· Web view[Silence.] Char Mckinzie? [Silence.] Char Mckinzie? [Silence.] [Bad ... and move forward. And active participation is one of ... it to Jerry and copy ...

BUSINESS ENTERPRISE PROGRAM OF OREGON SPECIAL MEETING

 Date: Thursday, July 20th, 2017 Time: 3:00 pm

  OREGON COMMISSION FOR THE BLIND 

535 SE 12th Avenue (Portland office) 

Conference line: 404-443-   6397    Participant code: 943611#

Agenda • Any of the agenda items listed below may become an action item. • Any of these items may be a conflict of interest.

1. Open Meeting/Roll Call

2. Adoption of Minutes

3.  Public Comment  4. Old Business  a. Rule-making Process/ Active Participation Training   b. Standardized Monthly Report  c. VMS RFP

5. Other

6. Adjourn/Next Meeting

VERBATIM

[Started at 00:00:00]

Hauth: Let’s go ahead and call the meeting to order. And I’ll start by taking roll call, starting with the Elected Committee. We have Art Stevenson, of course. I heard Art on the line. Do we have Derrick Stevenson?

StevensonD: Yes.

Hauth: Hey, Derrick. Welcome. Do we have Jerry Bird?

Bird: Yes.

Hauth: Hey, Jerry. Welcome. Do we have Steve Jackson?

Jackson: Yep. I’m right here.

Hauth: Hello, Steve. Welcome. Do we have Steve Gordon?

Gordon: Yes.

Hauth: Hey, Steve. Welcome. 

Gordon: Thank you.

Hauth: And I’m here… I’m here, as well. Randy Hauth. And we’ll also start with the membership. Lin Jaynes. [Silence.] Lin Jaynes available? [Silence.] Okay. Cathy Dominique? [Silence.] Cathy Dominique? [Silence.] Char Mckinzie? [Silence.] Char Mckinzie? [Silence.] [Bad feedback.]

StevensonA: Randy, somebody’s…

Hauth: Somebody’s not on mute. Everybody mute your phone, please. Please mute your phone. I hear somebody in the background walking or something. So. Thank you. Do we have Char Mckinzie? [Silence.] Okay. Salvador Barraza. [Silence.] Do we have Harold Young? [Silence.] Harold Young? [Silence.] Okay, do we have Lewanda Miranda?

Miranda: Present.

Hauth: Hey, Lewanda. Thanks for joining. Do we have Gordon Smith? [Silence.] Okay. Do we have Celyn Brown? [Silence.] Celyn Brown, are you on the line? [Silence.] Okay. Did I leave anybody off?

Kinney: Yes, I’m here, Randy.

Hauth: Hey, Carole.

Kinney: Carole.

Hauth: Sorry about that. Yeah…

Kinney: That’s okay.

Hauth: Thank you very much… Thanks very much for joining. Okay. And also, let’s see if there are any guests on the line. If there’s any guests, please identify yourself.

Gashel: Susan Gashel.

Hauth: Hey, Susan. Thanks for joining. 

Staley: Sue Staley, American Council of the Blind of Oregon.

Hauth: Hi, Sue. Thanks for joining. Anybody else? [Silence.] Okay. Anybody else? [Silence.] If anybody else calls in we’ll go ahead and recognize them. But go ahead and follow through with the meeting. We do have the adoption of minutes scheduled and, if the board so allows, I would like to put those forward to next week’s meeting where we can adopt our previous meeting minutes and also this minute… meeting minutes. 

StevensonA: I make that motion, Randy.

StevensonD: I second.

Hauth: Okay, a motion’s been made, a second’s been made. Any discussion? [Silence.] Okay, hearing no discussion, we’ll call for a roll call vote. Art Stevenson, yea or nay.

StevensonA: Yea.

Hauth: Derrick Stevenson.

StevensonD: Yea.

Hauth: Jerry Bird.

Bird: Yea.

Hauth: Steve Jackson. [Silence.] Steve Jackson. [Silence.] Steve Gordon.

Gordon: Yea.

Hauth: And I signify yea, as well. Steve might’ve dropped off the line. So, let’s go ahead and open it up for public comment, if we have any public comment. Please identify yourself and…

Jackson: I vote yea. Sorry.

Hauth: That’s… That’s fine, bud. Any public comment? [Silence.] Okay. Anyway. So, hearing no public comment, we…

Edwards: Randy, Randy, this is James. My phone was on mute and I didn’t even… didn’t realize it. So, can I make a public comment?

Jackson: Can I make a quick…? Oh, go ahead, James. Go ahead.

Edwards: All right. As I understand it, you guys are going to be looking at revisiting your rule-making process so you can hopefully get your rules in order in a… in a manner that everybody agrees with. And I want to say, for years, having… observing this and being involved in it, that… 

that I’ve always said I think you should have an expert in the room, a legal expert, somebody that knows rule-making. And I’m happy to see that you’re… you’re talking about, or discussing, having Susan Gashel participate in your rule-making process. I think that’s a great thing and hopefully you’ll get a set of rules that everybody can live with [inaudible]. That’s my comment.

Hauth: Thank you, James. Is there any other comment? Steve Jackson, did you want to make a comment? Were you asking for the floor?

Jackson: I just wanted to maybe ask Eric to encourage the rest of the managers to participate in the meetings. I think that’d be good. 

Hauth: Yeah, well, that… that might be something we can do, as well. So, yeah. So, hearing no other comment, I do want to share with the… those on the line – the Elected Committee, managers, and those on the line – that, as you know, Susan is joining us today. And, as you also know, the legislation that is sitting on the Governor’s desk, House Bill 3253, will be signed; it just has not been signed, yet. There’s no reason to believe it will not be. And so, contained within that legislation, as you may know, it calls for writing of rules, to help identify and support some of the changes to the language. And, as many of you know, the rules that we currently have sitting on RSA also need to be, you know, need to be fine-tuned. And we’ve been… we’ve been at this for quite some time. So, following on the heels of what James Edwards would say, and what discussions with Art Stevenson we’ve had and some of the others, clearly the rules need to be done properly this time. In sum, what happened last time is, after there was a consensus model and support of the Elected Committee, basically, the Attorney General’s Office came back and… after… after 23… provided 23 pages of concerns. So we don’t want to find ourselves in that. I think we… we’re above and beyond that. We’re going to be working constructively and collaboratively to develop rules that will guide this program for years to come. I do believe, as many of you do, that the Elected Committee and managers need the support of a legal expert, if that’s Susan or whoever that would be, you know, I believe that’s crucial and imperative and important. And so, Art Stevenson encouraged that I invite and reach out and invite Susan to join us and share with her… share with us her thoughts and perspectives and how we could move forward collaboratively with the agency. I know Eric also reached out to both Terry Smith and Susan to see about their availability and how we could make this all work out. So, by November 15th our rules are to be completed and so I think sooner rather than later is the best practice. I also believe that active participation and a refresher on active participation with everybody at the table, not just the Elected Committee and not just the managers, but the OCB Commissioners, the OCB Administrator, the Governor’s policy advisor, Gretchen Merrill, you know, so forth and so on. So I think that discussion also needs to be occurring as we move forward so that we don’t get, again, blindsided after a lot of work has occurred. So, offering that bit of commentary for myself, I just wanted to lay that out there for everybody. That’s where my mind is, that we need to have professionals at the table, we need to have everybody at the table, and we need to work to get a fine, compliant product. So, with that being said, if I don’t have any other comments from anybody else I would like to ask Susan Gashel if she would be so kind to share with us what her thoughts are concerning being involved in the rule-making process and touch base on anything that may have been raised during this meeting or previously with you. So, Susan, if you would so choose to engage with us, that’d be wonderful. So, have the floor.

