TERHAD 1 GARIS PANDUAN PENILAIAN PRESTASI KONTRAKTOR PERKHIDMATAN BEKALAN MAKANAN BERMASAK / KEBERSIHAN BANGUNAN & KAWASAN / KAWALAN KESELAMATAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 1. TUJUAN Garis Panduan ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)/ Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan (JPWP)/ Bahagian/ Institusi Induk/ Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)/ Institusi Pendidikan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) mengenai tatacara penilaian prestasi kontraktor bagi kontrak-kontrak Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK) dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB). Garis panduan ini merupakan Prosedur Operasi Standard (Standard Operating Procedure (SOP)) yang perlu dipatuhi oleh semua JPN/ Bahagian/ Institusi Induk/ PPD/ Institusi Pendidikan di bawah KPM. 2. TAFSIRAN Bagi tujuan garis panduan ini: 2.1 “Bahagian” ertinya Bahagian Matrikulasi, Bahagian Sukan (BS). Bahagian Kokurikulum dan Kesenian (BKK) dan Bahagian yang mempunyai Pusat Tanggungjawab di bawahnya yang menguruskan kontrak-kontrak PKK, KBK dan BMB. 2.2 “Institusi Induk” ertinya Institut Aminuddin Baki (IAB) Induk dan Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) Induk. 2.3 “Institusi Pendidikan” ertinya Kolej Matrikulasi, Sekolah Sukan Malaysia, Sekolah Seni Malaysia, Institut Aminuddin Baki (IAB) Cawangan dan Institut Pendidikan Guru (Kampus).
17
Embed
2016.03.07 Garis Panduan Penilaian Prestasi Kontraktor .pdf
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
TERHAD
1
GARIS PANDUAN PENILAIAN PRESTASI KONTRAKTOR PERKHIDMATAN
BEKALAN MAKANAN BERMASAK / KEBERSIHAN BANGUNAN & KAWASAN /
KAWALAN KESELAMATAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
1. TUJUAN
Garis Panduan ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua Jabatan
Pendidikan Negeri (JPN)/ Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan (JPWP)/
Bahagian/ Institusi Induk/ Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)/ Institusi
Pendidikan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) mengenai
tatacara penilaian prestasi kontraktor bagi kontrak-kontrak Perkhidmatan
Kawalan Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK) dan
Bekalan Makanan Bermasak (BMB). Garis panduan ini merupakan Prosedur
Operasi Standard (Standard Operating Procedure (SOP)) yang perlu dipatuhi
oleh semua JPN/ Bahagian/ Institusi Induk/ PPD/ Institusi Pendidikan di
bawah KPM.
2. TAFSIRAN
Bagi tujuan garis panduan ini:
2.1 “Bahagian” ertinya Bahagian Matrikulasi, Bahagian Sukan (BS).
Bahagian Kokurikulum dan Kesenian (BKK) dan Bahagian yang
mempunyai Pusat Tanggungjawab di bawahnya yang menguruskan
4.3.3 Bagi kontrak Perkhidmatan Kawalan Keselamatan dan
Perkhidmatan Kebersihan Bangunan Kawasan yang
dilaksanakan mengikut zon, PPD/ Institusi Induk hendaklah
mendapatkan markah prestasi daripada setiap Institusi
Pendidikan dan mengira markah purata bagi setiap zon/
kontraktor.
4.3.4 PPD boleh meminta Institusi Pendidikan mengemukakan
Borang Prestasi Bulanan untuk dikepilkan bersama Borang
Pengesahan Kerja yang digunakan untuk tujuan pembayaran
bagi mendapatkan markah purata bagi setiap zon/ kontraktor.
4.4 Panduan Laporan Rumusan Prestasi Kontraktor bagi peringkat JPN/
Bahagian/ Institusi Induk
4.4.1 Laporan yang digunakan bagi peringkat JPN/ Bahagian/ Institusi
Induk adalah berdasarkan bilangan kontraktor yang mendapat
status prestasi Lemah, Tidak Memuaskan, Sederhana, Baik
ataupun Cemerlang mengikut PPD sepertimana skala yang
dinyatakan dalam Lampiran 1.3.
