Contrato de compra No: [SC 3749 – LICITACION 2021 - 038] PÁGINA 1 DE 26 1. Invitación a Licitar Nombre de Licitación: SC 3749 - COMPRA DE COMPUTADORES Y LICENCIAS No. de Licitación: 2021- 038 Ubicación: Bogotá, Colombia. Idioma(s) de correspondencia: Español Objeto: Suministro de equipo de cómputo (laptops) y licencias Paquete de licitación disponible desde: 01 de septiembre de 2020 Ubicación para recoger el paquete de licitación Web: www.mercycorps.org.co/convocatorias Fecha límite para la presentación de la oferta: 10 de septiembre de 2020 Presentar ofertas a: [email protected]Mercy Corps se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier oferta tardía Preguntas y respuestas Los posibles oferentes podrán enviar sus preguntas sobre las condiciones generales de la licitación al siguiente correo electrónico: [email protected]Este será el único canal por medio del cual se podrán hacer preguntas. Último día para preguntas: 07 de septiembre de 2020 hasta las 05:30 pm Las preguntas se responderán: 08de septiembre de 2020 Las preguntas se responderán por medio de: Se publicarán en la web www.mercycorps.org.co Sesión de preguntas y respuestas Fecha / Hora: 04 de septiembre de 2020 11:00 am Ubicación: Reunión virtual : https://meet.google.com/gab-dsma- dkz?authuser=0 Punto de contacto: Martha Quintero – Coordinadora de Compras y Suministros : https://meet.google.com/qid-hmsj-nai?authuser=0
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1. Invitación a Licitar€¦ · Contrato de compra No: [SC 3749 – LICITACION 2021 - 038] PÁGINA 1 DE 26 1. Invitación a Licitar Nombre de Licitación: SC 3749 - COMPRA DE COMPUTADORES
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Contrato de compra No: [SC 3749 – LICITACION 2021 - 038] PÁGINA 1 DE 26
1. Invitación a Licitar
Nombre de Licitación: SC 3749 - COMPRA DE COMPUTADORES Y LICENCIAS
No. de Licitación: 2021- 038
Ubicación: Bogotá, Colombia. Idioma(s) de correspondencia: Español
Objeto: Suministro de equipo de cómputo (laptops) y licencias
Paquete de licitación disponible desde: 01 de septiembre de 2020
Ubicación para recoger el paquete de licitación Web: www.mercycorps.org.co/convocatorias
Fecha límite para la presentación de la oferta: 10 de septiembre de 2020
Mercy Corps se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier oferta tardía
Preguntas y respuestas
Los posibles oferentes podrán enviar sus preguntas sobre las condiciones generales de la licitación al siguiente correo electrónico: [email protected] Este será el único canal por medio del cual se podrán hacer preguntas.
Último día para preguntas: 07 de septiembre de 2020 hasta las 05:30 pm
Las preguntas se responderán: 08de septiembre de 2020
Las preguntas se responderán por medio de: Se publicarán en la web www.mercycorps.org.co
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Lista de verificación de la documentación
Estos documentos están incluidos en este paquete de licitación:
✓ Invitación a licitar ✓ Condiciones generales de licitación ✓ Criterios y presentaciones ✓ Hoja de oferta de precios ✓ Formulario de información del proveedor ✓ Paquete de licitación ✓ Modelo de Contrato
2. Condiciones Generales de Licitación
Mercy Corps invita a los posibles oferentes a presentar sus ofertas para para los proveer los bienes y/o prestar los servicios descritos en estos documentos, de conformidad con los procedimientos, condiciones y términos contractuales aquí dispuestos. Mercy Corps se reserva el derecho de modificar un Paquete de Licitación que ya ha sido lanzado a los proveedores por medio de Adendas de Licitaciones
El paquete de licitación no constituye oferta comercial ni obliga a Mercy Corps a aceptar las ofertas recibidas ni a suscribir contratos con los oferentes.
Mercy Corps podrá suspender o terminar en cualquier momento el presente proceso, pero informará de ello, por el mismo medio en que publicó este proceso o el mecanismo que considere más idóneo a los posibles oferentes.
2.1 Declaración Antisoborno y corrupción de Mercy Corps’
Mercy Corps prohíbe estrictamente:
● Cualquier tipo de soborno o pago de retornos en relación a sus actividades Esta prohibición incluye cualquier solicitud de cualquier empleado, agente o asesor de Mercy Corps por cualquier cosa de valor de cualquier compañía o individuo a cambio de que el empleado, asesor o agente, actúe o no en relación a la adjudicación de un contrato, o el contrato una vez adjudicado. También aplica a cualquier oferta de cualquier compañía o individuo a ofrecer cualquier cosa de valor a cualquier empleado, asesor o agente de Mercy Corps a cambio de que dicha persona actúe o no en relación a la adjudicación de un contrato, o el contrato una vez adjudicado.
