2º SEMESTRE DE 2009 AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO PROF. WILLIAM ARAUJO 1 AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO.

12º SEMESTRE DE 2009

AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOPROF. WILLIAM ARAUJO

AUTOMAÇÃO DE

ESCRITÓRIO

2

DEFINIÇÃOAutomação de escritório (AE) é um conceito que envolve o uso de equipamentos de informática e softwares para criar, coletar, armazenar, manipular e retransmitir digitalmente

informações necessárias para a realização de tarefas e cumprimento de objetivos em um escritório (local de

trabalho).

A AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO AJUDA A OTIMIZAR E AUTOMATIZAR

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS EXISTENTES.

3

DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AEAs quatro funções que integram um sistema de AE são:

1. Gerência de Atividades Básicas:a. Agenda Eletrônica;b. Lembrete Eletrônico;c. Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);d. Caixa de Entrada.

2. Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:

a. Processamento de Texto;b. Arquivamento / Recuperação de Documentos;c. Pesquisa de Documentos.

4

DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AEAs quatro funções que integram um sistema de AE são:

3. Apoio a Decisão:a. Computação Pessoal;b. Análise de Dados;c. Elaboração de Gráficos;d. Consulta de Banco de Dados.

4. Comunicação:

a. Correio Eletrônico;b. Correio de Voz;c. Teleconferência;d. Vídeo-Conferência.

5

DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE

Muitos dos serviços de AE só poderão ser implementados, na prática, quando efetivamente estiverem integrados com

outros.

Alguns dos serviços já citados só produzirão os benefícios totais, através de sua

integração com o restante da comunidade abrangida pela AE, com ajuda de um outro

serviço.

É o caso do processamento de texto associado e complementado por um serviço

de correio eletrônico.

IMPORTANTE

6

Subdivisão nas principais funções e serviços do Sistema de AE

7

Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos destacar

São implementados através de recursos computacionais colocados isoladamente em diversos pontos da organização, não havendo nenhum tipo de comunicação, a não ser, obviamente, através do transporte físico de discos flexíveis.

Estão aqui representados os microcomputadores (PC´s) e seus respectivos softwares de aplicação voltados às atividades de escritórios: agenda individual, processamento de texto e computação pessoal (através de planilhas de cálculo, linguagem de alto nível e linguagem específicas.

Postos Isolados

8

Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos destacar

As formas de implementação mais comuns seriam uma rede local onde estariam ligados vários microcomputadores, terminais de um microcomputador com pequena disponibilidade de recursos de processamento e armazenamento, terminais e micros ligados a um computador de grande porte.

Nestes casos, além dos serviços do item anterior, poderiam ser incorporados os seguintes: forma mais complexas de uso comum de dados e programas, correio eletrônico, alguma forma de teleconferência.

Postos ligados a uma rede, com pequena ou com grande capacidade de processamento

9

Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos destacar

Quando falamos em AE temos que ter em mente que não se trata de um sistema de processamento de dados comum.

O escopo e objetivos da AE são de automatizar o escritório em toda a sua plenitude, e assim deveremos estar integrando telefonia, voz e imagem. Neste ponto podemos considerar serviços de AE tais como: vídeo-conferência, correio de voz, bando de dados de imagens, ligação e outras redes externas à organização e etc.

Integração Total de Informações – Comunicações

10

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE

O correio eletrônico é anterior ao surgimento da Internet. Os sistemas de e-Mail foram uma ferramenta crucial para a criação da rede internacional de computadores.

CORREIO ELETRÔNICO

O primeiro sistema de troca de mensagens entre computadores que se tem notícia foi criado em 1965, e possibilitava a comunicação entre os múltiplos usuários de um computador do tipo mainframe. Apesar de a história ser um tanto obscura, acredita-se que os primeiros sistemas criados com tal funcionalidade foram o Q32 da SDC e o CTSS do MIT.

11

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE

O Instituto de Tecnologia de Massachusetts (em inglês, Massachusetts Institute of Technology, MIT) é um centro universitário de educação e pesquisa privado localizado em Cambridge, Massachusetts, nos EUA.

O MIT é um dos líderes mundiais em ciência e tecnologia, bem como outros campos, como administração, economia, lingüística, ciência política e filosofia.