[00:07:48]

Gashel: Okay, thank you. I don’t know how many of you know me, but I’ve been working in the Randolph-Sheppard area since 2004. I was a Deputy Attorney General in Hawaii. I oversaw the renegotiation of their rules at that time. Since then, in the last five years, I’ve been doing a lot of consulting and litigating in the Randolph-Sheppard area and have continued to learn about it. I have been asked by a couple states to provide training and I’m interested in providing training because I think it prevents litigation and I’ve always been in favor of, you know – although we think lawyers, we’re all litigators, we like going to court... I’m not saying I don’t like going to court but I’m saying it’s too expensive and time-consuming for everybody involved. And in my opinion, we need to… If you’ve got good rules and if you’ve got rules that everybody sits down and agrees to, or at least can live with, and if you’ve got rules that, if somebody thinks, “Does it say this or does it say that?,” you flesh out the words so that everybody agrees what the rule means. You also need a legal… someone with a law degree at a minimum – and the more experience in an area, the better – to double-check that the rules don’t conflict with the Rehabilitation Act, the Randolph-Sheppard Act and… and some of your… your state laws and regulations. So, during the active participation portion of the training that I provide, I like to place particular emphasis on removing any barriers that exist to achieving a strong working relationship that, while it doesn’t necessarily eliminate conflict, a relationship and maybe procedures that can manage… keep conflict at a manageable level, that can manage that conflict, so that everybody is accountable to everybody else. So… So, I think if we start with that, then we give background and structure to the role of the agency and the role of the blind licensee. I like to think of it this way, and this is from an experience I had: we had a… a BEP Director that was always telling the vendors that he had 15 years of retail experience and that they should recognize that he knows a lot. Well, it occurred to me that, if you add up the retail experience of all the vendors in the room, you get a lot more than 15 years. And so I like to see the role of the committee being, “Well, this will work or this won’t work and this is why.” And I like to see that role be respected because, in the long run, you’re going to end up with less grievances, less cost to the state, less waste of the staff time in… in confronting, maybe, issues that really can be ironed out smoothly without a lot of conflict. So I do think that it’s important that you only have one… one moderator, so to speak, or one person that organizes this process and goes through it. I certainly would not object to anyone else, you know, if… if you select me to do this work, to review my work and provide input and… But… But I would want the work to be finished and cohesive before that’s done. Because, as we go through the rules and tinker with them and… and say, “Well, what about this, what about that?,” we change one part it’s going to change the other. And so, until we get – and often that’s the case, not always – until we get to the end of the whole process… and, like I said, we have a set of rules that maybe not everybody likes, but everybody believes that they can live with it, that’s all that… that is what matters, that… that, you know… I can think of one provision that was inserted into the rules in Hawaii and that was requiring an interview for transfer and promotion. They had never done that in Hawaii and a lot of vendors had never… never in their lives done an interview. And I said, “Well, don’t you think interview skills are important in dealing with the public?” And everybody kind of agreed and then they agreed, “Well, okay, we’ll give it a little bit of… of weight in the selection process. But we’ll also require the SLA to provide one-on-one interview experience.” So that, if a vendor who’s never had an interview wants to move up, the interview doesn’t put 

them in a position where they feel they don’t have a fair chance. And… while it also improves vendor’s interactions with the public in general because they learn some valuable skills by interviewing. So that is an example of one that just popped into my mind. But I think that the more transparent we are with the rules, the better… the more people that are going to buy into them. And the buy-in is what’s important. I think that’s all I have to say right now. 

Hauth: All right. Susan, let me just follow up on that. I know there are others that probably have some questions. [Noise from an unmuted phone.] If you guys make sure your phones are muted, please. I wanted to follow up on that a little bit and just share with you, again… [Noise from an unmuted phone.] Hey, please mute your phone, whoever’s in the background, please.

Jaynes: Chairman Hauth?

Hauth: Anyway, so… During… During… Yes.

Jaynes: I hate to interrupt. I just wanted you to know I’m online. I just didn’t have the info. But I am here. Thank you.

Hauth: Yeah, thank you, Lin. So, Susan…

Colley-Dominique: Chairman Hauth?

Hauth: Yes.

Colley-Dominique: This is Cathy and I just got on and I’m going to put my phone on mute now. So, I just wanted to let you know.

Hauth: Thank you very much. Thank you. So, Susan, during the legislative process that we just are finishing up and concluding, obviously there was a lot of back and forth, right? And it really kind of reflects back on what you said about the rules. Maybe it wasn’t exactly everything everybody wanted. However, at the end of the day, we feel that we got a lot better than what we had. So, taking that into mind and applying the rule-making process, I would… I would like to see everybody at the table. [Noise from unmuted phone.] Hey, you guys. I’m not sure who’s off mute. Can anybody tell who’s off mute?

StevensonA: It’s somebody with little kids. 

Jaynes: Sounds like the same lady as last time.

Hauth: Okay.

Miranda: They’re gone now. [chuckles]

Hauth: So, anyway, what I would… what I wanted to share is, during the process, both the representatives that helped head and spear, you know, spearhead this legislative initiative became aware of the concerns that existed through the previous rule-making process. And I 

know they also had conversations with RSA and Jesse Hartle. And they also committed and wanted to be involved and wanted to be at the table in the best ability that they could be, you know? If that continues to carry forward as we go through the process is yet to be seen. But my thoughts are, we do need the AG at the table from the agency, as well as, you know, a legal expert, a neutral legal expert that’s going to be facilitating this. Case in point, you. And we need the other impacted and important persons at the table so that we don’t, again, do all this work and then get, you know, sidelined or waylaid. So, how do we make that… Eric, how do we make that happen? I know I’ve reached out recently and suggested that, you know, we need to have an active participation training where everybody knows and is involved in how we work together. And then we need to have the others at the table when we move forward. So have you given any thought to that? Even though we haven’t decided, you know, yet. [Noise from unmuted phone.] Hey, somebody’s off mute. Somebody’s off mute. Excuse me. 

Edwards: Chairman… Chairman Randy?

Hauth: Yes.

Edwards: This is James. I don’t know if you know, but you… you can call customer service on this… on this call-in line and they can track whatever phone it is that is off mute.

Hauth: Yeah, thank you. Thank you, James. It’s just extremely disruptive. So, Eric, if you would, please.

Morris: Yeah, Randy, I got some thoughts, but I think… [clears throat] Excuse me. Part of it, you know… all… getting everybody to the table, you know, you can’t put a gun to people’s heads to get to the table. You know, the agency is obviously… obviously, we want to be at the table because it’s all about active participation. But I’m not quite sure… you know, I know Rep. Keny-Guyer – and I don’t remember Rep. Hack saying it so much – but I remember Rep. Keny-Guyer being very specific that she wanted to participate. I got the impression, though, that Rep. Keny-Guyer was going to be out of the country the first part of August. So I’m not sure if she would be able to be participating in it. So…

Hauth: What… What… What about the AG? I mean, what about, like, Dacia, Executive Director Johnson? What about the AG participation, specifically in the active participation training and, you know, going… going forward. Because, like you said, you can’t force somebody into it, but to offer somebody to be involved, especially like the Commissioners, people who are decision makers. And if you offer them to be involved and they choose not to, then, you know, I would suggest at least we’ve offered and we want to bring those to the table. So that’s where I’m trying to get the support of the agency, to see how, and what your thoughts are on bringing everybody together. So.

Morris: Well, I mean, I… I… I understand what you’re saying. I guess, my thing is, is… when it comes to influence… I mean, we can invite everybody. It’ll be a public process, obviously, which is helpful in the rule-making 'cause it checks several different boxes when it comes to the official state rule-making process. So it’ll be a public meeting. I think, you know, like, with the commissioners and stuff, the commissioners, you know, they have lots of things that they’re 

busy doing. Which doesn’t mean that they don’t think this is important. But I think, you know, quite frankly, for… for them and the AG and everybody to be in the weeds in the rule-making, not necessarily in the active participation training, but the actual rule-making itself might not be appropriate. Because, ultimately, they’re going to check… they’re gonna be… they’re gonna sign off on it, basically. So, you know, we can definitely extend an invite. The AG’s Office, you know, that’s a whole separate state agency, and Susan could obviously speak to that, too. You know, they’re gonna have to review it for legal sufficiency on the state side. So, you know, it’s kind of a delicate balancing act.

[00:18:10]

Hauth: Okay. Well, I kind of wanted to see, at least initially, where you were. Is there anybody that wanted to…

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: … wanted to weigh in and provide comment, please announce yourself. 

StevensonA: It’s… It’s me, Randy. Art.

Hauth: Hey, Art.

StevensonA: Okay. It’s imperative, you know, that we definitely do get the job done, we get it done right, that we sit down and… and definitely pound out the rules. I think it’s, you know, very important that we have an overview of active participation, the roles of individuals. And, you know, then we just have to sit down and, through good-faith negotiations, you know pound out the rules. Now, I think… my opinion, that if we… if Susan’s available a half day sometime in the month of August to have an active participation, you know, pound out some ground rules or whatever as we’re moving through the… the process. And then she has said that she’s available somewhere around – and correct me if I’m wrong, Susan – around September 11th to sit down for the several days and pound out the rules. Well, I think, you know, we… you know, that fits in our timeline and we can get it pounded out and… and then submit it to the AG and RSA at the same time and… and I do believe we can meet the November 15th deadline. Susan, are you… Can you be available for a half-day session sometime in the month of August, whenever, to do that?

Gashel: My question is, why would you want to separate the two? See, I… I… I’m just saying, from my point of view, the synergy that you get from the active participation and… and… and the… you set out, “This is how we’re going to actively participate; this is how we’re going to conduct this process.” That synergy carries over into the rule-making. So, I… I… Explain to me why you want to separate out the two processes.

