12.4.2016 Neopost Business Brunch Länderübergreifender Austausch von Rechnungen bei wachsenden internationalen Geschäften: Hürden und Herausforderungen kennen und meistern! Philipp Matheis Steuerberater
12.4.2016
Neopost Business Brunch
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen bei
wachsenden internationalen Geschäften:
Hürden und Herausforderungen kennen und meistern!
Philipp Matheis
Steuerberater
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 2
Mehrwertsteuer – Vorbemerkungen
Indirekte Steuer
Steuer mit dem höchsten Steueraufkommen
Reguläre Mehrwertsteuer variiert zwischen
17% (Luxemburg) und 27% (Ungarn)
Geschätzte Umsatzsteuer, die 2013 nicht
vom Fiskus vereinnahmt werden konnte:
162 Milliarden EUR
Rechtsgrundlage in Europa:
Richtlinie 2006/112/EG („Mehrwertsteuer-
systemrichtlinie - MwStSystRL“)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Mehrwertsteuer in der EU
3
€ MwSt auf der Rechnung
€ MwSt-Pflicht gegenüber
Finanzbehörden
Verkäufer
Transaktion
Finanzbehörden
Verbraucher
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Mehrwertsteuer in der EU
4
€ MwSt auf der Rechnung
€ MwSt-Pflicht gegenüber
Finanzbehörden
Verkäufer
Transaktion
Finanzbehörden
Käufer
€ Erstattung der
MwSt
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 5
Mehrwertsteuer: Aktuelle Themen und Probleme
Probleme für Firmen bzgl. Pflichten innerhalb der EU:
Unverhältnismäßige Verwaltungskosten
Unsicherheit bzgl. Rechtslage
Liquiditätsprobleme für Unternehmen
Konkurrierende Gesetzgebung zwischen Ländern
Mangelnde Harmonisierung innerhalb der EU:
Begleitet von hohen Gebühren bei falscher Gesetzesanwendung
Unterschiedliche Steuerbemessung in verschiedenen Ländern:
Spezielle Prozesse, die durch regionale Steuerbehörden durchgeführt werden
(auch in Bezug auf Rechnungen)
Komplexität:
Zu viele Mindestanforderungen bei Rechnungen
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 6
Die EU-Rechnung
von Harmonisierung keine Rede...
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Die MwStSystRL
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RICHTLINIE 2006/112/EG DES
RATES bzgl. Rechnungsangaben:
Artikel 226
Unbeschadet der in dieser
Richtlinie festgelegten
Sonderbestimmungen müssen
gemäß den Artikeln 220 und
221 ausgestellte Rechnungen für
Mehrwertsteuerzwecke nur die
folgenden Angaben enthalten:
[…]
Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)
Rechnung an:
Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123
Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015
Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015
Falls anwendbar, Angaben zu:
• einem bestehenden Rabatt oder Bonusvereinbarung (Angabe der Höhe oder Prozente)
• einer bestehenden MwSt-Befreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Dreiecksverhältnissen,
Exporten in Nicht-EU-Länder oder aus jeglichem anderen Grund
• der Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens
• Der Anwendung einer MwSt-Sonderregelung
Andere Angaben zu:
• der Rechtspflicht des Empfängers die Rechung 2 Jahre aufzubewahren (Beginn der Periode ist Anfang des
folgenden Kalenderjahres), auch wenn der Empfänger keine Firma ist – dies trifft nur auf Lieferungen mit
Installation und/oder Dienstleistungen in Zusammenhang mit Immobilien zu
• Der Anwendung der Sonderregelung bei Reisebüros, Gebrauchtgegenständen und Anderem
• Vollständiger Name und vollständige Adresse des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) sowie
MwSt-Nummer und/oder EU USt-IdNr.
