BAB IADMINISTRASI
A. Pengertian Administrasia)Administrasi dalam Arti
SempitAdministrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk
meyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara
keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain. Administrasi dalam
arti sempit lebih tepat didefinisikan sebagai suatu pekerjaan yang
berhubungan dengan ketatausahaan. Hal ini diungkapkan oleh J.
Wayong (1962) bahwa kegiatan administrasi meliputi pekerjaan
tatausaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam
organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan. Tatausaha
sendiri menurut Prajudi Atmosudirjo (1980) merupakan pekerjaan
pengendalian (the handling) informasi. Rangkaian kegiatan
ketatausahaan dapat dirangkum kedalam tiga kelompok,
yaitu:1.Korespondensi (correspondence) atau surat menyurat, yaitu
rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman informasi
secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan, sampai dengan
pengiriman informasi kepada pihak yang dituju.2.Ekspedisi
(expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang
dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun
ekstern.3.Pengarsipan (filling), yaitu proses pengaturan dan
penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah
dan cepat ditemukan setiap diperlukan. Informasi yang dimaksud
dapat berupa warkat (records) yaitu catatan-catatan tertulis atau
bergambar yang memuat keterangan tentang suatu hal atau peristiwa
yang dibuat untuk membantu ingatan.b)Administrasi dalam Arti
LuasSesungguhnya istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan
kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga
tercapai tujuan yang diinginkan. Herbert A. Simon mengatakan bahwa
apabila ada dua orang yang bekerjasama untuk menggulingkan atau
memindahkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan oleh hanya
satu orang diantara mereka, maka dalam kegiatan tersebut terdapat
proses administrasi. Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu disebut administrasi (The Liang Gie, 1980). Bahwa pada
dasarnya administrasi adalah aktivitas-aktivitas golongan yang
bersifat kooperatif (Dimock & Dimock, 1968). Yang dapat
dikatakan sebagai kegiatan administrasi adalah kerjasama yang
doirganisasi atau kerjasama keorganisasian (organizational
cooperation).B. Ruang Lingkup Kajian Ilmu AdministrasiOrdway Tead
menggolongkan ruang lingkup administrasi ke dalam 7 kelompok,
yaitu:a)Ilmu Administrasib)Organisasic)Manajemen (how to
drive)d)Kepemimpinan (leadership)e)Pembuatan Keputusan (decision
making)f)Komunikasi (communication)g)Hubungan Manusia (Human
Relations)C. Sifat-sifat Ilmu Administrasia)TeleologisIlmu
administrasi memiliki kemampuan untuk memprediksi dan
mengantisipasi perubahan di masa mendatang.b)DinamisIlmu
administrasi bisa mengikuti perubahan zaman yang
terjadi.c)NormatifDalam ilmu adminstrasi terdapat pekerjaan yang
bersifat mengikat dan mengatur.d)Working ConceptIlmu administrasi
memiliki konsep kerja yang efesien dan efektif.e)Science and
ArtIlmu administrasi selain sebagai ilmu pengetahuan, juga dapat
dikatakan sebagai sebuah seni.D. Pentingnya Ilmu AdministrasiDi era
perkembangan ilmu dan teknologi yang cepat ini, tuntutan akan
efisiensi dan efektivitas kerja, keterbatasan sumberdaya, mendorong
manusia dan organisasi untuk melakukan kerjasama dalam berbagai
sektor kegiatan. Masalah yang timbul dari fenomena kerjasama dapat
dianalisis dan dipecahkan melalui studi administrasi. Prajudi
Atmosudirdjo (1980) mengemukakan pendapat bahwa dunia modern adalah
dunianya administrasi. Hal ini berkaitan dengan apa yang
diungkapkan oleh Charles A. Beard bahwa administrasi merupakan
kunci bagi masyarakat modern (administration as the key to modern
society).Albert Lepawsky (1966), menunjukkan enam peranan
administrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat,
yaitu:a)The universal importance of administrationb)The stabilizing
role of administration in societyc)The role administration in
social changed)The threat of a managerial revolutione)The prospect
of a managerial evolutionf)Administration as the key to modern
societyPentingnya studi dan peranan administrasi juga
disebabkan:1.Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan
pola kehidupan di segala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan
kerja sama keorganisasian.2.Pola kehidupan keorganisasian berkaitan
dengan pola kehidupan modern dan cara berpikir serta bekerja secara
rasional.3.Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan
dengan ilmu pengetahuan dan teknologi modern.4.Cara berpikir modern
dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk menghasilkan
keefektifan (effectiveness) dan keefisienan (efficiently)
pencapaian tujuan.5.Berpikir dan bekerja rasional denagn teknologi
modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi modern ke arah
efisiensi dan efektivitas memerlukan administrasi (adaptasi dari
Prajudi Atmosudirdjo, 1980)Ilmu administrasi tidak lain adalah
studi tentang efektivitas dan efisiensi kerja dalam kerjasama
keorganisasian (organizational cooperation) atau insures the
continuance of the existing order with a minimum of effort and risk
(Lepawsky, 1966), dalam pencapaian tujuan. Jika efektif berarti
tujuan atau sasaran yang ditetapkan tercapai tepat pada waktunya,
maka efesiensi merupakan hasil yang dicapai lebih besar (maksimal)
dari sumber-sumber dan biaya atau input yang digunakan.
