1 5 Ora Anyaga

RENDEZVÉNYSZERVEZÉS

Dr. Szabó Irma

2012/2013. I.

DE Neveléstudományok Intézete

Andragógia Tanszék

Irodalom

• - Allen, Judy (2010): A rendezvényszervezés nagykönyve: események szervezése és

menedzselése - kezdőknek és haladóknak. Budapest, Akadémiai Kiadó.

• - Faragó Hilda (1995): Rendezvényszervezés. Budapest, KOTK.

• - Gyarmati Ildikó (2001): Rendezvényszervező kézikönyv. Budapest, Szókratész

Külgazdasági Akadémia.

• - Járási Anikó: Rendezvényszervezés: oktatási segédanyag … Szeged, JGYF Kiadó.

• - Tokodi Anikó (2008): Protokoll rendezvényszervezés. Budapest, Budapesti Gazdasági

Főiskola …

nlott olvasmányok:

Főbb témakörök (kollokviumi is)

1. A rendezvényszervezés története és alapfogalmai

2. Rendezvénytípusok és jellemzőik

3. A rendezvénypiac résztvevői

4. A rendezvényszervezéshez kapcsolódó országos szervezetek

5. A rendezvényszervezés folyamata

6. Rendezvényhelyszínek, technikai feltételek és vendéglátás

7. Rendezvénymarketing

8. Rendezvények költségvetése

9. Rendezvények és a protokoll

1. A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS TÖRTÉNETE ÉS ALAPFOGALMAI

ŐSKOR

• Rituálék, szertatások - forgatókönyv szerint

• Vallásos jellegű

• Életben maradás, gyarapodás

• Jelek, barlangrajzok tanúskodnak

ÓKOR

1. Római birodalom

A Colosseum gladiátor-játékai- idegenforgalom, turizmus kezdetei- így gazdaságilag is

megérte befektetni

a rendezvények formai jellegét és mondanivalóját a szervezőhatározta meg

Római Birodalom: befolyás a római köznépre, a nemes urak politikai hovatartozására

Isteneik ünnepén állatáldozatok

Saturnalia decemberben, és Lupercalia februárban, Lucius Licinius Lucullus (i.e. 45

körül),

A híres lakomák kiegészítő rendezvények is – protokolláris szabályok szerint

Személyre szóló meghívó – követek

mosdás, ruhaváltás, jobb lábbal belépés;

Italáldozás

Műsorszámok

ajándék

2. A görög állam

Az első nemzetközi rendezvény szervezői

I.e. 776-tól évente Olimpia

5 nap- felvonulás-szünetekben előadás, zene, végén eredményhirdetés, lakoma

3. Egyiptom

Egész életeket szenteltek arra, hogy rendezvényt szervezzenek; Földi életükből pontos

szertartások szerint válik a túlvilág szellemévé

• Már az Egyiptomi ó-, közép- és újbirodalomban is rendeztek különböző ünnepségeket,

amelyeket főleg vallási illetve politikai okokból vagy a fáraó tiszteletére készültek.

Szinte egyidősek az első társadalmak, kultúrák létrejöttével. Az első

megarendezvényekre - amelyhez feltétlenül szükség volt már összefogott szervezésre -

i.e. 776-ban, az olimpiai játékok keretein belül került sor (minden bizonnyal voltak

régebbi játékok is, de erről maradt fenn az első írásos emlékek).

Ebből a korból még említésre méltóak a meghódított területek uralkodói osztályának

tiszteletére rendezett fogadások és a Római Birodalomban gyakorta megrendezett

különböző ünnepségek, fesztiválok és gladiátorjátékok. Ezek az ünnepségek

alkalmasak voltak arra is, hogy összefogják a népet, a tömegbefolyás eszközeiként

funkcionáljanak, illetve eltereljék a nép figyelmét a rossz körülményekről. Ez is

hozzájárult ahhoz, hogy nagyon gyakran kerültek megrendezésre, volt olyan év is, amikor

182 napon át ünnepeltek valamit a rómaiak.