Rechnungsbetrag netto 200,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit normalem MwSt-Satz 100,00 €
MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €
MwSt (mit normalem MwSt-Satz) 21,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €
Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe
4 Notenbücher 4% 100,00 €
2 Schallplatten 21% 50,00 €
Summe/Stück
25,00 €
25,00 €
Umfang Art der erbrachten Dienstleistung MwSt-Satz Summe
1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Die MwStSystRL
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Artikel 226
[…]
(1) das Ausstellungsdatum;
(2) eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig
vergeben wird
(3) die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, unter der der Steuerpflichtige die
Gegenstände geliefert oder die Dienstleistung erbracht hat;
(4) die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, unter der der Erwerber oder
Dienstleistungsempfänger eine Lieferung von Gegenständen oder eine Dienstleistung, für die er Steuerschuldner
ist, oder eine Lieferung von Gegenständen nach Artikel 138 erhalten hat;
(5) den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Steuerpflichtigen und des Erwerbers oder
Dienstleistungsempfängers;
(6) Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen;
(7) das Datum, an dem die Gegenstände geliefert werden oder die Dienstleistung erbracht bzw. abgeschlossen wird,
oder das Datum, an dem die Vorauszahlung im Sinne des Artikels 220 Nummern 4 und 5 geleistet wird, sofern
dieses Datum feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist;
(8) die Steuerbemessungsgrundlage für die einzelnen Steuersätze beziehungsweise die Befreiung, den Preis je
Einheit ohne Mehrwertsteuer sowie jede Preisminderung oder Rückerstattung, sofern sie nicht im Preis je Einheit
enthalten sind;
(9) den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz;
(10) den zu entrichtenden Mehrwertsteuerbetrag, außer bei Anwendung einer Sonderregelung, bei der nach dieser
Richtlinie eine solche Angabe ausgeschlossen wird;
[…]
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Die MwStSystRL
9
Artikel 226
[…]
(11) Verweis auf die einschlägige Bestimmung dieser Richtlinie oder die entsprechende nationale Bestimmung
oder Hinweis darauf, dass für die Lieferung von Gegenständen beziehungsweise die Dienstleistung eine
Steuerbefreiung gilt;
(12) bei Lieferung neuer Fahrzeuge unter den Voraussetzungen des Artikels 138 Absatz 1 und Absatz 2
Buchstabe a: die in Artikel 2 Absatz 2 Buchstabe b genannten Angaben;
(13) im Falle der Anwendung der Sonderregelung für Reisebüros: die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“;
(14) im Falle der Anwendung einer der auf Gebrauchtgegenstände, Kunstgegenstände, Sammlungsstücke und
Antiquitäten anwendbaren Sonderregelungen: die entsprechende Angabe „Gebrauchtgegenstände /
Sonderregelung“, „Kunstgegenstände / Sonderregelung“ bzw. „Sammlungsstücke und Antiquitäten/
Sonderregelung“;
(15) wenn der Steuerschuldner ein Steuervertreter im Sinne des Artikels 204 ist: Mehrwertsteuer-
Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, vollständiger Name und Anschrift des Steuervertreters.
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Die MwStSystRL
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Artikel 227
Die Mitgliedstaaten können von Steuerpflichtigen, die in ihrem Gebiet ansässig sind
und dort Lieferungen von Gegenständen bewirken oder Dienstleistungen erbringen,
verlangen, in anderen als den in Artikel 226 Nummer 4 genannten Fällen die
Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers oder Dienstleistungsempfängers
im Sinne des Artikels 214 anzugeben.
Artikel 230
Die auf der Rechnung ausgewiesenen Beträge können in jeder Währung angegeben
sein, sofern die zu zahlende oder zu berichtigende Mehrwertsteuer nach Anwendung
der Umrechnungsmethode nach Artikel 91 in der Währung des Mitgliedstaats
angegeben ist.
