-
1. YÖNETİMİN İŞLEVLERİ (FONKSİYONLARI)
Yönetim süreci yaklaşımında belirtildiği üzere;örgütlerde yer
alan faaliyetlerin ilk ayrımını HenryFayol yapmıştır. Yönetim
işlevleri tüm yönetseleylemler açısından temel oluşturmaktadır.
Fayol yönetim işlevlerini; plânlama, örgütleme,kaynakları bir
araya getirme, yön verme, kontrolşeklinde gruplandırmıştır. Çağdaş
yönetimkuramcıları Fayol’ün gruplamasında birtakımdeğişiklikler
yaparak, şu şekilde ele almışlardır:Plânlama, organize etme
(örgütleme), yürütme,koordinasyon (eşgüdümleme), kontrol. Bu
bölümdeyönetim işlevleri incelenecektir:
1
-
1.1 Planlama İşlevi
Plân, plânlama süreci içinde amaçlara varmak içinne yapılması
gerektiğini belirten araçtır. Plânlama,önceden ne yapılacağına,
nasıl yapılacağına, neden,ne zaman ve nerede yapılacağına ve
bunları kiminyapacağına karar vermektir. Şu halde plânlama
birsüreci, plân ise bir sonucu ifade eder.
Plânlama işlevinde bilgi toplama, analiz yapma,varsayımların
kurulması, tahmin ve öngörülerinyapılması, seçeneklerin
belirlenmesi, karar verme,vb. konular ön plâna çıkmaktadır.
2
-
1.1 Planlama İşlevi
Plânlamanın Özellikleri: Plânlama aşağıdakiözelliklere sahip
olmalıdır:
• Plânlama kaynakların verimli bir biçimde kullanılmasını
sağlar.
• Plânlama bir seçim ve karar sürecidir.• Plânlama geleceğe
dönük bir süreçtir.• Plân esnek ve dinamiktir.
Plânlama, yöneticiler arasında düzenli birhaberleşme ve
koordinasyon sağlar; en iyi kararlarıalmaya ve uygulamaya yöneltir;
yetki devrinikolaylaştırır.
3
-
1.1.1 Planlama Süreci Plânlama süreci dört aşamadan
oluşmaktadır:• Misyon açıklamaları ve vizyon: Misyon, örgütün
yaptığı işin tanımını ve örgütü aynı işi yapandiğer örgütlerden
ayıran özellikleri kapsar.Örgütün yaptığı iş tanımlanırken;
üretilen mal vehizmetler, kullanılan teknoloji ve süreçler,
arzedilen pazar tanımlanır. Örgütü diğerörgütlerden ayırırken ise;
örgütün iş felsefesi, işeyaklaşım biçimi, iş değerleri, müşteriye
yaklaşımve vermek istediği imaj belirtilir.
4
-
1.1.1 Planlama Süreci
Mevcut gerçekler ile gelecekte beklenen koşullarıbirleştirerek,
örgüt için arzu edilen bir gelecek imajıyaratmak şeklinde
tanımlanan vizyon; bir başkatanımlamaya göre örgü-tün gelecekte
hayal ettiğidurum olarak ifade edilmektedir. Vizyon; çalışanlarıbir
arada tutan ve motive eden, paylaşılmasıgereken, heyecan verici,
doğru ya da yanlış olarakdeğerlendirilmeyen, özgün bir özellik arz
eder.
5
-
1.1.1 Planlama Süreci
• Amaç ve hedeflerin belirlenmesi: Amaç, belli birsürede örgütün
ulaşmak istediği sonucu ifadeeder. Ulaşılmak istenen sonuçları net
olarakbelirtse de bunlara nasıl ulaşıla-bileceği ayrıntılıolarak
açıklanamaz. Hedef ise ölçülebilir, zamanboyutuna sahip olan,
gerçekçi ve aksiyona işareteden bir kavramdır. Amaçlar bir örgütün
tümkaynaklarının kullanım biçimini belirlediği için,amaçların
tespit edilmesinde aşağıdaki hususlaradikkat edilmesi gerekir:
6
-
1.1.1 Planlama Süreci
• Amaçlar açık ve kesin olmalıdır.• Amaçlar belirlenirken
astların da katılımı
sağlanmalıdır.• Sorun ve engellere önceden önlem alabilmek
için
gelişmeler sık sık gözden geçirilmelidir.• Amaçlar gerçekçi ama
iddialı olmalıdır.• Örgütün her düzeyinde belirlenen amaçlar
arasında, genel amacı elde etmek için eşgüdümbulunmalıdır.
