01 Uvod u Upravljanje Projektima 2013

UPRAVLJANJE PROJEKTIMAUvod

MENADŽMENT I PROJEKTNI MENADŽMENT

• Upravljanje je fenomen današnjeg vremena.

• Menadžment se kao naučna disciplina bavi upravljanjem poslovnim sistemima i procesima i upravljanjem svim organizacionim sistemima, radi poboljšanja njihove efikasnosti.

• Projektni menadžment je specijalizovana disciplina menadžmenta usmerene na upravljanje pojedinačnim procesima, poduhvatima ili funkcijama u cilju njihovog efikasnijeg izvršavanja.

• Menadžment ima trojaku funkciju, odnosno pojavljuje se u tri posebna aspekta koja se donekle razlikuju, ali ipak imaju puno zajedničkog:

4

Zadatak menadžmenta

• Planiranje obuhvata• postavljanje ciljeva, • odredjivanje načina na koji će se ciljevi ostvariti, • alokaciju resursa i • vremenske dinamike za ostvarenje ciljeva.

• Organizovanje obuhvata izgradnju struktura u organizaciji na način koji će obezbediti planirani ciljevi.

• Vodjenjem se energija članova organizacije pokreće, održava i usmerava ka obavljanju ciljeva organizacije.

• Kontrola utvrđuje da li su ciljevi ostvareni na planiran način u predviđenom vremenu.

Projektni menadžment (Project Mangement), Strategijski menadžment (Strategic Management), Upravljanje promenama (Change Management), Upravljanje inovacijama (Inovation Management), Upravljanje rizikom (Risk Management),Totalno upravljanje kvalitetom (Total Quality

Management),Kros kulturni (interkulturni) menadžment (Cross Cultural

Management),Upravljenje znanjem (Knowledge Management) i dr.

Područja upravljanja

Projektni menadžment• Godine 1950-te se formalno označavaju za početak ere

modernog projektnog menadžmenta (PM).

• Pre toga projektima se upravljalo

– na ad hoc bazi

– po ho-ruk sistemu,

– korišćenjem samo nekih neformalinih tehnika i alata.

• Henry Gantt i Henry Fayol - očevi projektnog menadžmenta.

• Njihov rad je doveo do kreiranja modernih alata za menadžment

7

Koncept upravljanja projektom

Koncept upravljanja projektima se u svetu koristi od sredine 60-tih godina, a bazira se na uspostavljanju efikasne organizacije koja omogućava da se na najbolji način iskoriste

• raspoloživi materijalni resursi, • finansijska sredstava i • ljudi

u procesu realizacije projekata.

Projekat (engl. project)

(kratka defincja)

„Jedinstven, privremen, organizovan i

rizičan poduhvat

za ostvarenje željenih ciljeva“.

Projektni menadžmentdefinicija

(proširena definicija sadrži elemente)

• jedinstven proces koji se sastoji od niza koordiniranih i

kontrolisanih aktivnosti sa datumom početka i završetka,

• ostvarenje ciljeva koji ispunjavaju utvrdjene zahteve,

• poštovanje ograničenja vremena, troškova i resursa,

• privremeno trajanje do ostvarenja ciljeva projekta.

Projektni menadžment-definicija

Definicija projekta• U literaturi se može naći više definicija projekta:• Projekat je skup međusobno povezanih aktivnosti čije

kombinovano izvršavanje u ograničenom vremenskom periodu i sa ograničenim resursima postiže određene željene ciljeve.

• Projekat je svaki poduhvat koji ima cilj, rok i raspoložive resurse.

• Projekat je nastojanje da se u ograničenom vremenu proizvede jedinstven proizvod, usluga ili rezultat.

• Projekat je skup različitih aktivnosti obavljenih u logičnom nizu kako bi se došlo do određenog rezultata.

Opšti pojam projekta –opšte karakteristike

• Složen poduhvat- velik broj aktivnosti i učesnika.• Projekat sadrži elemente poslovnog procesa preduzeća.• To je poduhvat koji se odvija u budućnosti i zbog toga ima

određen nivo rizika i neizvesnosti.• Jedinstven je i neponovljiv.• Vremenski je ograničen.• Sadrži konačne ciljeve koje treba postići.• U njemu učestvuju ograničeni ljudski i materijalni resursi.• Zahteva koordinaciju i njime se mora upravljati da bi se

efikasno realizovao.

