-1- 1. INTRODUCCIÓN 1.1 ANTECEDENTES Es un hecho que en nuestra sociedad hay un gran cambio, se han abierto las puertas a la información y comunicación, el mundo entero a optado por compartir su información y dar rapidez a sus procesos diarios con solo dar un clic, proporcionando más comodidades en negocios, empresas e instituciones que requieren reflejar eficiencia y rapidez en sus procesos a través de la comunicación de datos. Ecuador ha incursionado en el avance tecnológico, adoptando sistema de manejo de información que permita al usuario manejarla oportuna, eficiente y confiablemente. Por ser un país en vías de desarrollo la mayor parte del sector de mediana empresa no apuesta a la tecnología como un factor de desarrollo económico, lo cual conlleva grandes conflictos con respecto a la información y el manejo de productos o servicios que brindan las empresas, no cuentan con sistemas que les permitan manejar y compartir su información empresarial con sus empleados, clientes y administradores. En la ciudad de Puyo, la empresa envasadora y distribuidora de agua purificada “Vida Nueva” desde sus inicios ha venido manejando el registro y control de la información de bodega a través de documentos escritos, libros y archivos que son procesados por el personal que labora en la empresa, este método ha ocasionado irregularidad de registros sobre el manejo de botellones de agua, desde el proceso de embotellado, seguido del almacenamiento en bodega, hasta el proceso de distribución, provocando
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1. INTRODUCCIÓN
1.1 ANTECEDENTES
Es un hecho que en nuestra sociedad hay un gran cambio, se han abierto las puertas a
la información y comunicación, el mundo entero a optado por compartir su
información y dar rapidez a sus procesos diarios con solo dar un clic, proporcionando
más comodidades en negocios, empresas e instituciones que requieren reflejar
eficiencia y rapidez en sus procesos a través de la comunicación de datos.
Ecuador ha incursionado en el avance tecnológico, adoptando sistema de manejo de
información que permita al usuario manejarla oportuna, eficiente y confiablemente.
Por ser un país en vías de desarrollo la mayor parte del sector de mediana empresa no
apuesta a la tecnología como un factor de desarrollo económico, lo cual conlleva
grandes conflictos con respecto a la información y el manejo de productos o servicios
que brindan las empresas, no cuentan con sistemas que les permitan manejar y
compartir su información empresarial con sus empleados, clientes y administradores.
En la ciudad de Puyo, la empresa envasadora y distribuidora de agua purificada “Vida
Nueva” desde sus inicios ha venido manejando el registro y control de la información
de bodega a través de documentos escritos, libros y archivos que son procesados por
el personal que labora en la empresa, este método ha ocasionado irregularidad de
registros sobre el manejo de botellones de agua, desde el proceso de embotellado,
seguido del almacenamiento en bodega, hasta el proceso de distribución, provocando
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fuga de dinero y pérdida de botellones de la empresa debido a la falta de control de
unidades entregadas a cada vehículo distribuidor y el poco control de la salida y
entrada de producto dentro de la bodega
La empresa “Vida Nueva” busca ofrecer a sus empleados facilidades de manejo de
información en cada uno de los procesos que los mismos desempeñan, por otro lado a
sus clientes desea brindar información y servicio oportuno al momento de ser
requerido, y sus administradores anhelan poseer información confiable de los
movimientos del producto y desempeño de sus empleados.
Por las razones antes mencionadas la empresa busca con el sistema “Vida Nueva”
brindar información oportuna, fiable y eficaz a los empleados para la implementación
de un manejo apropiado del producto, al mismo tiempo permitirá brindar un servicio
oportuno a los clientes y un mejor control de la información de los mismos y a través
de reportes mantener a los administradores informados sobre los movimientos y
procesos que se desarrollan dentro de la empresa.
“Vida Nueva” cuenta con personal que posee conocimientos básicos de computación,
añadiendo a la empresa adaptabilidad para la implementación de un Sistema de
información para el control de bodega, además cuenta con los equipos de cómputo
necesarios para la posible implementación del Sistema de Información.
