il primo,
privo delle ultime modifiche e con il vecchio nome, e quello nuovo, contenente le ultime variazioni.
Ovviamente nel caso stessi operando il primo salvataggio, il file salvato sarà l’unico presente sul disco.
Il comando Salva con nome ti permette anche di fare copie di backup su dispositivi di memoria esterni,
agendo direttamente dal programma.
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[ 4.1.1.6 ] Puoi avere interesse a salvare la cartella di lavoro in un formato diverso da quello previsto per
Excel, in modo da rendere visibile il tuo lavoro anche mediante altre applicazioni. Anche in questo caso devi
avere la possibilità di variare le caratteristiche del file in fase di salvataggio. Quindi, ancora una volta, devi
utilizzare il comando Salva con nome dal menu File.
Nel menu a tendina, seleziona il formato con il quale vuoi salvare il file fra i molti che hai a disposizione.
Vediamone i principali:
• XLS: il formato standard di Excel;
• TXT: solo testo, ti permette di leggere il documento con semplici programmi di editing; il contenuto
delle celle risulta separato da diversi caratteri a seconda del formato da te scelto;
• Formati standard di interscambio con altri ambienti applicativi;
• dBASE: adatto alla memorizzazione dei dati in formato compatibile con i database relazionali;
• formato modello, che ti permette di utilizzare per altri documenti le impostazioni utilizzate nel
documento salvato;
• formati tipici di altri programmi di foglio elettronico;
• formati tipici di precedenti versioni di Excel.
Puoi avere ulteriori informazioni riguardo ai vari formati nella guida Help.
Utilizzando le funzioni di salvataggio, puoi creare un documento che sia adatto alla pubblicazione su un sito
web. Seleziona Salva come pagina Web dal menu File. In questo caso puoi compiere due tipi di
salvataggio. Il primo ti permette di visualizzare, in una pagina web, il contenuto del foglio di lavoro o di tutta
la cartella, come elemento statico. Per concludere tale procedura indica il nome del file, scegli dove salvarlo
e fai clic su Salva.
Al contrario, se vuoi che la pagina web sia modificabile, fai clic su Seleziona foglio, attiva il controllo
Aggiungi interattività e fai clic su Pubblica. Nella finestra di dialogo che si apre, puoi modificare a tuo
piacimento le impostazioni richieste; fai clic su Pubblica quando hai completato le operazioni di settaggio.
In entrambi i casi, alla fine del processo, le opzioni scelte divengono operative e il file viene salvato in
formato HTML.
[ 4.1.1.7 ] Tutte la volte che si apre una cartella nuova, questa è costituita da tre fogli che puoi sfogliare,
facendo clic sulle "linguette" ai piedi della finestra.
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Se hai aperto più fogli elettronici, puoi passare da una finestra all’altra, operando sul bottone Riduci finestra a icona del documento che non ti serve, e facendo clic sul pulsante Ingrandisci del documento su cui vuoi
lavorare. Se fai clic sul pulsante Ripristina finestra, i due fogli elettronici appariranno inseriti in due finestre
ridimensionabili, che possono essere affiancate o parzialmente sovrapposte.
È infatti possibile variare la dimensione delle finestre trascinando i bordi delle stesse. La finestra attiva, sulla
quale puoi operare, è quella con la barra del titolo colorata. Puoi passare da una finestra all’altra, facendo
clic all’interno dell’area della finestra su cui vuoi intervenire.
[ 4.1.1.8 ] Mentre lavori in Excel hai sempre a disposizione la funzione di guida in linea. Gli argomenti in
essa contenuti coprono tutte le possibili domande sulla realizzazione, la modifica e l’utilizzo di un foglio
elettronico.
Puoi accedere alla guida in linea facendo clic sul pulsante ?, presente sulla barra degli strumenti Standard,
oppure premendo F1, o ancora scegliendo Guida in linea Microsoft Excel nel menu ?. Viene visualizzato
l’assistente di Office, che può essere successivamente nascosto facendo clic su Nascondi l’Assistente di Office dal menu ?.
Digita una domanda o delle parole chiave e fai clic su Cerca. Viene effettuata una ricerca fra gli argomenti
della guida e ti viene proposto un elenco di possibili risposte. Fai doppio clic su un punto dell’elenco per
aprire la finestra Guida in linea, contenente le informazioni da te richieste.
Puoi approfondire la tua ricerca facendo clic sul pulsante Mostra: la finestra si espande e vengono
visualizzate tre schede:
Sommario: gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità, puoi sfogliare gli argomenti attraverso
i collegamenti ipertestuali;
Ricerca Libera: ti permette di compiere ricerche attraverso parole chiave;
Indice: contiene un vero e proprio indice analitico.
Puoi spostarti attraverso le voci sia scorrendo l’elenco con le barre di scorrimento, sia scrivendo nell’apposita
casella il termine desiderato. L’elenco si posiziona automaticamente in corrispondenza delle lettere digitate.