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Bezeichnung als „Rechnung“ wird
benötigt in:
Bulgarien
Zypern
Portugal
Spanien
(empfohlen)
Rechnungsanforderungen
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Standardanforderungen an Rechnungen:
Bezeichnung als „Rechnung“
Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)
Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123
Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015
Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015
Rechnungsbetrag netto 200,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €
MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €
MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €
Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe
4 Notenbücher 4% 100,00 €
2 Schallplatten 21% 50,00 €
Summe/Stück
25,00 €
25,00 €
Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe
1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Rechnungsanforderungen
12
MwSt-Betrag in jeglicher Währung ist
nur erlaubt in:
Belgien
Zypern*
Dänemark*
Frankreich
Deutschland
Schweiz
* unter bestimmten Bedingungen
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Angabe des Gesamtrechnungsbetrags
wird benötigt in:
Bulgarien*
Kroatien
Griechenland
Polen
Rechnungsanforderungen
13
Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)
Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123
Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015
Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015
Rechnungsbetrag netto 200,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €
MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €
MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €
Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe
4 Notenbücher 4% 100,00 €
2 Schallplatten 21% 50,00 €
Summe/Stück
25,00 €
25,00 €
Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe
1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €
Standardanforderungen an Rechnungen:
Gesamtrechnungsbetrag (brutto)
* unter bestimmten Bedingungen
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Rechnungsanforderungen
14
Bezug auf nationale oder Rechts-
grundlage im Fall einer MwSt-Befreiung
wird benötigt in:
Tschechische
Republik
Estland
Frankreich
Deutschland
Griechenland
Ungarn
Lettland
Litauen
Luxemburg
Malta
Polen
Rumänien
Slovakei
Slowenien
Spanien
Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)
Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123
Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015
Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015
Die oben stehende Dienstleistung ist gemäß Art. 138 MwStSystRL von der
MwSt befreit.
Rechnungsbetrag netto 200,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €
MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €
MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €
Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe
4 Notenbücher 7% 100,00 €
2 Schallplatten 19% 50,00 €
Summe/Stück
25,00 €
25,00 €
Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe
1 Stunde Steuerfreie Dienstleistung n. z. 50,00 €
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Bezug auf nationale Rechtsgrundlage im
Fall einer MwSt-Befreiung wird benötigt
in:
Bulgarien
Kroatien
Italien
Portugal
Rechnungsanforderungen
15
Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)
Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123
Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015
Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015
Die oben stehende Dienstleistung ist gemäß Art. XXX IT-MwStG von der
MwSt befreit.
Rechnungsbetrag netto 200,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €
MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €
MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €
Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe
4 Notenbücher 7% 100,00 €
2 Schallplatten 19% 50,00 €
Summe/Stück
25,00 €
25,00 €
Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe
1 Stunde Steuerfreie Dienstleistung n. z. 50,00 €
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Rechnungsanforderungen
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Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)
Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123
Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015
Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015
jjj
Rechnungsbetrag netto 200,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €
MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €
MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €
Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe
4 Notenbücher 4% 100,00 €
2 Schallplatten 21% 50,00 €
Summe/Stück
25,00 €
25,00 €
Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe
1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €
Die USt-IdNr. des Kunden für inländische
Lieferungen wird benötigt in:
Österreich*
Belgien
Bulgarien
Tschechische
Republik
Finnland
Frankreich
Griechenland
Ungarn*
Italien*
Lettland
Litauen
Luxemburg*
Malta
Polen*
Portugal
Rumänien
Slowenien
Spanien
Schweden
* unter bestimmten Bedingungen
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 17
Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)
Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123
Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015
Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015
Rechnungsbetrag netto 200,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €
MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €
MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €
Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe
4 Notenbücher 4% 100,00 €
2 Schallplatten 21% 50,00 €
