PROSES DATA SWITCH JARINGAN LAN (LOCAL AREA NETWORK)
SISTEM AKUNTANSI PENAGIHAN PIUTANG PELANGGAN PADA PDAM TIRTA
SILAUPIASA
Toni Rio Antono,
Staf Pengajar AMIK INTeL Com GLOBAL INDO Kisaran
ABSTRAK
Sistem pendataan piutang pelanggan ini merupakan suatu hal yang
sangat penting, dimana didalam perusahaan selalu mengatur mengenai
permasalahan pendataan piutang, yang meliputi perhitungan
komponen-komponen piutang seperti pembayaran rekening air. Dan
salah satu fungsi sistem pendataan piutang adalah agar mengetahui
siapa yang membayar air, siapa yang terkena denda dan membuat data
piutang suatu instansi atau perusahaan. Sistem ini direncanakan
untuk memastikan pengeluarannya dan memilliki pertanggungjawaban
dan dapat ditelusuri oleh pelaksananya.
Penelitian ini dilakukan di PDAM TIRTA SILAUPIASA KAB. ASAHAN
yang bergerak di bidang air bersih. Sistem penagihan piutang pada
perusahaan ini masih dikatakan manual, sebab dalam perusahaan ini
memang sudah menggunakan komputer tetapi software yang ada
didalamnya masih terbatas, dan pencatatannya pun masih dalam
Microsft Excel. Dan pengolahan datanya memang tidak terfokus pada
mesin hitung, tetapi penggunaan komputernya masih memiliki
keterbatasan seperti yang diuraikan diatas. Dalam hal ini, maka
penulis mencoba membuat dan menjalankan sebuah aplikasi dengan
menggunakan MYOB Accounting Versi 13 yang penulis anggap lebih
efisien dibanding penggunaan program yang sudah ada sebelumnya
untuk mempercepat penyelesaian laporan piutang pelanggan.Kata kunci
: Akuntansi, Penagihan, Piutang, Pelanggan.
1. Latar Belakang
Pada umumnya, organisasi perusahaan maupun instansi pemerintah
atau swasta yang maju dan berkembang adalah jika organisasi
perusahaan maupun instansi itu bisa mencapai tujuan yang sudah
ditetapkan sebelumnya. Semakin banyaknya perusahaan yang didirikan
maka persaingan dunia usaha akan semakin ketat.Perusahaan Daerah
Air Minum (PDAM) Tirta SilauPiasa Kabupaten Asahan merupakan salah
satu perusahaan yang dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten Asahan yang
bergerak dibidang jasa. Perusahaan ini menyediakan layanan kepada
masyarakat berupa penyediaan air bersih.Piutang pelanggan yang
sudah jatuh tempo tidak dapat tertagih karena sesuatu hal maka akan
menyebabkan resiko kerugian bagi pihak yang bersangkutan. Untuk
menghindari hal-hal tersebut diatas maka manajemen perlu mengadakan
revisi secara menyeluruh tentang penagihan terhadap pelanggan.
Pencatatan piutang pelanggan pada PDAM Tirta SilauPiasa masih
menggunakan sistem manual yaitu menggunakan microsoft excel. Dalam
hal ini penulis melihat bahwa inilah kesulitan yang dihadapi oleh
PDAM Tirta SilauPiasa Kabupaten Asahan , yaitu menghitung piutang
pelanggan pembayaran air, karena PDAM Tirta SilauPiasa kegiatan
utamanya adalah menghitung piutang pelanggan pembayaran air kepada
setiap pelanggan, maka penulis mencoba untuk menerapkan sistem
pencatatan piutang pelanggan dengan menggunakan program MYOB
Accounting Plus Versi 13, karena jika PDAM menggunakan program ini
dalam pencatatan piutangnya, maka PDAM akan semakin mudah melakukan
pencatatan piutangnya dengan waktu yang lebih cepat dan tepat.
Sehingga tidak lagi membutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui
hasil dari proses data.2. Latar BelakangLandasan teori merupakan
panduan untuk melaksanakan dan menyelesaikan suatu studi. Dalam hal
ini yang berkaitan dengan masalah yang dibahas secara teoritis yang
berhubungan dengan penyelesaian permasalahan dalam pencatatan
piutang pelanggan pada PDAM,sehingga melalui pembahasan dalam
landasan teori,penulis akan semakin mudah mengatasi setiap kendala
yang ada pada PDAM.
2.1 Pengertian Komputer
Komputer adalah sebuah alat elektronik yang terdiri dari tiga
bagian sistem yaitu: Hardware, Software dan Brainware. Perangkat
keras (Hardware) pada dasarnya adalah perangkat yang secara fisik
dapat dilihat dan diraba. Perangkat lunak (Software) adalah
perangkat komputer yang dibutuhkan untuk menghidupkan suatu
aplikasi pemrograman komputer. Brainware adalah setiap orang yang
mampu mengendalikan komputer dengan menberikan instruksi instruksi
yang dimengerti komputer.
