1... · Web viewBakgrunn. Formål. Fylkesmannens medarbeidere skal utføre en effektiv og korrekt saksbehandling i tråd med god forvaltningsskikk. Disse retningslinjene er laget

Fylkesmannen i Oslo og AkershusRutiner for saksbehandling

Om dokumentetVersjon: 2 Utarbeidet: 01.05.2009 Endret: August 2016 Utarbeidet av: ArkivetR.nr. 1 Godkjent: 19.05.2010 Gjelder fra: August 2016 Godkjent av: Ledermøtet

BakgrunnFormål Fylkesmannens medarbeidere skal utføre en effektiv og korrekt

saksbehandling i tråd med god forvaltningsskikk. Disse retningslinjene er laget for å sikre at vi følger de regler, lover, forskrifter, reglementer og instrukser som gjelder for Fylkesmannens saksbehandling.

Interne grunnlagsdokumenter

Embetets reglement for delegering, saksgang og interne rutinerPersonaladministrative retningslinjer.

Eksterne grunnlagsdokumenter

Forvaltningsloven med forskrifterOffentlighetsloven med forskrifterArkivloven med forskrifterLov om målbruk i offentlig tjeneste (målloven)UtredningsinstrukseneForvaltningsforskriften

LeseveiledningDet er ikke meningen at denne rutinen skal leses fra begynnelse til slutt, men at den skal fungere som et oppslagsverk. Benytt innholdsfortegnelsen nedenfor, eller start opp navigasjonsruten i Word (Visning / navigasjonsrute) og klikk på lenkene for å gå til de kapitlene/avsnittene du ønsker å lese mer om.

Saksbehandlere:Kapitlene 1.2, 4, 5 og 6 er mest relevante.

Ledere:I hovedsak de samme kapitlene som for saksbehandlerne, men kap 1.2, 2, 3.2.2, 3.4, 3.4.1, 4.5, 4.6, 4.7 og kap 6 vil være av særlig interesse for ledere.

Saksbehandlerrutiner - FMOA Side 1

Innhold1 Saksbehandling...................................................................................................................4

1.1 Definisjoner..................................................................................................................41.1.1 Saksbehandling.....................................................................................................41.1.2 Saksdokument.......................................................................................................41.1.3 Arkivverdig...........................................................................................................41.1.4 Arkiv- og saksbehandlingssystem.........................................................................41.1.5 Avskrive................................................................................................................51.1.6 Sak, journalpost og dokument...............................................................................51.1.7 Enkeltvedtak i saksbehandlingen, samt klagerett.................................................6

1.2 Hva skal arkiveres i ePhorte?.......................................................................................61.3 Bruk av e-post i saksbehandlingen...............................................................................8

1.3.1 E-poster og formater.............................................................................................91.3.2 E-postmaler og signaturer.....................................................................................9

2 Habilitet.............................................................................................................................102.1 Regler om absolutt inhabilitet....................................................................................102.2 Regler om inhabilitet etter særskilt vurdering............................................................102.3 Avgjørelse av habilitetsspørsmålet.............................................................................10

3 Mottak og fordeling av innkomne dokumenter................................................................113.1 Papirpost.....................................................................................................................113.2 Elektronisk post..........................................................................................................11

3.2.1 Eksternt e-postmottak.........................................................................................123.2.2 Avdelingens interne e-postmottak......................................................................123.2.3 E-post direkte til saksbehandler..........................................................................123.2.4 Altinn..................................................................................................................123.2.5 EDU....................................................................................................................123.2.6 JobbNorge...........................................................................................................133.2.7 Elektroniske skjema fra hjemmesidene..............................................................133.2.8 Telefaks...............................................................................................................13

3.3 Innsynsbegjæringer....................................................................................................133.4 Leders ansvar ved mottak av nye dokumenter...........................................................13

3.4.1 Leders sjekkliste ved postfordeling (avdeling/seksjon)......................................133.5 Andre kanaler for mottak av informasjon/oppdrag/saker..........................................14

4 Vurderinger i saksbehandlingen.......................................................................................144.1 Saksbehandlers ansvar ved mottak av nytt dokument til behandling.........................14

4.1.1 Sjekkliste for saksbehandler ved mottak av nytt dokument................................14


4.1.2 Hvordan skal jeg behandle (avskrive) et innkommet dokument?.......................164.2 Saksbehandlers ansvar ved opprettelse av ny sak på Fylkesmannens initiativ..........16

4.2.1 Sjekkliste for saksbehandler når saken initieres internt......................................164.3 Generelle vurderinger når du skal produsere et nytt dokument.................................17

4.3.1 Offentlighetsvurdering........................................................................................174.3.2 Vurdering av målform.........................................................................................174.3.3 Andre vurderinger...............................................................................................17

4.4 Samarbeid mellom avdelingene.................................................................................174.5 Saksbehandlingstid.....................................................................................................184.6 Restansekontroll.........................................................................................................194.7 Skal du slutte eller ut i en lengre permisjon?.............................................................19

5 Dokumentproduksjon........................................................................................................205.1 Registrere informasjon om brev og notater i ePhorte – Journalpost..........................20

5.1.1 «Ny utgående» / «Svar med utgående post».......................................................205.1.2 «Nytt notat (N)» /»Nytt notat (X)».....................................................................215.1.3 «Nytt mappedokument (Y)»...............................................................................22

5.2 Selve brevet/notatet – Konkret utforming..................................................................235.3 Skriveregler i saksdokument......................................................................................23

6 Godkjenning og ekspedering............................................................................................246.1 Godkjenning av dokumenter......................................................................................246.2 Godkjenning av notater..............................................................................................246.3 E-poster og godkjenning av leder...............................................................................246.4 Ferdigstilling, ekspedering og arkivering av dokumenter og notater.........................25

6.4.1 Dokumenter.........................................................................................................256.4.2 Notater.................................................................................................................256.4.3 E-poster...............................................................................................................266.4.4 Journalføring/kvalitetssikring.............................................................................26

7 Avslutte sak.......................................................................................................................26


1 Saksbehandling

1.1 Definisjoner

1.1.1 SaksbehandlingI Arkivhåndboken (Fonnes 2.utgave 2009, s. 438) defineres saksbehandling som:

Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak.

Denne beskrivelsen gir saksbehandling to aspekter: Vurdering Dokumentasjon

Når du saksbehandler, gjøres det en vurdering av innholdet i mottatt informasjon. Informasjonen kan være mottatt via vanlig postgang, i e-post, på møter, på videokonferanser eller i telefonsamtaler. Vurderingene er ofte knyttet til allmenn kjent vitenskap og kunnskap, samt regelverk vi er pålagt å følge. I tillegg kommer det skjønnsvurderinger rundt tolkning av regelverk.

Dokumentasjonsaspektet går på å dokumentere de vurderingene du gjør underveis, samt sluttresultatet. Sluttresultatet kan være en beslutning/et vedtak eller en retningslinje, en veileder, et rundskriv osv.

1.1.2 SaksdokumentOffentleglova § 4 definerer saksdokument som:«… dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet.»

Det vil si alle dokument som dreier seg om Fylkesmannens virkeområde, uavhengig av om det er sendt, mottatt eller er et internt notat, vil være å regne som et saksdokument.

1.1.3 ArkivverdigMed arkivverdig menes dokumenter som i henhold til lov, skal journalføres/registreres i et arkiv- og saksbehandlersystem.

Arkivforskriftens § 2-6 sier at følgende dokumenter skal journalføres:«… alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova som må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.»

Se kapittel 1.2 for mer informasjon om hva som regnes som arkivverdig.


1.1.4 Arkiv- og saksbehandlingssystemEtter arkivlovens § 6 plikter alle offentlige organ å holde arkiv. Den tilhørende arkivforskriften sier at vi plikter å holde en postjournal, og beskriver hvilke opplysninger en postjournal minimum må inneholde. I tillegg spesifiserer forskriften at hvis vi benytter et elektronisk arkiv- og saksbehandlersystem, må systemet følge «NOARK»-standarden. Arkivloven, arkivforskriften og NOARK-standarden har bl.a. som mål å sikre:

at offentlige organers saksdokumenter som har kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og tilgjengeliggjort for ettertiden (arkivlova § 1).

at saksdokumenter i et fullelektronisk arkiv er beviselig ekte, troverdige, gjenfinnbare og lesbare (kapittel 3.2 i NOARK 5 v 3.0). Dette innebærer bl.a.:

o at brukere kan forstå både budskapet og sammenhengen budskapet inngår i (kontekst).

o at innholdet i dokumentet skal være uforanderlig og skjermet mot innsyn fra uautoriserte personer. Dette inkluderer også sikring mot uhjemlet kassasjon, dvs. endring og sletting av saksdokumenter.

