專業簡報技巧
中華精測股份有限公司
專業簡報技巧
2/40
壹、簡報的定義與關鍵
貳、簡報前必須具備的□ 三項本事
參、簡報準備步驟
肆、簡報表達七段秘笈
3/40
壹
簡報的定義與關鍵
4/40
一、簡報的定義
人生何處不簡報,不是只有打開 powerpoint 才叫簡報,
你口頭跟老闆報告事情也算簡報,
你講一堂課也是簡報的一類,
你做例行性的專案報告,日常工作報告,都是簡報的一種 ⊙
5/40
一、簡報的定義
廣義的簡報,是雙向交談以創造共同目標,或解決雙方問題的溝通行為。
透過陳述、分析、佐證、結論以促進溝通,達成共識,
或經由問題發生、交換觀點、蒐集、歸納而延續合作關係 ⊙
6/40
一、簡報的定義
簡報只是工具,無法取代基本業務技巧:
‧對語言及非語言暗示的敏感度
‧禮貌與自信的適當調和
‧良好的傾聽技巧-問題、傾聽、回應
‧能夠正確界定客戶的能力
‧保持協助客戶解決問題的態度 ⊙
7/40
一、簡報的定義
溝通的要素
編碼過程
發送者
編碼過程
解碼過程
信息與通道
回饋
解碼過程
接受者
打算發送的資訊
感受到的資訊
8女人翻譯機0:58 資料來源:網路
9/40
二、簡報成功的關鍵
簡報成功的關鍵可以歸納為內容、態度/形象、聲音三部份。
??
?
10/40
二、簡報成功的關鍵
根據台灣大學謝寶煖副教授的研究:
我們辛辛苦苦準備的「內容」只佔 %;
簡報成功最主要的關鍵是「態度/形象」佔了 %;
其次是「聲音」佔 % ⊙
11/40
二、簡報成功的關鍵
1、態度
我能做好簡報;我的內容很有價值;我的觀眾很重要,我要讓觀眾很有收穫!
2、形象(熱情)
我很高興來做簡報;我要用熱情感染我的觀眾!⊙
12/40
二、簡報成功的關鍵
3、衣著
我很專業;我很有精神! 男:西裝(深色)+襯衫(淺色)+領帶 女:套裝+窄裙+高跟鞋
4、聲音
運用聲調技巧;節奏快慢;停頓 ⊙
13/40
二、簡報成功的關鍵
簡報是說服的藝術,
要說服觀眾接受我們的觀點,首先要抓住觀眾的注意力,
然後幫助觀眾清楚了解我們要傳達的訊息,
引導觀眾同意我們的觀點,最後建立共識。
14/40
廣義的簡報,是雙向交談以創造共同目標,或解決雙方問題的溝通行為。
我們辛辛苦苦準備的「內容」只佔 %;「態度/形象」佔了 %;其次是「聲音」佔 % ⊙
態度 熱情
聲音 衣著
壹、簡報的定義與關鍵
15/40
貳
簡報前必須具備的三項本事
16/40
一、消除緊張
1、自信暗示法
演講者不應在上臺演講前多想可能導致演講失敗的因素,
例如「我忘了講詞怎麼辦?」、「聽眾嘲笑我怎麼辦?」等等 ⊙
17/40
一、消除緊張
1、自信暗示法
演講者對自己的題材和效果要充滿自信,更要在精神上鼓勵自己去爭取成功。
暗示自己:我會講得很好,會講得很成功,聽眾會非常喜歡聽我的演講。
想像聽眾掌聲雷動,熱血沸騰的場面 ⊙
18/40
