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Universidad del RosarioEspecializacin en Revisoria Fiscal
Materia: AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Temas:Conceptos: Definiciones y
ObjetivosAplicacionesMetodologaEstudio Ambiental del reaEstudio de
la Gestin AdministrativaInforme de la AuditoriaEjemplos : Ventas
Recursos Humanos Inventarios
Profesor :Luis Carlos Beltrn Pardo
Bogot D.C. 2006
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CONCEPTO DE LA Auditoria del Control InternoPor Auditoria del
Control Interno debe entenderse: El servicio que presta la persona
encargada cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la
intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia
operativa de la entidad de por lo general requiere un equipo
multidisciplinario.
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OBJETIVO DE LA Auditoria del Control InternoEl objetivo de la
Auditoria del Control Interno se cumple al presentar
recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia de las
empresas o entidades a que se practique.Existen tres niveles en que
la Auditoria del Control Interno puede participar en apoyo a las
empresas o entidades, a saber:En la emisin de opiniones sobre el
estado actual de lo examinado. (Diagnostico de obstculos)En la
participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos,
etc., interviniendo en su formacin.En la implantacin de los cambios
e innovaciones. ( Implantacin de sistemas, etc.)
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La Auditoria del Control Interno persigue:
Detectar problemas y proporcionar las bases para
solucionarlos.Prever obstculos a la eficiencia.Presentar
recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre
obstculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que
se mantengan dentro de primer nivel de apoyo a la administracin de
las empresas o entidades, en la consecucin de la optima
productividad del servicio.
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El auditor Operacional, al revisar las funciones de una empresa
o entidad investiga, analiza y evala los hechos, es decir
diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa que los
respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos.
El auditor Operacional hace las veces del mdico general, que
diagnstica las fallas ( enfermedades) dando pie a la participacin
del especialista, que puede ser l mismo u otro auditor, el que
promover las soluciones concretas.
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APLICACION DE LA Auditoria del Control Interno
La Auditoria del Control Interno puede realizarse en cualquier
poca y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se
practique peridicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. As,
puede prepararse u programa cclico de revisiones, en el cual un rea
sea revisada cuando menos cada dos aos, mantenindose un examen
permanente de aquellas operaciones que requieran especial a tensin
del monto de recursos invertidos en ellas o por su critica.
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METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (I)
DIRECTRICES DE ACTUACIN
La Auditoria del Control Interno, tiene que ser desarrollada por
profesionales independiente. Sin embargo el concepto de mantener
una actitud objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presiones
por parte de las personas que tienen a su cargo las operaciones,
objeto del examen.
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METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (II)El auditor
Operacional debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia
que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la
naturaleza de la Auditoria del Control Interno, el auditor, en
ocasiones, trabaja en coordinacin con especialistas de otras
disciplinas; en estos casos, podr tomar como suya la labor
realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad
correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla. Adems,
deber indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el
trabajo de otros profesionales.
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METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (III)El auditor
Operacional de las empresas o entidades deber obtener evidencia
suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su
informe; dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los
papeles de trabajo del auditor Operacional.
OPERACIONESEn la Auditoria del Control Interno se define a una
operacin como al conjunto de actividades orientadas al logro de un
fin u objetivo particular dentro de la empresa o entidad.
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METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (IV)En el
enfoque de trabajo de la Auditoria del Control Interno, las
operaciones que realiza una empresa o entidad deben considerarse de
manera integral, independientemente de que, en la mayora de los
casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a
varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias.
Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las
operaciones directamente y no del personal que las realiza, la
investigacin deber determinar si el personal encargado de la
operacin tiene capacidad para ejecutarla.
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METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (V)
La metodologa se simplifica en tres pasos fundamentales:
1. FAMILIARIZACIONEl auditor debe familiarizarse con la operacin
que se revisara dentro del contexto de la empresa o entidad que se
esta auditando a travs del estudio de: Los problemas especiales
inherentes al ramo de la actividad en que se desenvuelve la empresa
o entidad y que inciden en la administracin de la operacin que se
revisa.
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METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (VI)La
infraestructura especfica establecida para hacer frente a la
administracin de la operacin (planeacin, organizacin, direccin y
control ), yLos antecedentes respecto de deficiencias detectadas a
travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el
pasado por auditores internos, externos o consultores.
Adems se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor
Operacional sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la
empresa o entidad en general y con la operacin que se revisara en
general:
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PROCEDIMIENTOS BASICOS DE LA AUDITORIA DEL CONTROL INTERNOLos
procedimientos bsicos de auditoria deben ser realizados al
efectuarse las pruebas y cuya extensin y alcance dependen de la
confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las
preguntas de los cuestionarios para la revisin y evaluacin del
control interno, se deben disear soportados en los respectivos
procedimientos, adicionados con sus pruebas de Auditoria, previa la
evaluacin de los hallazgos, evidencias de cada uno de los
procedimientos aplicables, segn los alcances de la Auditoria y de
las circunstancias especiales de la empresa.
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OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE AUDITORIA DEL CONTROL
INTERNODeterminar:
La forma como estn cumpliendo los directivos y funcionarios sus
obligaciones administrativas y las responsablidades asignadas.Las
conexiones que pueden existir entre los funcionarios y empleados
con otras empresas con las cuales se negocian.Las polticas de
contratacin de funcionarios y empleados y las incompatibilidades
establecidas.Si los funcionarios y empleados que manejan fondos,
valores y almacn estn respaldados con plizas de manejo y
cumplimiento y si el monto de tales seguros y garantas tienen
adecuada cobertura.Si los activos de la empresa estn adecuadamente
protegidos con plizas de seguros que cubran los riesgos que estn
sujetos tales bienes.Si se obtiene el mayor beneficio por la
empresa en cuanto a cobertura de los seguros y el costo de las
primas que se pagan.