Vi benytter arkiv- og saksbehandlersystemet ePhorte 4.0. Her registreres alle arkivverdige saksdokumenter, og saksbehandlere benytter systemet til å holde oversikt over saksdokumenter de er ansvarlig for å behandle, opprette utgående dokumenter, notater, rundskriv, veiledere osv., samt til å importere arkivverdige saksdokumenter mottatt direkte via e-post.

Vergemålsavdelingen benytter V.E.R.A. som saksbehandlingssystem, der ePhorte 5.0 er arkivkjerne.

ePhorte 4.0, ePhorte 5.0 og V.E.R.A. er de systemene som skal benyttes til opprettelse, behandling, gjennomgang og godkjenning av saksdokumenter. Godkjenning av f.eks utgående saksdokumenter utenfor disse systemene, er ikke en gyldig godkjenning.

1.1.5 AvskriveSiden Fylkesmannen er et offentlig organ, må det dokumenteres når og hvordan et inngående brev eller internt notat med oppfølging er behandlet. Å dokumentere behandlingen av et brev/notat kalles med en felles betegnelse å avskrive.

1.1.6 Sak, journalpost og dokumentI ePhorte 4.0 og ePhorte 5.0 opereres det med begrepene «Sak», «Journalpost» og «Dokument». Hos oss skal begrepene forstås på følgende vis:

SakEt spørsmål eller et tema som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomheten selv. En sak kan best sammenlignes med et saksomslag som inneholder dokumenter, notater, e-poster osv., som omhandler saken. På et saksomslag på papir sto det alltid detaljinformasjon om saken, og gjerne også en dokumentliste. Slik er det også i ePhorte, og vi kaller derfor også det elektroniske saksomslaget for «Sak».

Journalpost


Når vi åpner en sak får vi tilgang til dokumentene som ligger i saken. I ePhorte vil hvert dokument være tilknyttet et elektronisk registerkort med informasjon om dokumentet. Dette registerkortet kaller vi for «Journalpost». Eksempel på informasjon som vil være registrert er brevdato, avsender, overskriften i brevet, avsender/mottaker osv. Denne informasjonen brukes for å søke opp dokumentet i ettertid.

DokumentTil hver journalpost vil det alltid ligge en elektronisk versjon av dokumentet. Journalposten vil alltid inneholde et hoveddokument, og noen ganger også ett eller flere vedlegg. Når du klikker på ikonet for det elektroniske dokumentet kan du lese innholdet. Et dokument kan ha ulike formater, f.eks PDF, Word, Excel, osv.

Journalpost + dokument utgjør til sammen et saksdokument, og en sak kan inneholde en eller flere saksdokumenter.

1.1.7 Enkeltvedtak i saksbehandlingen, samt klagerettForvaltningslovens (fvl) § 2b definerer enkeltvedtak på følgende måte: «enkeltvedtak, et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer.»

Som du kan se av fvl § 2b, så retter enkeltvedtak seg mot personer, og da siktes det til både fysiske personer og såkalte juridiske personer (selskaper, stiftelser, foreninger osv.).

Kapitlene IV, V og VI i forvaltningsloven gjelder enkeltvedtak, og i disse kapitlene sies det bl.a. at et enkeltvedtak skal være skriftlig, og at forvaltningsorganet som hovedregel alltid skal gi en begrunnelse. Det skal også rutinemessig gjøres oppmerksom på bl.a. klageadgang, klagefrist og klageinstans.

Andre forvaltningsorgan som berøres av Fylkesmannens vedtak, som f.eks. kommuner eller helseforetak, har etter forvaltningsloven ikke klageadgang. Men i de tilfeller hvor organet har samme interesse eller stilling i saken som private parter kan ha, skal organet likestilles med et privat rettssubjekt.

Hvis det er tvil om den som vedtaket retter seg mot har klageadgang eller ikke, ta kontakt med juridisk avdeling for å få dette avklart.

1.2 Hva skal arkiveres i ePhorte?

Alle saksbehandlere hos Fylkesmannen er ansvarlig for å arkivvurdere all informasjon som enten mottas direkte (skriftlig eller muntlig), eller produseres selv (utgående brev og notater), når informasjonen dreier seg om Fylkesmannens virkeområde.

Arkivseksjonen kan kontaktes hvis det er ønskelig med råd og veiledning rundt arkivvurderingen.

Enhver virksomhet har behov for å dokumentere sitt eget arbeid. For å sikre effektivitet og kvalitet, trenger virksomheten noe vi kan kalle for en «korttids»-


hukommelse. Derfor har de aller fleste virksomheter, private som offentlige, et arkiv av noe slag.

I tillegg er offentlige virksomheter underlagt et lovverk for å sikre at disse virksomhetene arkiverer av flere grunner enn sine egne behov. Det er arkivloven med forskrifter og offentlighetsloven som i første rekke beskriver hva som skal registreres (se kapittel 1.1.2 og 1.1.3).

Verdi som dokumentasjonArkivloven pålegger oss å registrere dokumenter som i tillegg til å være gjenstand for saksbehandling (se kapittel 1.1.1), også har dokumentasjonsverdi. Et dokument kan ha verdi både på kort og lang sikt. Arkivloven er opptatt av begge aspektene, mens en virksomhet ofte har mest fokus på de kortsiktige behovene.

Følgende punkter kan være til hjelp når du forsøker å avgjøre dokumentasjonsverdien: Bidrar dokumentet til å dokumentere en saks-/beslutningsprosess? Gir det underlag for beslutninger? Belyser det saken? Dokumenterer det uttalelser, holdninger eller standpunkter til Fylkesmannen

og/eller samarbeidspartner(e)? Inneholder det viktig statistikk som ikke er allment tilgjengelig? Forplikter innholdet Fylkesmannen på noe vis?

Hvis svaret er ja på ett eller flere av disse punktene, så skal dokumentet arkiveres i ePhorte.

Eksempler på dokumenter som kan inneholde opplysninger i henhold til listen ovenfor kan være:

Avtaler/kontakter Uttalelser/svar som dokumenterer hvordan Fylkesmannen tolker et regelverk. Informasjon om hvordan Fylkesmannen bidrar i nordisk, europeisk eller

internasjonalt arbeid Brev hvor saksbehandlere gir innspill på innhold i dokumenter utarbeidet av

andre Innspill fra eksterne aktører på dokumenter som Fylkesmannen har under

arbeid. Dette gjelder spesielt hvis innspillet bidrar til å forklare hvorfor en løsning/retning/alternativ ble valgt fremfor noe annet.

Offisielle uttalelser/pressemeldinger Anskaffelser Pengestrøm (tildeling av tilskudd og egen virksomhetsplanlegging) Sluttprodukter i form av f.eks. vedtak og rapporter Viktig prosjektdokumentasjon som f.eks oppdrag, mandat, prosjektbeskrivelse,

beslutninger fra styringsgrupper, prosjektgrupper, evalueringsrapporter osv. Referater

Dokumentasjonsverdien er alltid knyttet til innholdet, og skal vurderes uavhengig av hvilket medium dokumentet er lagret på, eller hvilken form dokumentet har. Det betyr at innhold i papirdokumenter, e-poster, SMS’er, samtaler osv., skal arkivvurderes uavhengig av om formen er formell eller uformell og om avsender / mottaker / samtalepartner er ekstern eller intern.


1.3 Bruk av e-post i saksbehandlingenE-poster som er å regne som saksdokumenter for Fylkesmannen, skal behandles på samme måte som ordinære brev.

Saksbehandler er ansvarlig for å importere e-poster til ePhorte hvis de er å regne som saksdokumenter for Fylkesmannen. Dette gjelder både utgående og inngående e-poster, og uavhengig av om forsendelsen er mellom internt ansatte, eller med eksterne kontakter.

E-post er blitt en vanlig kommunikasjonsform også i offentlig forvaltning, og nedenfor er det noen punkter det er viktig å ta stilling til når du velger å kommunisere via e-post.

Følgende dokumenter skal ikke sendes som vedlegg til e-poster fra ansatte hos Fylkesmannen:

Dokumenter som inneholder personsensitiv informasjon eller sikkerhets- eller beskyttelsesgradert informasjon.