Tri osnovna elementa upravljanja projektom:

• usmeravanje i koordinacija ljudskih i materijalnih resursa u toku čitavog životnog veka projekta,

• korišćenje modernih tehnika menadžmenta,

• ostvarenje planiranih ciljeva u pogledu:– obuhvata (obima), troškova, rokova i kvaliteta

– na zadovoljstvo korisnika.

Projektni menadžment-elementi

• Pre početka izrade planova projekta, veoma značajno pitanje je:

Kako, uporedo sa razbijanjem (dekompozicijom) sistema na

•podsisteme, funkcije,

•karakteristike, performanse, itd.,

razbiti (dekomponovati) strukturu jednog projekta na:

• odgovarajuće faze realizacije,

•troškove tih faza, itd.?

Projektni menadžment-elementi

14

POJAM PROJEKTA• Kada se jedan posao, zadatak ili poduhvat može tretirati kao projekat?• Projekti imaju različite ciljeve, obim, rokove, troškove i dr. i realizuju

se u različitoj okolini.

• Osnovne karakteristike projekta:oJasno definisan cilj, oPočetak i kraj,o Plan realizacije,oOrganizacijska strukturao Informacioni i kontrolni sistemo Raspoloživ budžet io Definisane resurse, odgovornosti i uslove pod kojima se realizuje.

15

Projekat

Projektni tim

Rukovodilac projekta

Dobavljači

Banke

Društvena zajednica

Vlasnici

Kupac

Zaposleni

Preduzeće

Zainteresovane strane- stakeholderi

Šta je upravljanje projektom?

•Upravljanje projekta je primena znanja, veština, alata i tehnika na aktivnosti projekta tako da se postignu zahtevi i očekivanja relevantnih učesnika projekta.

17

Upravljanje projektima

Upravljanje projektima je proces• planiranja,• organizovanja i • upravljanja

zadacima i resursima usmeren ka ostvarenju zadatog cilja, uz zadata ograničenja u vremenu, novcu, materijalnim i ljudskim resursima.

Da li ste imali ovakav osećaj o projektu?• Nedovoljno vremena,• Premalo ljudi,• Ljudi ne znaju sta bi trebali da rade,• Previše posla.

Upravljanje projektima

Šta izaziva osećanje ogromnog pritiska?

• Nedostatak planiranja

npr.

Ljudi udju u projekte bez pravilnog planiranja i onda tek kada stignu do „trećine posla“ shvate šta ih sve zapravo čeka

• Tada nastaje panika.

Četverostruka ograničenja • Obim

• Šta je projekt koga želimo izvršiti? • Koje jedinstvene proizvode ili servise kupac

ili sponzor očekuju od projekta?• Vreme

• Koliko treba vremena za završetak projekta? • Koji je vremenski plan projekta?

• Troškovi• Koliko treba da košta kompletiranje

projekta?• Kvalitet

• Da li će željeni nivo kvaliteta biti isporučen?

21

Primeri projekata• Građevinski poduhvati (zgrade, putevi, energetska postrojenja,

itd)• Istraživački i razvojni projekti (novi proizvodi, tehnički i naučni

eksperimenti, itd)• Proizvodni zadaci (izrada velikih mašina i

postrojenja,planiranje montažnih radova itd)• Planski zadaci (planovi: finansiranja, marketinga, prodaje,

proizvodnje, održavanja, itd)• Organizacioni zadaci (organizacija, nova organizacija,

koordinacija preduzeća, itd)• Nalozi za nabavku (materijal, postrojenja, itd)• Popuna mesta ( problem zamene, programi obuke, itd)

22

Primeri projekata• razvoj programske podrške• izrada knjige od rukopisa do štampane knjige• uvođenje nove organizacije• preseljenje fabrike na novu lokaciju• razvoj električnog automobila• promena organizacione strukture• razvoj katapulta aviona na nosaču aviona.