BAB IIEVOLUSI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
A.Sejarah Ilmu AdministrasiIlmu administrasi lahir sejak Woodrow
Wilson (1887), yang kemudian menjadi presiden Amerika Serikat pada
1913-1921, menulis sebuah artikel yang berjudul The Study of
Administration yang dimuat di jurnal Political Science Quarterly.
Studi ilmu politik yang berkembang pada saat itu ternyata tidak
mampu memecahkan persoalan praktik spoil system (sistem perkoncoan)
karena memang fokus kajian ilmu Ilmu Politik bukan pada bagaimana
mengelola pemerintahan dengan efektif dan efisien, melainkan lebih
pada urusan tentang sebuah konstitusi dan bagaimana
keputusan-keputusan politik dirumuskan. Oleh karena itu, Wilson
menganggap perlu adanya pemisahan urusan politik dari urusan
pelayanan publik.Penjelasan ilmiah terhadap gagasan Wilson tersebut
kemudian dilakukan oleh Frank J. Goodnow yang menulis buku berjudul
Politics and Administration pada tahun 1900. Buku tersebut sering
dijadikan rujukan oleh para ilmuwan administrasi negara sebagai
proklamasi secara resmi terhadap lahirnya Ilmu Administrasi Negara
yang memisahkan diri dari induknya, yaitu Ilmu Politik.Ilmu
administrasi negara mencoba mendefinisikan eksistensinya yang
berbeda dengan Ilmu Politik dengan ontopologi, epistimologi, dan
aksiologi yang berbeda.B.Hubungan Antar Ilmu dengan Ilmu
Administrasi Negara1. Administrasi negara, sebagai salah satu
cabang dari ilmu sosial, kehidupannya berlangsung dalam suatu
lingkungan sosial tertentu, sehingga perwujudan aktivitasnya
senantiasa berhubungan erat dengan berbagai cabang ilmu sosial.
Khususnya dengan ilmu sejarah, antropologi budaya, ilmu ekonomi,
administrasi niaga, ilmu jiwa, sosiologi dan ilmu politik.2.
Perspektif administrasi negara akan lebih gampang diungkapkan
dengan mempergunakan analisis sejarah dan antropologi budaya.
Penggunaan analisis antropologi budaya akan melengkapi analisis
sejarah.3. Ilmu ekonomi menyumbangkan analisis biaya dan manfaat,
sedang administrasi niaga menyumbangkan konsep PPBS dan makna
Gerakan Manajemen Ilmiah kepada administrasi negara. Sementara itu
ilmu jiwa membantu untuk memahami individu dalam situasi
administrasi.4. Sosiologi telah memberikan pembahasan yang mendalam
mengenai birokrasi dan kooptasi, yang merupakan hal-hal yang amat
menonjol dalam studi administrasi negara.
BAB IIIORGANISASI
A. Pengertian OrganisasiDisiplin administrasi akan terpusat pada
penelaahan tentang organisasi, sebab fenomena kerjasama sebagai
telaahan ilmu administrasi hanyalah fenomena kerjasama yang
berhubungan dengan atau berlangsung secara organisasional. (Ulbert,
1989:122).Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat
ditinjau dari dua sudut pandangan.Pertama: Organisasi dapat
dipandang sebagai wadah, yaitu tempat kegiatan-kegiatan
administrasi dan manajemen dijalankan dan sifatnya relatif
statis.Kedua: Organisasi dapat dipandang sebagai proses, yaitu
interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi dan
sifatnya dinamis.Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antar
dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai sesuatu tujuan
bersama dan terikat secara formal dalam suatu ikatan hirarkhi
dimana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok
orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang yang
disebut bawahan (Sondang P. Siagian, 1980). Sedangkan menurut
Dwight Waldo (1971), organisasi adalah struktur hubungan-hubungan
diantara orang berdasarkan wewenang dan bersifat tetap dalam suatu
sistem administrasi. Sehingga dapat disederhanakan bahwa organisasi
adalah suatu kelompok orang yang terikat bersama dalam hubungan
formal untuk mencapai tujuan organisasi.B.Ciri-ciri
OrganisasiMenurut Amitai Etzioni (1985), organisasi merupakan
pengelompokkan orang-orang yang sengaja disusun untuk mencapai
tujuan tertentu. Pada dasarnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri
sebagai berikut:a)Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan, dan
tanggungjawab.b)Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta
mengarahkan organisasi mencapai tujuannya.c)Adanya penggantian
tenaga kerja.C.Tujuan OrganisasiPada hakikatnya tujuan organisasi
merupakan integrasi dari perbagai tujuan baik yang sifatnya
komplementer yaitu tujuan individu atau anggota organisasi, maupun
tujuannya yang bersifat substantif, yaitu tujuan organisasi secara
keseluruhan. Tujuan substantif merupakan tujuan utama organisasi
yang menjadi sebab utama dibentuknya organisasi. Oleh sebab itu
kegiatan-kegiatan organisasi diarahkan kepada dua dimensi tujuan,
yaitu:1)Tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efesien.
