1 1 DE ZAKELIJKE BRIEF Zakelijke brieven zijn meestal gericht aan of komen van de overheid, bedrijven, verenigingen of aan personen die je niet zo goed kent. Deze brieven volgen strikte regels, daarom houd je bij het schrijven rekening met deze aan- dachtspunten: gebruik een tekstverwerker en wit, ongelinieerd papier op A4-formaat; gebruik de enkele regelafstand; schrijf in een formele, maar eenvoudige taal, bv. ‘u’ en ‘uw’ in plaats van ‘je’ en ‘jouw’; zorg ervoor dat je brief beknopt, maar toch volledig is: plannen, ordenen en desnoods op- nieuw beginnen; zorg voor een keurige bladspiegel en lay-out; vermijd uitroeptekens, beletseltekens, haakjes en aanhalingstekens, afkortingen en onder- strepingen. Zakelijke brieven zijn aan BIN-normen gebonden. Weet je wat BIN-normen zijn? In welke vakken kom je ze nog tegen? Geef enkele concrete voor- beelden. Hieronder vind je de bladspiegel van een zakelijke brief. Noteer de onderdelen op de juiste plaats. Slotformule - gegevens van de afzender - plaats en datum - onderwerp van de brief – handteke- ning - gegevens van de geadresseerde – aanspreking - voornaam, naam (en functie) van de afzen- der – briefgesprek
15
Embed
1 DE ZAKELIJKE BRIEF - ktacovyy1415.weebly.comktacovyy1415.weebly.com/uploads/8/3/5/4/8354112/de_zakelijke_brief...1 1 DE ZAKELIJKE BRIEF Zakelijke brieven zijn meestal gericht aan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
1 DE ZAKELIJKE BRIEF
Zakelijke brieven zijn meestal gericht aan of komen van de overheid, bedrijven, verenigingen
of aan personen die je niet zo goed kent.
Deze brieven volgen strikte regels, daarom houd je bij het schrijven rekening met deze aan-
dachtspunten:
gebruik een tekstverwerker en wit, ongelinieerd papier op A4-formaat;
gebruik de enkele regelafstand;
schrijf in een formele, maar eenvoudige taal, bv. ‘u’ en ‘uw’ in plaats van ‘je’ en ‘jouw’;
zorg ervoor dat je brief beknopt, maar toch volledig is: plannen, ordenen en desnoods op-
nieuw beginnen;
zorg voor een keurige bladspiegel en lay-out;
vermijd uitroeptekens, beletseltekens, haakjes en aanhalingstekens, afkortingen en onder-
strepingen.
Zakelijke brieven zijn aan BIN-normen gebonden.
Weet je wat BIN-normen zijn? In welke vakken kom je ze nog tegen? Geef enkele concrete voor-
beelden.
Hieronder vind je de bladspiegel van een zakelijke brief. Noteer de onderdelen op de juiste
plaats.
Slotformule - gegevens van de afzender - plaats en datum - onderwerp van de brief – handteke-
ning - gegevens van de geadresseerde – aanspreking - voornaam, naam (en functie) van de afzen-
der – briefgesprek
2
1.1 Elk onderdeel is gebonden aan eigen kenmerken. Lees en onthoud deze tips.
1. Gegevens van de afzender
a. Het adres bestaat uit vier of vijf regels in deze volgorde:
1) Voornaam en naam
2) Straat en huisnummer (bus)
3) Postcode en plaatsnaam
4) Telefoonnummer
5) E-mailadres
b. De plaatsnaam staat in HOOFDLETTERS.
c. Adresregels bevatten geen komma’s of andere leestekens.
d. Tussen de adresregels komt geen witruimte.
e. Na de gegevens van de afzender volgen vier witregels (48 punt).
2. Gegevens van de geadresseerde
a. Voor dit adres zijn vier tot zeven regels beschikbaar in deze volgorde:
1) Specifieke vermelding 2) Geadresseerde 3) Functie en/of afdeling 4) Firma of organisatie 5) Straat en nummer (bus) 6) Postcode en gemeente 7) Land
b. Bij dit adres gelden dezelfde regels als voor het adres van de afzender.
c. Je gebruikt zo veel mogelijk de officiële taal van de geadresseerde.
d. Na het adres volgen vier witregels (48 punt)
3. Plaats en datum
a. Je schrijft de datum tegen de rechterkantlijn ter hoogte van de eerste regel van de gege-vens van de afzender. Hoe je dat op een ‘professionele’ manier doet kun je lezen in een bestand op de website en op smartschool.
b. Je schrijft alleen een plaatsnaam als er een verschil is met de plaats in het adres van de afzender.
c. De BIN-norm stelt een speciale schrijfwijze vast voor de datum. Je vermeldt eerst het jaar, dan de maand en dan de dag. Ook de Belgische schrijfwijze is toegelaten, maar dan schrijf je de datum voluit.
d. In dit onderdeel komen geen leestekens.