Primeri projekata - nastavak

23

PROJEKTNI MENADŽMENT (PM)

-primeri-

Primena projektnog menadžmenta (PM-a)

• Drevni Egipat

• primeri iz rimskog doba (zgrade, ceste...)

• vojni i svemirski projekti

• industrija (razvojni projekti)

• sektor usluga (osiguranja, banke...)

24

PROJEKTNI MENADŽMENT

Što je podsticalo primenu PM-a

- skraćivanje životnog veka proizvoda

- uvođenje proizvoda na tržište u definisanom roku

- snažan uticaj globalnog tržišta

- sve složenija tehničko-tehnološka rešenja

- ograničenja porasta cene

Ključni elementi upravljanja projektom• Obim upravljanja

• Definisanje i upravljanje svim zahtevanim radom za uspešno kompletiranje projekta

• Upravljanje vremenom • Procena vremena potrebnog za kompletiranje rada, razvoj prihvatljivog

dinamičkog plana projekta i osiguravanje blagovremenog kompletiranja projekta

• Upravljanje troškovima• Priprema i upravljanje budžetom projekta

• Upravljanje kvalitetom• Osiguranje da će projekat zadovoljiti planirane ili implicirane potrebe za koje

je pokrenut • Upravljanje integracijom

- Sposobnost integrisanja različitih aspekata upravljanja projektom uključujući upravljanje promenama i plan razvoja/monitoringa projekta.

Životni ciklus projekta

Životni ciklus projekta, ili projektni ciklus, se obično definiše, u vremenskom smislu, kao kontinuirani proces ukupne realizacije projekta, koji čine četiri osnovne faze:

Identifikacija projekta,Priprema projekta,Procena projekta,Nadzor realizacije projekta

Životni ciklus projekta se najčešće deli na faze prema vrsti poslova koji se na projektu obavljaju u okviru vremenskog perioda između početka i završetka projekta.

Tipične faze u životnom ciklusu projekta:

• Faza iniciranja projekta u okviru koje se definiše koncept sistema i radi studija izvodljivosti (pre toga je bila identifikacija projekta: pokretanje i razvoj ideje, priprema projekta, procena projekta iodlučivanje)

• Faza planiranja, organizovanja i imenovanja vodje projekta ,

• Faza izvršenja projekta prema utvrdjenim planovima (Nadzor i realizacija projekta),

• Faza praćenja, merenja i upravljanja projektom i njegovim rezultatima,

• Faza isporuke rezultata projekta (implementacija), okončanja i zatvaranja projekta.

• Ispitivanje i analiza rezultata

28

Životni ciklus projekta

U jednoj takvoj podeli razlikujemo sledeće četiri faze životnog ciklusa projekta:

koncipiranje projekta, planiranje,izvršenje i završna faza

Uprošćeni model životnog ciklusa projekta-faze

• Faza koncipiranja je početna faza u kojoj se vrši utvrđivanje osnovnih aktivnosti za definisanje projekta, identifikovanje potreba i mogućnosti, određivanje alternativa i definisanje organizacije projekta.

• Faza planiranja uključuje izradu pripremnih planova i skica, detaljno projektovanje i izradu kompletnog plana koji omogućava završetak projekta.

• Faza izvršenja je najduža faza u kojoj se projekat realizuje, odnosno dovodi do završetka. Ona uključuje izvršenje i koordinaciju svih potrebnih aktivnosti i resursa da bi se obezbedio planirani završetak projekta.

• Završna faza objedinjuje završene aktivnosti i zadatke neophodne da se projekat konačno dovrši, odnosno ostvare projektni ciljevi.

Uprošćeni grafički prikaz na ovaj način definisanog životnog ciklusa projekta

32

POKRETANJE PLANIRANJE IZVOĐENJE ZATVARANJE

- Definiranje cilja- Definisanje ograničenja - Imenovanje projekt menadžera

- Izbor timova- Rizici i načini reš.- Izrada plana projekta

- Izvođenje projekta- Praćenje- Kontrola

- Završna analiza- Zadovoljstvo kupca- Preventivne mjere

PROJEKTNI MENADŽMENT

Vremenski tijek projekta/rizici i troškovi

Osnovne faze projekta

33

Klasifikacija projekata• Investicioni projekti• Istraživačko-razvojni projekti• Organizacioni projekti• Informatički projekti• Projekti restruktuiranja ili likvidacije,• Projekti uvođenja sistema kvaliteta, životne sredine, itd.,• Izvođački projekti,• Izdavački projekti• itd.