• Amaçlar değişen koşullara uyum sağlayabilmekiçin esnek
olmalıdır.
7
-
1.1.1 Planlama Süreci
• Amaçlar ölçülebilir olmalıdır.• Amaçlara ulaştıracak
alternatif yolların
belirlenmesi: Bu aşamada gelecekte ulaşılmasıkararlaştırılmış
durum veya sonuca nasıl ve neyaparak ulaşılabileceğinin yolları
belirlenir.
• Alternatifler arasından seçim yapma: Alternatifyollardan biri
seçilir.
8
-
1.2 Organize Etme (Örgütleme) İşleviPlânlama faaliyetlerinin
sonucunda organize etmesüreci; amaçlara uygun olarak
işleringruplandırılması, bölüm ve departmanlarınkurulması, yetki ve
sorumlulukların belirlenerekverimli çalışmaya uygun bir yapının
oluşturulmasıolarak tanımlanabilir.
Organize etme, iş ilişkilerinin yapılandırılması veörgüt
üyelerinin örgüt amaçlarının başarılması içinbirlikte çalışmasını
sağlayan bir fonksiyon olarak daifade edilebilir.
9
-
1.2 Organize Etme (Örgütleme) İşlevi
Fayol tarafından belirlenen klasik organizasyonilkeleri şu
şekilde belirtilebilir:
TABLO 1-1 : Fayol’un ilkelerinin Sınıflandırılması
10
-
1.2 Organize Etme (Örgütleme) İşlevi
• İşbölümü ilkesi: İş bölümü aynı emekle daha fazlamiktarda ve
daha kaliteli mal ve hizmetüretimini sağlar.
• Yetki ve Sorumluluk: Sorumluluk yüklenilenastlara yetki
göçerilmesi gerektiğini ifade eder.
• Yönetim Birliği: Aynı amaca hizmet edenfaaliyetlerin bir plân
ve program çerçevesinde biryönetici tarafından yürütülmesini ifade
eder.
• Hiyerarşi ilkesi: En üst kademeden an altkademeye kadar uzanan
kumanda zincirini ifadeeder.
11
-
1.2 Organize Etme (Örgütleme) İşlevi
• Merkezcil Yönetim ilkesi: Yetkinin merkezdebulunması
gerektiğini ifade eder.
• Kumanda Birliği Etkisi: Her astın bir üste bağlıolması, bir
üstten emir almasını ve bir üste hesapvermekle ilgili yükümlülüğünü
ifade eder.
• Disiplin: İtaat, çalışkanlık, işe devamlılık,davranışlarda
düzen ve örgütle örgüt mensuplararasındaki anlaşma hükümlerine
saygı gibihususların ortaya çıkış biçimi olarak
ifadeedilmiştir.
12
-
1.2 Organize Etme (Örgütleme) İşlevi
• Genel Çıkarların Kişisel Çıkarlara Üstünlüğü:Örgüt
çıkarlarının kişisel çıkarların üzerindetutulması gerektiğini ifade
eder.
• Çalışan Kişilerin Ödüllendirilmesi ve Ücretleri:Çalışanların
emekleri karşılığı ödenen ücretin adilolmasını ifade eder.
• Hakkaniyet ilkesi: Astların sadakatlerinisağlamak için onlara
iyilikle ve eşit bir biçimdedavranmak gerektiğini ifade eder.
• Düzen ilkesi: Düzenin, her şeyin yerinin iyiseçilmiş olmasına
bağlı olduğu ifadeedilmiştir.
