1. GENEL BĠLGĠLER 3 SĠTE OTOMASYONU PROGRAMININ ÇALIġTIRILMASI 3 … › files › piramit.pdf · 2020-06-24 · 1 1. GENEL BĠLGĠLER 3 1.1. Amaç 3 2. SĠTE OTOMASYONU PROGRAMININ

1

1. GENEL BĠLGĠLER 3

1.1. Amaç 3

2. SĠTE OTOMASYONU PROGRAMININ ÇALIġTIRILMASI 3

2.1. Yeni Firma OluĢturulması ve Firma ĠĢlemleri 3

3. ANA EKRAN VE MENÜ VE KISA YOLLARIN TANITIMI 5

3.1. Ana Ekran Menüleri 5

3.2. Mesken Kayıt ĠĢlemleri 5

3.2.1. Mesken Menüsü 7

3.2.1.5. Ödeme ĠĢlemleri Menüsü 8

Borç Ekle 8

Ödeme Yap 9

3.3. Banka ĠĢlemleri 10

3.4. Kasa Hareketleri 11

3.5. Sair Gelirler 12

3.6. Sair Giderler 12

3.7. Cari ĠĢlemler 13

3.8. Raporlar 14

4. Üst Menü ve ĠĢlemleri 14

4.1. ĠĢlemler Menüsü 14

4.2. Gelir-Gider Raporu 14

4.3. Ödemeler Menüsü 15

4.3.1. Hızlı Ödeme Yap 15

4.3.2. Toplu Ödeme Yap 16

4.3.3. Sayaç ĠĢlemleri 16

4.3.4. Emanet Hesap 17

4.3.5. Hesap Özeti 17

4.3.6. Toplu Aidat Borçlandırma 17

4.3.7. Toplu Borç Güncelleme 18

4.3.8. Toplu Tahsilat Güncelleme 18

4.3.9. Ġcra ĠĢlemleri 18

4.3.9.1. Toplu Ġcra ĠĢlemleri 18

4.3.9.2. Ġcra Takip ĠĢlemleri 18

4.3.9.3. Toplu Ġcra Raporu 19

4.4. Banka Menüsü 19

4.4.1. Ekstre ĠĢle 19

4.5. Mesken Devir ĠĢlemleri 20

4.5.1. Meskenden Çıkarma 21

4.5.2. Mesken Devir ĠĢlemi 21

4.5.3. Mesken Çıkarmayı Geri Al 21

4.6. Parametreler 22

4.6.1. Site Bilgileri 22

4.6.2. Tanımlar 22

4.6.2.1. Grup Kodu Tanımlama 22

4.6.2.2. Ödeme Türü Tanımları 22

4.6.2.3. Tatil Tanımları 22

4.6.2.4. Hesap Planı Tanımlama 22

4.6.2.5. Özel Kod Tanımlama 23

4.6.2.6. Devir Yap 23

4.6.2.7. Kullanıcı Tanımları 23

4.7. RAPORLAR 24

2

4.8. GENEL RAPORLAR 24

4.9. ADRES ETĠKET RAPORLARI 24

4.10. BORÇ RAPORLARI 24

4.11. ÖDEME RAPORLARI 25

4.12. SAĠR BORÇ ALACAK RAPORLARI 25

4.13. DAĞILIM RAPORLARI 25

4.14. BANKA RAPORLARI 25

4.15. KASA RAPORU 25

4.16. TAAHHÜTLÜ MEKTUP RAPORLARI 26

4.17. ĠHTARNAME RAPORLARI 26

4.18. ORTAK ÇIKARMA-DEVĠR RAPORLARI 26

3

1. Genel Bilgiler

1.1. Amaç

Kullanıma hazır halde teslim edilmiş olan Piramit Site Yönetimi Otomasyonu içindeki bu kılavuz, programla tanışmanızı kolaylaştırmak ve

programı kullanırken takıldığınız noktalarda size yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır.

2. Site Otomasyonu Programının ÇalıĢtırılması

Bilgisayarınızın masaüstünde bulunan Piramit Site Yönetimi simgesini çift tıklayarak programa giriş yapabilirsiniz.

Programı çalıştırdığınız zaman sisteme giriş ekranı karşınıza gelecektir.Bu ekranda kullanıcı adı ve bu kullanıcı adına bağlı olarak şifre giriş

hücreleri vardır. Kullanıcı bu bilgileri doğru girmeden programı çalıştıramaz. Eğer tanımlanmamış bir kullanıcı adı girildiyse, yukarıdaki bilgi

mesaj ekranı gelecektir. Kullanıcı adını ve şifresini doğru olarak girdikten sonra programa giriş yapabilirsiniz. Programın ilk kurulumunda

şifre tanımlanmadığı için herhangi bir kullanıcı adı seçip giriş yapabilirsiniz.

2.1. Yeni Firma OluĢturulması ve Firma ĠĢlemleri

Bu pencerede kullanıcı tarafından tanımlanan sitenin

sırasıyla Adı,Unvanı,Tipi ve Çalışma Yılı verileri

görüntülenir. Yıl seçimi yapıldıktan sonra tamam

butonuna basılırsa sitenin seçilen yıl üzerinden

çalışması sağlanacaktır. Firma seçim yada yeni firma

oluşturma ekranına programın her açılışında

ulaşılabilinecektir

Yeni bir firma oluşturmak istenildiğinde butonuna basılarak Yeni Firma Oluşturma ekranına geçiş yapılır.

4

Yeni firma oluşturma ekranında Genel Bilgiler

sekmesinde firmanın kodu ve unvanının yer

aldığı Genel Bilgiler,Adres bilgileri ve Diğer

Bilgiler girilir.Bu ekranda firma kodu ve unvanı

zorunlu olarak girilmesi gereken

alanlardır.Piramit Otomasyon Programımızda

Site,kooperatif,dernek ve iş merkezi otomasyon

tipleri bulunmaktadır.Genel bilgiler menüsünde

yer alan tipi bölümünde kullanılacak otomasyon

tipi seçilmelidir.

Yeni firma oluşturma ekranında müşavir bilgileri butonuna basıldığında Müşavir ve Vergi dairesi bilgileri görüntülenecektir. Gerekli alanlar

doldurulup Kaydet butonu ile Müşavir bilgileri kayıt edilebilir.

Yeni firma oluşturma ekranında Diğer Bilgiler

butonuna basıldığında Başkan, Kat Malikiler,

Muhasip, Genel Kurul bilgilerine ilişkin veri

girişi yapılır. Ayrıca bu ekranda Yönetim

Kurulu ve Genel Kurul bilgileri girilebilir. Bu

bölümde girilen bilgiler Hazirun vb.

raporlarda kullanılabilecektir.

Yeni firma oluşturma ekranında Ayarlar butonuna basıldığında programda kullanılan bazı parametrik bilgilerin girildiği ekran görüntülenir. Bu

ekranda ortak no başlangıç ve bitiş numaraları verilebilir, gelir ve gider makbuz numarası stil ve başlangıç verilebilir, Ayrıca ödemelerde Kdv

kullan seçeneği ile gelir gider ekranında kdv hesaplaması ile ilgili sütunlar görüntülenebilir. Toplu ödeme işlemleri yaparken faiz

hesaplanılması istenirse ekranda görülen bölümde “Toplu Ödeme Yap’da Listede Faiz Hesapla” kutucuğu işaretlenmelidir. Aidat

tahsilatlarında fazla ödemeler olduğunda bu fazla ödemenin hangi ödeme tipine atılacağını ” Fazla Ödemeleri Aktarılacak Ödeme Tipi”

alanına giriş yapılarak belirlenir.

Çalışma dönemi bittiğinde yada yıl sonu geldiğinde devir yapılmadan önce yeni yılın oluşturulması gerekir. Yeni firma

oluşturma ekranında Yıl Ekle Butona basıldığında Çalışma Yılı Ekleme ekranı gelir.

5

Bu ekranda eklemek istediğimiz çalışma yılı yada başka bir deyimle yeni yıl girişi yapılır.

Yıl girildikten sonra tamam butonuna basılırsa program otomatik olarak çalışma yılı

eklenir. Eklenen her hangi bir yılı silmek istediğimizde aktif yıl kısmında silmek istediğimiz

yıl seçimi yapıldıktan sonra

butonuna basılır. Program yıl silinmesine ilişkin onay penceresi

aaçacaktır bu onaylama işlemi yapıldıktan sonra yıl silme işlemi de gerçekleşmiş olacaktır.

Firma kayıt işlemleri bitirildikten ve firma seçimi yapıldıktan sonra program ana menüsü ekrana gelecektir.

Not: Program içindeki tüm

bölümlerde Enter, Tab, Alt,

Yukarı Ok, Aşağı Ok ve

klavyenizin en üst bölümünde

bulunan F fonksiyon tuşlarıyla

hücreler içinde dolaşabilir yada

fare yardımıyla istediğiniz hücre

üzerine konumlanabilirsiniz.

