1/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Réalisation des prestations (DP013) Gestion statistique Veille administrative apprentis Veille administrative entreprise Veille pédagogique apprentis Veille pédagogique entreprise Inscription pédagogique YPAREO Visites - Indemnités Inscription aux modules Apogée Gestion des emplois du temps et des absences Suivi du cadre de mission Vie des contrats Contractualisation Et gestion des ruptures Prospection des entreprises Recrutement apprentis Apprentis Couples - apprentis Entreprises Entreprises Documentation Gestion Budgets Coordinatio n FE067 Suivi des critères de conformité des formations Exigences réglementair es Processus CFA IURC Exigences du Conseil Régional Chambres consulaires DIRECCTE Ministère de l’Éducation Nationale Documentation Visites - Indemnités DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations 1 / 28
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1/ 28 DP013-D_Processus_de_realisation_des_prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Réalisation des prestations (DP013) Gestion statistique.
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Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique Activité : Prospection des entreprises
TACHES RESPONSABILITÉ
1Recherche d’établissements (publics ou privés) candidats à l’accueil d’un apprentis Responsable
pédagogique
2Identification de la mission du futur apprenti au sein de l’entreprise, validation de cette mission au regard de la formation choisie, au regard de la formation et de l’expérience du maître d’apprentissage.
Responsable Pédagogique
PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
1 De la responsabilité du Responsable pédagogique
2 MissionFE030 Livret d’apprentissage et
de liaison (Fiche mission)
Adéquation avec le référentiel et les compétences à
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet pédagogiqueActivité : Recrutement des apprentis
TACHES RESPONSABILITÉ
12
Vérification administrative, contrôle des pièces jointes : - Diplôme requis ou relevés de notes de l’année précédente si attente de décision, - Copie des diplômes,- Curriculum vitae, lettre de motivation, âge, et nationalité- RIBSaisie des données sur tableau Excel (au moins diplôme souhaité, type de bac obtenu, moyenne au diplôme, département de résidence,…)
Assistante ou secrétaire pédagogique
3Réunions d’information : Information sur la formation et sur l’apprentissage, conduite des entretiensSélection pédagogique : la sélection pédagogique est du ressort du responsable pédagogique.
Responsable pédagogiquePersonnel enseignant
4Entrée en formation : Candidat titulaire d’un diplôme d’un niveau requis au regard de la réglementation, ayant signé un contrat d’apprentissage (et/ou en cours de signature d’un contrat d’apprentissage).
Assistante ou secrétaire pédagogique
PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME
1Dossier de candidature et
pièces jointes
ListesAdmis, admissibles,
refusés
AgeDiplômes requis
Nationalité
Secrétaire pédagogique
Courrier de refus ou de demande d’informations complémentaires
3
Capacité à pouvoir suivre l’enseignement tout en conduisant une carrière
professionnelle
TR044 Fiche d’aide au recrutement d’un apprenti
Profil cohérent avec la formation, l’apprentissage
et le métier recherché
Responsable pédagogique
Personnel enseignant
Liste refusé / Liste complémentaire
4Le candidat dispose de son
entrepriseContrat Contrat signé
Secrétaire et responsable pédagogique
Accompagnement de l’apprenti dans sa recherche d’un contrat
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Vie des contrats
Activité: Contractualisation et gestion des ruptures
Contractualisation et envoi du contrat (*)
Diplômes requis
Candidats
Entreprises
Contrat d’apprentissage
Contrat ex1 Entreprise
Contrat ex2 Apprenti
Contrat ex3 Organisme de tutelle (CCI – DIRECCTE)
Note (*) : le contrat est demandé par l’entreprise auprès de l’organisme consulaire. Lorsque l’organisme d’accueil est une administration, la demande se fait auprès de la DIRECCTE. Lors de la contractualisation, le contrat est envoyé à l’organisme consulaire pour
enregistrement (idem lors de la rupture).