13
-
1.2 Organize Etme (Örgütleme) İşlevi• Personelde Devamlılık ve
Denge ilkesi: Personelin
örgüte devamlılığını sağlanması gerektiğini ifadeeder.
• İnisiyatif: Plân yapma ve uygulama yeteneği olupbütün
personelde geliştirilmesi gereken bir nitelikve yetenektir.
• Personelde işbirliği ruhu ilkesi: Çalışanlarınkuruluşun amacı
etrafında birleşmesi olarak ifadeedilebilir.
14
-
1.2.1 Organizasyon YapılarıÖrgüt yapılarının ve yönetim
uygulamalarının dışçevre koşullarından nasıl etkilendiği
konusundayapılan araştırmalar; örgüt yapılarını mekanik veorganik
olmak üzere iki grup altında toplamışlardır.Mekanik örgüt
yapılarının özellikleri şu şekildebelirtilebilir:
• Görevlerde ihtisaslaşmaya önem verilmiştir.• Her bir
fonksiyonel role ilişkin teknik yöntemleri
anlatan, yetki ve sorumlulukları belirleyentanımlar
mevcuttur.
• Her bir fonksiyonel role ilişkin hak veyükümlülükler ile
teknik metotlar dikkatlicetanımlanmıştır.
15
-
1.2.1 Organizasyon Yapıları
• Otorite, kontrol ve haberleşme hiyerarşik bir yapıarz
eder.
• Örgüt üyeleri ve üst-ast arasında iletişim veetkileşim dikey
yöndedir.
• Faaliyetler ve iş davranışları; üstlerin talimatlarıve onların
kararlarıyla yönetilir.
• Yerel bilgi (teknik bilgi), deneyim ve ustalıklar,genel
kültür, çevresel ilişki ve deneyimlerdendaha önemlidir ve
çalışanlara daha çok prestijsağlamaktadır.
• Örgüte üyelik koşulu olarak sorunlara sahipçıkma ve üstlere
bağımlılık önem kazanmıştır.
16
-
1.2.1 Organizasyon Yapıları
• Yönetici, uzmanlaşarak birbirinden ayrı gibigözüken ihtisas ve
görev yerlerinin bağlantısı vekoordinasyonunu sağlar.
• Örgüt hedefleri hakkında bilgiye üst kademeyönetimi
sahiptir.
• Yönetim karmaşık bir hiyerarşi olarak algılanır.Yönetim
merkeziyetçi bir nitelik gösterir.
17
-
1.2.1 Organizasyon Yapıları
Organik örgüt yapılarının özellikleri şu şekildebelirtilebilir:•
Bireylerin özel bilgi ve deneyimlerinin yaptıkları
işe katkı sağlayacağı kabul edilir.• Kişilerarası iletişim ile
bireysel işlerde sürekli
düzenlemeler yaparak işler sıklıkla yenidentanımlanır.
• Dikey iletişimden çok yatay iletişime önem verilir.Farklı
düzeylerdeki çalışanlar birbirleriyle iletişimkurabilirler. Bu
nedenle kişilerarası ilişkiler emirkomutadan çok danışma
niteliğindedir.
18
-
1.2.1 Organizasyon Yapıları
• İletişimin kapsamını emir verme, raporvermeden ziyade bilgi
alışverişinde bulunmaoluşturur.
• Çalışanların ticari, teknik ve endüstriyelkonularda sahip
oldukları bilgi ve uzmanlıklarınada önem verilmektedir.
• Çalışanlar işlerini belirlenmiş kurallarçerçevesinde değil,
tüm örgüt gerçeği vehedeflerinin göz önünde tutulması bilinci
ileyaparlar.
• Üst kademe yöneticiler her konuda en doğruolanı bilen ve bütün
kararları almada tam yetkilikişiler olarak görülmezler.
