1 Handbuch AddLeads Inhalt Technische Hinweise ............................................................................................................................ 2 Anmeldung und Nutzung des Web Portals ....................................................................................... 2 Leadbögen erstellen und editieren .................................................................................................... 3 E-Mail Vorlagen erstellen und editieren............................................................................................ 8 Anlegen der App Nutzer (Erfasser) .................................................................................................. 14 Export der erfassten Leads ............................................................................................................... 15 Statistiken ............................................................................................................................................ 19 AddLeads App ...................................................................................................................................... 21 SpeedLead............................................................................................................................................ 25 Nicht unterstützte Android Geräte ................................................................................................... 26
78
Embed
160209 - Handbuch LeadApp - AddLeads - DMAG - EMO · PDF file · 2016-04-072 Technische Hinweise Die AddLeads App für iOS wurde für iOS 7 entwickelt und kann auf iPad, iPad....
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Nicht unterstützte Android Geräte ................................................................................................... 26
2
Technische Hinweise
Die AddLeads App für iOS wurde für iOS 7 entwickelt und kann auf iPad, iPad mini und
iPhone ab iOS Version 7.0 installiert werden. Versucht man die App auf Geräten zu
installieren, die eine ältere Version von iOS als Betriebssystem verwenden, gibt es eine
Fehlermeldung und die App wird nicht installiert.
Die AddLeads Android App wurde für Android ab Version 4.0 entwickelt. Wird die App auf
Geräten installiert, die mit einer älteren Version von Android ausgestattet sind, kann es zu
Fehlverhalten kommen.
Das Beste Benutzererlebnis des AddLeads Portals, wird in der aktuellster Version vom
Chrome oder Firefox erreicht.
Im Internet Explorer ab Version 10.0 kann es zu eingeschränkter Funktionalität des
AddLeads Portals kommen. Ältere Versionen der Internetexplorers werden nicht unterstützt
und es kann hier zu starken Einschränkungen in der Benutzung kommen.
Sollte die Ausführung von Javascript geblockt werden, ist eine vollumfängliche Bedienung
des AddLeads Portals nicht möglich.
Anmeldung und Nutzung des Web Portals
Nach der Bestellung von AddLeads über das OBS erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link
zum Web Portal. Hier müssen Sie in erster Instanz Ihren Zugang durch das Erstellen eines
Passwortes bestätigen.
Im Anschluss können Sie sich mit Ihrem Benutzer (die E-Mail Adresse, die im OBS hinterlegt
wurde) und dem von Ihnen gewählten Passwort im Web Portal einloggen. Mit denselben
Zugangsdaten können Sie sich in die Lead App einloggen. Bitte beachten Sie, dass Sie für die
weiteren Nutzer der App über das Portal zusätzlich Zugänge anlegen müssen.
Über das Portal haben Sie die Möglichkeit die Benutzer der AddLeads App anzulegen,
Leadbögen zu erstellen oder zu bearbeiten und nach erfolgreicher Leaderfassung über die
AddLeads App, diese zu verwalten und zu exportieren.
Nach dem Einloggen im Web Portal gelangen Sie auf das sogenannte „Dashboard“. Hier sind
allgemeine Informationen zur Veranstaltung zusammengefasst und eine grafische Anzeige
der erfassten Leads hinterlegt.
Im oberen Bereich befindet sich die Menüleiste. Hier gelangen Sie über den Punkt „Leads“
vom Dashboard zu einer Zusammenfassung der bereits erstellten Leads.
Über den Menüpunkt „Neu“ können neue E-Mail Vorlagen, Leadbögen, App Nutzer sowie
individuelle Filter angelegt werden.
Unter „Einstellungen“ können die entsprechenden Elemente verwaltet werden.
3
Leadbögen erstellen und editieren
Wenn Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ „Leadbogen“ auswählen, können Sie hier
bereits angelegte Leadbögen verwalten und neue Leadbögen hinzufügen (siehe Abb. 1).
Wenn Sie sich zum ersten Mal einloggen, steht Ihnen hier bereits ein allgemein gehaltener,
auf Messekontakte ausgelegter Standard-Leadbogen zur Verfügung.
