2. Audit Internal Rahmah

AUDIT INTERNAL

Pengertian audit

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan

signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui

interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan

penilaian yang berujung pada penarikan

kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan

terdokumentasi yang berorientasi pada azas

penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:

Memberdayakan sistem mutuMengamankan kebijakan mutu

Auditor internal

Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan

Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap tidak berbobot

Jenis audit

1. Audit Internal2. Audit Eksternal

AUDIT INTERNAL dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor

internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri.

Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan.

Disebut audit pihak pertama

AUDIT EKSTERNAL

dilakukan oleh pihak di luar organisasi

dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS)

dan audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas)

10 Esensi dari audit

1. Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang diaudit)

2. Adalah kegiatan sistematis : direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien

3. Dilakukan dengan azas manfaat4. Dilakukan secara objektif5. Berpijak pada fakta dan kebenaran

6. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis

7. Bermuara pada pengambilan keputusan8. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria

tertentu9. Merupakan kegiatan berulang10.Menghasilkan laporan

Tujuan audit

Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi

Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan

Dasar penetapan tujuan audit internal

1. Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi

2. Rencana pengembangan pelayanan3. Persyaratan suatu sistem manajemen

yang digunakan sebagai acuan4. Persyaratan regulasi atau persyaratan

kontrak5. Evaluasi terhadap rekanan6. Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

Aktifitas audit

1. Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)2. Menilai (mengevaluasi dan mengukur)3. Merekomendasi (memberikan

saran/masukan)

Kegiatan yang biasa dilakukan auditor

1. Telaah dokumen

2. Observasi

3. Meminta penjelasan dari auditee

4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee

5. Membandingkan kenyataan dengan

standar/kriteria

6. Meminta bukti atas suatu

kegiatan/transaksi

Kegiatan yang biasa dilakukan auditor

7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas

8. Pemeriksaan silang (cross-check)

9. Mengakses catatan yang disimpan auditee

10. Mewawancarai auditee

11. Menyampaikan angket survey

12. Menganalisis data

Kriteria audit

Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan

Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit

Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit

Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.

Manfaat audit

Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan

efektifitas fungsi organisasi

Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah kebijakan agar

lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang

Bagi unit operasional

Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil langkah langkah perbaikan

Bagi unit pengelola mutu

Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun

hasil

Bagi karyawan

Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis

Manfaat bagi auditor

Proses pembelajaran dan pertumbuhan

Bagi pelanggan

Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai

Bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan

Kompetensi auditor

1. Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit

2. Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit

3. Melaksanakan audit tepat waktu4. Melaksanakan dan memfokuskan audit pada

prioritas permasalahan5. Mengumpulkan informasi melalui: interview,

mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip

Kompetensi auditor

6. Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan

7. Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti objektif

8. Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian9. Teknik sampling10. Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja11. Menyiapkan laporan12. Menjaga kerahasiaan informasi13. Komunikasi

Tahapan audit internal

Tahapan audit internalTahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit

Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentu

Tahapan audit internal

Tahap III:

analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit

Tahap IV:

pelaporan dan diseminsasi hasil audit

Perencanaan audit internal

Tujuan audit internal:

Exp. melakukan penilaian kinerja dibandingkan

strandar kinerja

Lingkup audit:

menjelaskan unit kerja yang akan diaudit

Objek audit:

apa saja yang perlu diaudit

Alokasi waktu :

berapa lama akan dilakukan

Perencanaan audit internal

Metoda audit : komunikasi internaksi secara langsung, Metoda survei, dsb

Persiapan audit : persiapan auditor, penetapan kriteria audit,penyusunan instrumen audit

Laporan hasil audit : perhatikan format laporan

Pengumpulan data

Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda:1.Mengamati proses pelaksanaan kegiatan2.Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee3.Meminta peragaan oleh auditee4.Memeriksa dan menelaah dokumen5.Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik

Pengumpulan data

1. Mencari bukti-bukti2. Melakukan pemeriksaan silang3. Mencari informasi dari sumber luar4. Menganalisis data dan informasi5. Menarik kesimpulan6. Memberikan rekomendasi

Analisis data

Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan

Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan

Laporan audit mutu internal

Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.

Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:

Hasil auditTindak lanjut yang telah dilakukanKendala pada waktu perbaikan

Laporan audit

I. Latar belakang

II. Tujuan audit

III. Lingkup audit

IV. Objek audit

V. Standar/kriteria yang digunakan

VI. Auditor

VII.Proses audit

VIII.Hasil dan analisis hasil audit

IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee

Tindak lanjut audit

1. Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan

2. Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan

3. Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas

4. Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring

5. Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal

Instrumen Audit Internal

Unit yang Unit yang diauditdiaudit

JanJan FebFeb MaMarr

AprApr MeiMei JunJun JulJul AgsAgs SptSpt OktOkt NoNovv

DesDes

Jadual Audit Internal

No dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Tahun:

Contoh form: Rencana auditNo Unit/sasaran

auditAuditor Kegiatan/

proses yang diaudit

Standar/kriteria yang digunakan

Tanggal audit I

Tanggal audit II

Contoh form instrumen auditNo Standar/Kriteri

auditDaftar

pertanyaanFakta Temuan

auditRekomendasi

No Uraian Ketidaksesuaian

Bukti buktiobjektif

Ketdk sesuaian thd standar/instr

Standar / Kriteria yang digunakan

Analisis Tindakan perbaikan

Tindakan pencegahan

Waktu penyelesaian

Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut

No dok ::Status revisi :Tgl berlaku:Halaman:

Unit Yang Diperiksa: :Tanggal pemeriksaan: :

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------

PANDUAN DISKUSI• Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis)

– Masing-masing kelompok membahas:– Menetapkan topik-topik audit berdasarkan hasil self assessment

menggunakan studi kasus berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk, high cost, high volume, dan kecenderungan ada masalah)

– Menetapkan unit kerja yang akan diaudit– Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai dengan

instrument akreditasi– Menetapkan metoda audit– Menyusun jadual audit– Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit kerja

• Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi• Pelatih memberikan tanggapan terhadap paparan masing-

masing kelompok