19
-
1.2.2 Biçimselleşme Biçimselleşme, bir örgütte neyin ne zaman,
neredeve kim tarafından yapılacağının öncedenbelirlenmesi ve
bunlara uyulmasının zorunlu halegetirilmesi olarak
tanımlanabilir.Biçimselleşmenin başlıca amaçları, şu şekilde
ifadeedilebilir:• Kontrolü kolaylaştırmak,• Çalışan davranışlarını
belli bir kalıp içine sokmak,• Örgütte düzeni sağlamak,• Sonuçları
önceden tahmin edebilmek,• Çalışanların ve de tüketicilerin eşit
davranış
görmelerini sağlamak• Koordinasyonu kolaylaştırmaktır.
20
Şekil 1-6: Biçimselleşmenin Amaçları
-
1.2.2 Biçimselleşme
Biçimsel örgüt, işletmenin resmi yapısını ifadeetmektedir. Bu
tür örgütlerde hiyerarşik bir yapımevcuttur. Biçimsel olmayan
örgütlerde ise;hiyerarşik temellere dayanmayan ilişkiler
esastır.Bireylerin birbirleriyle olan ilişkisi biçimselolmayan
tarzdadır.
21
-
1.2.3 Yetki Devri Örgütleme, örgütsel birimlerin belirlenmesi,
fizikselelemanların temini ve bölümlere
çalışanlarıngörevlendirilmesi ile son bulmamaktadır.Çalışanların
etkili ve verimli şekilde görevleriniyerine getirebilmeleri için
örgütsel bölümler yatayve dikey şekilde yetki bağlarıyla
bağlanmalıdır.
Yetki, çeşitli kademelerde belirlenen amaçlarıngerçekleşmesi
için belirli görevleri yaptırma,denetleme, düzene koyma ve karar
verme hakkıolarak ifade edilebilir.
22
-
1.2.3 Yetki Devri Yetki devri, bir yöneticinin kendi işini
yapmasıkonusunda astına yetki vermesi olaraktanımlanabilir. Yetki
devrinin üç özelliğibulunmaktadır. Bu özellikler şunlardır:•
Görevin asta devredilmesi,• Yetki verme ya da karar verme hakkının
asta
devredilmesi ve• İşle ilgili sorumluluğun taşınmasıdır.
23
-
1.2.3 Yetki Devri Sorumluluk, bir şeyi yapma gereği
olaraktanımlanabilir. Bir yönetici yetkisini
devrederkensorumluluğunu da devredemez. Yetkisini devredenyönetici
o işten birinci derecede sorumludur.
Yetki devrinin gerçekleşmesinde bazı sorunlarortaya
çıkabilmektedir. Bu sorunlar şu şekilde ifadeedilebilir.
24
-
1.2.3 Yetki Devri Yöneticiden kaynaklanan nedenler:• Yönetici
işi daha iyi yapabileceğini düşünür.• Yönetici bu duruma psikolojik
olarak hazır
olmayabilir.• Yönetici denetimini kaybetmekten korkabilir.•
Yöneticinin kişisel özellikleri ve nitelikleri etkide
bulunabilir.• Yönetici astın kendisini göstermesini
istemeyebilir,• Yönetici sorumluluğu devredemediği için riske
girmek istemeyebilir• Yönetici astına güvenmeyebilir.
25
-
1.2.3 Yetki Devri Çalışandan kaynaklanan nedenler:• Ast kendi
becerisine güvenmeyebilir.• Ast eleştiriye uğrayacağı endişesi ile
tek başına
karar almak istemeyebilir.• Yetki, devrinin yetersiz ve belirsiz
olabilir.• Ast yeterli bilgi ve kaynağa sahip olmadığını
düşünebilir.• Ast gerekli teşvik unsurları yoksa yeni
görevler
yüklenmek istemeyebilir.
26
-
1.2.3 Yetki Devri
Yetki bazen örgütün üst basamaklarında bazenise alt
basamaklarında yoğunlaşmaktadır.Merkezileşme söz konusu olduğunda
yetki bilinçlive sistemli olarak üst kademelerde
toplanırken,merkezileşmeme (adem-i merkeziyet)durumunda faaliyet
birimlerindeki alt kademeyöneticiler de karar verebilmektedir.