2.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem adalah suatu kerangka yang terpadu mempunyai satu sasaran
atau lebih. Menurut Gordon B. Davis (2001), Sistem dapat bersifat
abstrak dan fisik.
a. Sistem Abstrak
Suatu susunan teratur, gagasan, konsep yang paling saling
tergantung.
a. Sistem FisikMaksudnya serangkaian unsur yang saling
bekerjasama untuk tujuan tertentu. Model umum sebuah system terdiri
dari masukan, pengolahan dan keluaran. Ini disederhanakan karena
sebuah sistem memiliki beberapa masukan dan keluaran.
Menurut L.ACKOF (2005), Sistem adalah setiap kesatuan secara
konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian bagian dalam keadaan
saling tergantung satu sama lainnya.
Sedangkan menurut Warren dkk (2005:10) menjelaskan bahwa: secara
umum, akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang
menghasilkan laporan kepada pihak pihak yang berkepentingan
mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan.
Menurut AmericanInstitute of Certified PublikAccountant
(Muhammad, 2002:11) mendefinisikan sebagai berikut: akuntansi
adalah seni pencatatan, pengidentifikasian,pendeskripsian,
pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter,
transaksi dan kejadian kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan
termasuk menafsirkan hasil hasilnya.
Sehingga dapat di ambil kesimpulan bahwa pengertian sistem
akuntansi (Accounting System) adalah suatu metode pencatatan untuk
mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengiktisarkan dan melaporkan
informasi transaksi dan kejadian kejadian yang umumnya bersifat
keuangan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.3 Pengertian Tagihan dan PiutangDalam akuntansi pengertian
tagihan biasanya
digunakan untuk menunjukkan klaim yang akan dilunasi
dengan uang.Menurut Gitosudarmo (2005:11), Piutang merupakan
aktiva atau kekayaan perusahaan yang timbul sebagai akibat dari
dilaksnakannya kebijakan penjualan kredit.Menurut LUDWIG VON
BARTALANFY(2006:10), Piutang adalah semua klaim (tagihan) dalam
bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan,
atau organisasi lainnya (pihak tertagih lainnya).Piutang biasanya
memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar
perusahaan. Klaim timbul karena sebagai sebab, misalnya penjualan
secara kredit, pemberian pinjaman kepada karyawan, persekot dalam
kontrak pembelian pada karyawan. Tidak semua klaim tersebut sebagai
piutang.
Berikut ini beberapa bentuk klaim, antara lain klaim terhadap
kelebihan pembayaran pajak, pembayaran listrik, pembayaran air,
klaim terhadap perusahaan angkutan atas barang-barang yang rusak
atau hilang dalam perjalanan, klaim ganti rugi terhadap perusahaan
asuransi , klaim terhadap pemesan saham.Dalam kegiatan perusahaan
yang normal biasanya piutang akan dilunasi dalam jangka waktu
kurang dari 1 tahun, sehingga dikelompokkan dalam aktiva lancar.
Seperti telah dinyatakan termasuk dalam piutang ini hanya tagihan
yang akan dilunasi dengan uang, oleh karena itu pengiriman barang
untuk dititipkan (konsinyasi) tidak dicatat sebagai piutang yang
timbul dari penjualan angsuran, akan dipisahkan menjadi aktiva
lancar dan tidak lancar, tergantung pada jangka waktu angsuran
tersebut. Apabila lebih dari 1 tahun maka tidak dilaporkan dalam
kelompok aktiva lancar, tetapi masuk kelompok aktiva lain-lain.
2.4 Penilaian Piutang
Dalam hubungannya dengan piutang, dalam buku prinsip akuntansi
Indonesia disebutkan.Piutang dinyatakan sebesar jumlah bruto
tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat diterima.
Dari prinsip diatas dapat diketahui bahwa untuk melaporkan piutang
dalam neraca adalah sebesar jumlah yang akan direalisasikan yaitu
jumlah yang diharapkan akan dapat tertagih. Jumlah piutang yang
diharapkan akan ditagih dihitung dengan mengurangkan jumlah yang
diperkirakan akan tidak dapat ditagih kepada jumlah piutang. Karena
neraca itu disusun setiap akhir periode, maka setiap akhir tahun
perlu dihitung jumlah kerugian dari piutang. Kerugian piutang ini
dibebankan pada priode yang bersangkutan sehingga timbulnya piutang
tersebut. pencatatan kerugian piutang dikreditkan ke rekening
cadangan kerugian piutang, sehingga tidak diperlukan
perubahan-perubahan dalam buku pembantu piutang.Apabila jelas
piutang sudah tidak dapat ditagih maka rekening cadangan kerugian
piutang didebit dan piutang dihapuskan, pada saat ini buku pembantu
piutang baru dikredit. Penghapusan piutang baru dilakukan jika
tidak terdapat bukti-bukti yang jelas seperti debiturnya bangkrut,
meninggal dan lain-lain.Selain menggunakan cadangan piutang
terdapat satu cara lain untuk mengakui kerugian piutang yang
disebut metode penghapusan langsung. Dalam metode ini kerugian
piutang baru diakui pada waktu piutang dihapuskan dan penghapusan
baru dilakukan bila terdapat bukti-bukti yang jelas. Penggunaan
metode langsung tidak dapat melaporkan piutang dengan jumlah yang
diharapkan bisa ditagih, tetapi neraca menunjukkan jumlah bruto
piutang, sehingga tidak sesuai dengan prinsip akuntansi yang
dikemukakan.2.5 Jenis-jenis Piutang a. Piutang Dagang (Account
Receivable) yaitu piutang yang timbul dari penjualan kredit barang
atau jasa. Yang merupakan usaha pokok perusahaan. Bila piutang
timbul dari penjualan asset perusahaan, pemberian pinjaman kepada
pihak tertentu maka piutang tersebut tidak termasuk golongan
piutang dagang.