CORREIO ELETRÔNICO

12

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE

O sistema eletrônico de mensagens transformou-se rapidamente em um "e-Mail em rede", permitindo que usuários situados em diferentes computadores trocassem mensagens.

CORREIO ELETRÔNICO

• Criação de mensagens: entrada, edição (com o auxilio do processador de texto) e transmissão;

•Armazenamento de mensagens;

•Recuperação de mensagens: leitura e destino.

As funções básicas do serviço de

correio eletrônico

13

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE

Algumas características específicas devem ser salientadas

CORREIO ELETRÔNICO

•A sincronia com que se realiza o processo de envio-recebimento de mensagens;

•A grande flexibilidade de distribuição e propagação, de mensagens para diversos destinatários;

•Acesso através de várias chaves e restrito a indivíduos credenciados.

14

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE

O tratamento e manipulação de texto sofreram uma evolução desde a utilização de máquinas de escrever manuais até a utilização de processadores com uso de vídeos.

O processamento de texto abrange 3 grandes etapas:

PROCESSAMENTO DE TEXTO

cuja implementação poderá ser efetuada em microcomputadores isolados ou em sistemas, em tempo compartilhado, de computadores de grande porte. A criação do documento poderá ser auxiliada por dispositivos especiais de ditado, leitura de caracteres óticos ou processamento de voz.

A produção criação de

documentos

15

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AEPROCESSAMENTO DE TEXTO

Através de impressoras com caracteres especiais e sistemas de impressão que podem variar dos mais simples àqueles mais sofisticados. Aqui podem ser incluídos sistemas de reprodução micrográfica, sistemas baseados em fotocomposição e etc.

Reproduçãode

documentos

Atualmente estão surgindo dispositivos ou características adicionais nos sistemas de processamento de textos, tais como: integração entre texto, gráfico e voz, janelas (Windows), mouse, e etc. Mostrando uma tendência cada vez maior quanto à facilidade de uso e disseminação da informação

Distribuição

16

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AEAGENDAS E LEMBRETES

As agendas definem segmentos de tempo para atividades a serem realizadas em determinado dia. Os lembretes fornecem aviso sobre tarefas diárias que não necessitam de definição de um tempo específico. As vantagens principais da agenda eletrônica seriam: rapidez na programação de reuniões, uso mais eficiente do tempo do pessoal de apoio, facilidades no cancelamento e adiantamento de reuniões, alarmes para eventos próximos, integração com Correio Eletrônico para gerar mensagens de confirmação.

17

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AEPROCESSAMENTO DE GRÁFICOS

Há não muito tempo atrás, os sistemas forneciam apoio à elaboração de gráficos eram complexos e não muito fáceis de serem usados.

Nos sistemas atuais, que podem ser implantados isoladamente – através de microcomputadores –, ou baseados em um computador central, ao qual estão ligados diversos terminais gráficos através de um sistema em tempo compartilhado.

O usuário pode escolher o tipo de gráfico, as cores e as várias opções de saída (tais como: tipo de letras, tamanho da fonte e etc.). Após o fornecimento destes dados o sistema cria o gráfico sem intervenção do usuário.

18

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AECORREIO DE VOZ

Os sistemas de processamento de voz, denominados correio de voz, possuem basicamente as funções de armazenamento e transmissão de voz. As áreas de pesquisa relativas à implantação tecnológica deste serviço de apoio à automação de escritório estão notadamente: o reconhecimento da voz e os processos de resposta audível.

Os sistemas de reconhecimento de voz podem ser divididos entre aqueles que dependem de quem fala, e aqueles independentes de quem fala. Múltiplas aplicações poderão advir num futuro próximo da evolução desta tecnologia.

19

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AETELECONFERÊNCIA / VÍDEO-CONFERÊNCIA

O objetivo básico da teleconferência é o resolver a questão de reunir várias pessoas, de diversos locais e até países, e um mesmo local para uma reunião pré-programada.

No mundo cada vez mais globalizado, é comum encontrar empresas que possuam algum tipo de teleconferência (áudio, áudio-gráfica, por computador, vídeo-conferência).

Evidentemente deve-se ressaltar que nem todas as reuniões face-a-face podem ser substituídas adequadamente por vídeo ou áudio conferência. Como exemplos, podemos mencionar: primeiro encontro entre pessoas, processos de negociação e etc.