Investicioni projekti• Posebna vrsta projekata koji obuhvata poduhvate koji su usmereni

na izgradnju zgrada, hala, energetskih objekata i postrojenja, saobraćajnih, sportskih objekata, ugradnju proizvodne opreme i instalacija, itd.

Tipični investicioni projekti su: • Izgradnja novih industrijskih pogona i fabrika,• Rekonstrukcija i proširenje industrijskih pogona i fabrika,• Dislokacija industrijskih pogona i fabrika,• Uvođenje nove tehnologije,• Izgradnja puteva i pruga,• Izgradnja energetskih postrojenja,• Izgradnja brana, nasipa i dr.

U biznis projekte za koje je zainteresovana privreda mogu se nabrojati:

• Izrada analize postojećeg stanja firme,• Izrada biznis plana firme,• Izrada studije opravdanosti,• Izrada strateškog plana razvoja firme,• Izrada projekta uvođenja informacionog sistema,• Uvođenje informacionog sistema,• Izrada i uvođenje nove organizacije,• Uvođenje sistema kvaliteta,• Istraživanje i osvajanje novog tržišta,• Prezentacija firme na sajmu,• Organizovanje trening seminara za menadžere,• Projekat reklamne kampanje firme,• Realizacija izvoznog posla (poduhvata), i dr.

I u neprivrednim delatnostima se mogu izdvojiti biznis i investicioni projekti. U zdravstvu, na primer, mogu se izdvojiti sledeći biznis projekti:

• Nabavka opreme, • Reorganizacija,• Uvođenje IS,• Organizovanje odlaska zdravstvenih radnika u

inostranstvo, i dr.

Moguće je takođe izdvojiti i određene investicione projekte u zdravstvu, kao što su:

• Otvaranje klinike,• Izgradnja doma zdravlja (bolnice),• Rekonstrukcija bolnice,• Otvaranje laboratorije,• Rekonstrukcija vodovoda,• Uvođenje grejanja i dr.

U oblasti obrazovanja

Slična podela i prikaz mogu se učiniti i u oblasti obrazovanja. U ovoj oblasti mogu se navesti sledeći biznis projekti:

• Nabavka nove opreme,• Uvođenje IS,• Reorganizacija,• Prezentacija fakulteta,• Organizovanje đačke ekskurzije, i dr.

Takođe postoje i mnogi investicioni projekti u obrazovanju, kao što su:

• Izgradnja nove škole,• Rekonstrukcija škole,• Uvođenje grejanja,• Rekonstrukcija vodovoda, i dr.

Analizirajući detaljnije investicione projekte može se zaključiti da ovi projekti imaju sledeće karakteristike:

Dugotrajni su, Postoji veliki broj učesnika, Uključene velike količine resursa, Troše se velika finansijska sredstva, Veoma su složeni, Duga realizacija projekta, znatno duža od pripreme, Obavezna primena standardnog softvera i IT podrška, Projektni menadžer i projektni tim upravljaju projektima, a

neko drugi ga realizuje, Neophodno dugotrajno praćenje i kontrola realizacije

projekta, i dr

Osnovne karakteristike biznis projekata su:

Kratki,Manji broj učesnika,Manji resursi i troškovi,Manje složeni,Priprema najčešće duža od realizacije,Obavezna primena IT podrške;Projektni menadžer i projektni tim najčeešće upravljaju

projektom i realizuju projekat,Potrebno veoma fino i precizno planiranje (operativno

planiranje), Veoma izražena uloga projektnog menadžera i projektnog

tima, i dr.

• Upoređenjem osnovnih karakterisitka investicionih i biznis projekata mogu se doneti sledeći zaključci:

• Zbog svoje dugotrajnosti i složenosti investicioni projekti zahtevaju upotrebu odgovarajućeg softverskog paketa i IT podrške.