● Conflictos de interés para la adjudicación o administración de contratos Si una compañía pertenece del todo o en parte, directa o indirectamente, a cualquier empleado de Mercy Corps, o a cualquier familiar inmediato o extendido de cualquier empleado, o cualquier persona relacionada con un empleado de Mercy Corps, la compañía debe garantizar que tanto ésta como el empleado informaron dicha relación antes de presentar la oferta.
● Obtener o compartir información confidencial
Mercy Corps prohíbe a sus empleados compartir, y a cualquier oferente, obtener información confidencial en relación a esta solicitud, incluyendo información relacionada con las estimaciones de precios de Mercy Corps, los oferentes u ofertas competidoras, etc. Cualquier información facilitada a un oferente se debe facilitar a los demás oferentes.
● Colisión entre oferentes
Mercy Corps tiene como requisito una competencia justa y abierta para esta Licitación. No puede
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haber dos o más compañías que presenten propuestas que sean propiedad o se encuentren bajo el control de los mismos individuos. Las compañías que presenten ofertas no pueden compartir precios u otra información sobre ofertas, o actuar de ninguna forma con la intención de predeterminar cuál compañía ganará la solicitud y cuál será el precio pagado.
Las infracciones a estas prohibiciones, así como toda la evidencia de dichas infracciones, se debe notificar a:
Mercy Corps investigará las denuncias en su totalidad y tomará acciones conformes. Cualquier compañía o individuo que participe en cualquiera de las conductas prohibidas anteriormente, será reportado por sus acciones ante las autoridades correspondientes para ser investigado a profundidad, su oferta será rechazada y/o se rescindirá su contrato, y no será elegible para contratos a futuro con Mercy Corps. Se pondrá fin a la relación laboral con los empleados que participen en dicha conducta. Las infracciones también serán notificadas a los donantes de Mercy Corps, quienes también podrán decidir si desean investigar y excluir o suspender a las compañías y a sus propietarios de recibir cualquier contrato financiado en parte por el donante, ya sea si el contrato es con Mercy Corps o cualquier otra entidad. 2.2 Bases del proceso licitatorio:
● Todas las ofertas deben atender estas instrucciones y facilitar todos los documentos solicitados, incluido, entre otras cosas, cualquier información específica del proveedor, especificaciones técnicas, planos, listado de cantidades y/o calendario de entregas. De no presentar cualquiera de los documentos solicitados, se debe explicar dicha omisión en una hoja de excepción.
● Ningún oferente podrá agregar, omitir o cambiar alguno de los elementos, términos o condiciones del presente paquete.
● Si los proveedores tienen alguna solicitud o condición adicional, estas se pueden estipular en la hoja de excepciones.
● Cada oferente podrá presentar solo una propuesta.
● La oferta tendrá una validez mínima de 180 días contados desde la fecha de su presentación.
● Todas las ofertas deben indicar si las mismas incluyen impuestos, pagos obligatorios aranceles, e incluir el IVA en caso de ser aplicable.
● Los proveedores deben asegurarse que las ofertas financieras se encuentren libres de errores de
cálculo. Si se identifican errores durante el proceso de evaluación, prevalecerá el precio unitario. De
existir ambigüedad con el precio unitario, el Comité de Selección podría decidir descalificar la oferta.
● Cualquier solicitud de aclaración con respecto al proyecto, que no se abarque en los documentos escritos, se debe presentar por escrito a Mercy Corps. La respuesta para cualquier pregunta hecha por escrito, por cualquier oferente, se emitirá para dicho oferente. En algunos casos, Mercy Corps podría decidir emitir aclaraciones para todos los oferentes. Es una condición de esta licitación que ninguna aclaración prevalecerá, contradecirá, agregará o restará valor a las condiciones aquí dispuestas, a menos que se haga por medio de un anexo a la Licitación, firmado por Mercy Corps o su representante designado.
● Esta Licitación no obliga a Mercy Corps a ejecutar un contrato, ni compromete a Mercy Corps a pagar ningún costo incurrido en la preparación y presentación de propuestas. Así mismo, Mercy Corps se reserva la facultad de no seleccionar ninguna de las ofertas presentadas si dicha acción se considera en beneficio de Mercy Corps.
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Los proveedores no podrán aplicar y serán rechazados como inelegibles si:
● No encontrarse matriculado como comerciante en la Cámara de Comercio.
● Haber sido decretado en estado de liquidación forzosa por procesos de reorganización empresarial.
● Haber sido sentenciado por actividades ilícitas/ilegales y/o conducta poco profesional.
● Haber sido declarado culpable de graves conductas inapropiadas a nivel profesional.
● Encontrarse en mora de las obligaciones en materia de Seguridad Social y obligaciones fiscales ante la Dian.
