-
1
FLUXURI DE LUCRU
Utilizarea unui flux de lucru Aprobare
Fluxul de lucru Aprobare direcioneaz un element dintr-un site
SharePoint la persoanele specificate pentru aprobare. Acest flux de
lucru poate fi utilizat n diverse procese
de afaceri, de la specificarea produsului final la aprobarea
solicitrilor de concediu.
Funcionarea fluxului de lucru
Fluxul de lucru Aprobare accept procese de afaceri care implic
trimiterea unui document sau a unui element la colegi sau la
manageri pentru aprobare. Fluxul de lucru
Aprobare face procesul de aprobare mai eficient, gestionnd i
urmrind toate activitile umane implicate n proces i furniznd o
nregistrare a procesului dup terminare. Dac sunt disponibile
fluxurile de lucru, atunci exist posibilitatea de a porni un flux
de lucru Aprobare direct dintr-un document sau dintr-un element
dintr-o list sau o bibliotec. Pentru a porni un flux de lucru, se
selecteaz fluxul de lucru dorit pentru utilizare, apoi se
completeaz formularul de iniializare a fluxului de lucru care
specific participanii fluxului de lucru (persoanele responsabile cu
aprobarea), o dat de terminare i orice instruciuni relevante pentru
aceast activitate. Dup pornirea unui flux de lucru, serverul
atribuie activiti tuturor participanilor. Dac sunt activate
avertizrile de pot electronic pentru server, serverul trimite, de
asemenea, avertizri de pot electronic tuturor participanilor.
Fluxul de lucru Aprobare se poate executa n:
serie, n care activitile sunt atribuite participanilor cte una
odat;
paralel, n care activitile sunt atribuite participanilor toate
odat.
Not: Fluxul de lucru se poate executa i n etape, nsumnd o serie
de activiti n serie i n paralel, care pot avea diferii
participani.
Participanii pot face clic pe un link n avertizarea de
activitate din pota electronic pentru a deschide un document sau
element de aprobat. Participanii pot alege s aprobe, s resping, sau
s reatribuie activitile de aprobare. De asemenea, ei pot solicita o
modificare n documentul sau elementul de aprobat. Participanii au
opiunea s-i efectueze activitile din fluxul de lucru din site-ul
Microsoft SharePoint Server 2010 sau direct din anumite
programe care fac parte din Microsoft Office 2010. n timp ce
fluxul de lucru se afl n desfurare, deintorul fluxului de lucru sau
participanii la fluxul de lucru au posibilitatea s vizualizeze
pagina Stare flux de lucru, pentru a ti care participani i-au
terminat activitile fluxului de lucru. Cnd participanii la fluxul
de lucru i finalizeaz activitile fluxului de lucru, fluxul de lucru
se ncheie, iar deintorul fluxului de lucru este notificat automat
cu privire la terminarea fluxului de lucru.
Adugarea sau modificarea unui flux de lucru Aprobare pentru o
list, o bibliotec sau un tip de coninut
nainte de a utiliza un flux de lucru, acesta trebuie adugat la o
list, la o bibliotec sau la un tip de coninut, pentru a-l face
disponibil pentru documente sau elemente ntr-o locaie specific.
Trebuie s existe permisiunea Gestionare liste pentru a putea aduga
un flux de lucru la o list, la o bibliotec sau la un tip de
coninut. n cele mai multe cazuri, administratorii de site-uri sau
persoanele individuale care gestioneaz liste sau biblioteci
specifice efectueaz aceast aciune.
-
2
Disponibilitatea unui flux de lucru din cadrul unui site variaz
n funcie de locul unde este adugat:
dac se adug un flux de lucru direct la o list sau la o
bibliotec, acesta este disponibil doar pentru elementele din acea
list sau bibliotec;
dac se adug un flux de lucru la un tip de coninut list (o instan
a tipului de coninut site care s-a adugat unei anumite liste sau
biblioteci), el este disponibil numai pentru elementele de acel tip
de coninut din acea list sau bibliotec cu care este asociat tipul
de coninut;
dac se adug un flux de lucru la un tip de coninut de site, acel
flux de lucru este disponibil pentru toate elementele acelui tip de
coninut din fiecare list sau bibliotec la care este adugat acel tip
de coninut de site;
dac se dorete ca un flux de lucru s fie larg disponibil n liste
i n biblioteci dintr-o colecie de site-uri pentru elemente ale unui
anumit tip de coninut site, modalitatea cea mai eficient de a
ajunge la acest rezultat este adugarea fluxului de lucru direct la
un tip de coninut site.