KÖZÉP- ÉS KORA ÚJ KOR

• Vallási és politikai céllal rendezett körmenetek, misztériumi játékok

• Családi események – nemesek, királyok kiváltsága

• Lovagi torna – idegenforgalom

• Vatel, XIV. Lajos rendezvényszervezője

Napjainkban is vannak még ilyen helyek, ahol fenntartják a középkori életet- Anglia,

Románia -Drakula gróf

Turizmus

A hatalmi elithez kapcsolódtak a színpompás rendezvények, mint például a királyi

esküvők, temetések, udvari lakomák, lovagi viadalok, melyek szigorú szabályok

szerint zajlottak.

Az udvar szereplőinek az udvarnok instrukcióit kellett követniük, ő volt a felelős a

rendezvények szervezéséért és lebonyolításáért. Az ünnepségek közismerten komoly

politikai szerepe kettős jellegű volt: üzenetet hordoztak a rendszer, a hatalom birtokosai

részéről, de sok esetben az ország presztízsét is növelték. Sikerüket jórészt

megrendezésük zökkenőmentessége szerint ítélték meg.

RENESZÁNSZ ÉS BAROKK KOR

Humanitás, emberközpontúság,melyek fő témái voltak a kor rendezvényének.

A külsőségek mutogatás, monumentalitás és elérhetetlenség jellemezte a királyi pompa

ünnepélyeit, eseményeit.

Magyarországon fényes főúri keretek között gazdagon bontakozott ki az udvari élet. A

lakomák, vadászatok, családi események alkalmával rendezett ünnepségek, díszes temetések

elmaradhatatlan részeivé váltak ennek a kornak. A világi tárgyú színjátszás is a főnemesi

udvar reprezentációs igényeinek szolgálatában állt.

Igen fontos volt az etikett és a protokoll!

Reformkor Királyi méltóság háttérbe szorul; Középosztály érdeklődése a rendezvények iránt

Magánházakban is politikai rendezvények; Újfajta rendezvények

• A társas élet fellendülésének kora is volt, hiszen a magánházaknál, színházakban,

hangversenyeken, ünnepélyeken, kirándulásokon és az egyletekben az emberek

folyamatosan keresték egymás társaságát. Az estélyek, bálok, farsangi

táncmulatságok mellett a főváros időtöltésének kedvelt és divatos formájává váltak

a , mint például a budai búcsú vagy a gellérthegyi húsvéthétfői szabadtéri események

népünnep.

A XIX.-XX. SZÁZAD FORDULÓJA

Az ünnepségek egyik központi elemének, a városligeti (budapesti) kiállításnak a hivatalos

plakátja

Az 1896-os millenniumi ünnepségek Magyarország fennállásának ezredik (millenniumi)

évfordulója alkalmából tartott ünnepségsorozat volt országszerte 1896. május 2. és október

31. között.

• a társasági és a sportélet rendezvényei mellett megjelentek a kiállítások, bemutatók.

Jelentős esemény volt az 1896-os millenniumi kiállítás, ahol a kereskedelmi és

gazdasági élet képviselőinek pavilonjai mellett, bemutatkozott a hadügy, a

haditengerészet és a főváros is. A rendezők gondoskodtak a szórakoztatásról, ahogy azt

napjainkban is tapasztaljuk.

Ezek azonban még nem voltak üzleti rendezvények, mert nem egy cégmárka,

szolgáltatás stb. népszerűsítése, bemutatása érdekében történtek. Az eseménymarketing

korai rendezvényei csak az I. világháború után, de tömegesen a II. világháborút követően

az USA-ban kezdődtek.

A HÁBORÚ UTÁNI ELSŐ ÉVEKBEN Közép- és Kelet Európában a rendezvények a

pártrendezvényekre és a központi állami hatalom összejöveteleire, valamint néhány

szakkiállításra és konferenciára korlátozódtak.

A HATVANAS ÉVEK VÉGÉN Rendezvényszervezés: vállalatoknál, üzemeknél voltak megbízott emberek.

A HETVENES ÉVEK ELEJÉN: Első hivatalos rendezvényszervező vállalatok,

koncertek, színházi és operaelőadások, bálok, valamint vállalati bemutatók, kiállítások, állami

fogadások. Ezek után még éveknek kellett eltelniük, hogy a rendezvények ismét visszakapják

régi jelentőségüket és további fejlődésnek induljanak.

90-ES ÉVEK

Rendezvényszervezés forradalmisítása

rendezvények száma, típusa és minősége is jócskán megnőtt. Értékké vált a minőség és

jelentős szerephez jutott az ár is.