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OBJETIVOS D LOS PAPELES DE TRABAJOBasados en los principios de
Auditoria generalmente aceptadas, se debe tener en cuenta todos los
procedimientos que se consideren necesarios y adems contribuyen
a:Establecer un plan a seguir con el mnimo de
dificultades.Facilitar la labor y promover su eficiencia y
desarrollo profesional.Verificar que no sean omitidos los
procedimientos aplicables en las circunstancias.Indicar a los
supervisores y encargados, las pruebas realizadas y las no
aplicables o pendientes de efectuar.Servir de gua para la planeacin
de futuras auditorias.Ayudar a controlar el trabajo, desarrollo y a
establecer responsabilidades.Facilitar la supervisin del trabajo
efectuado y comprobar la ejecucuon del programa de
auditoria.Controlar los papeles de trabajo, indicando en el
programa el ndice de la cdula o planilla donde se cumpli el
procedimiento sealado.
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ESTUDIO AMBIENTAL (I)
Se puede obtener informacin orientadora de gran valor que
permita al auditor diagnosticar las reas criticas. El grado de
profundidad de esta investigacin inicial ser definido por el
criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar
sern:
1. La importancia que para la empresa o entidad representa la
operacin que se evalua, medida de acuerdo a las repercusiones
financieras que tendra si se mejorara su eficiencia.
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ESTUDIO AMBIENTAL (II)2. Indicadores tales como rotaciones,
razones financieras, etc.3. Estructura de la organizacin y polticas
aplicables a la operacin que se revisa.4. Reglamentacin estatal y
municipal que rigen las practicas de manejo de la operacin.5.
Informacin de la forma como la competencia resuelve los problemas
de una operacin similar.
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ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (I)El auditor deber
estudiar su instrumentacin practica a fin de conocer, en trminos
generales sus caractersticas y posibles deficiencias. La evaluacin
de esta instrumentacin se har en detalle en una fase posterior por
lo que en este proceso de familiarizacin al auditor nicamente le
interesa conocer las caractersticas esenciales de la misma.
1. VISITA A LAS INSTALACIONESTiene por objeto observar
directamente cmo se efectan las operaciones e identificar sntomas
de problemas.
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ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (II)2. INVESTIGACIN Y
ANLISIS
El objeto de esta segunda fase de la metodologa es analizar la
informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la
eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin.
En esta fase se realizan pruebas de detalle de muy diversa
ndole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del
auditor o por medio de muestreo estadstico.
La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en
esta fase y al respecto es recomendable que sean verificadas antes
de ser utilizadas.
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ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (III)
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para
lograr dicha informacin puede revestir una gama muy amplia de
posibilidades tales como: entrevistas formales, revisin de
expedientes, revisin de documentacin, observaciones directas,
actualizacin de estadsticas, seguimiento y comparacin de hallazgos,
etc.
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ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (IV) Cualquiera sea el
caso, el auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y
desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga
la informacin ms objetiva posible. Esta caracterstica comn a
cualquier revisin de eficiencia, debe ser especialmente cuidada en
vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los
resultados de las medidas tomadas para administrar.
Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar
distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier
naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para
formarse una opinin de conjunto a fin de que el diagnstico final
sea lo mas objetivo posible.
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ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (V)
3. DIAGNOSTICOUna vez estudiada y evaluada la infraestructura
administrativa se sumarn los hallazgos y se sealar la interpretacin
que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean indicios de
notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del
detalle, y con base en los hallazgos especficos, ensayar el resumen
de los de mayor relevancia.
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ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (VI)
FASE CREATIVA:En esta fase se precisa si los problemas
detectados son congruentes con la realidad de la empresa o entidad.
Esta fase no representa, de ninguna manera la solucin detallada de
los problemas ( dicha solucin corresponde a un trabajo de
consultora).
Sumados los hallazgos se proceder as:Ensayar un modelo
conceptual de la estrategia administrativa que ms convenga a la
empresa o entidad para la operacin estudiada de acuerdo con las
circunstancias que la rodean, o bien compararlos con modelos ya
establecidos;Precisar la prioridad que debe darse a los elementos
del modelo anterior;Considerar el costo-beneficio del modelo
diseado.
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ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (VII)REVERIFICACION DE
HALLAZGOSEl modelo desarrollado en la fase creativa se sujetar a
una nueva verificacin para separar con mayor precisin de los hechos
de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico definitivo
as:
Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las
diferencias son importantes;Listar las excepciones encontradas en
la confrontacin y compararlas con las que se haban listado al
iniciarse la fase creativa;Ratificar la existencia de los problemas
diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente
involucradas;
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ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (VIII)Asegurarse que se
trata de problemas cuya solucin es factible porque existen tcnicas
disponibles para ello;Interrelacionar los problemas encontrados con
los que pudieran haber detectado en otras reas y asegurarse que las
alternativas de solucin propuestas no generarn mayores o ms
complejos problemas o agravarn los presentes.
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ELABORACION DEL INFORMEElaborado el borrador del informe, el
auditor debe proceder a:Discusin del borrador con los involucrados:
Discutir con los involucrados el borrador del informe persigue el
doble propsito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y
que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la
forma en que se describe en el borrador. Informe definitivo.
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INFORME DE LA AUDITORIAEl informe sobre la Auditoria es el
producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo
nico que conocen los altos funcionarios de la empresa o entidad de
la labor del auditor.Su contenido debe enfocarse a mostrar
objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con
la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles
Operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la
finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que
de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que
coadyuven al logro de las mejoras en la eficiencia operativa y en
ltima instancia en la productividad.
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NATURALEZA DEL INFORME (I)Por las caractersticas de la Auditoria
del Control Interno, el informe debe tener la naturaleza
equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos
derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia Operacional y
el efecto y las consecuencias de los problemas detectados.
El informe o diagnstico de la Auditoria del Control Interno no
tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es posible darle tal
alcance.
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NATURALEZA DEL INFORME (II)El informe de la Auditoria del
Control Interno es distinto al producto terminado de un proyecto de
consultora en administracin pues en este ultimo, el resultado final
implica necesariamente proporcionar sugerencias especificas, al
diseo de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la
instalacin de ellos y posteriores visitas de supervisin; todo ello
con el propsito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y
aporten los beneficios deseados.
