Page 1
การเขียนรายงานการประชุม โดยนางสาวจุฑามาศ เรอืงทัพ* การเขียนรายงานการประชุม
1. ควรจดรายงานการประชุมควรจดเฉพาะใจความสําคัญ ไมจําเปนตองจดทุกคําพูด หากเปนการประชุมสําคัญ ๆ อาจตองจดอยางละเอียด จุดทุกญัตติที่ผูประชุมเสนอใหพิจารณาแตไมตองจดคําพูดที่อภิปรายกัน หรือความเห็นที่ผูประชุมเสนอทั้งหมด
2. ใชภาษาใหถูกตองชัดเจน ที่สามารถสื่อความหมายใหผูรับสารหรือขอตกลงของที่ประชุมเพ่ือนําไปปฏิบัติตามมติของที่ประชุม โดยบันทึกอยางกะทัดรัด เฉพาะใจความสําคัญของเหตุผลและมติของท่ีประชุม
3. การเขียนรายงานการประชุมควรเขียนเรียงตามลําดับวาระการประชุมครั้งนั้น ๆ โดยเขียนหัวเรื่องหรือปญหาในแตละวาระพรอมท้ังมติของที่ประชุมในญัตติน้ัน ๆ ดวย
4. ไมตองจดคําพูดโตแยงของแตละคน หรือคําพูดที่เปนรายละเอียดปลีกยอยมากเกิน ไป ยกเวนเปนการบันทึกอยางละเอียดท่ีตองการขอมูลที่มีรายละเอียดมาก
5. ผูเขียนรายงานการประชุมตองตั้งใจฟงการประชุมอยางมีสมาธิเพ่ือเขียนรายงานการ ประชุมไดถูกตองตามมติ และตามความเปนจริง
6. ควรแยกประเด็นสําคัญของผูที่ประชุมเสนอมาใหอานเขาใจงาย ไมสับสน 7. ถาขอมูลเปนตัวเลข จํานวนเงิน สถิติ ควรเขียนใหถูกตอง ชัดเจน เรียงเปนลําดับ
ชัดเจนที่สามารถสื่อความหมายไดงาย 8. ใชถอยคําสํานวนแบบยอความใหไดใจความสมบูรณ ไมใชคําฟุมเฟอย หรือ
สํานวนโวหารที่เราอารมณที่อาจสื่อความหมายไปในทางใดทางหนึ่ง ไมตรงตามวัตถุประสงคของเรื่องท่ีประชุม
*แผนก คอมพิวเตอรธุรกิจ วิทยาลัยการอาชพีวังไกลกังวล นักศึกษาฝกงาน ศูนยสารสนเทศ สาํนักชลประทานที่ 14
Page 2
หัวขอการเขียนรายงานการประชุม การเขยีนรายงานการประชุมของแตละหนวยงานจะมรีูปแบบที่แตกตางกันแลวแตหนวยงาน
น้ัน ๆ จะกําหนดตามความเหมาะสม แตรายงานการประชุมโดยทัว่ ๆ ไป จะประกอบไปดวยหัวขอดังตอไปนี้
1. รายงานการประชุม ใหระบุช่ือหนวยงาน หรือเรื่องท่ีจะประชุม 2. ครั้งท่ี ใหลงครั้งท่ีประชุม และปที่ประชมุ 3. วัน เดือน ป ใหลงวนัที่ เดอืน และ พ.ศ. ท่ีจะประชุม 4. ณ ใหลงชื่อสถานที่ท่ีประชุม 5. ผูมาประชุม ใหลงชื่อผูที่เขารวมประชุม 6. ผูไมมาประชุม (ถาม)ี ใหลงชื่อผูทีไ่มสามารถมาประชุมได พรอมทัง้ระบุสาเหตุทีไ่มสามารถมาประชุมได โดยใสสาเหตุไวในวงเล็บทายชื่อ 7. ผูเขารวมประชุม ใหลงชื่อและหรือตําแหนงของผูท่ีมิไดรับการแตงตั้งเปนคณะทีป่ระชุมซึ่งได เขารวมประชุม (ถาม)ี 8. เริ่มประชุมเวลา ใหลงเวลาที่เริ่มประชุม 9. ระเบียบวาระ ใหเขียนหัวเรื่องหรือญัตตท่ีิจะประชุมเรยีงตามลําดับไป โดยทั่วไปแลว ระเบียบวาระที่ 1 จะเปน “การรับรองรายงานการประชุมครั้งกอน” (ถามี) เพื่อใหผูเขาประชุมไดพิจารณารายงานการประชุมครั้งท่ีแลววาถูกตองตามทีไ่ดประชุมกนัหรือไม หรือระเบียบวาระที่ 1 อาจจะเปน “เรื่องทีป่ระธานจะแจงใหทราบ” ก็ไดจากนัน้ระเบยีบวาระตาง ๆ มาก็เปนไปตามลําดับเรื่องที่ประชุม 10. เลิกประชมุเวลา ใหลงเวลาที่เลิกประชมุ 11. ผูจดรายงานการประชุม ใหลงชื่อผูจดรายงานการประชุม รูปแบบการเขยีนรายงานการประชุมจึงขึ้นอยูกับหนวยงานนั้น ๆ ดังนั้น จําเปนที่ผูจด รายงานการประชุมจะตองศกึษาและทําความเขาใจรูปแบบของการเขยีนรายงานการประชุมของหนวยงานนั้น ๆ ที่ตนทําอยู
