2012 Member Orientation FINAL MNP DIST [Read-Only]

Presentation provided to new member nonprofits:

July 17, 2012 – Crossway Community, Kensington, MDJuly 19, 2012 – Jewish Community Center of Northern Virginia, Fairfax, VAJuly 25, 2012 – Calvary Baptist Church, Washington DC

1

2

Welcome and Overview of the days activities.

Our goal today is for you to leave here with a better understanding of United Way NCA and what your membership can do for you, along with the tools and ideas you need to make the 2012 campaign year the most successful one yet.  Along the way, we hope you’ll also have the chance to meet and talk with colleagues from United Way and from other local nonprofits working hard to advance the common good in our communities.

3

4

No matter where you’ve lived, you probably have some familiarity with United Way.  There are nearly 1800 separate United Ways across the country and around the world.  Each one is an independent organization, some have member or partner agencies, others do not.  Each has its own board of directors and governance structure, along with its own focus and goals to meet the needs of its geography and community. All of these separate organizations are tied together by United Way Worldwide, which serves as a support and membership organization for local United Ways. 

United Way of the National Capital Area helps people in the District of Columbia, Northern Virginia, and Prince George's and Montgomery Counties improve their lives and their futures by bringing together businesses, individuals, government agencies and services organizations who want to help those most in need.  Our mission is to mobilize individuals and organizations in the National Capital Area to improve education, financial stability, and health, which are considered to be the building blocks of a good quality of life. When a nonprofit partners with us, they can take advantage of United Way's consolidated fundraising efforts with access to over 100,000 potential donors.

5

Focused on the fundamental impact areas of Education, Financial Stability, Health, and Basic Needs, United Way NCA supports community initiatives and nonprofit organizations that help people from all walks of life. Our Community Impact department is responsible for managing the programs that serve these initiatives. 

We look for opportunities to collaborate with our member nonprofits around these focus areas to accelerate change and increase impact in the community. 

We understand that not all United Way NCA member nonprofit programming falls neatly into one of these categories.  Just as important as our focus on creating impact in these areas is our ability to provide donors with a choice of organizations and issues that are important to them.

6

EducationWe are deeply involved in community efforts that support students academically, socially and emotionally — from cradle to career by supporting effective programs that prepare children for school, keep students on track academically, give struggling students extra help, and prepare all young people to transition to meaningful work.  We convene community stakeholders to develop comprehensive solutions to systemic problems like youth under‐ and unemployment, low literacy rates and the need for additional high‐quality afterschool and summer programs for at‐risk students. We engage our corporate partners with a range of volunteer opportunities to support community‐based organizations that have a real impact on student academic achievement. We promote our Reader, Tutor & Mentor Initiative and use our database of local volunteer opportunities to provide students with caring adults who provide academic, as well as social and emotional support. 

Financial StabilityEITC: Anyone eligible for the Earned Income Tax Credit is provided an opportunity for free tax assistance and filing at our Volunteer Income Tax Assistance sites – better known as VITA sites.  

Health The health impact area encompasses several programs.  First is the Fun Fly Fit signature program, which is structured to provide a series of exercise programs and nutritional information geared specifically to young children at the elementary school level. The Fun Fly Fit program can be offered to you ‐ our members, schools, recreation centers, churches and other sites.  Physical activity is the central component of the program.  The program has developed a trainer’s component to allow our members and others to continue providing Fun Fly Fit over an entire year – even to allow the program to become available on a longer, consistent basis. Thanks to the generous support of Kaiser‐Permanente, there is now an official Fun Fly Fit webpage.  The new website is packed with exciting info and tips –be sure to check it out.  During the past year we also offered a series of Health Screenings that support your various constituencies.  Collaborations with United Way NCA member nonprofits have allowed us to offer not only on the spot health information for participants, but we have also been able to connect those in need with ongoing health services and support.

The upcoming year will include a series of Community Conversations.  United Way NCA will convene with stakeholders in the region to discuss ways to support good health across the community.

Way to P.E.A.C.E will help to reduce, intervene and prevent youth violence through education at the middle school level. The initiative will identify existing gaps in services and foster collaboration and cooperation among partner agencies and stakeholders, implementing and measuring best practices and providers in faith‐based, in‐school and after school programs while expanding its reach to impact more children in schools and communities. The PEACE it Together toolkit is available for agencies. 

Basic Needs ‐ 2‐1‐1 Underlying all three impact areas is basic needs.As part of our Basic Needs initiative, we administer a Federal grant to operate a metro 211 website.  This website contains vast listings of social services across the national capital region to assist individuals in personal emergency situations and especially during any disasters, which hopefully will not affect our area. We encourage each of you that provide basic need services to be part of the metro 211 webpage. It’s very easy – just go to www.211metrodc.org and sign‐up your organization.   The database is for the national capital region which includes – Central Maryland, Northern Virginia and the District of Columbia. 