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ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (I)El contenido bsico del
informe normalmente debe incluir los siguientes tres
elementos:Alcance y limitaciones del trabajo:Debe ser breve y en
ella deben identificarse los objetivos del trabajo realizado; las
operaciones sujetas a examen; el criterio de prioridades
establecido; la contratacin especifica, en su caso; las
limitaciones; la participacin de los profesionales si la hubo, y la
responsabilidad asumida sobre las labores que hayan
realizado.Situaciones que afecten desfavorablemente la eficiencia
Operacional (presentar un resumen jerarquizado.)
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ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (II)Sugerencias para mejorar
la eficiencia: Es conveniente que las sugerencias se incluyan
inmediatamente despus de que se sealaron las situaciones que
afectan desfavorablemente la eficiencia de operacin. Dichas
sugerencias podrn ser especificas en los casos en que se tengan
elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrn
un carcter general.
Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la
eficiencia citando casos especficos en los cuales puedan
modificarse los procedimientos o criterios, cuantificando en lo
posible los resultados previsibles de un cambio.
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ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (III) EVALUACIN Y EFECTO DE
LOS PROBLEMASEl enfoque que conviene dar al informe debe tender a
resaltar objetivamente, siempre que sea posible, el efecto
cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas
y consecuencias.
Generalmente el mencionar en el informe la causa de la
ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban
efectuarse para eliminarse.
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ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (IV)RESPONSABILIDADLa
responsabilidad del auditor Operacional consiste en informar sobre
los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La
implantacin de las medidas necesarias para solucionar los problemas
detectados, en trminos generales, queda fuera del alcance del
trabajo de la Auditoria del Control Interno, incluso en aquellos
casos en que el auditor haya presentado recomendaciones
especificas.
La solucin de los problemas es responsabilidad directa de las
directivas de la empresa o entidad.
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ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (V)
FORMALos hallazgos de la Auditoria del Control Interno pueden
irse comunicando en el curso del examen o su termino; esta depender
en gran parte de la trascendencia de los problemas detectados y de
la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas.
Es importante que el resultado de la Auditoria del Control
Interno se presente invariablemente por escrito.
Debe ser tan verstil como sea necesario para lograr una adecuada
comunicacin.
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RECOMENDACIONES PARA ELABORAR EL INFORME
Definir cul es el propsito del informe ( final, parcial, de
detalle, de panorama)A quin se dirige.Qu le interesa al los a los
lectores (No decir lo que se conoce) uso de sntesis (permite tener
una idea general sin leer todo el informe ).Necesidad de seccionar
y utilizar ndices.Utilizacin de subttulos ( fijar ideas, ayudan a
memorizar ).Los comentarios deben jerarquizarse.Las tendencias y
las cifras relativas pueden ser mejores que las estadsticas y los
nmeros absolutos.
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Enfatizar los aspectos ms significativos que mejoren la operacin
de la empresa o entidad. Cualquier directivo estar interesado en
cambios de procedimientos que resulten en reduccin de costos. No
estar igualmente interesados en controles protectivos.Limitar el
informe al mnimo necesario.Omitir partidas o hechos poco
significativos que no requieran la atencin de los ejecutivos.No
esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe
en el leguaje que l est acostumbrado a usar.No hacer crticas que no
vayan acompaadas de sugestiones constructivas o que no estn
respaldadas por hechos.
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Discutir el informe con todos los responsables que se vean
afectados por sus observaciones y recomendaciones.En la medida en
que sea posible, obtener el acuerdo de loso funcionarios afectados
poro las recomendaciones, y en su caso, presentarlas como
sugestiones conjuntas.Si no cuenta con la aprobacin de los
afectados, cuando menos asegrese que si hay acuerdo a las
circunstancias y hechos que se informan..Enviar copias del informe
a todos los encargados de loso departamentos operativos que se vean
afectados, as como al funcionarios superior responsable de la
operacin auditada.No circular material que no contenga el propio
informe.
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Auditoria del Control Interno DE COMPRASCONCEPTO Y ALCANCE DE LA
OPERACIN DE COMPRAS
La actividad de compras es el conjunto de actividades que
desarrollas una empresa o entidad para adquirir los recursos
necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin
de sus objetivos.
La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes
actividades:
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Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y
vigilarlos.
Formular el plan general de compras y programar adquisiciones de
acuerdo con las necesidades de la empresa o entidad.
Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y
tcnicos que integran la operacin de compras y proponer los cambios
pertinentes.
Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones
de compra de los diversos artculos, que de manera repetitiva, se
requieren en la empresa o entidad y mantener informacin histrica de
esos artculos.
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Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir
los artculos y servicios de las diversas reas de la empresa o
entidad que lo requieran.Vigilar que los departamentos que
solicitan la adquisicin de algn articulo lo hagan cumpliendo con
los requisitos establecidos por la empresa o entidad, con las
especificaciones adecuadas de los artculos requeridos y con la
oportunidad que permita su abastecimiento normal.Obtener de
diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de
los artculos y servicios.
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Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de
cada articulo requerido.
Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del
articulo requerido, as como las propias de su empresa o entidad,
garanticen una compra optima al menor costo y aseguren el
abastecimiento optimo de los artculos adecuados.
Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo
solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems
condiciones de entrega.
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Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolucin de
artculos surtidos en desacuerdo con el pedido, aclarar las
responsabilidades de la propia empresa o entidad y atender
observaciones de cualquier tipo que presenten los
proveedores.Participar en el establecimiento de las polticas
relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de
Tesorera de la empresa o entidad para aprovechar al mximo las
posibilidades de negociacin de las compras.Coordinar sus
actividades con reas relacionadas, principalmente, produccin,
ventas, almacenes, control de calidad y tesorera.
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METODOLOGIA1. FAMILIARIZACIN
El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin
de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos,
polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el
flujo de las operaciones.Estudiar los expedientes de Auditoria e
informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto sea
aplicable.
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VISITA A LAS INSTALACIONESInspeccionar las instalaciones de
compras, incluyendo las reas de recepcin, almacenaje, etc.
