18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge P 1 18 mei 2010, Alden Biesen 27 mei 2010, Brugge Comenius “monitoring dagen” Comenius “monitoring dagen” focus: verslaggeving
18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge P 1
18 mei 2010, Alden Biesen
27 mei 2010, Brugge
Comenius “monitoring dagen”
Comenius “monitoring dagen”
focus: verslaggeving
P 2
Verslaggeving Comenius Schoolpartnerschappen: programma
• Verslaggeving – algemeen• Tussentijds verslag• Eindverslag – inhoudelijk• Eindverslag – financieel• Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken• Controle & “afrekening” door het NA• “EST”
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 3
Verslaggeving: belangrijke algemene aandachtspunten
• 2 NIEUWIGHEDEN: online eindverslagen + “EST”
• documenten voor INTERIMverslagen www.epos-vlaanderen.be > Programma’s > Comenius > downloads
• Voor EINDverslagen én ONLINE én op papier ! documenten op bovenstaande link = “klad-versie”
• 1 exemplaar volstaat• Datum, handtekening & stempel niet vergeten• Taal: NL en/of ENG (maar zie verder)
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 4
Tussentijds verslag: wat, wanneer & wie?
• Wat? – Cf. formulier op de website– Is tussentijdse zelfevaluatie– Wordt gebruikt voor monitoring doeleinden door het NA
(signaalfunctie)• Wanneer? 30/6/2010• Wie?
– ENKEL als het contract loopt t.e.m. 2010-2011 (= projecten goedgekeurd in 2009)
– Door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig)
– In principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate van het mogelijke)
– Mag voor EPOS in het NL of ENG MAAR vergeet extra vragenlijst (enkel voor VL scholen) niet!
• IS DIT ALLES? JA!
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 5
Eindverslag: wat, wanneer & wie?
• Wat? – Cf. gedeeltelijk ingevuld ONLINE formulier waarvan de link u
zal doorgemaild worden! Formulieren op de EPOS-website (cf. supra) als “kladversie”!
– Is finale zelfevaluatie– Wordt door NA gebruikt voor bepaling beurssaldo– Eindproduct meesturen: graag (als het kan) !
• Wanneer? 30/9/2010• Wie?
– ENKEL als het contract loopt t.e.m. 2009-2010 (= projecten goedgekeurd in 2008)
– Door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig)
– In principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate van het mogelijke)
– Mag voor EPOS in het NL of ENG (of “mix”)• IS DIT ALLES? NIET ALTIJD (maar toch bijna!)
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 6
Financiële verslaggeving: principes
• ENKEL bij het eindverslag!• Deel van ONLINE verslagformulier (format: ???)• “kladversie”: rubriek 12 van formulier op EPOS-
site: – Kruis het aantal contractueel gefinancierde mobiliteiten
aan– Vul één tabel per mobiliteitsactiviteit in (1 per
projectmeeting bvb)– Voeg – ENKEL indien (achteraf) expliciet gevraagd door het
NA – de “bewijsstukken” toe (zie verder)
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 7
Financiële verslaggeving: principes (vervolg)
• Budget = beurs => niet 100% kostendekkend (hoewel…)
• Contract: max. beursbedrag:– 80% na ondertekening– Saldo = max. 20%, o.b.v. eindverslag en
afhankelijk van “afrekening” door NA (zie verder)
• Uitgaven moeten plaatsvinden binnen de contractperiode
• Overige principes: cf. bijlage II bij contract
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 8
Financiële verslaggeving: principes (vervolg) Bijlage II : de financiën
• A. Volledig beursbedrag MITS– uitvoering van de activiteiten & behalen van de doelstellingen– uitvoering van het contractuele minimum aan ontvankelijke en relevante
mobiliteitsactiviteiten• B. Vermindering/terugvordering van de beursbedragen:
– (mobiliteits)activiteiten en resultaten niet zoals gepland en niet relevant => volledige terugvordering
– i.f.v. niet-gerealiseerde vs. geplande mobiliteiten (cf. voorbeeld)• C. Definitie van transnationale mobiliteitsactiviteit• D. Definitie van ONTVANKELIJKE mobiliteitsactiviteiten (cf. volgende slide i.v.m.
laatste alinea – ENKEL contracten 2008!)• E. Definitie van RELEVANTE mobiliteitsactiviteiten (=> interpretatie en
beoordeling: door NA!)• F. Vermindering van het vereiste minimum aantal mobiliteiten => contractwijziging
mogelijk• G. Uitzonderlijke gevallen => contractwijziging mogelijk• Bijvoorbeeld: verhoogd aandeel van leerlingenmobiliteit (bij Multilaterale
partnerschappen) mogelijk (via contractwijziging) o.w.v. voorzien in de aanvraag (= quasi-automatisch) OF uitzonderlijke omstandigheden (= te bespreken)
18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”
P 9
Toelichting bij bijlage II-B en D
Afgesproken totaal aan mobiliteiten
Vereist minimum aan mobiliteiten van lkn
Toelichting
4
3
8
5
12
7
24
13
Steeds de helft + 1!