Gestion des rupturesFE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat
Résiliation du contrat d’apprentissage
ContractualisationRupture
PédagogieApprentis
RecrutementEntreprises
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison (fiche mission)
Dossier de candidature complet (dossier + pièces
jointes)
Réunion des MA
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison
Document référencé dans le SMQ
Document non référencé dans le SMQ
Légende :
PR013-4 Procédure de gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat YPAREO
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats
Activité : Contractualisation et rupture
TACHES RESPONSABILITÉ
1
Contrat de droit privé :A) : l’entreprise fait la demande de contrat auprès de la chambre consulaire dont elle dépend. L’entreprise le complète et le renvoie au CFAIURC. Si le dossier est complet le CFA l’envoi directement à la chambre consulaire, sinon elle le renvoie à l’entreprise afin qu’elle complète le dossier. Dans ce dernier cas, l’entreprise renvoie le dossier complet à la chambre consulaire.B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC attestant de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à la chambre consulaire ou à l’entreprise si le dossier n’est pas complet.C) La chambre consulaire enregistre le contrat et renvoie 1 ex à la Direction du travail, 1 ex à l’entreprise, 1 ex à l’apprenti et 1 copie au CFA.
Contrat de droit public :A) : l’organisme public fait la demande de contrat auprès de son administration du tutelle, le complète et le renvoie à son administration de tutelle qui le vérifie (contenu et pièces jointes) et le renvoie au CFA IURC.B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC attestant de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à l’administration de tutelle.C) L’administration de tutelle enregistre le contrat et renvoie les 6 exemplaires : - 1 au CFA - IURC
Rupture :La résiliation du contrat d’apprentissage est signée d’un commun accord entre l’entreprise et l’apprenti. Ses 2 parties sont garantes de l’envoi du document « résiliation du contrat d’apprentissage » auprès de la chambre consulaire ou de l’administration de tutelle.Le document FE060 Gestion de problématique apprenti-entreprise/Rupture de contrat doit être complété et envoyé au service qualité. La rupture doit être enregistrée sous YparéoUn nouveau contrat ne peut être signé tant que la rupture du précédent contrat d’apprentissage n’a pas été enregistré par la Chambre consulaire.
Assistante pédagogiqueOu Secrétaire pédagogique et Assistante administrative
3Réunion des MA (Maîtres d’Apprentissage) : Cette réunion a lieu tous les ans au début de la formation universitaire.
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet administratif
Activité : Gestion statistique
TACHES RESPONSABILITÉ
1Paramétrage d’YPAREO : Identifier tous les éléments relatifs aux formations (codes), plannings, résultats de l’année N-1, les groupes, …
Assistante administrative
2
Etape 1 : a) Saisie des résultats (admis / refusé) des étudiants au diplôme de l’année N-1b) Au vu des décisions du jury de l’année N-1 : basculement des étudiants années N-1 en année NEtape 2 : Saisie des nouveaux inscrits : Saisie des informations liées au contrat CFA – Entreprise – Données personnelles de l’étudiant ; la saisie des étudiants n’est effectuée que lorsque le contrat est signé. Pour les étudiants qui ne sont pas en 1ere année, les paramétrages sont automatiquement rappelés : vérifier et corriger les informations si nécessaire.Edition de requêtes a) « effectifs » au 15 du mois (octobre / novembre / décembre et janvier). Le résultat de la requête est envoyé par Email à la région.b) Enquête – statistiques relatives à 100% des données, réalisée au 15 janvier, le fichier résultant est envoyé au Ministère de l’Education Nationale.
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : Volet administratif
Activité : veille administrative apprentis
TACHES RESPONSABILITÉ
1 Saisie des informations relatives aux absences sous YparéoAssistante
administrative ou pédagogique
2Information aux entreprises : courrier aux entreprises en fin de session et/ou au moins tous les 2 mois. Un double du courrier est conservé dans le dossier de l’apprenti.
Assistante administrative ou
pédagogique
3
Validation des présences et versement des ICF aux entreprises : Connexion sur les sites régionaux des entreprises (1 site par région dédié) ou renseignement de la liasse papier pour les régions ne fonctionnant pas en télétravail. Validation des présences et éventuellement de l’accord du Directeur du CFA si les absences dépassent le nombre d’heure autorisé.Note : Les ICF sont versées aux entreprises par les régions selon les éléments attestés. Le respect des exigences des régions conditionne la rapidité du versement aux entreprises (Cf Dossier « Fonctionnement Région »)
Assistante administrative
4Calcul des indemnités versées aux apprentis : Elles sont générées par YPAREO au regard des informations saisies précédemment, et extraites sous Excel (requête)
Assistante administrative
5Les RIB des apprentis sont saisis informatiquement par les assistantes pédagogiques ou administratives.Versement des indemnités aux apprentis : Elles sont versées normalement semestriellement.