Keefektifan (effectiviness) berhubungan dengan tujuan organisasi
secara eksplitis maupun implisit. Sedangkan efisiensi (efficiency)
berhubungan dengan rasio output dengan input atau keuntungan dengan
biaya.2)Tercapainya kepuasan dari anggota organisasi. Dalam proses
pencapaian tujuan organisasi, setiap orang atau anggota yang
bekerja atau terlibat dalam aktivitas organisasi harus diberikan
kepuasan, sehingga mereka merasa sebagai anggota organisasi dan hal
tersebut akan mendoromg orang tersebut untuk bekerja dalam kondisi
dan motivasi yang produktif.Antara tujuan yang bersifat
komplementer (tujuan individu) dan tujuan substantif (tujuan
organisasi) tidak selalu searah. Menurut Herbert G. Hicks (1977)
hubungan tujuan manusia dan tujuan organisasi (relationship of
individual and organizational objectives) dibedakan
menjadi:a)Totally Opposing (keseluruhan bertolak
belakang)b)Partially Opposing (sebagian bertolak belakang)c)Neutral
(netral)d)Compatible (hampir sama/dapat
digabungkan/berdekatan)e)Identical (identik/sama)Dari sudut pandang
lain, tujuan organisasi dapat digolongkan ke dalam tiga jenis,
yaitu:1)Pelayanan (service)2)Keuntungan (profit)3)Tujuan
SosialD.Asas-asas OrganisasiBeberapa prinsip organisasi antara lain
adalah sebagai berikut:1) Tujuan yang
jelas2)Spesialisasi3)Koordinasi4)Wewenang5)Tanggungjawab6)Keseimbangan7)Delegasi8)Kesatuan
Komando9)Jenjang Hirarkhi10)Rentang kontrolE.Bentuk-bentuk
OrganisasiBentuk organisasi didasarkan pada hubungan otoritas, maka
dapat dikategorikan bentuk organisasi atas:a)Organisasi Lini atau
GarisPada bentuk ini, otoritas mengalir dari puncak organisasi
dilimpahkan kepada unit-unit organisasi dibawahnya. Dan
pertanggungjawaban mengalir dari bawah hingga ke tingkat yang
paling atas secara bertahap berdasarkan hirarkhis.
b)Organisasi Lini dan StafBentuk ini sama seperti bentuk
organisasi lini atau garis, hanya saja ada penambahan satuan unit
organisasi yang membantu pimpinan dalam bidang tertentu tanpa ia
ikut serta dalam otoritas lini.c)Organisasi FungsionalOrganisasi
dimana otoritas pimpinan puncak didelegasikan kepada unit-unit
organisasi hingga ke paling bawah dalam bidang pekerjaan tertentu
dan masing-masing pimpinan unit memiliki otoritas secara fungsional
untuk memerintah semua pelaksana dari semua unit sepanjang
berhubungan dengan pekerjaannya.d)Organisasi Lini-FungsionalBentuk
organisasi ini memperlihatkan ciri organisais lini dan organisasi
fungsionale)Organisasi Lini-Staf-FungsionalBentuk organisasi ini
memperlihatkan ciri-ciri organisasi lini dan sifat serta organisasi
fungsional.F.Teori Birokrasi (bureaucracy theory)Pendekatan
birokrasi dalam studi administrasi dan manajemen dipelopori oleh
Max Weber (1864-1920), yang dikenal sebagai bapak sosiologi modern.