Puoi avere delle spiegazioni che facciano riferimento direttamente a oggetti presenti nell’area di lavoro come
pulsanti o menu. Per questo attiva il comando Guida Rapida dal menu ?. Il cursore si trasforma,
visualizzando una freccia con un punto di domanda. Fai clic sull’oggetto di cui desideri avere spiegazioni:
verrà visualizzato un fumetto contenente l’argomento richiesto.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico
[ 4.1.1.9 ] Al termine del lavoro, per chiudere un documento, puoi selezionare Chiudi dal menu File. Puoi
anche fare clic sul pulsante Chiudi finestra del documento.
In entrambi i casi, se il documento è stato modificato ma non ancora salvato, Excel ti chiederà se vuoi
salvarne l’ultima versione. Scegliendo Sì, Excel salverà il documento mantenendo le modifiche da te
apportate.
Chiuso il documento, la finestra di Excel appare priva del foglio di lavoro.
Puoi anche decidere di generare una barra degli strumenti nuova per contenere una selezione personale di
pulsanti. Posizionati su una barra qualsiasi fai clic con il tasto destro del mouse, quindi fai clic su
Personalizza. Nella finestra di dialogo fai clic sul pulsante Nuova. Si apre la finestra di dialogo Nuova barra degli strumenti. Digita il nome della nuova barra e conferma l’operazione con il pulsante Ok. Ora sul video
appare la nuova barra vuota, apri la scheda Comandi per selezionare i comandi da inserire e trascinarli
sulla nuova barra.
La nuova barra compare anche nell’elenco delle barre da visualizzare.
[ 4.1.2.3 ] Nel caso di fogli di lavoro di grandi dimensioni che non possono essere totalmente visibili nella
finestra, può essere utile poter conservare, durante lo scorrimento del foglio, la visione di dati specifici che
rappresentano, ad esempio, le etichette delle righe o delle colonne.
Puoi impostare il blocco di riquadri secondo diverse tipologie.
• Superiore orizzontale: seleziona la riga al di sotto del punto di divisione tra la parte fissa e la parte
scorrevole.
• Verticale sinistro: seleziona la colonna a destra del punto di divisione.
• Superiore e sinistro: seleziona la cella al di sotto e a destra del punto di divisione.
Per utilizzare il blocco, seleziona la riga, la colonna o la cella in funzione del tipo di blocco che vuoi attivare,
e seleziona Blocca riquadri del menu Finestra. Le linee di separazione tra la parte fissa e la parte
scorrevole vengono evidenziate sul foglio di lavoro.
Puoi eliminare il blocco scegliendo Sblocca riquadri dal menu Finestra. Questo comando compare in
sostituzione di Blocca riquadri solo se hai attivato un blocco nel foglio.
[ 4.1.2.4 ] A ogni documento sono associate molte informazioni: il nome dell’autore, eventuali cartelle
predefinite nelle quali salvare il documento, funzioni automatiche da attivare in fase di scrittura del
documento, etc.
Per avere una visione completa di tutte le informazioni fai clic su Opzioni del menu Strumenti. Si apre una
finestra di dialogo, composta da più schede. Apri le schede che ti interessano e seleziona i parametri o
immetti i dati per impostare la personalizzazione voluta.
In particolare nella scheda Generale puoi modificare il nome e inserire il tuo indirizzo. Nella scheda
Directory predefinite puoi impostare il percorso Cartelle/Sottocartelle per la memorizzazione del
documento, usando il pulsante Modifica, che ti apre la finestra di scorrimento delle cartelle.
Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.1 – Inserire i dati
4.2.1 – Inserire i dati
Come abbiamo già visto, il foglio di lavoro è costituito da un insieme di celle, ossia di elementi individuati
dall’intersezione di una colonna, rappresentata da una o due lettere alfabetiche, e da una riga, rappresentata
da un valore numerico.
Quando una cella viene selezionata, il suo indirizzo, colonna e riga, è visibile nel campo Casella Nome della
barra della formula. Inoltre, le indicazioni poste sul pulsante della colonna e della riga appaiono in grassetto.
All'apertura di un nuovo foglio elettronico, viene automaticamente selezionata la cella A1. È possibile
selezionare un'altra cella facendo clic su di essa con il mouse oppure spostandosi con l'utilizzo della tastiera.
[ 4.2.1.1 ] L’utilizzo di un foglio elettronico prevede l’inserimento di dati all’interno di una struttura le cui unità
sono rappresentate dalle celle. Nella cella attiva, quella che hai selezionato, puoi immettere direttamente un
valore numerico, una data, un testo. Durante la fase di immissione il dato compare sia nelle cella che nella
barra della formula. Contemporaneamente tra la casella nome e la formula vengono visualizzati due nuovi
pulsanti: Annulla e Invio.
