Manajemen Umum PERTEMUAN 4 Proses Perencanaan
Manajemen Umum
PERTEMUAN 4
Proses Perencanaan
4–2
Apakah Perencanaan Itu?
• PerencanaanFungsi utama aktivitas manajerial mencakup:
Mendefinisikan sasaran organisasi Menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai
sasaran itu Menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh
untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan organisasi.
Jenis-jenis Perencanaan Informal: tidak tertulis, fokus jangka pendek, spesifik
pada unit organisasi. Formal: tertulis, spesifik, fokus jangka panjang,
mencakup pembagian sasaran untuk organisasi.
4–3
Mengapa Manajer Merencana?
• Maksud PerencanaanPerencanaan memberikan arahPerencanaan mengurangi ketidakpastianPerencanaan mengurangi pemborosan dan kegiatan
rangkapMenjadi standar yang digunakan dalam pengendalian
4–4
Perencanaan dan Kinerja
• Hubungan Antara Perencanaan dan KinerjaPerencanaan formal dikaitkan dengan:
Laba yang lebih tinggi dan tingkat pengembalian modal yang tinggi.
Hasil positif keuangan lainnya.Mutu proses perencanaan dan implementasi yang
memadai atas rencana itu mungkin menyumbangkan kinerja yang lebih tinggi daripada dampak perencanaan tadi.
Lingkungan eksternal dapat mengurangi dampak dari kinerja suatu perencanaan.
Perencanaan formal membutuhkan waktu beberapa tahun untuk melihat pengaruhnya terhadap kinerja.
4–5
Tahap Dasar Perencanaan
TAHAP 1TETAPKAN
TUJUAN
TAHAP 2TETAPKAN STRATEGI
SEKARANG
TAHAP 3TENTUKAN BANTUAN & RINTANGAN
TAHAP 4KEMBANGKAN SEPERANGKAT
TINDAKAN
TUJUAN
4–6
Bagaimana Manajer Merencana?
• Elemen-elemen PerencanaanSasaran
Hasil yang diharapkan untuk individu, kelompok, dan seluruh organisasi.
Rencana Dokumen yang merangkum cara mencapai sasaran. Menggambarkan bagaimana alokasi sumberdaya,
penyusunan jadwal, dan tindakan yang diperlukan lainnya untuk mencapai sasaran itu.
4–7
Sasaran (Goal) Organisasi
SASARAN
MAKSUD
MISI
TUJUAN
4–8
Alasan Pentingnya Sasaran
• Sasaran memberikan arah• Sasaran fokus pada usaha• Sasaran menjadi pedoman dan keputusan• Sasaran membantu mengevaluasi kemajuan
yang dicapai
4–9
Jenis-jenis Sasaran
• Sasaran KeuanganBerkaitan dengan kinerja keuangan perusahaan.
• Sasaran StrategisBerkaitan dengan kinerja lain selain keuangan
termasuk lingkungan eksternal (pesaing).
4–10
Jenis-jenis Perencanaan
• Perencanaan StrategisBerlaku bagi organisasi secara keseluruhan.Menjadi sasaran umum organisasi tersebut.Berusaha menetapkan organisasi tersebut ke dalam
lingkungannya.Mencakup jangka waktu yang lebih panjang.
• Perencanaan OperasionalRencana yang merinci detail cara mencapai
perencanan strategis.Mencakup jangka waktu yang lebih pendek
4–11
Rencana Pemerinci/SpesifikRencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak
memberi ruang untuk penafsiran.
Rencana PengarahRencana yang fleksibel dan yang menjadi pedoman
umum.
Jenis-jenis Perencanaan
4–12
Pendekatan Terhadap Penetapan Sasaran
• Penetapan Sasaran Tradisional Sasaran ditetapkan ditingkatan puncak. Sasaran dipecah menjadi sub sasaran bagi tiap tingkatan
organisasi. Mengasumsikan bahwa manajer puncak mengetahui apa yang
terbaik karena mereka mengetahui “big picture.” Sasaran yang ditetapkan menjadi pengarah atau penuntun dan
menjadi kendala bagi perilaku kerja masing-masing karyawan. Upaya kerja karyawan pada berbagai tingkatan dan bidang kerja
disusun dalam rangka memenuhi sasaran yang telah dibebankan berdasarkan tanggung jawab mereka.