• Investicioni projekti imaju dugotrajnu realizaciju, a biznis projekti su najčešće znatno kraći.

• Kod biznis projekata je više izražena potreba efikasnog i koordiniranog rada projektnog menadžera i projektnog tima i potreba detaljnog planiranja realizacije i striktne podele zadataka i odgovornosti.

• Kod investicionih projekata neophodno je striktno praćenje i kontrola realizacije od strane projektnog tima i projektnog menadžera.

Razlike investicionih i biznis projekata

• Upravljanje projektom se iskazuje kao kompletna koncepcija, koja obuhvata interdisciplinarnu primenu više metoda i tehnika organizacije, planiranja i kontrole u cilju što efikasnije realizacije određenog projekta.

Upravljanje projektom je posao osiguranja krajnjih ciljeva projekta uz suočavanje sa svim rizicima i problemima koji se javljaju u realizaciji.

Svi pristupi konceptu upravljanja projektom naglašavaju neophodnost IT podrške, odnosno neophodnost formiranja i korišćenja odgovarajućeg informacionog sistema za upravljanje projektom zasnovanog na računaru i odgovarajućim softverskim paketima

Definisanje koncepta upravljanja projektom

Jedno uprošćeno definisanje i podela životnog ciklusa dati su u daljem tekstu i odnosi se pre svega na realizaciju investicionog projekta u našim uslovima. Kod ovog definisanja životni ciklus projekta se posmatra kao upravljački ciklus odvijanja realizacije projekta koji sadrži sledeće globalne faze: Planiranje,Projektovanje,Realizacija,Praćenje,Kontrola.

Investicioni projekat

Model odnosa ograničenja i ciljeva

Odnos izmedju ograničenja i ciljeva projekta

47

Kriterijumi za diferencijaciju projekata (R. Gareis)

• Grana (industrija, IT, farmaceutski, građevinski, itd)• Lokacija (nacionalni, internacionalni)• Sadržaj (veze sa kupcima, proizvodi i tržišta, kadrovi i

organizacija)• Investiciona faza (studija, priprema, realizacija)• Stepen ponavljanja• Kupac (interni, eksterni)• Trajanje• Povezanost sa poslovnim procesima (primarni, sekundarni,

tercijarni)

KONCEPT UPRAVLJANJA PROJEKTOM

PROJEKTNI MENADŽMENT

Osnovne karakteristike projekta

1. Zadati početni uslovi i cilj (unapred definirani rezultat)

2. Zadato vreme izvršenja (zadati početak i kraj)

3. Zadati (ograničeni) troškovi

4. Zadati (ograničeni) resursi (ljudi, infrastruktura, oprema …)

5. Zadati zahtevi u kvalitetu rezultata projekta (količina proizvoda).

Upravljanje projektom• Upravljanje projektom je posao osiguranja krajnjih ciljeva

projekta uz suočavanje sa svim rizicima i problemima koji se javljaju u realizaciji.

51

Opšti model upravljanja projektom

52

Osnovne karakteristike koncepta upravljanja projektom

1. Definisanje i korišćenje odgovarajuće (najpogodnije) organizacije za upravljanje realizacijom projekta – projektnog tima i projektnog menadžera

2. Neophodnost IT podrške, tj formiranje i korišćenje odgovarajućeg informacionog sistema za upravljanje projektom

3. Upotreba tehnika mrežnog planiranja jer ona omogućava, sem grafičkog predstavljanja i praćenja projekta, pribavljanje velikog broja informacija potrebnih za upravljanje projektom.

YUPMA metodologija za upravljanje projektom

• 1986 godine je stvoreno jugoslovensko udruženje za upravljanje projektima. (Yugoslav Project Management Assotiacion) koje i danas postoji kao Udruženje za upravljanje projektima Srbije.

• Osnovni principi metodologije se sem formiranja organizacione jedinice – tima i IT podrške definišu kroz razmatranje osnovnih faza upravljanja; planiranje realizacije, praćenje realizacije i kontrola realizacije.

• Pri tome se izdvajaju osnovni elementi investicionog projekta koje treba planirati, pratiti i kontrolisati, a to su vreme, resursi i troškovi.