一、消除緊張
2、提綱記憶法
背誦是逐字逐句的記憶,往往耗費演講者大量的時間。
一旦因怯場、聽眾騷動,記憶的鏈條往往就被截斷,演講者腦海中會一片空白 ⊙
19/40
一、消除緊張
2、提綱記憶法
背誦記憶極易形成單調的背書節奏,喪失了演講應該具備的激情和人情。
我們提倡用提綱要點記憶法-整理出一份粗略的演講提綱,寫在小卡上、放在手掌心 ⊙
20/40
一、消除緊張
3、呼吸調節法
適度的深呼吸有助於緩解緊張、焦躁、煩悶的情緒。
全身呈放鬆狀態,目光轉移到遠方景物,做緩慢的深呼吸,根據情況做 5~10次,甚至更多次 ⊙
21/40
一、消除緊張
4、調節動作法
你在臺上緊張的時候,會發現你的渾身肌肉繃得緊緊的,
換個姿勢,或者是握緊雙拳再放鬆,這樣反復練習,身體就會慢慢放鬆下來 ⊙
22/40
一、消除緊張
5、預講練習法
與前面的幾種方法相比,更重要的是多講多練,積累成功的經驗。
講一次不行,講10次,30次,50次,肯定會越來越能夠把握自己。
熟能生巧,就是這個道理 ⊙
23/40
一、消除緊張
自信暗示
呼吸調節
預講練習
24/40
二、口語表達
語言是藉由具有共同意義的聲音和符號,
有系統地溝通思想和感情,
培養自己的口語表達能力,不但對人際關係上有極大幫助,對事業前途更是決定性的關鍵 ⊙
25簡報技巧-口語表達3:09 資料來源:網路
26/40
二、口語表達
1、清晰
要讓人知道說的是甚麼。(口齒、意涵)
一個孩子 拿雙鞋子
看見茄子 放下鞋子
拾起茄子 忘了鞋子
有個老頭本姓顧 上街打醋帶買布
打了醋,買了布 抬頭看見鷹叼兔
放下醋,丟下布 上前去追鷹和兔
回頭不見布和醋 飛了鷹,跑了兔
丟了布,撒了醋 滿肚冤屈沒處訴
27/40
二、口語表達
2、流暢
不要有口頭禪。
有些人喜歡用『這個、這個』或『那個、那個』或『那…,那…』。在句字中加入太多的連接詞或語助詞,往往使句字的流暢性減低 ⊙
28/40
二、口語表達
3、響亮
話是說給別人聽的,除非是悄悄話。說話是要讓人聽得清楚,所以要響亮。
說話小聲,不但令聆聽者吃力,更表達出說話者缺乏自信的一面 ⊙
29/40
二、口語表達
4、重音
重音具有區別詞意的作用,
按句子的語法規律重讀的音(主詞、形容詞)⊙
30/40
二、口語表達
5、停頓
書面語用標點符號表示的地方要停頓。
關鍵字之前的停頓來提醒表達的訴求 ⊙
31/40
1:13 資料來源:網路糖尿病關懷大使蘇逸洪
32/40
有一個小鎮很久没有下雨了,令當地農作物損失慘重,於是牧師把大家集合起來,準備在教堂裡開一個祈求降雨的禱告會。
二、口語表達
重音 語法停頓 停頓
33/40
清晰
流暢
響亮 重音
停頓
二、口語表達
34/40
三、說服技巧
每個人都有機會做簡報、在會議中陳述意見,
為什麼有些人的意見常常會得到同事的支持?
為什麼有些業務人員業績比較好?