Not: Dac se dorete adugarea unui flux de lucru Aprobare la o
list, la o bibliotec sau la un tip de coninut sau dac se dorete
modificarea unui flux de lucru Aprobare care este deja asociat la o
list, la o bibliotec sau la un tip de coninut, trebuie urmai aceiai
pai.
Pentru a deschide pagina Adugare flux de lucru sau Modificare
flux de lucru pentru lista, biblioteca sau tipul de coninut dorit,
se alege una dintre urmtoarele variante:
pentru o list sau o bibliotec: o se deschide lista sau
biblioteca pentru care se dorete adugarea sau modificarea
unui flux de lucru;
o clic pe tab-ul List sau Bibliotec, apoi clic pe Setri list sau
pe Setri bibliotec; o sub Permisiuni i management, clic pe Setri
flux de lucru.
Sau
pentru un tip de coninut din list: o se deschide biblioteca sau
lista care conine instana tipului de coninut list pentru
care se dorete adugarea sau modificarea unui flux de lucru; o
clic pe tab-ul List sau Bibliotec, clic pe Setri list sau pe Setri
bibliotec; o sub Tipuri de coninut, clic pe numele tipului de
coninut (dac lista sau biblioteca
este configurat s nu permit gestionarea tipurilor de coninut,
seciunea Tipuri de coninut nu apare n pagina Particularizare pentru
list sau bibliotec);
o sub Setri, clic pe Setri flux de lucru.
-
3
pentru un tip de coninut de site: o pe pagina de pornire a
coleciei de site-uri, n meniul Aciuni site, clic pe Setri site; o
sub Galerii, clic pe Tipuri de coninut de site . o clic pe numele
tipului de coninut de site pentru care se dorete adugarea sau
modificarea unui flux de lucru, apoi clic pe Setri flux de
lucru.
Pe pagina Setri flux de lucru, clic pe Adugare flux de lucru sau
clic pe numele fluxului de lucru pentru care se dorete modificarea
setrilor:
pentru adugarea unui flux de lucru -> n pagina Adugare flux
de lucru, n seciunea Flux de lucru, se selecteaz ablonul fluxului
de lucru Aprobare - SharePoint 2010;
pentru modificarea setrilor unui flux de lucru -> pe pagina
Modificare flux de lucru, se modific setrile dorite, n funcie de
paii urmtori: o Nume se tasteaz un nume unic pentru fluxul de
lucru; o List de activiti se specific o list de activiti de
utilizat mpreun cu acest
flux de lucru;
Not: a) Dac se utilizeaz lista implicit Activiti, participanii
la fluxul de lucru vor avea posibilitatea s gseasc i s vizualizeze
cu uurin activitile lor de flux de lucru utiliznd vizualizarea
Activitile mele din lista Activiti. b) Dac activitile pentru acest
flux de lucru vor dezvlui date sensibile sau confideniale pe care
dorii s le inei separat de lista general Activiti, trebuie s se
creeze o list nou de activiti. c) Dac organizaia are numeroase
fluxuri de lucru sau dac fluxurile de lucru presupun numeroase
activiti, trebuie s se creeze o list nou de activiti. n acest caz,
se creeaz liste de activiti pentru fiecare flux de lucru.
List istoric, se selecteaz o list istoric de utilizat mpreun cu
acest flux de lucru. Lista istoric afieaz toate evenimentele care
au loc n timpul fiecrei instane a fluxului de lucru;
Not: Avei posibilitatea s utilizai lista Istoric flux de lucru
sau s creai una nou. Dac organizaia dvs. are numeroase fluxuri de
lucru, este cazul s creai o list istoric separat pentru fiecare
flux de lucru.