Page 3
ลกัษณะของรายงานการประชุมท่ีด ีรายงานการประชุมทีด่ีนั้น ผูเขียนคิดวาควรมลีักษณะหรือคุณสมบัติทีจ่ําเปนอยางนอย 3
ประการ ดังนี ้ 1 ความถกูตอง ในการจดและจัดทํารายงานการประชุมนั้น จะตองมีการเขียนสรุปตนเรื่องที่เปนวาระการประชุมเสียกอน พอใหเขาใจวาเปนเรื่องอะไร มีประเด็นแหงการพจิารณาอยางไร ที่ประชุมไดพิจารณาเรื่องดังกลาวแลวมีความเห็นอยางไร 2 ความเที่ยงตรง ความเทีย่งตรงทีว่าหมายถึงความพยายามที่จะตองเขียนรายงานการประชุมอยางปราศจากอคติ เพื่อใหรายงานการประชุมนั้นเปนไปตามความเปนจริง 3 ความชัดเจน รายงานการประชุมคือการบันทกึถึงสิ่งที่ไดมีการแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม สําหรับใหเปนหลกัฐานอางอิง ยนืยัน ตรวจสอบ ติดตามงาน หรือประเมินผลการปฏิบัติงาน
Page 4
แบบฟอรมการเขียนรายงานการประชุม รายงานการประชุม........................................................
ครั้งท่ี ........ / .................. วันที่ .......... เดอืน ................พ.ศ. .................. ณ หองประชมุ ..............................................
ผูมาประชุม 1. ประธาน 2. กรรมการ 3 กรรมการ 4. กรรมการ - - -
14. กรรมการและเลขานุการ 15. กรรมการและผูชวยเลขาฯ ผูเขารวมประชุม (ผูที่ไมไดเปนกรรมการ) 1............................................................................................. 2............................................................................................. ผูไมมาประชุม (กรรมการหรอืผูท่ีมีรายชื่อเขารวมประชุม) 1………………………………………………………………………… เริ่มประชุม เวลา .............น. ประธานกลาวเปดประชุม วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจงใหทราบ เรื่องที1่. เรื่อง.................................................. เรื่องที2่. เรื่อง...................................................
Page 5
วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุม -มติรับรอง วาระที่ 3 ติดตามรายงานการประชุมครั้งที ่...... / .......... การประชุมครั้งหลังสุด) วาระที่ 4 เรื่องที่หารือรวมกนั วาระที่ 5 เรื่องอ่ืนๆ ปดประชุม เวลา .................... น. ……………………. .................... ……………………. .................... (....................................................) (....................................................)