如何把簡報說得精采、讓別人聽進去呢?⊙
35/40
三、說服技巧
1、提出統計數字
說服別人,就需要證據,其中一種有力的證據,就是統計數字 ⊙
36/40
三、說服技巧
2、舉出親身事例
事例就是我們親身經驗的事情,這比你引述別人的經驗,更能夠贏得認同 ⊙
37/40
三、說服技巧
3、利用示範製造效果
示範就是一種表演,最容易引起注意力 ⊙
38/40
三、說服技巧
4、提出好的比喻
題材比較專業、不易說明時,比喻就是很好的方式 ⊙
39/40
三、說服技巧
5、引用專家證言
電視廣告常常請名人代言,因為名人在社會上有一定的公信力,大家也比較容易信任他們說的話 ⊙
40/40
三、說服技巧
6、秀出展示品
所謂「眼見為憑」,如果能在現場準備一些道具,有時候會對你的表達內容增添說服力 ⊙
41/40
三、說服技巧
提出統計數字 提出好的比喻
舉出親身事例
示範製造效果
引用專家證言
秀出展示品
42/40
◎ 分組討論:設計說服的說帖
三、說服技巧
43/40
參
簡報準備步驟
44/40
一、設計投影片
簡報設計的原則是K.I.S.S.。
其實準備簡報內容和寫文章是一樣的,
訂好題目後,先列出大綱,把重要的觀念和關鍵關連起來,
接下來再以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明 ⊙
45/40
一、設計投影片
簡報是輔助我們傳達訊息,真正在傳達訊息、說服觀眾的是我們,
要有我們的表達與詮釋才成功。
所以不要將投影片設計成演講腳本,一字不漏、照本宣科 ⊙
46/40
一、設計投影片
1、文字的使用
(1)第一張投影片填上客戶的名稱。
(2)善用PowerPoint簡報設計範本,□ 可以省去配色定字型的時間。
(3)大標題至少用44點以上的字,□ 如果會場很大,最好再提高 ⊙
47/40
一、設計投影片
1、文字的使用
(4)投影片的大小標題,請盡量用粗體。
(5)優先選用細明體和標楷體字型,□ 以免會場的電腦無法支援。
(6)吸引觀眾目光、溝通效果□ 較佳的注視度高字型 ⊙
48/40
一、設計投影片
這是44點的字體
這是36點的字體
這是32點的字體
這是28點的字體
這是24點的字體
這是20點的字體
中黑體
中圓體
標楷體
Arial
Tahoma
Verdana
Trbuchet
49/40
一、設計投影片
2、只列關鍵字、一頁一主題
(1)精簡的第一個準則,就是「切勿將所有文字直接貼入投影片」。
一張投影片理想字數約為90字,上限為120字。
僅需要列出重點句或關鍵字,其餘細節口頭說明即可 ⊙
50/40
一、設計投影片
這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這是另外加的30個字。這是另外加的30個字。這是另外加的30個字 ⊙
51/40
一、設計投影片
2、只列關鍵字、一頁一主題
(2)精簡的第二個準則,則是「一張投影片一個小主題」。
如果是條列式,以 6 行為宜;
如果是圖表, 1 張圖表為限,以免造成觀眾混淆 ⊙
52/40
一、設計投影片
2、只列關鍵字、一頁一主題
(3)內容層級不要超過三層
□ 進一步的細節採用單獨投影片另外說明。
(4)採用橫式、由左而右、由上而下□ 的閱讀動線規劃 ⊙
1
2
3
53/40
一、設計投影片
3、活用動畫,讓簡報更聚焦
簡報時必須謹守「投影片畫面一次只出現一個訊息」原則,
並與口語說明進行非常密切的配合,做到「無縫接軌」的境界,提高溝通效率 ⊙
54/40
一、設計投影片
3、活用動畫,讓簡報更聚焦
一般圖表動畫可以分為:
(1)文字動畫:講到哪裡、秀到哪裡(2)圖表動畫:凸顯重點和數據 (3)圖解化文字:強調資訊重點
尚未講到的內容,就不必秀出來,做到「活在當下」的最高境界!⊙
55/40
本事?