b. Wesel Tagih yaitu piutang yang secara formil didukung oleh
perjanjian untuk membayar secara tertulis (notes payable).
c. Piutang Non Dagang yaitu piutang yang timbul akibat penjualan
asset, pemberian pinjaman kepada pihak tertentu. Misalnya pinjaman
karyawan.2.6 Penyajian Piutang Dalam NeracaPenyajian piutang dalam
neraca harus tetap menyajikan jumlah bruto piutang karena
piutangnya tidak dapat direalisasikan hanya berdasarkan taksiran
(Prinsip Akuntansi Indonesia 3.1 pasal 9), harus dipisahkan secara
jelas antara piutang dagang, piutang karyawan dan piutang lainnya.
Apabila suatu perusahaan mempunyai hubungan jual beli dengan satu
pihak sehingga terdapat piutang dagang dan juga hutang dagang atau
hutang lainnya, penyajian dalam neraca tidak boleh dikompensasi
akan tetapi harus dinyatakan secara terpisah.2.7 Mencatat Piutang
dalam sistem akuntansi manual, piutang dicatat oleh bagian khusus
yang menangani piutang. Pada sistem akuntansi komputer umumnya
pengembang menyerahkan tugas tersebut kepada komputer sehingga
bagian piutang cukup melakukan verifikasi untuk menjamin validasi
catatan yang dilakukan komputer.
2.8 Klasifikasi Piutang
Banyak perusahaan menjual secara kredit agar dapat menjual lebih
banyak produk atau jasa. Piutang yang timbul dari penjualan semacam
itu biasanya diklasifikasikan sebagai piutang usaha atau wesel
tagih.
Piutang di klasifikasikan menjadi 3 bagian yaitu:
1.Piutang Dagang (Trades Receivable) umumnya adalah kategori
yang paling signifikan dari piutang dan merupakan hasil dari
aktivitas normal bisnis yaitu penjualan barang atau jasa secara
kredit kepada pelanggan. Piutang dagang sering disebut juga sebagai
piutang usaha (accounts receivable). Piutang usaha di
klasifikasikan di neraca sebagai aktiva lancar.
2. Wesel tagih (notes receivable) adalah jumlah yang terutang
bagi pelanggan disaat perusahaan telah menerbitkan surat utang
formal. Sepanjang wesel tagih diperkirakan akan tertagih dalam
setahun, maka biasanya diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva
lancar. Wesel biasanya digunakan untuk periode lebih dari 60
hari.
3. Piutang Lain-lain
Piutang lain-lain biasanya disajikan secara terpisah dalam
neraca. Jika piutang ini diharapkan akan tertagih dalam 1 tahun,
maka piutang tersebut diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika
penagihannya lebih dari dibawah judul investasi. Piutang lain-lain
(order receivable) meliputi piutang bunga, piutang pajak dan
piutang dari karyawan perusahaan.
2.9 Prosedur Pencatatan Piutang
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi
piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang adalah
disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari
debitur, retur penjualan dan penghapusan piutang.
Informasi piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah:
1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakuka
oleh setiap debitur.
3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.
Dalam akuntansi piutang secara periodik dihasilkan pernyataan
piutang yang dikirimkan pada setiap debitur. Pernyataan piutang ini
merupakan unsur pengendalian intern yang baik dalam pencatatan
piutang. Dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang
kepada para debitur, catatan piutang perusahaan diuji ketelitiannya
dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur. Dari
pengiriman pernyataan piutang tersebut kemungkinan tertagih atau
tidaknya piutang, secara priodik fungsi pencatatan piutang
menyajikan informasi umur piutang disetiap debitur kepada manager
piutang.
2.10 Metode Pencatatan Piutang
Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu metode
berikut ini:
1. Metode konvensional
2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang atau
pernyataan piutang
3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu(leggerless
Bookeeping)4. Metode pencatatan dengan menggunakan komputer.
Berikut ini diuraikan secara rinci setiap metode pencatatan
piutang tersebut:
1. Metode konvensional
Dalam metode ini, posting kedalam kartu piutang dilakukan atas
dasar data yang dicatat dalam jurnal. Berbagai transaksi yang
mempengaruhi piutang adalah:
a. Transaksi penjualan kredit
Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur
penjualan yang dilampiri surat order pengiriman dan surat muat yang
diterima oleh bagian piutang dari bagian penagihan. Transaksi
timbulnya piutang ini diposting dalam kartu piutang atas dasar data
yang telah dicatat dalam jurnal.
b. Transaksi retur penjualan
Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar
memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang.
c. Transaksi penerimaan kas dari piutang
Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar
bukti kas masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan dari
debitur.
d. Transaksi penghapusan piutang
Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti
memorial yang dibuat oleh fungsi kredit.