StevensonA: Well, I don’t necessarily want to. And I… I… I agree with you that it could be. I was basically – because the agency has kind of said, “Hey, we can’t fit the timeline to try to help facilitate the timeline.” I believe… I… I agree with you that it could be pounded out in early September and we would have plenty of time to do the rules simultaneously, submit them to 

RSA and the AG’s Office, and do that. And I would prefer… And I agree with you to do it that way. Also, you know, there’s some… there’s definitely some things, some questions as a member of the Elected Committee, I would like to get answers by the AG’s Office before we enter into… into the rule-making process. Because there’s been some questions on what a major administrative decision is, concerning, you know, with the AG’s Office and the commission and what we feel is what a major administrative decision. And I believe we could get some of those answers in the month of August and then be very, very prepared the first part of September and sit down and pound this out in four days and we would have a good product. 

Hauth: Hey, Art, thank you very much. I just wanted to throw something else in there and then we’ll ask for anybody else’s comments. Eric, just so… just to clarify what my general point was, bringing everybody to the table: I’m not suggesting that everybody needs to be at the table through the entire process. But I’m suggesting, at least through the active participation training and through the ground… ground rules that we invite those decision makers so, you know, they’re aware of the training and the intent of participation and how we’re working together, you know, collaboratively. So… And then, as we move forward through the rule-making process, you know, those who want to participate and, you know, those who need to participate will be there. So that’s what… that’s what I was suggesting. The other thing I did want to say is, I know that… I think some of us will be travelling to BLAST in September. I don’t have the dates right in front of me. But one other point to consider is… so, through the Confluence Center we developed a set of rules that were adopted. And then, again, there was another set that was changed, altered, and adopted. Is there a way, possibly, to work with the agency if the membership, managership, wanted to, or decided to? And go back to that initial draft that was created through the Confluence Center and was adopted and take that as a template and maybe start the process with reviewing those to see if there needs to be any changes within those. And then incorporate the new requirements that the state statute has proposed. I don’t know if Eric or Susan or anybody else on the line thinks that that may be a good way to go about it or not. But I wanted to throw that out there to see what your thoughts were. So, is there… is there any other manager who wanted to… wanted to…

Bird: Jerry Bird.

Hauth: … make a comment? Jerry.

Bird: Yeah, I think it kind of boils down to I think we pretty well got a consensus that we… we want Susan. Okay. And it boils down to Susan’s limited availability, I think. I would think that Susan, with her expertise and all her accomplishments, knowing the statute, and being an AG, would be able to pretty well, when we go through our handbook, be able to know if it’s something that’s edgy or gray or if Oregon won’t. So it should be much to send back to them and have them do that, as far as everyone having to be there. I also think that maybe Susan has her own way she would like to get everything done in there, you know, as far as rules of engagement, as far as the seminar or the pounding out that she’s gonna help us with. And, therefore, I would think that it would be kind of, you know, we’re kind of at the mercy if we can get Susan to tell us exactly when she could be available and what she could get from us to help 

speed things along when she gets here is kind of the bottom line, I think. So, you know, I don’t know if you need to go in... 

Gashel: I have an idea.

Bird: Yes, Susan.

Gashel: I have an idea. You… You’re saying that certain of your… you have to have regulations, maybe not completely adopted, but in place such that it… it will provide the authority for the state to implement the newly… the new statute, or the new revision to the statute in Oregon. Is that correct?

Hauth: I believe so, Susan.

Gashel: That… That’s part of the problem, right? Is that you’re worried about getting that done early, right?

Hauth: Yeah, as part of the… as part of the statutory requirement.

Gashel: Well, why don’t we work… work on getting the regulations that we need to implement that… sort of do that part remotely, okay? And then, when we get together, fold that regulation into everything else. That gives that portion of the regulation a chance to be floated for the… for the state RSA to at least give a preliminary – I mean the state AG – to at least give a preliminary approval or comment and for the Rehabilitation Services Administration, you could ask them for an expedited approval on a short document. I’ve had some luck with doing that. So those are my thoughts. 

Hauth: Okay. Okay.

Gashel: That might solve your problem. And then, by the time I would come, let’s say in September or… September would probably be better, by the time I would come in September you’d be ready to go. You see what I’m saying? We could… We could even… Let’s see, I’m scheduled to… I could even… Instead of waiting till, like, September 8, which is… which I think is… that’s the… Hang on a minute, let me get to my calendar. Yeah. Yeah. I could… I could start working, actually, on the 9th, which is a Saturday. So we could maybe then, you know, get everything else done and it might not take a week. Because… So, anyway, that’s my ideas. 

Hauth: Okay. 

[Unidentified voice]: Chairman Hauth?

Gashel: You know, I… I suggest that what I do now is… is sign off and if you guys feel like you need more input from me or… I think it would be better if you make a decision about… for the different alternatives I’ve offered. You know when I’m available and then… I’ll be avail… I mean, you can call me or send a quick email and I’ll call in again, if you have further questions. What do you think of that? 

Hauth: Sure, Susan. That sounds great. And so, again, are you suggesting the active participation portion of the training needs to be done in connection with the rule-making process, or…?

Gashel: I think... yeah, I think it’s real important. 

Hauth: Okay. Okay, well, thank you so much for joining in. Nice to hear from you. And let’s see what the agency’s position is to bringing you on board to assist us and also having others possibly behind the scenes, you know, to… to assist. But, yeah, we’ll… we’ll get back with you. And thanks again, so much. 

Gashel: Very good. Take care.

StevensonA: Thank you, Susan.

Gashel: Mm hm.

StevensonD: Chairman Hauth?

Hauth: Yes, Derrick?

[00:28:37]

StevensonD: Yeah, my… my main concern is, how can we have a, you know, active participation training when we don’t have an active participation definition? I mean, I don’t know how we could even… even why we would even waste our time doing anything if we don’t have a true definition of active participation and something to work off of. You know, we went through all that stuff with the Confluence Center and did all that stuff and then all, you know… My… My opinion is that… that the Commission was gonna do whatever they wanted to do, no matter what and we just wasted our time. I’m… You know, I’m not interested in wasting my time any more. You know? It’s exhausting work. If we’re gonna do it, we’ve got to make sure that we’re on board with a good definition first.

Hauth: Yeah, right. All right, Derrick. Is there anybody else that has comments?

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: Yes.

StevensonA: As I said, you know, we need some definite parameters that have not been given to us by the agency. We need to have clarification and I don’t… I don’t mind if they consult with the AG’s Office but we definitely have to have that clarification before we move forward in this process. Now, I can tell you that I spent a whole day in a rule-making class by the AG’s Office and the Secretary of State’s Office and there is definitely information that we need, some clarification from the AG’s Office, like Derrick just said, active participation. Well, obviously, that 

has been a bugaboo and there has seemed to be, you know, some controversy there. So I agree with Derrick that we need some clarification and some parameters before we move forward. I… I do know in the rule-making classes that the AG person who did the training says that you need to know what your law says and what rules you have the right to write and how you write them. Well, I, of course, have asked the agency to get that kind of clarification from the AG's Office so that the work we do is productive and… and stuff, and we haven’t got that. And so, I… I agree with Derrick; I think we need to get some groundwork taken care of before we sit down and… and move forward. And active participation is one of them. We never got an answer: well, why can’t we have an active participation definition that spells out all the stuff? And… And, if we can’t, what is your legal reasoning? And I know that every dang… every dang state that is successful has an active participation definition and parameters and guidelines on how they proceed and…

Bird: Randy.

StevensonA: … do things. So I agree with Derrick; I think that’s one thing that we need to put forward to the agency and say, “We want this information from you, like ‘program-relevant information.’ And what absolutely is confidential information? And… And the law and rule… the law or the rules that define that and say it’s true.” And that way we’re [inaudible] less controversy when we get Susan in in September and we’ll be able to do productive work. So…

Bird: Randy.

StevensonA: … anyways…

Hauth: Yeah. Okay, Art, let me go ahead and hear from Jerry. And I wanted to make a comment, as well, following Jerry. So, Jerry, go ahead.

Bird: Yeah, I understand what Art’s kind of saying, but you still got off, I think, on that. We have right now an active participation. We got a current handbook, it’s a 2001, okay? What we’re trying to do here, folks, is to do a new one. So, in our old one, I believe it’s fairly clear that our active… we get to active participate on major administrative decisions and, of course, this handbook is that. So, I think what it is, is we just kind of follow them and… 'cause we’re trying to re-do the handbook and in the handbook we’re gonna do is define it. You can’t define it first 'cause you got to get it passed so that’s what we’re doing. So I think we… we need to just get… to start the process, like we said, under active participation as it exists 'cause that’s gonna be, you know, defined. So that sounds like just a bunch of cart before the horse, to me. We need to get on this. Thank you.