2. INVESTIGACIN Y ANLISIS
ANLISIS FINANCIERO Y DE INFORMACIN OPERATIVA
Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de
carcter interno como externo.Deber analizarse si el tipo de
estadsticas que la empresa o entidad mantiene es adecuado a sus
necesidades.
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Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto
en unidades como en valores.Comparar los datos de compras con las
de ejercicios anteriores y de ser posible con los de entidades
similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos
con cifras internas y externas, razones financieras y otros datos
relativos tales como condiciones, precios de algunos artculos,
etc.
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ENTREVISTASElaborar cuestionarios y guas de entrevistas que
permitan conocer como se realiza la operacin de compras. Estas
entrevistas debern hacerse tanto con las personas que deciden las
polticas de compras como con las que las ejecutan, as como con las
que tienen a su cargo actividades relacionadas con las compras.
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EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN E INVESTIGACIONES ESPECIFICAS.
Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a
compras, proveedores, requisiciones, anlisis de precios,
condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos
significativos, etc. Comprobar la validez de los datos obtenidos en
las etapas anteriores, en los anlisis estadsticos y en las
entrevistas. Analizar los programas de Auditoria interna y de ser
posible los papeles de trabajo que origine para detectar reas en
las que se puede sugerir algunos procedimientos adicionales que
permitan asegurarse que las polticas establecidas para llevar a
cabo las compras se cumplen adecuadamente.
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Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la
operacin, lo cual facilita la localizacin de aspectos susceptibles
de mejorarse.Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos
artculos, materiales y en los mtodos de compra. Investigar si la
empresa o entidad opera con base en algn presupuesto de compras en
cuyo caso deber estudiarse ste; analizar sus variaciones
principales y obtener una explicacin sobre los mismos.
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Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de
rotacin de compradores cuando el volumen de las compras permita
esta practica. As mismo deber investigarse si se tiene una adecuada
supervisin del personal que efecta directamente las compras.Revisar
los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y
formas en uso que regulen la operacin de compras.
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RESUMEN Y DISCUSIN PREVIA DE LOS PROBLEMAS DETECTADOS
Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los
procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operacin de
compras.Resumir las observaciones hechas y los resultados de las
investigaciones que permitan captar de alguna omisin en el trabajo
desarrollado.
ELABORACIN DEL INFORMEElaborar los informes.
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INFORME
Aspectos concretos sobre los que puede informarse en una
Auditoria del Control Interno de compras:
Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de
vigilancia sobre las mismas.Uso adecuado de presupuestos
establecidos como base de control para la operacin de compras.
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Falta de coordinacin con departamentos directamente relacionados
con la operacin de compras.Falta de definicin de lneas de autoridad
o fallas en la organizacin del personal que atiende las
compras.Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la
organizacin del personal que atiende las compras.
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Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos
que se compren.Ausencia de registros para control de las
alternativas de abastecimiento de algn articulo (archivo de
proveedores).Inadecuado control del personal de compras.
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Auditoria del Control Interno DE VENTAS DE SERVICIOSCONCEPTO Y
ALCANCE DE LA OPERACIN DE VENTAS
Es el conjunto de actividades que realiza una empresa o entidad
para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes,
atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos. Este concepto
no sacrifica el objetivo de servicios para satisfacer al paciente,
por el inters de alcanzar utilidades, ni viceversa ; pretende un
equilibrio adecuado entre ambas finalidades que permita la obtencin
de rendimientos razonables y dar al paciente lo que requiere.
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La operacin de ventas comprende las siguientes actividades :
Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para
ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa o entidad y
vigilar su cumplimiento.Especficamente los objetivos pueden estar
relacionados con el nivel de servicio, las ganancias, la
determinacin de precios, el tipo de productos, la distribucin, etc.
Las polticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las
ventas, las zonas, las remuneraciones al personal de ventas,
etc.
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Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y
humanos que integran la operacin de ventas y proponer los cambios
pertinentes.Planear las actividades para que se presten los
servicios adecuados, en el lugar que se necesite, oportunamente, y
a los precios correctos.Identificar las necesidades de los clientes
en la empresa o entidad y coordinar con los dems departamentos
involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente.Conocer
las caractersticas de sus competidores y las condiciones de
servicio que ofrecen.
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Participar en el establecimiento de las listas de
precios.Persuadir al paciente de que adquiere los servicios de la
empresa o entidad y establecer las condiciones de pago.Participar
en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.Vigilar la correcta secuencia del servicio desde el
momento en que el paciente solicita el servicio, hasta que este
culmina, con oportunidad y a satisfaccin del paciente.Coordinar la
operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar
la efectividad de ambas.
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Realizar promociones de servicios.Llevar registro de los
clientes que incluya su historia, necesidades presentes y otras
caractersticas convenientes.Preparar el pronostico de
ventas.Someter a la direccin de la empresa o entidad el presupuesto
de ventas y una vez aprobado, explicar peridicamente las
variaciones que se tengan.Establecer las estadsticas necesarias,
para tener informacin oportuna y suficiente que permita reaccionar
adecuadamente ante las exigencias del mercado.
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Seleccionar y promover servicios con mejores mrgenes. Adiestrar
al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumpliendo
las polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.
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OBJETIVO DE LA Auditoria del Control Interno DE VENTAS DE
SERVICIOS
Tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos
que constituyen el conjunto de actividades que comprende el
concepto y alcance de la operacin de venta servicios de, con el
propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles
Operacionales, existente o en la realizacin misma de las
actividades, de cuya solucin pueden surgir disminuciones de costos
o aumentos de la eficiencia operativa.
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METODOLOGIA1. FAMILIARIZACINFamiliarizacin general con el
entorno econmico, poltico social y legal en el que acta la empresa
o entidad y con la operacin de ventas, mediante estudios de sus
objetivos, sus polticas, su estructura orgnica, sus sistemas, su s
procedimientos y sus practicas, que permitan la ubicacin de ventas
en el flujo de operacin.Debe llevarse a cabo investigando las
caractersticas y la estratificacin de los siguientes aspectos :
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Estudio de los expedientes de Auditoria, informes y cartas de
recomendaciones o sugerencias, cuando esto sea aplicable.