2. Metode posting langsungMetode posting langsung didalam kartu
piutang dibagi menjadi 2 golongan berikut ini:
a.Metode posting harian
Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan,
jurnal hanya menunjukkan jumlah total harian. Posting langsung ke
dalam kartu piutang dan pernyataan piutang.
b.Metode posting periodik
1. Posting ditunda
2. Penagihan bersiklus
3. Metode Tanpa Buku Pembantu
Dalam metode pencatatan piutang ini, tidak digunakan buku
pembantu piutang. Faktur penjualan beserta yang dokumen
pendukungnya yang diterima dari bagian penagihan oleh bagian
piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur
diterima pembayarannya. Ada cara yang dapat ditempuh jika pelanggan
yang membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan.
Faktur yang bersangkutan diambil dari arsip faktur yang belum
dibayar dan dicap lunas kemudian dipindahkan ke dalam arsip faktur
yang telah dibayar.
4. Metode Penagihan yang bersiklus
Dalam metode ini selama sebulan media disertai yang diarsipkan
menurut nama pelanggan. Pada akhir bulan dilakukan kegiatan posting
yang meliputi:
a. Posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut
kedalam pernyataan piutang dan kartu piutang.
b. Menghitung dan mencatat saldo setiap kartu piutang.
2.11Konsep Dasar Aplikasi MYOB Accounting Plus Versi 132.2.11.1
Sejarah MYOB Accounting Plus Versi 13
MYOB (Mainding Accounting Own Business) merupakan salah satu
produk MYOB Limited Australia yang jalan pada sistem operasi
windows seperti halnya jajaran produk MYOB Limited yang lainnya
antara lain MYOB JustInvoices, MYOB Bussines Basicis, MYOB
Accounting, MYOB Accounting Plus Versi 13. Ini sangat fleksibel dan
mudah dipelajari dan MYOB Accounting Plus Versi 13 adalah salah
satu software yang sedang berkembang di Indonesia karena kemudahan
dalam penggunaannya, digit mata uang sesuai dengan setup windows
komputer, serta jenis laporan yang berbagai macam bentuknya dapat
dipindah ke program lain seperti Ms.excel.Dengan menggunakan
software MYOB Accounting kita dapat mengotomatiskan pembukuan
secara lengkap, terperinci, dan akurat sebab software ini memiliki
banyak :
A. User Friendly (mudah digunakan)B. Mempunyai tampilan menu dan
aliran transaksi yang sederhana dan mudah diingat, MYOB mudah
dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan
mendalam tentang komputer dan akuntansi.
C. Tingkat Keamanan (security) yang cukup vailid untuk setiap
user.
D. Memiliki kemampuan mengexplorasi semua laporan ke program
Excel tanpa melalui proses export / import file yang
merepotkan.
E. Memiliki fasilitas Job List sehingga mudah untuk memisahkan
laporan setiap departemen yang terdapat dalam perusahaan.
F. Dapat diaplikasikan ke 105 jenis perusahaan
G. Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta
menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik.
H. Terdapat fasilitas recurring sehingga memudahkan dalam
penyimpanan jurnal yang berulang.
Kelebihan MYOB Accounting Plus Versi 13
1. Mudah dipahami karena disertai gambar dan icon yang
menunjukkan siklus akuntansi.
2. Telah mendukung multi user, dengan hak dan fungsi yang
berbeda untuk setiap user.
3. Telah tersedia fasilitas edit formulir (faktur, bukti kas)
sehingga bisa disesuaikan dengan keinginan perusahaan.
4. Telah terintregrasi dengan Ms.office, sehingga mudah dalam
editing dan modifikasi data atau laporan.
5. Fitur dan fungsi sangat lengkap (Reminder hutang-piutang,
surat tagihan, payroll, bahkan telah mendukung fungsi E-mail).
6. Cocok untuk segala jenis usaha, baik skala kecil, multi
departemen, dan multi proyek.
7. Mudah dalam perawatan database dan backup data.
3.1. Analisa Sistem
Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan. Tahap analisa dilakukan setelah tahap
perencanaan sistem dan sebelum tahap design sistem. Tahap ini
merupakan tahap yang sangat penting, karena kesalahan dalam tahap
ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.
3.1.1. Analisa Sistem Yang Berjalan Untuk memenuhi salah satu
tujuan penelitian yaitu memberikan alternatif solusi kepada
perusahaan terhadap upaya pengembangan dari sistem yang masih
manual menjadi sebuah sistem baru yang terkomputerisasi guna untuk
meningkatkan efesiensi dan efektifitas sistem, perlu adanya analisa
terhadap sistem yang sedang berjalan sebagai acuan untuk tahap
selanjutnya.Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis pada PDAM
Tirta SilauPiasa kab. Asahan sebagian sudah menggunakan suatu
aplikasi khusus berbasis database, tetapi pada bagian piutang masih
manual sehingga masih banyak terdapat kekurangan yang dapat
berpengaruh terhadap efisien dan efektifitas sistem kinerja
perusahaan sebagaimana yang telah dikemukakan dalam identifikasi
masalah.