3. Ana Ekran ve Menü ve Kısa Yolların Tanıtımı

3.1. Ana Ekran Menüleri

Ana ekrandaki seçenekleri yada kullanımı kolaylaştırıcı kısa yol tuşlarını kullanarak yapmak istediğiniz işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Ekranın

sol alt bölümünde programı kullanan kullanıcının kodunu ve açıklamasını görebilirsiniz. Ekranın alt kısmında aktif site adı, aktif yıl yer

almaktadır. Ekranın sağ alt bölümünde ise kullanılan Piramit Site Otomasyonu Programının versiyon bilgisi bulunmaktadır.Piramit Site

Otomasyonu Programı menüsü Ana Ekranın üst ve sol kısımdaki menülerden oluşmaktadır.Bu menülerin açıklamaları şu şekildedir.

3.2. Mesken Kayıt ĠĢlemleri

Bu seçenekte Mesken kartına geçiş yapılarak yeni Kat Maliki ve Mal Sahibi kayıtları ve önceden yapılmış Kat Maliki ve Mal Sahibi

kayıtlarında değişiklik yapılmasını sağlar. Ayrıca aranan kaydın bulunması veya silinmesi, bu ekran aracılığıyla yapılmaktadır. Kat Maliki

Kartına geçiş yapıldığında program yeni kayıt modun da açılacağı için, otomatik olarak Mesken numarası verecektir. Klavye kısa yol butonu

F3 tür.

6

Mesken kayıt ekranı istenirse kiracı ve mal sahibi bilgilerinin tek kartta tutulduğu ekrandır. Üst blokta kiracı bilgileri, alt blokta mal

sahibi bilgileri girişi yapılır. Ayrıca Mesken Tipi alanında kişinin kiracımı, mal sahibimi seçimi yapılır. Kişi eğer hem mal sahibi hemde oturuyor

ise sadece üst blokta giriş yapılması ve Mesken Tipi alanında Mal Sahibi seçilmesi yeterli olacaktır. Aidat takiplerinde kiracının ve mal

sahibinin ödemekle yükümlü olduğu iki türlü ödeme varsa, kiracının ödeme işlemlerinde takip edilebilineceği gibi, ayrı ayrı da işlenebilir.

Kiracının kartında takip edilecek bu iki ödeme için iki farklı ödeme türü açılarak ayırt edilebilir.

Genel bilgiler bloğunda Kat Malikinin kimlik bilgileri girilir. Genel bilgiler bloğunda Kat Malikilerini sınıflandırabileceğimiz Grup Kodu

alanı vardır. Parametrelerden tanımladığımız Grup Kodları burada seçim yapılarak Kat Malikilere atanmaktadır. Böylece grup kod

tanımlamalarına göre borçlandırma yapıla bilineceği gibi liste raporlar da alınabilmektedir. Ev Adresi bloğuna Kat Malikinin ev adresi ve diğer

bilgileri, İş Adres bloğuna ise Kat Malikinin İş adresi ve diğer bilgileri girilmektedir.

Mesken Bilgileri bloğunda Kat Malikinin başvurduğu tarih, kara no su, ada, parsel, konut tipi gibi bilgiler girilmektedir, ayrıca bu

alanda her hangi bir Kat Malikinin Meskenden çıkarılma yada devrine ilişkin yapılmış olan bilgiler de görüntülenecektir. Özel kodlar alanında

yine grup kodunda olduğu gibi Kat Malikileri sınıflayabileceğimiz özellik atadığımız bilgi seçimi yapılır. Özel Kodlar parametreler menüsünden

tanımlanır, Kat Malikilere ilişkin özel kodları buradan girebilirsiniz. Ayrıca bu ekranda Kat Malikine ilişkin özel notlar tutulabileceği gibi Kat

Malikinin kartına ilişkin tarayıcıdan yada panodan fotoğraf aktarma ve görüntüleme işlemi yapılabilmektedir.

Girilen bilgiler üzerinde daha sonra değişiklik yapılmak istendiğinde ekranın üstündeki butonuna basılarak bilgileri üzerinde

değişiklik yapılabilir.

7

3.2.1. Mesken Menüsü

Bu menü deki seçenekleri kullanarak yeni mesken oluşturma, önceden

oluşturulmuş kart bilgilerinde düzeltme yapabilme, kayıt arama ve ortak

kaydını silme işlemleri yapılır. Buradan açılacak her menü için klavye kısa

yolları sağ tarafta gösterilmiştir.

3.2.1.1. Ekle

butonuna basarak, ortak kart işlemleri ekranını yeni bir Kat Maliki yada Mal Sahibi kartı oluşturulması amacıyla, yeni kayıt

düzenine çevirebilirsiniz. Kayıt ekranı açıldığında program otomatik olarak Kat Maliki numarası verecektir.

3.2.1.2. Kaydet

butonuna basarak, yaptığınız bütün işlemleri ve güncellemeleri kayıt edebilirsiniz. Kısa yol tuşu F10 tuşudur.

3.2.1.3. Sil

butonuna basarak ekranda görünen Kat Maliki ve Mal sahibi kartı silme

işlemi yapılır. Silme işleminin geri dönüşü olmadığı için bu butona bastığınızda program

otomatik olarak silme işleminin yapılacağına dair yandaki onay ekranını getirecektir. Bu

ekranda onay vermeniz halinde aktif kayıt tamamen silinecektir. Daha öncesinde kiracı ve

mal sahibini aynı meskende ayrı ayrı takip ederken, kiracının meskeni satın aldığı durumda

ise alt blokta bulunan mal sahibi bilgilerini butonu ile silmeniz

gerekmektedir.

3.2.1.4. Arama

Kat Maliki kartı arama penceresinde, bilgilerini görmek istediğiniz Kat Malikinin mesken no„sunu, adını, soyadını, grubunu

veya baba adı, durumunu yazarak istediğiniz Kat Malikinin bilgisine ulaşabilirsiniz. Ulaşmak istediğiniz Kat Maliki bilgilerine; ortak numarasına

göre ulaşmak istiyorsanız, “ Ortak No “ alanını seçmeniz gerekir. Kat Maliki adına göre ulaşmak istiyorsanız, “.Adı.” alanını seçmeniz gerekir.

Eğer, Kat Malikinin soyadına göre ulaşmak istiyorsanız, “ Soyadı “ alanını seçmeniz gerekir. Seçili alana bağlı olarak, klavye ile aranacak kayıt

bilgilerini giriniz. Girilen bilgiler aşağıda aranacak kayıt bölümünde ve kullanıcının girdiği değerler doğrultusunda arama işlemi yapılır.

Bulunan kayıtlar istenilen doğrultusunda alfabetik yada numaralı şekilde sıralanacaktır. Kısa yol tuşu F3‟dür. Ayrıca bu ekranda mal sahibi

bilgileri sarı renkte ki satırlarda görülmektedir.

8

3.2.1.5. Ödeme ĠĢlemleri Menüsü

Oturan bilgileri ekranında Ödeme İşlemleri butonuna basıldığında Kiracı bilgilerinin, Klavyenizden F6 kısa yoluna

bastığınızda Mal sahibinin ödeme bilgileri ekranı karşınıza gelecektir. Bu ekranda üst blokta kat malikinin borçları, alt blokta ise kat malikinin

ödemeleri görülecektir. Aynı zamanda üst blokta yapılan ödemenin hangi ayın borcunu kapattığına dair kısa ödeme bilgileri

görüntülenecektir.

Borç Ekle

Kart üzerinden borçlandırma yapmak için Borç Ekle butonuna bastığımızda Borç Ekle ekranı karşınıza gelecektir. Bu ekranda görüldüğü gibi

borçlandırmanın başlangıç tarihi, ödeme türü, taksit sayısı, faiz oranı ve ödeme tutarı girildikten sonra borç ekle diyerek borçlandırma

9

işlemini tamamlamış oluruz. Borçlandırma İşlemi bittikten sonra ekran yukarıdaki gibi olacaktır. Ay ay borçların vade tarihleri, hangi ödeme

tipine ait olduğu, açıklamaları, tutarları, faiz oranları görülmektedir. Piramit Site Otomasyonu programımızın en önemli özelliklerinden bir

tanesi Kat Malikinin hangi ayı ödeyip ödemediğini ayrı ayrı görebilmektir. Ödeme işlemi gerçekleşmemişse ekranda da görüldüğü gibi kırmızı

yazıyla ödenmedi yazacaktır. Ödeme işlemi gerçekleştiğinde ise yeşil renkte ödendi olarak karşımıza çıkacaktır.

Yanlış yapılan bir borçlandırmayı borç satırlarının altındaki borç sil butonuna tıklayarak silme işlemi yapabilirsiniz. Yapılan bir borç satırı

üzerinde değişiklik yapılması gerekiyorsa, düzelt butonuna tıklayarak istenilen düzeltmeyi yapabilirsiniz.