Summe/Stück
25,00 €
25,00 €
Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe
1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €
Hinweis, falls die Rechnung von einem
Computer bearbeitet wurde, wird
benötigt in:
Ungarn
Lettland
Portugal
Rechnungsanforderungen
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Datum der Bereitstellung der Waren und
Dienstleistungen, auch falls identisch mit
dem Rechnungsdatum, wird benötigt in:
Österreich
Bulgarien
Zypern
Dänemark
Deutschland
Irland
Niederlande
Portugal
Vereinigtes
Königreich
Rechnungsanforderungen
18
Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)
Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123
Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015
Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015
Rechnungsbetrag netto 200,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €
MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €
MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €
Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe
4 Notenbücher 4% 100,00 €
2 Schallplatten 21% 50,00 €
Summe/Stück
25,00 €
25,00 €
Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe
1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Rechnungsanforderungen
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Rechnungsanforderungen in der EUROPÄISCHEN UNION:
(1) Bezeichnung als „Rechnung“
(2) Angaben bzgl. „Selbstfakturierung“, falls anwendbar
(3) Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters)
(4) EU USt-IdNr. des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters)
(5) MwSt-Nummer des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters)
(6) Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
(7) MwSt-Nummer oder alternativ EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder
Dienstleistungsempfängers) bei inländischen Transaktionen
(8) EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) bei EU-
grenzübergreifenden Transaktionen
(9) Rechnungsnummer (fortlaufend)
(10) Rechnungsdatum
(11) Lieferdatum oder Datum der Dienstleistungserbringung (auch wenn identisch mit #10)
(12) Menge und Art der gelieferten Waren und/oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen
[…]
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Rechnungsanforderungen
20
Rechnungsanforderungen in der EUROPÄISCHEN UNION:
[…]
(13) Nettosumme pro Stück
(14) Steuerpflichtiger (Netto-)Rechnungsbetrag muss in der Landeswährung angegeben werden
(15) Steuerpflichtige Beträge müssen separat für verschiedene MwSt-Sätze angegeben werden
(16) MwSt-Satz/-Sätze für die Posten auf dieser Rechnung
(17) MwSt-Beträge müssen (auch) in Landeswährung angegeben werden
(18) Gesamtrechnungsbetrag (brutto)
(19) Angaben zu bestehenden Rabatten oder Bonusvereinbarungen (Angabe der Höhe oder Prozente),
falls noch nicht im Gesamtrechnungsbetrag berücksichtigt
(20) Angaben zu einer bestehenden MwSt-Befreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen,
Dreiecksverhältnissen, Exporten in Nicht-EU-Länder oder aus jeglichem anderen Grund
(21) Für MwSt-Befreiungen: Rechtsnorm im nationalen Mehrwertsteuerrecht
(22) Angaben zur Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens (inkl. nationaler Rechtsnorm)
(23) Angaben zur Anwendung von MwSt-Sonderregelungen
(24) Hinweis, falls die Rechnung von einem Computer bearbeitet wurde
(25) Nummer des Lieferscheins
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 21
Rechnungsanforderungen
Kann das Versäumnis, die Rechnungsanforderungen einzuhalten, geheilt werden?
Ja! Auch rückwirkend.
C-368/09 Europäischer Gerichtshof
Pannon Gép Centrum kft
Eine korrekte Rechnung mit allen Mindestanforderungen wird weiterhin zum Vorsteuer-
abzug durch den Rechnungsempfänger benötigt.
Jedoch kann eine Korrektur der Rechnung (kleinere) Fehler bei den Rechnungsdetails
rückwirkend heilen.
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 22
elektronische Rechnungen
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Gleichstellung von elektronischen Rechnungen und Papier-Rechnungen. Das bedeutet:
Authentizität und Integrität aller Rechnungen müssen gewährleistet sein!
23
Authentizität
+
Integrität
Geschäftskontrollen mit
verlässlichem Prüfpfad
qualifizierte elektronische Signatur
EDI
für alle
Rechnungen
nur für
eInvoices
Papierrechnung
eInvoice
„Rechnung“
Derzeitige Situation: Geschäftskontrollen für alle Rechnungen
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Anforderungen an elektronische Rechnungen
24
Elektronische Signatur wird benötigt als
Authentizitäts- und Integritätsnachweis:
Ungarn
Italien*
Portugal*
Rumänien
Slowenien
Weitere Finanzverwaltungen
erwarten sie u. U. in der Praxis
Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)
Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)
sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123
Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015
Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015
Rechnungsbetrag netto 200,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €
Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €
MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €
MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €
Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe
4 Notenbücher 4% 100,00 €
2 Schallplatten 21% 50,00 €
Summe/Stück
25,00 €
25,00 €
Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe
1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €
* unter bestimmten Bedingungen
Standardanforderungen an elektronische Rechnungen:
Elektronische Signatur
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Anforderungen an elektronische Rechnungen
25
F Unterliegt eInvoicing der Zustimmung des Rechnungsempfängers?