4. Onderwerp van de brief
a. Het onderwerp is een korte beschrijving van de briefinhoud.
b. Je mag het onderwerp benadrukken: cursief, vet of onderstreept.
c. Je gebruikt geen ander lettertype of andere lettergrootte en de woorden ‘onderwerp’ of ‘betreft’ gebruik je ook niet.
d. Na het onderwerp volgen twee witregels (24 punt).
3
5. Aanspreking
a. De aanspreking schrijf je voluit.
b. Ze begint met een hoofdletter. De andere woorden, uitgezonderd de eigennamen, begin-nen met een kleine letter.
c. Na de aanspreking schrijf je geen leesteken.
d. Enkele voorbeelden: Geachte heer / Geachte mevrouw / Geachte heer Desmedt…
e. Bij een informelere brief gebruik je ‘Beste’. Op ‘Beste’ volgt de voornaam – niet de ach-ternaam – en de ‘jij’-vorm in brieven. Die informelere stijl gebruik je echter het best en-kel voor brieven aan vrienden!
f. Na de aanspreking volgt één witregel (6 punt).
6. Briefgesprek
a. Het briefgesprek is je eigenlijke mededeling.
b. Denk bij het opstellen aan de OVUR-strategie.
c. Iedere alinea begint aan de linkerkantlijn.
d. Tussen de alinea’s komt een witregel (6 punt).
e. De juiste werkwoordsvormen bij enkele ‘u’-aansprekingen: u bent, u hebt, u kunt (u kan = spreektaal), u zult (u zal = spreektaal), u wilt (u wil = spreektaal)
7. Slotformule
a. De slotformule volgt na één witregel.
b. Ze krijgt altijd een hoofdletter, maar geen leestekens.
c. Enkele voorbeelden: Met vriendelijke groeten / Hoogachtend / Met de meeste hoogach-ting…
d. Na de afsluiting volgen zes witregels.
8. Handtekening
a. De handtekening van de belangrijkste persoon staat rechts.
b. Onder de handtekening herhaal je voornaam en naam.
c. Functiebenamingen beginnen met een hoofdletter.
d. Na de ondertekening volgt zo nodig één witregel.
1.2 Inhoudelijke richtlijnen
Niet alleen de manier waarop je informatie in een brief structureert, is van belang, ook de manier
waarop je de boodschap formuleert. Wanneer ze een zakelijke brief moeten schrijven, slagen veel
mensen er niet onmiddellijk in de juiste toon te treffen, en vervallen ze in een overdreven plecht-
statig, oubollig en formalistisch taalgebruik. Omdat die schrijfwijze hen niet volledig eigen is, ge-
beurt het dan bovendien vaak dat die hoogdravende stijl soms plotseling doorbroken wordt door
een veel minder formele uitdrukking uit een lager stijlregister en dat geeft een alles behalve pro-
fessionele indruk van de schrijver. Meer nog, stijlbreuken zijn vaak lachwekkend, en moeten dus
ten allen koste vermeden worden.
4
Doe gewoon
Gebruik in een brief zakelijke, maar gewone taal. Laat overdreven formele taal, ‘stadhuistaal’
achterwege. Je kunt ook formeel en beleefd zijn zonder die pompeuze, vaak clichématige, formu-
les te gebruiken.
Wees to the point
Geef in een brief voldoende informatie, maar ook niet te veel. Kom niet met veel omwegen tot
het uiteindelijke doel van je brief. Een lezer wil meestal meteen weten waarover de brief gaat en
heeft vaak ook weinig tijd. Geef in het begin al aan waarover de brief gaat.
In bepaalde gevallen, vooral bij antwoorden op eerdere brieven, kan het wel nuttig zijn kort de
achtergrond van de brief te schetsen. Je hoeft echter niet de hele voorgaande correspondentie
nog eens samen te vatten.
Eén belangrijke uitzondering: val bij een slechtnieuwsbrief niet met de deur in huis. Bij dergelijke
brieven is het strategisch een beter idee om eerst met een positieve opmerking te beginnen,
daarna het slechte nieuws mee te delen en dan proberen af te sluiten met een positieve opmer-
king. Zo jaag je de lezer het minst tegen je in het harnas of verzacht je het slechte nieuws.
Laat irrelevante details achterwege, maar zorg ervoor dat de lezer niet met onbeantwoorde vra-
gen blijft zitten. Geef in een brief daarom ook altijd aan waar de lezer bijkomende informatie
kan krijgen. Dat kan een persoon, een telefoonnummer, een internetsite of een naslagwerk zijn.
Schrijf persoonlijk
Zorg dat er een schrijver in de tekst van je brief zit. Gebruik dus zo veel mogelijk persoonlijke
constructies en schrijf in de ik- of de wij-vorm: ‘ik’ als je in persoonlijke naam schrijft, ‘wij’ als
je in de naam van een bedrijf of instelling schrijft.