Frem til vi har løsninger tilgjengelig for sikker digital forsendelse av dokumenter til privatpersoner, må følgende dokumenter sendes via ordinær papirpost:

Enkeltvedtak rettet mot innbyggere.

En kopi av dokumentet kan sendes via e-post hvis ønskelig, forutsatt at dokumentet ikke inneholder personsensitiv eller gradert informasjon.

Dokumenter som krever godkjenning av nærmeste leder, kan ikke skrives direkte i en e-postmelding. Da må dokumentet opprettes som et utgående dokument i ePhorte og godkjennes via en dokumentflyt, før det evt. ekspederes via e-post forutsatt at dokumentet ikke inneholder personsensitiv eller gradert informasjon.

E-post som brevHvis et dokument ikke krever godkjenning av nærmeste leder, kan selve brevet/innholdet skrives direkte i en e-post og sendes til mottaker. Eksempler på slik korrespondanse kan være:

oversendelse av mottatt henvendelse til rett instans foreløpig svar innhenting av dokumentasjon for videre saksbehandling kommunikasjon som ikke forplikter Fylkesmannen på noe måte fakta/informasjonsutveksling

Takt og tone for e-postforsendelser Selv om e-post ofte fremstår som en mer uformell kommunikasjonsform, skal

saksbehandlere i en offentlig virksomhet holde en «formell» tone også i e-poster. Ikke skriv noe annet, eller på en annen måte, enn i et tradisjonelt brev. Det er full innsynsrett i e-poster som er å regne som saksdokumenter, uavhengig av om de er arkivert i ePhorte eller ligger i saksbehandlers e-postboks.

Gi e-posten en informativ og dekkende overskrift i emnefeltet. Hvis det er tre ulike emner som skal behandles/informeres om til en og samme mottaker, bør det sendes tre e-poster, en e-post for hvert emne. Da er det enklere for mottaker å prioritere henvendelsen riktig og arkivere/gjenfinne den ved en senere anledning.

Tenk nøye over hvem som skal være mottakere av e-posten, både som direkte og evt. kopi-mottaker. Det bør ikke være flere mottakere/kopi-mottakere av en e-post enn for et dokument som sendes via vanlig postgang i konvolutt. Unngå bruk av blindkopier


slik at det er tydelig for alle hvem som har mottatt e-posten. Kontroller alltid mottakslisten en ekstra gang slik at dokumentet ikke blir sendt feil (Outlook laster opp forslag til mottakere etter hvert som du skriver inn navn i til:-feltet, og da er det lett å få opp feil navn).

Før e-posten sendes:o Les korrektur.o Unngå bruk av store bokstaver og utropstegn for å fremheve noe. Det oppfattes

som «skriking/roping».o Sjekk at evt. vedlegg som skal legges ved er tatt med.o Ikke send e-poster i affekt eller mens du er opprørt.

1.3.1 E-poster og formaterStandard oppsett hos Fylkesmannen er at alle e-poster vi oppretter vil være i HTML-format. Hvis vi svarer på en e-post som er i et annet format enn HTML, f.eks. en ren tekst eller rik tekst, vil vår svarmelding få samme format.

Hvis vi benytter e-post til å oversende dokumenter som vedlegg, skal de vedlagte dokumentene være i pdf-format. Unntaket er hvis dokumentene oversendes for å kunne motta innspill/endringer, eller hvis vedlegget er uegnet for pdf-konvertering, f.eks excel-regneark med flere arbeidsbøker eller makroer. Avtaler/kontrakter og enkeltvedtak/vedtak skal alltid oversendes i pdf-format.

InnsynsbegjæringerDokumenter som det skal gis innsyn i, skal uten unntak alltid oversendes i pdf-format eller som bilde (f.eks .tiff eller .jpeg)

1.3.2 E-postmaler og signaturerDet er ikke utarbeidet egne e-postmaler for Fylkesmannen. Det er imidlertid utarbeidet egen mal for e-postsignaturer i Grafisk profilhåndbok (ligger på OAsen under Kommunikasjon / Grafisk profil).


http://intranett.fylkesmannen.no/Oslo-og-Akershus/Kommunikasjon/Grafisk-profil/

2 HabilitetDu skal vurdere din egen habilitet som saksbehandler. Hvis du tror, eller mener at du er inhabil, ta kontakt med nærmeste leder for videre avklaring.

Forvaltningslovens kap II omhandler habilitet for offentlige tjenestemenn.

2.1 Regler om absolutt inhabilitetFylkesmannens tilsatte, andre som utfører oppdrag for Fylkesmannen og medlemmer av råd nedsatt av Fylkesmannen, vil som hovedregel være avskåret fra å forberede eller treffe avgjørelser i enkeltsaker dersom det foreligger inhabilitet – nærmere bestemt:1. når en selv er part i saken;2. når en er i slekt eller svogerskap med part i opp- eller nedadstigende linje eller i sidelinje

så nær som søsken;3. når en er eller har vært gift med eller forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller

fosterbarn til en part;4. når en er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for

en part etter at saken begynte;5. når en leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling

for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i sak.

Se forvaltningslovens § 6, 1. ledd.

2.2 Regler om inhabilitet etter særskilt vurderingSe forvaltningslovens § 6, 2.ledd.

Andre forhold enn partstilknytning kan medføre inhabilitet.

«Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.»

Samboer- og partnerskap omfattes ikke av ordlyden i § 6, men det er viktig å være klar over at inhabilitet på grunn av slik tilknytning til en part, følger av bestemmelsene i 2.ledd. Her forutsettes det ikke at noen faktisk opptrer upartisk. Det avgjørende er om de særegne forholdene som foreligger, er av en slik art at de er egnet til å svekke tilliten til etatens upartiskhet.

Utøvelse av offentlig myndighet forutsetter tillit til forvaltningsapparatet både hos den som direkte berøres og andre. Oppfatningen omverdenen vil ha av forholdet, vil derfor måtte tillegges stor vekt. Dette betyr imidlertid ikke at enhver generell interessetilknytning leder til inhabilitet.

2.3 Avgjørelse av habilitetsspørsmåletEr overordnet tjenestemann inhabil, vil avgjørelse i saken som hovedregel heller ikke kunne treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.


https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1967-02-10/KAPITTEL_2#KAPITTEL_2

Fylkesmannens personaladministrative retningslinjer § 3, kap 3.2 beskriver hvilke plikter og rutiner den enkelte saksbehandler har når det gjelder habilitetsspørsmål.

I forbindelse med oppnevning til råd, utvalg, prosjekt og arbeidsgrupper med deltakere utenfra, kan det være aktuelt å klargjøre spørsmål knyttet til medlemmenes habilitet. Ansvaret for vurderingen ligger hos nærmeste leder i den avdelingen som har ansvaret for utvalget, arbeidsgruppen etc.

Ved tvil rundt habilitetsspørsmålet kan juridisk avdeling kontaktes for hjelp til lovtolkningen.

3 Mottak og fordeling av innkomne dokumenter

3.1 PapirpostVi mottar ekstern papirpost en gang pr. dag mellom kl 0900 – 0930. Budet tar med seg utgående papirpost samtidig med at den inngående leveres.

Avdelingene legger utgående papirpost i konvolutter / internkonvolutter og leverer posten til arkivseksjonen senest kl 0830.

Internbudet går en runde på huset med post til avdelingene mellom kl 1100 – 1300.

Arkivseksjonen åpner eksternt mottatt papirpost. Arkivverdige saksdokumenter skannes og journalføres i ePhorte. Ledere og saksbehandlere vil motta den arkivverdige papirposten kun elektronisk via ePhorte.

Ikke arkivverdig papirpost videresendes via internposten til saksbehandler/avdeling.

Papirpost adressert direkte til den enkelte saksbehandler/leder, og som regnes å være arkivverdig, skal sendes tilbake til arkivseksjonen for skanning og journalføring i ePhorte så raskt som mulig.

3.2 Elektronisk postVi mottar innkomne dokumenter fra flere elektroniske kanaler, f.eks. eksternt e-postmottak, EDU, Altinn og JobbNorge.I tillegg tilbyr vi publikum flere elektroniske skjemaer via hjemmesidene på Internett, som importeres automatisk til ePhorte (f.eks. Fritt rettsråd og seperasjonssøknader).