4.4.2 Laporan yang digunakan JPN/ Bahagian/ Institusi Induk
hendaklah menggunakan format seperti dalam Lampiran 1.4.
4.4.3 Ketua Jabatan/ Timbalan Ketua Jabatan JPN/ Bahagian/
Institusi Induk hendaklah mengambil tindakan pemantauan yang
rapi terhadap setiap kontraktor yang berprestasi Lemah, Tidak
Memuaskan dan Sederhana termasuklah mengambil tindakan
penamatan kontrak atau sebagainya berpandukan Buku
Panduan Pengurusan Kontrak Tahun 2015.
TERHAD
8
4.5 Panduan Laporan Rumusan Prestasi Kontraktor bagi peringkat KPM
4.5.1 Laporan yang digunakan bagi peringkat JPN adalah
berdasarkan bilangan kontraktor yang mendapat status prestasi
Lemah, Tidak Memuaskan, Sederhana, Baik ataupun
Cemerlang mengikut JPN/ Bahagian/ Institusi Induk.
4.5.2 Urus Setia pemantauan prestasi di KPM hendaklah
menggunakan format seperti dalam Lampiran 1.5.
4.6 Mesyuarat Laporan Prestasi Kontraktor Perkhidmatan KPM
4.6.1 Mesyuarat Laporan Prestasi Kontraktor Perkhidmatan KPM
hendaklah dilaksanakan sebanyak dua (2) kali setahun
mengikut peringkat berikut:
Bil. Peringkat/ Urusetia
Mesyuarat Ahli
1. PPD/ Institusi
Induk
i. Wakil Institusi Pendidikan yang mempunyai kontraktor yang berprestasi Lemah dan Tidak Memuaskan sepertimana skala yang ditetapkan dalam Lampiran 1.3.
ii. Wakil kontraktor yang berprestasi Lemah dan Tidak Memuaskan dan berjawatan Pengurus dan ke atas.
2. JPN/ Bahagian/ Institusi Induk
i. Wakil PPD/ Institusi Pendidikan.
ii. Wakil kontraktor yang berprestasi Lemah dan Tidak Memuaskan dan berjawatan Pengurus dan ke atas.
3.
Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset, KPM
Semua JPN/ Bahagian/ Institusi Induk
TERHAD
9
5. PEMAKAIAN
Garis panduan ini hendaklah dibaca bersama-sama Perjanjian PKK, KBK dan
BMB yang dimeterai untuk premis berkenaan dan Buku Panduan Pengurusan
Kontrak Tahun 2015. Garis Panduan Penilaian Prestasi Kontraktor
Perkhidmatan (Bekalan Makanan Bermasak/ Kebersihan Bangunan &
Kawasan/ Kawalan Keselamatan) Kementerian Pendidikan Malaysia yang
dikeluarkan melalui surat bertarikh 8 Januari 2013 adalah dibatalkan.
6. TARIKH KUAT KUASA
Garis panduan ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ditandatangani. Semua
Ketua Jabatan JPN/ Bahagian/ Institusi Induk hendaklah memaklumkan dan
mengedarkan kepada PPD/ Institusi Pendidikan di bawah seliaan masing-
masing untuk mula menggunapakai Garis Panduan ini mengikut tarikh
kuatkuasa yang ditetapkan. Garis Panduan ini boleh dimuat turun melalui
laman sesawang KPM di http://www.moe.gov.my.
Sekian, terima kasih.
“SEHATI SEJIWA”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
TAN SRI DR. MADINAH MOHAMAD Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia Tarikh:
Lampiran 1.1
Institusi i. Sekolah mengisi Borang Prestasi Bulanan dengan menggunakan format
Pendidikan seperti di Lampiran 1.2
ii. Mengisi Borang Prestasi Bulanan pada setiap 28 haribulan pada bulan
perkhidmatan telah dilaksanakan atau pada tarikh berikutnya sekiranya
28 haribulan tersebut jatuh pada cuti am, cuti umum atau cuti perayaan.
iii. Borang Prestasi Bulanan hendaklah dikemukakan secara bersekali dengan
Borang Pengesahan Kerja yang digunakan untuk tujuan pembayaran.