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique
Activité : Inscription pédagogique
TACHES RESPONSABILITE
1Inscription pédagogique : Transférer les étudiants inscrits administrativement et faire le lien avec la version d’étape/unité d’enseignement. La saisie des notes pour un étudiant n’est possible qu’après son inscription pédagogique. Vérifier et modifier si nécessaire le maquettage des éditions (Relevés de notes, PV de délibération)
Secrétaire ou assistante pédagogique
PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
1 Saisie Apogee ApogeeApprenti inscrit à
l’Université
Secrétaire ou Assistante
pédagogique
Correction des modalités de collecte et/ou de saisie
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique
Activité : veille pédagogique apprentis
TACHES RESPONSABILITÉ
1Gestion des planning pour l’année (planning d’alternance pour l’année considérée) : L’élaboration des plannings est structurée par le responsable pédagogique, elle est mise en forme par la secrétaire pédagogique. Support : Excel
Responsable pédagogique et assistante ou
secrétaire pédagogique
2
Le responsable pédagogique établit les emplois du temps pour l’année : a) Respect des volumes horaires par matière et par semestre – maquette pédagogiqueb) Disponibilité des enseignants et des intervenants – Interrogation de chaque enseignantc) Disponibilité des salles et matériels – planning des salles attribuées au CFAIURC et si nécessaire,
consultation des secrétaires pédagogiques des autres départementsNote 1 : Lorsque des formations sont communes (apprentissage et cycle initial), les emplois du temps sont
établis par le responsable des emplois du temps du départementNote 2 : les modifications des emplois du temps sont gérées par les secrétaires pédagogiques en respectant les
exigences ci-dessus
Responsable pédagogique et assistante ou
secrétaire pédagogique
3 Organisation des contrôlesAssistante ou
secrétaire pédagogique
4 Saisie des notes dans Apogée. Assistante ou
secrétaire pédagogique
5
Gestion des absences : - Les assistantes pédagogiques mettent en place une procédure (émargement, logiciel, etc.) de gestion des absences et saisissent sous YPAREO.- Les secrétaires pédagogiques effectuent un suivi des absences (émargement, fiche d’absence, etc.). Elles renseignent le FE063 Relevés des absences mensuelles et le transmettent à l’assistante administrative dont elle dépend pour saisie sous Yparéo.
Assistante administrative et assistante ou secrétaire
Processus : Réalisation des prestations (DP013)Sous processus : volet pédagogique
Activité : veille pédagogique entreprise
TACHES RESPONSABILITÉ
1Le nombre de visites est défini par le Responsable pédagogique lors de la création du livret d’apprentissage et de liaison. Un bilan annuel d’évaluation est inséré par visite planifiée. L’enseignant Tuteur CFAIURC renseigne, lors de la visite, le bilan annuel d’évaluation.
Tuteur CFAIURC
2Le responsable pédagogique décide du nombre de fiches navettes en fonction du rythme d’alternance. Les fiches navettes sont renseignées par le maître d’apprentissage et l’apprenti puis validées par le tuteur CFAIURC ou le responsable pédagogique.
Tuteur CFAIURC et/ouResponsable pédagogique
3 Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel. Tuteur CFA et/ou
Responsable pédagogique
PARAMÈTRES A CONTRÔLER ENREGISTREMENTCRITÈRES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
12
Nombre de visite
Bilan annuel d’évaluation(FE030 Livret
d’apprentissage et de liaison)
Cohérent avec le cadre du diplôme
Responsable Pédagogique
Déclenchement des visites nécessaires
123
Cohérence Missions réalisées en
entreprise / Cadre du diplôme
Fiches navettes +
Bilan annuel d’évaluation
(FE030 Livret d’apprentissage et de
liaison)
Cohérent avec le cadre du diplôme
Tuteur CFAIURCContact pris avec l’apprenti et l’entreprise pour vérifier les
éléments
Responsable Pédagogique
Si non efficace : visite provoquée du Tuteur CFA en
entreprise
DirecteurCFAIURC
Si non efficace, le dossier est transmis à la DIRECCTE et SAIA
(service académique de l’inspection de l’apprentissage).