E-poster sendt direkte til den enkelte saksbehandler/leder, og som må regnes å være arkivverdig, skal importeres til ePhorte av saksbehandler/leder.

Saksbehandlere/ledere oppfordres i henhold til e-forvaltningsforskriften å oppgi det eksterne postmottakets e-postadresse – [email protected] hvis de i sin korrespondanse ber om tilbakemeldinger/rapporter/uttalelser/tilbud osv. fra sine korrespondansepartnere.

Hvis det opprettes et e-postmottak utenom det eksterne e-postmottaket, skal arkivseksjonen kontaktes for arkivvurdering av korrespondansen som er planlagt mottatt ved e-postmottaket. Hvis noe av korrespondansen blir vurdert til å være arkivverdig, vil avdelingen som har opprettet postmottaket være ansvarlig for å arkivere disse e-postene etter hvert som de mottas.


mailto:[email protected]

3.2.1 Eksternt e-postmottakVår eksterne e-postadresse er: [email protected]

Arkivseksjonen overvåker denne e-postboksen mellom kl. 0800 – 1545 (1500) hver arbeidsdag. Arkivverdige e-poster blir importert og journalført i ePhorte, mens e-poster som ikke er arkivverdige, blir sendt til den enkelte avdelings interne e-postmottak.

3.2.2 Avdelingens interne e-postmottakAlle avdelinger har et internt postmottak som den enkelte avdeling er ansvarlig for å betjene. Avdelingslederen i den enkelte avdeling er ansvarlig for å sikre at det interne postmottaket er betjent i arbeidstiden, og på arbeidsdager i ferietidene (sommer, høst, jul, vinter og påske).

3.2.3 E-post direkte til saksbehandlerEn e-post som inneholder opplysninger eller vurderinger som anses å ha betydning for en sak, skal regnes som et saksdokument og er arkivverdig (se kapittel 1.2).

Saksbehandler skal arkivere i ePhorte e-poster de mottar direkte i sin e-postboks, hvis e-postene regnes som saksdokument og er arkivverdig.

3.2.4 AltinnAltinn er et elektronisk system for samhandling mellom forvaltningen, organisasjoner/virksomheter og privatpersoner. Vi mottar følgende dokumenter via Altinn:

Brev fra kommuner som benytter SvarUT Skjemaer utviklet for vergemålsavdelingen, f.eks

o Søknad om å bli verge, samt vergeerklæringo Diverse søknader om godkjenning av f.eks salg av fast eiendom, opptak av lån,

bruk av kapital osv.o Økonomisk statuso Begjæring om vergemålo Fullstendighetserklæringer (opphør, regnskap osv).

Skjemaene som kommer inn til vergemålsavdelingen blir automatisk journalført i V.E.R.A. og ePhorte. Brevene som kommer fra kommunene blir manuelt hentet fra Fylkesmannens Altinn-konto, og deretter blir det elektroniske brevet journalført i ePhorte.

3.2.5 EDUEDU står for elektronisk dokumentutveksling og er en sikker elektronisk forsendelsesmåte mellom to sak- og arkivsystemer. Dokumentene som blir sendt via EDU sendes signert og kryptert, og det blir utvekslet elektroniske kvitteringer for vellykket forsendelse og mottak.

EDU er integrert i ePhorte. Det betyr at når vi mottar et brev via EDU kommer det direkte inn i ePhorte via en importsentral, og at saksbehandler kan velge EDU som forsendelsesmåte når dokumentet blir ekspedert fra ePhorte. For at to sak- og arkivsystem skal snakke sammen kreves det at mottakere (offentlige virksomheter) av dokumenter via EDU må ligge i en gyldig mottakertabell i ePhorte. Pr. i dag er det Statens sivilrettsforvaltning og Statens helsetilsyn som er lagt inn som mottakere. Hvis



det er behov/ønske om flere mottakere via EDU, ta kontakt med arkivseksjonen og/eller IT-seksjonen for mer informasjon.

3.2.6 JobbNorgeJobbNorge er et elektronisk rekrutteringssystem. Våre kunngjøringer om ledige stillinger tilgjengeliggjøres på JobbNorge, og søkere kan legge inn sine søknader med CVer og attester der. Søknadene og avslagsbrevene blir automatisk journalført direkte fra JobbNorge inn i ePhorte.

3.2.7 Elektroniske skjema fra hjemmesideneFylkesmannen i Sogn og Fjordane har fått i oppdrag fra KMD å administrere og utvikle elektroniske skjema på vegne av alle embetene i landet. Pr. i dag mottar vi dokumenter vedr Fritt rettsråd og søknader om separasjon via slike elektroniske skjema. De blir automatisk journalført i ePhorte når publikum sender inn skjemaet.

3.2.8 TelefaksFylkesmannen har et elektronisk telefaksmottak. Alle telefakser sendt til vårt sentrale telefaksnummer 22 00 35 35, blir gjort om til elektroniske filer (.pdf) og sendt til vårt eksterne e-postmottak. Der blir faksene enten journalført og arkivert i ePhorte, eller videresendt til aktuell avdelings interne e-postmottak.

3.3 InnsynsbegjæringerRutine «R-8 Innsynskrav etter offentlighetsloven» på OAsen (Arkiv / Rutiner i ePhorte) beskriver hvordan innsynsbegjæringer mottas og behandles hos oss.

R-19 beskriver håndtering av innsynskrav etter personopplysningsloven.

Hvis det er behov for veiledning om håndtering av partsinnsyn etter offentlighetsloven, ta kontakt med juridisk avdeling.

3.4 Leders ansvar ved mottak av nye dokumenterHovedregelen hos oss er som følger:Hvis arkivseksjonen ikke finner en eksisterende sak i ePhorte å journalføre et inngående dokument på, opprettes en ny sak hvor en avdeling settes som ansvarlig *)

Dokumenter fordelt elektronisk i ePhorte til avdeling eller seksjon, er tilgjengelig fra venstremenyen under «Ledersøk» – «Til fordeling».

Eksterne høringer blir journalført på samordningsstaben som er ansvarlig for en evt. fordeling til avdeling/seksjon.

*) Siden Vergemålsavdelingen benytter V.E.R.A. som saksbehandlingssystem og knytter sine dokumenter opp mot forhåndsdefinerte prosesser, føres alle inngående dokumenter i en felles fordelingssak i verge-ePhorte.

3.4.1 Leders sjekkliste ved postfordeling (avdeling/seksjon) Er dokumentet fordelt til riktig avdeling/seksjon? Hvis ikke, fordel til korrekt

avdeling/seksjon, evt. ta kontakt med arkivseksjonen. Habilitet – dersom avdeling-/seksjonsleder er inhabil i en sak, skal saken overføres til


annen avdeling/seksjon for behandling (se kapittel 2 for mer informasjon). Er dokumentet kun til informasjon, og kan avskrives direkte av leder? Bruk muligheten til å legge inn merknader på journalpost (evt. sak) hvis f.eks:

o Andre avdelinger skal orienteres om at dokumentet/saken er tilbehandling i din avdeling/seksjon.

o Ledelsen bør holdes orientert, eller at dokumentet skal refereres eller behandles i ledergruppen tidlig i saksgangen.

o Saksbehandlingen bør være et samarbeid mellom din og evt. andre avdelinger.

3.5 Andre kanaler for mottak av informasjon/oppdrag/saker

Møter/telefonmøter/videokonferanser (interne og eksterne)En saksbehandler som representerer Fylkesmannen eller sin avdeling på møter, kan av og til motta oppdrag eller bestillinger muntlig.

Ved muntlig mottak av oppdrag eller bestillinger skal saksbehandler be om å få det oversendt skriftlig, samt orientere sin avdelingsleder så snart som mulig.

Kravet om skriftlighet begrunnes med at oppdrag eller bestillinger ofte vil binde opp ressurser i embetet. Avdelingslederen skal prioritere mellom saker innenfor sin avdeling og trenger derfor full oversikt over hva saksbehandlere innenfor egen avdeling jobber med. I tillegg vil en skriftlig bestilling være utgangspunkt for evt. avklaringer/spørsmål hvis oppgavens omfang/mandat/finansiering o.l. skulle være uklar.

4 Vurderinger i saksbehandlingenVi behandler mange typer saker, og det er ulike vurderinger knyttet til hvilken sakstype du behandler. Men saksbehandlingen vil i alle tilfeller dreie seg om vurderingen av innholdet i mottatte dokumenter, og produksjonen av egne dokumenter (jf. definisjonen i kapittel 1).