Schrijf lezergericht
Zorg dat je de lezer aanspreekt in je brief. Gebruik zo veel mogelijk de u-vorm. Schrijf zo als het
ware de brief vanuit het standpunt van de lezer. Die voelt zich zo aangesproken, zal zo de brief
het snelst begrijpen en zal ook sneller geneigd zijn erop te reageren.
Blijf beleefd
Zorg dat je in je brief geen aanstoot geeft door een ongelukkig gekozen formulering. Verwijten
aan de lezer zullen die alleen tegen je in het harnas jagen. Ga dus niet schelden of dreigen, maar
gebruik indien nodig een kordate, zakelijke taal.
Blijf oprecht
Zorg ervoor dat je brief geloofwaardig blijft klinken. Als je moet reageren op klachten of slecht
nieuws moet melden, is het niet nodig je eindeloos uit te putten in excuses of jammerklachten.
De lezer is er veel beter mee gediend als je kort excuses aanbiedt en dan vooral het probleem op-
lost of de lezer tracht te helpen.
5
Formuleer positief
Formuleer je brief zo positief mogelijk. Zeg dus liever niet wat niet mogelijk is, maar wat wel mo-
gelijk is. Dreig dus niet dat iets alleen maar kan als de lezer reageert, maar dat het kan zodra die
reageert. Zo zal de lezer sneller geneigd zijn op uw verzoek in te gaan.
1.3 Hieronder vind je een model van een zakelijke brief.
De gezondheid van de leerlingen is iets waarover wij zeer bezorgt zijn. Daarom willen wij u vragen de aankoop van een gezonde drankautomaat te overwegen .
In de lessen biologie leerden we over het belang van evenwichtige voeding. Ook gezonde drank-
jes (jogurt en vruchtensappen) dragen bij tot een evenwichtige voeding!
In plaats van de drankautomaten met frisdranken die nu in de refter staan, zouden we dus lie-ver een automaat zien met jogurtdranken, platte kaas, melk en karnemelk. In die automaten
zitten ook gezonde koekskes met granen en gedroogt fruit.
De voordelen van zo’n automaat zijn dus:
een gezond alternatief voor de bestaande automaten
geen meerkost en een fleksibel contract
Een kleine enquete bij de leerlingen leert wij dat we niet alleen staan met de vraag naar een gezonde automaat. Het plaatsen van zulke automaat word dus vast en zeker een succes.
Daar moet dus echt zonen automaat komen, hé maat!
Verbeemen, Dana
Klas 4 STW
7
1.5 Oefening 2. Zelf een zakelijke brief schrijven
Heb je de zakelijke brief verbeterd? Dan kun je nu zelf een zakelijke brief schrijven.
Je moet voor de GIP een sportactiviteit organiseren. Je moet dus mensen aanspreken die je willen
sponsoren, je materiaal kunnen bezorgen, deelnemers kunnen ronselen, enz. Je contacteert die
persoon of vereniging of club via een zakelijke brief.
Schrijf de brief en maak gebruik van de OVUR-strategie
Oriënteren - Waarover ga je de brief schrijven? Weet je hoe je een goede zakelijke brief
moet schrijven?
Verkennen - Waar vind je informatie over de opgave?
Uitvoeren - Schrijf de zakelijke brief volgens de regels die je net geleerd hebt. Nadien laat je
je brief door een klasgenoot controleren. Zijn opmerkingen vind je terug op de checklist, die
je mee afgeeft. Controleer je eerste versie met de checklist. Kruis aan wat (nog niet) in orde
is. Noteer wat en hoe je eventueel herwerkt. Bewaar zowel je eerste als je verbeterde brief
in je map.
Reflecteren - Ging alles vlot? Wat was moeilijker? Wat is er fout gegaan?
2 DE SOLLICITATIEBRIEF
Vooral voor starters is de sollicitatiebrief zeer belangrijk. Het is immers jouw wapen om de werk-
gever duidelijk te maken dat je de bewuste job graag wilt doen en waarom. In veel selectiekanto-
ren wordt bij starters meer aandacht besteed aan hun brief dan aan hun cv omdat de beroepser-
varing vaak heel beperkt is.
Het doel van de sollicitatiebrief is de werkgever ervan te overtuigen dat je een gesprek waard
bent. Het is dus niet zomaar een beleefdheidsbriefje waar je je snel vanaf maakt. Laat je niet
verleiden tot het overpennen van clichéformuleringen en besteed vooral veel aandacht aan het
beschrijven van je persoonlijke vaardigheden.
De lezer moet het gevoel krijgen dat jij meer te bieden hebt dan al die anderen.
8
2.1 De inhoud. De sollicitatie als reactie op een advertentie