Unidad 3.Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la
unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso
humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes
puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de
un memorando, a la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un
formato para la corroboracin del personal asistente, en ste mismo
formato se debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la
auditora, criterios de auditora, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los
asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.
b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.
NDocumento revisadoObservaciones del documento
1Manual de control internoEsta conforme a la Ley 87 de 1993,
cumple con los objetivos planteados de control interno en la
empresa, sus caractersticas y elementos para el buen cumplimiento
del manual.
2Manual de procesos y procedimientosSe establece de forma
adecuada y documentada la forma en que se debe manejar la empresa
partiendo de los procedimientos y procesos que generalmente se
llevan a cabo con sus respectivos manuales laborales.
3Manual de funcionesSe encontr el manual de funciones en forma
clara y precisa las funciones y competencias que deben presentarse
a todos y cada uno de los trabajadores de la empresa y la
metodologa a desarrollar.
4Mapa de riesgosElaboraron y graficaron de forma adecuada y
reglamentaria el mapa de riesgos de la empresa con sus respectivos
puntos de actualizacin y planes de prevencin de estos.
5LicenciasSe encontraron actualizadas las licencias y permiso
requeridos para el funcionamiento de la empresa, quedo faltante un
permiso ambiental que se actualizaba en los dos das siguientes de
esta revisin
6Documentos administrativosLa revisin de los documentos
administrativos dio como resultado el buen manejo de la informacin
y la buena documentacin de los estados financieros y de actividades
generales que se manejan en la empresa en base a la creacin de un
archivo se facilit todos los documentos requeridos desde la creacin
de la empresa.
c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o
estrategias de comunicacin que usar durante la auditora.
Se realizara un calendario en el cual se van a plasmar todas las
fechas de informaciones e informes que se darn en medio de la
realizacin de la auditoria El equipo auditor junto con el auditor
lder comunicara al personal las actividades que se realizaran de
forma verbal. Se pondr en prctica la escucha activa con el fin de
evitar que los auditores se Se tendr contacto oral con los
trabajadores. Se documentara todos los hallazgos que se van
teniendo en los lugares auditados. Se creara una base de datos en
la cual se van a archivar los hallazgos. Se harn graficas las
cuales sern presentadas a las directivas respectivas con los
porcentajes que se presentan en la realizacin de la auditoria. Se
continuaran con los informes preliminares de las actividades que se
van realizando.
d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o
estrategias de recoleccin y verificacin de informacin usar durante
la auditora (ejemplo: lista de Chequeo).
Se realizaran entrevistas orales con los trabajadores para
recoger informaciones que contribuyan a la buena elaboracin de la
auditoria. La informacin obtenida por los auditores ser verificada
con los registros de actividades de los trabajadores. La creacin de
una lista de chequeo donde se incluirn todas las actividades que se
realizaran en la parte de recoleccin de informacin necesaria de la
auditoria. Inspeccionar los documentos de auditoras pasadas.
Inspeccionar el cumplimiento de las actividades de mejora impuestas
en antiguas auditorias. Revisar las instalaciones. Revisar los
registros generales de la empresa. Realizar estudios de
funcionamiento y compararlos con los que se han realizado. Revisar
los diferentes documentos legales de la empresa. Solicitar los
libros contables.
e. Generacin de hallazgos de auditora:
Fecha: 22 Marzo 2014Auditor(es): Camila Ruiz, Rafael Bueno,
Cristian Escobar, Samuel Fernndez.
Proceso auditado: AdministracinAuditado(s): Saens zapateria.
NEvidencia de auditoraCriterios de la auditoraHallazgos de la
auditoraCNCMNCm
1Registros contablesInspeccionar la parte contable.Se
encontraron inconsistencias en la contabilidad.x
2Archivos sistematizadosVerificar los archivos de la empresa.Se
encontr actualizado el sistema de archivo digital.x
3Registro de facturacinRevisar informacin general de la
empresa.Se da de cuenta que no hay varias facturas las cuales
afectan el orden del libro de control.X
4Inventario Verificar las entradas y salidas que tiene la
empresaSe encontr en orden el inventario no se encuentran faltantes
ni restantesx
Nomina laboralVerificar recursos contables.-no estn al da con la
actualizacin de los salarios.-hay registros de salidas de capital
sin explicacin.- hay pagos de horas laborales de los dueos.
x
6Pagos de serviciosVerificar las entradas y salidas que tiene la
empresa.Se encuentran en orden las facturas de los servicios que
recibe la empresa y los correspondientes recibos de pago.x
7Documentacin legalRevisar la parte legal de la empresa.En La
revisin de los documentos encontramos todos los requerimientos y
permisos respectivos que son necesarios para el funcionamiento de
la empresa.x
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad
Menor
f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.
Conclusiones de la auditora realizada a la empresa Saens
Zapatera. Se encontraron muchas inconsistencias dentro de la
empresa lo cual se debe solucionar por esto se realiz un plan de
mejoramiento el cual deben cumplir con cabalidad en un plazo de 30
das en los cuales se har una nueva revisin de control. Legalmente
la empresa est respaldada y cumple con todos los requisitos
necesarios para su buen funcionamiento. Se deben realizar visitas
peridicas por lo cual se deben implementar un programa de auditoras
con su respectivo plan de auditoras. Se encontraron no
conformidades mayores lo cual puede producir problemas ms adelante
y desequilibrio en la empresa. La empresa a pesar de los impases
encontrados est completamente capacitada para la realizacin de sus
labores brindando la calidad que el cliente requiere. La auditora
ayudo para la identificacin de los problemas que se tienen en la
empresa.
g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro
escaneado para verificar la ejecucin real de la auditora (Ver punto
a. de sta actividad).
CONCLUSION
Por medio de la realizacin de la actividad nos muestra parte del
proceso que requiere y las instrucciones para la realizacin de las
auditorias es un mtodo practico de adquirir mejores conocimientos y
saber ms del tema y la importancia que tienen realizar una revisin
como lo es las auditorias.