Ödeme Yap

Ödeme Yap butonuna basıldığında aşağıdaki ekran karşımıza gelecektir.

Ödeme Yap ekranında ödeme tarihi, ödenecek miktar, makbuz no girilir.

Görüldüğü gibi yapılan ödeme miktarının ne kadarı aidata ne kadarı gecikme cezasına

olduğunu program otomatik olarak hesaplayacaktır. Eğer otomatik dağılımı değiştirmek

istersek, ödeme türlerine göre ne kadar tahsil edebileceğimizi tutar hanesine yazarak

değiştirebiliriz. Ödeme şeklini nakit ,banka, vs. seçebiliriz. Eğer ödeme işlemi bankadan

yapılacaksa banka seçimi yapıldıktan sonra yeni bir pencere ile banka işlemlerinde

tanımlanan bankalar burada liste halinde görüntülenecektir. İlgili bankayı seçip ödeme

yap denildiğinde ödeme işlemi de gerçekleştirilmiş olur. Eğer yapılan ödemeye tahsilât

makbuzu dökülmesi isteniyorsa alttaki Makbuz Kes alanın işaretli olması yeterli olacaktır.

Program otomatik olarak makbuz dökümünü gerçekleştirecektir.

Bu buton ile daha önceden tahsilât edilen bir tutarın Kat Malikine iade yapılması işlemidir. İade edilecek tahsilat satırı

üzerinde bu butona tıklandığında İade Tarihi ve İade Yeri seçimi ekrana gelecektir. İade tarihi girilip iade yerinin kasa yada banka seçimi

yapıldıktan sonra İade Yap butonu tıklandığında bu işlem gerçekleşmiş, ödeme şeklinde iade ibaresi görüntülenmiş olacaktır.

Bu buton ile aidatlarını düzenli ödeme yapmayan kat maliki ve Mal sahibini icraya verme işlemi yapılır.

İcraya verilecek kat malikinin ödeme işlemlerinde

takip butonuna basılarak “Ġcra Takibi BaĢlat”

denilir, çıkan pencere de İcra ye Ver denildiğinde

belirtilen tarihte kişi icraya verilmiş olur. Böylelikle

bu tarihten önce kişinin ödeme planı dondurulmuş

olup gecikme cezası sonraki aidatlarına işlemeye

başlayacaktır. İcraya verilen kişinin icra takibi ve

icra ödemelerini Programın ana ekranında

ödemeler menüsündeki İcra Takip İşlemlerinde

takip edilecektir.

Ödeme Türüne Göre Dağılım butonuna tıklandığında yeni bir pencerede ödeme türlerine göre borç, ödeme

hesaplanan gecikme cezaları ve bakiyeleri görüntülenecektir.

10

Ödeme işlemlerde bakiye bilgilerinin altında görüntülenen

Hesaplama ġeklinde Tümü seçilirse yapılan tüm borçlandırmalara

göre, Bugün seçilirse içinde bulunduğumuz tarihe göre. Aktif

seçilirse yukarıdaki aidat planında hangi satır üzerinde konumlanmış

ise o tarihe göre bakiye bilgileri görüntülenebilecektir.

Ödeme planın üst bloğunda yer alan ödeme türlerine tıklandığında sadece seçimi yapılan ödeme

türüne göre ödeme planı görüntülenecektir. Ayrıca bu bloğun sağ tarafında ki ay seçimi yapıldığında sadece seçimi yapılan aya göre ödeme

planı görüntülenecektir.

3.2.1.6. Detaylı Ortak Ekstresi

Mesken kayıt ekranında F7 klavye kısa yolu ile kiracının, F8 klavye kısa yolu ile Mal sahibinin yada Raporlar menüsünden Detaylı

Kat Maliki Ekstresi ile kiracının, Detaylı Mal Sahibi Ekstresi ile mal sahibinin aidat borç, ödeme ve gecikme cezalarının ekstresini alabilirsiniz.

Mesken kartındaki raporlar menüsünde Kat malikine ilişkin diğer raporları alabilirsiniz.

3.3. Banka ĠĢlemleri

Banka tanımlama, bankaya para yatırma, para çekme ve EFT işlemlerinin gerçekleştirildiği menüdür. Bu ekranda Ekle butonu ile

yeni bir Banka kartı açılır, Sil butonu ile kayıtlı banka bilgisi silinir, Düzenle butonu ile kayıtlı bir banka bilgi üzerinde değişiklik yapılması

sağlanır, Devir Bilgileri butonu ile banka bakiyelerinin takibinin başladığı gün içerisindeki devir rakamı girilir. Ekstrelerde Kullan alanına çek

atıldığında Kat Malikine verilecek ekstrelerde görüntülenmesi istenen banka seçimi yapılır.

11

Banka kartı ekranında Banka işlemleri butonu tıklandığında sol

taraftaki işlem penceresi görüntülenir. Eft işlemlerinde diğer banka

seçimi yapılıp, tutar ve açıklama girildikten sonra işlem yap butonu

tıklandığında eft işlemi gerçekleştirilmiş olur. Eft işlemi ile otomatik

olarak bir bankadan para çekme, diğer bankaya para yatırma işlemi

otomatik olarak yapılmış olacaktır. İlgili bankadan Kasa ya para

çekme işlemi yapılacaksa Bu Bankadan Para Çekme, ilgili bankaya

kasadan para yatırılacaksa Bu Bankaya Para Yatırma seçimi yapılır.

İlgili tutar, tarih ve açıklama girildikten sonra İşlemi yap butonu ile

para çekme yada para yatırma işlemi de gerçekleştirilmiş olur. Bu

işlem sonuncunda programda otomatik olarak Kasa işlemlerinde

para girişi yada para çıkışı da otomatik olarak yapılmış olacaktır.

Banka kartı ekranında Banka Hareketleri butonu

tıklandığında bulunulan ay içerisinde ki bankanın

hareket gördüğü tüm işlemler ve bu işlemler

sonucunda gün gün bakiyeleri görüntülenir.

Bankaya bir nakit girişi olmuş ise Giren sütununda,

nakit çıkışı olmuş ise Çıkan sütununda yer

alacaktır. Geçmiş aylardaki bakiye ise DEVİR satırı

olarak görüntülenmektedir. Eğer daha önceki

tarihlerde banka hareketleri görüntülenmek

isteniyorsa Başlangıç ve Bitiş Tarihleri girildikten

sonra Yenile butonu tıklandığında verilen tarih

arasındaki hareketler görüntülenir. Mevcut bir

işlem üzerinde değişiklik yapılmak isteniyorsa

Değiştir butonu ile gerekli düzenlemeler yapılabilir.

Aidat tahsilatlarında hangi ödeme türüne göre

tahsilat yapıldığı görüntülenmek isteniyorsa

Ayrıntılı Liste alanına çek atılarak her hangi bir

mesken aidat tahsilatının ödeme türüne göre

ayrıntısı varsa ayrıntılı dağılım bilgisi görüntülenir.

Sil butonu ile üzerinde bulunulan satırın silme

işlemi gerçekleştirilir.

3.4. Kasa Hareketleri

12

Kasa Hareketleri ekranı ile nakit olarak yapılan

sair gider-gelir, nakit tahsil edilen aidatlar,

kasadan para çekme işlemleri kısacası kasa ile

ilgili tüm hareketler bu ekranda gün gün

listelenir. Kasaya nakit girişi olmuş ise giren

sütununda, nakit çıkışı olmuş ise çıkan

sütununda yer alacaktır. Bu listenin altında ise

günlük kasanın bakiyesi görüntülenecektir.

Program kullanıma başlandığında kasada bir

bakiye var ise Devir butonuna basılarak devir

tarihi ve devir tutarı girilir. Bundan sonra

yapılan tahsilâtlar ve ödemeler kasa ekranına

otomatik olarak yansıyacaktır. Sonuç itibariyle

bu ekrandan her hangi bir kayıt

yapılmamaktadır. Eğer herhangi bir tarih

aralığındaki kasa hareketleri görüntülenmek

isteniyorsa Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi girilip

Yenile butonuna basıldığında listeye ulaşılır.

Ayrıntılı Liste çek atılarak her hangi bir aidat

tahsilâtının ödeme türüne göre ayrıntısı var ise

ayrıntılı dağılım bilgisi görüntülenecektir. Sil

butonu ile üzerinde bulunulan satırın silme

işlemi gerçekleştirilir.