: Piacának jellemzői

nagy profit lehetőség;

kis tőkeerejű parti szervizek alakulása

A differenciálás csak távlati lehetőségként szerepelt - homogenitás - fokozódó árverseny

elsődleges szolgáltatási csomag - másodlagos szolgáltatási jellemzők

RENDEZVÉNY

RENDEZVÉNY

Négy alapvető jellemző:

- szervezett csoportnak

- előre meghatározott célból

- adott helyen

- adott időben tartott

rendezvény fogalma

….. egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem üzemszerű

ismétlődéssel szervezett eseménysorozat,

továbbá a folyamatos üzemeltetés keretében szervezett egyedi esemény, amelynek

során alkalmi, kitüntetett jelleggel. emberek egy csoportja közös cselekvést hajt végre

Rendezvényszervezô Kézikönyv

Rendezvényszervezés fogalma 1.

…..előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport, egyéb)

adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő,

szervező, összehangoló munka.

Magában foglalja az esemény megvalósí-tásával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín,

technika, tolmácsolás) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást

(szállás…).

Rendezvényszervezés fogalma 2.

A rendezvényszervezés olyan összetett feladat, amely lehetővé teszi, hogy egy adott helyen

és adott időben, zömében idegen személyek meghatározott célból, eseményen találkozzanak,

amelynek kiszolgálására egy kiépített és tökéletesen működő infrastruktúrára van szükség.

Rendezvényszervező: az a személy, aki összefogja a különböző résztevékenységeket, s

ezeket a tevékenységeket koordinálja.

Rendezvényszervező képességei

• veleszületett adottság

• szervező/koordinációs képesség

• kommunikációs készség

• talpraesettség

• rugalmasság, határozottság

• emberismeret

• gazdasági ismeretek

• tervezőképesség

• kapcsolatteremtő képesség (kapcsolati tőke)

• megfontoltság

• bizalmatlanság

• improvizációs készség

Menedzser Innovatív, vállalkozó szellemű vezető, aki képes rá, hogy megkeresse a választott stratégia

megvalósításának lehetőségeit és a nehézségek ellenére is energikusan törekedjen annak

megvalósítására.

Szakmai területei: vagyonértékelés, üzleti értékelés, átalakulási terv, üzleti tervek,

megvalósítási tanulmányok, a pénzügyi folyamatok és a piaci munka pénzügyi feltételeinek

irányítása, a likviditási problémák kezelése, válságkezelési mechanizmusok kialakítása és

érvényesítése.

Helyszín: Az a terület, létesítmény, épület ahol a rendezvény bonyolítható.

Vendég

- Az a személy, akit valaki meghív valahova, valamire

- Rövid ideig tartó jelenség, állapot

- Kiszolgálandó személy

A közönség 1.

….. azon emberek egybegyűlt csoportját (valós, vagy virtuális) közösségét jelöli, akik

-általános értelemben kulturális termék, tömeg és elitkulturális alkotás- valamely esemény

. egyidejű befogadásának, fogyasztásának céljából alkotnak adott ideig közösséget

A közönség tagjait, főleg az elektronikus médiatermékek fogyasztóit gyakran befogadónak

hívjuk.

Közönség (publikum) 2. - (a latin publicus „nyilvános” szóból származik)

A műalkotások befogadóinak összessége

szűkebb értelemben egy-egy konkrét művészeti mű összes befogadója,

tágabb értelemben a társadalom azon rétegeinek, osztályainak összessége, amelynek tagjai

korunk művészetének potenciális befogadói.

Közremüködők

Szervezet vagy csoport, aki munkájával hozzájárul a rendezvény megvalósításához.

1. Rendezők

2. Műszaki személyzet (roadok)

Az előadás kötelékébe tartozó, különféle munkaköröket ellátó szakmunkások és

segédmunkások, akik az előadás előkészítésének és lebonyolításának technikai feladatait

végzik. (hangosító, világosító, villanyszerelő, díszletmunkás, pirotechnikus, videó technikus,)

3. Egyéb közreműködők

jegyszedő, ruhatáros, büfés, biztonsági őr, orvos,tűzoltó stb.