Per completare l’operazione di immissione, premi il tasto Invio della tastiera, o il pulsante Invio della barra
della formula, o sposta la selezione in un’altra cella.
Per operare correttamente, è necessario indicare a Excel che tipo di dato verrà inserito in una determinata
cella. In ogni caso, se per la cella non sono stati indicati, come vedremo in seguito, dei formati specifici,
Excel riconosce il formato in funzione del tipo di dato immesso, ed effettua un allineamento automatico.
Nel caso il dato sia, ad esempio, un numero, l’allineamento viene impostato automaticamente a destra.
Quanto visto al punto precedente risulta valido anche per l’inserimento di una data. Excel riconosce
automaticamente il tipo di dato e, coerentemente, imposta l’allineamento a sinistra. Se il formato utilizzato
per la data non soddisfa le tue esigenze è possibile cambiarlo.
Vedremo più avanti nel corso come modificare il formato del dato in una cella o in un gruppo di celle.
Anche per il semplice testo l’allineamento viene impostato a sinistra, o meglio, rimane impostato come di
default.
Excel interviene attivamente durante l’inserimento dei dati, aiutandoti nella compilazione di un foglio di
lavoro. Quando stai compilando un elenco, infatti, Excel tiene in memoria i termini già inseriti e li ripropone
quando viene digitata la parte iniziale di uno di essi, utilizzando la funzione di riempimento automatico.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.1 – Inserire i dati
Puoi decidere di accettare la soluzione proposta semplicemente premendo Invio o cambiando la selezione
della cella. Puoi decidere, al contrario, di proseguire nella digitazione del nuovo vocabolo fino al
completamento dello stesso.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.2 – Selezionare le celle
4.2.2 – Selezionare le celle
Come abbiamo già avuto modo di vedere, la selezione di una cella ne consente l’attivazione e ti permette di
inserire dati al suo interno.
La selezione di un gruppo di celle ti consente, invece, di modificarne le proprietà o di attribuire all’insieme
funzioni particolari. È fondamentale conoscere al meglio le modalità di selezione degli elementi del foglio ed
esercitarsi in questa operazione.
[ 4.2.2.1 ] In Excel è possibile dover selezionare non una sola cella per volta ma gruppi di celle, adiacenti o
separate. Dopo aver selezionato la prima cella, mantieni il tasto del mouse premuto e includi nella selezione
anche le celle adiacenti. Puoi operare in verticale, in orizzontale o in diagonale. Tenendo premuto il tasto
Ctrl puoi mantenere selezionato un gruppo di celle e selezionarne delle altre non adiacenti.
Per selezionare l’intero foglio di lavoro fai clic sul pulsante che si trova in alto a sinistra, all’incrocio della riga
dei pulsanti di colonna con la colonna dei pulsanti di riga.
Per annullare la selezione è sufficiente selezionare una cella qualsiasi.
[ 4.2.2.2 ] Puoi avere la necessità di selezionare un’intera riga o più righe del foglio di lavoro.
Per selezionare una riga devi agire sul pulsante che ne indica la coordinata: se fai clic su tale pulsante viene
selezionata l'intera riga. Tenendo premuto il pulsante del mouse e estendendo la selezione ai pulsanti
adiacenti, la selezione di righe si espande. In alternativa, per selezionare più righe adiacenti, fai clic sul
pulsante della prima riga e fai clic sul pulsante dell’ultima riga dell’intervallo, tenendo premuto il tasto Maiusc della tastiera. In questo modo viene selezionato l’intero intervallo.
Se, invece, devi selezionare più righe non adiacenti, fai clic sui pulsanti delle varie righe, tenendo premuto il
tasto Ctrl della tastiera.
[ 4.2.2.3 ] Il metodo appena visto per le righe si applica anche alle colonne. Per selezionare una colonna,
agisci sul pulsante che ne indica la coordinata. Se tieni premuto il pulsante del mouse ed estendi la
selezione ai pulsanti adiacenti, la selezione di colonne si espande. In alternativa, per selezionare più colonne
adiacenti, fai clic sul pulsante della prima colonna e fai clic sul pulsante dell’ultima colonna dell’intervallo,
tenendo premuto il tasto Maiusc della tastiera. In questo modo selezioni l’intero intervallo.
Per selezionare più colonne non adiacenti, fai clic sui pulsanti delle varie colonne, tenendo premuto il tasto
Puoi indicare al sistema dove e come cercare l’elemento desiderato, attivando e disattivando i controlli e
selezionando una voce dagli elenchi, presenti in entrambe le finestre.
[ 4.2.6.2 ] L’opzione di sostituzione è strettamente collegata a quella Trova, appena descritta. Come
abbiamo già descritto, infatti, le opzioni per attivare la sostituzione si trovano nella finestra Sostituisci richiamabile da quella Trova.