● Por entregar información falsa. .
● Infringir las políticas señaladas en la Declaración Antisoborno y corrupción de Mercy Corps.
● Si el proveedor (o los directores del proveedor) se encuentra en cualquier lista de sancionados o actualmente se encuentra excluido o descalificado de participar en esta transacción por el Gobierno de los Estados Unidos o las Naciones Unidas, el Reino Unido, la Unión Europea, las Naciones Unidas, u otros gobiernos nacionales u organizaciones públicas internacionales.
Si existen criterios adicionales de elegibilidad, se enumeran en la sección 3.2 del presente paquete de licitación.
2.4 Documentos de respuesta
Los oferentes podrán utilizar los documentos de respuesta incluidos en el presente paquete de licitación para presentar su propuesta, o presentar una oferta en su propio formato, siempre y cuando se incluyan todos los documentos necesarios especificados en esta licitación.
2.5 Aceptación de respuesta exitosa
La documentación presentada por los oferentes será verificada por Mercy Corps e informada por ésta al oferente seleccionado, quien deberá firmar el contrato dentro de los 10 (_diez_) días siguientes al recibo de la comunicación mencionada.
2.6 Certificación relacionada con el terrorismo
Es política de Mercy Corps cumplir con los principios humanitarios y con las leyes y reglamentos de los Estados Unidos, la Unión Europea, las Naciones Unidas, del Reino Unido, las naciones anfitrionas y otros donantes aplicables y relativas a efectuar transacciones o apoyar a personas o entidades que se han involucrado en fraude, despilfarro, abuso, traficante de personas, corrupción o actividades terroristas. Estas leyes y reglamento prohíben a Mercy Corps efectuar transacciones o a brindar apoyo a cualquier persona o entidad que esté sujeta a sanciones del gobierno, a normas de los donantes o a leyes que prohíben efectuar transacciones o brindar apoyo a dichas partes.
3. Criterios y Presentaciones
3.1 Condiciones del Contrato
Mercy Corps tiene la intención de suscribir un contrato de suministros de precio fijo con una o varias
compañías u organizaciones. Los oferentes seleccionados deben acatar los términos y condiciones de los Términos de Referencia del acuerdo resultante. El contrato anticipado se incorpora en la Sección 6. Al presentar una oferta, los oferentes certifican que comprenden y están de acuerdo con todos los términos y cláusulas que se incluyen en la Sección 6.
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3.3 Presentación de licitaciones
Los documentos e información señalada son necesarios a fin de apoyar los criterios de elegibilidad y para llevar a cabo las evaluaciones de las ofertas recibidas (y diligencia debida). Si bien la ausencia de estos documentos y/o información no denota la descalificación obligatoria de los proveedores, la carencia de estos elementos tiene el potencial de impactar de forma severa y negativa, la evaluación de una oferta.
Documentos que apoyan los criterios de elegibilidad:
● Carta de presentación de la oferta ● Fotocopia de cédula de ciudadanía del representante legal. ● Certificado de existencia y representación legal emitido por la Cámara de Comercio con
vigencia no superior a 60 días. ● Autorización del órgano competente al representante legal para comprometer a la sociedad en
la cuantía ofrecida, si excede sus facultades estatutarias. ● Copia del Registro Único Tributario – RUT (expedido a partir del año 2013 hacia adelante). ● Copia del Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la
Nación. ● Copia del Certificado de antecedentes fiscales emitido por la Contraloría General de la
Republica. ● Copia de certificado de antecedentes de policía ● Documentos que acrediten encontrarse afiliado al sistema General de Salud y Seguridad
Social, así como el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y seguridad social integral: ○ Las personas jurídicas, deberán presentar una certificación expedida por la persona
facultada para tal fin o por su revisor fiscal, en el sentido de encontrarse al día en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social.
Documentos para llevar a cabo la evaluación técnica y debida diligencia adicional:
● Certificados de experiencia en suministro de soluciones tecnológicas de montos superiores a COP$150.000.000, emitidos por el contratante. Las certificaciones deberán ser expedidas directamente por las entidades y/o empresas que contrataron o recibieron el bien o servicio. Las certificaciones deberán tener a siguiente información:
a) Nombre y firma de quien la expide; debe ser la persona facultada para ello. b) Plazo del contrato (inicio y fin). c) Objeto del contrato. d) Valor del contrato. e) Datos de contacto: nombre, cargo teléfono y correo electrónico.