4–13
Pendekatan Terhadap Penetapan Sasaran
• Hirarki Sasaran OrganisasiRantai-sarana hasil
Jaringan sasaran terpadu yang mana pencapaian sasaran pada satu tingkatan menjadi sarana untuk mencapai sasaran atau hasil pada tingkatan selanjutnya.
4–14
Pendekatan Terhadap Penetapan Sasaran
• Management By Objectives (MBO)/Manajemen Berdasar SasaranSasaran kinerja yang rinci ditentukan bersama-sama
antara manajer dan bawahannya.Kemajuan ke arah pencapaian sasaran dikaji secara
berkala. Imbalan dibagi-bagikan berdasarkan kemajuan itu.Elemen Kunci MBO:
Sasaran yang terperinci, pengambilan keputusan yang melibatkan partisipasi, periode waktu jelas, dan umpan balik kinerja
4–15
Karakteristik Sasaran yang Terancang Dengan Baik
• Ditulis berdasarkan hasil, bukan tindakan Fokus kepada hasil, bukan
maksud.
• Dapat diukur dan dihitung Secara rinci bagaimana
hasil dapat diukur dan diharapkan.
• Jelas kerangka waktunya Berapa lama sebelum
pencapaian ukuran.
• Menantang sekaligus dapat dicapai Sasaran yang terlalu
mudah tidak memotivasi. Sasaran yang terlalu tinggi
yang tidak dapat dicapai.
• Tertulis Fokus, terdefinisi, dan
membuat tujuan dapat dicapai.
• Dikomunikasikan kepada semua anggota
4–16
Langkah Dalam Penetapan Sasaran
1. Mengkaji misi organisasi, yang menjadi tujuan organisasi.
2. Mengevaluasi sumberdaya yang tersedia.
3. Tentukan sasaran secara individu atau dengan masukan dari orang lain.
4. Tulislah sasaran dan komunikasikan sasaran itu kepada semua yang perlu mengetahuinya.
5. Kajilah hasil untuk melihat apakah sasaran telah tercapai.
4–17
Strategi
• Program luas untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi
• Respons organisasi pada lingkungannya sepanjang waktu
4–18
Perencanaan Strategi
• Sekelompok keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja jangka panjang
organisasi untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi
4–19
Perencanaan Strategi
• Proses manajemen yang mencakup penyertaan organisasi dalam membuat rencana strategis
dan kemudian bertindak berdasarkan rencana tersebut.
4–20
Mengapa Perencanaan Strategi Penting
1. Memberikan para manajer sarana yang sistematis dan menyeluruh untuk menganalisis lingkungan.
2. Menilai kekuatan dan kelemahan organisasi
3. Mengidentifikasi peluang yang dapat digunakan untuk mengembangkan dan memanfaatkan keunggulan bersaing.
4–21
Proses Perencanaan Strategis
Mengindentifikasi misi, tujuan, dan strategi terkini organisasi
Menganalisis Lingkungan Eksternal
Menganalisis Lingkungan
Internal
Merumuskan Strategi
Implementasi Strategi
Evaluasi Hasil
4–22
Proses Perencanaan Strategis
• Langkah 1: Identifikasi Misi, Tujuan, dan Strategi
terkini organisasi Misi: pernyataan mengenai maksud organisasi
Identifikasi lingkup produk atau jasa perusahaan.