Attiva la funzione sostituisci scegliendo il comando Sostituisci dal menu Modifica. Nella finestra di dialogo,
digita la stringa da sostituire e la nuova stringa nelle apposite caselle. Fai clic sul pulsante Trova successivo: nel foglio di lavoro verrà selezionata la prima cella contenente la stringa che si vuole sostituire.
Fai clic sul pulsante Sostituisci. Il contenuto della cella viene sostituito con la nuova stringa. Con il pulsante
Sostituisci tutto puoi effettuare l’operazione di sostituzione su tutte le ricorrenze della stringa cercata, con
un solo comando.
Anche in questo caso la scheda contiene alcune opzioni che ti permettono di raffinare la ricerca
dell’elemento da sostituire. Per visualizzarle, nel caso non lo fossero, fai clic sul pulsante Opzioni.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.7 – Ordinare i dati
4.2.7 – Ordinare i dati
La struttura di un foglio Excel ti permette di inserire dati in tabelle, come se stessi compilando un piccolo
database monotabellare. In questo caso, anche se in questa struttura sono presenti celle calcolate, formule,
oggetti vari, puoi aver bisogno di compiere ordinamenti sui dati.
Le funzioni che ti permettono di ordinare le celle sono presenti sulla barra degli strumenti e nel menu Dati alla voce Ordina. Come spesso accade, le funzioni presenti come pulsanti sono limitate e ti permettono di
compiere ordinamenti diretti sugli elementi selezionati.
Agendo attraverso il menu puoi, al contrario, scegliere fra diverse opzioni che ti permettono di controllare nel
dettaglio l’operazione.
Nel tema verranno descritte le particolarità di questa funzione facendo una distinzione fra ordinare i dati in
una sola colonna, nella prima colonna di un insieme di colonne, in una o più colonne qualsiasi di questo
insieme.
[ 4.2.7.1 ] L’ordinamento dei dati di una singola colonna è molto semplice. Seleziona l’insieme di celle che
vuoi ordinare e fai clic sul pulsante Ordinamento crescente,
o sul pulsante Ordinamento decrescente
della barra degli strumenti.
L’ordinamento riguarda esclusivamente i dati selezionati, mentre rimane immutato il contenuto delle altre
celle. Il sistema riconosce automaticamente il formato delle celle da ordinare e si comporta di conseguenza.
Se i dati sono numerici, ordinerà gli elementi in ordine numerico se sono caratteri, in ordine alfabetico.
Se gli elementi da ordinare fanno parte di sequenze particolari, i giorni della settimana o i mesi dell’anno,
devi necessariamente operare attraverso i comandi a menu. Seleziona le celle e scegli Ordina dal menu
Dati. Fai clic sul pulsante Opzioni per visualizzare gli elenchi particolari riconosciuti dal sistema e fai clic su
Ok in entrambe le finestre per procedere all’ordinamento.
Spesso, all’interno di un foglio di lavoro, i dati sono raccolti in tabelle nelle quali ogni riga contiene elementi
correlati fra loro. Se vuoi che i dati presenti sulle varie righe rimangano associati, occorre operare la
selezione di tutte le colonne interessate.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.2.7 – Ordinare i dati
Per operare manualmente la scelta degli elementi da ordinare, seleziona l’intervallo di celle e fai clic sul
pulsante Ordinamento crescente o sul pulsante Ordinamento decrescente della barra degli strumenti. In
questo caso, l’ordinamento avviene esclusivamente sulla base dei dati della prima colonna.
Puoi avere la necessità di compiere l’ordinamento in base ai dati presenti in una colonna diversa dalla prima,
o tenendo conto di più criteri. Per far questo, seleziona le righe da riordinare. Fai attenzione: non vanno
selezionate le colonne, come potrebbe essere intuitivo, perché anche all’interno di un elenco molto vasto,
puoi decidere di ordinare solo un sottoinsieme di dati.
Seleziona Ordina dal menu Dati: la finestra Ordina contiene una sequenza di menu a tendina che ti danno
la possibilità di selezionare tre criteri di ordinamento su tre colonne diverse. Il tasto Opzioni, come abbiamo
già visto, ti permette di modificare i criteri di ordinamento scegliendo fra dati normali e elementi come i giorni
della settimana o i mesi dell’anno.
A seconda di come hai effettuato la selezione, puoi indicare al sistema che la prima riga contiene i titoli delle
varie colonne, oppure lasciare che sia il sistema a individuare tali elementi. In mancanza di elementi che
possano essere usati come titoli delle colonne, il sistema indica il nome delle etichette (A, B, C, …). Una
volta impostati correttamente tutti i parametri, fai clic sul pulsante Ok.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.3.1 – Usare i fogli di lavoro
4.3.1 – Usare i fogli di lavoro
Prima di affrontare questo tema è opportuno introdurre qualche definizione, in modo da evitare equivoci in
merito ai vari componenti di un foglio di calcolo elettronico.