4. Bemutatkozó, fellépő csoportok, egyének;

Mecénás

A tudomány és művészet ellenszolgáltatást nem kérő (gyakran névtelenséget kérő) anyagi

pártolója

(Gaius Maecenas /i.e. 1 század/ gazdag római polgár, Augustus császár barátja, művészek –

költők (Horatius, Vergilius) támogatója volt. Neve a fogalmává lett.

A művészi tevékenység számos ága ma is rászorul pártfogókra. Magyarországon ezt a

szerepet főképpen az állam gyakorolja, pályázatok formájában.

Szponzor

Reklámcéllal anyagi támogatást nyújtó intézmény, cég, vagy magánszemély.

A támogatás nem csak pénzben, hanem tárgyakban, szolgáltatásokban is létrejöhet.

A támogatás ellentételezéseként a cég vagy a magánszemély reklám megjelenési lehetőséget

kap.

II.

RENDEZVÉNYTÍPUSOK ÉS JELLEMZŐIK RENDEZVÉNYEK CSOPORTOSÍTÁSA

- cél - gazdasági cél, - rendezők alapján, - helyszín, -helyszínek száma - időtartam - rendezés gyakorisága - tervezés jellege, - résztvevők motivációja - funkcionális tartalmuk, - hatókör - marketing/eredet stb. - típus

Rendezvény célja

hagyományteremtés

hagyományőrzés

igény kiszolgálása

imázs teremtés

imázs megerősítés

szórakoztatás

közösség erősítés, építés

oktatás, ismeret közvetítés

profitszerzés stb.

Gazdasági cél szerint

Nyereség-orientált

Non-profit

Helyszín jellege szerint

Zárt térben, épületben

Szabad téri

Helyszín száma szerint

Egy helyszín

Több helyszín

Előkészítés szerint

Tervezett rendezvények

Spontán rendezvények (tüntetés)

Összejövetel időtartama szerint

néhány órástól, az 1 naposon keresztül a többnaposig

Funkcionális tartalom szerint

Kongresszus, konferencia

Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház)

Versenyek

Kiállítások

Játékok, közösségi szabadidős programok

Látványfelvonulás, demonstráció

Szertartás, protokolláris rendezvény, megemlékezés

Hatókör (volumen) szerint

Világrendezvények

Európai

Nemzetközi

Országos

Regionális

Megyei

Kistérségi, települési, kerületi

Kisebb közösségi

Marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint:

Kandidált rendezvények (pályázat)

Adaptált rendezvények (átvett)

Innovált rendezvények (új)

Konvencionális rendezvények (továbbfejlesztés)

Rendezvénytípusok

• Megaevent:

Nagy rendezvény, melynek hatása az egész világra kiterjed. Az országok 25-30 százaléka

részt vesz rajta, vagy ha kontinens rendezi, akkor az országok 30-50 százaléka. Pl.

Olimpia, Világkiállítás, Karnevál

• Rendezvénysorozat

Több, önállóan megrendezésre kerülő eseményből, rendezvényből áll, melyek valamilyen

azonos téma köré szerveződnek, de az egyes részei önálló szervezést, menedzselést

igényelnek. Lehet: egy komplex téma köré rendeződő sorozat vagy egy kistérség, régió

érdekeit szolgáló rendezvénysorozat

• Fűzér rendezvények

több, egy időben, együttesen megrendezésre kerülő rendezvény, melyek valamilyen azonos

téma és helyszín köré szerveződnek és együttes szervezést és menedzselést igényelnek.

• Gyűjtőrendezvény

egy komplex (fő)rendezvény és a témában és időben hozzá kapcsolódó, vele egy időben,

együttesen megrendezésre kerülő kis rendezvények.

• Önálló rendezvény

más rendezvényektől függetlenül, egyszeri alkalommal megrendezett v. ismétlődő

rendezvény, mely önálló szervezést és menedzsmentet igényel.

RENDEZVÉNY TÍPUSOK KATEGORIZÁLÁSA

A) Tudományos rendezvények (konferencia, kongresszus)

KONFERENCIA: egy témakör köré szerveződik

KONGRESSZUS: általánosabb a témája és általában egy

szervezethez kötődik

• ELŐADÁS: előre meghatározott témában, előre meghatározott ideig, előre felkért

előadók tartanak ismertetőt, a végén kérdéseket lehet feltenni.