Hauth: Yeah, thanks, Jerry. Hey, I do want to share with everybody that NCSAB, National Council of State Agencies Servicing the Blind – Administrator Johnson is a member of that – they have adopted a active participation policy. I believe that should… you know, it’s not perfect, but it’s pretty good. It spells out quite a few of the expected participations by the Elected Committee and the agency. I believe I sent that out and if I didn’t I’ll be glad to. But one of the things that I’ve asked to have on next week’s meeting is active participation protocol and practice. Obviously, there’s been a lot of water under the bridge and we could go back and 

point that out. What we’re hoping is that, with the legislation and with the requirement of being more transparent and with the expectation of everybody to work together in a different way, I personally think active participation training, while it may be a waste of time if it’s not done right, I believe at this day and age, if a general overview and expectations and a layout of the groundwork, especially with the climate now, I don’t think it will be a waste of time. I hear what Eric, er, Derrick said 'cause I was… I as there, too. But one of the things, if we can maybe next week somehow talk about this more in detail and come up with, you know, adopting the NCSAB version of active participation or finding exactly what administrative… “major administrative decision” is, or if we can get some kind of agreed-upon protocol that the agency and the Elected Committee will support. I think that will be a big, big step going forward. But, like Jerry said, I think we don’t want to be obstructionist. Not that we are but, you know, we’ve been made out to be by many. So we want to lead this… lead this proactively and progressively and productively. And I think we need to kind of bring others along with us and start this process and make it, at the end of the day, do what it needs to do for our program and our managers. And that’s just my two cents worth. Anyway…

StevensonA: Randy? 

Hauth: Yes.

StevensonA: Okay, one thing: when… when is BLAST? I mean, we need to… right now I don’t have it in front of me. Does anybody have the dates for BLAST?

Miranda: September 11th through the 15th. 

StevensonA: Okay. So, 9th, 10th. Okay. So we are… She’s not available till the 9th. So I think… Okay, here’s… here’s what I think: the 9th and the 11th… the 9th and the 10th I don’t think anybody’s flying out till… It starts on the 11th?

Hauth: Well, I’m gone… I’m leaving on the 9th. But let me… let me just… let me share something here, Art. And I… If I’m being rude by interrupting I’m certainly not trying to be. But I think we need to hear from – and I know where you’re going with that – but I think we need to hear from Eric on… on his position on, you know, representing the agency. Obviously, we want Susan, right? We want Susan at the table. Is the agency going to support and allow that to occur? And what’s the agency’s expectations? If we could make a general supportive agreed-upon that we need Susan, then we can find out how to get her dialed in on those dates, right? So that’s just my thought. But, Eric…

Morris: Yeah.

Hauth: … if I could hear from you, what your thoughts are, as far as having Susan, you know, facilitate this.

Morris: Well, I think… So, here’s my thought and you guys can ponder this till next week or you can talk about it today. So, there’s a couple different things in play here besides the fact of, you know, Susan’s availability. So, Art talked about the rule-making process and that… that’s where 

it kind of puts us in a bind, time-wise. So, we need to get the rules done by the 15th of November; that’s what the new statute says. So, when I sat down and tried to timeline it out I said, “Well, let’s… let’s… let’s shoot for November 1st, just to give us… ourselves a little bit of a buffer. Well, the thing… There’s a whole bunch of different… There’s like half a dozen different timelines that have to be met through that process. And most of them are pretty soft, like, sent notification to the legislature, you have to do that 49 days ahead of time. But one of the hard deadlines that is tough to hit is you have to post the rules that are gonna be… the rules that are gonna be implemented have to be posted in the state archives, I think it’s the state archives division’s newsletter, magazine they call it. So that’s… that work has to go to them by the 15th, 14th of each month, to be posted in the next month. So if we’re shooting for, like, November it has to be posted a month prior, October. So, to hit that deadline, to be posted in October, you have to hit it by mid-month September. So, as you’re stepping back through the calendar there, you know, you got kind of that hard cut-off mid-September. So… and obviously BLAST is right then, too. So what I did is I stepped it back a little bit and said, “Okay, RSA’s gonna have to look at it, the AG’s Office is gonna have to look at it. And I’ve got commitments from both of those bodies to say they can review it. Jesse assured me he can get it reviewed before BLAST and I got the same commitment from the AG’s Office. So I looked at, like, I put the dates out there before, like the first or second week of August. And, basically, my thought was… was to have Susan, like you said, Skype in, do the active participation training, get us ramped up… like she said, get some momentum behind that process and then Terry said he could come out and facilitate the actual working through, getting the rules done. You know, do… act as a facilitator for that process. And so, that was my thought. I… I totally agree with the idea of, “Hey, we need to have a common… a common thought process around what active participation is.” I think it’s important that we start… we use the starting point of the draft rules that RSA has right now, because they’ve reviewed them two… two or three times at this point. So, I know there’s some stuff missing in there that people want to address, but I think we use that as the base document to work from. And, obviously, open that up and say, “Okay, we have concerns around, you know, point x but, you know, point y and z are good.” And at least use it as a base document to work from. And I think that would give us the time… So by the time we got… Let’s say we… we focused on that second week, like the 14th I think it’s the 14th through the 18th. By the time that process was done then we could move it along and hit those deadlines. ‘Cause otherwise… that’s the thing… that’s the tough thing about the actual rule-making process in Oregon, there’s deadlines we have to hit that aren’t… they’re not optional. 

Hauth: So is it… Eric, is it your understanding that these rules have to be approved and adopted by November 15th? Or they have to be created and, you know, posted? Or what’s… You know, I don’t have it in front of me and I don’t recall but, I mean, what’s your understanding [inaudible]…

Morris: My… My understanding is…

Hauth: … deadline?

Morris: … the formal rule-making process needs to be done. Now, it doesn’t say that, but that’s how I interpreted it. 

Hauth: Yeah, and I’ll check in… I’ll check in on this, as well. I’ll talk to Alissa and John and others, just to kind of get a flavor for what that actually is intended to mean, as well. ‘Cause that… that kind of comes into play, too. What does that actually mean? Do we have to have them completely finalized and approved by then? Or do we just have to have them crafted and posted. So, anyway… so, now that you’ve heard… now that you guys have heard from Eric, is there anybody on the… anybody have, you know, a word of wisdom here, or some suggestions? Or…? 

Bird: Jerry.

[00:41:04]

Hauth: Yeah, Jerry.

Bird: Well, you know, it just gets… I hate… We always get in pressure when we have to decide something. They can go six years and not on rule-making and now all you guys got to do it within a month. I don’t think that’s their intent, to force us into making… rewrite quick decisions. I mean, there ought to be an extension or something. But I don’t know if we need that. We want to get them done. So, maybe – here’s my thinking after listening to Eric, and I know he said he wants to work off of the one he created, basically – and so, rather than go back to the other ones we did, I guess wonder why that… I would imagine we could. And… But maybe we need to start our summit and sit down and go through them and just see… ‘Cause I think it’s gonna be a lot of how much they want to get back to it and it’s correct and maybe we pound through it and… and make sure, you know, we’re protected and… and they’re protected and we’re all happy. And then maybe we get back with Susan and have her review it and… and… as legal stuff. Maybe their AG is reviewing it. So we can’t have their AG saying, “Well, this ain’t right” and not tell us why it breaks the law, when we got Suzanne [sic] to say, “No, that’s within the… the scope… the big scope we have of it.” It’s not really breaking the law, so it’s a decision. So, if we can do that then, in a different state of mind, that it’s kind of like we did on the other consensus one, that might be possible. But we just can’t do to where it’s kind of gonna be like, you know, an un-consensus. We all get to speak, we all get to make the right decisions and come out with a… like they said, is gonna help our program in the long run and in the short run. So, I kind of… you know, whether we got to have something to start with and at least some of that… so I don’t know. I mean, we know… we’ve read through that; we know some of the things that really bother us, that we don’t think should be in there. There’s some other things that, you know, it don’t really change the thing much; it’s just kind of some really… I think we all know what some gray areas are. So…

Hauth: Yeah. Hey, Jerry…

Bird: … I don’t know. That’s my… Thanks.

Hauth: Hey, Jerry. Thank you. And I think Eric is saying – correct me if I’m wrong, Eric – but I think you’re saying that the things that are in the rules that RSA has right now, not everything in there is going to be necessary or needed. And maybe if there’s items of issue, those are deleted or left out. But we’re using that as just a basic template? Is that what you’re suggesting? Or…?