3.5. Sair Gelirler

Sair Gelir ekranı mesken aidat tahsilâtları haricindeki sitenin gelirlerinin takip edildiği ekrandır. Ekle butonu ile yeni satır eklenir. Evrak no ve

gelirin gerçekleştiği tarih girilir. Hesap Kodu alanındaki üç nokta ya basılarak Parametrelerde Tanımlarda Hesap Planı Tanımları ekrana

gelecektir. Burada ilgili hesap seçimi yapıldıktan sonra açıklaması girilir, tutar girildikten sonra bu gelirin bankaya mı yatırıldığı, kasaya mı

yatırıldığı seçimi yapılır, eğer bu gelir herhangi bir cari firmadan alındıysa buradan cari seçimi yapılabilir. Seçimi yapılan cari kartın alacak

hanesine otomatik olarak aktaracaktır. Kaydet butonu tıklandığında kayıt işlemi gerçekleştirilmiş ilgili banka ve kasa işlemlerine yansıtılmış

olacaktır. Filtre butonu ile tarih ve diğer filtreleri kullanarak sair gelirler arasında istenilen kayıta hızlı bir şekilde ulaşılabilir. Değiştir butonu

kayıt edilmiş bir gelir kaleminde değişiklik yapılmasını sağlar. Excel‟e aktar butonu ile ekranda görülen sair gelir işlemleri Excel‟e otomatik

olarak aktarılacaktır. Makbuz kes butonu ile ilgili gelir işlemine makbuz kesme işlemi yapılabilir. Yazdır butonu ile sair gelir işlemlerinin raporu

alınabilir. Hesap tanımla butonu ile bu ekrandan çıkmadan yeni bir gelir kalemi açmak için Hesap Planı Tanımlama ekranına geçiş yapılabilir.

Kapat butonu ile sair gelir işlemlerinden çıkılır.

3.6. Sair Giderler

13

Sair gider ekranı sitenin giderlerin girildiği ekrandır. Ekle butonu ile yeni satır eklenir. Evrak no ve giderin gerçekleştiği tarih girilir. Hesap

Kodu alanındaki üç nokta ya basılarak Parametrelerde Tanımlarda Hesap Planı Tanımları ekrana gelecektir. Burada ilgili hesap seçimi

yapıldıktan sonra açıklaması girilir, tutar girildikten sonra bu giderin bankadan mı yatırıldığı, kasadan mı ödemesi yapıldığı seçimi yapılır, eğer

bu gider herhangi bir cari firmaya yapıldıysa buradan cari seçimi yapılabilir. Seçimi yapılan cari kartın borç hanesine otomatik olarak

aktaracaktır. Kaydet butonu tıklandığında kayıt işlemi gerçekleştirilmiş ilgili banka ve kasa işlemlerine yansıtılmış olacaktır. Filtre butonu ile

tarih ve diğer filtreleri kullanarak sair giderler arasında istenilen kayıta hızlı bir şekilde ulaşılabilir. Değiştir butonu kayıt edilmiş bir gider

kaleminde değişiklik yapılmasını sağlar. Excel‟e aktar butonu ile ekranda görülen sair gider işlemleri Excel‟e otomatik olarak aktarılacaktır.

Makbuz kes butonu ile ilgili gider işlemine makbuz kesme işlemi yapılabilir. Yazdır butonu ile sair gider işlemlerinin raporu alınabilir. Hesap

tanımla butonu ile bu ekrandan çıkmadan yeni bir gider kalemi açmak için Hesap Planı Tanımlama ekranına geçiş yapılabilir. Kapat butonu

ile sair gider işlemlerinden çıkılır.

3.7. Cari ĠĢlemler

Cari işlemler ekranı site yönetimin çalışmış olduğu gider ve gelire

konu olacak firmalarının tanımlandığı ekrandır. Yeni butonu ile

yeni kayıt ekranı genel bilgiler ve adres bilgileri girildikten sonra

kaydet butonu ile kayıt işlemi gerçekleştirilmiş olur. Değiştir

butonu ile cari kart bilgilerinde değişiklik yapılabilir. Borç alacak

bilgilerinde cari firmanın bakiye takibi görüntülenecektir.

Hareketler butonu ile aşağıda ki cari hareketler ekranın

görüntülenir. Borçlar bloğunda site yönetiminin cari firmaya olan

borçların girişi yapılırken, Ödemeler bloğunda cari firmaya yapılan

ödemeler girilir. Borçlar bloğunda yeni butonuna basılarak satır

eklenir tarih ve açıklama girildikten sonra giderin tutarı, varsa

belge, fatura numarası girilir. Kaydet butonu ile site yönetimi ilgili

cari firmaya borçlanmış olacaktır. Bu işlemin açık hesap

olabileceği düşünülebileceğinden herhangi bir banka ve kasa ile

entegresi yoktur, bu entegre ödeme işlemi yapıldığında

gerçekleştirilir.

14

Ödemeler bloğu fiili olarak bankadan ve kasadan nakit çıkışı olduğunda yapılan işlemdir. Yeni butonu ile ödeme satırı eklenir açıklama ve

ödeme tutarı girildikten sonra varsa belge numarası girilir. Kayıt butonu tıklandığında aktarım işlemi Hayır olarak kayıt işlemi yapılmış

olacaktır. Eğer bu işlemin sair gider entegresi yapılarak kasadan ve bankadan çıkışı gösterilmek istenirse Sair Gidere Aktar butonuna basılır

gelen ekran da ilgili hesap kodu seçimi yapıldıktan sonra ödemenin bankadan mı kasadan mı yapıldığı Ödeme Yeri alanından seçimi yapılır

ve tamam butonuna basılır. Böylelikle bu ödeme hem sair gidere aktarılmış hemde kasa ve banka ile de entegresi yapılmış olur. Ekranda ilgili

satırda aktarım alanı da Evet şekline dönüşmüş olacaktır.

3.8. Raporlar

Bu ekran programda var olan tüm raporlar içerisinde sık kullanılan raporların bu menüde gösterilmesi seçeneğidir. Bu menüye sık kullanılan

bir rapor aktarılmak isteniyorsa Parametrelerdeki Raporlar menüsünde ilgili rapor seçim ekranında Hızlı Menüde Bulunsun alanı

işaretlendiğinde ve programdan çıkıp girildiğinde bu menü altında sadece istenilen raporlar görüntülenebilecektir.

3.9. Site DeğiĢtir

Bu buton yardımı ile programdan çıkmadan site seçim penceresine geçiş yapılarak diğer bir site bilgisine yada mevcut sitenin diğer yıllarına

ulaşılabilir. Çıkış butonu ile programdan çıkış yapılır.

4. Üst Menü ve ĠĢlemleri

4.1. ĠĢlemler Menüsü

İşlemler menüsünde sol tarafta görünen menü başlıkları bulunmaktadır. Mesken Kayıt, Cari

İşlemler, Sair Gelir ve Sair Gider işlemleri daha önceki menülerde anlatılmıştır. Mesken

Genel Listesi tüm kat maliki ve mal sahiplerinin kart bilgilerin liste olarak görüntülendiği

üzerinde değişiklik yapılabilindiği ekrandır. Bu ekranda mesken no alanın sol tarafındaki

kolon seçim butonuna tıklandığında istenilen kolon listeden çıkartılabilir. Excel butonuna

basılarak ekrandaki liste Excel formatına aktarılabilir. Ödeme bilgileri butonu ile üzerinde

konumlandığımız meskenin ödeme planı görüntülenebilir. Web şifre butonu ile tüm kat

maliklerine Borç Sorgulama da kullanabilecekleri kullanıcı adı ve parola otomatik olarak

verilebilir. ( Borç Sorgulama İşlemi Programın Ar-Ne Bilgisayar Web Otomasyonu ile satın

alındığında kullanılabilinecektir. )

4.2. Gelir-Gider Raporu

Gelir-Gider raporu site yönetiminin aylık olarak düzenleyebileceği, ay içerisindeki tüm hareketleri gösteren gerektiğinde denetim raporu

olarak kullanabileceği bilanço niteliğinde rapordur.

15

Bu raporda sol tarafta ay içerisindeki tüm giderler ana hesap bazında görüntülenirken, kasa ve banka bakiyeleri ay sonu itibariyle

görüntülenecektir. Sağ tarafta ise ay içersindeki tüm aidat ve sair gelirler ana hesap bazında görüntülenirken önceki ayın kasa ve banka

bakiyeleri de yer alacaktır. Aidat gelirleri ödeme türüne göre ve kasa banka tahsilâtına göre gruplandırılmış olacaktır. Bu ekranda eğer

bilanço farkı var ise aylık bilanço tutmuyor sayılacak kayıtların kontrol edilmesi gerekecektir. Yukarıdaki tarih alanında başlangıç ve bitiş

tarihleri değiştirildiğinde rapor otomatik olarak verilen tarih aralığında oluşturulacaktır. Yazdır butonu ile bu bilançonun dökümünü

alabilirsiniz.

4.3. Ödemeler Menüsü

4.3.1. Hızlı Ödeme Yap

Hızlı Ödeme Yap ekranı mesken aidat tahsilatlarının

yapıldığı bir diğer ekrandır. Bu ekranın mesken kartında

ki ödeme ekranından farkı içinde bulunulan ayın borcu

ve önceki ödenmemiş aidatların görüntülenmesi ve

günlük olarak makbuz tahsilatı yapılması içindir. Mesken

no alanındaki üç nokta simgesine basılarak yada F3 kısa

yolu ile Kat maliki listesinden ilgili kişi seçimi yapılır

böylelikle seçimi yapılan kişinin sadece ödenmeyen

aidatları ve ay itibariyle borç bakiyeleri görüntülenir.

