REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA Fitiavana – Tanindrazana – Fandrosoana MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION DES RECETTES DE L’ORTM Rédigé par : Approuvé par la Direction Générale MAHATOVO Tahirisoa Tsinangàny Diffusion Toutes les directions et services au sein de l’ORTM ORTM – Janvier 2016 MINISTERE DE LA COMMUNICATION, DE L’INFORMATION ET DES RELATIONS AVEC LES INSTITUTIONS ------------------- OFFICE DE LA RADIO TELEVISION MALAGASY
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MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION DES RECETTES DE L’ORTM
Rédigé par : Approuvé par la Direction Générale
MAHATOVO Tahirisoa Tsinangàny
Diffusion
Toutes les directions et services au sein de l’ORTM
ORTM – Janvier 2016
MINISTERE DE LA COMMUNICATION, DE L’INFORMATION ET DES RELATIONS AVEC LES
INSTITUTIONS-------------------
OFFICE DE LA RADIO TELEVISION MALAGASY
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PROCEDURE DE GESTION DES RECETTES
1. Descriptif des recettes Selon l’article 17 du décret n°98-045 portant Création et Statut de l’Office de la Radio-Télévision Publiques de Madagascar, les ressources de cette dernière peuvent être catégorisées selon les groupes suivants :
- Les recettes publicitaires- Les redevances sur l’utilisation des sites de radio et télévision- Les taxes parafiscales autorisées par la loi des finances- Les ventes de produits finis- Les subventions de l’Etat, des Collectivités Décentralisées, d’organismes publics ou privés, nationaux ou internationaux- Les dons et legs- Toutes autres sources de financement non énumérées ci-dessus.
La présente procédure définit les tâches à accomplir par les personnes idoines dans le cadre des ressources en numéraires communément appelées « RECETTES ».
Ces recettes peuvent être classifiées en :
- Recettes provenant des activités de diffusion sur la TVM et la RNM- Recettes provenant de la location des sites- Subventions, dons provenant du ministère de tutelle ou d’un tiers.
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Conformément au statut de l’ORTM, l’Agent comptable est chargé du recouvrement des recettes.
Seul le Directeur Général a la capacité d’ordonner toutes les recettes.
A. Recettes provenant des activités de diffusion sur la TVM et la RNM
Prestations
Canal de diffusion
Input provenant du client
Durée Tarifs
Spots publicitaires
TVMRNM
-CD avec le spot à diffuser
5 à 60 secondes
MGA 10 000 à MGA 260 000 par diffusion
Clips TVM CD avec le clip à diffuser
Maximum 5 minutes
MGA 10 000 à MGA 100 000 par diffusion
Publireportage TVM CD avec la vidéo
à diffuser1 à 30 minutes MGA 208 704 à MGA 1 565 280
Textes à lire RNM Texte à lire 1 à 20 lignes MGA 1 000 à MGA 5 000 selon le nombre de lignes
Petites annonces
RNM et TVM
-Texte à lire-CD avec les petites annonces à diffuser
1 à 20 lignes5 à 60 secondes
MGA 12 000 à MGA 18 000
B. Recettes provenant de la location des sites Les sites faisant l’objet de location sont principalement les pylônes sur lesquels peuvent être installés les antennes permettant la diffusion d’ondes hertziennes.Les clients sont les chaînes télévisées et radio.
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C. Subventions, dons provenant du ministère de tutelle ou d’un tiers Le ministère de tutelle ou un tiers subventionne soit le fonctionnement de l’ORTM soit un investissement. Des personnes physiques ou morales peuvent également apportées des dons en numéraire pour le compte de l’ORTM.
2. Principes généraux de la procédure Ci-après les principes généraux régissant l’ensemble des procédures de recette :
- Une recette est comptabilisée après ordonnancement de l’Ordre de recette.- L’ordre de recette est établi par un comptable au niveau de la Direction Administratif et Financière.- Seul le Directeur Général peut ordonnancer l’Ordre de recette.- Avant d’être signé par le Directeur Général, l’Ordre de recette doit être vérifié par le Directeur Administratif et
Financier.- Ces vérifications se matérialisent par un visa apposé soit sur la souche de l’ordre de recette.- Chaque recette doit avoir son propre carnet d’ordre de publicité pré numéroté, avec cachet et paraphe de l’Agent
comptable avant d’être utilisé par le Service Commercial et Marketing.- Aucune remise n’est accordée pour les clients directs.- Les remises sont accordées uniquement par le Directeur Général, avec avis des Directeurs concernés, pour les clients
partenaires.- Les remises hors factures sont supportées par des factures d’avoir.- Toutes les factures sont signées par le Directeur Général uniquement. Cependant, il peut déléguer cette signature.- Il y’a deux type de clientèle : clients directs et clients partenaires.- Les clients partenaires sont ceux qui ont conclus un contrat de partenariat avec l’ORTM pour que ce dernier lui
fournisse une prestation donnée (diffusion d’un spot, publireportage, location de site, etc.).
