(1) compliancemanagement bij twence 19 mei 2016

Compliancemanagement in de

praktijk bij Twence BV

Einde middag sessie:

Technical Compliance Management 19 mei 2016

Arno Eleveld

Adviseur compliance

Inhoudsopgave

• Introductie

• Waarom compliancemanagement

• Hoe compliancemanagement bij Twence BV

• Voor- en nadelen

2

Introductie…Twence

3

Activiteiten

• Verbranding van >> energie huishoudelijk- en bedrijfsafval / B-hout

• Vergisting >> energie

• Compostering >> grondstoffen

• Scheidingsinstallatie >> grondstoffen

• Stort >> eindverwerking (beperkt energie)

• Energie: elektriciteit, warmte en stoom

• Grondstoffen: o.a. compost, bouwstoffen, hout, kunststof, papier, metalen

4

Kengetallen

• Capaciteiten installaties:

- Afvalenergiecentrale (AEC) 1, 2 en 3: 650.000 t/j

- Biomassa Elektriciteitscentrale (BEC): 220.000 t/j

- Scheidingsinstallatie: 180.000 t/j

- Composteringsinstallatie: 120.000 t/j

- Vergistingsinstallaties: 70.000 t/j

- Stortplaats: 9,6 milj. m3

• Werknemers: 220 fte • Oppervlakte terrein: 150 hectare • ISO 9001 / ISO 14001 / OHSAS 18001 gecertificeerd.

5

Waarom compliancemanagement bij Twence

6

Terug in de tijd…<2009

• Twence ontstaan uit vier inrichtingen (en vier milieuvergunningen);

• Provincie vindt Twence risicovol vanwege:

- groot bedrijf (voor Overijsselse begrippen)

- veel verschillende soorten activiteiten met afval

- bestuurlijk afbreukrisico

• Toename toezicht & handhaving in Nederland

• Toezichthouders voerden veel (output) controles uit op werkvloer;

• Vooral veel juridische handhaving, weinig aandacht voor

daadwerkelijk milieubelang;

• Daardoor veel tijd- en geldverslindende juridische procedures;

7

2009 • Verbetering gewenst vanuit Provincie en Twence:

• Nieuwe 1-inrichtingsvergunning

• Deelname Pilot Vernieuwing Toezicht;

• Convenant Vernieuwing Toezicht afgesloten in 2009 met

uitgangspunten en afspraken;

• Twence meldt proactief non-compliance aan BG;

8

• Intern groeiproces betreffende transparantie, actief melden

van afwijkingen, intern geleidelijke cultuuromslag.

• Extern ook groeiproces, voor beide partijen:

- verwachtingen managen;

- gezamenlijk doel;

• Belangrijk: Tone at the top (directie en gedeputeerde);

2009 tot nu

9

Ondertekening Convenant op basis van ISO 19600

door gedeputeerde Monique van Haaf en directeur Marc Kapteijn

Hoe?

• Basis was milieuwetgeving, nu uitrol Twencebrede wetgeving.

• Inventarisatie / inzicht (waar moeten we eigenlijk aan

voldoen?);

• Vullen van register met relevante eisen en voorschriften;

• Vertalen van deze eisen naar praktische, begrijpelijke taken

voor (en met) de betrokkenen;

• Betrokkenen registeren afdoening / uitvoering van taken;

• Controle tijdige en juiste uitvoering van de taken is primair

lijnverantwoordelijkheid, secundair compliance adviseur.

• Twence hanteert MAKE (KWA) als register voor

compliancemanagement en geeft hiermee invullen aan ISO

19600.

10

ISO 19600

• ISO 19600 als basis voor Convenant Vernieuwing Toezicht met

Provincie Overijssel.

• Mondiale ISO norm voor compliancemanagement (voor zowel

finance en non-finance instellingen en bedrijven)

• Twence in NEN-normcommissie

• Voorkomen van landelijk verschillen in (level playing field);

• Volledige integratie met bestaand managementsysteem mogelijk;

• Uniformiteit en herkenbaarheid (landelijk / wereldwijd);

• Kennis / ervaring toezichthouders;

11

Bepaling van: • scope CMS • compliance-

verplichting-en

• compliance-risico’s

Bepaling van: • Maatregelen • Doelstelling-

en en program-ma’s

Implementatie en uitvoering van maatregelen

Monitoring, metingen Analyseren en evalueren Rapporteren Interne audit Directiebeoor-deling

Afwijkingen analyseren Corrigerende maatregelen Escalatie verbetering

Beleid, leiderschap, cultuur, (in)richting organisatie en managementsysteem

Middelen, competenties, training, communicatie, documentenbeheersing

Plan Plan Do Check Act

Overzicht van compliance-verplichtingen en risico’s

Overzicht van geplande

maatregelen en

doelstellingen

Overzicht van geïmplemen-teerde maatregelen naar afdelingen en personen

Overzicht van resultaten Rapportages Uitkomsten audits en beoordelingen

Overzicht van corrigerende maatregelen en verbeteringen

Inp

ut:

In

zic

ht

in d

e i

nte

rne e

n e

xte

rne e

isen

en

ve

rwach

tin

gen

van

sta

keh

old

ers

Ou

tpu

t: Co

mp

lian

cere

su

ltate

n (ra

pp

orta

ge)

accep

taie

do

or s

takeh

old

ers

(“lic

en

se to

op

era

te”)

Gebaseerd op het 6-stappen model voor MS van KWA Bedrijfsadviseurs BV

4.3, 4.5, 4.6 6.1, 6.2 8.1, 8.2, 8.3 9.1, 9.2, 9.3 10.1, 10.2

5.2, 5.1, 7.3, 5.3, 4.4

7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5

Plan Plan Do Check Act

Overzicht van compliance-verplichtingen en risico’s 4.5.1

Overzicht van geplande

maatregelen en

doelstellingen 6.1, 6.2

Overzicht van geïmplemen-teerde maatregelen naar afdelingen en personen 8.2

Overzicht van resultaten Rapportages Uitkomsten audits en beoordelingen 9.1, 9.2., 9.3

Overzicht van corrigerende maatregelen en verbeteringen 10.1.1

4.1

/4.2

9.1

.7/9

.1.8

9

.1.3

Gebaseerd op het 6-stappen model voor MS van KWA Bedrijfsadviseurs BV

Volledige integratie met het Managementsysteem

Twence;

14

Voor- en nadelen compliancemanagement

• Overzicht / inzicht in complexe en dynamische regelgeving;

• Vergroting van de naleving van (interne) regels en wetten;

• Licence to operate, rechtszekerheid, voorkomen interventie / claims / dwangsommen;

• Imago / reputatie / maatschappelijk functie;

• Efficiënter en kwalitatief beter (systeem) toezicht;

• Proactief handelen, regie in eigen hand.

• Maar ook van strategisch belang: in complexe handhaving-situaties wordt vanuit een andere rol opgetreden, je blijft in gesprek (agree to disagree).

• Kost tijd voor (eenmalige) inventarisatie en vullen van het register, daarna onderhouden.

• Transparantie paradox bij Openbaar Ministerie bij strafrecht.

15

Conclusie:

16

Zeker de moeite waard!

Want het risico van verzwijgen…

17

18