Con il termine foglio elettronico indichiamo il file contenente più fogli di lavoro. Tale file viene anche
indicato come cartella. Con il termine foglio di lavoro indichiamo un singolo foglio all’interno di un file di
foglio elettronico.
In questo tema descriveremo come gestire una cartella di lavoro, come aggiungere, eliminare, spostare o
rinominare un foglio di lavoro.
[ 4.3.1.1 ] Una nuova cartella di lavoro contiene, come impostazione standard, tre fogli di lavoro, indicati
come Foglio 1, Foglio 2, Foglio 3. Per inserire un nuovo foglio di lavoro, posizionati sul foglio prima del
quale vuoi effettuare l’inserimento e fai clic su Foglio di lavoro del menu Inserisci. In alternativa, fai clic
sull’etichetta del foglio di lavoro con il tasto destro del mouse e poi su Inserisci del menu di scelta rapida.
Si apre una finestra di dialogo che ti permette di inserire uno dei modelli disponibili. Se selezioni
contemporaneamente le etichette di più fogli di lavoro utilizzando il tasto Maiusc della tastiera, avverrà
l’inserimento di tanti nuovi fogli quanti sono quelli selezionati. Il nuovo foglio o i nuovi fogli risultano nominati
come Foglio 4, 5, 6 … in progressione.
[ 4.3.1.2 ] Quando la cartella di lavoro contiene più fogli, è opportuno indicarli con nomi che permettano una
facile individuazione del loro contenuto. Per dare un nuovo nome a un foglio di lavoro, fai clic sulla sua
etichetta con il tasto destro del mouse e scegli Rinomina nel menu di scelta rapida. Il precedente nome
risulta selezionato, e puoi sovrascrivere il nuovo nome. Conferma il nome premendo Invio o selezionando
con il mouse una nuova area di lavoro.
In alternativa al menu di scelta rapida, puoi utilizzare l’opzione Foglio del menu Formato, e poi il comando
Rinomina.
[ 4.3.1.3 ] Per eliminare un foglio di lavoro, fai clic sull’etichetta del foglio con il tasto destro del mouse e
seleziona il comando Elimina nel menu di scelta rapida. In alternativa, apri il foglio e fai clic su Elimina Foglio del menu Modifica.
Se desideri eliminare più fogli, effettua la selezione multipla mediante i tasti Crtl o Maiusc della tastiera.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.3.1 – Usare i fogli di lavoro
Tieni presente che questi tipi di comandi non possono essere annullati, per cui non è più possibile
recuperare i dati del foglio eliminato, se questi non sono stati preventivamente salvati. Inoltre, quando elimini
un foglio, il sistema ti chiede conferma dell’operazione ma non ti avvisa dell’esistenza di eventuali formule
che collegano quel foglio ad altri elementi della cartella.
Nelle celle che contengono formule con riferimenti a fogli cancellati appare un messaggio di errore per un
riferimento errato.
L’eliminazione di un foglio deve essere attentamente meditata.
[ 4.3.1.4 ] Puoi copiare un intero foglio di lavoro senza dover copiare singolarmente le sue celle. Fai clic con
il tasto destro del mouse sull’etichetta del foglio che vuoi copiare. Seleziona la funzione Sposta o copia.
Nella finestra di dialogo attiva la scelta Crea una copia e scegli la cartella e la posizione nella quale copiare
il foglio. Conferma l’operazione facendo clic sul pulsante Ok.
Puoi anche effettuare la copia all’interno della stessa cartella, trascinando l’etichetta del foglio di lavoro, con
il mouse, tenendo premuto il tasto Ctrl della tastiera.
[ 4.3.1.5 ] In modo analogo al precedente, puoi spostare un intero foglio di lavoro. Fai clic sull’etichetta del
foglio che vuoi spostare, con il tasto destro del mouse. Seleziona la funzione Sposta o copia.
Nella finestra di dialogo verifica che non sia attiva la scelta Crea una copia e scegli la cartella e la posizione
nella quale spostare il foglio. Conferma l’operazione facendo clic sul pulsante Ok.
Puoi anche effettuare lo spostamento all’interno della cartella, trascinando l’etichetta del foglio di lavoro con
il mouse.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.1 – Formule aritmetiche
4.4.1 – Formule aritmetiche
Excel è un foglio elettronico e il suo ruolo primario è quello compiere operazioni matematiche anche
estremamente complesse. Finora abbiamo preso in esame funzioni di gestione dell’ambiente di lavoro e
abbiamo acquisito dimestichezza con gli strumenti che ci permettono di inserire e modificare dati.
Ora entriamo nel merito delle possibilità di svolgere calcoli, verifichiamo come è possibile inserire formule e
funzioni all’interno di un foglio di lavoro e vediamo il loro funzionamento.