Menurut Max Weber (Depdikbud, 1982), birokrasi merupakan ciri dari
pola organisasi yang strukturnya dibuat sedemikian rupa sehingga
secara maksimal dapat memanfaatkan tenaga ahli. Birokrasi
dimaksudkan sebagai satu sistem otorita yang ditetapkan secara
rasional dalam berbagai peraturan untuk mengorganisasi secara
teratur, bersifat spesialisasi, hirarkhis dan terelaborasi. Tetapi
tidak ada hubungannya dengan prosedur yang berbelit-belit (red
tape), penundaan pekerjaan atau ketidakefisienan, seperti yang
dibayangkan oleh kebanyakan orang saat ini (Ali Mufiz, 1984). Namun
demikian, dikehidupan nyata birokrasi belum sepenuhnya dilaksanakan
sesuai dengan fungsinya. Sebagai contoh, birokrasi di Indonesia
belum menunjukkan perkembangan yang baik. Masih banyak fungsi yang
tumpang tindih, tidak adanya koordinasi yang baik antar pemangku
jabatan dan masih banyak peraturan daerah yang tumpang tindih
dengan peraturan pemerintah pusat. Max Weber mengungkapkan enam
karakteristik birokrasi, yaitu:a)Pembagian kerja atas dasar
spesialisasi fungsi dan tugas dan masing-masing posisi ditentukan
oleh otoritas legal.b)Ada hirarkhi kekuasaan yang
jelas.c)Didasarkan pada aturan-aturan yang diformulasikan dicatat
dalam dokumen tertulis.d)Hubungan yang terjadi dalam organisasi
merupakan hubungan yang bersifat impersonal.e)Latihan dan
kompentensi khusus merupakan kriteria utama dari kedudukan
administratif, sehingga keahlian dan karier merupakan landasan
promosi dan pemilihan pekerja.f)Aktivitas organisasi menuntut
kapasitas pekerja secara penuh (dalam Pfiffner & Presthus,
1967).G.Tipe OrganisasiDua tipe organisasi menurut Max
Weber:a)Organisasi TradisionalDalam tipe ini muncul otoritas
tradisional dengan legitimasi dikaitkan pada pola hubungan yang
akrab antara penguasa dan anggota. Pimpinan diwariskan dari satu
generasi ke generasi lain melalui cara tradisional.b)Organisasi
KharismatikDalam tipe ini muncul otoritas kharismatik di mana
pimpinan tidak dibelenggu oleh aturan-aturan kecuali penghambaan.
Pengikut mematuhi pimpinan karena penghambaan, bukan aturan yang
memaksa untuk mematuhi pimpinan.
BAB IVMANAJEMEN
A. Pengertian ManajemenManajemen diartikan sebagai aktivitas
pendayagunaan sumber daya manusia dan materil dalam suatu kerja
sama organisasi melalui proses perencanaan, pengorganisasian,
pengawasan, untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan
efektif (Ulbert Silalahi, 1989:137). Manajemen dapat didefinisikan
sebagai kemampuan atau ketrerampilan untuk memperoleh sesuatu hasil
dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain
(Sondang P. Siagian, 1978).Manajemen sebagai rangkaian kegiatan
penataan yang berupa penggerakkan orang-orang dan pengarahan
fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai (The
Liang Gie dan Sutarto, 1980).Dari definisi diatas dapat disimpulkan
bahwa manajemen dalam usaha mencapai tujuannya bukan hanya melalui
dan atau mendayagunakan orang-orang, tetapi juga menggunakan dan
mendayagunakan sumber-sumber lain seperti keuangan, perlengkapan,
informasi serta teknik dan metode tertentu. B. Tingkatan
ManajemenBerdasarkan tingkatan dalam organisasi, maka tingkat
manajemen dapat dibedakan atas:1. Top Management atau manajemen
puncak, sebagai administratif manajemen. Manajemen puncak
bertanggung jawab untuk keseluruhan manajemen dan organisasi.2.
Middle Management atau manajemen tengah. Tanggung jawab dari
manajer tengah ialah menggerakkan aktivitas dengan
mengimplementasikan kebijaksanaan yang telah digariskan oleh
manajer puncak.3. Lower Management atau manajemen bawah.
Bertanggung jawab menggerakkan operasi pekerja-pekerja.C. Sumber
Daya ManajemenBeberapa pendapat mengenai sarana-sarana atau
alat-alat administrasi atau manajemen dapat dikemukakan sebagai
berikut:1. George R. Terrya)men (manusia)b)materials
(bahan-bahan)c)methods (metode-metode)d)money (uang)e)market
(pasar)2. John W. Neunera)men (manusia)b)materials
(bahan-bahan)c)machines (mesin-mesin)d)methods
(metode-metode)e)money (uang)f)morale (moral)3. Michael J. Jucius
dan William E. Schlendera)organization chartb)organization
manualc)budget4. Louis Allena)peopleb)natural
resourcesc)moneyd)tools and machineD. Prinsip-prinsip
ManajemenPrinsip utama daripada manajemen, ialah efisiensi (daya
guna) dan efektivitas (hasil guna) dalam mencapai hasil atau tujuan
yang direncanakan.Fayol mengemukakan empat belas prinsip manajemen
(general principles of administration), yaitu:1. Pembagian kerja
(division of work).2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and
responsibility).3. Disiplin (discipline).4. Kesatuan perimtah
(unity of command).5. Kesatuan arah atau tujuan (unity of
direction).6. Mendahulukan atau mengutamakan atau menempatkan
kepentingan umum (organisasi) di atas kepentingan pribadi
(subordination of individual to general interest).7. Pengupahan
atau penggajian (remuniration).8. Sentralisasi (centralization).9.
Skala hirarkhi (scalar chain).10. Tatatertib (order).11. Keadilan
(equity).12. Stabilitas jabatan (stability of tenure).13. Prakarsa
atau inisiatif (initiative).14. Solidaritas kelompok kerja (la
esprit de corps).
