010761001 Projektinhallinta http://www.it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/ Luento 3 Kalle Ikkelä
Mar 20, 2016
010761001 Projektinhallintahttp://www.it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/
Luento 3
Kalle Ikkelä
Sisältö
• Projektitermistöä• Projektin valinta yrityksessä• Projektinhallinnan tehtäviä• Projektin aloitus• Ryhmätyöskentely projektissa• Palaverikäytännöt
Projektisopimukset
• Toimitusprojekteja edeltää tarjous- ja sopimusvaiheet, joissa määritellään projektin aikataulu- ja kustannusraamit
• Projektisopimus tehdään jokaiselle projektille erikseen
• Lisäksi osapuolilla voi olla keskenään puitesopimus, jossa sovitaan jokaisen projektin yleiset reunaehdot
Tärkeimmät asiat IT-projektisopimuksessa
• Mitä tehdään ja kuinka se toimitetaan• Aikataulu ja budjetti• Osapuolten vastuut• Raportointikäytännöt• Toimenpiteet ongelmatilanteissa• Projektin ja tuotteen hyväksymiskriteerit• Tuotteen takuu
» lisätietoja Pelin kpl 4.5
Projektin organisointi ja käynnistys
• Projektin aloituksen tulee olla hyvin suunniteltu ja jämäkkä. Aikaa tullaan tarvitsemaan ennalta-arvaamattomiin tehtäviin!
• Aloitukseen sisältyy projektin ohjaukseen liittyviä asioita. Työtä voidaan tehdä ennen muuta projektia tai yhtä aikaa esitutkimuksen kanssa.
Projektin käynnistystehtävät
• Projektin tavoitteiden määrittely• Projektiryhmän jäsenten tehtävien määrittely• Ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen• Projektisuunnitelman laatimisen aloitus• Käynnistysseminaarin (”kickoff:n”) järjestäminen:
pienimuotoinen esitutkimusprojektin alussa, suurempi toteutuksen alussa tai tarpeen mukaan
Projektin alussa olevia mahdollisia ongelmia
• Projektin tavoitteet eivät ole selviä• Projektiryhmällä ei ole kokemusta
projektityöskentelystä ja menetelmistä• Henkilöt eivät tunne toisiaan ja projektiryhmän
hengen luomiseen menee aikaa • Motivaatiot, tavoitteet ja työtavat voivat olla
erilaisia• Projektipäälliköltä kuluu aikaa henkilöiden
opastamiseen ja projektin aloitus venyy
Kickoff:n tehtävät
• Perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin ja sisältöön
• Määrittää tehtäväjako ainakin karkealla tasolla (roolit)
• Projektiryhmän jäsenten keskinäinen tutustuttaminen
• Työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen• Käynnistää projektiryhmän työ
Projektin määrittelyvaiheen tehtävät
• Tehtävän tuotteen toteutettavuuden selvittäminen ja kuvaaminen
• Projektisuunnitelman tekeminen– aikataulu- ja kustannustavoitteet– riskit– tekniset määrittelyt– tiedot lähde- ja viiteaineistosta, esim. patentit– projektiorganisaation kuvaaminen
• Kokonaisvastuu projektipäälliköllä, työ yhdessä määrittelyvaiheen projektiryhmän kanssa
Sisältö
• Projektitermistöä• Projektin valinta yrityksessä• Projektinhallinnan tehtäviä• Projektin aloitus• Ryhmätyöskentely projektissa• Palaverikäytännöt
Tiimirooleja
Keksijä Tiedustelija
TakojaTekijä
Viimeistelijä
DiplomaattiArvioija
Kokooja
Ryhmätyöskentely projektissa
• Hyvä tulos syntyy aina teknisen ja inhimillisen osaamisen yhteisvaikutuksesta
• Hyvä itsetuntemus, empaattisuus, tilanneherkkyys, hyvä henkinen tasapaino, terve itsearvostus ovat ryhmätilanteessa tärkeämpiä kuin tekninen osaaminen
• Ryhmä kehittyy yhteistyöhön ajan myötä
Projektiryhmän onnistumisen edellytykset
• Työskentelytavat on suunniteltava• Tavoitteet on oltava selvillä ja tavoitetta tulee matkan
varrella tarkastaa• Johtamistapa on harkittava etukäteen ryhmä
huomioonottaen• Ryhmän henkilöiden työmäärä on suhteutettava
projektissa käytettävissä olevaan aikaan• Käytettyjen seuranta- ja palautemenettelyjen tulee
olla kaikille selviä
Ihmisten johtaminen (1/2)
• Yksilön ja ryhmän tavoitteiden tulee olla samansuuntaisia
• Ihmiset tarvitsevat onnistumisen kokemuksia• Johtaminen on helppoa niin kauan kun asiat menevät
hyvin• Asiat, joita seurataan, tehdään hyvin• Asiat, joista palkitaan, tehdään hyvin• Vakiinnuta pelisäännöt ja tee ne kaikille selviksi• Ole avoin uusille asioille – etsi positiiviset puolet ensin
Ihmisten johtaminen (2/2)
• Kuuntele muita, ole aidosti kiinnostunut• Muista, että ihmiset eivät kerro mielellään huonoja uutisia• Sitoudu yhteisiin päätöksiin (vaikka olisitkin eri mieltä)• Salli erilaisuus• Karta turhaa muodollisuutta ja byrokratiaa• Leadership vs. Management: molempien oltava kunnossa• Muista positiivinen palaute (se ei maksa mitään)• Pohdi (epä)onnistumisen syitä.