Salah satu kekurangan yang terdapat adalah
keterlambatan dalam enyajian laporan piutang, dan keterlambatan
informasi inilah yangmenyebabkan perusahaan mengalami
kendala-kendala, karena ketidaktepatan waktu dalam penyajian
laporan dan informasi yang dibutuhkan. Serta kemungkinan kesalahan
dalam penyajian laporan yang dibutuhkan perusahaan tersebut.
3.1.2. Analisa Sistem Yang Diusulkan
Aliran sistem informasi pengolahan data piutang dari sistem yang
diusulkan (sistem baru) pada PDAM Tirta SilauPiasa tidak jauh beda
dengan aliran sistem informasi yang berjalan saat ini pada
perusahaan tersebut. Perbedaannya hanya pada proses pemeriksaan
rekening air. Dimana pada aliran sistem informasi yang sedang
berjalan proses tersebut bersifat manual, sedangkan pada aliran
sistem informasi yang diusulkan proses dilakukan secara
terkomputerisasi dengan database sebagai media penyimpanan.
Keunggulan dari sistem informasi yang diusulkan, antara
lain:
1. Adanya media penyimpanan dalam bentuk database sehingga untuk
proses pembuatan laporan piutang pelanggan rekening air dapat
menghasilkan informasi yang tepat, cepat, akurat dan relevan.
2. Sistem yang baru ini tampilannya mudah untuk dioperasikan
karena masing-masing dari file-file sudah dikelompokkan berdasarkan
bagian-bagiannya.
3. Adanya sistem informasi yang melakukan proses otomatis karena
sistem tidak perlu melakukan proses entry berulang kali.
Akurat dan teliti, yaitu tepat dalam perhitungan maupun
pengolahan data untuk mendapatkan informasi yang dibuat. Ada
beberapa hal yang mempengaruhi akuratnya sebuah informasi, yaitu:
kelengkapan, kebenaran dan keamanan.
Alasan-alasan ini yang tepat untuk menerapkan sistem yang akan
diusulkan dengan menggunakan sistem komputerisasi, dengan masalah
dan kesulitan yang dihadapi dalam mendapatkan informasi tentang
pencatatan piutang.
Contoh gambaran secara lengkap mengenai aliran sistem pengolahan
data piutang pelanggan pembayaran air yang diusulkan pada PDAM
Tirta SilauPiasa kab.Asahan dapat dilihat pada gambar No 3.1.2,
Aliran Sistem Baru.
PELANGGAN KASIR KABAG KEUANGAN Gambar No 3.1.2, Aliran Sistem
Informasi3.DESIGN INTERFACE
Design Interface adalah sebuah media yang menghubungkan antara
pengguna dengan sistem informasi. Sistem yang dibangun diharapkan
dapat menyediakan interface yang mudah dipahami oleh pengguna,
karena jika inteface dibuat terlalu rumit dan menekan waktu bagi
pengguna untuk memahami dan menggunakannya, dikhawatirkan hal ini
justru akan memunculkan faktor keagenan terhadap pemakai
software.
Oleh sebab itu akan menyajikan Design program yang mudah
dipahami dan dipelajari, dengan menggunakan MYOB V.13, karena
mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya bersifat
sederhana yakni berupa gambar - gambar, sehingga untuk pemula pun
akan sangat mudah untuk memahami cara membuka program tersebut.
3.2.1. Design Input
Design Input adalah rancangan untuk menginput data-data apa saja
yang ingin kita input untuk memproses suatu program. Tujuan dari
Design Input yaitu agar mudah dimengerti oleh pemakai dan agar
dapat tercapainya suatu hasil yang lebih akurat.
Dalam hal ini untuk mencapai tujuan yang diinginkan sebaiknya
kita memperhatikan beberapa kriteria, antara lain: Dalam design
input harus dapat dengan mudah digunakan dan dimengerti, design
input harus bisa mendukung tujuan puncak dari pengolahan data
tersebut, bentuk input hendaknya benar-benar hal yang perlu
diperhatikan.
Langkah-langkah dalam memasukkan beberapa transaksi yang terjadi
pada piutang adalah sebagai berikut:
Gambar No 3.2.1, Tampilan Menu command centreSetelah itu kita
bisa memulai proses MYOB dengan menginput beberapa data yang
diperlukan dalam menyelesaikan transaksi-transaksi.
Adapun beberapa contoh dalam penginputan data, antara lain:1.
Menginput Akun-akun
Dalam proses ini ada beberapa Akun yang akan diinput dengan anak
akun, beberapa akun tersebut, anatara lain: Akun Asset,
Liabilities, Equity, Income, Cost of Sales, Expenses, Other Income,
Other Expenses.
Cara pengerjaannya:
a. Aktifkan modul Accounts
b. Pilih baris Account List
c. Tentukan kelompok perkiraan
d. Klik Icon New.