4.1 Saksbehandlers ansvar ved mottak av nytt dokument til behandlingNår arkivseksjonen journalfører et innkommet dokument og oppretter en ny sak, vil dokumentet – og dermed også saken – bli fordelt i ePhorte til den avdeling eller seksjon som arkivseksjonen har påført. Deretter er det avdelingsleder eller annen utpekt ansvarlig som fordeler dokumentet til en saksbehandler i sin avdeling/seksjon.

Nytt dokument i ny sakNår leder fordeler et dokument i en ny sak til en saksbehandler, blir saksbehandler også automatisk saksansvarlig, dvs. han eller hun får ansvar for den nye saken i sin helhet.

Nytt dokument i eksisterende sakHvis det blir registrert et nytt dokument i en sak som allerede eksisterer i ePhorte, vil dokumentet automatisk bli fordelt til den som er saksansvarlig. Den som er saksansvarlig blir dermed saksbehandler for alle nye inngående dokumenter i saken.

4.1.1 Sjekkliste for saksbehandler ved mottak av nytt dokumentHvis du blir satt opp som saksbehandler på et nytt dokument i en sak, må du ta stilling til følgende:

Overordnede vurderinger:


Skal dokumentet/saken behandles av her, eller skal det oversendes til en annen instans som rette vedkommende? Hvis overføring til annen instans: se veiledning nedenfor!

Habilitet: Dersom du er inhabil, gi beskjed til avdelingsleder slik at saken kan fordeles til en annen saksbehandler.

Inneholder dokumentet personsensitive opplysninger? Hvis ja, sjekk at dokumentet er unntatt offentlig og nødvendige opplysninger skjermet på sak- og journalposttittel samt avsender/mottaker.

Er det riktig at dokumentet ligger i en ny sak, eller finnes det en eksisterende sak dokumentet skal ligge i? Hvis det finnes en eksisterende sak, kontakt arkivseksjonen som vil flytte dokumentet til riktig sak.

Overføring til rett instans

Dersom vi har mottatt et dokument som ikke skal behandles av oss, sier forskrift til forvaltningsloven § 4 at dokumentet i «alminnelighet bør oversendes til rett myndighet direkte, samtidig som avsenderen underrettes om oversendingen».

Dersom dokumentet ikke inneholder personsensitive opplysninger, kan det videresendes elektronisk via «Svar med enkel e-post» fra ePhorte. E-posten med dokument og evt. vedlegg, sendes til korrekt instans med kopi til avsender. I viktige saker må det vurderes om et eget oversendelsesbrev bør benyttes i stedet for e-post. Oversendelsesbrev må også benyttes i de tilfellene brevet inneholder personsensitive opplysninger, og deretter ekspederes via vanlig postgang.

Det er særlig viktig å vurdere om saken bør behandles i en kommune. Avsender skal alltid ha beskjed ved kopi av e-post eller oversendelsesbrev

Beregning av forventet saksbehandlingstid og foreløpig svar

Vil en behandling av dokumentet/saken kreve fremleggelse på ledermøte? Vil du ha behov for juridisk støtte for å kunne behandle dokumentet/saken? Ta i så

fall kontakt med en jurist i god tid. Vil det være behov for bistand fra samordningsstaben hvis saken har, eller vil få stor

medieinteresse? Vil saken medføre en anskaffelse? Les innkjøpsinstruksen på OAsen (økonomi/reise /

innkjøpsinstruks) for mer informasjon. Vil det være behov for å innhente råd/uttalelser internt fra andre avdelinger eller fra

eksterne samarbeidspartnere (offentlige/private)? (se kap 4.4) Foreløpig svar: Hvis ett eller flere av punktene ovenfor i denne sjekklisten gjelder

for behandlingen av et dokument som skal ende i et enkeltvedtak, vil det ofte medføre lengre saksbehandlingstid enn en måned. Da skal du snarest mulig sende et foreløpig svar til avsender. For øvrige saker skal det sendes foreløpig svar snarest mulig der det forventes at saksbehandlingen vil ta uforholdsmessig lang tid, dersom det ikke anses som åpenbart unødvendig. Det foreløpige svaret skal opplyse om grunnen til oppholdet og forventet saksbehandlingstid.

Foreløpig svar


Foreløpige svar produseres i ePhorte, se huskeseddel «Send foreløpig svar på e-post» som ligger på OAsen (arkiv/ePhorte-huskesedler) .

Involvere andre avdelinger

Er det andre avdelinger/seksjoner som bør orienteres om dokumentet/saken? Er det andre avdelinger/seksjoner som evt. har en parallell sak som omhandler noe av

det samme? Bør det være et samarbeid på tvers av avdelinger/seksjoner for å behandle

dokumentet/saken?Hvis svaret er JA på noen av spørsmålene, se avsnitt 4.4

4.1.2 Hvordan skal jeg behandle (avskrive) et innkommet dokument?Alle innkomne dokumenter må behandles på en eller annen måte, og du må dokumentere hvordan du har gjort det. Det kalles å avskrive. Du kan avskrive et dokument på to måter, og det er innholdet i dokumentet som avgjør metoden! Du må stille deg spørsmålet: «Krever henvendelsen et skriftlig svar?»

Hvis ja – besvar dokumentet fra ePhorte. Gå til avsnitt 4.3 for mer informasjon. Hvis nei – avskriv direkte med en kode:

o TE – Tatt til etterretningDersom dokumentet ikke krever svar, kan det avskrives med «Tatt til etterretning» (kode TE). «Tatt til orientering» er også et alternativ i ePhorte, men hos Fylkesmannen er det «Tatt til etterretning» som benyttes.

o TLF – Besvart pr telefon (muntlig)Dersom dokumentet kan besvares muntlig - ved telefonsamtale eller møte – skal du avskrive dokumentet ved å bruke avskrivingskoden TLF. Samtidig må du legge inn en merknad som beskriver hva som ble formidlet til avsender. Viktige opplysninger som ble gitt må dokumenteres i avskrivingsprosessen.

Et innkommet dokument skal ikke avskrives dersom det sendes et foreløpig svar, eller når det sendes et utgående dokument for å innhente uttalelse fra andre i en sak. Avskriving gjøres i forbindelse med at endelig svarbrev sendes.

4.2 Saksbehandlers ansvar ved opprettelse av ny sak på Fylkesmannens initiativ

Saker kan oppstå på initiativ herfra. Du kan selv opprette saken i ePhorte, og gi saken en dekkende tittel. Bruk eventuelt journalføringsmanualene som ligger på OAsen (arkiv / rutiner i ePhorte) til å hjelpe deg med gode titler.

Alle nye saker som opprettes i en avdeling/seksjon skal være forankret hos avdelings-/seksjonsleder.

4.2.1 Sjekkliste for saksbehandler når saken initieres internt

Er saken forankret hos ansvarlig(e) leder(e)? Hvem skal bidra i saken?

o Andre avdelinger/seksjoner hos Fylkesmannen? (se kapittel 4.4)o Eksterne grupper eller virksomheter? (Opprette arbeidsgruppe?)


Hvem er målgruppe i saken?o Innbyggerne?o En eller flere kommuner?o Andre?

Hva vet du om målgruppen? Trenger du hjelp fra jurist? Finnes det lignende saker du kan høste erfaring fra? Sjekk i avdelingen og søk i

ePhorte.

4.3 Generelle vurderinger når du skal produsere et nytt dokumentUansett om saksbehandlingen starter med en henvendelse utenifra, eller internt, er det de samme vurderingene som må gjøres når du skal utarbeide et nytt dokument i saken.

4.3.1 OffentlighetsvurderingHovedregelen er at forvaltningens dokumenter er offentlige. Hos oss skal dokumenter som hovedregel ikke forhåndsklasseres (dvs. sette på unntakskode før vi mottar en innsynsbegjæring). Unntaket er i de tilfellene hvor vi har behov for å beskytte enkeltmenneskers integritet og i forbindelse med anskaffelser. Derfor skal dokumenter med personsensitive opplysninger og anskaffelsesdokumenter forhåndsklasseres, slik at opplysninger på sak-/journalposttittel og avsender/mottaker-feltet kan skjermes på offentlig postjournal.

Se ellers rutine for håndtering av innsynsbegjæringer på OAsen (arkiv / rutiner i ePhorte).