BAB VFUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
A. Berikut merupakan klasifikasi fungsi-fungsi manajemen:a.
Ernest Dale, mengatakan management functions will be identified
as:1. Planning2. Organizing3. Staffing4. Directing5. Control6.
Innovation7. Representationb. Harold Koontz, mengklasifikasikan
fungsi-fungsi manager, yang terdiri dari:1. Planning2. Organizing3.
Staffing4. Leading5. Controllingc. George R. Terry memberikan empat
fungsi fundamental daripada management, dan fungsi ini lebih umum
dikenal dan dipergunakan, yakni:1. Planning2. Organizing3.
Actuating4. Controlling d. Sondang P. Siagian, mengklasifikasikan
fungsi manajemen sebagai berikut:1. Planning2. Organizing3.
Motivating4. Controlling5. Evaluatinge. James A. F. Stoner maupun
Stephen P. Robbins membagi fungsi manajemen atas:1. Planning2.
Organizing3. Leading4. Controlling B. PerencanaanMenurut S.P.
Siagian, perencanaan dapat didefiniskan sebagai keseluruhan proses
pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan
dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan.Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan
bahkan yang utama dalam setiap aktivitas-aktivitas manajemen atau
administrasi. Perencanaan merupakan dasar, landasan atau titik
tolak dalam melaksanakan tindakan-tindakan administratif.
Perencanaan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:a. Apa
yang harus dikerjakanb. Mengapa harus dikerjakanc. Dimana
dikerjakand. Kapan akan dikerjakane. Siapa yang akan mengerjakanf.
Bagaimana hal tersebut akan dikerjakanSecara umum yang terkandung
dalam tahap perencanaan merupakan penentuan tujuan-tujuan atau
sasaran-sasaran yang akan dicapai, dan pendayagunaan sumber-sumber
daya manusia dan materil serta waktu.C. PengorganisasianMenurut
George R. Terry, pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang
direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan,
penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian
lingkungan pekerjaan yang sepatutnya.Fungsi pengorganisasian dalam
manajemen penting sebab:a. Mewujudkan struktur organisasib. Uraian
tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi
jelasc. Wewenang dan tanggungjawab menjadi jelasd. Memperlihatkan
antartugas atau pekerjaan dari setiap unit kerjae. Sumber daya
manusia dan meteriil yang dibutuhkan dapat diketahuiUntuk dapat
memperoleh hasil pengorganisasian yang baik, perlu diperhatikan
langkah-langkah berikut:a. Mengetahui tujuanb. Membagi habis
pekerjaan dalam unit organisasic. Menggolongkan kegiatan ke dalam
unit yang operasional atau praktisd. Menentukan wewenang dan
tanggung jawabe. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana
yang diperlukanf. Memilih menempatkan dan menugaskan personil
sesuai dengan keterampilan manajerial yang dimiliki.g.
Mendelegasikan wewenang.
D. PengawasanMenurut Sondang P. Siagian, pengawasan ialah proses
pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasan dimaksudkan untuk
mencegah penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan atau
pekerjaan dan sekaligus melakukan tindakan perbaikan apabila
penyimpangan sudah terjadi dari apa yang sudah direncanakan. Proses
pengawasan pada garis besarnya mengandung langkah-langkah kegiatan
sebagai berikut:a. Menentukan objek-objek yang akan diawasib.
Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang
menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki.c. Menentukan prosedur,
waktu dan teknik yang dipergunakan.d. Mengukur hasil kerja yang
dilaksanakan.e. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar
untuk mengetahui apakah ada perbedaan.f. Melakukan
tindakan-tindakan perbaikan terhadap sesuatu penyimpangan atau
penyimpangan-penyimpangan yang berarti.
BAB VIKEPEMIMPINAN
A. Definisi KepemimpinanLeadership is the key of management,
dengan kata lain kepemimpinan merupakan kunci dari manajemen. G. R.
Terry mengatakan bahwa kepemimpinan merupakan salah satu diantara
alat-alat efektif actuating managerial. Kepemimpinan merupakan
konsekuensi logis untuk melaksanakan fungsi manajemen. Kepemimpinan
merupakan aktivitas mempengaruhi perilaku orang lain, baik secara
individu maupun kelompok agar melakukan aktivitas dalam usaha
mencapai tujuan dalam situasi tertentu.Proses mempengaruhi dan
dipengaruhi timbul dari terjadinya aksi dan reaksi, interaksi dan
intereaksi antara orang yang berposisi sebagai pemimpin dengan
orang lain yang berposisi sebagai pengikut secara timbal balik atau
mutual interaction.B. Legitimasi Kekuasaan atau Otoritas
PemimpinLegitimasi posisi seorang pemimpin dapat didasarkan pada
sumber kekuasaan yang dapat diidentifikasi dalam dimensi:1. Legal
power atau kekuasaan legal. Dalam dimensi ini kekuasaan didasarkan
pada otoritas rasional legal ytang diperoleh karena ia menduduki
suatu posisi formal dalam hirarkhi organisasi. Orang yang memiliki
otoritas legal mempengaruhi orang lain didasarkan pada seperangkat
aturan-aturan yang berlaku. Pada dimensi ini hubungan pemimpin
dengan anggota cenderung bersifat formal atau impersonal dan dapat
memaksa.2. Personal power atau kekuasaan pribadi, yaitu daya tarik
dari pribadi seseorang yang dapat menimbulkan kesadaran pengikut
untuk menerima, mengakui dan mengikutinya karena dirasakan baik dan
benar. Dalam hal ini tidak ada daya yang memaksa atau hukuman dan
hubungan pemimpin dengan anggota cenderung bersifat non formal.