Los servicios que ofrece la empresa o entidad, los mercados que
surte, sus competidores, la proporcin del mercado que absorbe, sus
canales de distribucin, el numero promedio de clientes que maneja,
etc.Las caractersticas de los servicios : De demanda permanente,
estacional o de moda, etc.La poltica para la determinacin de
precios.
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La poltica de crdito que se tenga establecida.La poltica de
publicidad establecida.Los clientes importantes que se tengan y, en
su caso, el grado de dependencia de la empresa o entidad de alguno
o algunos de ellos.
Estudio de los expedientes de Auditoria, informes y cartas de
recomendaciones o sugerencias, cuando esto sea aplicable.
VISITAS A LAS INSTALACIONESInspeccin de las instalaciones del
departamento de ventas y de los dems departamentos vinculados.
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2. INVESTIGACIN Y ANLISIS ANLISIS FINANCIERO Y DE INFORMACIN
OPERATIVA
Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno
como externo, relativo a ventas, con objeto de evaluar su
importancia en el conjunto de operaciones de la empresa o entidad,
comparacin de las ventas con las efectuadas con aos anteriores,
apreciando su tendencia y aplicacin de razones financieras.
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ENTREVISTAS
Elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan
conocer como se realiza la operacin de ventas, tendientes a
investigar si se efectan eficientemente. Es muy conveniente la
elaboracin de diagramas de flujo que muestren grficamente la
secuencia de la operacin, los cuales pueden complementarse con
memorandos descriptivos de ella.
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ENTREVISTAS Entrevistas con los responsables de la ejecucin de
las ventas y con los de los departamentos relacionados con ellas,
verificando el cumplimiento de las polticas que la empresa o
entidad tenga establecidas. En algunos casos es conveniente
realizar encuestas o celebrar entrevistas con clientes,
comisionistas, agencias de publicidad y dems elementos externos que
estn relacionados con la prestacin de los servicios.
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EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN
Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes
para comprobar su funcionabilidad.
Precisar si los responsables de la ejecucin del servicio tienen
presentes los objetivos a lograr, los cuales deben ser congruentes
con el objetivo general de la empresa o entidad y estar aprobados
por la direccin.
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EXAMEN DOCUMENTAL
Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de
ventas, por lo menos en los principales servicios, que sirvan de
base para preparar los dems presupuestos. Estos presupuestos deben
surgir de propsitos que se basen en investigaciones de mercados, en
la experiencia de los responsables primarios de la operacin de
ventas y estar de acuerdo con los objetivos fijados para ella.
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EXAMEN DE LA DOCUMENTACIONVerificacin de la vigencia de un
sistema por el cual los responsables de los objetivos les informan
sobre las causas de desviaciones y su justificacin y medidas
correctivas adoptadas al respecto.Seleccin de los servicios mas
importantes de la empresa o entidad y determinar :Si su mercado, su
promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes
precios, as como con el canal de distribucin previsto.
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Su vida probable ; su penetracin en el mercado ; su posicin
frente a la competencia.Respecto a productos que acusen una
tendencia descendente en ventas, la previsin de servicios
sustitutos, de diversificacin y/o simplificacin.Los funcionarios
y/o departamentos que intervienen en la determinacin del precio y
los factores que se consideraron para fijarlos : disposiciones
legales, competencia y costos de produccin, distribucin, inversin
en inventarios, en cuentas por cobrar, en activo fijo, etc.Si los
incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos.La
utilidad marginal que aportan por unidad vendida
-
La forma en que interviene ventas en la determinacin de los
niveles de inventarios y en el impulso de la realizacin de
servicios de lento movimiento y obsoletos.Determinacin del volumen
de devoluciones y servicios no surtidos y en caso de ser
importantes, seleccionar un periodo y definir su tendencia, los
principales servicios que las provocan, la causa, lo que ha hecho
la empresa o entidad por impedirlos, los efectos que han tenido en
el paciente, el conocimiento que de esto tiene el responsable de
las ventas y sus puntos de vista al respectoRevisin de los costos
de los canales de distribucin, en comparacin con los volmenes de
ventas de cada una ; determinacin de si tales costos se han fijado
con base en estudios formales y evaluacin.
-
Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta los
servicios para tener una idea general de la forma como se atienden
los servicios. Tambin es til conocer si hay una adecuada
distribucin de las cargas de trabajo y de las funciones, acordes
con la capacidad del personal de ventas.
-
DIAGNOSTICO RESUMEN Y DISCUSIN PREVIA DE LOS PROBLEMAS
DETECTADOS
Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este
trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende
a aprovechar la experiencia, afinar la interpretacin del auditor y
hacer participe a los afectados, en la labor creativa.Elaboracin de
informes al usuario, para lo cual es recomendable hacer una
recapitulacin de los resultados obtenidos para detectar omisiones y
jerarquizar hallazgos.
-
DIAGNOSTICOFinalmente, en la metodologa ser necesario utilizar
un proceso de comprobacin continua de la informacin obtenida de las
diversas fuentes y, siempre que sea posible, la cuantificacin del
efecto de los problemas detectados y/o de los posibles cambios en
los mtodos de ventas que procuren mayor eficiencia que los
establecidos en la empresa o entidad.
-
INFORMEFalta de definicin, de objetivos para la operacin de
ventas y carencia de polticas ; incumplimiento con objetivos y
polticas ; falta de vigencia.Fallas en la estructura orgnica del
departamento de ventasDescoordinacin con otros departamentos
relacionados con la operacin de ventas.Desconocimiento del mercado
y de la competencia.
-
Ausencia de estudios de mercado en el lanzamiento de nuevos
servicios.Perdida de penetracin en el mercado.Inexistencia de
listas de precios.Inadecuado sistema de remuneraciones .Carencia de
un sistema integral de informacin.Estadsticas de servicios, por los
criterios de clasificacin necesarios en la empresa o entidad.