Abbildung 1
Sie haben nun die Möglichkeit, den bestehenden Leadbogen zu nutzen, ihn nach Ihren
Wünschen anzupassen oder einen komplett neuen Leadbogen zu erstellen.
Um einen neuen Leadbogen zu erstellen, klicken Sie bitte auf den Button „Leadbogen
hinzufügen“ oberhalb der Leadbogen Liste. Alternativ können Sie auch direkt über die
Hauptmenü Liste gehen und unter dem Menüpunkt „Neu“ „Leadbogen“ auswählen.
Im ersten Schritt legen Sie fest, ob der Leadbogen in Deutsch und/oder in Englisch zur
Verfügung stehen soll.
Anschließend müssen Sie einen Namen für den Leadbogen angeben, welcher später zur
Auswahl in der AddLeads App angezeigt wird.
Über das Status Feld haben Sie die Möglichkeit den Leadbogen zu aktivieren bzw.
deaktivieren. Erhält ein Leadbogen den Status „Inaktiv“, so wird dieser in der AddLeads App
nicht angezeigt.
4
Im nächsten Schritt werden die Standardfelder, die in jedem Leadbogen angezeigt werden,
dargestellt (siehe Abb. 2). An diesen Feldern können Sie keine Änderungen vornehmen.
Durch das Betätigen des „Weiter“ Buttons gelangen Sie zum nächsten Schritt.
Abbildung 2
5
Nach den Standardfeldern müssen Sie die Inhalte des Leadbogens definieren. Hierzu stehen
Ihnen verschiedene Elemente zur Verfügung, wie z. B. Freitextfelder, Dropdown-Listen, etc.
(siehe Abb. 3).
Abbildung 3
Die verfügbaren Elemente finden Sie auf der rechten Seite aufgelistet. Diese zeigen
beispielhaft wie die jeweiligen Felder aussehen können. Die linke Seite stellt Ihren
Leadbogen dar. Wählen Sie aus der rechten Auswahlliste das gewünschte Element und
ziehen Sie dieses per Drag & Drop auf den Leadbogen.
Die hineingezogenen Elemente werden später im entsprechenden Leadbogen in der
AddLeads App erscheinen. Somit ist es wichtig, jedes Feld entsprechend zu benennen und
mit den gewünschten Informationen zu versehen.
6
Haben Sie ein Element auf den Leadbogen gezogen, öffnet sich auf der rechten Seite ein
Editor um die Inhalte des Elements zu definieren (siehe Abb. 4).
Abbildung 4
Unter „Feldname“ können Sie das Feld benennen oder auch als Frage formulieren (siehe
Abb. 5). Dieser Text wird später in der App angezeigt. Haben Sie ein Element mit
Auswahlwerten gewählt, wie z. B. eine Dropdown-Liste oder ein Auswahlfeld, müssen Sie
hier noch die entsprechenden Werte definieren, die im Leadbogen an dieser Stelle zur
Auswahl stehen sollen. Hier können Sie über den Button „weitere hinzufügen“ zusätzliche
Wertefelder hinzufügen.
Abbildung 5
Haben Sie Ihr Element fertig definiert, müssen Sie die Einstellungen über den Button
„Element Speichern“ bestätigen.
Nun ist das bearbeitete Element Bestandteil des Leadbogens und Sie können weitere
Elemente Ihrem Leadbogen hinzufügen.
Die angelegten Elemente können nachträglich jederzeit editiert oder gelöscht werden.
Klicken Sie hierzu auf den entsprechenden Button oberhalb des Elements.
7
Sie können auch die Reihenfolge der Elemente verändern, indem Sie wieder per Drag & Drop
das entsprechende Element greifen und an die gewünschte Stelle ziehen (siehe Abb. 6).
Abbildung 6
Haben Sie alle Element Ihres Leadbogens zusammengestellt, müssen Sie ihn abschließend
speichern. Klicken Sie hierzu bitte unter dem Leadbogen auf den „Lead speichern“ Button.
Nun steht der von Ihnen erstellte Leadbogen in der Leadbogen Übersicht im Web Portal,
sowie bei der Leadbogen Auswahl in der App zur Verfügung.