• KOLLOKVIUM: tudományos vita, maximum 30-40 résztvevővel. ÉRTEKEZLET:

különböző szervezetek összejövetele, meghatározott témák megtárgyalása, nézetek

kicserélése céljából. A résztvevők közösen megszövegezett záróokmányt adnak ki.

• POSZTERSZEKCIÓ: a termet poszter táblákkal rakják tele. Mindenki kap egyet,

amelyre kiteheti eredményeit. A szakember a táblánál fogadja az érdeklődőket, és

beszélget velük kutatásairól.

• SZEMINÁRIUM: meghatározott tanulási céllal, szakember vezetésével, vita formájában

zajló értekezés, melyen általában 10-40 fő vesz részt.

• SZIMPOZION: szakértők által, hallgatóság előtt tartott 10-20 perces előadások, előre

meghatározott témában. A szakértők beszélgetnek is egymással.

• TELEKONFERENCIA: a résztvevők más helyszínen vannak (akár másik kontinensen),

de látják és hallják egymást. Akkor szervezik, ha speciális helyszín szükséges az

előadáshoz (pl.: operáció, laboratóriumi kísérlet esetén). A résztvevők kérdéseket

tehetnek fel, és kommentálhatják a látottakat. Ez a forma időmegtakarítást jelent, hiszen

nem kell a helyszínre utazni, viszont hátránya a bonyolult technika és a magas költség,

valamint az emberi kapcsolatok hiánya.

• ÜLÉS: közepes nagyságú összejövetel, elnökség és hallgatóság részvételével zajlik.

• WORKSHOP: kis létszámú csoport, vezető irányításával megoldja a felvetett kérdéseket

B) Társadalmi rendezvények (ankét, értekezlet, közgyűlés, vándorgyűlés, kerekasztal,

fórum)

• ANKÉT Nyilvános értekezletnek tekinthető, melyen előadók és vitavezetők vesznek

részt. Lehet tudományos vagy szakmai, szélesebb érdeklődésre is számot tarthat.

• ÉRTEKEZLET Valamely testület, cég tagjainak tanácskozása. Célja szerint háromféle

lehet: tájékoztató, problémamegoldó és döntéshozó értekezletről beszélhetünk. Az első

esetben a lényeg az információátadás. A másodikban valamiféle komplex probléma közös

megoldása áll a középpontban. A döntéshozó értekezlet lényege pedig a döntéshozatal.

• VÁNDORGYŰLÉS Egy szakmai szervezetnek más-más (településen)városban,

helyszínen tartott tanácskozása. Sajátos szervezési és reklámozási módot igényel.

• KÖZGYŰLÉS Társadalmi, politikai szervezet vagy más jogi személy döntéshozó szerve

lehet.

• KEREKASZTAL: Nyilvános tanácskozási forma, melynek lényege, hogy minden

résztvevő egyenrangú, ezt fejezik ki az ültetési renddel is. Előre meghatározott témában,

meghívott szakemberek (kb. 3-5 fő) szólalnak fel, és vita formájában ütköztetik

véleményüket, tapasztalatot cserélnek. A témát több oldalról világítják meg. A

hallgatóság kérdéseit személyesen vagy telefonon teheti fel, és a moderátor vagy

vitavezető feladata, hogy ezeket beépítse a beszélgetés menetébe. FÓRUM:„ széles

közönségnek szóló nyilvános vita, beszélgetés, melyhez minden résztvevő hozzászólhat,

és az adott témában illetékes személyek válaszolnak a felmerült kérdésekre. Csak akkor

alkalmazható, ha az adott kérdéssel kapcsolatban eltérő vélemények vannak, és ezek

ütköztethetők. Szakértői bevezetővel vagy résztvevői kérdéssel indul. A fórum során

fontos a résztvevők együttműködése és a szakértők közötti munkamegosztás.

• FÓRUM: széles közönségnek szóló nyilvános vita, beszélgetés, melyhez minden

résztvevő hozzászólhat, és az adott témában illetékes személyek válaszolnak a felmerült

kérdésekre. Csak akkor alkalmazható, ha az adott kérdéssel kapcsolatban eltérő

vélemények vannak, és ezek ütköztethetők. Szakértői bevezetővel vagy résztvevői

kérdéssel indul. A fórum során fontos a résztvevők együttműködése és a szakértők közötti

munkamegosztás.