Opiuni pornire, se specific cum sau de ctre cine se pornete
fluxul de lucru;
-
4
Not: a) Dac se dorete pornirea manual a fluxului de lucru, se
bifeaz caseta de selectare Se permite ca acest flux de lucru s fie
pornit manual de un utilizator autentificat cu permisiuni Editare
element. Se bifeaz caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de
gestionare pentru list pentru a ncepe fluxul de lucru dac se dorete
solicitarea de permisiuni suplimentare pentru pornirea fluxului de
lucru.
b) Pentru a utiliza fluxul de lucru pentru gestionarea aprobrii
de coninut pentru o bibliotec, se selecteaz Pornii acest flux de
lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui
element. Dac nu este disponibil opiunea, este posibil s nu fie
activat aprobarea de coninut i versiunile minore i majore pentru
list sau bibliotec. Dac vi se solicit s activai aprobarea de
coninut, clic pe OK. c) Dac se dorete ca fluxul de lucru s porneasc
automat cnd se creeaz elemente noi, se bifeaz caseta de selectare
Pornii acest flux de lucru atunci cnd este creat un element nou. d)
Dac se dorete ca fluxul de lucru s porneasc automat cnd se modific
elemente, se bifeaz caseta de selectare Pornii acest flux de lucru
atunci cnd este modificat un element. Dac se adaug acest flux de
lucru la un tip de coninut site, se specific dac se dorete s se
adauge acest flux de lucru la toate tipurile de coninut care
motenesc din acest tip de coninut n seciunea Actualizare tipuri de
coninut list i site.
Urmtorul. Pe pagina Particularizare flux de lucru, se specific
opiunile de distribuire a activitilor, valorile implicite de
pornire a fluxului de lucru, cum s se finalizeze fluxul de lucru i
aciunile care s aib loc n momentul finalizrii cu succes a fluxului
de lucru.
Pornirea fluxului de lucru Aprobare pe un document sau
element
Fluxul de lucru Aprobare se poate porni manual pe un document
sau element, direct din lista
sau biblioteca unde este salvat. Opiunile disponibile atunci cnd
se pornete fluxul de lucru pot varia, n funcie de cum s-a
particularizat acel flux de lucru atunci cnd s-a adugat la lista,
la biblioteca sau la tipul de coninut pentru element. Pentru a
porni un flux de lucru, este necesar s avei cel puin permisiunea
Editare elemente. Unele fluxuri de lucru pot necesita s avei i
permisiunea Gestionare liste pentru a le porni pentru un document
sau element.
-
5
Not: Pentru a v asigura c participanii la fluxul de lucru
primesc avertismente de pot electronic i memento-uri despre
activitile lor din cadrul fluxului de lucru atunci cnd pornii
fluxul de lucru, consultai administratorul serverului pentru a
verifica dac s-au activat mesajele de pot electronic pentru
site.
dac lista sau biblioteca nu este deja deschis, clic pe numele su
n Lansare rapid;
dac numele listei sau bibliotecii nu apare, clic pe Aciuni site,
pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului, apoi clic pe numele
listei sau bibliotecii;
se indic spre numele documentului sau al elementului pentru care
se dorete pornirea fluxului de lucru, clic pe sgeata care apare,
apoi clic pe Fluxuri de lucru;
sub Pornire flux de lucru nou, clic pe numele fluxului de lucru
Aprobare care se dorete a fi pornit;
se tasteaz numele persoanelor care s aprobe documentul sau
elementul n Atribuire ctre, apoi se selecteaz ordinea dorit pentru
activitile fluxului de lucru, Unul cte unul (serial) sau Totul o
dat (paralel);
Not: Dac se creeaz un flux de lucru n serie, se selecteaz numele
participanilor la fluxul de lucru n ordinea n care se atribuite
activitile. Dac se dorete existena unor etape secveniale n fluxul
de lucru care pot avea diferii participani i diferite ordini,
atunci clic pe Adugare etap nou i se completeaz informaiile. Dac se
adaug grupuri ca participani la fluxul de lucru, se de-bifeaz
Extindere grupuri dac se dorete s se atribuie o singur notificare
de activitate la grup n loc de notificri individuale pentru fiecare
membru al grupului.
pentru a aduga un mesaj sau instruciuni specifice pentru
activitate, se introduc aceste informaii n Solicitare. De exemplu,
se introduce un mesaj despre aprobarea unui contract i un URL ctre
document;
dac se dorete specificarea datei cnd trebuie terminate toate
activitile fluxului de lucru sau cnd i vor depi termenul
activitile, se introduce sau se selecteaz o dat pentru Data scadent
pentru toate activitile.
pentru a specifica ct timp au la dispoziie participanii la
fluxul de lucru pentru a termina activitile fluxului de lucru, se
tasteaz numrul n Durat pe activitate apoi se selecteaz Zile, Sptmni
sau Luni n Uniti durat.
dac se dorete trimiterea de notificri persoanelor atunci cnd
ncepe un flux de lucru, dar fr atribuirea unor activiti din fluxul
de lucru, atunci se introduce numele acestora n CC.