4.3.2 Vurdering av målformDokumenter skal skrives i riktig målform, som følge av lov om målbruk i offentlig tjeneste (målloven). En privatperson har krav på svar i samme målform som vedkommende har brukt i en skriftlig henvendelse. Hvis du ikke er trygg på målformen du skal skrive, kan du sjekke internt på huset om noen kan bistå hvis det er et lite dokument.

4.3.3 Andre vurderinger

Forplikte FylkesmannenSaksbehandler skal ikke underveis i saksbehandlingen forplikte embetet til noen bestemt løsning av en sak overfor eksterne parter.

Gjenpart og kopierSaksbehandler skal foreslå eventuelle eksterne kopimottakere. Det skal alltid komme klart frem av brevet hvem som har fått kopi, slik at hver mottaker er orientert om eventuelle andre mottakere. For øvrig – og hvis nødvendig – sendes kopi til mottakere som vil ha interesse av å bli orientert i saken.

4.4 Samarbeid mellom avdelingeneFylkesmannen har et særlig ansvar for tverrsektoriell samordning av statlige styringssignaler, og for å løse oppgavene våre, er det ofte en forutsetning at avdelingene samarbeider. Noen av avdelingene har ansvar for fagområder som grenser til hverandre. Med samarbeid kan vi utnytte hverandres kompetanse, og sikre at vi fremstår samlet utad.


I kap 2 i embetets reglement for delegering, saksgang og interne rutiner (se på OAsen under Styring og samarbeid), står det at samordningsstaben sammen med avdelingsdirektørene har et særlig ansvar for å sikre gode samarbeidsrutiner. Særlig er arbeidet med kommuneprofiler, tilsyn, høringer og plansaker beskrevet i dette reglementet.

I sjekklistene som står i kap 3.4.1 og 4.1.1 i dette dokumentet er samarbeid/involvering av andre avdelinger/seksjoner tatt med som egne sjekkpunkter. I noen saker er det tilstrekkelig at du involverer andre ved:

Legge inn andre avdelinger/seksjoner/saksbehandlere som kopimottakere av enkelte brev.

Lage en lenke mellom to saker som har sammenfallende interesser, men som er registrert på to forskjellige avdelinger.

Andre ganger er behovet for samarbeid større og det er nødvendig å bruke ressurser og dokumentere saksbehandlingen på tvers av avdelingene i ePhorte. Når det gjelder plansakene er det laget egne rutiner for samarbeid om disse (ligger på de avdelingene dette gjelder), og når det er behov for f.eks et samordnet tilsyn på tvers avdelingene kan det opprettes felles sak og tilgangsgruppe (ta kontakt med arkivseksjonen for mer informasjon). For øvrige saker kan følgende sjekkliste være til hjelp:

Hvilke(n) avdeling(er) skal involveres i saken? Har min leder sagt ja til at jeg kan bestille ressurser i andre avdelinger? Hvis ja, skriv et kortfattet notat i saken der du presiserer bestillingen:

o Påfør korrekt(e) avdeling(er)o Gi en oversikt over relevante bakgrunnsdokumenter i saken som mottaker bør

kjenne tilo Legg ved en veiledning om hva det er viktigst å uttale seg omo Sett en klar frist for tilbakemelding, evt den fristen du selv har for

tilbakemelding Hvis en mottakeravdeling ikke kan behandle din bestilling, skal de så raskt som mulig

avskrive notatet for sin del.TIPS!Du vil ikke få melding om at notatet er avskrevet av en eller flere av mottakerne. Hvis det er lang svarfrist kan du legge inn en obsdato på saken. Det er ikke varsel da heller, men du kan enkelt se hvilke saker du skal følge opp fra venstremenyen Mine oppgaver / OBS-saker.

4.5 SaksbehandlingstidSom saksbehandler skal du alltid vurdere hvor lang tid du mener det vil ta å behandle en henvendelse.

Forvaltningslovens § 11a sier følgende om saksbehandlingstid og foreløpig svar:

«Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold.

Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig.


I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.»

Vær oppmerksom på at det vil gå med mer tid enn den du bruker til effektiv saksbehandling f.eks. ved- innhenting av informasjon i saken (eksternt eller internt)- innhenting av juridisk kompetanse- behandling i linjen (godkjenning, evt. ledermøtebehandling)

4.6 RestansekontrollAlle offentlige organ plikter å følge opp inngående saksdokumenter og dokumentere hva som er gjort. Når en saksbehandler er ferdig med å behandle et inngående dokument, avskrives dokumentet for å dokumentere når og hva som er gjort (tatt til orientering, besvart med et nytt utgående brev osv.). Frem til inngående dokument er avskrevet, står det oppført som en restanse og er synlig for den enkelte saksbehandler i ePhorte fra venstremenyen og Mine restanser. Egne restanser vil være merket med et rødt flagg, andre uavskrevne saksdokumenter vil ha sorte flagg.

Saksbehandlere og ledere er selv ansvarlig for å ha oversikt over, samt følge opp sine/avdelingens restanser og behandlingsfrister. Se huskesedler på OAsen for mer informasjon (Arkiv / ePhorte-huskesedler).

Arkivtjenesten varsler fire ganger i året om at alle må foreta restanseoppfølging.

4.7 Skal du slutte eller ut i en lengre permisjon?Hvis du skal slutte, må sakene dine som er under behandling overføres til ny saksbehandler. Hvis noen av sakene dine er ferdig behandlet, kan du avslutte dem i ePhorte.

Saksbehandlers ansvar:Fra ePhorte:

Sjekk om du har restanser i venstremenyen under «Mine restanser». Avskriv de dokumentene du har mottatt og som står ubehandlet i ePhorte, enten

direkte eller med et svarbrev. Avslutt saker du har ansvaret for og som er ferdig behandlet. Hvis saksbehandlingen skal fortsette etter at du har sluttet, må du fjerne deg selv som

saksansvarlig og saksbehandler, slik at saken(e) og eventuelt uavskrevne dokumenter i saken(e) kan fordeles videre til en ny saksbehandler.

Sjekk huskesedler på OAsen eller ta kontakt med din avdeling/seksjons superbruker for hjelp, evt. ta kontakt på arkivtelefonen.

Leders ansvar: Sjekke oversikt over saksbehandlers restanser. Omfordele saker og dokumenter til ny saksbehandler. Fylle ut skjema «Fratredelse og lengre permisjoner» som ligger på OAsen under

Skjema/Personal og sende det til [email protected].



5 DokumentproduksjonI dokumenter skal du bruke et forståelig språk og enkle begreper. Da sikrer du at de som ikke har kunnskaper om saken eller fagområdet, kan forstå innholdet.

InnledningAlle dokumenter som må regnes som saksdokumenter for Fylkesmannen i Oslo og Akershus, skal produseres i ePhorte / VERA. Dette er både den enkelte saksbehandlers, og leders ansvar. Relevante dokumentmaler er tilgjengelig i ePhorte / VERA.

I kapitlene nedenfor beskrives dokumentproduksjon i ePhorte. Saksbehandlersystemet V.E.R.A. er satt opp med dokumentprosesser og det er utviklet egne manualer for hvordan dokumentproduksjonen skal foregå her.

5.1 Registrere informasjon om brev og notater i ePhorte – Journalpost

5.1.1 «Ny utgående» / «Svar med utgående post»En «Ny utgående» kan f.eks være det første dokumentet i en sak eller et brev hvor du etterspør mer informasjon. «Svar med utgående post» kan være et foreløpig svar eller et endelig svarbrev. Ved å velge «Svar med utgående post» fra det inngående dokumentet sørger du for at du dokumenterer at foreløpig svar er sendt, samt at det endelige svarbrevet blir knyttet sammen med det inngående dokumentet gjennom avskriving (besvar).

Uansett – når du skal produsere et brev, skal du først registrere informasjon om brevet i en dialogboks.

Informasjon som skal registreres om dokumentet i dialogboksen:Innhold: Det som blir skrevet i innholdsfeltet blir også overskriften i brevet, og vil bli kopiert inn som overskrift i brevmalen.

Overskriften skal angi tema, og gi en god og unik beskrivelser av hva brevet handler om. Innholdsbeskrivelsen er viktig for senere gjenfinning og forståelse av dokumentet, og er også synlig på offentlig postjournal. Innholdsbeskrivelsen må derfor også gi mening for «folk flest». Overskriften skal begynne med stor bokstav, men resten av overskriften skal skrives med små bokstaver. Hvis overskriften består av flere ledd, skal hvert ledd skilles med en tankestrek. Overskriften skal normalt ikke inneholde andre spesialtegn enn tankestrek og komma. Se for øvrig journalføringsmanualene som er tilgjengelig under Arkiv / Rutiner i ePhorte på OAsen.