20

A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO NAS EMPRESAS

IMAGINE UMA EMPRESA SEM AUTOMAÇÃO.

Caso um gerente de vendas queira saber como foi o desempenho da empresa no mês, provavelmente terá que esperar cerca de 15 dias para ter informações detalhadas para sua análise.

Aí, talvez seja tarde demais para organizar promoções de produtos menos vendidos ou realocar recursos de divulgação para regiões com fraco desempenho.

21

A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO NAS EMPRESAS

Com uma automação, todos os postos de trabalho da empresa estariam interligados, onde seria possível realizar a rápida troca de informações importantes e necessárias para a organização.

A utilização de diversas tecnologias para auxilio ao processamento de dados, processamento de textos, correio eletrônico, teleconferência e etc., se torna um elemento indispensável para o sucesso empresarial.

22

A AUTOMAÇÃO COMO INSTRUMENTO DE MUDANÇA

Não existe a empresa ideal. Toda empresa, se submetida a um diagnóstico preciso, apresenta problemas organizacionais em maior ou menor grau. A implantação de um Sistema de AE, pelo seu potencial como elemento de transformação, é uma excelente oportunidade para solucionarmos alguns desses problemas. É também um risco potencial de agravá-los, caso não seja tomada nenhuma medida a respeito.

23

A AUTOMAÇÃO COMO INSTRUMENTO DE MUDANÇA

Automatizar uma empresa problemática sem tentarmos, simultaneamente, atacar os problemas organizacionais, é seguramente criarmos uma infernal burocracia eletrônica.

A AE é uma excelente oportunidade para que os responsáveis por sua implantação desenvolvam metodologias que permitam a implantação de amplas mudanças organizacionais paralelamente à AE.

24

A NECESSIDADE DE UM MODELO

Um dos objetivos ao implantar um Sistema de AE é o aumento da eficiência e da eficácia do escritório, onde devemos encará-lo como um sistema produtivo coeso, e a produtividade deste sistema deve ser definida de alguma forma para possamos medi-la e verificar se o Sistema de AE está atingindo seus objetivos ou não.

25

A NECESSIDADE DE UM MODELO

Para que esta avaliação e estas medidas se tornem viáveis, temos a necessidade de um modelo, com o qual se torne possível não apenas medir e verificar, como ainda prever teoricamente os efeitos de cada uma das medidas técnicas e administrativas a serem adotadas no processo de implantação.

26

A NECESSIDADE DE UM MODELO

Muito embora as vantagens dos Sistemas de AE possam parecer evidentes, é importantes termos uma forma de quantificar a taxa custo/benefício.

Os acionistas precisam ser convencidos que não se trata apenas de mais um brinquedo caro. Quanto deve ser investido no projeto? Como calcular a verba destinada à implantação do AE na matriz ou nas filiais da empresa

27

A NECESSIDADE DE UM MODELO

Cada centavo gasto na implantação do AE deve ser cuidadosamente justificado, e seu retorno, tanto em termos de valor quanto em prazo, deve estar claramente projetado.

E como administrar os “estouros” do orçamento para garantir a viabilidade econômica do Sistema de AE?

28

A NECESSIDADE DE UM MODELO

O principal objetivo de estudarmos alguns modelos organizacionais mais conhecidos é termos em mente os componentes mais relevantes de modo a podermos, ao nos depararmos com um problema prático, montar o modelo global mais adequado à situação analisada

29

MODELOS BASEADOS EM COMUNICAÇÃO

Uma das primeiras abordagens utilizadas no estudo das empresas foi aquela que vê os sistemas de comunicação como o ponto central da eficiência organizacional.

Na década de 60 e 70, seguindo o surgimento de novos e sofisticados mecanismos de comunicação como os PABX e a definitiva popularização dos sistemas telefônicos, surgiram vários trabalhos discutindo os sistemas de comunicação em termos de diversos parâmetros de eficácia organizacional.

30

MODELOS DE FLUXO DE INFORMAÇÕESEstes modelos são na verdade um subconjunto mais restrito aos modelos baseados em comunicação. São mais utilizados na análise de sistema tradicional.