El sistema “Vida Nueva”, permite a la empresa poseer un control superior sobre los
movimientos del producto, permitiendo conocer a los administradores el envío del
producto al proceso de distribución, el manejo dentro de la bodega y el retorno del
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producto desde el proceso de distribución, llevando un control sobre las cantidades
vendidas, devueltas y dañadas, además el sistema permitirá a la empresa conocer el
empleado responsable de cada proceso realizado, haciendo posible manejar los errores
u omisiones de registros de una forma adecuada por parte de la empresa y por parte del
empleado, buscando alcanzar un desarrollo tecnológico a través del manejo de la
información empresarial de “Vida Nueva”.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Implementar un sistema de información para la gestión de distribución y ventas de la
empresa “Vida Nueva”.
1.2.2 Objetivos Específicos
Investigar bibliográficamente acerca de sistemas de información, software de
desarrollo y metodologías.
Realizar el diagnóstico situacional de la empresa “Vida Nueva”.
Elaborar los diseños lógicos y físicos de la base de datos y del sistema de
información a desarrollarse para la empresa “Vida Nueva”.
Seleccionar la metodología y las herramientas de desarrollo para el análisis e
implementación del sistema de información para la empresa “Vida Nueva”.
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Implementar un sistema de información para la gestión de distribución y ventas
de la empresa “Vida Nueva”.
Realizar pruebas que validen el funcionamiento del sistema de información
según las necesidades de la empresa.
1.3 METODOLOGÍA
Para el diseño del software se utiliza UML, por ser un lenguaje gráfico para
visualizar, especificar, construir y documentar un sistema de información.
El Lenguaje Unificado de Modelado prescribe un conjunto de notaciones y
diagramas estándar para modelar sistemas orientados a objetos, y describe la
semántica esencial de lo que estos diagramas y símbolos significan.
UML es una notación muy grande por esa razón el proyecto toma base en el Rational
Unified Process (Proceso unificado de Rational – RUP) está basado en una
integración del trabajo de tres metodologístas, Ivar Jacobson, Grady Booch y James
Rumbaugh. Estos metodologístas, fueron reunidos por Rational para formar un
marco de metodologías unificadas, cohesivas y comprehensivas de desarrollo de
sistemas de software. Después de varios años y basados en metodologías probadas,
se ha dado lugar a importantes normas en la comunidad de desarrollo, incluida la
aceptación general de los Casos de Uso y del Lenguaje de Modelado Unificado.
El Proceso Unificado tiene tres características distintivas. Estas característica son:
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Dirigido por Casos de Uso: El proceso utiliza Casos de Uso para manejar el
proceso de desarrollo desde el análisis hasta la implementación.
Centrado en Arquitectura: El proceso busca entender los aspectos estáticos y
dinámicos más significativos en términos de arquitectura de software. La
arquitectura se define en función de las necesidades de los usuarios y se
determina a partir de los Casos de Uso base del negocio.
Iterativo e Incremental: El proceso reconoce que es práctico dividir grandes
proyectos en proyectos más pequeños o mini-proyectos. Cada mini-proyecto
comprende una iteración que resulta en un incremento. Una iteración puede
abarcar la totalidad de los flujos del proceso. Las iteraciones son planificadas
en base a los Casos de Uso.
UML no es un proceso o metodología para el desarrollo, UML es un lenguaje de
modelado, es decir, nos ayuda a representar el resultado del análisis y diseño, sin
ofrecer un procedimiento para lograr un análisis o diseño. Finalmente se puede decir
que UML es un lenguaje, y como todo lenguaje tiene reglas para ser expresado de
manera correcta.
1.4 RECURSOS
Para el desarrollo del sistema de información de la empresa “Vida Nueva” se
requiere recursos hardware, software y elemento humano.
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1.4.1. Hardware:
Equipo Servidor:
Intel Pentium IV o superior
Memoria RAM 2Gb o superior
Disco Duro 320Gb o superior
Dispositivos de entrada
Dispositivos de salida
Equipo Usuario:
Intel Pentium IV o superior
Intranet
La empresa cuenta con 4 máquinas, las mismas que se conectaran a través de un
router.
Figura 1.- Intranet
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1.4.2. Software:
Equipo Servidor:
Sistema operativo: Windows XP o superior
Servidor Web: Apache 2.2 para Windows
Base de Datos: Mysql 5.0 para Windows
Lenguaje de programación: Php 5.0
Editor de Php: Zend Development Environment
Equipo Usuario:
Navegador: Mozilla Firefox, Google Chrome.