-
6
Finalizarea activitii fluxului de lucru Aprobare
Participanii dintr-un flux de lucru Aprobare i pot termina
activitile de flux de lucru din lista sau biblioteca n care se afl
documentul sau elementul sau direct din anumite programe care fac
parte din Office 2010.
se indic numele activitii care se dorete s se finalizeze, clic
pe sgeata care apare, apoi clic pe Editare element;
Not: Dac fluxul de lucru nu utilizeaz lista Activiti, este
posibil ca activitatea fluxului de lucru s nu apar n lista
Activiti. Pentru a gsi activitatea fluxului de lucru, se acceseaz
lista sau biblioteca unde se salveaz elementul de flux de lucru, se
indic numele elementului care se dorete s fie efectuat, apoi clic
pe sgeata care se afieaz, apoi clic pe Fluxuri de lucru. n pagina
Stare flux de lucru, sub Fluxuri de lucru care se execut, clic pe
numele fluxului de lucru la care suntei participant. Sub Activiti,
gsii activitatea din fluxul de lucru.
Se alege una dintre urmtoarele variante: o pentru a aproba
elementul, se tasteaz orice comentarii care se trimit
proprietarului fluxului de lucru n Comentarii, apoi clic pe
Aprobare;
o pentru a respinge elementul, se tasteaz orice comentarii care
se trimit proprietarului fluxului de lucru n Comentarii, apoi clic
pe Respingere;
o pentru a revoca lucrul la activitate acum, cu opiunea de a
reveni mai trziu, clic pe Revocare;
o pentru a solicita o modificare n elementul de aprobat, clic pe
Solicitare modificare, se specific cui se atribuie solicitarea de
modificare, se descrie solicitarea de modificare, se specific
durata i unitile de timp pentru activitile n serie, apoi clic pe
Trimitere;
-
7
o pentru a reatribui altei persoane activitatea de aprobare,
clic pe Reatribuire activitate, se specific persoana creia i se
atribuie activitatea, se specific durata i unitile de timp pentru
activitile n serie, apoi clic pe Trimitere.
Not: n funcie de cum a fost particularizat fluxul de lucru cnd
s-a adugat la list, la bibliotec sau la tipul de coninut pentru
acest element, opiunile de reatribuire a activitii sau solicitarea
unei modificri pot s nu fie disponibile. Exemple:
Vizualizare document
Vizualizare task
Aprobare task
Vizualizare task-uri
Dup o modificare a coninutului, documentul va iniia o nou serie
de task-uri de aprobare.
-
8
Vizualizare task-uri dup solicitare schimbare referat
Modificare realizat
Aprobare final
Anunt
Vizualizarea strii unui flux de lucru pentru un document sau
element
dac lista sau biblioteca nu este deja deschis, clic pe numele su
n Lansare rapid;
dac numele listei sau bibliotecii nu apare, clic pe Aciuni site,
pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului, apoi clic pe numele
listei sau bibliotecii;
-
9
clic pe numele documentului sau al elementului pentru care se
dorete vizualizarea strii fluxului de lucru, apoi clic pe sgeata
care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru;
n pagina Fluxuri de lucru, n seciunea Fluxuri de lucru se afl
fluxurile de lucru n curs de desfurare i cele terminate pentru
document sau element.
Utilizarea unui flux de lucru n trei faze
Fluxul de lucru n trei faze urmrete starea unui element de list
prin trei stri (faze). Acesta se poate utiliza la gestionarea
proceselor de afaceri care necesit ca organizaiile s urmreasc un
volum ridicat de probleme sau elemente, cum ar fi probleme de
atragere a clienilor, procentele vnzrilor sau activiti de proiect.
De exemplu, cele trei faze ale unei activiti de proiect ar putea
fi: Nenceput, n desfurare i Terminat.
Funcionarea unui flux de lucru n trei faze
Fluxul de lucru n trei faze accept procese de afaceri care
necesit ca organizaiile s urmreasc starea unei probleme sau a unui
element prin trei faze i dou tranziii ntre faze. Cu fiecare
tranziie dintre faze, fluxul de lucru atribuie o activitate unei
persoane, creia i trimite o avertizare de pot electronic n legtur
cu activitatea. Cnd activitatea se termin, fluxul de lucru
actualizeaz starea elementului i trece la faza urmtoare. Fluxul de
lucru n trei faze funcioneaz cu ablonul de list Urmrire probleme.
