Seite 1 Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24 Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger 2. procesy 3. projekty 4. import dokumen- tów 5. użytko- wanie lit. end 1. struktura Rozwiązanie ELO ECM. Jak należy przygotować wprowadzenie systemu ECM. dr Hans-Bernd Böttger Managementberatung HBB
30
Embed
3. Rozwiązanie ELO ECM. · 2018-09-03 · Zarządzanie procesami ( Workflow Management ) ... - analiza procesów istniejących i określenie nowych ... doradztwo w dziedzinach informatyki
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Seite 1Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
Rozwiązanie ELO ECM.Jak należy przygotować
wprowadzenie systemu ECM.dr Hans-Bernd Böttger
Managementberatung HBB
Seite 2Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
strategia przedsiębiorstwaTrzecia Księga Mojżesza Starego Testamentu nazywa się też Leviticus
po niem. „ jemandem die Leviten lesen ” = po polsku „ prawić komuś kazanie ”
zebranie menadżerów
Pozwoję sobie prawić wam drobne kazanie ...
Seite 3Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
procesy biznesowe
oprogramowanie ECM
projekty
Co to jest ECM ?
rozdziały
aspekty użytkowania
Seite 4Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
EIM= Enterprise Information Management= zarządzanie informacjami w przedsiębiorstwie
Co to jest ECM ?
ECM= Enterprise Content Management= zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie
Seite 5Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
System Zarządzania Zasobami Informacyjnymi ( SZZI )
Zarządzanie udostępnianiem ( Output Management )
model warstwowy
Seite 6Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
piramida wiedzy
Seite 7Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
ogólna struktura systemów
Seite 8Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
model AIIM ( Association for Information and Image Management )
źródło: U. KAMPFFMEYER: ECM Enterprise Content Management. Project Consult, Hamburg 2006, str. 15
Seite 9Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
architektura SZZI
Seite 10Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
systemy bazowe
Seite 11Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
BPR – organizacja procesów
kierownikdziału 1
kierownikdziału 2
kierownikdziału 3
odpowiedzialnyza proces 1
odpowiedzialnyza proces 2
odpowiedzialnyza proces 3
funkcja 1 funkcja 2 funkcja 3
proces 1
proces 2
proces 3
kierownictwo przedsiębiorstwa
organizacja macierzowa
Seite 12Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
BPR – projektowanie procesów
Org./IT projektowanie nowego procesu( na bazie obecnego procesu )
walidacja / weryfikacja
modelowanie np. w SYCAT
osoba odpowiedzialna za proces
walidacja / weryfikacja
zatwierdzenie procesu
QM projektowanie metodykii instrukcji pracy
drukowanie / komunikowanie
pracownik
czytający dostęp doksięgi zarządzania jakością
przejęcie do księgi zarządzania jakością
macierz z przyporządkowaniem procesów do metodyk i instrukcji
Seite 13Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
BPR – późna archiwizacja faktur
Seite 14Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
BPR – późna archiwizacja faktur
Seite 15Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
BPR – wczesna archiwizacja faktur 1
Seite 16Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
BPR – wczesna archiwizacja faktur 2
Seite 17Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
BPR – cykl Deminga
Seite 18Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
BPR – model MITO dr Binneraźródło: Prof. Binner Akademie, Hannover, 9.9.2011
Seite 19Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
projekty
- jasna strategia, definicja celów i wyników projektu- określone budżety, zasoby i czasy realizacji
wymagania ogólne
- analiza procesów istniejących i określenie nowych procesów oraz sposobu migracji
- założenia organizacyjne, struktura organizacyjna, struktura dokumentów i zasobów informacyjnych
- pisemny plan projektu, katalog wymagań i katalogobowiązków
- zdefiniowane obowiązki zleceniodawcy, doradcy i zleceniobiorcy oraz wyniki poszczególnych faz
- wsparcie dla użytkowników w nowych procesach
Seite 20Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
o sukcesie projektów decyduje początek
niejasne cele
niedokładnie określone wymagania
niedokładnie określone interfejsy
brak odpowiedniej komu-nikacji między działami przedsiębiorstwa
brak detalicznego planu projektu
nie wystarczające zasoby wewnętrzne
cele / strategia
niesystematyczny proces wyboru oprogramowania
nieodpowiednia organizacja przedsiębiorstwa
spojrzenie od wewnątrz zamiast orientacji na klienta
rama czasowa
brak akceptacji
niewystarczające szkolenie użytkowników
gorsza marża
potrzebne są znacznie większe zasoby
cele projektu nie zostają osiągnięte
krzywa kosztów
organizacja realizacja
CRM jako czysty projekt oprogramowania
niewystarczające uwzględnienie potrzeb użyt-kowników
oprogramowanie i organizacja nie pasują do siebie
więcej koordy-nacji inter-fejsów
źródło: U. Krumb, VMS, 24.03.2004
Seite 21Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
fazy projektu
Seite 22Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
interfejsy integracyjne
Seite 23Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
instalacja rozproszona
Seite 24Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
przestrzeganie reguł – przepisy prawne
- informatyzacji instytucji państwowych ( por. Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ),
- ochrony informacji niejawnych( por. Ustawy z 22 stycznia 1999 r. oraz z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych ),
- wymiany danych z instytucjami państwowymi( por. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi oraz Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych ),
- sposobu prowadzenia biznesu pewnego rodzaju( por. Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. oraz z dnia 7 listopada 2008 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną ),
- dokumentacji biznesowej ( faktur, ... )( por. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. oraz z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, ... ),
- niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych( por. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych ),
- podpisu elektronicznego( por. Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym ) itd.