PPD/ Bahagian/ i. PPD menerima Borang Prestasi Bulanan dan merekodkannya bersama
Institusi Induk prestasi perkhidmatan Institusi Pendidikan yang lain dalam zon yang sama
ii. PPD merekodkan markah prestasi purata dengan menggunakan format
seperti di Lampiran 1.3
JPN i. JPN menerima laporan prestasi daripada PPD dengan menggunakan
format seperti di Lampiran 1.4
KPM i. KPM menerima rumusan laporan prestasi daripada JPN/ Bahagian/ Institusi
Induk dengan menggunakan format seperti di Lampiran 1.5 pada setiap
28 haribulan (pada bulan berikutnya perkhidmatan telah dilaksanakan) atau
pada tarikh berikutnya sekiranya 28 haribulan tersebut jatuh pada cuti am,
cuti umum atau cuti perayaan
CARTA ALIR GARIS PANDUAN PENILAIAN PRESTASI KONTRAKTOR PERKHIDMATAN BEKALAN MAKANAN BERMASAK / KEBERSIHAN
BANGUNAN & KAWASAN / KAWALAN KESELAMATAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Mula
Lampiran 1.2
KOD DAN NAMA SEKOLAH/ INSTITUSI :
NAMA KONTRAKTOR :
TEMPOH KONTRAK :
BULAN & TAHUN :
1 Kes Salahlaku pekerja:
1. Ada Sila lampirkan dokumen sokongan
3.2 Cadangan Pihak Sekolah :
4. 2.1 Perkhidmatan Diteruskan
6.(Ulasan)
7.
10.
11.
12. Pematuhan Syarat pemilihan pekerja
F. TAHAP RESPONSIF KONTRAKTOR (RESPONSIVENESS)
Nota: Ulasan hendalah selari dengan markah prestasi
yang diberikan
%
Skala markah berdasarkan takrifan yang dinyatakan dalam Lampiran 1.6:
1 : Lemah 2 : Tidak Memuaskan 3 : Sederhana 4 : Baik 5 : Cemerlang
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
Nama Nama
KPT/PEK/ Guru Penolong Kanan Ketua Jabatan
Tarikh: Tarikh:
13.
LAPORAN PRESTASI BULANANPERKHIDMATAN KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN
Bil Perkara DinilaiMarkah
Penilaian
Catatan : Seksyen 18, akta SPRM: "Seseorang melakukan kesalahan jika dia memberi seseorang agen, atau sebagai seorang agen dia menggunakan, dengan niat hendak
memperdayakan prinsipalnya, apa-apa resit, akaun atau dokumen lain yang berkenaan dengan prinsipalnya itu mempunyai kepentingan, dan yang dia mempunyai sebab untuk
mempercayai mengandungi apa-apa pernyataan yang palsu atau silap atau tidak lengkap tentang apa-apa pernyataan yang palsu atau tidak lengkap tentang apa-apa butir
matan, dan yang dimaksudkan untuk mengelirukan prinsipalnya."
Tandas dan Bilik air
Bangunan/ Kawasan Sekolah/Asrama/ Kawasan
Sekolah/Asrama Keseluruhan
Kawasan sepanjang pagar, tebing parit, balapan,
kolam “titipan air” dan longkang /parit
Kualiti menepati seperti dinyatakan dalam perjanjian
8.Kuantiti mencukupi seperti dinyatakan dalam
perjanjian
5.
2.
9.
14.
15.Tindakan penambahbaikan terhadap aduan mengikut
tempoh ditetapkan
Maklumbalas/ tindakan kontraktor terhadap
teguran/laporan
JUMLAH KESELURUHAN
PERATUS =
(JUMLAH KESELURUHAN/75)*100
CatatanUlasan
Maklum balas terhadap teguran yang diberikan
Kehadiran Pekerja
Ketepatan masa bertugas
Penyiraman / Pembajaan
Mencantas / Menggembur
Pemotongan di kawasan berumput
A. KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN
B. TANAMAN POKOK/POKOK BUNGA
C. BAHAN / PERALATAN
D. PENGURUSAN PEKERJA
Pelupusan sampah
Tiada
Perkhidmatan Ditamatkan2.2
Lampiran 1.2
KOD DAN NAMA SEKOLAH/ INSTITUSI :
NAMA KONTRAKTOR :
TEMPOH KONTRAK :
BULAN & TAHUN :
A. KEHADIRAN 1. Kes Kehilangan Aset Kerajaan:
Ada Sila lampirkan dokumen sokongan
Tiada
2.