Dalam dimensi ini kekuasaan dapat bersumber dari:a. Tradisib.
Kharisma atau referenc. KeahlianMenurut Max Weber, sumber kekuasaan
dapat berasal dari:a. Sumber tradisionalb. Legal rasionalc.
Kharismatik C. Gaya Kepemimpinan1.Gaya Kepemimpinan Otokratik, jika
orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia rendah.2.Gaya
Kepemimpinan Direktif, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi
hubungan manusia rendah.3.Gaya Kepemimpinan Konsultatif, jika
orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia cukup
tinggi.4.Gaya Kepemimpinan Demokratik atau partisipatif, jika
orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia tinggi.D.
Hal- hal yang Perlu diperhatikan dalam KepemimpinanAgar kepemimpina
sukses (tercapai tujuan dan kepuasan anggota), perlu diambil
tindakan-tindakan antara lain:1.Kenali dan identifikasi motivasi
anggota kelompok, sebab bawahan tidak akan termotivasi untuk
mencapai tingkat produktivitas yang tinggi apabila mereka merasa
bahwa harapan itu tidak realistis dapat dicapai dan memenuhi
kebutuhannya.2.Beri bimbingan dan pengarahan secara tidak
berlebihan, sebab bimbingan merupakan hubungan manusia yang peka
terhadap emosi dan sentimen.3.Lakukan interaksi hubungan yang
intensif dan manusiawi dengan mengembangkan komunikasi dua arah dan
personal.4.Ciptakan suasana kooperatif, sebab usaha yang dilakukan
bekerjasama akan lebih baik dibandingkan dengan usaha sendiri atau
menonjolkan diri.5.Ikut sertakan anggota dalam pemecahan masalah
dan dalam proses pembuatan keputusan.6.Kenali dan identifikasi
situasi tugas.7.Kenali dan identifikasi kematangan anggota.8.Pilih
dan gunakan gaya kepemimpinan yang sesuai dengan tuntutan
situasi.9.Fungsionalkan peran anda sebagai pemimpin, yaitu peran
interpersonal, peran informasional, dan peran desisional.
BAB VIIPARADIGMA ADMINISTRASI NEGARA
Menurut Nicholas Henry, administrasi negara mengenal lima
paradigma, yaitu sebagai berikut:1. Dikhotomi politik administrasi
(1900-1926)2. Prinsip-prinsip administrasi negara (1927-1937)3.
Administrasi negara sebagai ilmu politik (1950-1970)4. Administrasi
negara sebagai ilmu administrasi (1956-1970)5. Administrasi negara
sebagai ilmu administrasi negara (1970-sekarang)Lima paradigma
tersebut bersifat tumpang tindih atau overlapping, dimana locus
(tempat=letak) dan focus (yang diperhatikan) administrasi negara
saling berganti.Paradigma 1 lebih mementingkan locus, paradigma 2
menonjolkan focus, paradigma 3 kembali lebih mementingkan locus,
sedang paradigma 4 mementingkan focus, dan paradigma 5 berusaha
untuk mengaitkan antara focus dan locus dari administrasi
negara.Locus adalah tempat yang menggambarkan di mana ilmu tersebut
berada. Dalam hal ini locus dari ilmu administrasi negara adalah
kepentingan publik (publik interest) dan urusan publik (public
affair). Sedangkan focus adalah apa yang menjadi pembahasan penting
dalam mempelajari ilmu administrasi publik. Yang menjadi focus dari
ilmu administrasi negara adalah teori organisasi dan ilmu
manajemen.