Cu toate acestea, se poate utiliza cu orice list care este setat s
conin o coloan Alegere, cu trei sau mai multe valori. Valorile din
coloana Alegere reprezint fazele pe care le urmrete fluxul de
lucru. O list poate avea mai mult de o coloan Alegere, iar coloana
Alegere poate avea mai mult de trei valori. Cu toate acestea,
Fluxul de lucru n trei faze poate fi configurat s utilizeze numai
una dintre coloanele Alegere i numai trei dintre valorile din
coloana Alegere selectat. Cnd adugai un Flux de lucru n trei faze
ntr-o bibliotec sau ntr-o list, selectai o coloan Alegere i trei
dintre valorile furnizate de coloana respectiv.
-
10
Fluxul de lucru n trei faze se poate utiliza la gestionarea
proceselor de afaceri care
necesit ca organizaiile s urmreasc un volum mare de probleme sau
de elemente, cum ar fi probleme de atragere a clienilor, procentele
vnzrilor sau activiti de proiect. De exemplu, angajaii din
compartimentul de achiziii pot utiliza o list de urmrire a
procedurilor i un Flux de lucru n trei faze particularizat pentru a
gestiona activitile asociate procedurilor de achiziii pe care le
organizeaz. Fluxul de lucru n trei faze urmrete activitile de
realizare a procedurilor pe parcursul celor trei faze: Activ, Gata
de revizuit i Terminat. Toate activitile de demarare a procedurii
asociate unei achiziii anume sunt compilate ntr-o list de urmrire a
problemelor care a fost creat pentru procedura respectiv i a fost
marcat ca Activ. eful compartimentului/responsabilul de achiziie
atribuite activiti individuale membrilor echipei sale care se ocup
de procedur, apoi pornete fluxul de lucru n trei faze pentru acele
evenimente, n scopul de a iniia lucrul pentru activitatea de
achiziie. Cnd pornete fluxul de lucru, acesta creeaz o activitate
pentru persoana numit. Cnd un membru al echipei primete o
activitate, el/ea efectueaz activitatea necesar pentru a termina
activitatea. Aceasta poate fi o activitate care se petrece n afara
listei sau site-ului
unde este localizat lista de urmrire a problemelor. De exemplu,
dac membrul unei echipe primete o activitate de flux de lucru
pentru a realiza documentaia de atribuire, acesta analizeaz
cerinele beneficiarilor, lucreaz cu acetia pentru realizarea i
definitivarea cerinelor. Cnd se finalizeaz documentaia de
atribuire, membrul echipei marcheaz activitatea lui/ei din fluxul
de lucru drept terminat. n acest moment, fluxul de lucru
actualizeaz starea activitii procedurii din lista de urmrire a
problemelor de la Activ la Gata de revizuit i creeaz o alt
activitate pentru revizuirea documentaiei de atribuire de ctre eful
de compartiment. Dup ce eful de compartiment sau responsabilul de
achiziie revizuiete i aprob documentaia de atribuire, marcheaz
activitatea sa din fluxul de lucru ca terminat, iar fluxul de lucru
actualizeaz starea activitii de la Gata de revizuit la
Terminat.
Not: Un participant la fluxul de lucru poate termina o
activitate de flux de lucru dintr-un Flux de lucru n trei faze n
dou moduri. Participantul poate edita activitatea fluxului de lucru
marcnd-o ca terminat sau poate modifica starea elementului fluxului
de lucru din list (dac participantul are permisiunea de a modifica
aceast list). Dac un participant actualizeaz manual starea
elementului fluxului de lucru din list, activitatea fluxului de
lucru este finalizat. Dac participantul editeaz activitatea de flux
de lucru pentru a o marca drept terminat, starea elementului de
flux de lucru se actualizeaz la Terminat. Aciunile din Fluxul de
lucru n trei faze din exemplul anterior utilizeaz urmtorul
proces:
-
11
Configurarea unei liste de utilizat mpreun cu fluxul de lucru n
trei faze
nainte de utilizarea unui Flux de lucru n trei faze, trebuie
alctuit o list pentru a utiliza fluxul de lucru. Lista trebuie s
conin elementele pe care plnuii s le urmrii sau s le gestionai cu
ajutorul fluxului de lucru. ablonul de list Urmrire probleme
funcioneaz cu Fluxul de lucru n trei faze. Cu toate acestea, se
poate crea i o list particularizat pentru utilizarea acestor
fluxuri de lucru. Dac se creeaz o list particularizat de utilizat
cu Fluxul de lucru n trei faze, trebuie s ca lista s conin cel puin
o coloan Alegere care include trei sau mai multe valori de alegere.