2. Kes Salahlaku Oleh Pengawal :
B. KAWALAN KELUAR/ MASUK ORANG AWAM Ada Sila lampirkan dokumen sokongan
3.Tiada
4.3. Kes Pencerobohan/ Polis:
5.Ada Sila lampirkan dokumen sokongan
C. KAWALAN/ RONDAAN Tiada
6.4. Cadangan Pihak Sekolah :
7.4.1 Perkhidmatan Diteruskan
8.4.2 Perkhidmatan Ditamatkan
D. BAHAN/ PERALATAN (Ulasan)
E. PENGURUSAN
11.
12.
14.
F. TAHAP RESPONSIF KONTRAKTOR (RESPONSIVENESS)
Nota: Ulasan hendalah selari dengan
markah prestasi yang diberikan
%
Skala markah berdasarkan takrifan yang dinyatakan dalam Lampiran 1.6:
1 : Lemah 2 : Tidak Memuaskan 3 : Sederhana 4 : Baik 5 : Cemerlang
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
Nama Nama
KPT/PEK/ Guru Penolong Kanan Ketua Jabatan
Tarikh: Tarikh:
10.
9.
1.
Kualiti menepati seperti dinyatakan
dalam perjanjian
Kuantiti mencukupi seperti dinyatakan
dalam perjanjian
Rondaan mengikut jadual
BORANG PRESTASI BULANANPERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN
Bil Perkara DinilaiMarkah
Penilaian Ulasan Catatan
PERATUS =
(JUMLAH KESELURUHAN/80)*100
Catatan : Seksyen 18, akta SPRM: "Seseorang melakukan kesalahan jika dia memberi seseorang agen, atau sebagai seorang agen dia menggunakan, dengan niat
hendak memperdayakan prinsipalnya, apa-apa resit, akaun atau dokumen lain yang berkenaan dengan prinsipalnya itu mempunyai kepentingan, dan yang dia
mempunyai sebab untuk mempercayai mengandungi apa-apa pernyataan yang palsu atau silap atau tidak lengkap tentang apa-apa pernyataan yang palsu atau
tidak lengkap tentang apa-apa butir matan, dan yang dimaksudkan untuk mengelirukan prinsipalnya."
Maklumbalas/ tindakan kontraktor
terhadap teguran/laporan
Tindakan penambahbaikan terhadap
aduan mengikut tempoh ditetapkan
Maklum balas terhadap teguran yang
diberikan15.
16.
13.
Disiplin
Kebersihan dan kekemasan diri & pondok
pengawal keselamatan
Pematuhan masa bertugas
Buku Log Masuk
Pas Pelawat
Kawalan Pagar/Palang Masuk
JUMLAH KESELURUHAN
Kawalan trafik di dalam kawasan premis
Jumlah pekerja yang dibekalkan seperti
dalam dokumen perjanjian
Kerjasama/ hubungan (syarikat-
pengguna)
Rondaan kawasan dan bangunan
Lampiran 1.2
KOD DAN NAMA SEKOLAH / INSTITUSI :
NAMA KONTRAKTOR :
TEMPOH KONTRAK :
BULAN & TAHUN :
A. PENERIMAAN BAHAN MENTAH 1. Sajian lewat kali 1. Jumlah Notis Amaran* : kali
1. Kualiti bahan mentah basah
2. Sukatan / Saiz / Timbangan 2. Bekalan tidak dibuat langsung kali 2. Jumlah Denda dikenakan : kali
3. Kualiti bahan mentah kering
B. SAJIAN 3. Bekalan tidak ikut Borang Pesanan kali : RM
4. Kualiti sajian
5. Ketepatan masa sajian 4. Bekalan rendah mutu ( Bahan Mentah) kali 3. Pelanggaran Syarat Kontrak* : kali
6. Menepati menu
C. PENGURUSAN PEKERJA 5. Bekalan tidak cukup timbangan/ sukatan/ unit kali 4. Kes Keracunan* : kali
7. Kerjasama/Hubungan