-
Determinacin de lneas y/o servicios improductivos con precios
bajos y/o deficiente estructura de los costos.Presupuestos
inexistentes y/o inadecuados. Falta de explicacin de
desviaciones.Incentivos inadecuados en funcin al volumen de
usuarios y falta de informacin sobre los costos relativos.Sistemas
y distribucin inadecuado.Servicios y/o lneas con mrgenes de
utilidad poco satisfactorias.
-
Auditoria del Control Interno DE LA el ADMINISTRACION DE
RECURSOS HUMANOSLa importancia de la administracin de recursos
humanos como una de las actividades administrativas bsicas esta
sealada por la necesidad de contar con el nmero de personas
adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de
una empresa o entidad.
-
CONCEPTO Y ALCANCE DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOSLa
administracin de recursos humanos es el conjunto de actividades
encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa
o entidad ; establecer las bases de remuneracin mas adecuadas ;
manejar con efectividad las relaciones entre la empresa o entidad y
los empleados y de estos entre si ; entrenar y desarrollar al
personal y cuidar que este cuente con los servicios requeridos para
el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la
satisfaccin de sus necesidades como individuos.
-
La administracin de recursos humanos abarca por lo menos las
siguientes actividades:
Contratacin y despido de personal, que incluye las operaciones
de reclutamiento, seleccin, preparacin inicial de nuevos empleados,
promociones y despido.Administracin de sueldos y salarios, que
implica la clasificacin de empleados y obreros conforme a su
experiencia y la fijacin de los sueldos correspondientes a cada
categora; el sealamiento de los procedimientos de evaluacin para la
determinacin de mritos; el establecimiento de incentivos y
compensaciones adicionales y las polticas para su otorgamiento.
-
Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y
mejoramiento de comunicaciones entre el personal y de ste con la
alta direccin de la empresa o entidad; la negociacin de los
contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el
cuidado y promocin de la disciplina necesaria al buen y eficiente
funcionamiento de la empresa o entidad y la continua investigacin
de fallas e implantacin de instrumentos que mejoren la eficiencia
del personal.
-
Organizacin, capacitacin y desarrollo, que implican coordinar
con la alta gerencia, la definicin de la organizacin (que incluye
descripcin de puestos) y las necesidades de capacitacin y
desarrollo del personal; establecer y vigilar programas de
desarrollo tendientes a que el personal pueda asumir mayores
responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para
fortalecer su capacitacin tcnica.
-
Servicio a empleados, que involucra servicios mdicos,
facilidades de trabajo al personal, instalaciones, mtodos adecuados
de proteccin y seguridad industrial, as como los servicios que
permitan esparcimiento, etc.Vigilancia del rgimen legal, actividad
tendiente a cuidar del cumplimiento de las disposiciones laborales
y fiscales relacionadas con las percepciones del personal.
-
OBJETIVO DE LA Auditoria del Control Interno DE LA
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOSEl objetivo de la Auditoria del
Control Interno de la Administracin de Recursos Humanos es examinar
crticamente, las actividades y subactividades indicadas en el
apartado anterior, con la finalidad de definir problemas que
estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo.
-
METODOLOGIA
1. Familiarizacin:El auditor debe familiarizarse con la
Administracin de Recursos Humanos de la empresa o entidad que est
examinando a travs del estudio de (1) los problemas especiales
inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve y
que inciden en el manejo de su personal; (2) la infraestructura
especfica
-
establecida para la Administracin de Recursos Humanos
(planeacin, organizacin, direccin y control) y (3) los antecedentes
respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de sugerencias
u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos,
externos o consultores.
-
LINEAMIENTOS QUE PERMITEN AL AUDITOR SISTEMATIZAR SUS ESFUERZOS
PARA FAMILIARIZARSE CON EL PROCESO DE ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS
A. Estudio Ambiental:
En esta fase puede llegarse a obtener informacin orientadora de
gran vala que permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El
grado de profundidad en esta investigacin inicial ser definido por
el criterio del auditor o Asesor:
-
La importancia que, en materia de costos, representa el personal
de la empresa o entidad. Un indicativo de este aspecto es el
porcentaje de ventas representado por las nminas y el costo de las
prestaciones al personal.Los resultados obtenidos en el manejo del
personal, indicadores de los resultados son: La rotacin de personal
(por departamentos, por tipo de separacin, etc.,); ausentismo,
puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros,
nmeros de demandas laborales, accidentes de trabajo, etc.Los
programas establecidos, formales e informales, relativos a
seleccin, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluacin de
puestos, etc.
-
Las polticas fijadas por la alta gerencia, tanto explcita como
implcitamente para la Administracin de Recursos.La filosofa que la
gerencia tiene en materia de Administracin de Recursos Humanos, sus
valores prioritarios, metas y objetivos.La forma en que se ha
interrelacionado la filosofa administrativa de la gerencia con las
polticas y programas y las explicaciones factibles de los problemas
continuos que la propia administracin haya observado.La
reglamentacin laboral, estatal y municipal que rigen las prcticas
del manejo de personal.La forma en que la competencia resuelve sus
problemas de Administracin de Recursos Humanos.
-
B. Planeacin:
El auditor deber estudiar la forma en que la administracin
resuelve los siguientes problemas:
Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano
plazo.Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las
otras actividades (finanzas, produccin, etc.)Previsin de problemas
con el sindicato y el personal de confianza a travs de instrumentos
que permitan su inmediato sealamiento (relaciones personales, cajas
de sugerencias, etc.)
-
Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal
(Inventario de ejecutivos).Programas de entrenamiento.Anticipacin
de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que
representan servicios al personal, instalaciones, sistemas de
seguridad industrial, etc.
-
C. Organizacin:
Estructura de organizacin del Departamento de Recursos Humanos y
relaciones de autoridad con otros departamentos.Lneas de autoridad
y responsabilidad de los encargados de las actividades clave
(reclutamiento, contratacin y terminacin de empleo, mantenimiento
de registros de personal, administracin de sueldos, adiestramiento
y desarrollo, negociacin de contratos, etc.