Burada otomatik olarak makbuz numarası verilecektir.

Ödeme yeri seçimi yapıldıktan sonra sağ tarafta Yapılan

Ödeme alanına tahsilat tutarı girildiğinde program

otomatik olarak ödeme türüne göre dağılım yapacaktır.

Ödeme yap butonu tıklandığında program otomatik olarak makbuz dökümünü verecek, bu döküm ekranı kapatıldığında otomatik olarak kayıt

16

etme işlemi gerçekleşmiş ve mesken kartına ödeme olarak aktarmış olacaktır. Ayrıca yukarıda Ödeme Bilgileri butonuna basıldığında Mesken

Kartındaki ödeme işlemleri ekranı da görüntülenebilecektir. Kapat butonu ile ekrandan çıkış yapılır.

4.3.2. Toplu Ödeme Yap

Toplu ödeme yap ekranı özellikle bankadan aidat tahsilatı yapan site yönetimlerinde çok sayıda ödemeyi daha hızlı bir şekilde girilmesi için

tasarlanmıştır.

Toplu ödeme yap ekranı tıklandığında liste boş olarak gelecektir. İlk olarak listele butonu tıklandığında program otomatik olarak ay sonu

itibariyle tüm kat maliklerinin borç ve gecikme cezalarını hesaplayarak getirecektir. Bu ekranda hangi sütun başlığına tıklanırsa ona göre

sıralama yapılabilinecektir. Ayrıca kullanıcının isteğine göre sütunlar kullanım kolaylığına göre yer değiştirilebilir. Mesken No – Adı veya

Soyadı sütununda herhangi bir alana tıklandığında bu sütuna göre klavyeden büyük harfle yazarak ilgili kat maliki bulunabilir. Daha sonra

hangi ödeme türünün ödemesi yapılacaksa alttaki ödeme tipi alanından seçim yapılır böylelikle programın otomatik dağılım yapmasına izin

vermeden sadece o ödeme türünün ödemesi yapılabilinecektir. Eğer hepsi şeklinde seçim yapılırsa program tutara ve ödeme türü önceliğine

göre kayıt aşamasında otomatik olarak dağılım yolu ile tahsilat uygulayacaktır. Aktif banka seçimi yapılarak ödeme girişleri sırasında her

defasında banka seçimi yapmaya gerek kalmadan tutarı yazdıktan sonra otomatik olarak banka kodunu yazacaktır. Ödeme tarihi aynı tarihli

banka ödemelerini girerken kolaylık sağlayacak yine ödeme sütununda tutar girdiğinizde bu tarih otomatik olarak yazılacaktır. Dilerseniz

Makbuz No alanındaki Otomatik seçeneğini işaretlerseniz her ödeme tutarı girildiğinde makbuz no otomatik artarak verilecektir. Alttaki F6-F7

gibi klavye fonksiyon tuşlarını kullanarak gecikme cezası borcunu farklı şekillerde tahsil edebilirsiniz. Veri girişleri yapıldıktan sonra Ödemeleri

sakla butonuna basıldığında tahsilatlar yapılmış olacak otomatik olarak mesken kartlarına ödeme olarak işlenecektir. Dilerseniz bu ekrandaki

bilgileri Excel ortamına aktarabilirisiniz.

4.3.3. Sayaç ĠĢlemleri

17

Sayaç işlemleri sitenin su, doğalgaz vb.

sayaçlarla takip etikleri aidatlarının sayaç

bilgilerinin girildiği buna göre

borçlandırmalarının yapıldığı ekrandır.

Öncelikle bu ekranda hangi ayın sayaç

bilgileri girilecekse ay alanında seçimi

yapılır, ödeme tipi alanından ilgili ödeme

türü seçilir listele denildiğinde tüm mesken

bilgileri gelecektir. Birim fiyat alanında ki

tutar, parametrelerde ödeme türü

tanımlarında ilgili ödeme türüne girilen

tutar rakamıdır.

İlk Endeks ve Son Endeks girildiğinde program otomatik olarak arasındaki farkı bulacak birim fiyatı ile çarpıp Fiyat sütununa otomatik olarak

yazacaktır. Bir sonraki ayın endeksleri girildiğinde ise önceki ayın endeksleri otomatik olarak getirilecek sadece son endekslerin girilmesi

yeterli olacaktır. Eğer ay içerisinde aynı kişiye sayaç bozulmalarından vs. kaynaklı yeni bir endeks girilmek isteniyorsa kişi üzerinde maus ile

konumlandığımızda Sayaç Satırı Ekle denerek o kişiye ait endeksleri olmayan yeni bir sayaç satırı açılır. İşlemler bitirildiğinde Tahakkuk Yap

butonu tıklanarak mesken kartlarına borçlandırmalar otomatik olarak yapılır. Excel butonu ile sayaç bilgileri Excel formatına aktarılabilir.

4.3.4. Emanet Hesap

Emanet Hesap banka ödemelerinde hangi

meskene ait olduğu bilinmeyen ödemelerin

girildiği ekrandır. Ekle denilerek satır eklenir

ödeme ile ilgili veri girişi yapılır, ödeme yeri

alanından hangi bankaya yatırıldığı seçimi

yapılır. Kaydet butonuna basılarak işlem kayıt

edilir. Böylelikle hem bilinmeyen ödemeler

takip edilmiş olur hemde banka bakiyesi

tutturularak devam edilmiş olur.

Eğer emanet hesap geri iade edilirse iade et butonuna basılarak gelen ekranda ilgili bilgiler girildikten sonra iade et denildiğinde bu hesabın

çıkışı da yapılmış olur. Bilinmeyen ödeme tespit edildiğinde ilgili satır üzerinde Aktar butonuna basılarak Hızlı Ödeme ekranına geçiş yapılır,

ödeyen kişi bulunup ödeme yap denildiğinde, otomatik olarak emanet hesaptan silinmiş ilgili kişinin ödemesine aktarılmış olur.

4.3.5. Hesap Özeti

Hesap özeti ekranı Kal maliki ve mal sahiplerinin ödeme türüne göre borç alacak bilgilerinin hızlı bir şekilde görüntülendiği gerekirse bu

ekrandan ödeme yapılabildiği ekrandır. Bu ekrana geçiş yapıldığında tüm kat maliki listesi görüntülenecek ilgili kişi çift tıklandığında borç

alacak bilgisi görüntülebilecektir.

4.3.6. Toplu Aidat Borçlandırma

Toplu aidat borçlandırma tek bir kayıtla istenilen borçlandırmaların verilen kriterlerle tüm Kat Malikilere aktarılmasını sağlar. Dağılım butonu

ile daha önce Kat Maliki kartında bahsedilen dağılım doğrultusunda daha hızlı veri girişi sağlanıp tek kayıt butonu ile borçlandırma

yapabilmekteyiz. Ödeme Planı oluşturulduktan sonra grup kodu ve özel kod seçimleri yapılmadığı takdirde program ödeme planını tüm

kişilere uygulayacaktır. Eğer mesken kartlarında Grup Kodu yada özel kod belirtilmişse ve Toplu Aidat Borçlandırma ekranında “Grup Kodu”

ve özel kod seçimi yapılırsa Kaydet komutu ile birlikte oluşturduğunuz ödeme planı sadece belirtilen grup kod ve özel kod seçimli meskenlere

18

borçlandırılır. Seçilen grup kodunda yer almayan Kat Malikilere her hangi bir işlem uygulanmaz. Ekran üzerinde toplam kaç Kat Malikine

borçlandırma yapıldığı görülebilir.

4.3.7. Toplu Borç Güncelleme

Toplu borç güncelleme ekranı önceden yapılmış olan bir borçlandırmayı değiştirmek yada yanlış yapılan borçlandırmaları silmek

amacıyla kullanılır. Programın güncelleme yapacağı ya da sileceği ilgili kaydı doğru tespit etmesi için güncellenecek borçlar kısmındaki tarihin

güncellenmesi istenen kayıtla aynı olması gerekmektedir. Eğer program o tarihli ve ödeme türüyle uyuşan bir borçlandırma bulamazsa her

hangi bir işlem yapmayacaktır. Güncellenecek Borçlar kısmındaki alanlar güncelleme yapılmak istenen kaydın bulunması için girilen

değerlerdir, güncellenecek değerler ise yeni istenen verilerin girildiği alandır. Uygun verileri girdikten sonra listele denildiğinde ilgi kayıtlar

getirilmiş olacaktır, yukarıdaki “Uygun kayıtları güncelle” alanına çek atılıp Güncelle butonuna basıldığında düzeltmeler yapacak, işlemi yap

denildiğinde mesken kartlarında değişiklikler yapılacaktır. “Uygun Kayıtları Sil” alanına çek atılıp işlemi yap denildiğinde ise uygun kayıtlar

silinecektir. Bu ekran aracılığı ile tüm kayıtlar işlem göreceği, silinebilineceği, değiştirilebileceğinden yanlış bir işleme maruz kalmamak için bu

ekrana girişte parola sorulacaktır. Bu nedenle bu işlemi yaparken Ar-Ne Bilgisayar Personeli ile beraber işlem yapmak daha yerinde olacaktır.