Morris: Yeah, 'cause we… we got to start somewhere and, frankly, we just don’t have, you know, we don’t have another six or eight months to re-invent the wheel. And, you know, from my perspective, there’s a lot of good work in that. And I know that there’s some things, like Jerry said, that people don’t like or, you know, we could word differently, that kind of thing. We got… got to start somewhere. But there’s also an additional – I counted them up and I could be wrong – at least eight different things that we need to rule-make around with the new legislation, to be added to it, you know, like the vendor… vendor manager… it’s weird wording but, basically, the operating agreement, and the whole retinue of stuff that needs to be rule-made around. 

Hauth: Okay. Have you… Have you gotten any feedback from RSA on those rules? 

Morris: The ones that they have right now?

Hauth: Yeah.

Morris: Not for – well, we’re in July now – probably a year, a year and a half, a year and three months?

Hauth: Okay. Yeah, so…

StevensonA: Randy?

Hauth: Yeah, I want to hear from you, Art. I do just want to say quickly, you know – and I had this conversation with Art, and Jerry just mentioned it, too – you know, we maybe can start with the rule-making committee, starting to go through and identify, you know, what does that rule-making committee, that I believe Jerry heads up, what does that committee want to propose? Do they want to propose, you know, the template that you mentioned, Eric? Or do we want to use the template that was built by the Confluence Center? And do we want to start at least taking a stab at, you know, crafting some of the other language? And then, as we move forward, have Susan fine-tune it or, you know, be involved. Or, I think there’s more than one way to skin a cat at this.

Bird: Randy, if I may, as Chairman of the Handbook Committee… Rules Committee, I think you may be right. I can contact my people here tomorrow and find out… get a census of what we feel like would be the best to go through and then present it, I guess to the board. Might have to have a special meeting so we can just do that part and maybe we can come up with some parameters and how we can maybe get started on it next… next week, or individually get it kind of together and then bring it in and narrow it down to where everyone’s, you know… till we got a smaller model with the issues and everyone can kind of go off of them and discuss them to kind of bring stuff down. I’m thinking, you know, streamlining it. And I think you’re right; we probably need to, as the committee, needs to make that quick thing. Won’t say [inaudible] but I’m kind of leaning, until I look at it more, is actually the one in there now, as much as I didn’t like a lot of it. But it’s at least got a lot of… 'cause our other one had quite a bit of we get subcommittees and this and make these other kind of rules. And I can’t remember what they 

call it. Anyway, a lot of that was kind of… got way out of portion. So I do think that’s a good idea. I don’t know if we need to make a vote or what. But I would like to contact my people and find out just how we want to proceed with this…

Hauth: Yeah.

Bird: … and try to get it streamlined and let’s get her done. 

Hauth: All right, Jerry. And I know Art was trying to have the floor and I’ll… I’ll have you have the floor, Art. I want to remind everybody, even though it hasn’t been noticed yet, we do have a meeting next Thursday. This special meeting was to specifically talk about a few items, the one that we’re talking about right now, so we could start making some decisions and get this, you know, get this ball rolling. But maybe, after this meeting today, we think through it, you know, and come back next week with some kind of proposal. Anyway, so, Art, I think you were trying to get the floor.

StevensonA: Am I off mute?

Hauth: Yes.

StevensonA: Okay. The new statutes specifically state… and I went through them again. Thank you, Lewanda, for putting that all together…

Miranda: You’re welcome.

StevensonA: …mandates that three sections of the law, the rules have to be written by November 15th. I would like to state, so that we can move on, that… and those are the critical ones that we have to be… have to be completed by November 15th. I also noted that in the statutes it says the rules have to be written, but it didn’t say they couldn’t be temporary rules or they had to be permanent rules. And so we can explore that process because I know the agency was quite prepared to adopt the handbook that’s at RSA, adopted immediately as temporary rules. Of course, they never came back from RSA so they weren’t doing. So I would like to propose that Eric get some clarity from the AG, so that we make sure we’re in complete compliance and following the rules, but we’re able to use, you know, all of the things that we can use, including Susan, concerning that. Now, we could also find out how long it would take RSA after BLAST to run through the rules and along with the AG. And then we most definitely can, you know, make the final decision on what we’re doing. But it would be… I would like to suggest and ask Eric to get clarification from the AG’s Office. What we absolutely have to be done… has to be done by November 15th… and if we can use the temporary rule process, and that means those rules will be adopted automatically for 90 days. And then we can finish the rest of the process and have a little extra time. So, Eric, can you get that clarity for us by the meeting next week? And then… And then we most definitely can move forward. 

[00:49:39]

[Silence.] 

Morris: Art, were you… were you talking to me? I was trying to look up the temporary rule stuff you were talking about. But yeah, no, I can find out.

StevensonA: No, that’s fine. And… And all I would like you to find out is, okay, when I read the statute today, the new statute, it says that the rules have to be adopted for the three sections. I believe the teaming partner stuff and a couple other things I didn’t get to run back and look at…

Hauth: Yeah, is the manager… Art, it’s the managerial duties, the teaming partner, and then I think there’s one other product, I think. 

StevensonA: Right. And… And… And so I believe, you know, that… that if that’s the case, and we can do that, then we can have our cake and eat it, too. And I believe that we can bring Susan into the mix. So, can you get that clarification…

Morris: Yeah.

StevensonA: … on that? And I think, in my opinion, that’s how we should proceed, Chair Hauth. And… and then, if that’s the case, we make sure that the parts that have to be done by November 15th are done. But we can also use Susan then because I believe that’s doable. 

Hauth: Yeah, I think both you and Jerry are coming up with some good suggestions here and we have to keep in mind also that, you know, there’s not only BLAST but other people have vacations scheduled. And so, you know, we’re running into a place where we need to start formulating a plan and start rolling this out. And, you know, obviously, we want to use Susan, but do we want to wait till she’s available to use her? Or do we want to start and then supplement her into, you know, as we can. Or even by Skype, you know. I mean, however we can use her expertise. But, yeah…

Bird: Randy.

Hauth: Yeah. Go ahead.

Bird: I just want to ask Eric and the rest of you. Can you possibly, Eric, give me some dates of when staff, whoever needs to be at our writing of these are available. I mean, 'cause I think we’re gonna need to get that scheduled soon as possible and soon as we know them, too. So. 

Morris: Well…

Bird: Thanks.

Morris: … Jerry, I was looking at those… that second and third week of August. I… I could clear my calendar for that. I need to let Terry know pretty quickly if we’re gonna want to use him. I mean, obviously, we get to use him for free. So, you know, that August date I could make happen. We start, like Randy said, once we start getting out of that time box, then people got… there’s lots of things going on besides BLAST.

Hauth: Well, and…

Bird: Yeah.

Hauth: … Eric, just so you know, I talked to Terry today and Terry said, lookit, if we need him he’ll be glad to help and if we don’t need him, you know, no hard feelings. He’s glad to help in any way he can.

Morris: Yeah.

Hauth: And so, again, you know, as much as I respect Terry and what he’s done to assist in some of the instances here, he doesn’t have the legal expertise that we may need in some instances. But, you know, really… I mean, that’s why we have to have this discussion. Because we need to get a plan ironed out like…

Morris: Yeah.

Hauth: You know, so.

StevensonA: Randy?

Hauth: Yeah, Art?

StevensonA: Well, I definitely want to move forward. I do not want to personally write a bunch of rules and stuff like that without having legal experts in the room, you know, to be able to, you know, give advice and stuff like that. I… I just… I firmly believe that we need that this time. We’ve been… We’ve been unsuccessful at accomplishing what we want to get done because we haven’t had that kind of consultation when we were doing that and it’s caused problems. And so I would like to make a motion that, if we’re gonna write rules then we have to have a legal expert in the room to advise us on the issues. 

Hauth: So that motion was made. Do we have a second? [Silence.] Do we have a second? [Silence.]    

StevensonA: Can I…

StevensonD: I’ll second that.

StevensonA: Can I have the floor? Yeah, Derrick seconded it. 

Hauth: Okay. Okay. So seconded…

StevensonD: Sorry. I was on mute.

Hauth: All right. Any discussion?

Bird: Jerry.

Hauth: Yep.

Bird: Okay, I’m pretty cool with that. You know, as long… Now we kind of got that is, what could that be? It could be Susan. Could it be Roger Harris? Could it be Ronnie? Is it a state legal person? Do we want, you know, one that’s… Know what I’m getting at? I can understand we want to have one 'cause we have this questions on “Is this illegal? Or is it just they don’t like it?” You know, I agree with that. But now we need to decide on what type of a person we need and how does that get paid for? 

StevensonA: Can I…? Randy?