Wollen Sie einen der vorhandenen Leadbögen anpassen, klicken Sie bitte auf das
„editieren“-Symbol unter dem Tabellenpunkt „Aktionen“. Sie können nun wie bereits beim
Erstellen des Leadbogens, die einzelnen Elemente bearbeiten und neue hinzufügen. Bitte
bestätigen Sie Ihre Änderungen erneut mit dem „Lead speichern“ Button.
8
E-Mail Vorlagen erstellen und editieren
Neben den Leadbögen haben Sie die Möglichkeit über das Web Portal eine Vielzahl von E-
Mail Vorlagen zu erstellen und zu verwalten. Nutzen Sie hierzu erneut die Einstellungen und
dort den Punkt „E-Mail“ (siehe Abb. 7).
Abbildung 7
Sie erhalten eine Liste der verfügbaren E-Mail Vorlagen und können diese editieren oder
über den Button „Vorlage hinzufügen“ weitere E-Mail Vorlagen erstellen.
Wenn Sie ein neues E-Mail Template erstellen, müssen Sie dieses zuerst benennen und
auswählen in welchen Sprachen die Vorlage zur Verfügung stehen soll (siehe Abb. 8).
Abbildung 8
9
Klicken Sie dann auf „Weiter“, um den Inhalt der E-Mail Vorlage zu bestimmen. Hier
erscheint eine Box, in welcher Sie den Inhalt Ihrer E-Mail definieren können. Dafür können
Sie aus der Seitenleiste ein entsprechendes Element ziehen. Sie können zwischen
verschiedenen Text- und Bild-Elementen wählen. Sobald Sie ein Element per Drag & Drop
aus der Seitenleiste in die Box gezogen haben, können Sie dieses mit Inhalt füllen (siehe
Abb. 9).
Abbildung 9
10
Bilder können Sie beispielsweise über die Seitenleiste von Ihrem PC hochladen und
ebenfalls per Drag & Drop in das Bild-Element ziehen, damit das von Ihnen ausgewählte Bild
in der E-Mail verwendet wird (siehe Abb. 10 & 11).
Abbildung 10
11
Abbildung 11
12
Den Text eines Text-Elementes können Sie bearbeiten, indem Sie in die entsprechende Box
klicken. Des Weiteren ist es möglich Datenfelder in den Text-Elementen zu verwenden. Diese
können Sie ebenfalls per Drag & Drop aus der Seitenleiste in eine Text-Box ziehen. Datenfelder
verwenden automatisch die Daten von einem Lead, sollten bei diesem die Daten hinterlegt sein.
Bei dem Datenfeld „Salutation formal“ wird der beispielsweise automatisch folgende
Grußformel angezeigt „Sehr geehrter Herr Mustermann“. Sind die hierzu benötigten Daten
(Anrede, Nachname) nicht vorhanden, so wird die Person mit „Sehr geehrte Damen und
Herren“ angeschrieben (siehe Abb. 12).
Abbildung 12
13
Im letzten Schritt können Sie nun die E-Mail Details, wie z. B. Betreff und Absendername
bestimmen (siehe Abb. 13). Füllen Sie hierzu die entsprechenden Felder aus. Zusätzlich
können Sie hier Dateianhänge hochladen. Klicken Sie hierzu auf „Dateien“ in der
Seitenleiste, laden Sie eine Datei hoch, wählen Sie die gewünschte Datei aus und ziehen Sie
per Drag & Drop in das Feld „Dateianhänge“. Die hochgeladenen Dateien sollten nicht
größer als 2 MB sein.
Abbildung 13
Schließen Sie die Erstellung der E-Mail Vorlage ab, indem Sie auf „Fertig“ klicken.
Die erstellte E-Mail steht nun in Ihrer Auswahlliste, sowie in der AddLeads App zur
Verfügung.
Hinweis: Bitte ändern Sie die Absender-E-Mail auf eine Adresse, zu dessen Postfach Sie
Zugang haben. Im Standard ist hier [email protected] eingestellt. Somit gehen die
Antworten Ihrer Leads an diese Adresse.
Um eine existierende E-Mail Vorlagen zu editieren, klicken Sie in der Auswahlliste auf
„editieren“, um die einzelnen Elemente der gewählten Vorlage zu bearbeiten.