Falls ja, kann dem stillschweigend zugestimmt werden (z. B. durch
Bezahlung der Rechnung)?
Ja; es ist zumindest notwendig, dem Rechnungsempfänger schriftlich
mitzuteilen, dass sein Stillschweigen als Zustimmung aufgefasst
wird. (Frankreich)
A
Ja; die Zustimmung sollte schriftlich erteilt werden.
(Portugal)
Ja; eInvoicing unterliegt der Zustimmung des Empfängers. Diese
sollte idealerweise schriftlich erteilt werden.
(Vereinigtes Königreich)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Anforderungen an elektronische Rechnungen
26
F Gibt es noch weitere Restriktionen bzgl. Datenformat sowie
Ausstellung und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen?
Falls ja, was für Restriktionen?
Ja; akzeptiert werden nur .txt, .csv. .dbf, .mdb., .xsl und .xml, .pdf
sowie jede andere Druckdatei, die unformatierten Text oder
Zeichen enthält. (Ungarn)
A
Es gibt keine spezifische Datenformatanforderung. HMRC nennt
EDI, XML, kommagetrennte ASCII- und PDF-Dateien als Beispiele
für akzeptierte Formate. (Vereinigtes Königreich)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Schweiz – Gemeinsamkeiten und Unterschiede
Die Schweiz ist kein Mitglied der Europäischen Union
Aus diesem Grund gilt in der Schweiz auch nicht die MwStSystRL
Deshalb unterscheiden sich einige Regularien im Vergleich zu Ländern,
in denen die MwStSystRL zur Anwendung kommt
Zum Beispiel wird eine digitale Signatur mit schweizer Zertifikat oder
speziellem (zugelassenen) ausländischen Zertifikat benötigt
Der elektronische Rechnungsversand unterliegt keiner Zustimmung
durch den Rechnungsempfänger
27
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Wie stellt man die Authentizität und Integrität einer
Rechnung sicher?
Innerbetriebliches Kontrollverfahren:
Innerbetriebliche Kontrollen können die Authentizität und Integrität einer Rechnung
sicherstellen,
indem ein verlässlicher Prüfpfad die Rechnung mit einer Lieferung/Dienstleistung
verknüpft.
In den meisten europäischen Ländern muss eine detaillierte Prozessdokumentation
angefertigt und gepflegt werden.
Aber: Was passiert, wenn Geschäftskontrollen ungenügend (oder nicht ausreichend
dokumentiert) sind, aber die eingehenden Rechnungen korrekt sind?
Hat das Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug?
In Deutschland keine Auswirkung auf die MwSt-Rückerstattung, solange die
eingehenden Rechnungen korrekt sind.
28
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
29
F Welche Geschäftskontrollen müssen für Rechnungen eingeführt
werden?
Interne Kontrollprozesse mit Prüfpfad müssen eingeführt werden:
Übereinstimmung der Rechnung mit bestehenden
Geschäftsdokumenten (z. B. mit Bestellung). Die Methoden können
sich in Bezug auf die Größe, die Funktion und das Betätigungsfeld
der Firma unterscheiden. Kontrollprozesse verändern sich eventuell
im Laufe der Zeit aufgrund der Entwicklung einer Firma.
A
Geschäftskontrollen müssen in das Buchhaltungssystem integriert
sein (z. B. ERP). (Italien)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
30
F Gibt es bei Rechnungen irgendwelche Dokumentations-
anforderungen für diese Kontrollverfahren?