Tampilannya sebagai berikut:
Gambar No 3.2.1.1, Tampilan menginput Akun-akun2. Menginput
Nilai-nilai pada Neraca
Dalam proses ini kita akan memasukkan nilai pada akun-akun yang
telah diinput sebelumnya. Adapun cara pengerjaannya, antara
lain:
a. Aktifkan modul Accounts
b. Pilih baris Account List
c. Tentukan kelompok perkiraan
d. Klik Icon New.
Lihat tampilan berikut ini:
Gambar No 3.2. Tampilan untuk menginput nilai-nilai akun3.
Menginput Data Pelanggan
Dalam proses ini ada beberapa kolom kosong yang akan diisi,
antara lain: Nama Pelanggan, alamat, kota, dan code ID.Cara
pengerjaannya:
a. Aktifkan modul Card File;
b. Pilih Card List;
c. Setelah itu isilah data-data yang mau diisi
Lihat pada gambar berikut:
Gambar No 3.3 Tampilan menginput Data Pelanggan
4. Menginput Saldo Awal Masing-masing Pelanggan
Dalam proses ini ada beberapa kolom yang akan diisi,
diantaranya:
Cara pengerjaannya: Menu Setup, pilih Balance, Customer Balance,
klik Add Sales, kemudian tentukan nama customer yang bersaldo
awal.Tampilannya akan tampak seperti gambar berikut:
Gambar No 3.4, Tampilan menginput saldo awal
3.2.2. Design Output Design Output adalah suatu keluaran yang
dibutuhkan dalam mengambil sebuah keputusan. Hasil ini sangat
membantu kegiatan-kegiatan kinerja bagi manajemen, dan hasil output
ini akan menjadi pertinggal bagi perusahaan dan dijadikan sebagai
arsip, yang suatu waktu bisa dilihat bila mereka membutuhkan
kembali. Ada beberapa contoh hasil output yang terdapat pada sistem
piutang., antara lain:
Langkah awal, kita masih tetap berada dalam lembar utama MYOB
Accounting V.13 / pada command centre, sebelah kanan bawah klik
Icon Reports-Account, seperti tampilan berikut:
Gambar No 3.5 Tampilan Reports Account
Setelah Account diklik, maka akan tampil / terdapat beberapa
Icon seperti tampilan berikut:
Gambar No 3.6 Tampilan Index to Reports1. Tampilan Report Disply
Account
Pada tampilan Report Disply, pilih Account-Disply, maka akan
muncul tampilan seperi berikut:
Gambar No 3.7 Tampilan Report Disply Account2. Tampilan Report
Disply Sales
Pada tampilan Report Disply, pilih Sales-Disply, maka akan
muncul tampilan seperti berikut:
Gambar No 3.8 Tampilan Report Disply Sales
3. Tampilan Report Disply Card File
Masih pada Report Disply, pilih Card-Disply, maka akan muncul
tampilan seperti berikut:
Gambar No 3.9 Tampilan Report Disply Card File
Selanjutnya tampilkan kembali Command Centre pilih reports,
seperti tampilan berikut:
Gambar No 3.10 Tampilan Icon Reports
4. Tampilan Trial Balance
Langkah selanjutnya pilih Accounts, pilih Trial Balance, maka
akan muncul tampilan berikut:
Gambar No 3.11 Tampilan Trial Balance
5. Tampilan Balance Sheet
Langkah selanjutnya pilih Balance Sheet, maka akan muncul
tampilan berikut:
Penerapan sistem yang telah dirancang sebelumnya, untuk mencapai
tujuan yang diinginkan.
Gambar No 3.12 Tampilan Balance Sheet6. Tampilan Output Profit
And Loss
Kita kembali lagi pada Icon Reports, kemudian pilih dan klik
Profit And Loss, maka akan muncul tampilan seperti berikut:
Adapun tujuan dari implementasi sistem adalah agar sistem yang
dirancang dapat diterapkan pada keadaan sebenarnya. Langkah langkah
yang dapat dilihat pada tahap implementasi sebagai berikut:
Gambar No 3.2.2.6, Tampilan Profit And Loss
4.1. Implementasi Sistem 4.1.1. Langkah langkah Sistem
Setelah Bab I sampai Bab III selesai dibahas, sekarang kita
masuk ke Bab IV. Disini kita akan membahas tentang bagaimana
melaksanakan tahap implementasi sistem. Implementasi sistem adalah
proses atau 1. Pemilihan Teknologi
Adapun pemilihan yang dimaksud adalah pemilihan terhadap
perangkat keras dan perangkat lunak yang dipakai. Pemilihan ini
dilakukan untuk penerapan sistem informasi yang dikembangkan. Dalam
hal pemilihan perangkat keras ini, dapat diperhatikan dan
dipertimbangkan oleh faktor faktor sebagai berikut:
a. Kelas Hardware yang diinginkan.
b. Ketersediaan Hardware beserta dana yang tersedia.
c. Jenis interface.
d. Apa yang dirancang dan yang disusun.
e. Pendukung dan jaminan purna jual ( pelatihan, dokumentasi
manual yang lengkap, bantuan instalasi dan operasi, pengetesan,
garansi, fasilitas perbaikan dan jaminan suku cadang serta
perawatan reparasi ).