14
Anlegen der App Nutzer (Erfasser)
Haben Sie die gewünschten Leadbögen und E-Mail Vorlagen erstellt, können Sie Ihre
Benutzer für die AddLeads App anlegen. Gehen Sie hierzu auf den Menüpunkt „Neu“ und
wählen Sie „Benutzer“ (siehe Abb. 14). Geben Sie nun die E-Mail Adresse des Benutzers ein
und klicken Sie auf „Speichern“. Der App User erhält nun eine E-Mail mit einem Link zum
App Download sowie seine Zugangsdaten zur App Nutzung.
Abbildung 14
15
Export der erfassten Leads
Nachdem Sie über die AddLeads App Ihre Kontakte erfasst haben, haben Sie die Möglichkeit
die erfassten Lead-Daten nach Excel zu exportieren.
Klicken Sie hierzu auf den Menüpunkt „Leads“, um eine Liste aller erstellten Kontakte
aufzurufen. Markieren Sie nun die gewünschten Kontakte indem Sie entweder die Checkbox
vor dem jeweiligen Kontakt anhaken oder nutzen Sie die Option „Alle auswählen“ indem Sie
auf die Checkbox neben „Aktionen“ klicken (siehe Abb. 15).
Haben Sie die gewünschten Kontakte markiert, klicken Sie bitte nun auf den Punkt
„Exportiere“, um das Export Modul aufzurufen.
Abbildung 15
Hier können Sie bestimmen welche Felder Sie exportieren wollen. Ziehen Sie hierzu einfach
das entsprechende Feld per Drag & Drop aus der Felderliste auf der linken Seite auf die
rechte Seite. Zusätzlich können Sie die Reihenfolge der Felder bestimmen, indem Sie die
Felder per Drag & Drop an die entsprechende Stelle bewegen.
16
Oberhalb der Spalten erhalten Sie eine Vorschau, wie die Daten nach dem Expert in Excel
exportiert werden (siehe Abb. 16).
Abbildung 16
Um die Lead-Anhänge (Visitenkarten, Signatur und Audioaufnahme) mit zu exportieren
müssen die dazu gehörigen Felder zwingend in die rechte Spalte gezogen werden.
Abbildung 17
17
Wenn Sie alle gewünschten Felder ausgewählt und entsprechend angeordnet haben, klicken
Sie bitte auf den Button „Auswahl exportieren“.
Abbildung 18
Sie erhalten nun Ihre gewünschten Daten in einer zip-Datei.
Abbildung 19
Diese zip-Datei müssen Sie per Rechtsklick entpacken. Nun erscheint ein offener Ordner in dem die
exportierten Dateien enthalten sind.
Abbildung 20
18
Abbildung 21
In diesem Ordner ist eine Excel-Datei enthalten. Diese enthält alle von Ihnen exportieren
Informationen.
Abbildung 22
Ein Klick auf den Dateinamen öffnet die entsprechende Datei.
Wichtiger Hinweis:
Das Öffnen der Dateien durch einen Klick in der Excel-Datei funktioniert nur, solange sich
die Dateien und die Excel-Datei in demselben Verzeichnis befinden.
19
Statistiken
Um eine Statistik darzustellen müssen Sie unter „Leads“ eine Auswahl der Leads treffen,
von denen Sie wünschen, dass Sie in der Statistik berücksichtigt werden. Die Statistik
können Sie dann unter der Rubrik „Leads“ aufrufen (siehe Abb. 23).
Abbildung 23
In der Statistik können Sie nun den Erfasser, den Zeitraum und die Felder auswählen von
denen Sie eine Statistik wünschen. Den Erfasser wählen Sie in einem Drop-Down Menu aus.
Hier können Sie jeden Erfasser einzeln oder alle Erfasser zusammen auswählen.
Außerdem können Sie festlegen welche Felder in der Statistik berücksichtig werden sollen.
Von Haus aus werden alle Felder berücksichtigt. Sie können jedoch Felder, die Sie nicht in
der Statistik benötigen, einfach per Drag & Drop von der rechten in die linke Spalte ziehen
und diese Felder somit abwählen (siehe Abb. 24). Abschließend müssen Sie die Statistik per
„Aktualisieren“ neu laden.