Tujuan: Dasar untuk perencanaan mendatang Pengukuran target kinerja
• Langkah 2: Menganalisis Lingkungan Eksternal Mengkaji lingkungan khusus dan umum untuk melihat
kecenderungan dan perubahan apa saja yang terjadi Fokus pada identifikasi peluang dan ancaman
4–23
Proses Perencanaan Strategis
• Langkah 3: Menganalisis Lingkungan InternalMenilai sumberdaya, kemampuan, aktivitas, dan
budaya organisasi: Kekuatan: kegiatan apa saja yang dilakukan dengan
baik oleh organisasi atau sumberdaya unik apa saja yang dimiliki oleh organisasi.
Kelemahan: kegiatan yang tidak dapat dilakukan dengan baik oleh organisasi tersebut atau sumberdaya yang dibutuhkan tetapi tidak dimilikinya.
• Kombinasi langkah 2 dan 3 disebut dengan analisis SWOT. (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats)
4–24
Proses Perencanaan Strategis
• Langkah 4: Merumuskan StrategiMengembangkan dan mengevaluasi strategi
alternatif.
Memilih strategi yang tepat untuk semua tingkatan organisasi yang memberikan keunggulan relatif melebihi pesaingnya
Menyesuaikan kekuatan sampai peluang di lingkungan organisasi
Mengkoreksi kelemahan dan mengatasi ancaman
4–25
Proses Perencanaan Strategis
• Langkah 5: Implementasi Strategi Implementasi: menyesuaikan struktur dan
lingkungan organisasi secara efektif bagi lingkunganStrategi hanya bagus jika implementasinya bagus.
• Langkah 6: Evaluas HasilSeberapa efektif strategi?Jika ada, penyesuaian apa yang dibutuhkan?
4–26
Jenis Strategi Organisasi
STRATEGI KORPORASI
STRATEGI UNIT BISNIS
STRATEGI TINGKAT FUNGSIONAL
RENCANA OPERASIONAL
4–27
Jenis Strategi Organisasi
• 1. Strategi Tingkat KorporasiStrategi organisasi yang berusaha menentukan bisnis
apakah yang seharusnya dimasuki atau ingin dimasuki perusahaan.
Strategi yang dirumuskan oleh manajemen puncak untuk mengawasi perhatian dan operasi korporasi multilini.
4–28
Jenis Strategi Tingkat Korporasi
• A. Strategi PertumbuhanBerusaha untuk meningkatkan tingkat operasi
organisasi melalui perluasan terhadap produk dan pasar baru.
• Jenis-jenis Strategi PertumbuhanEkspansi Langsung (konsentrasi) Integrasi Vertikal Integrasi HorizontalDiversifikasi
4–29
Strategi Pertumbuhan
• Ekspansi LangsungFokus pada lini bisnis utama dan meningkatkan
jumlah produk yang ditawarkan atau pasar yang dilayani.
• Integrasi Vertikal Integrasi vertikal ke belakang: usaha untuk
memperoleh kendali atas input. Integrasi vertikal ke depan: usaha untuk memperoleh
kendali atas output melalui kendali saluran distribusi atau memberikan layanan konsumen.
4–30
Strategi Pertumbuhan
• Integrasi HorizontalMengabungkan operasinya dengan pesaingnya untuk
meningkatkan kekuatan bersaing dan mengurangi persaingan diantara pesaing industri.
• Diversifikasi yang BerkaitanTumbuh dengan melakukan merger dengan atau
mengambil alih perusahaan dalam industri yang berbeda tetapi terkait.
• Diversifikasi yang Tidak BerkaitanTumbuh dengan melakukan merger atau mengambil
alih perusahaan dalam industri yang berbeda dan tidak terkait.
4–31
Jenis Strategi Tingkat Korporasi
• B. Strategi StabilitasStrategi yang dicirikan oleh tiadanya perubahan yang
berarti.Apabila kinerja organisasi memuaskan dan dampak
lingkungan tampak stabil dan tidak berubah, sehinga organisasi terpacu untuk melanjutkan apa yang sedang dilakukan dan tidak ada alasan untuk berubah.
4–32
Jenis Strategi Tingkat Korporasi
• C.Strategi PenguranganStrategi yang dirancang untuk menghadapi
kelemahan organisasi yang menyebabkan penurunan kinerja.