Mottakere: Brev til en virksomhet skal som hovedregel stiles til virksomheten som sådan, ikke direkte til f.eks. en saksbehandler, direktør eller konsulent. De virksomhetene Fylkesmannen kommuniserer mest med er lagt inn i ePhortes adresseregister og har fått en kortkode (f.eks HOD, HDIR, UDIR etc.). Hvis det er ønske om at flere virksomheter legges inn i ePhortes adresseregister, eller at en eksisterende virksomhet får oppdatert adresseinformasjon, ta kontakt med arkivseksjonen.

Hvis mottaker er en privatperson skrives navnet inn som <fornavn> <mellomnavn> og <etternavn> med så fullstendig adresse som mulig. Hvis saken som helhet omhandler personsensitive opplysninger, skal alle forsendelser til privatpersonen merkes med U.off. Hvis saken ikke omhandler personsensitive opplysninger, holder det at du merker mottaker med Person (se huskeseddel Importere e-post fra Outlook til ePhorte for mer informasjon).


All mottakerinformasjon flettes automatisk inn i brevmalen.

Kopi til: Kopimottakere som blir lagt inn i dialogboksen ved opprettelsen av dokumentet blir lagt inn i en tabell og automatisk flettet inn helt sist i brevet.

Velg mal: Når du har fylt ut dialogboksen og klikket på Lagre og nytt dokument blir du ledet til en mal-velger. Det finnes flere typer brevmaler og du ser kun de malene du selv har tilgang til (gjerne tilhørende egen avdeling/seksjon). I tillegg til de avdelingsvise malene er det i samme mal-velger fellesmaler som kan være nyttig å bruke f.eks. ved svar på innsynsbegjæringer.

Når du har valgt mal vil Word åpnes med korrekt mal, og informasjonen du har lagt inn i dialogboksen automatisk flettes inn.

NB! Når word-fila (brevet) åpnes, vil det nederst stå:

.

.

.Med hilsen

<navn på din leder><tittel> <ditt navn>

<din tittel>

Dokumentet er elektronisk godkjent.

Brevet er ikke formelt godkjent før du har sendt det på godkjenningsflyt i ePhorte (se mer om godkjenning i kapittel 6).

5.1.2 «Nytt notat (N)» /»Nytt notat (X)»Notater er såkalte organinterne saksdokumenter. Som en hovedregel skal notater registreres i ePhorte, enten i en eksisterende sak eller som første dokument i en ny sak. Interne dokumenter skal normalt ikke sendes ut av huset. Ledelsen kan godkjenne at et notat oversendes eksterne samarbeidspartnere (departement, andre etater o.l.) som vedlegg til brev. Vær klar over at hvis du sender et notat ut av huset, er det ikke lenger et organinternt dokument. Det kan ikke lenger unntas fra offentlighet etter reglene om organinterne dokumenter i § 14 i offentlighetsloven. Skal notatet unntas må det i såfall unntas etter andre paragrafer enn den. Det kan ofte være greiere å la Fylkesmannens saksfremstilling og vurderinger fremgå av selve brevet.

Nytt notat (N):Når du velger N-notat, velger du et notat med oppfølging. Et N-notat vil alltid kreve at du legger inn minst en mottaker (avdeling eller saksbehandler). Mottaker vil få notatet som en restanse i sin restanseliste og notatet må avskrives på samme måte som vanlige inngående dokumenter.


Notatet skal som hovedregel stiles til en eller flere avdelinger/seksjoner, ikke til enkeltmedarbeidere, med mindre det er gjort spesielle avtaler om dette (som det f.eks. er gjort for notater i plansaker). Ved å sette opp en avdeling/seksjon som mottaker kommer notatet til avdelingens/seksjons fordelingsliste og leder har mulighet til å holde oversikt over arbeidsbelastning i egen avdeling/seksjon.

Nytt notat (X):Når du velger X-notat, velger du et notat uten oppfølging. For disse notatene er det valgfritt om du ønsker å legge inn mottaker eller ikke. Notatet får ingen restanse knyttet til seg og krever derfor ingen oppfølging.

X-notat benyttes vanligvis hvis du ønsker å gjøre en oppsummering av f.eks relevante samtaler enten de er tatt på telefon eller i møter (møtereferat). Det finnes egen mal i ePhorte for å referere fra telefonsamtaler og møter.

Informasjon om notat som skal registreres i dialogboksen:Innhold: Samme som for utgående brev ovenfor. Viktig å merke seg at også for interne notat vil informasjonen om at de finnes bli publisert på vår offentlige postliste på samme måte som for vanlige inngående og utgående dokumenter.

Interne mottaker: Velg avdeling(er), saksbehandler(e) eller ingen mottaker (kun for X-notat).

Mal: Når du har fylt ut dialogboksen og klikket på Lagre og nytt notat kommer du inn i en malvelger. Det er ulike maler tilgjengelig avhengig av hvilken notat-type som er valgt.

Godkjenning av notaterEmbetets reglement for delegering, saksgang og interne rutiner nevner ikke godkjenning av notater spesielt, men i kap 3.2 står det at saksbehandler har ansvar for å informere nærmeste leder om saker som gjelder flere avdelinger/seksjoner, og anbefalingen blir da å sende N-notat til nærmeste leder til godkjenning før notatet ferdigstilles og sendes til mottakende avdeling. Dette fordi N-notat krever oppfølging og da er din nærmeste leder orientert om at det er bedt om interne ressurser på en annen avdeling/seksjon.

Notater kan også sendes innad i egen avdeling, og da trenger de ikke å godkjennes.

5.1.3 «Nytt mappedokument (Y)»Denne notattypen er kun i bruk hos oss, og kan best sammenlignes med en «gul lapp»/merknad som legges på saksmappen. Den er ikke arkivverdig, genererer heller ikke restanse og blir ikke publisert på den offentlige postlisten.

Ellers gjelder det samme for Y-notat som for X-notat når det kommer til innhold, interne mottakere og maler.

5.2 Selve brevet/notatet – Konkret utformingNår du skal utforme et brev eller et notat som inneholder forslag til enkeltvedtak eller lignende beslutninger, bør du følge disposisjonen nedenfor så langt det passer.


InnledningInnledningen skal være kort! Lag en oversikt over sakens tema og problemstilling, eller henvis eventuelt til et dokument hvor slik oversikt finnes.

Selve teksten – sjekkliste/disposisjon1. Lag en kortfattet oversikt over skriftlig og muntlig dokumentasjon i saken, f.eks dato

for søknad eller mottatt henvendelse som dette brevet er et svar på.2. Hvis brevet inneholder et vedtak med positivt eller negativt resultat, så må det

komme tydelig frem tidlig i brevet. Inneholder brevet Fylkesmannens vurdering på en konkret henvendelse (høringsuttalelse, innspill til strategiske dokumenter etc.), bør konklusjon/oppsummeringen også komme tidlig.

3. Hvis brevet inneholder et enkeltvedtak med negativt resultat, må det tydelig opplyses om hvordan det kan klages/søkes på nytt. Hvis enkeltvedtaket er positivt, kan det også være klagerett dersom det skulle være noe i vedtaket det ønskes å klages på. Dette må det opplyses om på en slik måte at mottaker ikke blir forvirret.

4. Begrunnelse for vedtak eller innholdet i en konklusjon/innspill kan komme senere i brevet.

VedleggHvis det følger ett eller flere vedlegg med et brev eller et notat, blir antall vedlegg oppgitt i selve brevet/notatet. ePhorte fletter inn informasjonen.

Se ellers på OAsen under Kommunikasjon/Klarspråk hvor det ligger konkrete tips til hvordan få til klarspråk.

RapporterHvis du skal skrive en rapport, retningslinje eller et annet lengre dokument så ligger det rapport-mal tilgjengelig på OAsen / Kommunikasjon / Grafiske profiler. I tillegg ligger det konkrete skrivetips på OAsen / kommunikasjon / klart språk, og på klart språk sine egne nettsider.

5.3 Skriveregler i saksdokument

Forkortelser: Hovedregelen er at alle forkortelser skal angis i parentes etter fullstendig betegnelse første gang den brukes. Forkortelser bør ikke brukes med mindre samme betegnelse opptrer flere ganger.