A peculiaridade destes modelos e que eles tendem a considerar como integrante do “fluxo de informações” apenas comunicações mais formais: documentos, formulários e comunicação escrita em geral. Estes modelos atingiram um alto grau de operacionalidade com as técnicas de análise estruturada de sistemas, que fornecem uma série de ferramentas gráficas, tais como diagrama de fluxos de dados e etc.

31

MODELOS FUNCIONAISPara construirmos modelos funcionais, podemos nos valer de ferramentas de análise de sistemas, tais como modelos de fluxo de informação.

O ponto importante é que se parta de uma descrição das funções a serem realizadas no escritório, colocadas em termos de negócios.

A análise dos procedimentos através dos quais essas funções são realizadas, com o objetivo de identificar possíveis ineficiências e gargalos que poderiam ser reduzidos ou eliminados com as ferramentas de AE, é o que pode ser valer das técnicas de Análise de Sistemas.

32

REDE DE DECISÕES

O método essencial desta técnica consistia em produzir informações sumarizadas para os níveis superiores da administração da empresa a partir da agregação sucessiva de dados manuseados pelos sistemas de processamento de dados.

A característica fundamental destes sistemas é que a informação produzida, embora voltada à tomada de decisões gerenciais, era fixa, embutida no próprio projeto do sistema, o que implica num mínimo de flexibilidade para o tratamento de situações novas.

33

REDE DE DECISÕES

Os sistemas de informação gerencial trazem diversas vantagens para a administração dos negócios.

As desvantagens também necessitam de um cuidado especial, haja vista que os relatórios gerenciais padronizados podem não apontar novos riscos não previstos no seu projeto ou ainda não evidenciar novas oportunidades de negócios.

Importante que durante a análise para a tomada de decisões, o próprio usuário faça a seleção de informações, combinando-as de forma a obter simulações alternativas para tratar novas situações.

34

MODELOS SOCIAISAs pessoas tendem a associar a automação com modelos administrativos clássicos, como a “administração científica” de Taylor (1856-1915) e as linhas de montagem de Ford (1863-1947).

Por isso, pode parecer estranho a alguns o uso de modelos sociais neste campo dominado pela tecnologia.

Mas é exatamente na teoria das relações humanas e nas ferramentas do Desenvolvimento Organizacional que vamos encontrar a parte que faltava para complementar as nossas necessidades em termos de modelos de escritório.

35

MODELOS SOCIAIS

A base da teoria do desenvolvimento organizacional é a fusão entre as abordagens de relações humanas, preocupadas com as relações interpessoais.

Daí houve uma evolução para o estudo das relações entre grupos de pessoas e, finalmente, uma preocupação com a cultura organizacional como um todo e os meios de se promover mudanças controladas desta cultura.

36

MODELOS SOCIAISO ponto crítico dos Sistemas de AE é exatamente este: uma grande mudança, uma verdadeira revolução decorrente do súbito processo de informação da cultura organizacional, e os meios de orientar e controlar esta mudança de modo que os pesados investimentos em AE sejam efetivamente produtivos.

a) Diagnosticar qual seria a situação ideal no escritório automatizado.

b) Orientar a mudança para esta situação.

c) Verificar em que grau as metas foram atingidas.

Este problema se subdivide em três fases

37

MODELOS SOCIAIS

A primeira dificuldade reside no fato de que o desenvolvimento organizacional é uma metodologia complexa, abrangendo vários métodos alternativos tanto para diagnóstico quanto para a implantação das mudanças.

Outro problema é que os métodos de diagnóstico proposto não são muito precisos nem adaptados à implantação de ferramentas de alta tecnologia, tendo sido, em sua maioria, projetados para a implantação de mudanças psicológicas e estruturais na empresa.

38

MODELOS SOCIAIS

Devem ser consideradas algumas preocupações mais técnicas com o ambiente de trabalho tais como conforto, iluminação e ergonomia em geral que, além de necessárias, são úteis como medidas complementares aos métodos de desenvolvimento organizacional, permitindo que se forme todo um clima favorável à mudança.

39

ANÁLISE SOCIOTÉCNICAA principal característica deste modelo é ver a organização como um sistema composto de três subsistemas inter-relacionados: • O subsistema técnico, formado pelas máquinas e instalações da empresa.