1.4.3. Humano
Para la utilización del sistema informático es necesario contar con personal que
posea conocimientos de computación, de antemano se realizará capacitación a los
usuarios del sistema.
La empresa “Vida Nueva”, cuenta con personal en las diferentes aéreas de proceso,
cuenta con envasadores, distribuidores, secretaria y gerente
Podemos determinar los siguientes niveles de usuario
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Administrador: La secretaria es la encargada del control del sistema
informático, debido a que maneja el control de productos, los registros de
clientes, empleados, ventas, crédito, cobranza y devoluciones.
Usuario 1: El envasador es el encargado de registrar la entrada de productos a
bodega y salida de botellones vacios a la envasadora.
Usuario 2: El distribuidor, es el encargado de registrar las ventas, créditos,
cobranzas en todo el proceso de distribución.
Usuario 3: El gerente, podrá visualizar los reportes de todos los procesos de la
empresa.
1.5 CRONOGRAMA
ACTIVIDAD
JUNIO
JULIO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
Modelado del
negocio
Análisis
Diseño
Implementación
y Pruebas
Tabla 1.- Cronograma
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2. PROPUESTA
2.1. ANÁLISIS Y DISEÑO
2.1.1. Modelo de Negocios
Tras una reunión con el área administrativa de la empresa Vida Nueva, es claro observar
la necesidad de la administración de optimizar los procesos y manejo de información de
la empresa, siendo su mayor prioridad el control de producto en bodega y distribución.
Como toda empresa, Vida Nueva requiere mantener un control de clientes, empleados y
productos, estos procesos en la actualidad se registran de forma manual.
En la reunión antes mencionada se detectó los siguientes procesos del negocio:
1. Gestión de Cliente.- Se realiza el ingreso de la información del cliente, es posible
los cambios de información por tal motivo, en la gestión de cliente, se realiza la
modificación de la información.
2. Gestión de Personal.- Se realiza el ingreso de la información de los empleados, es
posible los cambios de información por tal motivo en la gestión de empleados, se
realiza la modificación de la información de empleados.
3. Gestión de Producto.- Permite registrar el detalle de los productos en bodega.
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4. Gestión de Rutas.- Permite registrar el detalle de las rutas que realizan los
distribuidores.
5. Gestión Facturación.- Realiza la facturación y registro de ventas, solo si el
cliente se registra se factura con su nombre, caso contrario se factura al
consumidor final.
6. Gestión de Crédito.- Permite llevar un registro de las cuentas por cobrar a los
clientes registrados de la empresa.
7. Gestión Cobranza.- Permite registrar la cancelación del valor total o parcial de las
cuentas de crédito de los clientes.
8. Gestión de Devolución.- Realiza un registro de las devoluciones de productos y
los motivos de las mismas, lo que permitirá que la empresa mejore sus falencias,
los valores de la existencias son restados de bodega debido a que las devoluciones
se retribuyen con un nuevo producto.
9. Gestión de Reingreso.- Permite registrar las ventas del producto en distribución,
el reingreso de producto no vendido y los botellones vacios entregados por los
clientes.
10. Gestión de Entrada a bodega.- Permite registrar el ingreso del producto a
bodega desde la envasadora.
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11. Gestión de Salida a Envasadora.- Permite registrar la salida de los botellones
vacios a la envasadora.
12. Gestión de Salida a distribución.- Permite registrar la salida del producto desde
bodega al proceso de distribución.
2.1.1.1. Diccionario del negocio
Termino Descripción
Botellón Botella grande plástica que sirve para envasar agua
Envasador Persona encargada de envasar agua en botellones
Distribuidor Persona encargada de distribuir los botellones de agua
a las casas u oficinas de los clientes
Crédito Derecho que tiene el cliente de recibir de la empresa
botellones de agua, en la medida que haya
confiabilidad con el compromiso de pago.