27
-
1.3 Yürütme İşlevi Yürütme, düğmeye basma ve amaçlara
uygunolarak örgütü harekete geçirme aşamasıdır. İşiyapacak kişiler
harekete geçirilir. Yürütme süreci işiyapacak olan çalışanlarla ile
ilgilidir. Plânlar nekadar iyi olursa olsun, yapı ne kadar iyi
kurulursakurulsun, işi yapacak çalışanlar doğru seçilmez veiyi
yönetilmezse amaçlara etkili ve verimli şekildevarabilmek zorlaşır.
Dolayısıyla motivasyonusağlayabilmek, insanı anlamak ve iyi
yöneticilikbecerilerine sahip olmak, etkili
iletişimigerçekleştirmek; bu evrede yapılması gerekenlerarasında
sayılabilir.
28
-
1.3 Yürütme İşlevi İşletme yöneticisi, örgütte yer alan
psiko-sosyalyapıları farklı olan insanları yönetmek
zorundadır.Burada yöneticilerin astlarına emir vermesi ve buşekilde
astlarına ne yapmaları gerektiğini iletmelerigerekir.
Genel olarak emir, üstlerin astlarından beklediklerişartlar
altında harekete geçmelerini veyaeylemlerini yönlendirmelerini ya
da durdurmalarınıtalep etmek olarak ifade edilebilir.
29
-
1.3 Yürütme İşlevi
İyi bir emirde bulunması gereken özellikler özetle;iyi bir emir
astlar tarafından tam olarak anlaşılırolmasıdır. Bu açıdan emir ve
yönergelerin açık, aklauygun ve eksiksiz olması gerekmektedir.
Emirastlarda tereddüt bırakmayacak şekildedüzenlenmelidir. Bunlarla
birlikte iyi bir emiryerine getirilebilir olmalı, astın gücünü
veyeteneğini aşmamalıdır. Emirlerin yerine getirilipgetirilmediği
yönetici tarafından denetlenmelidir.
30
-
1.4 Koordinasyon (Eşgüdümleme) İşlevi Koordinasyon, işletmede
çalışmayı kolaylaştıracakve başarıyı sağlayacak biçimde tüm
faaliyetlerinuyumlaştırılmasını ifade eder.
Yönetimde koordinasyon insanların çabalarınıbirleştirmeyi, zaman
açısından ayarlamayı, ortakamaca ulaşmak için faaliyetlerin ardı
ardınagelmesini ve birbirleri ile iç içe geçmesini kapsar.
31
-
1.4 Koordinasyon (Eşgüdümleme) İşlevi
Koordinasyon işlevinin örgütsel amaçlar açısındanetkili olarak
yerine getirilmesi için aşağıdakikonulara dikkat edilmesi
gerekir:
• İşletmede iyi ve basit bir örgüt yapısıoluşturulmalıdır.
• İşletme plân ve programları uyumlaştırılmalıdır.• İyi bir
iletişim sistemi kurulmalıdır.• Örgüt içinde işbirliği anlayışı
geliştirilmelidir.• Hiyerarşik yapı içinde her kademede gönüllü
olarak koordinasyon özendirilmelidir.
32
-
1.4 Koordinasyon (Eşgüdümleme) İşlevi
Koordinasyonun ilkeleri şu şekilde belirtilebilir:• İlgili
sorumlu kişiler arasında doğrudan görüşme
ile koordinasyon sağlanmalıdır.• Plânlama yapılırken ve
politikalar
karşılaştırılırken daha başlangıçta koordinasyontemin
edilmelidir.
• Bir sorun ile ilgili bütün etkenlerin karşılıklıolarak
birbirleri üzerine olan etkileri göz önünealınarak koordinasyon
yapılmalıdır.
• Koordinasyon sürekli bir işlem olarakdüşünülmelidir.
33
-
1.4 Koordinasyon (Eşgüdümleme) İşlevi
Dikey, yatay ve merkezi koordinasyon;koordinasyon
çeşitleridir.
Dikey koordinasyon: Örgüt içinde farklıkademelerde olan, ast ve
üstlerin arasındakikoordinasyondur. Yöneticiler astlarına
bellikonularda yetki verip belli gelişmeler hakkında bilgialarak
koordinasyonu sağlarlar.