BAB VIIIADMINISTRASI PUBLIK (NEGARA)
Dwight Waldo mengatakan bahwa administrasi negara mengandung dua
pengertian, yaitu:(1)Administrasi negara adalah organisasi dan
manajemen dari manusia dan benda guna mencapai tujuan-tujuan
pemerintah.(2)Administrasi negara adalah suatu seni dan ilmu
tentang manajemen yang dipergunakan untuk mengatur urusan-urusan
negara.Sedangkan menurut Bachson Mustafa, S.H. yang dikutip oleh
Y.W. Sunindhia dalam buku Administrasi Negara dan Peradilan
Administrasi, bahwa Administrasi Negara itu sebagai gabungan
jabatan-jabatan yang dibentuk dan disusun secara bertingkat yang
diserahi tugas melakukan sebagian dan pekerjaan pemerintah dalam
arti luas, yang tidak diserahkan kepada badan-badan pembuat
undang-undang dan badan-badan kehakiman.Adminstrasi negara secara
singkat dan sederhana dapat didefinisikan sebagai keseluruhan
kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu
negara dalam usaha mencapai tujuan negara (Sondang P. Siagian,
2003:7)Perkembangan evolusioner administrasi negara diuraikan
melalui pendekatan tradisional, pendekatan perilaku, pendekatan
pembuatan keputusan, dan pendekatan ekologis. Secara khusus,
pendekatan tradisional mengungkapkan tentang pengaruh ilmu politik,
sebagai induk ilmu administrasi negara, pendekatan rasional dalam
administrasi dan pengaruh Gerakan Manajemen Ilmiah terhadap
perkembangan administrasi negara.Diantara empat pendekatan yang
diajukan, tidak ada satu pun pendekatan yang lebih unggul daripada
pendekatan-pendekatan yang lain, karena setiap pendekatan berjaya
pada suatu masa, di samping kesadaran bahwa setiap pendekatan
mempunyai kelebihan dan kekurangan.Karena administrasi mengandung
berbagai macam disiplin, sehingga cara pendekatan dan metodologi
dalam administrasi juga beraneka ragam, maka administrasi negara
merupakan bidang kajian yang dinamis. Pengaruh politik terhadap
administrasi negara selalu besar, tidak peduli kapan pun masanya.
Hal ini disebabkan oleh adanya gejala di semua negara yang
menunjukkan baahwa setiap pemerintah disusun di atas tiga cabang
pemerintahan yaitu legislatif, eksekutif, dan yudikatif. Hubungan
terus menerus administrasi dengan politik mencerminkan
keberlanjutan hubungan antara lembaga eksekutif dengan lembaga
legislatif, sebagaimana dicerminkan dalam dua tahap pemerintahan,
yaitu tahap politik dan tahap administrasi. Jika tahap pertama
merupakan tahap perumusan kebijakan, maka tahap kedua merupakan
tahap implementasi kebijakan yang telah ditetapkan dalam tahap
pertama.
BAB IXBIROKRASI
A. Pengertian BirokrasiBirokrasi terdiri dari dua kata yaitu
biro (meja) dan krasi (kekuasaan). Menurut Fritz Morstein Marx,
birokrasi merupakan tipe organisasi yang dipergunakan pemerintah
modern untuk pelaksanaan tugas-tugasnya yang bersifat spesialisasi,
dilaksanakan dalam sistem administrasi dan khususnya oleh aparatur
pemerintah. Sementara itu, Ferrel Heady dengan mengutip rumusan
Thompson menyatakan bahwa organisasi birokratik disusun sebagai
satu hirarkhi otorita yang begitu terperinci, yang mengatasi
pembagian kerja dan juga telah amat diperinci. Lebih jauh lagi,
Peter A. Blau dan Charles H. Page memformulasikan birokrasi sebagai
sebuah tipe dari suatu organisasi yang dimaksudkan untuk mencapai
tugas-tugas administratif yang besar, dengan cara mengkoordinasikan
secara sistematik pekerjaan dari banyak orang. Dari definisi Blau
dan Page ini menunjukkan bahwa birokrasi tidak hanya dikenal dalam
organisasi pemerintah saja, tetapi juga pada semua
organisasi-organisasi besar, seperti militer dan
organisasi-organisasi niaga. Dengan demikian, birokrasi akan
ditemui pada setiap bentuk organisasi modern yang dihasilkan oleh
proses rasionalisasi. Hal ini sesuai dengan pendapat Mart Morstein
yang mengatakan bahwa birokrasi adalah kerja sama dalam skala besar
dengan tingkat rasionalitas yang tinggi. Birokrasi sendiri berisi
regulasi-regulasi demi pelayanan publik yang bersifat kolektif.B.
Otorita Birokrasi Menurut Max Weber1. Otorita TradisionalOtorita
tradisional meletakkan dasar-dasar legitimasi pada pola pengawasan
sebagaimana diberlakukan di masa lampau dan kini masih berlaku.
Legitimasi sangat dikaitkan dengan kewajiban penduduk untuk
menuangkan loyalitas pribadinya kepada siapa yang menjadi
kepalanya. Perubahan tidak diperkenankan oleh preseden.2. Otorita
KharismatikOtorita ini timbul karena penghambaan seseorang kepada
individu yang memiliki hal-hal yang tidak biasa. Individu yang
dipatuhi itu misalnya mempunyai sikap heroik, ciri dan sifat-sifat
pribadi lainnya yang sangat menonjol. Kedudukan seseorang pemimpin
kharismatik tidaklah diancam oleh kriteria-kriteria tradisional.