Cliente Es quien accede al servicio de entrega o compra de
producto por medio de pago(dinero) o crédito
Personal Conjunto de empleados de la empresa
Gerente Persona encargada de administrar la empresa
Secretaria Persona encargada del manejo de producto en bodega
Ruta Recorrido que consta de las direcciones de los clientes
para la entrega de producto
Cobranza Pago de la cantidad adeudada a la empresa
Reingreso Proceso de registro de ventas en distribución,
reingreso de botellones vacios y botellones no
vendidos
Devolución Entrega de productos con fallas, la empresa no
devuelve dinero, a cambio de un producto defectuoso
entrega uno nuevo
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Facturación Proceso de venta en efectivo, emitiendo un
comprobante de venta(Factura)
Distribución Proceso de entrega de producto en la casa u oficina
del cliente
Tabla2.- Diccionario del Negocio
2.1.2. ROLES
2.1.2.1. DIAGRAMA DE ROLES
La jerarquía entre los empleados está relacionado de la siguiente manera: el gerente es el
administrador de la empresa, la secretaria es la responsable de bodega, el distribuidor es
responsable de la venta y crédito del producto en el proceso de distribución, el envasador
es el encargado de entregar los botellones en la bodega para la venta y retirar los
botellones vacios, el cliente es quien accede al servicio o compra el producto
Figura 2.- Actores de Roles
En el siguiente diagrama se plasma la relación jerárquica de la empresa, en donde el
gerente es el jefe de la secretaria, envasador y distribuidor.
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Figura 3.- Diagrama de Roles
La empresa Vida Nueva cuenta con procesos los mismos que se divide en departamentos
para conocer la integración de cada uno.
Figura 4.- Dependencia por Departamentos
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Los clientes se relacionan directamente con la secretaria en bodega o el distribuidor en el
proceso de distribución.
Figura 5.- Asociación de actores
2.1.2.2. DICCIONARIO DE ROLES
Termino Descripción
Gerente Responsable de recibir y revisar reportes de la empresa
Secretaria Responsable de controlar los procesos de bodega en la
empresa, y la entrega de producto a distribución, además de
entregar los botellones vacios a la envasadora así como estar
al pendiente de los niveles de servicio otorgados al cliente
Distribuidor Responsable de entregar en la casa u oficina de los clientes el
producto recibido de bodega, realizando ventas y créditos
además son responsables de recibir de los clientes los
botellones vacios y entregarlos en bodega
Envasador Responsable del abastecimiento de botellones a bodega, y de
recibir los botellones vacios para ser entregados en la planta
envasadora
Cliente Comprador de botellones, solicita venta o créditos
Empresa Agua
Vida Nueva
Es el negocio distribuidor de agua purificada
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Envasadora Es el departamento responsable de coordinar a los
envasadores de la empresa
Distribución Es el departamento responsable de coordinar a los
distribuidores de la empresa
Bodega Es el departamento responsable de la coordinación de los
empleados de bodega en la empresa
Administración Es el departamento responsable de la coordinación
administrativa de la empresa
Tabla 3.- Diccionario de roles
2.1.3. CASOS DE USO
2.1.3.1. DEFINICIÓN DE ACTORES DEL SISTEMA
Figura 6.- Actores del sistema
GERENTE: El gerente tiene acceso a los reportes de cada proceso de la empresa como:
Reporte de existencias en bodega, al finalizar el día un reporte de ventas, nómina de clientes,
reporte de créditos a clientes, reporte de motivos de devoluciones, nómina de personal, etc.
SECRETARIA: El sistema le permite a la secretaria, controlar la información de cliente,
personal, productos permitiéndole realizar facturación, control de crédito de los clientes,
devoluciones de producto y cobros de las cuentas además del registro de entrada y salida de
productos a la bodega.
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DISTRIBUIDOR: El sistema le permite ingresar registros de las actividades que realiza en la
empresa informe de ventas, créditos, devoluciones, cobranzas y reingresos de productos no
vendidos realizados en la distribución.
ENVASADOR: El sistema le permitirá al envasador registrar los productos que entrega a la
bodega y los botellones vacios que retira de la misma.
CLIENTE: Es quien solicita el servicio que brinda la empresa, el mismo que deberá ser
registrado para obtener la asignación de distribución de agua, además podrá contar con el
servicio de crédito en la compra del producto.
2.1.3.2. CASO DE USOS PRINCIPALES DEL SISTEMA
Tabla 4.- Casos de Uso Principal
Código Caso de usos Actores participantes
C01 Gestión de Clientes Cliente, Secretaria/Distribuidor