ワークフロー選び3ステップ-3steps for the best workflow system-

ワークフロー選び３ステップPresented by i-

Workflow

-Prologue-ワークフローとは？


「ワークフロー」とは社内を循環する書類やプロジェクトなどの申請や確認経路を指す。そして一般的には稟議書などの申請書類を電子化した「ワークフロー・システム」を指してワークフローと呼ぶことが多い。近年ではクラウド型ソフトウェアの台頭により、社外から申請及び承認を行いたいというニーズが高まり、様々なワークフロー・システムが販売されている。主にそれらは２つの種類に分類される。一つはクラウド型のもの、そしてもう一つはオンプレミス型のもの。前者は自社内にサーバーがなくとも契約時すぐに導入することができ、課金システムも利用人数分を月額請求の場合が多い。一方、後者のオンプレミス型は社内のサーバーにソフトウェアをインストールする必要があり、保守費用がかかる場合が多いが、初期の導入コストのみのため、１０年などの長期で使用する場合にはペイできることが多い。よって、社内にサーバーがある企業はオンプレミスを、一方サーバーが社内になく、低コストで導入したい企業はクラウド型のワークフロー・システムを選ぶことが多い。また、導入するソフトウェアをそのまま使用するため、社内の現状の稟議書等の運用システムに沿ったものか否かも重要である。主に多様な機能や使いやすい UIを意識作られたものが多いが、どうしても現状社内ルールとマッチしないものも多く、比較検討する必要が多いにあるソフトウェアのひとつである。その他にも、導入にあたってのサポートなどがしっかりしているか否かも、長い付き合いとなる製品には必須の条件であるといえよう。


「ワークフロー」とは社内を循環する書類やプロジェクトなどの申請や確認経路を指す。そして一般的には稟議書などの申請書類を電子化した「ワークフロー・システム」を指してワークフローと呼ぶことが多い。近年ではクラウド型ソフトウェアの台頭により、社外から申請及び承認を行いたいというニーズが高まり、様々なワークフロー・システムが販売されている。主にそれらは２つの種類に分類される。一つはクラウド型のもの、そしてもう一つはオンプレミス型のもの。前者は自社内にサーバーがなくとも契約時すぐに導入することができ、課金システムも利用人数分を月額請求の場合が多い。一方、後者のオンプレミス型は社内のサーバーにソフトウェアをインストールする必要があり、保守費用がかかる場合が多いが、初期の導入コストのみのため、１０年などの長期で使用する場合にはペイできることが多い。よって、社内にサーバーがある企業はオンプレミスを、一方サーバーが社内になく、低コストで導入したい企業はクラウド型のワークフロー・システムを選ぶことが多い。また、導入するソフトウェアをそのまま使用するため、社内の現状の稟議書等の運用システムに沿ったものか否かも重要である。主に多様な機能や使いやすい UIを意識作られたものが多いが、どうしても現状社内ルールとマッチしないものも多く、比較検討する必要が多いにあるソフトウェアのひとつである。その他にも、導入にあたってのサポートなどがしっかりしているか否かも、長い付き合いとなる製品には必須の条件であるといえよう。

結局、どういうこと？


ワークフローがなかったら？


上長の確認が必要な書類が出てきた…↓

申請書類はどこにあったっけ…？↓

総務「入口の棚の上から４番目にあるよ」↓

枚数が足りないな…↓

印刷しなきゃ…↓

あれ、自分の社員番号なんだっけ…？あれ、この合計金額合ってるのか…？

あれ、次誰に渡せばいいんだ？あれ、課長どこだ？

・・・↓

あと５人に承認もらわなきゃいけないのか…

-Prologue-ワークフローとは？( 面倒くさい

… )


ワークフローがあれば？


上長の確認が必要な書類が出てきた！↓

まず、ワークフロー・システムにログインして！↓

項目に記入、経路は決められたままで！↓

よし、申請完了！( あとは申請されるのを待つだけ！ )