Uitgangspunt : aantal lkn-mobiliteiten als referentie (min. 50% + 1) !
2008 : letterlijk in contract, dus élke wijziging op dit punt vereist contractaanpassing (zélfs indien OK volgens aanvraag)2009: enkel contractwijziging vragen indien NIET OK volgens aanvraag2008+2009: elke andere substantiële wijziging OOK melden !
18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”
P 10
Toelichting bij bijlage II-B en D
Aantal afgesproken mobiliteiten (contract)
Aantal uitgevoerde mobiliteiten
Aantal mobiliteiten die in aanmerking komen voor financiering
12
8 lkn + 6 lln = 14
Max. 8 lkn + 4 lln = 12
12
6 lkn + 6 lln = 12
Max. 6 lkn + 5 lln = 11 => 1 “kwijt”
24
4 lkn + 20 lln = 24
Max. 4 lkn + 3 lln = 7 => 14 “kwijt” !
Uitgangspunt : aantal lkn-mobiliteiten als referentie (min. 50% + 1) !
2008 : letterlijk in contract, dus élke wijziging op dit punt vereist contractaanpassing (zélfs indien OK volgens aanvraag)2009: enkel contractwijziging vragen indien NIET OK volgens aanvraag2008+2009: elke andere substantiële wijziging OOK melden !
18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge Comenius “monitoring dagen”
P 11
Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken
• Waarom? aantal gerealiseerde mobiliteiten bewijzen
• Wat? aanwezigheidsattest, verstrekt door de ontvangende school/organisatie én (zo mogelijk/relevant) kopie van reistickets en/of instapkaarten
• Hoelang bijhouden? t.e.m. 5 jaar na laatste betaling door/aan NA
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 12
Controle & “afrekening” door het NA
• Controle door het NA:– controle interimverslag (100%)– “monitoring bezoeken” (= ondersteunend) ter plaatse,
tijdens het project, op initiatief van het NA (o.b.v. analyse interimverslagen) of op vraag van de scholen
– “on the spot checks” (= controle) ter plaatse (min. 2), tijdens het project, op initiatief van het NA
– Controle van het financieel verslag “op bewijsstukken” (10%) (=> bewijsstukken enkel opsturen op expliciete vraag van het NA!)
– Geen “in situ audit visits” meer na afloop v/e project
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 13
Controle & “afrekening” door het NA (vervolg)
• Bepaling van de uiteindelijke beurs aan de hand van aantal gerealiseerde (ontvankelijke + relevante) mobiliteiten + kwaliteit (cf. bijlage II bij het contract)
• Bepaling & uitbetaling van het saldo:– Beursvoorschot van 80% dat de school al ontving (=1)– Totale beurs na “afrekening” door het NA (=2)– Saldo = (2) – (1) (negatief saldo = terugvordering)
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 14
“European Shared Treasure – EST”
• Cf. contract, art. 6: “disseminatie”• Europese databank met eindresultaten van
Partnerschappen in Comenius, Leonardo da Vinci én Grundtvig
• Vanaf Partnerschappen 2008:– Vanaf juni:
• per Partnerschap wordt project in EST gecreëerd met 1 gemeenschappelijk deel en school-specifiek deel per partner
• gemeenschappelijk deel wordt al deels ingevuld o.b.v. gegevens uit de aanvragen
• Elk NA geeft “paswoord” aan eigen Comenius-scholen– Juni-september: scholen voeren “hun” projectresultaten in;
coördinerende scholen voeren bovendien ook gemeenschappelijke gegevens in
– November-december: NA’s selecteren “Star-projects”• Info: algemene EST-brochure + “guide to EST data input”
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 15
Als afsluiter…
• EPOS-nieuwsbrief: inschrijven aub!• Contactseminaries:
– 14-17/10, Duitsland– 27-31/10, Slovenië– 17-21/11, Brugge (kleuter & lager)– 1-5/12, Alden Biesen (buitengewoon onderwijs)
• Al inschrijvingen uit NO, DE, PL, EE en CRO !– Andere? Verwacht! www.epos-vlaanderen.be
activiteiten contactseminaries
• “Ideeënbus”: reacties verwerkt – suggesties welkom!
Comenius “monitoring dagen”18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge
P 16 Comenius “monitoring dagen”
VRAGEN ???
18/5, Alden Biesen – 27/5, Brugge