Sedangkan faktor faktor yang harus diperhatikan dan
dipertimbangkan dalam memilih perangkat lunak adalah
a. Tidak perlu perbaikan.
b. Tidak perlu usang.
c. Biaya untuk perencanaan dan pengembangan relative rumah.
d. Maintenance, modifikasi rancangan dan enhanching.
2. Pemilihan dan Pelatihan Personil
Dalam menjalankan suatu kegiatan pada instansi pemerintahan
maupun swasta, pemilihan personil harus benar benar diperhatikan
agar dapat menghasilkan sistem informasi yang baik. Personil dapat
dipilih dari karyawan karyawan yang sudah ada atau bisa juga
merekrut karyawan honor baru, namun dalam hal pemilihan ini,
karyawan yang dibutuhkan adalah karyawan yang mempunyai potensi
kinerja yang baik, dapat memahami atau mampu mendukung sistem
informasi ini.
Pemilihan terhadap karyawan yang tersedia dapat dijadikan
prioritas. Dengan pertimbangan pertimbangan sebagai berikut:a.
Mentransfer karyawan ke posisi baru, lebih mudah diterapkan
daripada merekrut karyawan baru.
b. Karyawan yang ada lebih memahami operasi organisasinya.
c. Moral karyawan lebih meningkat jika menduduki posisi baru
yang lebih baik. Personil pada posisi harus dilatih untuk hal hal
yang belum difahami. Pelatihan ditujukan untuk pengoperasian sistem
yang keterlibatan tugas dalam menyiapkan input, memproses data,
mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem.
Sebelum menjalankan kegiatan yang lebih lanjut lagi, seorang
personil baru terlebih dahulu harus dilatih untuk hal hal yang
belum dimengerti. Tujuan dari pelatihan ini dilakukan untuk
pengoperasian sistem yaitu keterlibatan tugas dalam menyiapkan
input, memproses data, merawat dan menjaga sistem.
3. Persiapan Tempat
Untuk menempatkan peralatan harus dipertimbangkan keamanan
fisiknya. Persiapan fisik yang dibutuhkan oleh sistem komputer
adalah AC untuk mengatur suhu ruangan, penerangan cukup,
pendeteksian kebakaran dan letak peralatan, memudahkan peralatan
untuk dijangkau.
4. Pengetesan Program
Sebelum program dipasang, program harus bebas dari kesalahan
kesalahan terlebih dahulu. Untuk menemukan kesalahan kesalahan uang
terjadi, program harus ditest. Kesalahan program yang tejadi harus
diklasifikasikan berikut ini:
a. Kesalahan bahasa atau disebut kesalahan penulis yaitu
kesalahan dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan
yang telah disyaratkan.
b. Kesalahan suatu proses yaitu kesalahan yang terjadi sewaktu
executable program yang dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan
proses program berhenti sebelum pada saatnya, karena compiler
menemukan kondisi kondisi yang belum terpenuhi dan tidak biasa
dikerjakan.
c.
Kesalahan logika yaitu kesalahan logika program dibuat pada
kesalahan ini tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan yang
terjadi, sedang hasil yang diperoleh adalah salah.
5. Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan setelah
pengetesan program. Pengetesan sistem ( sistem testing ) dilakukan
untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang
diimplementasi. Tujuan utama dari pengetesan ini adalah untuk
memastikan bahwa element element atau komponen komponen dari sistem
telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu
dilakukan untuk mencari kesalahan kesalahan atau kelemahan
kelemahan yang mungkin masih terjadi.
4.1.2. Evaluasi Sistem
Sistem yang diterapkan sangat membantu dalam penyelesaian DKB (
Data Pelangsungan Pelajar ). Ada beberapa kelebihan yang terdapat
pada sistem yang dibuat, antara lain:
a. Sistem dapat mengontrol laporan laporan serta pengawasan data
yang sudah ada misalnya data DKB.
b. Tata letak dari program diatur sedemikian rupa sehingga mudah
untuk dimengerti.
Sistem yang diterapkan sangat membantu sekali dalam operasional
kerja dikantor.Sebelum diterapkan sistem komputerisasi, banyak
pekerjaan yang harus dikerjakan secara manual yang membutuhkan
banyak tenaga dan waktu. Pencarian data penjualan barang serta
kegiatan lainnya yang rutinitas membutuhkan waktu ketelitian dalam
penanganannya.
Sistem komputerisasi yang diterapkan diharapkan akan
menggantikan pekerjaan pekerjaan opersional kerja yang terjadi
diperusahaan tersebut. Dengan demikian akan terjadi dapat lebih
mudah diselesaikan.