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- L’Agent comptable doit détenir un exemplaire de tous les contrats liés aux recettes.- L’ORTM ne doit contracter qu’avec les personnes régulièrement immatriculées au niveau de l’Administration Fiscale.- Seuls les règlements en espèces inférieurs à MGA 200 000 sont autorisés. - Pour les règlements, les clients directs peuvent :
o Payer directement par espèces auprès du Service Commercial et Marketing,o Versement en espèces dans les comptes bancaires de l’ORTM. Les clients déposent auprès du Service
Commercial et Marketing le bordereau de versement d’espèces comme pièce justificative,o Paiement par chèques certifiés ou chèques de banque,
- Pour les règlements, les clients partenaires peuvent :o Payer directement par espèces auprès du Service Commercial et Marketing,o Verser en espèces dans les comptes bancaires de l’ORTM. Les clients déposent auprès du Service Commercial et
Marketing le bordereau de versement d’espèces comme pièce justificative,o Payer par chèques certifiés ou chèques de banque auprès du Service Commercial et Marketing,o Effectuer des virements auprès des comptes bancaires ou du Trésor et déposer l’ordre de virement auprès du
Service Commercial et Marketing.- Pour le suivi de la situation des impayés, le Service Commercial et Marketing établi un état extracomptable indiquant :
o Les identifications des clients : dénomination, NIF, Stat, adresse, n° téléphoneo Le n° du contrat ou du bon de commande,o Le n° de la facture,o Le montant,o L’échéance,o Le nombre de jour de retard le cas échéant.
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- L’état extracomptable des impayés est établi hebdomadairement et transmis au Directeur Administratif et Financier et à l’Agence comptable.
- L’ordre de publicité est établi en trois exemplaires :o L’ordre de publicité original est transmis au cliento Le double de l’ordre de publicité est transmis et classé par l’agence comptableo La souche est classée par le service commercial et marketing
- Les recettes sont transmises au Directeur Administratif et Financier pour vérification au jour le jour. Ainsi, le Service Commercial et Marketing ne garde pas les recettes à la fin de la journée.
- Tout recouvrement des recettes est réalisé par le Service Commercial et Marketing. Il en est de même pour les facturations.
- Le Service Commercial et Marketing établi une situation des recettes mensuellement qu’il transmet à chaque direction de l’ORTM et à l’Agence comptable.
- L’agence comptable effectue un rapprochement mensuel des recettes communiquées par le Service Commercial et Marketing avec les recettes comptabilisées.
- Toute transmission de document d’un service à un autre, d’une direction à une autre, est matérialisée dans un cahier de transmission.
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3. Domaines d’application Les domaines d’application de la présente procédure concernent :
- Les recettes liées aux directions de la TVM et de la RNM,- Les recettes provenant des locations de sites, - Les subventions, dons.
4. Les recettes liées aux directions de la TVM et de la RNM Principes :
- Le plan media doit être uniforme pour toutes les prestations TVM et RNM.- Le plan media contient les caractéristiques de la prestation :
o Nature,o Périodicité,o Durée,o Le Bon à Diffuser.
- Les devis sont faits à partir du plan média.- Pour le cas des publireportages, les plages horaires sont données par la RNM et la TVM. Ce n’est qu’après validation de
la plage horaire demandée par le client ou réaménagement suivant disponibilité que le client procède au paiement.- Les documents à transmettre à l’Agent Comptable sont :
o Un exemplaire de l’ordre de publicité,o L’ordre de recette,
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o Le Bordereau de versement,o Le Plan media avec le Bon à Diffuser,
- Seuls les règlements en espèces inférieurs à MGA 200 000 sont autorisés. - Seul le Directeur Général peut octroyer des remises. Les autres directeurs donnent seulement des avis.- Toute émission à diffuser doit être supportée par une fiche technique établie par le client. Cette fiche devra mentionner
les informations concernant l’émission : titre, durée, fréquence, etc.- Les avis de recherche de mineurs perdus et de personnes aliénées, et les annonces de décès découvert sur la voie
publique sont gratuits pour la RNM, sous réserve de pièces justificatives probantes (actes de décès, documents émanant de la police, etc.)
- Les recouvrements des clients douteux, dont la responsabilité revient au Service Commercial et Marketing, se fait selon l’ordre suivant :
o Relance amiable après l’échéance mentionnée dans le contrat de partenariat,o Lettre de mise en demeure,o Procédure de recouvrement par voie judiciaire.