4.3.8. Toplu Tahsilat Güncelleme

Toplu Borç Güncelleme ekranında bahsettiğimiz uygulama prensibi ile çalışan bu güncelleme ekranı meskenlerden yaptığımız hatalı

tahsilatların kayıtlarını silmek yada üzerinde değişlik yapmak için kullandığımız ekrandır. Bu ekran aracılığı ile tüm kayıtlar işlem göreceği,

silinebilineceği, değiştirilebileceğinden yanlış bir işleme maruz kalmamak için bu ekrana girişte parola sorulacaktır. Bu nedenle bu işlemi

yaparken Ar-Ne Bilgisayar Personeli ile beraber işlem yapmak daha yerinde olacaktır.

4.3.9. Ġcra ĠĢlemleri

İcra işlemleri aidatlarını düzenli ödemeyen kat maliklerinin icraya verme işlemleri, icraya verilenlerin takibi ve raporlar menüsünden

oluşur.

4.3.9.1. Toplu Ġcra ĠĢlemleri

Toplu icra işlemleri ekranına geçiş yapıldığında liste boş olarak gelecektir. Bu ekranın amacı düzenli ödeme yapmayan kat maliklerini tek tek

değil de bazı filtrelere göre toplu olarak icra ya vermek için kullanılır. Öncelikle icraya verilecek tarih girişi yapılır, daha sonra icraya verilecek

kişileri tespit için Listeleme şeklinden ay seçimine göre ya da tutara göre filtreleme yapılır. Ay sayısı ve tutar alanı değiştirilebilecektir.

İstenilen ay ya da tutar hanesi girildikten sonra listele denildiğinde bu filtrelere uygun olan kat malikleri listelenecektir. Bu listede seç

sütununda çek işaretleri kaldırıldığında bu kişiler icraya verilmeyecek sadece işaretli olanlar icraya verilecektir. Bu ekranda İcra Takibi Başlat

butonu tıklandığında seçili kişilerin icraya verme işlemi yapılmış olacak mesken kartlarında güncelleme yapılmış olacaktır. Kapat butonu ile

ekrandan çıkış yapılır.

4.3.9.2. Ġcra Takip ĠĢlemleri

19

İcra takip işlemlerinde ekranda da görüldüğü üzere icraya verilen kişiler, icraya verildiği tarih, icraya verildiği tarihteki anapara borç ve

gecikme cezaları görüntülenir. İcraya verildikten sonra ki tüm işlemler bu ekrandan yapılır. Eğer icraya verildikten sonra dosya masrafı,

avukatlık masrafı vb. diğer borçlandırmalar varsa sol bloktaki borçlar hanesine satır ekleme işlemi ile bu borçlar eklenir. Eklenen bu borçlar

icra satırında Masraf sütununda kişinin borcuna eklenecektir. Kişi icra ödemelerini yaptığında ise yapılan ödemeler hanesinde ödeme tarihi,

açıklaması, tutarı varsa belge numarası ve ödeme yeri girilerek bu ödeme işlemi yapılır. Her ödeme ekle butonuyla ödeme satırı eklenerek

kayıt yapılır. Eğer ödeme tutarı ya da toplamı toplam borcunu karşılıyor ise ekranın orta bloğunda Hesap Kapat butonu görünecektir. Hesap

Kapat butonu icra borcunu kapatmak için kullanılan işlemdir. Bu buton tıklandığında kişinin icra borcu kapanacak ve mesken kartında da

“Hitam (Ödendi)” olarak gözükecektir. Eğer daha sonra hitam olmuş icra bilgileri görüntülenmek istenirse üst blokta Hepsini Göster alanına

çek atıldığında icra dan borçlu olan yada kapatmış olan tüm kat malikleri listelenecektir.

4.3.9.3. Toplu Ġcra Raporu

Toplu icra raporu icraya verilen kişilerin anapara, gecikme cezası borcunu, icra dan kaynaklanan masraf borçlarını, bu borçlarına karşılık

ödemelerini ve icra bakiyelerini gösteren toplu listedir.

4.4. Banka Menüsü

Bu menüdeki Banka İşlemleri, Kasa hareketleri işlemleri daha önceki işlemlerde anlatılmıştır.

4.4.1. Ekstre ĠĢle

Ekstre işle menüsü eğer banka dan Excel formatında ödemeler alınabiliyorsa, bu ödemelerin otomatik olarak programa aktarılması için

tasarlanan ekrandır. Bu ekran açıldığın da ilk olarak dosyadan Excel den liste al denilir ve Dosyadan Yükle butonuna basılarak ilgili Excel

belgesi bulunur ve aşağıdaki ekran görüntülenir.

20

Bu ekranda ödeme tarihinin, tutarın,

açıklamanın ve makbuz numarasının hangi

sütuna karşılık geldiği seçimleri yazılır.

Ödeme satırının hangi satırda başladığı

bilgisini Aktarıma Başlanacak Satır No alanına

girilir. Mal sahibi kendi ismi ile ödeme yapıyor

ise ve bu ödemede kiracı bilgisine işlenmesi

isteniyorsa Mal Sahibinin Ödemesini

Kiracısının Kartına İşle alanına çek atılır. Daha

sonra aktar denildiğinde program tüm

verilerin kontrolünü yaparak kiracı ve mal

sahibi eşleştirmesi yaparak ekranda

gösterecektir.

Bu ekranda banka ödemelerinin mesken kartları ile eşleşen kayıtları mavi, eşleştirilemeyen kayıtlar kırmızı olarak görüntülenir. Eşleşemeyen

kayıtları Emanet sütunundaki kutucuk işaretlenerek emanet hesaba aktarılabilir. Ayrıca eşleşemeyen kayıtlarda Mesken no alanında ki üç

noktaya basılarak gelen mesken listesinden seçim yapılarak manüel eşleştirme yapılabilir. Ayrıca eşleşemeyen kayıtlarda ilgili satır

üzerindeyken Ödeyen Kişi ekle butonuna basılarak gelen ekranda mesken seçimi ve kişi bilgisi girilerek bu meskene atanmış olacak bir

sonraki Excel den ödeme alındığında otomatik olarak bu kişide kontrole konulmuş ve eşleştirme yapılmış olacaktır. Yapılan ödeme tutarının

borçlara dağılım yolu ile ödetme işlemi yapılmak istenirse ödeme tipi alanından herhangi bir seçim yapmaya gerek yoktur, eğer ödemenin

sadece tek bir ödeme türüne tahsilatı yapılması isteniyorsa ödeme tipi alanından ilgili ödeme türü seçilir. Ayrıca yapılan kontrollerle işlem

bitmemiş, ödemeler kayıt edilmemiş ve yarım kalmış ise Listeyi Sakla butonu ile kontrol edilen liste ödeme yapılmadan saklanabilmektedir.

Daha sonra bu ekran tekrar açıldığında listeyi yükle denildiğinde en son kontrol edilen liste tekrar yüklenerek ve kalınan yerden devam

edilebilir olacaktır. İşlem bittikten sonra Ödemeleri Sakla butonuna basarak mesken kartlarına ödeme olarak işlenecektir.

4.5. Mesken Devir ĠĢlemleri

21

Mesken devir işlemleri menüsü kat maliklerinin mesken den çıkma durumlarında yada devirlerinde kullanılan menüdür.

4.5.1. Meskenden Çıkarma

Meskenden çıkmak isteyen Kiracının ya da Mal Sahibinin

işlemlerinin yapıldı menüdür. Bu menüye giriş yapıldığında

mesken listesini içeren ekran karşımıza gelecektir. Burada

meskenden çıkmak isteyen Kat Maliki seçimi yapıldıktan

sonra Meskenden çıkar butonuna basılır, burada çıkış tarihi

yazılarak meskenden çıkar denilirse tüm aidat ve kişi bilgileri

ile aktif olarak mesken kartından çıkartılmış olur. Mesken

kartına gidildiğinde ilgili kişinin bilgisi görünmeyecek ancak

mesken bilgisi tutulacaktır. Daha sonra bu meskene taşınma

işlemi olduğunda bu karta yeni kişinin bilgileri girilebilecektir.

Ayrıca çıkartılan kişi mesken kartında Kiracı-Vekil bilgilerinde

eski kat maliki olarak ta takip edilebilecek, oturduğu süre

içerisindeki borç ve ödemeleri de görüntülenebilecektir.