(nemzeti ünnepek, díszszemle, kitüntetések, delegációk) C) Állami rendezvények

D) Üzleti rendezvények (az Üzleti rendezvényszervezés c. könyv alapján)

a) r. (üzleti konferencia, képzési rendezvény, tájékoztató rendezvény, konferencia típusú

tanácskozás)

b) r. (termékbemutató, szakmai kiállítás, üzemlátogatás) bemutató típusú

c) r. (fogadás, parti, bál, színházlátogatás, klubprogram) reprezentációs

d) (vállalati nyílt nap, szakmai gála, családi nap, fesztivál, koncert, nyílt fogyasztói

sportrendezvény, road-show)

A meghívottak köre alapján (eseménymarketing)

A meghívottak köre alapján (eseménymarketing)

a vállalati munkatársaknak célzott rendezvények középpontjában a vállalati kollektíva

erősítése áll. Cél: a dolgozók ösztönzése.

a partnereknek szóló rendezvények elsősorban a partnercégek vezetőinek szólnak (ezért

többnyire elegánsak, „luxuskategóriásak"), és a kapcsolattartásra, kapcsolatápolásra

irányulnak.

a fogyasztóknak szóló programok célja a szélesebb rétegek bevonása, ezért hosszabb

időre, több helyszínre szólhatnak.

E) Kulturális rendezvények

a) műsoros rendezvények

b) közösségi rendezvények

c) népművészeti rendezvények

d) szórakoztató rendezvények

e) művészeti események

f) verseny

g) vetélkedő

h) komplex rendezvények

i) népünnepély

j) búcsú

k) táncház

l) hangverseny

m) fesztivál

műsoros rendezvények: Nagyobb tömeget mozgósító társas összejövetelek vagy művészeti,

népművészeti előadásokra szervezett közönség művelődési alkalmai. Vonzerejét a vendéglátás

is növeli. Közös jellemzője, hogy a társas összejövetelt a műsor megtekintéséért szervezik,

vagy a rendezvény része művészi produkciók vagy szórakoztató műsorszámok bemutatása.

közösségi rendezvények: meghatározó elemük az egyének, a helyi közösségek tagjainak

aktív részvétele a rendezvényen (játszóház, kirándulás, ünnep, utcabál), gyakran a tervezésben

és a megvalósításban is (falunap, népünnepély). Általában nagyobb tömeget mozgósítanak, a

helyi társadalom jelentős ünnepi és szórakozási alkalmai.

Népművészeti rendezvények: A népművészet értékeinek bemutatására szervezett alkalmak,

amelyek közül vannak nagy tömegeket fogadók (komplex népművészeti rendezvények),

többségében azonban az ének-zene, néptánc előadó-művészeti csoportjainak bemutatkozására

kerül sor a rendezvényeken. Lehetőséget adnak a bemutatók, a vásárok, a hangversenyek és a

táncházak a néphagyományok megismerésére, az alkotási folyamatok bemutatására, a nézők

és a hallgatóság bevonására.

Szórakoztató rendezvény: elsődlegesen a rekreációt szolgálja. Szórakozás lehet: a pihenés,

de az alkotó tevékenység is, heterogén elfoglaltságokat jelent, mindazt, ami kellemes az

emberek különböző csoportjai és az egyes emberek számára. A rendezvények ennek

megfelelően változatosak, de jellemzően a könnyűzenei koncertek, táncos rendezvények és

műsoros estek (ezen belül főként a humoros előadások, operett és nótaestek) szervezésével

foglalkozik a közművelődési intézményrendszer.

művészeti események: Egy vagy több művészeti ágban szervezett, közönség részvételével

tartott nyilvános műsor, előadás a közművelődési intézményekben vagy szabadtéri

helyszínen. A magaskultúra értékes műveinek, alkotóközösségeinek előadásai, főként

színházi, irodalmi estek, komolyzenei hangversenyek, filmvetítések jellemzőek.