Eine detaillierte Prozessdokumentation muss angefertigt und über
den Zeitverlauf gepflegt werden. A
Zusätzlich zum oben Erwähnten: Nachweis, dass die Firma die
Kontrolle über ihre internen Kontrollprozesse hat. (Belgien)
Detaillierte Rechnungsbegleitunterlagen müssen vorliegen
(Verträge, Aufträge, Quittungen etc.). (Kroatien)
Es gibt keine formellen Anforderungen, die Geschäftskontrollen
zu dokumentieren. Die Firma muss jedoch in der Lage sein, die
existierenden Kontrollen vorzeigen zu können.
(Zypern, Vereinigtes Königreich)
Es gibt keine spezifische Regelungen. Niederländische
Steuerbehörden bevorzugen jedoch eine detaillierte
Prozessdokumentation. (Niederlande)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
31
F Situation: Das innerbetriebliche Kontrollverfahren ist ungenügend.
Die eingehenden Rechnungen sind jedoch korrekt. Hat das
Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers?
Keine Auswirkung auf den Vorsteuerabzug, wenn die eingehenden
Rechnungen korrekt sind.
A
Zusätzlich zum oben Erwähnten: Das Unternehmen muss
nachweisen können, dass der Rechnungsinhalt den tatsächlichen
Sachverhalt widerspiegelt. (Belgien, Griechenland)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 32
E-Invoicing – QES / EDI
Grundsätzlich gelten QES oder EDI nicht länger als Mindest-
anforderungen für elektronische Rechnungen in der EU.
Aber: In der Praxis werden elektronische Rechnungen, die
ohne QES verschickt werden, nicht in allen
EU-Mitgliedsstaaten akzeptiert.
Und: Manche Rechnungsempfänger werden elektronische Rechnungen ohne
QES weiterhin nicht akzeptieren.
Fazit: Obwohl die QES nicht länger als Mindestanforderung für elektronische
Rechnungen gilt, sprechen immer noch Gründe für die Verwendung einer QES, um die
Akzeptanz voranzutreiben und um Unannehmlichkeiten oder Fragen seitens des
Rechnungsempfängers zu vermeiden.
Dennoch: Rechnungsempfänger MÜSSEN Geschäftskontrollen durchführen, ganz gleich,
ob sie Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen erhalten.
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 33
Wie werden Rechnungen
archiviert?
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Archivierung von Rechnungen
Keine rechtlichen Anforderungen in der MwStSystRL bzgl.
Aufbewahrung/Archivierung von Rechnungen
Also: Keine Harmonisierung innerhalb der Europäischen Union
Verschiedene Regelungen…
34
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Archivierung – ausdrucken und löschen?
35
F Ist es erlaubt, die elektronischen Rechnungen auf Papier
auszudrucken und die elektronischen Daten zu löschen?
Nein, elektronische Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichem
Datenformat archiviert werden.
A
Ja, aber die Steuerbehörde muss ihre Richtlinien hierzu erst noch
veröffentlichen. (Belgien)
Ja, eInvoices können unter der Bedingung ausgedruckt und in
Papierformat archiviert werden, dass die Authentizität und
Integrität sichergestellt wird (Prüfpfad). (Tschechische Republik)
Ja, aber die Rechnungen müssen so konvertiert werden, dass alle
ursprünglichen Daten erhalten bleiben. (Zypern, Verein. Königreich)
Ja, Rechnungen können ungeachtet ihres ursprünglichen
Datenformats konvertiert werden. (Rumänien)
Ja, eInvoices können unter der Bedingung ausgedruckt und in
Papierformat archiviert werden, dass die Authentizität und
Integrität sichergestellt wird. (Italien)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Archivierung – Zeitstempel?
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F Wird ein digitaler Zeitstempel benötigt?
A Ein digitaler Zeitstempel ist nicht verpflichtend. Allerdings könnte er
nützlich sein, um die Authentizität und Integrität von Dokumenten
nachzuweisen. (Tschechische Republik)
Ein digitaler Zeitstempel wird benötigt, wenn die Rechnung
archiviert wird. (Ungarn)
Ein digitaler Zeitstempel wird innerhalb von 3 Monaten nach
Abgabe der Steuererklärung benötigt (meist 31. Dezember). (Italien)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Archivierung – Aufbewahrung im Ausland?