7

United Way NCA has made the shift to a “community impact” model, championed by United Way Worldwide and already a proven success in dozens of local United Ways through the U.S.  This model focuses on identifying and meeting the most compelling community needs through targeted investments and collaborative solutions to address specific problems.

After a six‐month strategic planning phase, we have identified workforce readiness as our top priority for this region.  Our target populations include veterans and disadvantaged youth (16 to 24 years of age); two groups that, with the right support, have incredible potential for personal success and for energizing our community as a whole.

The Workforce Readiness Initiative will be a collective impact initiative, combining and aligning expertise, resources and capacities from individuals and organizations across many sectors of our community; including our nonprofit members.

8

It’s working together collectively that we have the greatest impact.  Just look at the variety of needs our members addressed together during 2011.  And this is just a sample.

Whether it is working together to create impact and change, or working together to raise funds and awareness, our member nonprofits are a very important part of United Way of the National Capital Area.  We rely on your partnership, expertise and dedication to our community.

9

As a member nonprofit of United Way of the National Capital Area, your organization is part of a diverse network of local nonprofit partners, working together to advance the common good of our community, and providing service to local citizens of the metropolitan Washington DC area.

Completing the annual membership eligibility process shows that your organization continues to meet United Way NCA’s criteria and communicates to us and to the giving public that your organization meets a certain standard of financial stewardship and programming.

Nonprofit membership means you are a trusted community partner who has chosen to align with United Way NCA for workplace giving, and that your organization has a local presence, with local programs and services, serving local people.

Just in workplace giving, United Way NCA member nonprofits benefit from United Way’s nearly 40 years of workplace fundraising expertise.  Not only do we ensure that your organization is represented in successful local workplace campaigns, but we coordinate event opportunities, we aggregate funds from these campaigns to disburse to you in convenient, regular payments, and we complete, file and monitor many public sector campaign applications on behalf of your organization.  Participating as a group of local nonprofits opens doors to many opportunities that are not available to individual organizations.

Your membership also opens up opportunities to network, to learn together and to work together to advance the common good.   We’re going to talk in more detail about these benefits and opportunities and answer some basic questions you may have about membership in United Way NCA.

10

When we talk about workplace giving, we are talking about fundraising campaigns held within a workplace, where employees are given the opportunity to contribute to the nonprofits or the causes most important to them.

Employers offer workplace giving options as a benefit to their employees and also find it a way to give back and show support for their community.  Workplace giving is a convenient way for employees to give – they can either give a one‐time gift by check or credit card, or they can opt to have their gift deducted from their paycheck over the course of a year.  Employees are also able to learn about many different options for giving at charity fairs or other events at their workplace.

Payroll deduction donors are important because donors can give over a 12 month period versus just giving you a one time gift.  Payroll deduction gifts on average are larger than one time donations.

It is important to understand that the funds United Way NCA members receive are those that are directly designated by workplace donors.  Donors can elect to have their donation go to a charity they choose, or they can contribute to a United Way NCA Community Impact Fund.  Community Impact funds are then granted to member nonprofit programs that advance identified goals and initiatives.  More on Community Impact grants later in the program.

11

Types of campaigns

CFC ‐ The Combined Federal Campaign (CFC) is world’s largest workplace campaign where Federal government employees can donate to their favorite causes.  CFC campaigns are particularly important in the Washington area because of the large number of federal employees.  United Way NCA completes the annual application for your organization to participate in four campaigns of the CFC – CFC of the National Capital Area (Washington DC), Chesapeake Bay Area CFC (Baltimore area), St. Mary’s County CFC (Maryland), and Potomac CFC (north/central VA).  We have very specific regulations and timeline to follow regarding the CFC so that is why we must count on your immediate action steps during our eligibility period each fall. We also assist our members in getting before Federal employees and that will be covered in our Boot Camp presentations. 

State (CVC) ‐We also apply on behalf of our members to the Commonwealth of Virginia Campaign.  This is the workplace campaign among Virginia state employees. Requirements for the CVC are such that not all United Way NCA members qualify to participate.  Organizations must receive $250 in designations the first year to participate again, and $750 in donor designations to continue in subsequent years.  In addition, organizations must be serving residents of Virginia and must maintain an overhead ratio of 25% or below. 

Municipal ‐ United Way NCA manages and participates in the various county employee municipal campaigns. You are represented in each county area, and in the DC One Fund for the District of Columbia.

Private sector ‐ United Way NCA members are represented in campaigns with 800 workplace partners in more than 2500 corporate workplaces around the Washington metropolitan region each year.  Our resource development staff work hard to make new connections in the community and secure more opportunities to represent your organization and your work to additional donors.  You’ll be hearing more about these campaigns in the boot‐camp presentation later this afternoon.