Cnd se configureaz un flux de lucru n trei faze care se utilizeaz
mpreun cu lista, trebuie s se specifice coloana Alegere care conine
valorile de faz pe care le va urmri fluxul de lucru.
Crearea unei liste de urmrire a problemelor pentru a fi utilizat
cu un flux de lucru n trei faze
n mod implicit, un flux de lucru n trei faze se poate utiliza cu
orice list pe care o creai din ablonul list Urmrire problem.
n meniul Aciuni site, clic pe Se vizualizeaz tot coninutul
site-ului.
pe pagina Tot coninutul site-ului, clic pe Creare.
n caseta de dialog Creare, clic pe Urmrire probleme i se tasteaz
un nume pentru list. Numele listei este obligatoriu.
-
12
Not: Numele listei apare n partea de sus a paginii listei,
devine parte a adresei Web pentru pagina list i apare n elemente de
navigare care ajut utilizatorii s gseasc i s deschid lista.
dac se dorete furnizarea unei descrieri pentru list sau
specificarea afirii sau nu a unei legturi la list n Lansare rapid,
alegerea implicit este da, clic pe Mai multe opiuni. n caseta
Descriere, se tasteaz o descriere a scopului listei. Descrierea
este opional. Pentru a aduga un link la aceast list n Lansare
rapid, clic pe Da n seciunea Navigare.
n partea de jos a dialogului Creare, clic pe Creare.
Crearea unei liste particularizate pentru a fi utilizat cu un
flux de lucru n trei faze
Dac se dorete crearea unei liste particularizat pentru a o
utiliza cu Fluxul de lucru n trei faze, trebuie adugat cel puin o
coloan Alegere care conine cel puin trei valori de faz pe care le
va urmri fluxul de lucru.
n meniul Aciuni site, clic pe Se vizualizeaz tot coninutul
site-ului. Pe pagina Tot coninutul site-ului, clic pe Creare.
n dialogul Creare, clic pe List particularizat, apoi se tasteaz
un nume pentru list. Numele listei este obligatoriu.
Not: Numele listei apare n partea de sus a paginii listei,
devine parte a adresei Web pentru pagina list i apare n elemente de
navigare care ajut utilizatorii s gseasc i s deschid lista.
dac se dorete furnizarea unei descrieri pentru list sau
specificarea afiri sau nu a legturi la list n Lansare rapid,
alegerea implicit este da, clic pe Mai multe opiuni.
n caseta Descriere, se tasteaz o descriere a scopului listei.
Descrierea este opional.
pentru a aduga un link la aceast list n Lansare rapid, clic pe
Da n seciunea Navigare.
n partea de jos a dialogului Creare, facei clic pe Creare.
Particularizarea unei liste particularizate pentru a fi utilizat
cu un flux de lucru
n trei faze
-
13
din lista particularizat, clic pe fila List, apoi clic pe Setri
list;
sub Coloane, clic pe Creare coloan;
n seciunea Nume i tip, sub Nume coloan, se tasteaz numele
coloanei care se utilizeaz pentru a specifica valorile de stare ale
fluxului de lucru;
sub Tipul de informaii din aceast coloan este, se selecteaz
Opiune (meniu din care se face opiunea).
n seciunea Setri suplimentare pentru coloan, sub Descriere, se
tasteaz o descriere opional pentru coloan;
sub Aceast coloan trebuie s conin informaii, clic pe Da;
n caseta list de sub Tastai fiecare opiune pe o linie separat,
se tasteaz trei sau mai multe valori de alegere pentru coloan.
Aceste valori vor reprezenta strile fluxului de lucru.
sub Afiare opiuni utiliznd, se selecteaz Meniu vertical sau
Butoane radio;
sub Se permit opiuni Completare, clic pe Nu;
se specific dac se dorete o anumit valoare implicit pentru
aceast coloan sau dac se adaug la vizualizarea implicit pentru
list;
clic pe OK.
