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La réunion virtuelle

Webinar du 16 juillet 2014

SOMMAIRE

• Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution

de la réunion

• Etudes de cas :

• Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes

• Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes

• Questions / Réponses

5’

15’

10’

SOMMAIRE

• Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution

de la réunion

• Etudes de cas :

• Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes

• Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes

• Questions / Réponses

5’

15’

10’

BACK TO BASICSUne réunion, c’est…

Le fait de réunir des personnes… … dans un lieu et à un moment …

… à une fin déterminée

1 2

3

Ces 3 piliers évoluent considérablement,

changeant notre manière de nous réunir

COLLABORATIONDes réunions toujours plus interactives, participatives, collaboratives

?!

…?!

• La notion d’intelligence collaborative s’impose

petit à petit dans les entreprises, autour du constat

qu’on crée, innove et invente mieux à plusieurs que

seul(e)

• 3 enjeux découlent de ce principe :

• Interactivité : la capacité à laisser chacun

s’exprimer et formuler ses idées, et à être

entendu

• Participation : la capacité à prendre en

compte les remarques de chacun et à les

intégrer dans la prise de décision

• Collaboration : la capacité à élaborer des

idées en capitalisant sur toutes les

intelligences, à l’issue d’un processus

collectif

DIGITALISATIONLa salle virtuelle devient le lieu privilégié de la réunion

• Les raisons à la diminution du nombre de réunions

physiques sont multiples :

• Réduction des coûts,

• Diminution des temps de transport,

• Mondialisation des équipes,

• Développement du télétravail, …

• Elles imposent d’inventer de nouveaux lieux de réunion,

où la salle devient virtuelle : facilement accessible et offrant

des outils d’interaction quelque soit le nombre de

participants

• Elles amènent également à repenser le temps de la

réunion :

• Synchronie : optimisation du temps de participation

conjointe de tous les participants

• Asynchronie : organisation de la prise de parole

selon les rythmes de chacun

EFFICIENCE La réunion doit être productive

• 88% des cadres se sentent inutiles en réunion

• 75% des cadres font autre chose en réunion

• 47% trouvent des excuses pour ne pas aller en réunion

• Parce qu’elle mobilise le temps et l’énergie des

collaborateurs, la réunion se doit d’être efficace et de

produire les résultats attendus :

• Information partagée et assimilée

• Participants acteurs de la réunion

• Production de contenus optimisée

• Décisions actées

• Prochaines étapes identifiées

• Porteur des prochaines étapes informés et impliqués

Etude Ifop / Wisembly / MeetingsMag

SOMMAIRE

• Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution

de la réunion

• Etudes de cas :

• Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes

• Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes

• Questions / Réponses

5’

15’

10’

Réunion mensuelle 30 personnesAnimer une communauté de collaborateurs

travaillant sur les mêmes sujets

Cas n°1

• Faire vivre une communauté de collaborateurs travaillant sur les mêmes sujets dans différents lieux et

entités

• Partager les bonnes pratiques et créer une dynamique de collaboration

• Prendre des décisions collégiales sur des problématiques communes

La confcall mensuelle d’animation de la communauté

• Sous un format « confcall » :

• Un animateur de communauté centralise le contenu et

organise le déroulé

• La charge de la présentation principale tourne entre les

différents membres

• Les questions sont posées en live par message, ce qui

favorise la prise de parole par chacun

• Le contenu de la réunion suivante est décidé collégialement

sur la base des inputs de chacun

LA SOLUTION

LES ENJEUX

• 1 présentation par mois

• 1 seule plateforme qui devient le

lieu d’échange privilégié

• 1 historique des réunions partagé

• 1 compte-rendu en temps réel

• 1 communauté renforcée

LES CHIFFRES CLES

FOCUSCréer une salle de réunion virtuelle, c’est possible

REUNION

REUNION

REUNION

SYNCHRONIE – PENDANT LA REUNION

• Institutionnaliser des moments d’échange réguliers

où on privilégie l’échange en direct

• Mettre en place un moment dédié à la prise de

décision commune

• Laisser une place à l’échange informel

ASYNCHRONIE – ENTRE LES

REUNIONS

• Poursuivre le dialogue : poser des

questions, obtenir des réponses, partager

des informations

• Echanger des documents

• Assurer le suivi et préparer les

prochaines réunions

Réunion trimestrielle top 800Aligner et engager les top managers autour de la

présentation des résultats financiers

Cas n°2

• Présenter au même moment les résultats financiers aux 800 top managers du groupe

• Fournir aux managers chargés de cascader l’information des éléments de langage cohérents

• Aligner les équipes autour de priorités communes

• Ouvrir une voie de communication directe entre le PDG et les managers

La confcall trimestrielle de présentation des résultats

• Sous un format « émission de radio » :

• Un flux audio et des « slides » partagés, au même moment

• Une possibilité pour les « auditeurs » d’interagir à tout

moment par écrit

• 2 moments forts :

• Information descendante : présentation des résultats par le

PDG, en s’appuyant sur les « slides » partagés

• Un moment de Q&A : des questions visibles par tous les

participants, sélectionnées et faisant l’objet d’une réponse en

directe du PDG

LA SOLUTION

LES ENJEUX

• 60 questions qualifiées, posées en

direct par les participants

• + de 350 likes, permettant de

hiérarchiser les questions posées

• 5 questions répondues ‘en live’ par

le PDG

• + de 50% des participants sont

actifs

(question ou like)

LES CHIFFRES CLES

FOCUSLibérer la parole : jusqu’à quel point ?

La liberté… … s’arrête où…

Modérer ou

ne pas

modérer…

Préserver

l’anonymat ?

Les joies du

direct

• Favorise la participation

• Permet l’identification des sujets

sensibles et une connaissance des

préoccupations réelles des

collaborateurs

• Humour, quand tu nous tiens…

• Interpellation directe parfois peu

politiquement correcte

• Présente une possibilité de

« phagocytage » de la réunion sur

des problématiques autres que

celles figurant à l’ordre du jour

• Crée un lien de communication

direct entre la personne en charge

de la conférence et les participants

• Permet une meilleure réactivité

• Anticiper les questions permet de

répondre aux points crispants en

début de séance

• Et de préparer des éléments de

langage adaptés

• Permet l’instauration d’un climat de

confiance

• Prône une utilisation responsable de

la liberté de parole

SOMMAIRE

• Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution

de la réunion

• Etudes de cas :

• Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes

• Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes

• Questions / Réponses

5’

15’

10’

À bientôt sur wisembly.com !

Laura vous donne rendez-vous le 30 juillet à 9h30

pour un webinar consacré au meeting stratégique !