[ 4.4.1.1 ] Per immettere una formula in una cella, la prima cosa da fare è selezionarla e inserire il carattere
uguale (=). Questo elemento deve sempre precedere la stringa di caratteri che rappresenta la formula.
Dopo l'uguale, inserisci il primo termine della formula. Tale termine può essere rappresentato da una cella, o
da un valore numerico. L’inserimento del riferimento a una cella può avvenire mediante digitazione
dell’indirizzo attraverso la tastiera, o facendo clic sulla cella alla quale vuoi fare riferimento.
Dopo il primo termine, completa la formula con i simboli, indicanti le operazioni, e gli altri termini della
formula stessa, nel modo già visto. In Excel le formule possono essere realizzate associando costanti,
variabili (indirizzi di celle) operatori matematici, parentesi tonde.
Gli operatori matematici utilizzabili sono: somma (+), sottrazione (–), moltiplicazione (*), divisione (/).
L'utilizzo delle parentesi serve, come in matematica, a stabilire le priorità nell'esecuzione delle operazioni.
Vengono utilizzate esclusivamente parentesi tonde, inserite eventualmente l’una all’interno dell’altra, in una
struttura gerarchica che determina la priorità d’esecuzione.
La formula diventa attiva quando viene premuto il tasto Invio. La formula inserita rimane visibile nella barra
della formula selezionando la cella. Quest'ultima conterrà invece il risultato della formula stessa. La formula
rimarrà impostata e farà sempre riferimento alle celle indicate. Il risultato varierà al variare del contenuto di
tali celle e l’aggiornamento sarà automatico.
[ 4.4.1.2 ] Non sempre l’inserimento di una formula avviene in maniera corretta, oppure si possono
riscontrare difficoltà nella visualizzazione del contenuto. Vediamo di seguito come il sistema segnala
eventuali problemi inerenti una formula.
Può capitare che il risultato di una formula abbia dimensioni tali da superare lo spazio disponibile nella cella.
In tal caso il valore rimane in memoria ma nella cella compare una serie di caratteri ######. In tal caso, per
visualizzare il valore, è sufficiente aumentare le dimensioni della cella.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.1 – Formule aritmetiche
Durante l’operazione di aumento della larghezza della cella, appena lo spazio diventa sufficiente, il numero
viene rappresentato mediante una notazione di tipo scientifico. Ad esempio, 5E+05 sta ad indicare 5*10
elevato a 5. Proseguendo nell’allargamento della cella, il valore compare integralmente.
Non è solo la mancanza di spazio a generare problemi, può capitare, infatti, di commettere errori di sintassi,
nella scrittura della formula o di effettuare operazioni non valide, quali ad esempio la divisione per 0. In
questo caso nella cella compare un messaggio di errore.
Tutti i messaggi sono preceduti dal carattere #. Elenchiamo di seguito i messaggi che possono comparire sul
tuo foglio di lavoro e i rispettivi significati.
• #DIV/0!: dividendo = 0
• #N/D?: dato non disponibile
• #NUM!: manca un valore numerico
• #NOME!: viene utilizzato un nome di cella che non esiste
• #RIF!: il riferimento ad una cella non esiste o à stato cancellato
Vogliamo, come ultima operazione, calcolare l’incidenza percentuale del valore del singolo prodotto sul
valore totale del magazzino. Per fare questo dividi il valore del singolo prodotto per il valore totale. Dopo
aver impostato la formula per il primo prodotto, tenta di copiarla per i prodotti successivi.
Nelle celle viene visualizzato il messaggio di errore #DIV0!. Questo accade perché con l'utilizzo dei
riferimenti relativi, è variata non solo la posizione del numeratore della formula, ma anche quella del
denominatore.
Nella formula della cella E2, l'utente dovrà inserire l'indicazione che consente di fissare come riferimento
assoluto la riga 12, quella contenente il denominatore, in modo che tale riferimento non venga cambiato
copiando la formula in altre celle. Tale indicazione consiste nell'inserire il segno $ prima del valore della riga:
la cella D12 verrà indicata come D$12.
Una volta modificata, la formula può essere copiata, senza problemi, nelle altre celle. In questo caso è stato
utilizzato un sistema di indirizzamento misto: relativo per la colonna, assoluto per la riga.
In altri casi può essere necessario un indirizzo assoluto della cella. In questo caso il simbolo del $ dovrà
essere inserito prima dell’indicatore della colonna e prima dell’indicatore della riga.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.3 – Lavorare con le funzioni
4.4.3 – Lavorare con le funzioni
Abbiamo già citato la possibilità che esiste in Excel di utilizzare formule di calcolo avanzate. Il sistema ti offre
un’ampia scelta di possibili funzioni e ti guida nell’impostazione dei parametri attraverso schermate di
creazione guidata.
Tutte queste funzioni sono elencate nella finestra che si apre agendo sul pulsante Funzione,
oppure scegliendo Funzione dal menu Inserisci.