一、設計投影片
文字動畫
圖表動畫
先講第一項,
接著才介紹第二項。
58%35% 7% 圖表動畫
圖解化文字消除緊張
口語表達
優質溝通
銷售策略
說服技巧
◎ 二
56/40
二、反覆預演練習
四個面向,預演簡報內容:
1、妥善分配時間
掌握每個段落的時間長度。
◎ 三項工具,找出簡報缺點:‧ 計時器 ‧ 錄音機 ‧ 攝影機 ⊙
57/40
二、反覆預演練習
2、配合簡報內容,調整語氣聲調
由於觀眾的注意力非常短促,必須不時給聽眾適度的「刺激」。
聲音應隨著內容而有高低起伏 ⊙
58/40
二、反覆預演練習
3、練習運用肢體語言,強化專業度
每當提到重點時,應當接近聽眾、運用肢體與手勢來強化訊息。
4、眼神接觸觀眾,贏取信任
眼神接觸,是要注視觀眾,讓他們感受到簡報者的誠意,進而取得相互的信任 ⊙
59/40
二、反覆預演練習
掌握時間
抑揚頓挫
肢體語言
注視觀眾
60/40
肆
簡報表達七段秘笈
61/40
祝福
介紹
謙卑
開場
內容
問答
問候
62/40
一、問候
簡報前的基本禮儀,注意問候對象的順序。
例句:和藹可親的張經理、年輕貌美的Anita,以及在座各位帥哥、美女,大家午安、大家好!⊙
63/40
二、介紹Q
創造具有特色的自我介紹:諧音或簡短形容詞。
例句:我是「陰天會下雨」的「殷惠宇」;我是「文質彬彬」的「文彬」。
64/40
三、謙卑
對於這次的簡報機會表達感謝,增加聽眾的好感度。
例句:非常感謝張經理給我們公司這次機會,讓我能將最新的產品資訊帶給各位,希望今天的內容能夠帶給大家有所收穫!⊙
65/40
四、開場
好的開場要能夠在短時間內,掌握住聽眾的思緒,引起他們的興趣。
1、問題:
以一個與聽眾相關的問題來開場,激起聽眾的反應、提升參與感。
例句:請問在場有誰知道「燃料電池」是什麼意思呢?⊙
66/40
四、開場
2、事實陳述:
利用數據、現象等客觀事實揭開序幕,並與簡報內容連結。
例句:根據調查,新能源的市場佔比較去年同期已經增加20% ⊙
67/40
四、開場
3、回顧與前瞻:
透過「對照」來說明過去的狀況、現在的情形以及未來預期的變化。
例句:過去我們經常使用沙拉油來炒菜,但是在健康概念普及的情況下,我們有更多可選擇的油品,同樣的,在能源方面我們的選擇…⊙
68/40
四、開場
4、小故事:
小故事能夠引起觀眾的興趣,讓簡報更生動活潑。
例句:當我還是菜鳥的時候,曾經參與一個開發新產品的專案,從那個時候才接觸到「燃料電池」…⊙
69/40
四、開場
5、引言:
從報章雜誌上,引述一小段與主題有關的文章,為簡報鋪路。
例句:昨天報紙提到,貴公司的對手即將導入「燃料電池」,所以,今天的簡報內容就是針對…⊙
70/40
四、開場
6、格言:
引用符合主題的俗語或諺語開場,讓簡報顯得更自然。
例句:人們常說「未雨綢繆」,這就是我們為什麼今天就要向大家推薦這項專案、這項新設施…⊙
71/40
五、內容
說明內容時應有的態度:
1、活力說明時,要給人有充滿活力的感覺。
2、互動一定要讓聽眾有想參與的強烈欲望。
3、說服說明產品或服務必須能說服聽眾 ⊙
72/40
六、問答
1、迅速引出問題
(1)如果觀眾保持沉默「一般人聽完簡報最常問的問題是…」,「現在各位有什麼問題要我回答的?」
(2)問話的同時順便將手舉起來,□ 告訴觀眾你想要的回音 ⊙
73/40
六、問答
2、給觀眾最好的答案
(1)當有人想問問題時:
①指著那位觀眾請他提出問題;
②給他100%的注目,表達你的重視;
③提完問題之後,停頓一下, □
然後將目光轉向觀眾,重述問題 ⊙
74/40
六、問答
2、給觀眾最好的答案
(2)回答的技巧:
①將負面的問題中立化例如:為何你們的費用這麼高?→讓我說明一下價格的結構。
②移動目光接觸群眾眼睛放在觀眾,不是針對發問者 ⊙
75/40
六、問答
2、給觀眾最好的答案
(2)回答的技巧:
③回答越短越好
④不知道答案時「很抱歉!我暫時無法答覆您,能否會後與您聯繫。」⊙
76/40
七、祝福
簡報結束前的基本禮儀,簡單、貼切即可。
例句:感謝張經理以及各位同仁不吝賜教,祝福大家身體健康、公司業績長紅!⊙
77/40
肆、簡報表達七段秘笈
◎ 簡報表達練習
78/40
79/40
感謝聆聽歡迎指教[email protected]