• O subsistema social, formado pelos indivíduos e pelos grupos, formais e informais e suas respectivas relações interpessoais, valores e aspirações pessoais.

• O subsistema gerencial, que consiste na organização formal, suas normas e regulamentos, políticas, divisão de tarefas, e etc.

40

ABORDAGEM SOCIOTÉCNICA1. Trata-se de uma teoria que utiliza o método sistêmico,

encarando a empresa e seus subsistemas como sistemas abertos e inter-relacionados. Com isso não deixamos de aproveitar toda a experiência acumulada na utilização das técnicas de análise de sistemas no setor de informática.

2. A subdivisão do problema em três subsistemas distintos nos permite utilizar a técnica de isolamento para estudá-los separadamente, aproveitando o que há de melhor nas teorias analisadas anteriormente, sem, entretanto perder de vista os inter-relacionamentos entre cada um dos três subsistemas.

41

SELEÇÃO DE FORNECEDORES E PRODUTOS

Após a definição das necessidades em função dos procedimentos a serem implantados e em conformidade ao grau de automação desejado, podemos iniciar a seleção do Hardware e Software que mais se adaptem a essas necessidades.

Esta decisão aparentemente simples torna-se difícil e confusa:

1. Propaganda que não traduzem a real situação.

2. Receio de escolha do produto ou o fornecedor errado, pois informações como a qualidade do produto, assistência técnica, garantia no prazo de entrega, e etc., nem sempre existem ou não atendem as reais necessidades da empresa.

3. Por último o prazo definido para apresentar tal decisão.

42

PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS

Os recursos tecnológicos disponíveis para uso em AE inclui os computadores (PC´s, Servidores, Laptops, e etc.), redes de comunicação, redes locais, impressoras e/ou multifuncionais (integrados impressora, copiadora, aparelho de fax, scanner e etc.), rede telefônica, e etc.

HARDWARE

43

PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS

Existe uma variedade enorme de produtos comercializados. Destacamos aqui um conjunto daqueles mais utilizados na preparação de documentos, nas operações básicas de escritório, no apoio à decisão e na comunicação.

SOFTWARE

Processadores de Texto – Planilha Eletrônica – Programas para Criação de Apresentações – Correio Eletrônico – Sistemas AE

44

PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS

Importante ressaltar a importância de um Sistema Operacional para gerenciar a gama de produtos que serão implementados na organização. As várias versões do Windows, da Microsoft, é um exemplo de um sistema operacional mais utilizado mundialmente.

SOFTWARE

45

COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?

A utilização dos recursos da tecnologia nas tarefas diárias do escritório pode aumentar a produtividade de seus funcionários da seguinte forma:

• Reduzindo tempo e esforços na produção, processamento, distribuição, armazenamento e recuperação de informações.• Fornecendo informações mais rápidas (maior precisão, qualidade no apoio as decisões).• Aprimorando a qualidade, precisão, velocidade e clareza das comunicações organizacionais.• Reduzindo significativamente a utilização do papel e atividades de manuseio, arquivamento, cópias e etc.• Permitindo uma sensível extensão do controle gerencial.• Melhorando a qualidade de vida do profissional nas suas atividades de escritório.• Diminuindo custos e aumentando a flexibilidade empresarial.

46

COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?

O ganho maior com a implantação da AE é com a simplificação de tarefas

47

COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?

A tecnologia funciona melhor quando ela organiza a maneira como o trabalho é realizado, quando o trabalho é feito com

eficácia, não apenas com eficiência.

EFICIÊNCIA é fazer certo as tarefas. EFICÁCIA é fazer as tarefas certas.

48

ALGUNS FATORES DA BAIXA PRODUTIVIDADE

a) Falta de motivação e habilidades pessoais.b) Estrutura Organizacional.c) Sistemas e Métodos.d) Descrições de Cargo.e) Cultura Organizacional.

Uma empresa que pretenda elevar suas taxas de produtividade não pode ignorar os fatores listados acima.

Um programa de desburocratização implantado dentro das empresas obtém um retorno surpreendente, principalmente porque se baseiam na participação dos funcionários.

49

PRÓXIMO MÓDULO

Conceitos de Sistemas de Informação, objetivo, características e benefícios dos Sistemas de Informação.

Sistemas de Informação