● Propuesta económica, debe incluir el costo unitario, forma de entrega, forma de pago ● Estados Financiero del último año
Oferta de precio:
La Oferta de Precio se utiliza para determinar cuál oferta representa el mejor valor y funciona como base para la negociación antes de la adjudicación del contrato. Como contrato de Precio Fijo, el precio del contrato que se adjudicará, será con base en un precio fijo todo incluido. Ningún/a ganancia, tarifas, impuestos o cotos adicionales se pueden agregar después de haber firmado el Acuerdo. Los oferentes deben mostrar los precios unitarios, las cantidades y el precio total, tal y como se muestra en la hoja de Ofertas en la Sección 4. Todos los elementos deben estar claramente marcados e incluidos en el precio total ofertado.
Los Oferentes deben incluir IVA e impuestos que incluya los servicios, en su oferta.
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3.4 Moneda
Las ofertas se deben presentar en: COP – Pesos Colombianos Los pagos se harán en: COP – Pesos Colombianos
3.5 Evaluación de la licitación (según el PMBAT)
El Comité de Evaluación de Mercy Corps llevará a cabo un proceso de evaluación de propuestas. Mercy Corps se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier propuesta y de aceptar la(s) oferta(s) consideradas de mejor beneficio para Mercy Corps. Mercy Corps no se hará responsable por, ni pagará por ningún gasto o pérdida incurrida por un oferente en la preparación de su licitación.
Las evaluaciones se llevarán a cabo tal y como se describe en los siguientes apartados:
3.5.1 Evaluación Técnica
Precio Más Bajo Aceptable Técnicamente (PMBAT)
El Comité de Licitación de Mercy Corps llevará a cabo una evaluación técnica en la que calificará criterios técnicos midiendo si la empresa tiene un nivel aceptable/insuficiente del criterio. Las propuestas del proveedor deben cumplir con el estándar mínimo técnico aquí establecido a fin de ser aprobado. Cualquier oferente que recibe un insuficiente en cualquiera de los criterios, quedará automáticamente descalificado del proceso de licitación.
Solamente los oferentes que pasen los criterios continuarán hacia la siguiente ronda de evaluación.
Los criterios mínimos del cual el oferente tiene que tener un nivel aceptable son los siguientes:
Criterios Técnicos ¿Aceptable o Insuficiente?
Criterio: Certificados de experiencia en suministro de soluciones tecnológicas – contratos mayores a cop$150.000.000
Criterio: Experiencia en suministro de soluciones de tecnología superior a cinco años
Criterio: Tiempo de entrega de productos.
Criterio: Apoyo y acompañamiento en alistamiento de equipos al área TIC de Mercy Corps.
Criterio: Garantías de equipos
Criterio: Servicio postventa, especificar en qué ciudades
Criterio: Precio
3.5.2 Evaluación Financiera y Análisis Precio/Costo
Todos los proveedores que pasen todos los criterios técnicos continuarán con la evaluación financiera
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donde las ofertas de menor precio serán aceptadas como los oferentes ganadores, asumiendo que el precio se considere justo y razonable, y sujeto a la debida diligencia adicional de la sección 3.5.3.
3.5.3. Debida diligencia adicional
Una vez finalizadas las evaluaciones técnicas y financieras, Mercy Corps puede realizar procesos adicionales de debida diligencia con un proveedor o proveedores en particular. El propósito de estos procesos es garantizar que Mercy Corps se comprometa con Proveedores con ética, buena reputación y finanzas sólidas, así como la capacidad de cumplir con el contrato. La debida diligencia adicional puede tomar la forma de los siguientes procesos (aunque esto no se limita a):
● Comprobación de referencias ● Análisis de los estados financieros auditados ● Otros métodos documentados apropiados que le den a Mercy Corps una mayor confianza en la
capacidad del proveedor para llevar a cabo el trabajo según el contrato
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Los oferentes deben presentar su propia oferta independiente que incluya al menos (entre
otras cosas):
● Todos los documentos en la sección de "Criterios de Elegibilidad" de este paquete de
licitación
● Todos los documentos solicitados en Presentación de Licitación de este paquete de licitación
● Toda la información enumerada en la sección "Documentos que Conforman la Licitación" a
continuación
Todas las ofertas deben ser firmadas por el representante legal o apoderado, facultados
previamente para comprometer al oferente.
Documentos que Conforman la Licitación
Se debe incluir la siguiente información en la oferta de cualquier oferente potencial:
❏ Carta de Presentación donde se explique el interés de ser un vendedor o proveedor contratado. El contenido de la carta de presentación deberá incluir la siguiente información:
❏ Una especificación detallada de los bienes ofrecidos, servicios y/o trabajos ❏ Garantía de seriedad de oferta ❏ Plazo de entrega ❏ Fecha de validez de precios (para este propósito y como se establece en la publicidad, la
cotización proporcionada deberá mantenerse sin cambios durante 180 días hábiles)
❏ Una Oferta de Precio en la que se detalle solamente el precio unitario utilizando la planilla de Hoja de Oferta de Precio suministrada en la sección 7
❏ Un formulario completado y firmado por Mercy Corps de Información del Proveedor (planilla
suministrada en la sección 7)
❏ Otros documentos importantes que el oferente piense que se deben adjuntar para complementar su oferta
El oferente o una persona o personas debidamente autorizadas para vincular al oferente al contrato,
deberán firmar la oferta original. Las páginas financieras de la oferta deberán contar con las iniciales de la
persona o personas que firman la oferta y selladas con el sello de la compañía.