Ett eksempel: Fylkesmannen i Oslo og Akershus forkortes til FMOA. Eksterne dokumenter: Du må alltid skrive navnet fullt ut første gang, med (FMOA)

bak – «Fylkesmannen i Oslo og Akershus (FMOA)». Videre i dokumentet kan du bruke forkortelsen FMOA.

Interne dokumenter: Du kan bruke forkortelsen FMOA uten å skrive navnet fullt ut første gang.

Datoer: Datoer skrives på følgende form i brev: xx.xx.xxxx (eks: 16.04.2015). På saks- og journalposttitler i ePhorte er formen: xxxxxx (eks 160415) og det gjelder både fødselsdatoer og vanlige kalenderdatoer.

Små bokstaver i avdelingsnavn og titler: Avdelingsnavn inne i brødtekst skrives med liten forbokstav. Det samme gjør jobbtitler.


6 Godkjenning og ekspedering

6.1 Godkjenning av dokumenterVed innføring av ePhorte i 2007 gikk Fylkesmannen over til kun elektronisk signering. Det betyr at signatur, f.eks med blå penn, ikke lenger er nødvendig for dokumenter godkjent i ePhorte.

Med visse unntak skal utgående brev som hovedregel godkjennes av nærmeste leder (se Embetets reglement for delegering, saksgang og interne rutiner på OAsen, hvor unntakene fra hovedregelen er nedskrevet).Vi har maler hvor avdelingsdirektørene for de ulike avdelingene er lagt inn og hvor saksbehandleren automatisk blir flettet inn i parafist-feltet. Parafisten er som regel nærmeste underordnede til den som godkjenner. Den som paraferer innestår for at brevet er i samsvar med den avgjørelsen som er truffet. Under er en oversikt over hva parafisten skal foreta av kontroll av dokumentet før det sendes til godkjenning:

Påse at det renskrevne dokumentet er i samsvar med resultatet av saksbehandlingen som det fremgår av konseptet (det reserverte dokumentet) og eventuelle merknader.

Lese alle merknader/notater/beskjeder på journalpost eller i saken, og sørge for at spørsmål, forslag til tiltak saken bør foranledige m.m blir ivaretatt ved at rette vedkommende blir informert.

Lese korrektur. Sjekke at punktene for dokumentproduksjon (se kap 5) er fulgt. Påse at saksbehandler som hovedregel står oppført som parafist når det er

avdelingsdirektør som godkjenner, og at det er avdelingsdirektør som står som parafist når fylkesmannen/ass.fylkesmann godkjenner (i det siste tilfellet må som regel dokumentet oppdateres manuelt. Ved behov for hjelp, ta kontakt med arkivseksjonen).

6.2 Godkjenning av notaterInterne notater med oppfølging som sendes til en eller flere avdelinger, skal som hovedregel godkjennes av nærmeste overordnede (f.eks avdelingsdirektør).

Notatmalene inneholder ikke egne flettefelt for godkjenningstekst eller navn og tittel på den som godkjenner, men godkjenningen vil logges på journalposten i ePhorte.

6.3 E-poster og godkjenning av lederDokumenter som krever godkjenning av nærmeste leder, kan ikke skrives direkte i en e-postmelding, men må opprettes som et word-dokument i ePhorte, og godkjennes før det ekspederes. Det er ikke tilstrekkelig å sende en e-postmelding til leder for gjennomlesing, og deretter få svar fra leder om at innholdet er OK og at e-posten kan sendes. Skal godkjenningen være gyldig, må den være dokumentert gjennom en dokumentflyt i ePhorte. Ekspederingen etter at godkjenningen er gjort, kan skje via e-post, forutsatt av dokumentet ikke inneholder personsensitiv informasjon.

6.4 Ferdigstilling, ekspedering og arkivering av dokumenter og notaterEtter at dokumentet er godkjent, skal det ferdigstilles/ekspederes og arkiveres. Det er først når dokumentet er ekspedert at det blir formelt arkivert og dermed også låst for videre endringer. Da forsvinner også dokumentet fra «Dokumenter under behandling» i venstremenyen. Det


betyr at frem til dokumentet er ferdigstilt/ekspedert er det å regne som et utkast/konsept/kladd selv om dokumentet skulle være godkjent av nærmeste leder.

6.4.1 DokumenterDet er det ulik praksis i de ulike avdelingene om det er saksbehandler eller forkontoret som ekspederer dokumenter.

Før et dokument kan ekspederes må det ferdigstilles (status F). Når dokumentet er ferdigstilt er det tre ekspederingskanaler tilgjengelig:

Utskrift på papir for postlegging.Hvis avdelingen har avtale med forværelset, vil ansatte der plukke opp brevet og skrive ut hoveddokument og evt. vedlegg og legge det i konvolutter til både hovedmottakere og kopimottakere.

Er det ikke en slik ordning på avdelingen, må saksbehandler selv gjøre dette.

E-postHvis dokumentet kan sendes via e-post, velger saksbehandler selv «Ekspeder» fra journalposten i ePhorte.

EDUVi kan benytte EDU som forsendelseskanal mot Statens sivilrettsforvaltning (SRF), Sivilombudsmannen (SOM) og Statens helsetilsyn (HTIL)

NB!7.februar 2014 trådte endringer i forvaltningsloven og eForvaltningsforskriften i kraft. Endringene slår fast at digital kommunikasjon nå skal være hovedregelen. I påvente av at vi får de tekniske løsningene på plass, må enkeltvedtak rettet mot innbyggere - i en overgangsperiode frem til årsskiftet 2016/2017 – fortsatt sendes pr papir. En kopi av vedtaket kan sendes på e-post, forutsatt at brevet ikke har personsensitiv eller gradert informasjon.

Enkeltvedtak og vedtak rettet mot virksomheter/frivillige organisasjoner, samt andre offentlige etater kan sendes elektronisk, f.eks. til en e-postadresse oppgitt av virksomheten (f.eks på deres hjemmesider), igjen forutsatt at dokumentet ikke inneholder personsensitiv eller gradert informasjon.

6.4.2 NotaterNår et internt notat blir ferdigstilt i ePhorte, blir notatet sendt elektronisk i ePhorte og kommer opp i venstremenyen:

Notattype Mottaker Plassering i venstremenyenInternt notat med oppfølging Avdeling/seksjon Til fordeling under ledersøk

Saksbehandler Mine restanser under Mine oppgaver

Internt notat uten oppfølging Avdeling/seksjon Til fordeling under ledersøkSaksbehandler Mottatte X-notater under

Mine oppgaver


6.4.3 E-posterE-poster, enten det er startet opp via ePhorte (f.eks. via Ny utgående E-post eller besvar med enkel e-post), vil automatisk bli sendt til mottaker når saksbehandler trykker på knappen «Lagre og send». En kopi av e-posten blir sendt til saksbehandlers e-postboks.

6.4.4 Journalføring/kvalitetssikringEtter at dokumentet er godkjent og ekspedert/ferdigstilt, vil enten forværelse eller arkivseksjonen kvalitetssikre journalpostopplysningene i henhold til journalføringsmanualen og foreta en endelig journalføring. Minimum 3 dager etter at dokumentet/notatet/e-posten er endelig journalført blir opplysningene om dokumentet tilgjengelig på offentlig elektronisk postjournal (OEP).

7 Avslutte sak

Avslutte en sakNår du som saksbehandler vurderer at det ikke lenger vil bli mottatt eller produsert flere saksdokumenter til en sak, kan saken avsluttes i ePhorte.

Før en sak kan avsluttes må saksbehandler sjekke følgende: Alle inngående journalposter på saken er avskrevet (se kap 4.1.2 om avskriving). Alle journalposter på saken har en av følgende statuser: J, S, F, E. Hvis en journalpost

har status R, må enten journalposten ferdigstilles/ekspederes for å vise at dokumentet er sendt, eller journalposttittelen må endres til Utgår slik at arkivseksjonen senere kan fjerne journalposten fra saken.

Når saksbehandler har avsluttet saken vil den fortsatt være søkbar i ePhorte, men ikke lenger være tilgjengelig i venstremenyen under Mine saker under behandling.


1... · Web viewBakgrunn. Formål. Fylkesmannens medarbeidere skal utføre en effektiv og korrekt saksbehandling i tråd med god forvaltningsskikk. Disse retningslinjene er laget

Documents