Seseorang pemimpin yang kharismatik tidaklah dibelenggu oleh
aturan-aturan tradisional atau oleh kemampuannya untuk meletupkan
api revolusi. Para pengikut mematuhinya, karena penghambaan diri
bukan karena hukum yang bersifat memaksa untuk dipatuhi.3. Otorita
Legal-RasionalOtorita ini didasarkan atas aturan yang bersifat
tidak pribadi impersonal yang ditetapkan secara legal. Kesetiaan
dan kepatuhan terjadi manakala seseorang melaksanakan otorita
kantornya hanya dengan legalitas formal dari pimpinanbya dan hanya
dalam jangkauan otorita kantornya. Otoritas legal-rasional
didasarkan pada aturan-aturan yang pasti. Intisari dari otorita ini
adalah birokrasi. Jantung dari birokrasi adalah sistem hubungan
otorita yang dirumuskan secara rasional oleh aturan-aturan.C.
Karakteristik BirokrasiDennis H. Wrong mengungkapkan bahwa setiap
organisasi birokratik mempunyai ciri struktural utama sebagai
berikut:1. Pembagian tugas2. Hirarki otorita3. Peraturan dan
ketentuan yang terperinci4. Hubungan interpersonal di antara
pekerjaSedangkan Max Weber memberikan enam karakteristik, yaitu:1.
Terdapat prinsip yang pasti dan wilayah yurisdiksi yang resmi, yang
pada umumnya diatur dengan hukum atau peraturan-peraturan
administrasi2. Terdapat prinsip hirarki dan tingkat otorita yang
mengatur sistem3. Manajemen didasarkan atas dokumen-dokumen yang
dipelihara dalam bentuk aslinya4. Terdapat spesialisasi dan
pengembangan pekerja melalui pelatihan keahlian5. Aktvitas
organisasi menuntut kapasitas pekerja secara penuh6. Berlakunya
aturan-aturan main mengenai manajemenD. Pentingnya BirokrasiMenurut
Robert Presthus, pentingnya birokrasi diungkapkan dalam peranannya,
yaitu sebagai:1. Delegated legislation, pada umumnya menampilkan
bentuk-bnetuk peraturan dan ketentuan perundang-undangan dan
mempunyai status yang penting.2. Initiating policy, birokrasi dapat
memainkan peranan untuk merekomendasikan dan melaksanakan kebijakan
publik.3. Internal drive for power, security, and loyality,
biro-biro yang ada sangat termotivasi untuk menjalankan
fungsi-fungsi layanan, berdasarkan suatu struktur tertentu.
Terdapat peleburan antara artikulasi kepentingan pribadi dan
dinas-dinas publik, yang memberikan andil kepada kepentingan
fungsional.Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam
negara-negara sedang berkembang di mana mereka telah memberikan
prioritas kegiatannya pada penyelenggaraan pembangunan nasional. Di
negara-negara tersebut birokrasi berperan sebagai motor dan
penggerak pembangunan. Secara khusus peranan dan pentingnya arti
birokrasi dapat dilihat dari fungssinya sebagai pemrakarsa usul
pembuatan kebijakan, penasihat dalam kebijakan dan sebagai
inovator. Oleh karena birokrasi dipandang sebagai penggerak
pembangunan nasional, maka terdapat perhatian yang amat besar untuk
senantiasa memperbaiki dan memperkuat kapasitas administrasi.
E. Kelemahan dan Problema dalam BirokrasiKelemahan-kelemahan
birokrasi terletak pada:a) Standar efisiensi fungsionalSalah satu
ciri dari birokrasi, baik yang telah berjalan secara rasional dan
efisien maupun tidak ialah birokrasi haruslah menetapkan standar
efisiensi fungsional. b) Penekanan yang berkelebihan terhadap
rasionalitas, impersonalitas dan hirarkhiDalam pemikiran Weber,
dalam setiap organisasi berlaku aturan-aturan formal yang secara
nyata akan mengendalikan perilaku anggota-anggota organisasi. Hal
ini berarti dikesampingkannya struktur informal.c) Penyelewengan
tujuanTanda-tanda dari organisasi yang tidak sehat adalah
penyelewengan tujuan, kekakuan yang berlebihan, pita merah,
perlakuan tidak berpribadi dan penolakan secara tidak masuk akal
terhadap perubahan. Merton menyebutkan penyakit-penyakit ini dengan
Bureaucratic dysfunctions denagn ciri utamanya trained
incapacity.d) Pita merah (red tape)Pita merah disebabkan oleh
kecenderungan alamiah dari manusia yang berada dalam lingkungan
birokratik untuk meruntinkan aktivitas-aktivitas mereka. Pita merah
adalah suatu istilah yang dimaksudkan untuk menunjukkan adanya
prosedur-prosedur birokratik yang mempunyai ciri ketaatan mekanis
pada peraturan, formalitas yang berkelebihan dan lebih banyak
memperhatikan hal-hal yang rutin dan kompilasi sejumlah informasi
eksternal yang mengakibatkan bekepanjangannya penundaan dan
kemandekan.