L’elenco è diviso per argomenti per facilitare nella ricerca. Puoi comunque visualizzare tutte le funzioni
disponibili ordinate alfabeticamente.
In questo tema verifichiamo la funzionalità di alcune formule.
[ 4.4.3.1 ] Anche in questo caso, nell’inserimento della formula, il nome della funzione ed i parametri relativi
devono essere preceduti dal simbolo =.
Tra le funzioni, la Somma è sicuramente quella più impiegata, tanto che a tale funzione è dedicato un
apposito pulsante nella barra degli strumenti.
L'espressione può essere comunque digitata direttamente, utilizzando la forma del tipo: =Somma(D2:D11). Questa sintassi indica che la cella deve essere calcolata sommando tutti i valori della colonna D, compresi
tra la riga 2 e la riga 11.
Puoi ottenere l’espressione direttamente se, posizionando il cursore nella cella D12, viene attivata la
funzione somma, mediante l'icona della barra degli strumenti. In modo automatico, essendo la cella D12
posizionata al termine di una lista di valori numerici nella colonna D, il sistema presuppone che la somma si
riferisca a tale insieme.
Rimane comunque la possibilità di correggere l'espressione, variando i limiti dell'intervallo, con una
opportuna correzione degli operatori, oppure trascinando i bordi della selezione con il mouse.
Altre funzioni di frequente utilizzo sono disponibili nel menu a cascata associato al pulsante Somma automatica. Funzioni molto usate sono: Media, Min, Max, Conteggio. Il funzionamento di queste funzioni è
paragonabile in tutto a quello descritto per la Somma.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.4.3 – Lavorare con le funzioni
Oltre alle precedenti, Excel mette a disposizione una vasta gamma di funzioni, divise per argomento.
Seleziona l’opzione Funzione dal menu Inserisci o fai clic sul pulsante Funzione nella barra degli
strumenti. La finestra che si apre fornisce alcune informazioni sintetiche e una griglia per l'inserimento dei
parametri, necessari all’impostazione della funzione.
[ 4.4.3.2 ] La funzione Se permette di verificare se una condizione risulta vera o falsa e di variare di
conseguenza il contenuto della cella.
La sintassi della funzione è: SE(Test; Se_Vero; Se_Falso).
Il test è un’espressione qualsiasi, nella quale una variabile viene confrontata con variabili e costanti, legate
da espressioni matematiche il cui risultato può essere vero o falso. Gli altri due parametri indicano quale
deve essere il contenuto della cella a fronte della condizione vera e della condizione falsa.
Anche in questo tipo di funzione possono essere introdotti riferimenti relativi, assoluti o misti.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.5.1 – Numeri e date
4.5.1 – Numeri e date
Excel riconosce automaticamente, quando viene inserita una stringa in una cella, se si tratta di un valore
numerico, di testo o di una formula. Questo fa in modo che le operazioni vengano eseguite correttamente,
tenendo presente la tipologia del dato utilizzato.
Indipendentemente dal lavoro automatico svolto dal sistema, in qualsiasi momento, puoi indicare in modo
più preciso la tipologia del dato inserito. Puoi inoltre modificare l'aspetto della stringa o della cella che la
contiene, modificare, in pratica, le proprietà grafiche di ogni singola cella o di gruppi selezionati di celle.
Per accedere alla finestra di dialogo che permette tutte le opzioni citate, seleziona il comando Celle dal
menu Formato. Le opzioni che verranno modificate saranno applicate solo alla o alle celle selezionate.
La finestra di dialogo presenta diverse schede, ognuna contenente opzioni riferite a una specifica tipologia:
Numero; Allineamento; Carattere; Bordo; Motivo; Protezione. Le opzioni sono di facile interpretazione e
sarai in grado di prendere subito dimestichezza con i vari tipi di formati.
[ 4.5.1.1 ] Nella cartella Numero è possibile selezionare la tipologia del numero inserito, distinguendo se
esso rappresenta una valuta, una data, un numero intero o decimale. Puoi, inoltre, impostare il numero delle
cifre decimali nell’apposita casella: le approssimazioni svolte per ottenere il numero seguono rigidamente le
regole matematiche previste.
Quando hai a che fare con numeri molto grandi, hai il problema di renderli facilmente leggibili e
comprensibili. In questo caso, puoi selezionare l’opzione che ti consente di inserire il punto di separazione
delle migliaia.
Inoltre, hai a disposizione diversi tipi di rappresentazione dei numeri negativi. Tali rappresentazioni sono
spesso usate nei sistemi contabili. Puoi verificare immediatamente la rappresentazione del numero nella
zona Esempio.
Il controllo sulle cifre decimali e sulla presenza o meno del separatore delle migliaia, è disponibile anche
sulla barra degli strumenti con tre pulsanti dedicati.