Procedura upravljanjem projektomprimene metodologije

1. Određivanje ciljeva upravljanja projektima

2. Definisanje organizacije za upravljanje projektima

3. Definisanje strukture projekta

4. Definisanje sistema planiranja i kontrole projekta

5. Planiranje vremena realizacije projekta

6. Planiranje i nivelisanje resursa za realizaciju projekta

7. Planiranje troškova realizacije projekta

8. Definisanje sistema operativnog planiranja i praćenja realizacije projekta

9. Praćenje i kontrola vremena realizacije projekta

10. Praćenje i kontrola utrošenih resursa

11. Izveštavanje o toku realizacije projekta

12. Izveštavanje o zastojima

13. Aktualizacija planova

14. Sumiranje rezultata i zatvaranje projekta

55

Upravljanje investicionim projektom

• Po Yupma metodologiji

56

Procedura upravljanja poslovnim projektima

1. Cilj i opis projekta (predlog projekta)

2. Određivanje projektnog menadžera i projektnog tima

3. Planiranje vremena realizacije projekta i određivanje odgovornosti

4. Utvrđivanje potrebnih resursa i finansijskih sredstava

5. Praćenje realizacije i potrebne intervencije

6. Zatvaranje projekta

57

Zakon o planiranju i izgradnji

• Na osnovu člana 106. Zakona o planiranju i izgradnji („Službeni glasnik RS” br. 47/03 i 34/06 ), Ministar za infrastrukturu donosi

• PRAVILNIK O SADRŽINI I NAČINU IZRADE TEHNIČKE DOKUMENTACIJE ZA OBJEKTE VISOKOGRADNjE

Pojam i vrste dokumentacije objekata visokogradnje

Pojam objekata visokogradnje• Član 2. • Objekti visokogradnje, u smislu ovog pravilnika jesu prizemni ili spratni objekti

sa ili bez podzemnih etaža, kao što su: stambene i poslovne zgrade, objekti za javne namene (škole, obdaništa, bolnice, hoteli, pozorišta, bioskopi, garaže, izložbene i sportske dvorane i sl.), stanice za snabdevanje gorivom motornih vozila, kao i drugi slični objekti ( u daljem tekstu: objekti visokogradnje).

Vrste tehničke dokumentacije • Član 3. • Tehnička dokumentacija za izgradnju i rekonstrukciju objekata visokogradnje

izrađuje se kao generalni projekat, idejni projekat, glavni projekat a u lučajevima propisanim Zakonom o planiranju i izgradnji („Službeni glasnik RS”, br. 47/03 i 34/06 - u daljem tekstu: Zakon) i izvođački projekat i projekat izvedenog bjekta.

• Ako se pre početka građenja objekata visokogradnje izvode pripremni radovi, izrađuje se i projekat pripremnih radova.

59

Delovi tehničke dokumentacije

• Član 4. • Tehnička dokumentacija za izgradnju objekata visokogradnje sastoji se od • sledećih projekata: • 1) arhitektonski projekat; • 2) projekat konstrukcije; • 3) projekat instalacija (električne, mašinske, gasne, vodovoda i kanalizacije). Pored

projekata iz stava 1. ovog člana, u zavisnosti od vrste, namene, karakteristika objekta i projektnog zadatka, tehnička dokumentacija sastoji se i od sledećih projekata:

• 1) projekat geodetskog obeležavanja objekta; • 2) projekat parternog uređenja sa projektom saobraćajnica i sinhron planom; • 3) projekat osmatranja; • 4) projekat lifta i eskalatora; • 5) elaborat, odnosno projekat zaštite od požara; • 6) elaborat zaštite susednih objekata; 7) elaborat geomehaničkih istražnih radova; • 8) prilog o bezbednosti i zdravlju na radu.

60

Upravljanje projektom

61

Pitanja

1. Definicija projekta

2. Opšte karakteristike projekta

3. Četvorostruka ograničenja projekta

4. Osnovne faze projekta

5. Osnovne karakteristike koncepta upravljanja projektom

6. Ključni elementi upravljanja projektom

7. Procedura upravljanja poslovnim projektima

8. Kriterijumi za diferencijaciju projekta

62

KRAJ