ผูบันทึกการประชุม ผูตรวจรายงานการประชุม
Page 6
ตวัอยางการเขยีนรายงานการประชุม
ขอที่ 1
ขอที่ 2
ขอที่ 3
ขอที่ 4
ขอที่ 5
Page 7
ขอที่ 6
ขอที่ 7
ขอที่ 8
ขอที่ 9
Page 23
บทสรุป
รายงานการประชุมนั้น เปนการบันทึกเรื่องราวท่ีเกิดขึ้นในการประชุม ซึ่งมีทั้งสวนที่เปนสาระสําคัญและสวนที่เปนพลความ เปนรายละเอียดปลีกยอยท่ีอาจไมจําเปนตองบันทึกไวใน
ขอที่ 9
Page 27
รายงานการประชุมได ผูที่ทําหนาท่ีจดรายงานการประชุมเพื่อมาทําเปนบันทึกรายงานการ
ประชุมในภายหลัง จึงตองมีคุณสมบัติและมีทักษะความสามารถ ดังที่ไดนําเสนอมาแลวขางตน รายงานการประชุมเปนเอกสารที่ตองมาการบันทึกชื่อผูเขาประชุม ผูจดรายงานการประชุม
ผูตรวจรายงานการประชุมตลอดจนผูที่เกี่ยวของในการประชุมทุกคน จึงตองเขียนโดยรําลึกอยูเสมอวา จะตองตรวจสอบรายชื่อ นามสกุล ยศและตําแหนงของผูที่ปรากฏชื่อในรายงานการประชุมอยาง พลาดไมได ดวยประการทั้งปวง อยางไรก็ตาม หากผูที่มีหนาท่ีรับผิดชอบในเรื่องของการจดการจัดทําบันทึกรายงานการประชุมจะไดเตรียมตัวใหพรอม ก็จะชวยใหการทําหนาที่ดังกลาวประสบความสําเร็จและไดรับการยอมรับไดโดยไมยากลําบากแตอยางใด
ขอที่ 9
Page 33
ขอที่ 9
ขอที่ 10
ขอที่ 11
Page 34
ขอบกพรองในการเขยีนรายงานการประชุม 1. ช่ือรายงานและผูจด มีการใชคําตางๆไมตรงกัน ควรใชใหเปนมาตรฐาน คือ รายงานการประชุมและผูจดรายงานการประชุม 2. ช่ือการประชุม บางแหงตั้งชื่อการประชุมไมเหมาะสม เชน การประชุมโอกาสทุจริตใน กรม.........ควรแกไขวา การประชุมคณะทํางานปองกันการทุจริตในกรม................ เปนตน 3. วันท่ีและสถานที่ประชุม บางครั้งวันและวันที่ไมตรงกัน เชน วันพุธที่ 5 แตความจริง คือ วันพฤหัสบดีท่ี 5 เปนตน สถานที่ประชุมบางแหงระบุเฉพาะชื่อหรือหมายเลขหองประชุม ควรระบุหนวยงานดวย เชน หองประชุม 6045 อาคาร............. กรม................ เปนตน 4. วันเวลาประชุม มีการใชคําวา เปด-ปดประชุม ที่ถูกควรใชคําวา เริ่มประชุม และ เลิกประชุม สวนคําวา เปด-ปด ควรใชในกรณีของประธาน คือ ประธานกลาวเปด-ปดการประชุม การเขียนตัวเลขเวลา ตองเขียน 09.00 น. ไมใช 9.00 น. และเขียนตามจริงไมใชตามเวลาที่นัดหมาย เศษของนาที่อนุโลมเปนเลข 0 หรือ 5 นาที่ เชน 15.45 น.
5. ผูมาประชุม บางแหงใช ผูเขาประชุม รายชื่อผูเขาประชุม ฯลฯ ควรใชใหเปนมาตรฐานคือ ผูมาประชุม และ ผูไมมาประชุม สวนผูเกี่ยวของที่เขาประชุม แตไมใชกรรมการหรือคณะบุคคลที่ไดรับการแตงตั้ง เรียกวา ผูเขารวมประชุม
Page 35
บทสรุป รายงานการประชุมนั้น เปนการบันทึกเรื่องราวท่ีเกิดขึ้นในการประชุม ซึ่งมีทั้งสวนที่เปน
สาระสําคัญและสวนที่เปนพลความ เปนรายละเอียดปลีกยอยท่ีอาจไมจําเปนตองบันทึกไวในรายงานการประชุมได ผูที่ทําหนาที่จดรายงานการประชุมเพื่อมาทําเปนบันทึกรายงานการประชุมในภายหลัง จึงตองมีคุณสมบัติและมีทักษะความสามารถ ดังที่ไดนําเสนอมาแลวขางตน
รายงานการประชุมเปนเอกสารที่ตองมาการบันทึกชื่อผูเขาประชุม ผูจดรายงานการประชุม ผูตรวจรายงานการประชุมตลอดจนผูที่เกี่ยวของในการประชุมทุกคน จึงตองเขียนโดยรําลึกอยูเสมอวา จะตองตรวจสอบรายชื่อ นามสกุล ยศและตําแหนงของผูที่ปรากฏชื่อในรายงานการประชุมอยาง พลาดไมได ดวยประการทั้งปวง อยางไรก็ตาม หากผูที่มีหนาท่ีรับผิดชอบในเรื่องของการจดการจัดทําบันทึกรายงานการประชุมจะไดเตรียมตัวใหพรอม ก็จะชวยใหการทําหนาที่ดังกลาวประสบความสําเร็จและไดรับการยอมรับไดโดยไมยากลําบากแตอยางใด
...................................................