4.2. Pembahasan
1. Neraca ( Balance Sheet )
PDAM TIRTA SILAUPIASA, KISARAN
BALANCE SHEET
JANUARI 2010
No AkunNama PerkiraanDebetKredit
1-1101
1-1102
1-1103
1-1105
1-1107
1-1108
1-1109
1-1111
1-1113
1-1115
1-2100
1-2102
1-2204
1-2206
1-2301
1-2303
1-2304
2-1100
2-1101
3-1101
4-1100
4-1102
4-1110
6-1100
6-1101
6-1102
6-1103
6-1104
6-1105
6-1106
6-1110
6-2333
9-1101Kas Ditangan
Bank Mandiri
Bank BRI
Piutang Usaha
Asuransi dibayar dimuka
Piutang Karyawan
Cad. Piutang Karyawan
Pers.barang dagang
Uang Muka Pajak
Perlengkapan kantor
Tanah
Gedung
Akum.peny.gedung
Peralatan
Akum.peny.peralatan
Kendaraan
Akum.peny.kendaraan
Hutang Usaha
Hutang PPh Psl 21
Modal Usaha
Pend.Usaha
Pend.Denda
Pot.Jasa
Beban Listrik
Beban Telepon
Beban Asuransi
B.Gaji Karyawan
B.rupa-rupa
Beban Denda
Gaji Terakhir
Pesangon
Tunjangan Hari Tua
Masa Akhir Kerja
Jumlah100.000.000
60.000.000
80.000.000
270.000.000
60.000.000
20.000.000
-
-
10.000.000
5.000.000
70.000.000
90.000.000
-
35.000.000
-
70.000.000
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
870.000.000-
-
-
-
-
-
120.000.000
25.000.000
-
-
-
-
18.000.000
-
7.000.000
-
10.000.000
153.000.000
-
537.000.000
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
870.000.000
Tabel No.4.2.1. Balance Sheet
2. DATA PELANGGAN
NamaIWAN EDILusi Br.SiregarSUMARDIV.SiraitWinaYanto
TypeCompanyCompanyCompanyCompanyCompanyCompany
AddressJl.jend.
sudirmanJl.SisingamangarajaJl.panglimapolemJl.diponegoroJl.SisingamangarajaJl.panglimapolem
Telp------
Saldo awalRp 46.350Rp 17.590Rp 22.590Rp 17.590Rp
22.590Rp17.590
Tabel No 4.2.2 Data Pelanggan
3. Transaksi transaksi yang terjadi selama bulan januari
2010
TanggalKeterangan
01 januari10
03 januari10
05 januari10
06 januari10
07 januari10
08 januari10
09 januari10
10 januari10
11 januari10Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Iwan
Edi sebesar Rp 46.350,00
Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Lusi Br.Siregar
sebesar Rp 17.590,00
Pembayaran rekening air yang dibayar oleh Iwan Edi sebesar
Rp 46.350,00 beserta dendanya Rp 5.000,00
Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Sumardi sebesar
Rp 22.590,00
Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh V.Sirait sebesar
Rp 17.590,00
Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Sumardi sebesar
Rp 22.590,00 beserta dendanya Rp 5.000,00.
Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Wina sebesar Rp
22.590,00
Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Yanto sebesar Rp
17.590,00
Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Wina sebesar Rp
22.590,00 beserta dendanya Rp 5.000,00
Tabel No 4.2.3. Transaksi
5. Kesimpulan
Dari hasil riset yang telah dilakukan selama 1 minggu pada PDAM
TIRTA SILAUPIASA, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan
dari sistem kerja yang dilakukan oleh karyawan karyawan PDAM,
antara lain, yaitu:
1. Penerapan komputerisasi piutang pelanggan pada PDAM TIRTA
SILAUPIASA KISARAN masih menggunakan cara manual yaitu masih
menggunakan microsoft excel. Sehingga proses kerja yang dihasilkan
tidak efektif, efisien dan memakan waktu yang cukup lama.2. Cara
memproses data data piutang dengan sistem yang akan diterapkan
yaitu dengan memasukkan data data piutang pembayaran air yang
terjadi selama satu bulan maka akan menghasilkan laporan yang
sangat tepat dan cepat.
3. Program yang dipakai adalah program MYOB Accounting V.13.
Denganmenggunakan program MYOB Accounting V.13 sangat membantu
dalam pengolahan data piutang, baik dari segi waktu, akurasi dan
hasil yang baik karena pemakai dapat berinteraksi langsung dengan
data piutang yang akan diolah.
DAFTAR PUSTAKA
1. Baridwan,zaki,1997,M.sc,Akuntansi Intermediae
Accounting,edisi ke 7,erlangga,Yokyakarta
2. Deanta,A,2007,MYOB Accounting Versi 13, edisi ke 1, Penerbit
PT.Alex Media Komputindo,Jakarta.
3. mulyadi,2001,Sistem Akuntansi,edisi ke 3,salemba empat.4.
Niswonger-fess-warren,1962,Prinsip-Prinsip Akuntansi,edisi ke
14,Marianus sinaga.
Bukti Rek.Air Terakhir
Bukti Rek.Air Terakhir
Data Entri
Data Base
Rekening Air Baru
Rekening Air Baru
Bayar Piutang Air
Bayar Piutang Air
Membuat Bukti Pembayaran
Membuat Lap. Pembayaran
Bukti Pembayaran
Laporan Pembayaran
AA
Lap.Pemb.yg sudah di ACC
A
Laporan Pembayaran
Melakukan Pencatatan
Lap.Pemb. Rekening Air
A
Lap.Pemb.yg Sudah di ACC
A
Lap.Pemb. Rekening Air
Lap.Pemb.di ACC
Lap.Pemb.yg Sudah di ACC
DIREKTUR
PAGE