Adugarea unui flux de lucru n trei faze la o list Trebuie adugat
un flux de lucru n trei faze la o list nainte s fie posibil
utilizarea acestuia pentru elementele din list. Cnd se adaug un
flux de lucru n trei faze la o list, se specific care coloan din
list conine valorile de stare pe care s le urmreasc fluxul de
lucru. De asemenea, este posibil s se specifice informaiile despre
ceea ce se dorete s se ntmple n fiecare faz a fluxului de lucru. De
exemplu, este posibil s se specifice subiectul i textul
avertismentelor prin pota electronic pe care le primesc
destinatarii activitii. Fluxul de lucru n trei faze este activat n
mod implicit pe majoritatea tipurilor de site-
uri. Cu toate acestea, un administrator de colecie de site-uri
poate dezactiva aceast caracteristic. Dac Fluxul de lucru n trei
faze nu este disponibil, se va contacta administratorul coleciei de
site-uri. Not: Pentru a aduga un flux de lucru la o list, trebuie s
existe permisiunea Gestionare liste.
-
14
Se deschide lista n care se adug un flux de lucru n trei faze.
Din lista particularizat, pe panglic, clic pe fila List, apoi pe
Setri list sau clic pe setrile tipului de bibliotec. De exemplu,
ntr-o bibliotec de documente, clic pe Setri bibliotec de
documente.
Sub Permisiuni i gestionare, clic pe Setri flux de lucru.
Dac s-au adugat deja fluxuri de lucru la list, la bibliotec sau
la tipul de coninut, acest pas va duce direct la pagina Modificare
setri flux de lucru i trebuie dat clic pe Adugare flux de lucru
pentru a avea loc deplasarea la pagina Adugare flux de lucru. Dac
nu s-a adugat deja niciun flux de lucru la aceast bibliotec, aceast
list sau la acest tip de coninut, acest pas va duce direct la
pagina Adugare flux de lucru.
Dac exist deja un flux de lucru pentru list, n pagina Modificare
setri flux de lucru, se d clic pe Adugare flux de lucru.
Pe pagina Adugare flux de lucru, n seciunea Flux de lucru, se d
clic pe n trei faze sub Selectare ablon flux de lucru.
n seciunea Nume, se tasteaz un nume unic pentru fluxul de
lucru.
n seciunea List activitate, se specific o list de activiti de
utilizat mpreun cu fluxul de lucru.
Not: Exist posibilitatea utilizrii Lista de activiti implicit
sau crearea uneia noi. Dac se utilizeaz Lista de activiti implicit,
participanii la fluxul de lucru au posibilitatea s gseasc i s
vizualizeze cu uurin activitile lor din cadrul fluxului de lucru,
utiliznd vizualizarea Activitile mele a Listei de activiti. Se
creeaz o nou list de activiti dac activitile acestui flux de lucru
dezvluie informaii sensibile sau confideniale care se doresc
separate de lista Activiti general. Se creeaz o list nou de
activiti, dac organizaia va avea multe fluxuri de lucru sau dac
fluxurile de lucru vor avea multe activiti. n acest caz, este util
s se creeze liste de activiti pentru fiecare flux de lucru.
n seciunea List istoric, se selecteaz o list istoric de utilizat
mpreun cu acest flux de lucru. Lista istoric afieaz toate
evenimentele care au loc n timpul fiecrei instane a fluxului de
lucru.
Not: Exist posibilitatea de a utiliza o list Istoric implicit
sau de a crea una nou. Dac organizaia va avea multe fluxuri de
lucru, se recomand crearea unei liste istoric separat pentru
fiecare flux de lucru..
n seciunea Opiuni pornire, se efectueaz oricare dintre aciunile
urmtoare: Pentru a permite pornirea manual a fluxului de lucru, se
bifeaz caseta de selectare Se permite ca acest flux de lucru s fie
pornit manual de un utilizator autentificat cu permisiuni de
participare. Se bifeaz caseta de selectare Sunt necesare permisiuni
de gestionare pentru list pentru a ncepe fluxul de lucru dac se
dorete solicitarea de permisiuni suplimentare pentru a porni fluxul
de lucru. Pentru ca fluxul de lucru s porneasc automat atunci cnd
se creeaz elemente noi, se bifeaz caseta de selectare Pornii acest
flux de lucru atunci cnd este creat un element nou.
Clic pe Urmtorul.