Idegenforgalmi jelentősége is van a közművelődésben szervezett fesztiváloknak, művészeti

rendezvényeknek.

verseny: Nyilvánosság előtt rendezett játékos szellemi verseny, amelyben a résztvevők

igyekeznek másokat felülmúlni és megszerezni a győzelmet.

vetélkedő: A vetélkedő lényege, hogy az ismereteket kérdések formájában, játékosan

dolgozzák fel a résztvevők, eredménye a játékosok tudását mutatja. A kiemelkedő eredményt

elérő résztvevők gyakran jutalomban részesülnek.

komplex rendezvény: Olyan nagyobb tömeget mozgósító esemény, mely több napig tart

és/vagy különböző művészeti, tudományos területeket érint (népművészet, képzőművészet,

színházművészet, filmművészet, társadalomtudományok stb.) és/vagy különböző

eseménytípusokat (kiállítás, filmvetítés, könyvbemutató, vásár, műsoros rendezvény,

konferencia stb.) valósít meg a rendezvény égisze alatt.

népünnepély: Néptömegek szórakoztatására rendezett ünnepély.

búcsú: Templom vagy egyházközség védőszentjének vagy a templom fölszentelésének

emlékünnepe. Az ezzel kapcsolatos szórakozás, mulatság. Búcsújárás: a kegyhelyre való

zarándoklás.

táncház: Tánctanítással egybekötött társas rendezvény, melyhez koncert kapcsolódhat.

hangverseny: Zeneműveket bemutató nyilvános műsor, előadás.

fesztivál: Olyan megcélzott látogatói kör és a közreműködők szerint – helyi, térségi, megyei,

országos, nemzetközi – többnapos, komplex programsorozat, mely több önálló műsoros

eseményt, programot egységes egészként, összefoglaló néven szerepel.

F) Kiegészítő rendezvények a. sajtórendezvények (sajtótájékoztató, sajtókonferencia)

b. egyéb kiegészítő rendezvények (hölgyprogram, városnézés, kulturális program)

• SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ: Olyan összejövetel, melyre a szervezet a sajtó tudósítóit hívja

meg, és ismerteti álláspontját előre meghatározott vagy a helyszínen felvetett

kérdésekben.

• SAJTÓKONFERENCIA: Az előzőnél nagyobb rendezvény, részletesebb témakifejtésre

van lehetőség. Tulajdonképpen egy rendezvényen belüli rendezvényről van szó, így a

szervezési folyamatok azonosak a rendezvényeknél látottakkal.

• SAJTÓFOGADÁS Ünnepélyes alkalom, politikai vagy kulturális céllal rendezik

• SAJTÓREGGELI (-ebéd, -vacsora): Étkezéssel egybekötött, emiatt családiasabb

hangulatú sajtótájékoztató

• SAJTÓ HÁTTÉRBESZÉLGETÉS: Közvetlenebb tájékoztatási forma, a mélyebb

információhoz jutást segíti.

G) Egyéni/családi (esküvő, ballagás, temetés, születésnap, névnap)

III.

A RENDEZVÉNYPIAC RÉSZTVEVŐI

I. RENDEZVÉNYSZERVEZŐK

a) Állami, önkormányzati szervezetek, intézmények

Művelődési otthonok

Könyvtári hálózat

Teleházak

Múzeumok

Színházak

Filmterjesztés, könyvpiac

Tömegkommunikáció

Oktatási intézmények

b) Civil (nonprofit) szervezetek

Reformkor - Szocializmus - Rendszerváltás után

- szabadidő-hobbi, oktatás, sport, kultúra stb.

c) Vállalkozások

- Teljes körű szolgáltatást nyújtók

(pl.: rendezvényszervező, rendezvényügynökség, reklámügynökség, PR-cég, PCO, MP,

incentív irodák, utazási irodák)

- Teljes körű szolg .+ saját kapacitással rendelkezik

(pl.: party-service, konferencia szálloda stb.)

- Speciális szolgáltatók

(szállás, étkezés, utazás, kiegészítő programok: cégek, intézmények, társaságok, művészek

stb., megjelenés, nyilvánosság: grafikus, nyomda, fotós, PR cég, reklámügynökség,

sajtó stb., technikai feltételek. hang, fény, biztonság, eszközök)

II. MEGBÍZÓK

- Állami szféra

(szerv, intézmény – szakmai szervezet, testület stb.)

- Vállalkozói szféra

(egyén, cég, vállalat stb.)

- Civil szféra

(egyesület, alapítvány, szövetség stb.)