12

A question we hear from many new members is – “when will we see results from our membership and how do we receive the funds?”

Workplace campaign cycleYour membership with United Way NCA has just begun.  Your first opportunity to raise funds through United Way will be the fall 2012 workplace campaigns.  This fall, donors in all types of workplaces will be given the opportunity to give one‐time immediate gifts to your organization (usually via check or credit card) or to pledge to have funds deducted from their pay over the course of the 2013 calendar year.For the many that choose payroll deduction, the funds do not start to come to United Way until January 2013 and often they are paid quarterly, so it may be April 2013 before the first payroll gifts are received for your organization.

Payout scheduleThe payout schedule for the 2013 campaign is now available and is included in your packet.  If any gifts are made to your organization by check or credit card will likely come to you in March.  Many organizations will not see their first payment from the 2012 campaign until this time next year –July 2013.  The last funds from the 2012 campaign will be paid out almost a year later, in 2014.

Fund transferFunds will be sent to you by EFT or Electronic Funds Transfer.  You will be asked to provide banking information in order for our finance team to directly deposit the funds into your organization’s account.  At the time the funds are deposited, you will also receive an email notifying of the transfer.  Unless you tell us differently, emails will be sent to the person you list as the primary representative for your organization.Please be aware that the administrative processing fee will be deducted before the funds are passed on to your organization.  For the 2012‐13 year, the administrative fee is 9% for traditional campaigns and 8% for electronic campaigns.  The fee for non‐members is 15%.

13

This person will also have access to a secure web site where your organization can obtain back‐up for every Electronic Funds Transfer, and a variety of other reports showing the pledges and payments made to your organization for each campaign year.  Access to this member portal will be granted just before you begin to receive payments from United Way NCA.

Can always email your questions to [email protected] or call 703‐549‐4448 – if we are unable to answer your questions we can help to get an answer for you.

14

Another question you may have is, “How can I find out the names and addresses of donors to my organization so I can properly thank them?”  The answer is different for CFC and non‐CFC donors.

CFC and CVCYou will recall, the Combined Federal Campaign or CFC is the workplace campaign among federal employees and the CVC is for state employees of Virginia.  Donors to these campaigns can choose to release full, partial or no information.  Some may choose to tell you their name, contact information and the amount of their donation, others a name and email address or a name only.  Many choose to remain anonymous.  We can provide only what the donor has chose to release.  This information is sent to your organization via US mail.  It is generally available in May or June each year for the previous fall’s campaign.Workplace donors, particularly those giving via payroll deduction, are able to document their donations for IRS purposes using their paystub and pledge card.  However, it is still important to thank these donors for their PLEDGE to your organization.  The information provided by CFC and CVC donors should not be added to any solicitation mailing lists.  

Non‐CFCInformation released by all other donors will be accessed through the member portal.  We strongly encourage you to thank these donors, and where possible, make mention that the gift was made through a United Way NCA campaign.  

15

Hopefully you now have some background about workplace giving fundraising.  There are additional benefits and opportunities that are open to you as a United Way NCA member nonprofit.  

16

In order to apply for Community Impact grant funding now, you must have been a member nonprofit during the 2011‐12 campaign season.  If you applied for the first time to be a member last November, you are not yet eligible.

The funding for Community Impact grants comes from donor designations to regional or issue specific funds during the campaign year.  You can help to increase the amount of grant funding available by encouraging interested donors to support United Way’s Community Impact funds.

Grants will be given to  programs making an impact in education, health or financial stability. 

Please visit our web site (http://www.unitedwaynca.org/pages/members‐grants) for more information about the current grants process and timeline.

17

Days of Caring:

United Way's Day of Caring is a special service project that builds partnerships between United Way, member nonprofits, community volunteers, and employees from area workplaces. Your organization has the opportunity to design a hands‐on service project for corporate volunteers.  By participating, these volunteers gain a deeper understanding of our region's social service community and the work that your organization does every day of the year. 

Learning Opportunities

United Way NCA offers a number of learning opportunities throughout the year.  Some of these are specific to United Way NCA and your membership  (like these orientation and boot‐camp sessions), others are designed to offer information on broader topics of interest to our members.  This year, we hope to help you plan ahead by laying out the general schedule of these opportunities in advance.  Your packet includes a flier with the general information on upcoming opportunities.  

18

Speakers Bureau and Tours:

One of the benefits of membership in United Way is the opportunity to promote your mission and good work by participating in our Speakers Bureau and Agency Tour program.