Hauth: Yeah, Art.

StevensonA: Okay. I want to amend my motion: a mutually agreed upon legal expert. Obviously, Eric knows Susan. And I believe that I want to… You know, we can have a discussion on this legal expert and why we believe that that individual is qualified. And then I believe, with good faith negotiations, which is active participation, we can jointly come together on deciding who that individual should be. And… And there are several individuals that I think would be qualified. One is Mr. Chamoff who actually writes rules for agencies throughout the state. So we have several options. I’d like to amend my motion to be a mutually agreed upon expert.

Hauth: So, do you accept that amendment, Derrick?

StevensonD: Umm…

Hauth: Derrick?

StevensonD: Yeah.

Hauth: Okay. So a motion, an amendment, an amended second.

StevensonD: Well…

Hauth: Any more discussion?

StevensonD: Yeah, I got a little… little discussion.

Hauth: Okay.

StevensonD: I’m just… you know, I’m trying not to get the past in my brain but I can’t… I can’t… I can’t get it out of my brain…

Hauth: Under… Understandable.

StevensonD: And I’m… This whole process… We need someone who can not only help write the laws but can actually facilitate and keep track of the things that… that we’re… that… the rules that we’re writing so that, when we send it to the AG’s Office, you know, we won’t have to get a bunch of, you know, spelling errors fixed or a bunch of little, you know, “This doesn’t belong here. It should be over here.” You know, 23 pages of stuff that we never get to see. So it’s important that… that we have someone that facilitates it and can put it into words or on paper so that… so that it makes sense and that the AG’s Office is not gonna just tear apart. 

Hauth: Yeah, well, well noted. 

StevensonD: If that made any sense. Okay.

Hauth: Yeah, no, well noted. So, any more discussion before we call for the vote? [Silence.] Eric, what are your… what are your thoughts on this? Do you have any… any comments or concerns or…?

Morris: Well, I… I… The one thing that comes to mind, just I’m thinking off the cuff is that it’s probably gonna be tough if we take an attorney that’s been suing the state and say, “Hey, we want to bring that attorney in as a legal expert in this process.” So, I’d keep that in mind. 

[00:57:27]

Hauth: Okay.

StevensonA: Well… Randy?

Hauth: Yep. Go ahead, Art.

StevensonA: And that’s why I amended the motion, Eric. And… And those issues can be discussed and… and, in fact, I think, you know, working with the Rules Committee would be a good way of pounding out who would be the best qualified person for that. So, on that, I want to call the question.

Hauth: Okay, so…

StevensonD: Just… Just…

Hauth: … a motion’s been made, a second. Go ahead.

StevensonD: Yeah, I’ll just weigh in by saying that, you know, it may be, you know, that we… if we get somebody who’s been suing the state but, on the other hand, we got the state that’s been fighting us. And, you know, that… you know, we have to be able to combat that, too. 

Hauth: Yeah, obviously, we’re going to have to work together on this and there’s opposing, obviously opposing sides. So, yeah, we do need… we do need also that representation. A 

motion’s been made, a second, ample discussion. I’ll call for the vote. Yea or nay, signify. Art Stevenson.

StevensonA: Yea.

Hauth: Derrick Stevenson.

StevensonD: Yea.

Hauth: Jerry Bird.

Bird: Yea.

Hauth: Steve Jackson. [Silence.] Steve Gordon. 

Gordon: Yea.

Hauth: And I signify by saying yea, as well. So, okay. Well, moving… moving right along, I don’t…

Smith: Randy, this is Gordo. I came in late. 

Hauth: Hey, Gordo. Gordo, thank… thanks for joining us.

Smith: I would like to make a comment. Could I make just a quick comment, from listening to you guys?

Hauth: Sure you can.

Smith: This is the… probably the best I’ve listened to this group work through a problem and sound so professional. Really cool, guys.

Hauth: Well, thank… thank you. Thank you, Gordo. So… So, let me just touch base, circle back. So, as far as the rule-making process and trying to figure out what we’re going to do next, am I correct in, like, the Rule Committee is going to strategize on, I guess, the next steps forward? And also, I think, Eric, you were going to work through maybe some possible dates for… just trying to get a few… a few Xs and Os here in my brain of what we’re going to do, so… from here forward. 

Bird: Randy. Jerry.

Hauth: Jerry.

Bird: Yeah, that’s correct. I’d like to… as the chair of that board… committee, I’ll contact people tomorrow and we’ll get stuff going. And I also… What was I gonna say? [inaudible] going to say. We’ll get that going together and then we’ll get with everyone else and try to pound this out on a… best we can, anyway.

Hauth: Okay. Okay, thank you. And, Eric, what do we need to do, as far as the agency, you know… I mean, what… what do you need to know? Or what do we need to get from you, as far as moving forward on this, you know? Like, is the agency gonna support Susan? And, if they are, is there going to be, you know… Do we… Do we need some kind of financial cap on it? Or how’s your… how’s your participation going to be? Are there certain dates that are going to be available? I’m just trying to help work through this, so we can actually…

Morris: Yeah, you want… you want to, you know, lock down some action items, basically. Like, so, what I can do tomorrow, Randy, is send… and I’ll send it to Jerry and copy everybody, but I can send you, like, what I kind of walked through today, like a timeline, so you guys can see… ‘Cause I think, legitimately, the actual work to be done will probably take four or five long days of work, actually going through the process of addressing each issue. So I can… I can kind of timeline that out and then put the dates in there for the rule-making process. And as you guys were talking, I was trying to look at the rules around… the rules around temporary rule-making and it specifically says that agency’s should not… should not intentionally try to avoid the permanent rule-making process. So I got to... I got to chase down the statute to this, talking about it there in this APA manual. But…

Hauth: Yeah, and I will share, Derrick, er, Eric, during one of our conversations – I don’t know if you were in the room, but with Gretchen Merrill and Alissa Keny-Guyer and Dacia Johnson and I believe you and I – Gretchen did talk about the possibility of temporary rules. So I know, like Jerry said, the agency was considering them previously if, in fact, that’s something that we end up running up against. You know, it’s good to know what… what we may or may not be able to do. So, I’m also going to reach out to John Eames and Alissa’s office and find out what the actual intent of that is and kind of brief them on our conversations and where we’re planning on going; get their… get their input, too. ‘Cause I know she was committed to being involved. Anyway…

Bird: Randy.

Hauth: Yeah, Jerry?

Bird: I got one more quick thing… I spaced off there when I was gonna talk there was, I don’t know if we can start, once we get going a little bit, maybe we can even do some phone meetings and I don’t know if we can narrow it down to where, when we do meet in person, is that what we’re thinking, of having a in-person discussion and that. Maybe we can… I don’t know if that’s a possibility of get things kind of lined out and that, to cut that down or… or what do you think… which everyone can be involved, just to try to flush out all the… all the important issues each one has and then we can streamline it into the issues.

Hauth: Yeah, sure. I mean, let’s… let’s, you know, I think we’re going in the right direction. Let’s… Let’s think through this and get it dialed in for next week so we can actually have a laid out plan. I have a few ideas that I want to mull over and send out to the group, as well. So…

StevensonD: Can I ask one question?

Hauth: Yeah, Derrick.

StevensonD: Yeah, in the temporary rule writing thing – so if you write a temporary rule, is there, like, a time frame that makes that become permanent if nothing else is done? Or how does that work?

Morris: Um…

Hauth: My… My understanding is for a 180-day period and it’s only good for 180 days. But, you know, I don’t know… I’m not an expert in that. 

Morris: Yep, it’s 180 days. I’m reading it right in the book.

StevensonD: Okay. But it never… never becomes permanent until we make it permanent?

Morris: Yeah, you have to go through… 'cause there’s a permanent rule-making process and then the temporary; there’s two different paths. So… And it says in here, you know, when it… when it expires you need to be temporary or permanent rule-making.

Hauth: Okay. Well, if… if we can, you guys, let’s go ahead and move on to the next couple of items. Obviously, between now and next Thursday’s meeting, let’s try and get this dialed in so we can start putting the nose to the grindstone, right? So. Okay, next on the agenda, Eric, I don’t know if you have the agenda pulled up or not. Was it the VMS system?

Morris: It’s the standardized monthly report.

Hauth: Okay, standardized monthly report. So we had a lot of discussion about… around this. I think most everybody is supportive of this. There may have been some questions or concerns around it. I believe training and how that would be applied… Does everybody have a computer? Is everybody skilled in, you know, the electronic filing? Does everybody have accessibility to be able to do that? I know Derrick recently had some concerns so that’s, you know… and I know another manager had some concerns. But I do believe that – hold on just a second. [Silence.] Sorry about that. But I do believe that this is something that we could support, work with the agency on, you know, on getting implemented and finding a way to get that personalized training. So, is there any… any other board members that have any comments on that?