Omat työtapasi
• Seuraa ajankäyttöä ainakin ajoittain tarkasti, tulevaisuuden suunnittelu helpottuu
• Varaa kalenteriin aikaa pikku hommille ja yllättäville tehtäville• Realismi: kaikkia tehtäviä ei ehdi tekemään• Priorisoi tehtävät; valitse tehtävät prioriteettijärjesteyksessä, älä
mielihyväohjautuvasti – yritä tehdä ikävät työt ensin• Minimoi keskeytykset, lyhyimpääkin hukkautuu 15 min• Estä keskeytykset, sulje ovi, pane lappu luukulle• Tee mahdollisimman pitkään samaa asiaa, älä hypi tehtävästä toiseen• Aloita aikaisemmin• Delegoi• Pysähdy välillä miettimään, mitä voit oppia lähihistoriasta• Mieti omat keinosi tunnistaa stressitilanteet ja hallita niitä
Ryhmän johtaminen
• Luova prosessi: ei selkeää kaavaa kuinka aina voisi toimia
• Hyvä neuvottelu- ja keskustelutaito sekä tilannetaju on tarpeen
• Tasapuolisuus ja erilaisten ihmisen hyväksyntä on välttämätöntä
• Itsetunnon ja itseluottamuksen aikaansaanti ja ylläpitäminen auttavat sekä ryhmän johtajaa että koko ryhmää
Projektiryhmän toiminta
• Projektiryhmän viikkopalaverit: seurataan tilannetta ja keskustellaan ongelmista ja tulevan viikon töistä.
• Palaverien tavoite, käsiteltävät asiat ja osallistujat oltava selvillä. Turhat palaverit vievät työaikaa ja turhauttavat osallistujia.
• Normaalia kanssakäymistä projektiryhmän sisällä on tapahduttava päivittäin.
Tehtäväjako projektissa
• Vastuut projektiryhmän sisällä on määriteltävä• Jokaisen tulisi osallistua omien tehtävien lisäksi
projektin ryhmätehtäviin ja päätöksentekoon.• Tarkoituksena on lisätä motivaatiota projektin
suorittamiseksi!
Projektin me-hengen luominen
• Seuraavat asiat auttavat hengen luomiseen– Tunne ryhmäsi– Tunne henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, tue
jälkimmäisiä– Huomaa, mitä ryhmä osaa yhdessä ja mihin se
pystyy venymään– Mitä uutta pitää opetella projektin onnistumiseksi
ja kuinka paljon opetteluun tarvitaan aikaa
Palautteen antaminen ja käsittely
• Palautetta voi antaa sekä yksittäiselle ryhmän jäsenelle että koko ryhmälle
• Yksilöpalautetta voi antaa esim. työnjakohetkellä tai tehtävän suorituksen jälkeen sekä päivittäin tarvittavissa tilanteissa
• Positiivinen palaute vs. kehitystarve tai -ehdotus (eli ei puhuta negatiivisesta palautteesta)
• Projektin johtoryhmä voi antaa palautetta edistymisraporttien tai johtoryhmän kokousten yhteydessä
Hyödyllisiä toimintamalleja tiimien rakentamisessa
• Selkeä visio ja haasteelliset tavoitteet• Yhteentoimivan ryhmän valinta• Kick off – käynnistysseminaari• Hyvä tiedottaminen ja kommunikaatio• Ryhmän kehittäminen ja kouluttaminen• Palkitsemisjärjestelmä• Jatkuva tiimin ylläpito ja kehittäminen• Ristiriitojen sovittamisen käytännöt
Ryhmän kehitysprosessi
• Ryhmän yhteistyön kehittyminen vaikuttaa huomattavasti työn tehokkuuteen ja tuloksellisuuteen
• Kehitysprosessin vaiheet:– muotoutuva ryhmä– joukkue-vaihe– itsenäistyvä ryhmä– luopuva ryhmä
Seurattavat asiat kehitysprosessin aikana
• Halu kuunnella, ymmärtää ja osallistua ryhmän toimintaan
• Tapa keskeyttää ja puhua toisten päälle sekä inttää tarpeettomasti
• Asennoituminen muihin jäseniin• Mielipiteisiin vaikuttaminen• Muiden ajatusten kehittäminen• Yleinen rooli ryhmässä: määräilevä, alistuva vai
myötäilevä
Muotoutuva ryhmä
• Organisaation muodostaminen ja sopivan ryhmän jäsenten etsintä
• Mahdollisia ongelmia:– Viestintä niukkaa– Jäsenet epävarmoja rooleistaan sekä omista
ja toisten odotuksista• Älä kiirehti eteenpäin, jollei ryhmä ole valmis!