Cualquier interlineación, borradura, o tachado, solamente tendrá validez si cuenta con las iniciales de la
persona o personas que firman la licitación.
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5. TÉRMINOS DE REFERENCIA
I. ANTECEDENTES
1. Sobre Mercy Corps
Somos una organización global no gubernamental (ONG) impulsada a creer que un mundo mejor es
posible. Con más de 38 años de experiencia, en casos de desastre, en tiempos difíciles, en más de 40
países alrededor del mundo, nos asociamos para poner en acción soluciones audaces, ayudando a las
personas a triunfar sobre la adversidad y construir comunidades más fuertes desde adentro. Ahora y para el
futuro.
En Colombia hemos trabajado desde 2005 en 17 departamentos, impactando a más de 319.000 personas,
creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y la sociedad civil con innovación, impacto
e influencia.
2. OBJETO DEL CONTRATO
Mercy Corps Colombia se encuentra interesada en recibir ofertas comerciales, para el suministro de treinta
y nueve (39) computadores portátiles y licencias de Microsoft Office 2019, de conformidad con las
especificaciones y viabilidad técnica y comercial señaladas en esta convocatoria.
III. PRODUCTOS ESPERADOS
1. Lista de Criterios Técnicos:
Computadores portátiles NUEVOS NO remanufacturados
Compra de 39 computadores portátiles y 39 licencias de Microsoft Office con las siguientes características
Procesador Intel® Core™ i7
Sistema operativo Windows 10 Pro
Pantalla 13.3"
Memoria 16 GB
Almacenamiento: 500 gb
Peso máximo del portátil 1.5 kilogramos
Microsoft Office 2019 licencia perpetua NO Office 365
VII. LUGAR Y CONDICIONES DEL CONTRATO
El contrato se firmará en Bogotá.
VIII. DURACIÓN DEL CONTRATO
El contrato tendrá un tiempo máximo de duración de un (1) mes, contado a partir de la firma del contrato.
Este contrato se firmará previa confirmación de fondos del donante del proyecto.
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ANEXO 1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Ciudad y Fecha
Señores
MERCY CORPS
Bogotá D.C.
Ref: PR XXXX - CONVOCATORIA PARA XXXXXX
Estimados señores:
En mi calidad de representante legal de __________ o apoderado, me permito presentar oferta y los
documentos necesarios para participar en la convocatoria de la referencia, de acuerdo con las condiciones
establecidas en misma.
Declaro así mismo que:
1. Estoy autorizado legalmente para firmar y presentar la oferta y la documentación anexa.
2. La oferta y el contrato que llegase a suscribirse, sólo compromete a la sociedad o entidad que
represento y que suscribe el presente documento.
3. Conozco, he revisado y acepto, sin condicionante alguno, todos los términos y condiciones de la
convocatoria, proyecto y anexos, si los hubiere. La sociedad o entidad que represento que firma el
presente documento, renuncia de manera expresa a cualquier reclamación que tenga como
fundamento la suspensión o terminación anticipada de la Convocatoria o que se derive del
desconocimiento o la errónea interpretación de los documentos originales de la misma y sus anexos,
ya que existió oportunidad suficiente para formular preguntas y solicitar aclaraciones sobre los
mismos.
4. Declaro que SI ____ / NO ____ conozco, acepto y cumplo con el/los perfil(es) y todos los requisitos
técnicos señalados en la Convocatoria.
5. Manifiesto de manera libre, inequívoca, especifica y expresa, mi autorización para el tratamiento de
datos de carácter personal que estén contenidos en la presente oferta y en sus anexos. Así mismo,
que, como representante legal de la sociedad o entidad, responsable y encargado del tratamiento de
datos de carácter personal de la información contenida en la presente propuesta, cuento con las
autorizaciones correspondientes de los titulares de datos personales que aparecen en la presente
oferta y sus anexos para ser cedidos. Lo anterior en cumplimiento a los deberes y obligaciones
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establecidos por la Ley 1581 de 2012, por lo tanto, ante cualquier incumplimiento de dichos deberes y
obligaciones responderé de manera directa y exclusiva.
6. Realizaré los trámites necesarios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato señalado en la
convocatoria.
7. La validez de la oferta que presento es de (__) días.
8. Declaró que es la intención de la sociedad o entidad que represento cumplir con lo ofrecido en la oferta
y suscribir el contrato eventual.