Tieni sempre presente che nella memoria il numero rimane sempre disponibile con tutte le cifre decimali
disponibili, e in qualsiasi momento puoi tornare ad aumentare il numero di cifre decimali rappresentate.
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Modulo 4 – Foglio elettronico (Office 2000)4.5.1 – Numeri e date
[ 4.5.1.2 ] Sempre nella scheda numero, se selezioni il formato data, nella casella tipo puoi scegliere tra
diversi formati di rappresentazione. La conversione da un formato a un altro può essere fatta in qualsiasi
momento, in quanto Excel memorizza le date come numeri progressivi, ed effettua la conversione al formato
voluto al momento della rappresentazione del dato.
Anche in questo caso, nell’area Esempio, hai la possibilità di verifica immediata su come verrà
rappresentato la data nella cella.
[ 4.5.1.3 ] Quando hai la necessità di visualizzare dei costi, ti conviene non usare la tipologia numero, ma
direttamente quella dedicata, Valuta. Puoi attivare questo formato dalla finestra di dialogo Formato Celle,
nella scheda Numero.
Il tipo di valuta e le sue proprietà vengono richiamate direttamente dalle impostazioni internazionali del
sistema. Puoi modificare tali impostazioni attraverso il Pannello di controllo.
Essendo molto usato, per questo tipo di formato è stato creato un pulsante dedicato sulla barra degli
strumenti. Dopo aver selezionato le celle, fai clic sul pulsante Valuta
per applicare il formato.
Rimane comunque inteso che solo attraverso la finestra Formato celle, puoi controllare tutte le impostazioni
del formato scelto.
[ 4.5.1.4 ] Il calcolo di una percentuale si ottiene moltiplicando per 100 il rapporto fra i due termini della
percentuale. Nella formula, quindi, dovresti impostare una divisione fra due celle, o fra una cella e un
numero, e poi moltiplicare il risultato per 100.
Il formato Percentuale ti permette di impostare solo la divisione nella formula. Il numero ottenuto viene
moltiplicato automaticamente per 100 e, all’interno della cella viene visualizzato il simbolo %.
Anche in questo caso puoi indicare il numero di cifre decimale che desideri.
Il formato Percentuale è richiamabile direttamente anche dal pulsante
I grafici sono una rappresentazione immediata e facilmente comprensibile di serie di dati. Sono uno
strumento molto importante nella divulgazione dei risultati di analisi.
Per questo motivo è importante che il loro aspetto sia gradevole e funzionale. È importante che tu conosca
le modalità con le quali è possibile formattare ogni elemento di un grafico, per adattarlo alle tue esigenze.
[ 4.6.1.1 ] Prima di iniziare a vedere il procedimento che ti porta alla realizzazione di un grafico, è importante
sottolineare che la scelta delle caratteristiche dello stesso non deve essere legata esclusivamente a
motivazioni estetiche. Ogni tipologia di grafico presente in Excel ha, infatti, la sua funzionalità e il suo scopo,
adattandosi specificatamente a particolari situazioni.
Per realizzare un grafico, seleziona nel foglio l’insieme delle celle che contengono i dati da visualizzare ed
eventualmente anche le etichette. Questo ti permetterà di creare automaticamente le etichette del grafico.
Fai attenzione a non selezionare eventuali celle contenenti i totali, calcolati sui dati presenti nel grafico.
Questi, infatti, verrebbero considerati nel grafico come ulteriori dati da visualizzare, e falserebbero il risultato
in quanto introdurrebbero un elemento disomogeneo rispetto agli altri.
Una volta selezionata l'area di grafico desiderata, fai clic sul pulsante Creazione guidata grafico.
Nella finestra che si apre hai, innanzitutto, la possibilità di selezionare la tipologia di grafico che più risponde
alla tue esigenze. Per ognuna delle tipologie previste è disponibile un esempio che ti può aiutare nella
scelta. Dopo aver compiuto la scelta, fai clic sul pulsante Avanti, per entrare nella fase più avanzata di
progettazione del grafico, nella quale puoi intervenire scegliendo fra le varie opzioni disponibili.
Puoi invertire la rappresentazione nel grafico, considerando le righe al posto delle colonne. Non sempre le
due diverse rappresentazioni risultano valide. Puoi verificare gli effetti della scelta direttamente nell’area
dell’anteprima.
Nel successivo passo, sei invitato a scegliere fra i diversi tipi di formato disponibili per i vari oggetti che
compongono la visualizzazione del grafico. La prima scheda ti consente di impostare il formato dei titoli.
Nelle successive schede puoi modificare l'aspetto di: Assi, Griglia, Legenda, Etichette dati, Tabella dati. È inutile soffermare l'attenzione su ogni possibile variante all'interno di questi menu in quanto sarai tu a
impratichirti con tali funzioni e a scoprire tutte le possibilità offerte.