-
Coordinacin entre el Departamento de Recursos Humanos y los
Departamentos de operacin en cuanto a planeacin y programacin de
las necesidades de la fuerza de trabajo; determinacin de las normas
de competencia y habilidad del personal; polticas de evaluacin,
ascensos, y aumentos de sueldo y preparacin y mantenimiento de
descripcin de labores.Niveles jerrquicos y aptitud aparente de los
empleados y funcionarios encargados del Departamento de Recursos
Humanos.
D. Direccin:
Son indicios de la calidad directiva de la Administracin de
Recursos Humanos:
a) Ejecucin de las subactividades bsicas en cuanto a:
oportunidad y eficacia.b) Respaldo de la alta gerencia a los
programas establecidos.
E. Control:
Esta fase permite comparar lo planeado con lo ejecutado,
comprende:
I. Procedimiento de definicin de las polticas de personal.II.
Procedimientos para establecer: Niveles de remuneracin. Escalas de
sueldos Aumentos por mritos y escalafn. Sistema de pago de
incentivos. Evaluacin de personal. Capacitacin y desarrollo.
Utilizacin de fuerza de trabajo. Reclutamiento. Seleccin y
contratacin.III. Programas de simplificacin y distribucin de cargas
de trabajo.IV. Procedimientos presupuestarios para la revisin de lo
realizado por el Departamento de Recursos Humanos.V. Valor que
tiene como control el contenido de los informes clave tales como:
Necesidades y disponibilidad de la fuerza de trabajo. Anlisis de
costos de nominas con variaciones clasificadas por causas y
responsables. Rotacin de empleados. Tiempo perdido y ausentismo.
Costos de tiempo extra. Datos de eficiencia de empleados.
Comparaciones con los niveles de sueldos y salarios de la
industria. Otros.VI. Forma, oportunidad, grado de detalle,
frecuencia de distribucin y periodos cubiertos por los informes que
se elaboran para que los responsables de la Administracin de
Recursos Humanos comparen lo planeado con lo ejecutado y tengan
elementos para tomar decisiones.
Visita a lugares en que labora el personal.
En empresas o entidades de gran magnitud, deber visitarse, por
lo menos, las instalaciones en las que trabaja la mayora de los
empleados y hacerse observaciones sobre:1. Apariencia de la
salubridad y situacin de las instalaciones. Mtodos de seguridad,
luz, ventilacin, instrumentos de trabajo, etc.2. Relaciones entre
jefes y subordinados y de estos entre si, etc.
2. Investigacin y anlisis.Estudiados el ambiente en que se
desenvuelve la Administracin de Recursos Humanos y la
infraestructura administrativa (planeacin, organizacin, direccin y
control), el objetivo de esta fase es analizar la informacin y
examinar la documentacin relativa para evaluar su efectividad
practica. El desarrollo de programas especficos, hechos a la medida
de las circunstancias que rodean a la empresa o entidad, son de
gran utilidad al auditor para la sistematizacin de esta fase.
Anlisis de informacin cuantitativa y examen de la
documentacin.
El auditor deber asegurarse de que las estadsticas sobre las que
basara sus conclusiones (rotacin de personal, ausentismo, etc.)
estn elaboradas correctamente.
Si la empresa o entidad carece de informacin respecto de la
competencia, o de las estadsticas necesarias para evaluar lo
satisfactorio del reclutamiento, el entrenamiento, o alguna de las
otras subactividades de la Administracin de Recursos Humanos el
auditor deber efectuar los estudios e investigaciones necesarias
para obtener elementos de juicio suficientes.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para
lograr dicha informacin puede revertir una gama muy amplia de
posibilidades tales como:* Entrevistas con el personal.* Revisin de
expedientes de personal.* Investigaciones en las Cmaras de Comercio
o Industria a las que pertenece la empresa o entidad.* Actualizacin
de estadsticas.* Seguimiento y comparacin de programas de
entrenamiento y desarrollo.* Otras.
El auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y
desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario, obtenga
la informacin mas objetiva posible. Consecuentemente, el auditor
debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e
inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los
elementos necesarios para formarse una opinin del conjunto, a fin
de que el Diagnostico Final sea lo mas objetivo
posible.Entrevistas.Esta es una de las tcnicas de mayor uso en una
Auditoria del Control Interno de Recursos Humanos. En esta fase
deber cuidarse:
A. Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin
sobre la ejecucin practica de las polticas y procedimientos
estudiados en la fase de familiarizacin.B. Desarrollar
cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta mas apropiados
al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el
tamao de muestra y oportunidad de la entrevista.C. Efectuar
entrevistas con el personal ejecutivo que administra las
subactividades, as como con el personal de lnea a travs de:1.
Platicas informales.2. Encuestas tcnicamente dirigidas que permitan
la obtencin de una opinin significativa del personal.
Recapitulacin de Hallazgos.Una vez estudiada y evaluada la
infraestructura administrativa, se sumarn los hallazgos y se
sealara la interpretacin que se hace de ellos, resaltando aquellos
que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor
deber alejarse del detalle y, con base en los hallazgos especficos,
centrarse en los de mayor relevancia.
Discusin del borrador con los involucrados.Debe discutirse el
borrador del informe con os involucrados con objeto de:1.
Asegurarse de que se trata de hallazgos reales.2. Que los
involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la forma
en que se describe en el borrador.
Uno de los objetivos de esta discusin es convencer a los
involucrados a fin de que hagan frente comn con el auditor al
presentar el diagnostico definitivo a la direccin.
-
3. DIAGNOSTICO (I)
Informe Definitivo.Algunos ejemplos de hallazgos que podran
hacerse en el curso de una Auditoria del Control Interno de la
Administracin de Recursos Humanos y que serviran de base para la
elaboracin del informe final son:
No se cuenta con un plan que permita pronosticar las necesidades
(cantidad y calidad del personal. La escala de sueldos establecida
para remunerar al personal es inadecuada.
-
DIAGNOSTICO (II) Existe un grave problema de comunicacin entre
jefes y subordinados que hace peligrar la productividad y buena
marcha de la empresa o entidad. La capacitacin y desarrollo de la
gerencia media, prcticamente no existe. Las instalaciones y
servicios a empleados son deficientes, lo que deteriora la
productividad. La filosofa para manejar personal, dada la alta
rotacin habida, es inadecuada.