-Prologue-ワークフローとは？イイね！


さて、どうやってワークフロー製品を

選びましょう？

-Step.1-クラウド or オンプレ

-Step.1-クラウド or オンプ

レ

Step.1 では、

３つの質問から、貴社に適した製品を診断いたします。


レ

- 質問１ -「貴社には自社サーバーが

ありますか？」


レ

- 質問２ -「１０年以上

同じシステムを継続利用しますか？」


レ

- 質問３ -「最新のバージョンでなく

常に同じものを利用しますか？」


レ

いかがでしょうか？

３つの質問の中に一つでも”NO” があれば

貴社にはクラウド型をお勧めいたします。

クラウド型 or オンプレ型メリット・デメリット比較

　クラウド型オンプレ型

メリット

・導入時コストゼロ

・社外からでも利用できる

・製品のバージョンアップが反映される

・保守費用や維持コストがかからない

・既存システムとの連携可能

・セキュリティは比較的リスクは少ない

・長期的利用を想定するとコストは安く済む

デメリット

・長期的利用するとコストがかさむ

・セキュリティを外部へ委託してしまう

・既存システムとの連携不可

・外からの利用が出来ない

・高額の初期費用がかかる

・保守費用や維持コストがかかる

・製品は自動でバージョンアップされない

・別途サーバーが必要になる

出来れば低コストでワークフローを電子化したい

すぐにでも導入したい

社外からいつでも申請・承認出来るようにしたい

維持・保守コストは最小限に

常に最新機能を利用したい

５年以上同じソフトウェアを使い続けたい

１年後には導入したい

主に社内から利用したい

セキュリティ上社外へ情報を置くのは不安…

古くても同じ仕様のものを使いたい

クラウド型ワークフローオンプレ型ワークフロー

利用シーンから製品を選ぶクラウド型 or オンプレ型

-Step. ２ -価格・容量


社内システムの導入には

いくつかの製品を比較しなければなりません。


Step.2 では

各社製品の価格と容量そして、注意すべき

点をご紹介いたします。

-Step. ２ -容量・価格

製品名初期費用月額料金容量A社製品 0円 50,000円 5GB

B社製品 50,000円

60,000円(基本料金 10,000円込 )

C社製品 0円 30,000円 50GB

D社製品 0円 100,000円 100GB

iWorkflow 0円 30,000円 10GB

100 名での利用価格・容量比較表

-Step. ２ -容量・価格

ワークフロー選びで注意すべき点

【使いやすさ】・申請書のユーザーインターフェースは記入しやすいか？

・申請書一覧の画面が複数用意されているか？・記入項目と経路は同一画面内にあるか？

・・

【機能】・項目の種類は 10 以上あるか？

・承認条件は現状と同様のものがあるか？・・

【サポート】・セットアップサポートは無料で行ってくれるか？

・・

提供企業ソーシャルグループウェア株式会社エイトレッド株式会社日本技芸サイボウズサイボウズネオジャパン

ワークフロー検索 ○ ○ ○ ○ ○ ○

下書き可能 ○ ○ ○ ○ ○ ○

緊急度設定 ○(設定なし /急ぎ ) × ○ × ○ ○

ファイル添付 ○ ○ ○ ○ ○ ○

コメントをつけて処理 ○ ○ ○ ○ ○ ○

申請者による経路変更 ○ ○ × ○ ○ ×

差し戻し先の選択 ○ ○ ○ ○ ○ ○

経路変更履歴の確認 × ○ × × ○ ×

項目・経路の D&D 移動 ○ ○ ○ × × ○

項目・経路のコピー ○ ○ ○ ○ ○ ○

項目の自動計算 ○ ○ ○ ○ ○ ○

経路の役割設定 ○ ○ ○ ○ ○ ○

項目の隣接配置 ○ ○ ○ ○ ○ ○

テンプレート ○ ○ ○ ○ ○ ○

承認人数の詳細設定 ○ △ ○ × × ○

編集不可テキスト ○ ○ × ○ ○ ×

紙のようなインターフェース × ○ × × × △

初期費用無料 100,000円記載なし無料無料無料

月額料金(1 ユーザーあたり )

・スタンダードプラン500円

(年間契約 3600円 )・セキュリティプラン

900円(年間契約 8400円 )

・ 500円 *

・年間 9600円 *→月額換算 800円

・スタンダードコース500円

（年間契約 5880円）・プレミアムコース

800円(年間契約 9405円 )

・〜 300 ユーザー845円

(年間契約 9935円 )・ 301 〜 1000 ユーザー

800円(年間契約 9405円 )

・ 400円(年間契約 4800円 )

容量追加料金 5000円 (10GB 追加ごと ) 記載なし記載なし 10GB/1000円 10GB/1000円 20GB/1000円容量 100MB× ユーザー数 5GB 50GB 2GB× ユーザー数 2GB× ユーザー数１ GB× ユーザー数

備考　*30 〜 300 ユーザー

　の制限

* 年単位契約のみ、Google Apps for Business利用料含

む *クラウド版の場合*クラウド版の場合

*Office10より大企業向け *クラウド版の場合

より詳細な比較表はページ上部　　　　　　

からダウンロードできます

ワークフロー製品詳細比較

-Step.3-機能

-Step.3-機能

Step.3 ではワークフロー・システムを導入するうえで最も重要

である機能についてご紹介いたします。

-Step.3-機能

( でも、「機能」って言ったってワークフローだけでしょ…？ )

-Step.3-機能

こちらの機能一覧表をもとに

各社製品を比較検討されることをお勧めいたします。

-Step.3-機能

iWorkflow機能一覧機能群機能名

項目種類

テキスト (一行 )テキスト ( 複数行 )ドロップボックスチェックボックス

数値自動計算ラジオボタンマルチセレクト

年月日時刻

ファイル添付編集不可テキスト (一行 )

編集不可テキスト ( 複数行 )

承認条件

全員承認過半数承認

半数承認最初の一人承認１人以上

その他

CSVエクスポートフォームカテゴリ設定承認ステップ名変更

全社向けニュース配信ワークフロー検索HTML ガジェット

-Prologue-最後に

以上の 3step は必ず本当に貴社に適した

ワークフロー・システムを選ぶ基準になります。

-Prologue-最後に

そして、これらの詳細な資料は

「無料資料ダウンロード」から入手出来ます。

-Step.3-機能

Step.3 ではワークフロー・システムを導入するうえで最も重要

である機能についてご紹介いたします。

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