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F Ist es erlaubt, das elektronische Archiv in einem anderen EU-
Mitgliedstaat aufzubewahren?
A Ja, generell können eInvoices ohne Benachrichtigung in einem
anderen EU-Mitgliedsstaat aufbewahrt werden, vorausgesetzt, die
Steuerbehörde erhält sofortigen Online-Zugriff darauf.
Ja, unter der Bedingung, dass die Steuerbehörde im Vorfeld
informiert wird und, falls gefordert, sofortigen Online-Zugriff erhält.
(Kroatien, Tschechische Republik, Zypern, Frankreich, Italien,
Polen, Rumänien, Slowenien, Spanien, Schweden)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Archivierung – Scannen und Vernichtung von Papierrechnungen?
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F Ist es erlaubt, Papierrechnungen einzuscannen und nur den Scan
aufzubewahren? Falls ja, welche Anforderungen gibt es hierbei?
A Ja, Geschäftskontrollen müssen eingeführt werden (Sicherstellung
der Integrität) und eine detaillierte Prozessdokumentation muss
angefertigt und gepflegt werden.
Ja, aber hierfür werden spezielle Archivierungssysteme oder
Speichermedien benötigt, z. B. Write Once Read Many (WORM)-
Datenträger. (Österreich)
Ja, wie oben beschrieben, aber Papierrechnungen müssen für einen
Monat ab dem Datum des Scannens aufbewahrt werden. (Belgien)
Nein; Rechnungen, die auf Papier versandt wurden, müssen in dem
Format aufbewahrt werden, in dem sie erhalten wurden. (Zypern,
Frankreich, Ungarn, Malta, Slowenien, Schweden)
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Archivierung von Rechnungen – Aufbewahrungsfrist
Verschiedene Regelungen bzgl. der Aufbewahrungsfrist:
5 Jahre (z. B. Griechenland),
6 Jahre (z. B. Zypern, Malta, Vereinigtes Königreich),
7 Jahre (z. B. Österreich, Belgien, Niederlande),
8 Jahre (z. B. Ungarn),
10 Jahre (z. B. Tschechische Republik, Frankreich, Deutschland, Italien,
Niederlande [für Immobilien], Polen, Portugal, Rumänien, Slowenien,
Spanien, Schweden*, Schweiz),
11 Jahre (z. B. Kroatien),
15 Jahre (z. B. Belgien [für Kapitalgüter]),
20 Jahre (z. B. Slowenien [für Immobilien])
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* unter bestimmten Bedingungen
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 40
Harmonisierung…
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen
Offizielle Ziele zur besseren Harmonisierung
1) Ein transeuropäisches MwSt-System basierend auf dem Bestimmungslandprinzip
Transaktionen zwischen verschiedenen Mitgliedern der Europäischen Union
müssen so einfach und sicher sein, wie eine Inlandstransaktion.
Die Kosten zur Einhaltung steuerlicher Regelungen in Europa müssen reduziert
werden.
2) Ein einfacheres, effektiveres und strengeres MwSt-Regime
Einfacheres Regime: Ein Steuerzahler, der in der ganzen Europäischen Union
tätig ist, sollte darauf vertrauen können, dass MwSt-Regelungen harmonisiert
und verständlich sind.
Effektives und neutrales Regime.
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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 42
Ideen...
Einführung eines allgemein akzeptierten Hybridformats für elektronische
Rechnungen, um die automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten zu
ermöglichen.
Stärkere Harmonisierung bzgl. Rechnungsanforderungen unter den EU-
Mitgliedstaaten (und weltweit).
Stärkere Harmonisierung bzgl. Archivierungsanforderungen unter den EU-
Mitgliedstaaten.
Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 43
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Peters, Schönberger & Partner
Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater
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Philipp Matheis
Referent