Eğer Mal sahibi evini satmış ve kiracı oturduğu evi satın almış ise bu durumda mal sahibi meskenden çıkartılır, Oturan bilgiler kısmında

Mesken Tipi alanında Mal sahibi olarak bu kişi seçilebilir. Eğer mal sahibi aidatları ayrı takip ediliyor ise bu kişinin ödeme işlemlerine mal

sahiplerinin ödemekle yükümlü olduğu borçlandırmaları eklemek gerekmektedir.

4.5.2. Mesken Devir ĠĢlemi

Kiracının ya da Mal sahiplerinin borç ve ödemeleri ile başka bir kişiye devir ettiğinde kullanılan menüdür. Mesken devir işlemine tıklandığında

çıkarma işleminde olduğu gibi tüm liste ekrana gelecektir. İlgili kişi bulunup Mesken Devir Et denildiğinde aşağıda ki pencere ekrana

gelecektir.

Bu ekranda devir işlemlerinde yeni bir kart açılacaksa Yeni

Meskene Devir Et, eğer var olan bir kart ekranına devir

yapılacaksa Var olan Meskene Devir etme işlemi kullanılır.

Mesken devir işlemlerinde sadece kart bilgileri

aktarılabilineceği gibi borç ve ödemleri aktarılabilir. Devir alan

kişinin bilgileri girildikten sonra Tamam butonuna basılırsa

Mesken Devir İşlemleri de tamamlanmış olur. Devir eden

kişilerin bilgilerini görüntülemek yada düzeltme yapmak

istenirse Mesken devir işlemleri menüsünde Kayıtlarda

düzeltme menüsü nü kullanarak devir edilen mesken

bilgilerine ulaşılabilir.

4.5.3. Mesken Çıkarmayı Geri Al

Bu menü yanlışlıkla meskenden çıkarılan Kiracı ve Mal sahibi bilgilerini tekrar aktif mesken bilgilerine almak için kullanılan

menüdür. Bu menüye tıklandığında Meskenden çıkartılan ya da devri yapılan kişilerin listesi gelecektir. Geri alınması istenen kat maliki

bulunduktan sonra Geri Al butonuna basıldığında program onay sorusundan sonra ilgili kişiyi tekrar aktif mesken bilgilerine kiracı ya da mal

22

sahibi durumuna göre taşıyacaktır.

4.6. Parametreler

Parametreler bölümü programın yükleme işleminden sonra öncelikli olarak kullanılması gereken bölümdür. Bu bölüm

programımızın ileride kullanacağı sabitleri tanımlayacağımız menüdür. Bu sabitler, site bilgileri başta olmak üzere, grup kodları, özel kodlar,

ödeme türleri, hesap kodları, faiz ayarları, icra tanımları, kullanıcı tanımları gibi birçok değişkenden oluşmaktadır. Bu tanımlamalar dışında

ayrıca yıl sonu devir işlemi, rapor tasarımı ekranlarına ulaşabilir, mesken güncelleme işlemine de bu menüden erişip değişiklik yapabiliriz.

4.6.1. Site Bilgileri

Site bilgileri menüsü programı kapatmadan site yönetim bilgi penceresini görüntülemek ve üzerinde güncelleme yapmak amacıyla

kullandığımız menüdür.Bu ekranla yapılabilecek işlemleri firma bilgi girişi sayfamızda yer vermiştik.

4.6.2. Tanımlar

Mesken kayıt işlemlerinde, borç ve ödeme işlemlerinde, sair gelir-gider işlemlerinde, icra işlemlerinde kullanacağımız kodların

tanımlandığı menüdür. Ayrıca kullanıcı tanımlarına ve yeni alan tanımlarına bu menüden erişilir.

4.6.2.1. Grup Kodu Tanımlama

Bu ekran kaydını yaptığımız Kat Maliklerini sınıflamak ve gruplamak amacıyla kod tanımlaması yaptığımız ekrandır. Ekle butonuyla

istenildiği kadar grup tanımlaması yapılabilir, sil butonuyla var olan gruplar silinebilmektedir. Yaptığımız bu grup tanımları Kat Maliki

kartlarında Genel bilgiler bloğunda seçim yapılarak Kat Maliklere atanmaktadır.

4.6.2.2. Ödeme Türü Tanımları

Ödeme Türü Tanımları ekranı solda görüldüğü şekilde Kat Maliklerine ait

ödeme türlerini tanımladığımız ekrandır. İstenilen sayıda ödeme türü

tanımlaya bilinir. Ekle butonu ile yeni satır ekleyip kod, açıklama, kasa ve

banka tahsilatların da öncelik sırası, girildikten sonra kaydet butonu ile

kaydedilir. Elektrik, su gibi ödemelerini birim tutarını ise tutar alanına

yazılmaktadır. Elektrik, su borçlandırması yaparken program otomatik

olarak birim tutarını buradan almaktadır. Yine bu ekran da hesaplanacak

faiz uygulamalarından olan günlük, aylık, bakiyeli gecikme cezası

hesaplaması da bu ekrandan seçilmektedir. Gecikme cezası

hesaplamasında eğer vade tarihinin üzerine eklenecek opsiyon gün var ise

ödeme türüne göre bu ekranda yazılır. Yine gecikme cezası

hesaplamasında eğer belli bir tutarın altına gecikme cezası uygulamamak

isteniyorsa Alt Limit alanına bu tutar girilir.

4.6.2.3. Tatil Tanımları

Site Yönetiminin hazırlanan ödeme planları süresince, istenilen tatil günlerinin tanımlandığı bölümdür. Resmi Tatil günlerine

rastlayan borçların vade sonu tarihleri sonraki ilk iş gününe kadar olan sürede gecikme cezasının uygulanmaması için tanımlanan tatil

günleridir. Bu menü de Cumartesi – Pazar günleri hariç tanımlama yapılır, çünkü sitem bu günleri otomatik olarak tanımlamakta ve gecikme

cezası uygulamamaktadır. Ekle butonuyla tatil günü tanımlaması yapılır ve kaydet denilir.

4.6.2.4. Hesap Planı Tanımlama

23

Sair Gelir-Gider işlemlerinde kullanacağımız gelir-gider kalemlerini

tanımladığımız ekrandır. Öncelikle ana hesap ve tali hesaplarda

kullanılacak maske girilir. Daha sonra yeni bir gelir-gider kalemi

tanımlama için Hesap Ekle butonu kullanılır. Bu butona basılarak

yeni bir pencere açılır. Bu gelen pencerede hesap kodu ve

açıklaması girilir. İlgili hesap adı ve açıklamaları seçildikten sonra

kayıt butonu ile kayıt edilir, çıkış butonu ile çıkış yapılır. Mevcut bir

hesap değiştirilmek isteniyorsa ilgili satır üzerinde hesap değiştir

butonuna basılır. Gelen pencerede yeni hesap numarası ve

açıklaması girilir eğer değiştirilmek istenen hesap gelir ve gider

işlemlerinde kullanılmışsa “Değişiklikleri Sair Gider/ Gelirlere Uygula”

seçeneği işaretlenir. Böylelikle program gelir ve giderde kullanılan

hesap tanımlamasını da otomatik değiştirmiş olacaktır.

Kullanılmayan hesap “Hesap Sil” butonu ile bu tanımlardan silinir.

4.6.2.5. Özel Kod Tanımlama

Kat Maliklerini ortak özelliklerine göre gruplandırmak amacı ile tanımlama yaptığımız menüdür. Burada 4 ayrı özel kod

tanımlayabilirsiniz. Mesken kayıtları gerçekleştirirken özel kodları seçtiğiniz takdirde; kat maliklerini özel kodlarına göre raporlayıp istenilen

dökümler alabilirsiniz. Örn. MESLEK, ÇALIŞAN, İL DIŞINDA olan, EVLİ olan kat maliklerinizin listesini alabilirsiniz. Özel kodlarda istediğiniz

kodlamayı yapıp, çeşitlendirirseniz istediğiniz içerikte rapor alabilirsiniz.

4.6.2.6. Devir Yap

İçinde bulunduğumuz bilgilerin yeni yıla toplam borç ve

alacaklarının ya da farklarının aktarılmasıdır. Eğer önceki yılda borç

ve ödemelerin toplam olarak devredilmesi isteniyorsa Normal Devir,

Kişinin borç ve alacağı farkından oluşan bakiyenin devredilmes,

isteniyorsa Farkların Devri seçilir. Devrin yapılacağı yıl bilgisi

girildikten sonra devir tarihi ve gecikme cezasının hesapla tarihi

girilir. Ekranın en altında ilerleme çubuğunda aktarma işleminin %

lik kısmı gösterilmektedir. %100 olduğu zaman karşımıza devir

işleminin tamamlandığına dair bilgi penceresi gelecektir. Bu işlemin

ardından içerisinde bulunduğunuz yılın bilgileri hesaplama tarihine

göre yeni yıla aktarılmış olur.