-
15
n seciunea Stri flux de lucru, sub Selectai un cmp Opiune, se
selecteaz coloana Alegere din lista care conine valorile care se
doresc utilizate pentru strile fluxului de lucru, apoi se selecteaz
valorile de coloan pentru Stare iniial, Stare de mijloc i Stare
final a fluxului de lucru.
n cele dou seciuni Specificai ce dorii s se ntmple atunci cnd un
flux de lucru este iniiat (opiunile pentru prima activitate din
fluxul de lucru) i Specificai ce dorii s se ntmple atunci cnd un
flux de lucru se modific la starea sa de mijloc (opiunile pentru a
doua activitate din fluxul de lucru), se specific informaiile
urmtoare:
Pentru ca participanii la fluxul de lucru s primeasc avertizri
de pot electronic n legtur cu activitile lor din cadrul fluxului de
lucru, se bifeaz caseta de selectare Expediere mesaj de pot
electronic.
Detalii mesaj de pot electronic Ctre Se tasteaz numele persoanei
creia i se trimite o avertizare de pot electronic despre
activitatea din
fluxul de lucru. Se bifeaz caseta de selectare Includere
Activitate asociat lui pentru a trimite avertizarea de pot
electronic persoanei nsrcinate cu activitatea.
Subiect Se tasteaz linia de subiect care se utilizeaz mpreun cu
avertizarea de pot electronic. Se bifeaz caseta de selectare
Utilizare titlu activitate dac se dorete adugarea titlului
activitii la linia de subiect a mesajului de pot electronic.
Corp Se tasteaz informaiile care vor aprea n corpul mesajului
avertizrii de pot electronic. Se bifeaz caseta de selectare
Inserare link la element din list dac se dorete includerea n mesaj
a unui link la elementul din list.
clic pe OK.
-
16
Pornirea manual a unui flux de lucru n trei faze pentru un
element
Un flux de lucru n trei faze trebuie s se adauge mai nti la o
list pentru a fi utilizat pentru elementele din acea list. Un flux
de lucru n trei faze se poate configura s porneasc automat atunci
cnd se adaug elemente noi la acea list sau poate fi configurat s
permit utilizatorilor care au permisiuni specifice s porneasc
manual fluxul de lucru. Este posibil ca anumite fluxuri de lucru s
permit ambele opiuni. Pentru a porni manual un Flux de lucru n trei
faze ntr-un element de list, sunt necesari urmtorii pai.
Se deschide lista care conine elementul dorit s porneasc un flux
de lucru.
Se alege elementul dorit, clic pe sgeata care apare, apoi clic
pe Fluxuri de lucru (Comanda Fluxuri de lucru este disponibil numai
cnd elementul se afl ntr-o list sau ntr-o bibliotec care are cel
puin un flux de lucru asociat).
n meniul Aciuni site, clic pe Se vizualizeaz tot coninutul
site-ului.
Sub Pornire flux de lucru nou, clic pe numele fluxului de lucru
n trei faze. Fluxul de lucru pornete imediat.
Finalizarea unei activiti ntr-un flux de lucru n trei faze
Pentru a termina o activitate din fluxul de lucru n trei faze,
trebuie s existe cel puin permisiunea Editare elemente pentru
listele de activiti unde sunt nregistrate activitile fluxului de
lucru.
Se deschide lista Activiti pentru site, apoi se selecteaz
Activitile mele n meniul Vizualizare, pentru a localiza activitatea
fluxului de lucru.
Not: Dac fluxul de lucru nu utilizeaz lista implicit Activiti,
este posibil ca fluxul de lucru s nu se afieze n lista Activiti.
Pentru a localiza activitatea de flux de lucru, se acceseaz lista
sau biblioteca unde este salvat elementul de flux de lucru. Se
indic spre numele elementului dorit, apoi clic pe sgeata care
apare, apoi pe Fluxuri de lucru. Pe pagina Stare flux de lucru, sub
Fluxuri de lucru care se execut, se face clic pe numele fluxului de
lucru n care participai. Sub Activiti, se localizeaz activitatea de
flux de lucru.
Se deschide lista care conine elementul dorit pentru marcare ca
terminat.
-
17
Se indic spre numele activitii dorite pentru finalizare, apoi
clic pe sgeata care apare, apoi clic pe Editare element.
n caseta de dialog Activiti, se tasteaz sau se selecteaz
informaiile necesare pentru a termina activitatea, apoi clic pe
Salvare.