8. Khidmat layanan 6. Sajian ditolak kerana rosak dan sebagainya kali 5. Cadangan Pihak Sekolah:
9. Kebersihan diri 5.1 Perkhidmatan Diteruskan
10. Etika Pemakaian Pengendalian Makanan 7. Kegagalan 5.2 Perkhidmatan Ditamatkan
D. PENGURUSAN PREMIS a. Mengganti bekalan yang ditolak kali (ulasan)
11. Peralatan b. Mencukupkan bekalan yang terkurang kali
12. Keseluruhan dapur c. Pematuhan menu kali
13. Dewan Makan
14. Stor bahan kering
15. Penyimpanan bahan pencuci/racun serangga
16. Longkang/Tong sampah/ sisa makanan
E. TAHAP RESPONSIF KONTRAKTOR (RESPONSIVENESS)
Nota: Ulasan hendalah selari dengan
markah prestasi yang diberikan
%
Skala markah berdasarkan takrifan yang dinyatakan dalam Lampiran 1.6:
1 : Lemah 2 : Tidak Memuaskan 3 :
Sederhana 4 : Baik 5 : Cemerlang
Ulasan Ketua Jabatan/Pengetua/Guru Besar:
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
Nama Nama
Penyelia Asrama Pengetua/Guru Besar
Tarikh: Tarikh:
PERATUS =
(JUMLAH KESELURUHAN/90)*100
JUMLAH KESELURUHAN
17. Maklum balas terhadap teguran yang diberikan
18.Tindakan penambahbaikan terhadap aduan
mengikut tempoh ditetapkan
LAPORAN PRESTASI BULANANPERKHIDMATAN BEKALAN MAKANAN BERMASAK
LAPORAN PENILAIAN SETENGAH TAHUN PRESTASI KONTRAKTOR ……. BAGI BULAN DISEMBER HINGGA MEI / JUN HINGGA NOVEMBER TAHUN …….
Jumlah
Bilangan Syarikat
Bil. NegeriJumlah
Syarikat
LAMPIRAN 1.6
Skor Pemarkahan
Skor Ciri Skor Gred Skor
1
Tidak menepati spesifikasi perkhidmatan dan tiada komitmen untuk mengambil langkah penambahbaikan terhadap kesalahan yang dilakukan.
Kontraktor tidak bersikap responsif terhadap aduan yang dikemukakan.
Lemah
2
Kerapkali berlaku penyimpangan terhadap spesifikasi perkhidmatan dan kurang mengambil komitmen serta langkah pembetulan dan penambahbaikan terhadap kesalahan yang dilakukan.
Kontraktor kurang bersikap responsif terhadap aduan yang dikemukakan.
Tidak memuaskan
3
Terdapat sedikit penyimpangan dan ianya tidak menjejaskan kualiti perkhidmatan seperti yang dikehendaki di dalam syarat/ terma kontrak. Selain itu, ada komitmen untuk melaksanakan langkah pembetulan dan penambahbaikan terhadap kesalahan yang dilakukan.
Kontraktor bersikap responsif terhadap aduan yang dikemukakan.
Sederhana
4
Tahap perkhidmatan yang diberikan adalah sentiasa menepati spesifikasi yang telah ditetapkan dalam syarat/ terma kontrak. Sentiasa memberikan kualiti perkhidmatan yang baik.
Kontraktor sentiasa bersikap responsif terhadap aduan yang dikemukakan.
Baik
5
Tahap perkhidmatan yang diberikan sentiasa menepati spesifikasi perkhidmatan yang telah ditetapkan dalam syarat/ terma kontrak dan kerapkali melangkaui ekspektasi pelanggan. Proaktif dan komited melaksanakan perkhidmatan dengan cemerlang.
Kontraktor tidak pernah gagal mengambil tindakan serta merta terhadap sebarang aduan.