4.6.2.7. Kullanıcı Tanımları

Programa yetkisiz kişilerin erişimini engellemek amacı ile istediğiniz sayıda kullanıcı tanımlayıp şifrelendirebilirsiniz. Ekle butonu ile

yeni satır açıp adı, soyadı ve kullanıcı adı şifresi girilerek yeni kullanıcı ekleme işlemi tamamlanmış olur. Sil butonu ile önceden oluşturulan

bir kullanıcı silinebilir, Şifre alanına yeni şifre girilip kayıt butonuna basılırsa değişiklikler kayıt edilmiş olunur. Eğer eklemiş olduğumuz

kullanıcıya yetki tanımlaması yapılmak istenirse ilgili kullanıcı üzerinde Yetkiler butonuna basılır ve yetki tanımlama penceresi açılır. Bu

ekrandaki seçenekleri kullanarak programın her ekranında görüntüleyebilme, kayıt ve değişiklik yapabilme ve silme yetkileri verilebilir ya da

bu yetkileri kaldırılabilir.

24

4.7. Raporlar

Piramit site Yönetim Otomasyonu Programı için

alınabilecek tüm dökümler Raporlar ana başlığı altındadır.

Her ana başlığın altında ilgili başlığın ayrıntılı rapor

başlıkları vardır. Her hangi bir rapor adı tıklandığında o

raporun filtre ekranı gelecektir bu ekranlarda başlangıç ve

bitiş değerlerine veri girildiği zaman rapor o kriterler

doğrultusunda oluşturulur. Ayrıca Adres Etiket Listeleri,

Mektup ve Kiracı bilgilerine dair dökümlerde bu menüden

alınır.

4.8. Genel Raporlar

Ortak Listesi, Meskenlerinın Sıra No, Ortak No, İsim ve Grup Kodlarının yer aldığı listedir.

Ortak G.Durum Listesi, Sıra No, Ortak No, Adı-Soyadı, Borcu-Ödenen, Kalan, Gecikme Cezası tutarını içeren liste

Ortak ile ilgili her türlü bilgiyi sütun olarak ekleyip çıkarabileceğiniz, kendi listenizi oluşturabildiğiniz liste

Hazirun listesi

Kura sonuçlarının dökümünü alabileceğiniz liste

Tahakkuk işlemini gerçekleştirip, tüm Kat Malikilerin borç alacak durumunu görüntüleyeceğiniz liste

Ödeme Türlerine göre Çarşaf liste dökümü alabilirsiniz.

4.9. Adres Etiket Raporları

Meskenlerin Fihrist Listesi Kat Maliklerin Mesken numarasını, adını, soyadını, mesleğini, ev adres ve iş adres bilgilerini, telefonlarını gösteren listedir.

Mesken Yazışma Adresi Listesinde Meskenlerin kartında yazışma adresi olarak belirtilen ev yada iş adreslerinin dökümü alınır.

Mesken Telefon Listesi Meskenlerin daire numarası, adı-soyadı, ev telefonu, iş telefonu ve cep telefonlarının dökümünün alınabildiği listedir.

Etiket Dökümü 2 ve 3 lü ise Meskenlerin mektup etiketi olarak kullanılması için etiket kağıdı standartlarına uygun olarak döküm alınabileceği rapordur.

Zarf Dökümü Kat Malikleri adına zarf düzenlemek amacı ile kullanılır. Zarf üzerine Kat Malikinin adı, soyadı adresi, ili ilçesi yer almaktadır. Her bir Kat Maliki için ayrı zarf düzenlenir.

4.10. Borç Raporları

25

Borç Listesi Kat Malikilere yapılan borç tahakkuklarının listelendiği rapordur.

Borç Takvimi Kat Malikilerin her ay ne kadar borçlandırıldığını gösterir rapordur.

Kümülatif Borç Listesi Ödeme türlerine göre toplam borçlandırmaları gösterir

Faiz Borç Listesi ortaklara işletilen faizleri liste halinde gösterir rapordur

Faiz Borç Takvimi aylar itibari ile ortaklara işletilen faiz rakamlarını gösterir.

4.11. Ödeme Raporları

Ödeme Listesi, ortak no, ortak adı-soyadı, ödeme tarihi, valör tarihi, tutar, ödeme türü, banka ve makbuz no içeren Meskenlerin ödeme raporudur.

Meskenlerin Toplam Ödeme Listesi toplam yaptıkları ödemeyi raporlayan listedir. Listede ortak, ortak adı-soyadı, grup kodu ve toplam ödeme değerleri yer alır.

Meskenlerin Ödeme Türüne Göre listede her ortağın ayrı ayrı ödeme türlerine göre ödemeleri gösterir

4.12. Sair Borç Alacak Raporları

Sair Borç-Alacak Raporu istenilen tarih aralığında, istenilen hesap kodundaki ve belirtilen tutardaki borç, alacak yada borç ve alacakların alındığı rapordur.

Detaylı Sair Borç-Alacak Raporu alınabilir.

4.13. Dağılım Raporları

Meskenlerin Dağılım Listesi, Meskenlerin adı-soyadı, borç, alacak ve bakiye durumlarını ödeme türüne göre listeleyen rapordur.

Ödeme Türüne Göre Dağılım Listesinde ise sadece istenilen ödeme türünün toplam borç, alacak ve bakiyesi raporlanır.

4.14. Banka Raporları

Bankaların Listesi, banka no su, adı, borç, alacak ve bakiyeye göre filtreleme yaparak bankaların no, banka adı, şube, hesap no, müdür adı, telefon ve faksını içeren banka raporudur.

Detaylı Banka Listesi, yine filtreleme yaparak alabileceğimiz bu rapor banka no, banka adı, banka şubesi, hesaptaki borç, alacak ve bakiyeyi gösteren rapordur.

Bankalar Hareket Listesi banka no, adı, şubesi, tarih, borç, alacak ve bakiyesine göre filtreleyip banka yada bankalara yatırılan para ve çekilen paranın raporunun alınabildiği listedir.

Banka Ekstresi banka üzerinden yapılan her işlemin borç alacak ve bakiye şeklinde düzenlendiği rapordur.

4.15. Kasa Raporu

26

Kasa Raporu istenilen tarih aralığındaki veya günlük,

ortak ödemelerini, istendiği takdirde banka

havalelerini ve sair borç alacaklarını

raporlayabileceğiniz rapordur. Bu raporda fiş no,

kasaya giren-çıkan tutar yer almaktadır. Ayrıca rapor

sonunda ortaklardan toplam tahsilatlar, bankadan

çekilen yada yatırılan toplam tutarlar ve sair borç-

alacak toplamları yer almaktadır.

4.16. Taahhütlü Mektup Raporları

Mektup Gönderilen Meskenlerin ortak no, adres, ilçe,

il ve mektup numaralarını içeren rapordur.

4.17. Ġhtarname Raporları

İhtarname alanlar listesi, aidatlarını geciktiren Kat Malikilere bilgi vermek ve ihtarname çekmek amacıyla alınan dökümdür.Alınan bu ihtarname dökümünde Kat Malikinin toplam borç, toplam ödenen, gecikme cezası ve kalan bakiyesi görüntülenir.

İhtar İkaz Yazısı, belli bir borç tutarına göre orak ad-soyad, grup kodu, özel kodlar, il ve ilçeye göre filtreleyerek, filtre koşullarına uyan ortaklara ihtar ikaz yazısı dökümü almak amacı ile kullanılır.

İhtar Yazısı(1) Kat Malikilerin toplam borç ve gecikme cezalarının bilgisini veren 10 günlük ihtar ikaz dökümüdür.Diğer ihtarnameden yazı ve şekil bakımından farklı olup istenilen ve uygun bulunan ihtarname dökümü alınabilir

İhtar Yazısı(2) Kat Malikilerin toplam borç ve gecikme cezalarının bilgisini veren 20 günlük ihtar ikaz dökümüdür.Diğer ihtarnameden yazı ve şekil bakımından farklı olup istenilen ve uygun bulunan ihtarname dökümü alınabilir.

4.18. Ortak Çıkarma-Devir Raporları

Ortaklıktan Çıkarılanlar Listesini ortak no, ad-soyad, ev il, iş il özel kodlara göre filtreleyip ortak no, adı-soyadı ve grup kodunu içeren liste alabilirsiniz.

Devir Edenler Listesi hisselerini devretmiş Kat Malikilerin listesini yine filtreleme yaparak ortak no, adı-soyadı, grup kodu ve devir bilgilerini içeren listedir.

Sayaç Raporları

Sayaç Raporlarında yer alan Borç Listesi ile ödeme türlerinde tanımlanmış olan elektrik, su gibi sayaç değerleri içeren ödeme türünde istediğiniz filtrelemeyi yaparak Meskenlerin borç listesini raporlayabilir yazıcıdan dökümünü alabilirsiniz.

Sayaç Okuma Listesi ile yine istediğiniz filtrelemeyi yaparak sayaç okuma esnasında ki son indeks değerlerini not edeceğiniz listenin dökümünü alabilirsiniz.