Abbildung 24
20
Die Statistik wird Ihnen dann in Form von Balkendiagrammen dargestellt. Für jedes Feld gibt
es eine eigene Grafik, in der die Werte in Prozent angeben werden. Sie können allerdings
auch mit der Maus über die Balken fahren um die absoluten Zahlen zu erhalten (siehe Abb.
25). Leads deren Feld an dieser Stelle mit keinem Wert gefüllt sind werden unter „not
specified“ zusammengefasst und ebenfalls prozentual berücksichtigt.
Werten Sie an dieser Stelle Felder mit einer mehrfachen Auswahlmöglichkeit aus, z.B.
Multicheckbox, bedenken Sie bitte, dass die Prozente in der Gesamtbetrachtung über 100
liegen können.
Abbildung 25
21
AddLeads App
Sie haben die Möglichkeit, sich mit Ihren Zugangsdaten für das Web Portal ebenfalls in die
AddLeads App einzuloggen. Für weitere Nutzer der App folgen Sie bitte der Anweisung aus
dem Schritt „Anlegen der App Nutzer“.
Nachdem der Nutzer die E-Mail mit seinen Zugangsdaten erhalten hat und die App auf
seinem iOS oder Android Device heruntergeladen hat, muss er sich zunächst einloggen.
Es erscheint nun der Hauptbildschirm der AddLeads App. Um einen
neuen Lead anzulegen, klicken Sie bitte auf „Neuer Lead“.
Dear Sir, dear Madam,
You have been granted authorization to use the AddLead app – an application which allows you to record visitor information during Hannover Messe and to export it using the associated Web portal.
Click here to complete your registration:
Link
Sincerely,
Deutsche Messe AG
Project Manager Exhibitor Services
Sales & Consultancy
22
Es werden nun die im Vorfeld über das Web
Portal angelegten Leadbögen zur Auswahl
aufgelistet, von denen Sie den gewünschten
Leadbogen auswählen können.
Nachdem der Leadbogen ausgewählt wurde, müssen die Stammdaten des Kontaktes erfasst
werden. Neben der manuellen Eingabe der Daten, haben Sie die Möglichkeit über die
„Ticketscan“ Funktion die Messekarte des Gastes einzuscannen und so die hinterlegten
Daten aus der Besucherregistrierung der Messe zu beziehen. Sollten entsprechende Felder
bei der Registrierung nicht ausgefüllt worden sein, können Sie dieses manuell nachholen.
23
iOS (iPhone, iPad) Android (Smartphone, Tablet)
Alternativ haben Sie die Option, die Visitenkarte des Gastes einzuscannen, um die
Kontaktdatenfelder zu füllen.
Nachdem die Stammdaten gefüllt wurden, klicken Sie bitte oben rechts auf „Weiter“, um den
ausgewählten Leadbogen aufzurufen und gemeinsam mit dem Gast auszufüllen. Haben Sie
alle Felder ausgefüllt, klicken Sie bitte erneut auf „Weiter“.
24
Sie erhalten nun eine Übersicht der vorab über das Web Portal angelegten E-Mail Vorlagen.
Wählen Sie die gewünschte E-Mail aus und klicken Sie auf „Lead speichern“, um die
Leaderfassung abzuschließen und die E-Mail an den Gast zu senden.
Unter „Leads managen“, sehen Sie eine Übersicht Ihrer erfassten Leads. Die unter „NOCH
NICHT HOCHGELADEN“ aufgeführten Leads wurden noch nicht an das Portal gesendet.
Durch Klicken eines Leads können Sie diesen bearbeiten. Das Bearbeiten ist gleich dem
Erstellungsprozess. Am Ende wird dieser automatisch mit dem Portal synchronisiert.
25
SpeedLead
SpeedLead ist eine zusätzlich Funktion in Ihrer App „AddLeads“. Diese ermöglicht Ihnen
Leads zu erfassen, ohne einen Leadbogen auszfüllen oder/und eine E-Mail auswählen. Auf
diesem Weg erfassen Sie Leads in kürzester Zeit. Vor der Erfassung können Sie einen
Leadbogen auswählen, welcher jedem Lead automatisch angehangen wird.
Wenn Sie den Lead nach der Erfassung bearbeiten, können Sie nachträglich den Leadbogen
ausfüllen und eine E-Mail für den Versand auswählen.
26
Nicht unterstützte Android Geräte Stand: 29.05.2015