Bird: Jerry. Quick.

Hauth: Jerry.

Bird: Yeah, I think it ought to be on, like you say, an individual basis. The ones that need it should contact Kathy and tell them they need a little more training or… or the agency needs to… some people maybe think they’re doing okay and they’re not. Maybe the agency can look at the ones they believe could use some and then politely get together and educate theirselves 

so they understand the proper stuff. So I think people… blind managers ought to be able to get ahold and ask.

StevensonA: Randy?

StevensonD: This is Derrick.

Hauth: Yeah, Art. Uh, Derrick. Derrick. Let’s go with Derrick. Derrick, go ahead. 

StevensonD: One of my major… main concerns is… is I think, you know, it’s kind of lacking in identifying, you know, legal deductions and stuff. I know you have the miscellaneous list, but we should have a standard list of deductions that are allowable, so that the managers actually know that they can deduct those things. And I think, you know, a little bit more work in that area needs to be done. 

StevensonA: Am I off mute, Randy?

Hauth: Yeah, Art. Go ahead.

StevensonA: Am I off mute?

Hauth: Yes.

StevensonA: Okay. Eric, what do you want from the Elected Committee, concerning this matter? We had a lengthy discussion on it. I… I do believe that the format is good for the blind licensed managers who want to use it. I do believe there should be a standardized report that we turn in to you, to the agency every month. And, like Derrick says, it… it has all the deductions on there and… and we do definitely have those allowable deductions in the rules. I do believe that that would be forthcoming. So, exactly what do you want from the Elected Committee? Because I believe we want a standardized form that has all the allowable deductions, that gives all the information to the agency to be able to do their job. And… And so, I… I think the Elected Committee… and I… and I know the managers that participated in the meeting agree that a manager should have the best tools that work the best for them and that we should have a standardized report. We still haven’t got the rules established that completely draws out those parameters. But… So, let us know exactly what you want from us now.  But I think once… once we rewrite the rules then that standardized report can be totally put together. But on the meantime, we should have, you know, reports being turned into you now that give you all the information that you guys need to be able to do your job.

Morris: Yes. [Silence.] [Laughs.] Art, I didn’t understand your question.

StevensonD: Okay.

Morris: I mean, you guys have taken a look at it. You had a lengthy meeting which I listened to you talking about it and it seems the consensus was that everybody… everybody likes the format. It would be… I can see what Derrick’s talking about. We could put a… another tab on it 

that lists, like, appropriate deductions to put on, you know, to list under miscellaneous. I think that’d be an easy fix without rewriting the whole spreadsheet. So I… I just want, like, a motion, I guess, from the Elected Committee saying, “Hey, we’re good with this form and we’d like everybody to start using it.” ‘Cause that… that’s the thing, is to have uniformity in the reporting, so that we’re getting the same format report from everybody. ‘Cause right now that’s not true. So… and I don’t think it needs to be in rules, 'cause it’s… you know, we… you guys… you guys reviewed it, you have active participation around it and we make sure that everybody’s using it.

[01:09:00]

StevensonA: Well, that’s fine, then. Will you… Will the agency…? Okay, 'cause I know there are managers that are using it right now…

Morris: Yeah.

StevensonA: … which is great. Will you send out to the managers who use accountants and bookkeepers or whatever just the quote unquote form that your program generates for some of the licensed blind managers now so they have that form, to be able to give to their accountants and bookkeepers?

Morris: Yeah, I think, you know, based… based on, obviously, today’s meeting and stuff that, yeah, we just send it out to everybody saying, “Hey, after the Elected Committee’s taken a look at this, we tuned it up with, you know, with this little change with the recommended things you can… or the allowable things you can deduct. Here’s the new format. You know, please use it at you normally do. If you have to forward that to your bookkeeper or, you know, using the same one you always use.” 

Bird: Randy?

Hauth: Yeah, Jerry.

Bird: Yeah, I’m okay with that. But the allowable deductions, I don’t know how we can pass that till we see them and make sure we all agree with them or if there’s any we are concerned with need to be added. I mean, how do we… That’s the only part I’m wondering about now is, you know, you’re gonna throw some in there but we don’t know what they are. 

StevensonD: Right. We shouldn’t vote until that’s done. 

Morris: Well, right now they’re… If you look at the current, if I remember correctly, from the 2001 version of the handbook, there… I don’t think there… I have to go back and double-check. I’m not sure there are anything specifically called out in that document.

StevensonA: No… No, there isn’t. And… And so…

Morris: So we just leave it blank.

[Silence.] 

Bird: That might be a possibility. That way I guess it’s just “other.” 

Hauth: Well, and… and…

Bird: And I guess if there’re questions, you’ll have to get back with us and tell us why there’re questions, why you’re questioning it.

Morris: Yeah, and there… I don’t anticipate there being a bunch of changes, you know, in what people are writing off and what they’re not. It’s just a different way to report it. That’s… That’s how I look at this. 

Hauth: Well, you guys, if I may, obviously, everybody’s supportive of having this standardized, you know, monthly report. And everybody basically wants to have training around that. Is it perfect? No. But does it limit us from allowing, you know, being able to put down legal expenditures under “other” or “miscellaneous” or some other category? I don’t believe it does. So, I mean, maybe we could motion to support this in concept, you know, with the ability to, you know, to modify it as we need to. But I think we should try to, you know, support… support this. You know, again…

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: … it… Yes?

StevensonA: Well, here’s what I think should happen. Eric, push out the report, that we give to our managers. We’ll look at that between now and next Thursday and… and then, you know, if there… there’s any controversy, we’ll address that issue. So, Chair Hauth, you know, let’s… let’s see the document. We know what the document looks like…

Morris: Did Kathy not share that with you last week?

StevensonA: The what?

Morris: Did Kathy not share that with the subcommittee last week?

StevensonA: The… The actual separate document that would be generated if we were running…

Morris: Yeah.

StevensonA: I don’t… I don’t think I have a copy of it. Maybe she did. I’ll have to go back and look.

StevensonD: She sent me a copy.

Bird: I’d like to make a motion. 

StevensonA: What…

Hauth: Okay.

Bird: I’d like to make a motion that we accept these… form at this time and any changes must be agreed upon by active participation.

Hauth: Okay. So a motion has been made. Do we have a second? [Silence.] Do we have a second on that? [Silence.] 

StevensonA: I’ll… 

Hauth: Um…

StevensonA: I’ll… I’ll go ahead and second it.

Hauth: Okay. Art has seconded. Any discussion?

StevensonD: Yeah, I don’t… I don’t know about future changes. I think, you know, the changes that we’ve discussed today should be… should be made. And, you know, of course, if they’re gonna change it later on down the road, yeah, we should get active participation.

Hauth: Okay. Thank you. And I would like to just say, you know, I think this is a step in the right direction. Obviously, it’s not perfect, it needs some more work. But, you know, I think we’re all agreeable that we need to standardize and we need to have training around this. So, you know, if issues come up we can address it but I think this is a good start in the right direction. So, anyway, a motion’s been made and a second. Any other discussion? Okay, we’ll take a roll call vote. Signify by yea or nay. Art Stevenson.

StevensonA: Yea.

Hauth: Derrick Stevenson.

StevensonD: I’ll think I’ll just pass on voting on this one.

Hauth: Okay. Jerry Bird.

Bird: Yea.

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: Yea.

Hauth: Steve Gordon.

Gordon: Yea.

Hauth: And I signify yea, as well. Okay. So, thank you. That’s… That’s passed. And we’ll get that training dialed in. You know, we’ll talk about that next week, I guess, as well. But I think VMS system is next on the agenda. Is that correct?

Morris: Correct.

Hauth: Okay. So, who wanted to open up the discussion? I know you mentioned, Eric, you had… you had listened to the meeting. I know there was a lot of discussion and concern about… about this and, you know, the process and everything. But is there anybody that wanted to bring this forward? 

StevensonA: Chair Hauth? 

Hauth: Yes.

StevensonA: The Facility Development Committee made a motion that we don’t believe that we should be limited to one option, that there needs to be more work. Case in point, you know, right now we’re gonna be in the middle of putting together a list of subcontractors that would qualify to be used upon. Under that same principle, I don’t think that any blind licensed manager should be limited to using one system that the agency picks, unless all the blind licensed managers… well, all the Elected Committee and, you know, I believe the managers still have the individual right to be able to use the purveyor that they want to use and what works best for them. What works best for me may not be the best for you, Randy, or for Jerry. And… And… And I don’t think the agency has the right to deny us what works best for us. So, on that, everybody united… unanimously supports having a good credit card system and those kind of things. But I don’t think we should limit our options here. I think we need to think about our managers and what is going to be the best system for them. And they should be allowed to make that choice, as individual business people and entrepreneurs. So, that’s… that’s my whole statement on… on that. And there wasn’t one manager that was on the meeting that disagreed with that thinking.