9. Me obligo a informar todo cambio de residencia o domicilio que ocurra durante la ejecución del
contrato que se suscriba como consecuencia de esta convocatoria hasta su liquidación final.
10. Declaro bajo la gravedad de juramento que los socios (personas naturales y jurídicas y socios de
estas), los miembros de la junta directiva u órgano colegiado de administración (si existe) tanto
principales como suplentes y los representantes legales tanto principales como suplentes, de la
entidad/empresa/sociedad que represento, no tienen en curso ningún proceso disciplinario, penal y/o
fiscal, y que no han sido sancionados disciplinariamente, penalmente y fiscalmente en ningún
momento.
11. Para efectos legales hago constar que la información suministrada y certificada es totalmente cierta, y
autorizo a Mercy Corps a que verifique, si lo considera pertinente, dicha información con cualquier
entidad. Acepto, que en caso que la información entregada en la presente oferta no corresponda a la
verdad y/o realidad, que como representante legal de la sociedad o entidad puede y será descalificada
de la convocatoria y de las sanciones legales a que haya lugar, sin observación ni reclamación alguna.
12. Declaro bajo la gravedad de juramento, que he efectuado el pago y estoy al día por concepto de
aportes y el de mis empleados (en caso de tener empleados a cargo) a los sistemas de salud,
pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
(Manifiesto bajo la gravedad de juramento que me encuentro a paz y salvo en relación con mis aportes
al sistema general de salud y pensiones).
13. Declaro que no me encuentro reportado en el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de
Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT. En consecuencia, con la presentación de la
propuesta se entenderá otorgada la autorización para realizar esta verificación.
___________________________________
Nombre del Representante Legal/ Apoderado
C.C. No.
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6. Modelo de Contrato.
Este es el contrato anticipado. Sin embargo, de ser necesario, Mercy Corps puede agregar términos y
condiciones adicionales en el contrato final.
Contrato de Compra
No. de Contrato: _______
EL PRESENTE CONTRATO DE COMPRAS (el “Compra”) que entra en vigor a partir del
_______________ entre xxxxxxxxx, mayor de edad y domiciliado en Bogotá, de nacionalidad
estadounidense, identificado con cédula de xxxxx xxxxxx de Bogotá, quien actúa en nombre y
representación en calidad de apoderado de la entidad sin ánimo de lucro extranjera
denominada MERCY CORPS identificada con el NIT 900.062.619-9 y con domicilio en Colombia, la
cual cuenta con personería jurídica aprobada mediante Resolución 2623 del 16 de diciembre de
2005, otorgada por el Ministerio del Interior y de Justicia, quien en adelante y para efectos del
presente CONTRATO se denominará el “CONTRATANTE/COMPRADOR” y (nombre del representante
legal del contratista), mayor de edad, vecino de la ciudad de (nombre de la ciudad donde este domiciliado el
contratista), identificado con la cédula de ciudadanía No. (Número del documento de identidad del
contratista), actuando como representante legal de (nombre de la persona jurídica del contratista),
identificada con el NIT (número del NIT del proveedor) quien en adelante y para efectos del
presente CONTRATO se denominará el “CONTRATISTA/VENDEDOR”, quienes de común acuerdo
suscriben el presente Contrato de compra, el cual se va a regir por las siguientes cláusulas:
1. Términos definidos. Cada uno de los siguientes términos, se encuentran detallados en el Anexo I
adjunto en el presente documento: Número de contrato, Fecha de entrega, Punto de entrega, Condiciones
de entrega, Condiciones del Donante, Bienes, Requisitos para el embalaje, tarificación y especificaciones.
2. Compra y venta de bienes. En virtud del presente Contrato el Proveedor obrando por su cuenta y
riesgo, con sus propios medios, equipos y personal especializado, en forma independiente y con plena
autonomía técnica, financiera, administrativa y directiva, se obliga con Mercy Corps a entregar los Bienes
de conformidad con los términos y condiciones dispuestos en el presente Contrato.
3. Especificaciones. Los Bienes deben cumplir estrictamente con las Especificaciones señaladas en el
Anexo II. Los bienes a entregar no podrán ser sustituidos o cambiados, sin previa autorización por escrito
de Mercy Corps.
4. Modificaciones al Contrato de Compra. Mercy Corps podrá acordar con el proveedor, aumentar o
disminuir las cantidades solicitadas de los bienes, o realizar cambios de acuerdo con las necesidades
razonables del negocio de Mercy Corps por medio de una “Modificación al Contrato de Compra"). Por
medio de esta no podrán hacerse cambios a los Bienes que ya han sido entregados y aceptados por Mercy
Corps, salvo que las partes acuerden lo contrario. En caso que los cambios generen aumento o disminución
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en el precio de, o el tiempo necesario para, se establecerá en una Modificación al Contrato de Compra
firmada por el Representante Autorizado.