Joukkue-vaihe
• Ryhmä on innostunut: puhutaan paljon ja kuunnellaan vähän
• Projektin alussa ideoiva vaihe• Sisältöön liittyvät ratkaisut määritellään ja
projektiryhmän jäsenten vuorovaikutus on merkittävä.
• Ryhmähenki lujittuu: ”Tämä on meidän homma!”
Itsenäistyvä ryhmä
• Toteutus ja tekniset ratkaisut määritelty painopiste siirtyy tehokkaaseen yksilötyöskentelyyn
• Kullakin on oma toimenkuvansa• Vastuut ja valtuudet ovat selvät• Työskentelytavat on sovittu• Projektiryhmän työskentely ryhmänä vähenee
Luopuva ryhmä
• Miten projektiryhmä puretaan– milloin yksittäiset resurssit voidaan vapauttaa?– jos henkilöitä annetaan liian aikaisin muihin
tehtäviin, voi tulla ongelmia– toisaalta liian myöhään vapautetut resurssit
aiheuttavat kustannuksia• Projektiryhmä on projektin lopulla tiukoilla: miten
ryhmä puretaan seuraavia projekteja varten?
Sisältö
• Projektitermistöä• Projektin valinta yrityksessä• Projektinhallinnan tehtäviä• Projektin aloitus• Ryhmätyöskentely projektissa• Palaverikäytännöt
Projektikokoukset
• Projektissa esiintyy eri tyyppisiä kokouksia– suunnittelukokous– valvontakokous– neuvottelut
• Projektisuunnitelmassa on hyvä määritellä tärkeimmät kokoukset ja niiden suoritustapa
Projektin valvontakokous
• Valvontakokouksen tehtävät– Informointi projektin edistymisestä– Poikkeamien ja niiden syiden selvittäminen– Päätöksenteko / lisäselvitysten antaminen
Syitä tehottomiin palavereihin
• Palaveriin ei oltu valmistauduttu kunnolla• Keskustelu harhautui asiasta• Palaverin kestoa pitkitettiin turhaan• Joku poistui ennen kokouksen päättymistä• Joku poistui välillä hoitamaan asioitaan tai vastasi kännykkään• Joku ulkopuolinen häiritsi kokousta • Kokouksen tarkoitus ja tavoitteet eivät olleet selvillä• Kokous alkoi myöhässä• Kaikia asioita ei ehditty käsittelemään• Kokouksessa ei ollut henkilöitä, joilla olisi ollut valtuuksia tehdä
päätöksiä• Kokouksen tekemiä päätöksiä ei oltu toteutettu
Palaverit tehokkaammiksi (1/3)
• Mieti, onko kokous välttämätön vai voidaanko asia hoitaa muuten
• Optimoi osallistujien määrä• Mieti palaverin tavoite, tarkoitus ja käsiteltävät asiat
etukäteen• Valitse sopiva aika ja paikka• Varmista että kokoukseen on valmistauduttu• Tiedota ajoissa, aloita ajoissa, lopeta ajoissa• Laita tärkeät asiat esityslistan alkuun• Varmista, että joku tekee muistion
Palaverit tehokkaammiksi (2/3)
• Varmista, että päätöksentekovalta on kunnossa • Valitse asioiden käsittelytapa tavoitteen mukaan
(ideointipalaveri vs. päätöksenteko)• Tee yhteenvetoja: aluksi, lopuksi, tarvittaessa
välilläkin• Pysy asiassa, keskeytä pitkät kaksinpuhelut• Huolehdi tavoitteen saavuttamisesta• Varmista osallistujien sitoutuminen päätöksiin,
esitä tarvittaessa provosoivia kysymyksiä.
Palaverit tehokkaammiksi (3/3)
• Varmista päätösten toteutumisen seuranta• Kertaa lopuksi johtopäätökset ja toimeksiannot
sekä kirjaa ne ylös• Pidä kokous tilassa, jossa ei ole tuoleja ("stand-
up meeting")• Jokainen kännykkään saapunut puhelu aiheuttaa
1 euron maksun kahvikassaan• Pullia yksi vähemman kuin osallistujia?
Jotta projektisi onnistuisi
• Sovi yhteistyömenetelmät• Sovi ohjauskäytännöt• Laadi projektisuunnitelma• Kerro tavoitteet projektiryhmälle sekä se, miten ryhmä palkitaan,
mikäli tavoitteisiin päästään• Huolehdi tarvittavista resursseista• Pyri luomaan yhteishenkeä• Tiedota kaikesta tarpeellisesta• Valmistele loppuraportti ja käy se läpi yhdessä projektiryhmän
kanssa• Hoida sovitut palkitsemiset