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Auditoria del Control Interno DE LA ADMINISTRACION DE
INVENTARIOSCONCEPTO Y ALCANCE DE LA ADMINISTRACIN DE
INVENTARIOS
La administracin de inventarios es el conjunto de actividades
que desarrollan los gerentes de una empresa o entidad para asegurar
las existencias ( insumos, suministros, etc.) para la prestacin de
servicios en la calidad y oportunidad necesarias, a costos
ptimos.
Actividades bsicas que integran la administracin de
inventarios:
-
DE INVENTARIOS ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION (I)Incluir los
objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de
la administracin de inventarios, dentro de los objetivos generales
de la entidad y vigilar su cumplimiento.Definir las actividades y
funciones que integran la operacin y asignar los recursos
materiales y humanos necesarios.Coordinar en forma eficiente los
elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la
administracin de inventarios.Planear y efectuar oportunamente los
requerimientos de materiales.
-
ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS (II)Establecer
los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de
materiales en la calidad, cantidad y oportunidad
necesarias.Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de
existencias para la salvaguarda, custodia, distribucin, acomodo y
movimiento de materiales, as como la optima utilizacin de reas de
almacenaje.Disear la documentacin para controlar los movimientos de
existencias y definir el flujo de las mismas.Implantar sistemas de
costos y mtodos de valuacin para el registro contable de
inventarios.
-
ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS (III)Definir la
forma, oportunidad, grado de detalle y frecuencia de los informes
necesarios.Implantar procedimientos presupuestarios para comparar
sistemticamente con los resultados reales y detectar y corregir
oportunamente las desviaciones.Implantar sistemas de informacin que
permitan conocer los costos de ordenar, reponer y mantener los
inventarios.
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ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS (IV)Establecer
medidas de control para identificar oportunamente inventarios de
lento movimiento y obsoletos.
Coordinar actividades con reas relacionadas como compras,
ventas, control de calidad y finanzas para vigilar e incrementar la
productividad.
-
Objetivo de la Auditoria del Control Interno a los Inventarios
de la Empresa Consiste en examinar las actividades que la integran,
con el propsito de identificar problemas, deficiencias y
oportunidades de mejorar los controles Operacionales existentes, a
fin de incrementar su eficiencia operativa.
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METODOLOGIA1. FAMILIARIZACIN
Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos relacionados con
los Inventarios.Estructura organizacional de las reas y
departamentos correlacionados, directa o indirectamente, con la
administracin de inventarios.Caractersticas de los servicios de la
empresa o entidad y del mercado.Importancia de los inventarios en
relacin con la situacin financiera de la empresa o entidad y del
costo de ventas en relacin a los resultados de operacin de la
misma.
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Recomendaciones o sugerencias de Auditoria o revisiones
anteriores.
Las instalaciones de la empresa o entidad, para inspeccionar la
ubicacin y caractersticas de las instalaciones destinadas a las
actividades relacionadas con los inventarios.
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INVESTIGACION Y ANALISISANLISIS DE INFORMACIN FINANCIERA Y
OPERATIVA
El auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse
un juicio de la situacin Operacional de los inventarios.Deber
efectuar anlisis comparativos de la informacin recaudada, con
periodos anteriores y de ser posible con otras empresas o
entidades.
-
ENTREVISTAS
Conocer al detalle como se llevan a cabo las diferentes
actividades relacionadas con la operacin de los
inventarios.Enterarse de las polticas de inventarios con el
personal que ejecuta las actividades y con personal de otras reas
relacionadas.
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EXAMEN DE DOCUMENTACION E INVESTIGACIONES ESPECIFICAS
Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse
de su actualizacin y cumplimiento.Estudiar los diversos registros,
archivos y formas existentes, para comprobar su
funcionalidad.Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle,
periodicidad, destino y utilidad de los informes que se
elaboran.Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren
grficamente la secuencia que sigue la operacin en sus distintas
fases.
-
Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para
comparar resultados reales y detectar posibles
desviaciones.Analizar las ventas y desventajas, tanto del punto de
vista financiero como fiscal, de los diferentes sistemas de costos
y mtodos de valuacin de inventarios, en comparacin con los que
utiliza la entidad.Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad
y determinar exceso o necesidad de recursos humanos.Determinar los
costos administrativos del manejo y control de inventario y evaluar
su razonabilidad.
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Investigar las tcnicas de almacenaje y funcionabilidad de las
mismas.Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad.Determinar
la suficiencia de coberturas de seguros que protejan a los
inventarios en casos de siniestros.Identificar exceso o necesidad
del espacio para almacenar, movimiento y distribucin de
mercancas.Estudiar fianzas e incidencias.
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DIAGNOSTICORESUMEN DE OBSERVACIONES Y DISCUSIN PREVIA1.
Conceptualizar la oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas
en su conjunto, considerando lo siguiente:Asegurar que se trate de
problemas cuya solucin es factible.Cuantificar o estimar el impacto
que tienen en la operacin y resultados de la empresa o
entidad.Interrelacionar los problemas identificados con los
hallazgos en otras reas operativas.Considerar el costo- beneficio
de los cambios o mejoras a seguir.Asignar a las recomendaciones
prioridades para la implantacin.
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2. Discutir las recomendaciones con los interesados, a fin de
obtener sus puntos de vista, aprovechar su experiencia y afinar la
interpretacin del auditor. 3. Preparar el informe
-
INFORMEFalta de definicin, carencia o cumplimiento de objetivos
y polticas para la operacin de inventarios.Fallas en la estructura
orgnica del departamento de inventarios.Deficiencia en el control
fsico y/o contable de los inventarios.Falta de planeacin de
requerimientos de insumos.
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Niveles de inventario optimo, alto costo en la administracin de
los mismos.Inadecuada coordinacin del reas de inventarios con otras
reas.Desconocimiento del costo de ordenar, reponer y mantener el
inventario.Inadecuada informacin para toma de
decisiones.Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y
fianzas.Falta de manuales de operacin.
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