5. No exclusividad. El presente contrato no genera ninguna clase de exclusividad de contratación entre
las partes. Éstas podrán suscribir contratos con objeto similar al del presente contrato con otros
proveedores, sin que, en ningún caso, dicha práctica pueda ser considerada como un incumplimiento
del contrato.
6. Inspección, aceptación y rechazo.
a. Los Bienes estarán sujetos a la inspección y puesta a prueba por parte de Mercy Corps (o por un
tercero autorizado por Mercy Corps), en cualquier momento y lugar, incluido el periodo de
manufactura/producción/creación y antes de la aceptación final. Si Mercy Corps realiza
inspecciones o pruebas dentro de las instalaciones del Proveedor, este proveerá sin cargo
adicional, todos los medios y asistencia razonables para la seguridad y conveniencia de los
inspectores de Mercy Corps. Ninguna inspección o prueba hecha antes de la inspección final
eximirán al Proveedor de responder por defectos e incumplimientos de los requisitos dispuestos en
el Presente Contrato, los Anexos I, II y III. Sin importar cualquier inspección anterior o pago
realizado, los Bienes estarán sujetos a una inspección final y aceptación en el Punto de Entrega
después de tres días de la fecha de entrega.
b. La aceptación de los bienes se dará solamente cuando el Representante Autorizado de Mercy
Corps entregue al Proveedor la Nota de Bienes Recibidos (“NBR”), y dicha notificación es firmada
por el representante del Proveedor. La NBR debe incluir: (1) el número de NBR y el número de vale
del paquete; (2) el número de contrato; (3) la descripción de los Bienes; (4) la cantidad entregada;
(5) la fecha y ubicación de la inspección final; (6) la cantidad aceptada; y (7) la cantidad rechazada y
enviada, si hay lugar a ello.
c. Si cualquier entrega, documentación o los Bienes entregados no cumplen con todos los términos y
condiciones del presente Contrato, Mercy Corps puede tomar alguna de las siguientes acciones: (1)
rechazar dichos bienes defectuosos, aceptar los Bienes adecuados que se encuentren conforme y
pagar únicamente los Bienes recibidos a conformidad por Mercy Corps, (2) aceptar los Bienes
defectuosos y reducir su precio de acuerdo con el estado en el que se están recibiendo dichos
Bienes s; (3) rechazar todos los Bienes; y/o (4) terminar el presente Contrato sin obligación alguna
por parte de Mercy Corps.
d. Mercy Corps solamente pagará los bienes efectivamente solicitados y aceptados. Mercy Corps no
pagará, en ningún caso, ninguna cantidad superior a la dispuesta en este Contrato o aceptada.
Aquellos bienes defectuosos que deban ser devueltos al proveedor, se mantendrán en las
instalaciones de Mercy Corps, por cuenta y riesgo del Proveedor, por un tiempo de quince (15) días
calendario mientras espera las instrucciones del proveedor para su devolución. El Proveedor
financiará los costos de los cargos por devolución, de almacenamiento y demás gastos de
cantidades enviadas y Bienes no aceptados.
7. Embalaje. Para el envío y la entrega de los bienes el Proveedor deberá cumplir con los Requisitos de
empaque, embalaje y Envío señalados en el Anexo I. El Proveedor no cobrará a Mercy Corps los costos de
embalaje o aquellos previos al envío tales como empaquetado, cajones, manejo de daños, traslado o
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almacenamiento. El Proveedor marcará todos los contenedores con la información necesaria para su
manejo y envío, es decir: Número de Contrato, fecha de envío y nombres del consignatario y el
consignador. Cada envío irá acompañado por una lista de empaque y cualquier información necesaria para
tránsito nacional o internacional, autorizaciones reglamentarias o identificación de los Bienes.
8. Transporte, envío y entrega. El envío o transporte de los bienes, se hará conforme con los Términos
de Entrega, Fecha de Entrega y el Punto de Entrega establecidos en el Anexo I. Los costos de envío,
entrega, carga o descarga están incluidos en el valor señalado en el Contrato a menos que se especifique
lo contrario.
9. Riesgo de pérdida. El Proveedor es responsable por pérdidas, daños o destrucción de los Bienes en
su totalidad o en parte, que se den antes de la aceptación final de Mercy Corps en el Punto de Entrega.