4–33
Analisis Portofolio Korporasi
• Matriks BCGDikembangkan oleh Boston Consulting GroupMempertimbangkan pangsa pasar dan tingkat
pertumbuhan industriPerusahaan dikelompokkan sebagai berikut:
Sapi Perah: pertumbuhan rendah, pangsa pasar tinggi Bintang: pertumbuhan tinggi, pangsa pasar tinggi Tanda Tanya: pertumbuhan tinggi, pangsa pasar rendah Anjing: pertumbuhan rendah, pangsa pasar rendah
4–34
Matriks B C G
4–35
Jenis Strategi Organisasi
• 2. Stretegi Tingkat BisnisStrategi perusahaan yang berusaha menentukan cara
organisasi bersaing dalam tiap bisnisnya Biaya Rendah Diferensiasi/Pembedaan Fokus/Niche
4–36
Peranan Keunggulan Bersaing
• Keunggulan BersaingApa yang membedakan organisasi; sisi khas
organisasi.
• Mutu sebagai Keunggulan BersaingBerbeda dibandingkan pesaingnya.Dapat menciptakan keunggulan bersaing yang
berkelanjutan.Fokus perusahaan pada mutu manajemen untuk
mencapai perbaikan terus-menerus dan memenuhi keinginan konsumen.
4–37
Lima Kekuatan Bersaing
ANCAMAN PENDATANG BARU
KEKUATAN TAWAR MENAWAR DARI
PEMASOK
PERSAINGAN DIANTARA PESAING DALAM
INDUSTRI
KEKUATAN TAWAR MENAWAR DARI
PELANGGAN
ANCAMAN DARI PRODUK ATAU JASA SUBSTITUSI
4–38
Lima Kekuatan Bersaing
• Ancaman Pendatang BaruSeberapa atau sulit pesaing baru untuk memasuki
industri.
• Ancaman Produk SubstitusiFaktor-faktor seperti biaya perpindahan dan
kesetiaan pembeli menentukan seberapa jauh pelanggan cenderung untuk membeli barang substitusi.
• Kekuatan Tawar-menawar PembeliPengaruh yang dimiliki pembeli dalam industri
tertentu.
4–39
Lima Kekuatan Bersaing
• Kekuatan tawar-menawar PemasokKekuatan yang dimiliki pemasok terhadap
perusahaan di industri tertentu.
• Pesaing yang ada sekarang Intensitas antara pesaing akan meningkat jika tingkat
pertumbuhan industri rendah, permintaan turun, harga produk turun.
4–40
Strategi Bersaing
• Strategi Kepemimpinan HargaStrategi tingkat bisnis untuk menjadi produsen
berbiaya paling rendah di dalam industri tertentu.
• Strategi DiferensiasiStrategi tingkat bisnis dengan menawarkan produk
unik yang dihargai oleh konsumen.
• Strategi FokusStrategi tingkat bisnis dengan menggunakan
keunggulan biaya atau keunggulan diferensiasi dalam segmen pasar yang sempit.
4–41
Jenis Strategi Organisasi
• 3. Strategi Tingkat Fungsional
Strategi organisasi yang berusaha menentukan cara mendukung strategi tingkat bisnis (tingkat perusahaan).
Strategi yang dirumuskan oleh bidang fungsional khusus dalam suatu usaha untuk melaksanakan strategi unit bisnis.
4–42
Tugas !1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perencanaan! 2. a. Di dalam suatu perusahaan perencanaan sangat
dibutuhkan. Jelaskan mengapa perusahaan sangat membutuhkan perencanaan!b. Sebutkan dan jelaskan elemen-elemen perencanaan?
3. Perencanaan memiliki empat langkah dasar. Sebutkan dan jelaskan keempat langkah dasar perencanaan tersebut!
4. a. Apa yang dimaksud dengan strategi ?b. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perencanaan strategis!
5. Jelaskan langkah-langkah dalam proses perencanaan strategis!