_1

วชาการใชโปรแกรมประมวลผลค า อาจารยดวงกมล สรรไพโรจน Page 1 of 8

ใบความร

หนวยท 11 การสรางจดหมายเวยน

วตถประสงค

1. เพอใหนกเรยนมความรความเขาใจเกยวกบการท าจดหมายเวยนในโปรแกรม Microsoft Word 2007

2. เพอใหนกเรยนสามารถสรางจดหมายเวยนได

สอ อปกรณ

1. ใบงาน

2. คอมพวเตอร

ขนตอนด าเนนการ

ใหนกเรยนท าใบงานหนวยท 10-11

การประเมนผลกจกรรม

1. การเขารวมกจกรรมแลกเปลยนขอมล

2. ผลงานในใบงานหนวยท 10-11

วชาการใชโปรแกรมประมวลผลค า อาจารยดวงกมล สรรไพโรจน Page 2 of 8

จดหมายเวยน (Mail Merge) ใน Microsoft Word ชวยในการสรางจดหมาย เชน จดหมายแจงขาว ทม

ชอ และทอยของผรบ โดยปรกต เราอาจจะพมพชอของแตละคนลงไปตรงๆ ในจดหมายนน แลวกเปลยนชอไป

เรอยๆ ถามรายชอจ านวนมาก กตองเสยเวลาในการแกไขจดหมายแตละฉบบ Mail Merge จะชวยในการน า

ขอมลจากตารางมาใสลงในจดหมาย ตามจดทเราก าหนด แลวสามารถสงพมพจดหมายตามรายชอผรบในตาราง

ไดพรอมกนทเดยว ท าใหลดเวลาในการท างาน และลดความผดพลาดลงได

โดย Word จะเอาจดหมายและรายชอมา Merge รวมกน เชน ในตารางมรายชอลกคา นาย A, B, C เมอ Merge (รวม) เสรจจะไดจดหมาย 3 ฉบบ ออกมา คอ จดหมายถงนาย A, ถงนาย B และถงนาย C โปรแกรม Word จะสรางจดหมายออกมาใหอตโนมต ซงเราสามารถสงพมพจดหมายเหลานออกมา ถงสงใหบนทกเปนไฟลแสดงจดหมายทงหมดกได

มารจกกบจดหมายเวยน

หลกการใชงานจดหมายเวยน (Mail Merge)

วชาการใชโปรแกรมประมวลผลค า อาจารยดวงกมล สรรไพโรจน Page 3 of 8

แทบการสงจดหมาย เมอเรมตนสรางจดหมายเวยน

1. การสรางเอกสารหลก

1.1 เมอเปดแทบการสงจดหมาย(Mailings) คลกปมเรมจดหมายเวยน(Start Mail Merge) แลวเลอกหวขอใหตรงกบงานทท าอย ในทนเลอกเอกสาร Word ปกต (Normal Word Document)

1.2 จดท าตวจดหมายทมขอความทจะใชรวมกน เราเรยกจดหมายนวา เอกสารหลก โดยนกเรยนตอง

เวนทวางไวส าหรบใสชอ ทอย หรอขอมลอนๆ ทจ าเปนของผรบ ตอจากนนก ไปสรางตารางขอมลของผรบ

จดหมาย

วธการสรางจดหมายเวยน (Mail Merge)

วชาการใชโปรแกรมประมวลผลค า อาจารยดวงกมล สรรไพโรจน Page 4 of 8

2. การสรางแหลงทอย

2.1 หลงจากไดเอกสารหลกเรยบรอยแลว เลอกรายการพมพรายชอใหม Select Recipients(เลอกผรบ) Type New List (พมพรายชอใหม)

2.2 คลก Customize columns (ก าหนดคอลมภเอง)

2.3 คลกเลอกรายการเพอเปลยนชอตามรายการทนกเรยนตองการ

เลอกขอมล ทตองการเปลยนชอ

ใสขอมล

วชาการใชโปรแกรมประมวลผลค า อาจารยดวงกมล สรรไพโรจน Page 5 of 8

2.4 ลบรายการทไมตองการออก เมอลบเรยบรอยแลว ใหคลก OK เพอไปสขนตอนตอไป

2.5 พมพขอมลตามรายการทนกเรยนก าหนด () เมอพมพขอมลคนแรกครบทกรายการเรยบรอยแลว ใหคลกปม New Entry () เพอเพมขอมลใหม

2.6 คลก OK และ Save ขอมลชอ data ในโฟลเดอรของนกเรยนทสรางขนมาใหมเพอเกบขอมล

เลอกขอมลทตองการลบ

วชาการใชโปรแกรมประมวลผลค า อาจารยดวงกมล สรรไพโรจน Page 6 of 8

3. สรางฟอรมการผสานเขตขอมลลงในเอกสารหลก 3.1 น าเมาสไปวางในต าแหนงทตองการผสานขอมลทนกเรยนไดสรางไว และคลกเลอก Insert Merge Field

(แทรกขอมลผสาน) แทรกขอมลใหครบทกต าแหนงทเตรยมไว

วชาการใชโปรแกรมประมวลผลค า อาจารยดวงกมล สรรไพโรจน Page 7 of 8

3.2 เมอแทรกขอมลครบทกต าแหนงเรยบรอยแลว คลก Preview Results (แสดงผลลพธตามขอมลทผสานไว)

3.3 แสดงผลลพธตามขอมลทผสานไวเปนเอกสารและแกไขไดแตละรายการ

วชาการใชโปรแกรมประมวลผลค า อาจารยดวงกมล สรรไพโรจน Page 8 of 8

3.4 การผสานไปยงเครองพมพ