10. Impuestos, Gastos y Obligaciones.
a. El valor total del contrato incluye todos los gastos, costos e impuestos directos e indirectos
necesarios para la oportuna y satisfactoria entrega de los bienes objeto del contrato por parte del
proveedor, tales como personal, recursos técnicos, equipos, medios magnéticos, papelería, copias,
transporte, administración, seguros, imprevistos, utilidad e impuestos, cargos de envío y entrega,
aranceles, aduanas, tarifas o recargos impuestos por el gobierno, entre otros. Cualquier costo o
gasto adicional que se genere por la suscripción o ejecución del presente contrato será asumido
exclusivamente por el proveedor. Por lo tanto, éste acepta que no habrá lugar a ningún tipo de
reajuste del valor del contrato durante todo el plazo de ejecución, salvo que medie una modificación
por escrito suscrita por las partes.
b. El Proveedor es responsable de todos los gastos incurridos al ejecutar el presente Contrato.
c. El valor del presente Contrato se encuentra exento del pago del impuesto sobre las ventas (IVA), de
acuerdo con lo establecido en el artículo 96 de la Ley 788 de 2002, el Decreto Reglamentario 540
del 24 de febrero de 2004, el concepto No. 089889 del 5 de diciembre de 2005 y el concepto No.
063923 del 7 de abril del 2008. Estas disposiciones se aplicarán en relación con los fondos o
recursos en dinero originados en auxilios o donaciones, destinados a programas de utilidad común
en Colombia, provenientes de entidades o gobiernos de países con los cuales existan acuerdos
intergubernamentales o convenios con el gobierno colombiano
11. Facturación y compra.
a. Mercy Corps no tiene la obligación de realizar pagos al Proveedor con respecto a los Bienes hasta
la aceptación final de conformidad con la Sección 6(b) y con la entrega de la factura que cumpla en
su totalidad con los requisitos especificados en el presente Contrato. Las facturas se pueden enviar
solamente hasta que el Proveedor reciba una NBR. Cada factura debe cumplir con los requisitos
establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario y contener lo siguiente: (1) una copia de la
Nota de Bienes Recibidos - NBR firmada por las Partes; (2) el nombre y dirección de Proveedor; (3)
una descripción de los Bienes entregados, fecha de entrega, cantidad, precio unitario y precio total
a pagar; (4) toda la información necesaria para que Mercy Corps implemente el pago (p. ej. nombre
del representante a quien se dirige el pago, dirección, información de la cuenta bancaria aplicable
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según el método de pago); (5) el Número de Contrato; (6) el número de la nota de embalaje; (7)
soportes de encontrarse a paz y salvo por concepto del pago al Sistema de Seguridad Social
Integral (salud, pensión y riesgos laborales) y demás prestaciones sociales; (8) Punto y fecha de
entrega: y (9) cualquier otra información razonablemente necesaria por Mercy Corps.
b. Mercy Corps efectuará el pago dentro de los ___ (__) días calendario siguientes a la radicación de
la respectiva factura o cuenta de cobro según corresponda, en las oficinas de las sedes Mercy
Corps, según corresponda. Mercy Corps y el proveedor podrán compensar los montos debidos
entre ellos, en los términos establecidos en los artículos 1714 y ss del Código Civil Colombiano.
c. Mercy Corps efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de retención en la fuente
y los demás que procedan contractual y legalmente.
d. El proveedor asume la obligación de presentar las facturas o cuentas de cobro a Mercy Corps, en la
oportunidad pactada en el presente contrato, y declara que por la presentación tardía de las
mismas, Mercy Corps no asumirá responsabilidad alguna por las eventuales consecuencias
adversas que le represente al proveedor la demora en el pago y, por tanto, renuncia de antemano a
cualquier indemnización o prestación derivada de la oportunidad en que Mercy Corps realice el
pago
12. Declaraciones, garantías y acuerdos adicionales. El Proveedor declara, acuerda y garantiza a
Mercy Corps que:
a. El Proveedor tiene todos los derechos, facultades y autoridad para ejecutar las obligaciones
adquiridas en virtud del presente Contrato. Las actividades del Proveedor no atentan con ningún
acuerdo ni obligación entre el Proveedor y un tercero.
b. Los Bienes y la documentación necesaria cumplen con todos los estándares y especificaciones
establecidos en el presente Contrato, los Anexos I, II y III. Los Bienes son legalmente comerciales y
apropiados para el objetivo deseado, cumplen con las normas aplicables y no tienen ningún defecto
en materiales ni mano de obra.
c. El Proveedor transfiere los Bienes libres de cualquier limitación o gravamen, reclamo e interés de
cualquier otra persona, entidad o gobierno. Los Bienes no infringen ninguna patente, derecho de
autor, marca registrada, secreto comercial o cualquier otro derecho de propiedad de un tercero.
d. El Proveedor cumple con todas las leyes, reglamentos y regulaciones en la ejecución de las
obligaciones dispuestas en el presente Contrato.
e. El proveedor no se ha involucrado ni lo hará en transacciones con, ni suministrará recursos o apoyo
a personas u organizaciones relacionadas con el terrorismo, incluidas aquellas personas o
entidades que aparezcan en la lista de Nacionales Especialmente Designados y Personas
Bloqueadas que mantiene el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos
(http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx), o la lista de