przepisy prawne dotyczące ...
Seite 25Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
przestrzeganie reguł – inne wymogi
- wymogi wynikające z norm ( polskich, europejskich i między-narodowych ),
- ustalone okresy obowiązkowego przechowania różnego rodzaju dokumentów, np. dokumentów księgowych,
- reguły związane ze sposobem pracy, np. organów administracji państwowej lub księgowości przedsiębiorstw,
- przepisy dotyczące przedawnienia, np. zobowiązań podatkowych,
- wymogi wynikające z zarządzania jakością ( np. ISO 9001 ), zarządzania środowiskiem ( ISO 14001 ) i zarządzania bezpieczeństwem informacji ( ISO 27001 ),
- przestrzeganie praw autorskich przy udostępnianiu dokumentów itd.
dalsze wymogi jak np. ...
Seite 26Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
przestrzeganie reguł – przechowanie 1
- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,( por. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Art. 74, Pkt. 1 )
- listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, należy przechować przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika,( por. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Art. 125a, Pkt. 4 )
- pozostałe dowody księgowe (poza rocznymi sprawozdaniami finansowymi) należy przechować odpowiednio:( por. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Art. 74, Pkt. 2 )- księgi rachunkowe - 5 lat,- karty wynagrodzeń pracowników - nie krócej niż 5 lat,- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, - dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, ... - 5 lat,
okresy obowiązkowego przechowania
Seite 27Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
przestrzeganie reguł – przechowanie 2
- pozostałe dowody księgowe ...( por. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Art. 74, Pkt. 2 )- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres
nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi
lub rozliczeniu reklamacji,- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat,
- deklaracje rozliczeniowe składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych przez okres 5 lat,( por. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasilków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasilków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze z dnia 30 grudnia 1998 r., § 3, Pkt. 6 ),
- zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych - 5 lat( por. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Art. 36, Pkt. 8 ),
- kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty - 10 lat( por. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Art. 47, Pkt. 3c ).
okresy obowiązkowego przechowania
Seite 28Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura Dziękujęza uwagę!
podziękowanie
Seite 29Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
kontakt
Managementberatung HBBdoradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania
procesami biznesowymi
dr Hans-Bernd Boettger
Bromberger Strasse 8318484 Bad Muender
telefon +49/ 5151/ 52423komórka +49/ 176/ 22626297
Seite 30Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger
2.
procesy
3.
projekty
4.
importdokumen-tów
5.
użytko-wanie
lit. end
1.
struktura
Systemy Zarządzania Zasobami Informacyjnymi –Enterprise Information Management.książka, H.-B. Böttger, Wyd. VEASoft, Lublin, 2013 ( w druku )
literatura
Handbuch der prozessorientierten Arbeitsorganisation. Methoden und Werkzeuge zur Umsetzung. ( REFA-Fachbuchreihe Unternehmensentwicklung ) książka, H. F. Binner, Carl Hanser Verlag, München – Wien, 2005 ( wyd. 3 )
Prozessmanagement von A bis Z. ( REFA-Fachbuchreihe Unternehmensentwicklung ) książka, H. F. Binner, Carl Hanser Verlag, München – Wien, 2010
Systemy Zarządzania Zasobami Informacyjnymi –Enterprise Content Management.podręcznik, H.-B. Böttger, M. Kufel, Wyd. UMCS, Lublin, 2012