Through these programs, you have a unique opportunity to tell your story at workplace campaign events, or invite our participating organizations to witness first‐hand how you advance the common good in the greater Washington area.  We will talk much more about these later this afternoon as part of the campaign boot‐camp presentation.

If your organization contracts with a third‐party provider to handle online donations, instead consider linking to a customized donation page for your organization through United Way NCA.  Speak with Dominic Cosmano in our marketing and communications department for more information ([email protected]).

Last year, United Way NCA also supported our members and offered opportunities with a variety of community initiatives: the Shoebox Project, Give 2 the Max, the Target Christmas Tree program, the Washington Business Journal Book of Lists Event and many others.  Watch our communications for opportunities to partner or to benefit from your membership.

19

This past year United  Way NCA  established an easy way for you to recruit volunteers. Working with VolunteerMatch, we created an Exclusive United Way NCA volunteer page to promote volunteering with United Way NCA member nonprofits. The best part is that any member organization that already has a VolunteerMatch account, your opportunities are automatically pulled into our Volunteer page.

20

By activating your VolunteerMatch account you get double exposure as your opportunities will appear on the United Way NCA page, as well as the public VolunteerMatch site –the top web search result for Volunteering.  This resources is also a great place to promote group volunteer opportunities. 

21

Check the members section of the website for more information. Returning members were sent their log‐in credentials back in March. If you can't remember your password and need assistance, you can click the link from our website to reset your password or connect to a member service specialist.New Members, stay tuned for a communication in the near future with information on how to create your account.

22

We are looking for member organizations who want to be active partners with us.  Organizations have the ability and capacity to actively promote their organization and its work; who will respond and work together to achieve greater impact in the community.We work to provide the opportunities, but we can’t do it alone, we need our members to take an active role in fundraising and other types of opportunities.Here are a few of the ways you can actively participate (more detail to come on these in the campaign boot‐camp segment):

•Sign up for opportunities to get in front of potential donors at campaign events and charity fairs.  Speak to our corporate partners about your work in a non‐fundraising context.

•Provide volunteer opportunities by opening your doors to corporate partners and volunteer groups.•Share success stories of how your organization helped change lives, thus letting potential donors how their dollars can help 

sustain your programs•Connect with us on social media•Use our web site as a resource to find answers to your questions, and watch for email communications from us.  Stay 

subscribed to our member e‐bulletins, and encourage others in your organization to sign up too.•Thank Your Donors!

Use the Proud Member Logo Using the “proud member of United Way” logo is a requirement of membership.

Let your donors, clients and others know that you are a member of United Way of the National Capital Area and how to designate your organization in their workplace campaign.  Make sure your good work is associated with our network of local nonprofits, and take advantage of the brand recognition and “seal of approval” that comes with meeting the standards of United Way NCA membership.

Run internal campaign  As a member nonprofit, you are asked to run an internal workplace giving campaign to provide your employees with an opportunity to donate to your organization or other causes or organizations that are important to them. Individual participation is always voluntary.

Implementing a campaign within your organization gives you insight into workplace giving and helps you to be a more effective participant in the workplace campaigns of other organizations.  It is more effective to ask others to give through their workplace if your organization has done it also – a sort of “walk the walk.”  A workplace campaign can include volunteers, board members, and other stakeholders in addition to or instead of employees if your organization does not have employees.

Our Resource Development staff is here to assist you with the necessary tools, ideas and experience to help you.  A member of the resource development team will be reaching out to you during the year to discuss your internal campaign.  There is no need to wait, however – the contact list in your packet gives you information to get in touch with our Resource Development staff, or you can always email us at [email protected].

Annual application processMember nonprofits must reapply annually to continue their membership with United Way NCA for the following campaign year.  Even though your membership just started July 1st, you must plan to reapply this November.

Application process takes place online and the required information and documentation must be submitted in order to continue membership after June 30, 2013.United Way NCA annual membership renewal coincides with CFC deadlines.

23

Eligibility application process:  online, about 4 weeks in November / December.

We will provide login credentials and detailed dates and instructions in September / October, along with workshop and training opportunities.

Recently announced changes to membership criteria for 2013‐14 membership year.  Specifics on those changes are available on our web site: http://www.unitedwaynca.org/pages/applying‐for‐membership. 

We are also offering a Workshop on preparing for and completing the IRS Form 990 on August 8th at the Martin Luther King Jr. Public Library in DC.  To register: http://www.unitedwaynca.org/page/s/990‐workshop.

24

In your packet you have a list of important contacts at United Way NCA and also a list of resources that are available on the United Way NCA web site.  

Of course you are always able to reach us at this phone number or email address and we will put you in touch with the person who can best help you.

25

We are happy to take general questions you may have.

If you have more specific questions, United Way NCA staff will be available during the break between sessions, or feel free to call or email us.

26