- Magánszemélyek

III. RÉSZTVEVŐK

Vendégek/közönség

VIP vendégek

Média

Közreműködők

Szolgáltatók

Szervezők

Megbízók

IV.

A RENDEZVÉNYSZERVEZÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ORSZÁGOS SZERVEZETEK

(1) MaReSZ

(Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetsége)

1992. – 14 rendezvényszervező cég szakmai szövetsége, ma több mint 100 taggal

Célok:

- Több rendezvény!

- Jobb feltételek!

- Több jó szakember!

- Legyen ismertebb a MaReSz!

- Legyen érdemes tagnak lenni!

Tagozatai:

- Kiállításszervezés, kivitelezés

- Kongresszusszervezés és konferenciaszervezés

- Rendezvényhelyszín

- Rendezvénygasztronómia

- Rendezvénytechnika

- Rendezvényügynökség

Díjak:

- Az Év Rendezvényszervezője

- Az Év Rendezvényszolgáltatója

- MaReSz Díj

2001-től a Magyar Turizmus Zrt. szervezeti

egysége. Nonprofit szervezet!

Feladatai:

- Kiadványok készítése

- Adatgyűjtés és –szolgáltatás

- Háttéranyagok gyűjtése, adatbázis

- Kapcsolattartás nemzetközi szervezetekkel

- Közreműködés továbbképzésekben

- Javaslattevés beruházásokra

Egyéb érdekvédelmi szervezetek

Magyar Marketing Szövetség

Magyar Public Relations Szövetség

Magyar Reklámszövetség

Magyar Kommunikációs Ügynökségek Szövetsége

Direkt Marketing Szövetség

Magyar Fesztivál Szövetség

Magyar Szállodák és Éttermek Szövetsége

Magyar Utazásszervezők és Utazásközvetítők Szövetsége

V.

A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOLYAMATA

1. Ötletelünk: pl. szülinapi vacsora

Tervezünk: Ki segít? Mikor? Hol? Kiket hívjunk meg? Hogyan érjük el őket? Milyen

programok legyenek? Mennyibe kerüljön?

2. Szervezünk

3. A VACSORA!

4. Fizetünk, a fotókat összegyűjtjük, elküldjük stb.

Négy fő rész:

I. Tervezés

II. Szervezés

III. Lebonyolítás

IV. Utómunkálatok

I. TERVEZÉS

(1) Környezettanulmány – PEST-analízis

(politikai-jogi, gazdasági, szociális és technikai környezet felmérése)

(2) Belső erőforrások elemzése – SWOT elemzés

(erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek)

(3) Megrendelő / Szervezőbizottság elvárásai

(4) Brief összeállítása

VI.

RENDEZVÉNYHELYSZÍNEK, VENDÉGLÁTÁS, TECHNIKAI FELTÉTELEK

A) Rendezvényhelyszínek

Kiválasztását meghatározza:

- Befogadó kapacitás

- Kiegészítő szolgáltatások

- Közeli szálláslehetőség

- Szabadidős programok

- Vásárlási

1. Szabadtéri helyszínek

2. Zárt helyszínek:

- kongresszusi központok, konferenciaszállodák,

- éttermek,

- egyéb intézmények

- extrém helyszínek

B) Vendéglátás

Szolgáltatók:

- catering

- party service

- étterem

- gyorsétkeztetés

1) Álló alkalmak

Fogadás

Buffet-dinner

Koktélpatry

Garden party

Egy pohár pezsgő

2) Ültetéses alkalmak

Díszétkezés

Munkaebéd/munkavacsora

Villásreggeli

B) Technikai feltételek

- színpad, színpadfedés, sátrak, kordonok

- fény-, hang- és látványtechnika

- hangrögzítés

- vetítéstechnika

- tolmácstechnika

- szavazástechnika

- kiegészítő eszközök

- hűtő-, fűtő, szellőző rendszerek

- áram-, víz, és csatornakiépítés

Megrendelés

Árajánlat kérése

- Megrendelő (fejléc), rendezvény neve, időpontja, létszám, étkezések típusa + ételek

típusa, fizetés formája, ÁFA-val… Hivatalos levél forma!

Opciós foglalás

- Az az időpont, ameddig lehetőség van a szolgáltatás díjmentes lemondására.

Megrendelés

- A szolgáltatás és az ár véglegesítése.