34
-
1.4 Koordinasyon (Eşgüdümleme) İşlevi Merkezi koordinasyon: Bazı
durumlarda merkezikoordinasyon birimi kurulabilir. Değişik
birimlerdekigörevliler bir üst birimlerine başvurmadan
merkezikoordinasyon birimleriyle ilişki kurabilirler.
Yatay koordinasyon: Örgüt içinde aynı seviyede yeralan
birimlerin ve görevlilerin arasındaki iletişimbağlantısı yatay
koordinasyon olarak ifade edilebilir.Burada belli bir yöneticinin
başka bir yöneticiüzerinde yetki kullanma hakkı
bulunmamaktadır.
35
-
1.5 Kontrol İşleviKontrol, işletmede yerine getirilen tüm
faaliyetlerinplâna, verilen emirlere ve kabul edilen ilkelereuygun
olarak gerçekleşip gerçekleşmediğininincelenmesiyle ilgilidir.
Kontrol fonksiyonu, yöneticilerin örgüt amaçlarınınbaşarılıp
başarılmadığını değerlendirmesi veperformansın iyileştirilmesi için
eyleme geçmesiolarak tanımlanabilir.
36
-
1.5 Kontrol İşlevi
Kontrol sürecinin temel unsurları şunlardır:• Standartların
belirlenmesi,• Performansın ölçülmesi,• Performansın standartlarla
karşılaştırılması,• Sonuçların değerlendirilmesi ve gerekirse
eyleme
geçilmesi.
37
-
1.5 Kontrol İşlevi
Kontrol sürecinin ilk aşaması standartlarınbelirlenmesidir.
Standartlar birçok farklı konudabelirlenebilirler. Örgütlerde
kullanılan kontrolstandartları aşağıdaki şekilde
sınıflandırılır.
• Organizasyon Standartları: İlk olarak örgüt içintemel olan
standartlar geliştirilir. Örgüt amaçlarıaçık ve belirli konulara
ilişkinse yıllık ve bir bütünolarak kullanılabilir. Bunlar üst
kademeyönetimde bulunan kişilerin performanslarınıölçmek için de
kullanılabilir.
38
-
1.5 Kontrol İşlevi• Fonksiyonel Standartlar: Örgütte her bir
temel
fonksiyon için standartlar geliştirilebilir.
• Bölüm Standartları: Fonksiyonel standartlardansonra örgütün
her bölümü için ayrı standartbelirlenir. Burada her örgüt
fonksiyonu içindekibölümlerin, fonksiyonel standarda ne ölçüdekatkı
sağladıkları belirlenmiş olur.
• İş Standartları: Her bölümde görev yapançalışanların bölüm
standardının gerçekleşmesiiçin ne kadar iş yapması gerektiğini
belirtir.
39
-
1.5 Kontrol İşlevi
Kontrol sürecinin ikinci aşaması performansınölçülmesi
aşamasıdır. Bu aşama uygulamadan eldeedilen sonuçların
değerlendirilmesiyle ilgilidir.Mevcut durum ya da performansın
belirlenmesibirinci aşamada elde edilen standartlarlakarşılaştırma
yapma açısından önemlidir.
Kontrol sürecinin üçüncü aşaması; performansınstandartlarla
karşılaştırılması aşamasıdır. Farkınolumlu olması belirlenen
standardın üstüneçıkıldığını, olumsuz olması durumunda ise,
altındakalındığını ifade eder.
40
-
1.5 Kontrol İşlevi
Eğer fark olumsuz ise bu farkın anlam ve önemderecesi
belirlenmelidir. Kontrol sürecinin sonaşaması; ise sonuçların
değerlendirilmesi vedüzeltici tavır alma olarak ifade edilebilir.
Buaşama kontrol işlevinin en önemli aşamasıdır.Eğer yönetici bu
aşamada arzu edilenlegerçekleşen performans arasında bir fark
tespitederse bu durumu düzeltici yönde kararlaralmalıdır.
41