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A. Réception des clients directs Etapes :
I. Réception du clientII. FacturationIII. Transmission des documents pour les procédures suivantes
-Mention sur les 2 exemplaires du plan media: PAYE, BON A DIFFUSER
-Signature de l’ordre de publicité
-Régisseur de recette
-Régisseur de recette et le Client
-Service commercial et marketing
-Service commercial et marketing
et Client
M -Plan media-Ordre de publicité
-Plan media en deux exemplaires avec mention PAYE, BON A DIFFUSER-Ordre de publicité signé par les deux parties
III. Transmission des documents pour les procédures suivantes
7Ordre de publicité signé par les deux parties
Dispatch des exemplaires de l’ordre de publicité :1 exemplaire pour le client1 exemplaire pour l’établissement de l’ordre de recette1 exemplaire classé par ordre numérique
Régisseur de recette
Service commercial et marketing
M Ordre de publicitéCf. procédure d’enregistrement des recettes
8
Plan media en deux exemplaires avec la mention PAYE, BON A DIFFUSER
Dispatch des exemplaires du Plan media :Un exemplaire pour le ConducteurUn exemplaire pour l’établissement de l’ordre de recette
Régisseur de recette
Service commercial et marketing
M Plan media Cf. procédure de diffusion
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B. Enregistrement des recettes Pour l’enregistrement des recettes relatives aux paiements par ordre de virement, l’Agent comptable n’établit l’Ordre de recette qu’une fois le montant positionné dans le compte bancaire ou dans le compte ouvert au niveau du Trésor Public. L’Agent comptable vérifie les avis de crédit y afférents.
Etapes :
I. Etablissement des états récapitulatifsII. Validation des états récapitulatifsIII. Etablissement de l’ordre de recetteIV. Signature de la souche de l’ordre de recetteV. Ordonnancement de la recetteVI. Comptabilisation et classement
Dispatch des exemplaires des contrats :1 exemplaire pour le client1 exemplaire pour le Service Commercial et Marketing1 exemplaire pour l’Agent comptable1 exemplaire pour classement
Secrétaire Direction Générale M Contrat signé
Contrat dispatché et classé
II. Facturation
15Contrat signé par les deux parties
Etablissement de la facture suivant les termes du contrat
Régisseur de recette
Service commercial et marketing
Contrat Facture établie
16 Facture établie Envoi de la facture au client
Régisseur de recette
Service commercial et marketing
Facture Facture envoyée
III. Réception des moyens de paiement
17Chèque de banque/Chèque certifié/Espèces
-Réception moyens de paiement du client-Vérification
Plan médiaCoût de la prestation et moyens de paiement cohérents
Etablissement de l’Ordre de publicité en trois (3) exemplaires
Régisseur de recette
Service commercial et marketing
MOrdre de publicitéPlan mediaMoyens de paiement
Ordre de publicité établi en 3 exemplaires
19Ordre de publicité établi en 3 exemplaires
Signature de l’ordre de publicité
Régisseur de recette et le
Client
Service commercial et marketing
et ClientM Ordre de publicité
Ordre de publicité signé par les deux parties
20Ordre de publicité signé par les deux parties
Dispatch des exemplaires de l’ordre de publicité :1 exemplaire pour le client1 exemplaire pour l’établissement de l’ordre de recette1 exemplaire classé par ordre numérique
Régisseur de recette
Service commercial et marketing
M Ordre de publicitéCf. procédure d’enregistrement des recettes
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5. Les recettes provenant des locations de sites Principes :
- Les sites faisant l’objet de location sont principalement les pylônes sur lesquels peuvent être installés les antennes permettant la diffusion d’ondes hertziennes.
- Les clients sont les chaînes télévisées et radio.- Seuls les clients ayant satisfaits les exigences technologiques requis par l’ORTM peuvent louer les sites appartenant à
ce dernier.- L’ORTM, via la Direction des Infrastructures Techniques, effectue un test sur les technologies utilisés par les clients et
donne son avis avant l’établissement du protocole d’accord.- Le protocole d’accord équivaut contrat de location de site.
Etapes :
I. Réception du clientII. Etude techniqueIII. Etablissement d’un protocole d’accordIV. FacturationV. Réception des moyens de paiement
Fiche technique avec l’avis du Directeur des Infrastructures Techniques
Etablissement d’un protocole d’accord en cinq (5) exemplaires
Secrétaire Direction Générale I Protocole d’accord
Protocole d’accord établi en cinq (5) exemplaires
5Protocole d’accord établi en cinq (5) exemplaires
Signature des deux parties
Directeur Général
Client
Direction Générale
ClientM Protocole d’accord Protocole
d’accord signé
6 Protocole d’accord signé
Dispatch des exemplaires des contrats :1 exemplaire pour le client1 exemplaire pour la Direction des Infrastructures Techniques1 exemplaire pour le Service Commercial et Marketing1 exemplaire pour l’Agent comptable1 exemplaire pour classement
Secrétaire Direction Générale M Protocole d’accord Protocole
Dispatch des exemplaires de l’ordre de publicité :1 exemplaire pour le client1 exemplaire pour l’établissement de l’ordre de recette1 exemplaire classé
Régisseur de recette
Service commercial et marketing
M Ordre de publicitéCf. procédure d’enregistrement des recettes
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6. Subventions, dons Principes :
- Le ministère de tutelle ou un tiers subventionne soit le fonctionnement de l’ORTM soit un investissement. - Des personnes physiques ou morales peuvent également apportées des dons en numéraire pour le compte de l’ORTM.
Etapes :
I. Réception des fonds et établissement de l’ordre de recetteII. OrdonnancementIII. Comptabilisation