Bird: Randy. [Silence.] Randy? 

Hauth: Jerry, go ahead.

Bird: Yeah, I’ve… I’ve looked at this a couple different ways and I got a few questions for Eric. Eric, this VMS, if I’m not wrong, isn’t there credit card readers and all that you can do without having your VMS? The VMS is, like Cantaloupe and that, is a piece of software/hardware that can be added to a machine to help a person to maybe build their business, know how much they use and that. But is it as valued… does everyone need it? No. Canteen only uses it a small amount. My point being, we can all get… we all want credit card readers and that read all kinds of, you know, all the other stuff. That’s very important. Do you need something to tell me that it needs ten Snickers? I don’t. If you have a remote place you drive a hundred miles to? Good idea. It’s a value issue here. It shouldn’t be something that you’re gonna say, that you have to 

have and you’re gonna be paying for it. ‘Cause it’s not free. I mean, to get all that it’s gonna cost you, which is set-aside, or us, which are managers. Of course, we can deduct it, but why do we need it? So, therefore, I think that… and I don’t have a problem with the VMS if it’s Cantaloupe that we decide will be our one person. I have a problem with saying “Our machines are gonna come stocked with them, whether you like them or not, and we will have access to that information.” That is wrong. Even if you go that far you’d have to have a release form to allow that type of stuff, I believe. But my point being, why… what is the value of having something that costs that much if you don’t need it? Because, like… it’s not gonna… what we pay for, like I just said – I don’t want to repeat myself too much – is it’s a specialized program that is designed for special needs. And none of us, I think, run a place that would justify purchasing that. So why would we want you guys to purchase something that’s of no value to us? Unless you do a lot… a big amount. Now, I think, before you thought we all was gonna go fill every one of our machines and you’re gonna be traveling down the roads and that so this might could benefit you. And that possibly could be. But it’s got to be of a value. I mean, we’re business people; you don’t buy stuff just because you might use it one time, where it don’t even help you. So I think our point… my point here is that’s what we are, business people, and if this isn’t a value then we should not allow it to go out like that. So can’t we, Eric, can’t we all get… can’t you supply our machines with credit card readers and all that, without VMS?

Morris: So, Jerry, thanks for the question. I appreciate that. After last week’s meeting – and I did listen to the entire meeting – I think… To answer your question: yes, we can do that. But it really boils down to one question for the Elected Committee is, do we require everybody to be linked in on VMS and cashless? And the part of the subcommittee meeting… the intent was to have you guys look over the RFP and the, kind of, the things we had put in place for accessibility and all those kinds of things. But, really, we’ve kind of shifted the question to, do we require everybody to do it? Yes or no. And so that’s what I, you know, I think I kind of know how the Elected Committee’s gonna go. So, you know, the RFP… the RFP needs to be done, so if we’re providing services to people, like you said, “Hey, that sounds like the best thing since sliced bread. I want it.” Then we can provide it via state standards and, you know, state standards. If somebody like yourself says, “Hey, I… I got this dialed in. I can figure it out. It’s not a big deal, I don’t want it.” Then it would be optional. So, from the Elected Committee tonight, I just want to know, do… should it be required? Do you guys think it would be a required thing? Or should it be optional? And it’s a rhetorical question. I kind of know what you guys are gonna say already. But that’s… that’s kind of my point of view. 

Bird: I’d like… I think it should be, whether it’s required or not, it should be your choice. But I think every machine you send out to a blind manager should contain credit card readers. Now, if that manager don’t want to hook up with them, well, I guess that’s their decision. But that equipment needs to be part of standard equipment; it comes with them. And, like I said, it don’t mean it’s gonna work. But your hardware’s there. You’re responsible for that hardware. Now, if they want to hook up to a place and pick who they want to… to be their provider, that’s up to them. It’s not… A provider is not hardware. So, I just want people to know that. I believe all machines should come equipped with everything: dollar bill readers, accepters, you know, everything you may need down the road and any software is up to the individual licensed blind vendor as a business decision. 

Hauth: Okay. Hey, Jerry, thank you. I had a question – and I think I heard Eric… Art trying to weigh in, too, but I’ll circle back to you, Art – I had a question for you. Well, first, a comment and then a question. So, you know, right or wrong, I believe that this whole VMS procurement kind of went side-by-side with what the requirement was going to be by the agency, as far as disallowing subcontracting. And I believe the conversation occurred and not necessarily with the then Elected Committee or even now with the Elected Committee. I do commend the agency for bringing the RFP forward for, you know, our review. However, a couple of the things that I’m unclear with is, why would the agency feel that they have to do a procurement? Because, like Art and Jerry said, maybe there are different services that are going to fit different managers. And the second thing is, it’s my understanding that the agency made a commitment to pay for the first… to pay for the first year any charges that were assessed to these VMS systems, the monthly per unit. And so I was wondering where that money was coming from. And, thirdly, is there a way to get to what the agency wants to do and with what might benefit the managers and maybe step… take a step back and try and work through it, like we did with, you know, the monthly reporting and try and find a way that’s gonna work? So that’s just a couple of things I wanted to throw out there. I do also have another concern about the state portal, you know. And would that… You know, what’s the need for that? I really don’t quite get it. I don’t know how that would ever help a manager. And if a state portal allows for sales figures from a manager to go into that state portal, those are probably also public record-able. So I don’t know about the, you know, about the breaching in confidentiality and all that, so forth. But could there be a way that we take a step back and try and figure out what might work best, instead of just forging ahead with this RFP that, obviously, people have concerns with? So, wanted to throw that out there. Don’t know if you have any answers for it right now, or if you want to think through it and, you know, and kind of share.

Morris: Yeah, Randy, I can. I just… I just want to be conscious of the time, too. I have to go out at 5 o’clock tonight.

Hauth: Okay. What time is it?

Morris: It’s about a quarter till.

Hauth: Okay.

Morris: And we can obviously talk about this next week some more. But with the procurement piece of it… in, you know, originally, I didn’t think we would have to go through any kind of procurement process to… well, to do a lot of different things. But, you know, state procurement is… is complicated. But especially around, you know, if we’re going to be providing services or getting services for people then we have to go through procurement, especially when it deals with anything based in the cloud, which is a whole new thing for me. So, that wasn’t really an option. And I think part of the thing I heard last week was a lot of questions around cost and all that kind of stuff will be answered through a competitive procurement for the state. You know, we’ll be able to leverage better that way. And so if… if people are, like, “Hey, you know, I want to use that 'cause it’s a good deal,” great. If they don’t want to use it, that’d be good, too, I guess. So, you know, that’s one of the things I could speak to right this second. 

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: Yes, Art.

StevensonA: Okay. Well, and… and, you know, Eric, I’m glad you listened to the thing and, you know, you heard everybody. And… And I do think we need to step back and that was the recommendation of the committee, that we step back and look at all the parameters of this. Again, we’re very self-conscious of the individual managers and their needs or their non-needs. And… And… And, therefore, I’m not against OCB putting together a list of… of, just like we’re gonna be doing for the subcontractors, a list of viable companies that will suit the needs of the blind licensed managers. But, you know, again, I… I… I think, you know, that should be individual choice and… and it should be with the knowledge that, “Hey, we’re thinking about what’s best for the individuals that we’re serving.” And then, on the other hand, and I know the agency has a concern about being able to know what’s going on and, as I relayed in the last meeting, rules have been written in Alabama where the agency can audit the individual managers and have access and stuff like that. And so, I think we should address this, you know, put this on hold and… and really think it through and… and find up with… find a collaborative solution that is mutually beneficial and serves the purpose for the agency and for the blind licensed managers.

Hauth: Any other comments? [Silence.] You know, we can probably talk a little bit more about this next week, as well. But, again, I don’t think any…

StevensonA: Well…

Hauth: Go ahead, Art.

StevensonA: Randy.

Hauth: Yeah. Go ahead.

StevensonA: Yeah. And… And so I would like to make a motion, until we go through this, that the agency hold off on sending out the RFP. 

Hauth: Okay. So a motion’s been made. Do I have a second on that? [Silence.] Do I have a second on that?

Gordon: I second it.

Hauth: Steve Gordon seconded it. Discussion? Yeah, I would just like to say, Eric, I think this is something we could really work together on and not necessarily have an adversarial type of situation. But I too have questions about, you know, a few of the things that maybe we can work through. And, you know, hopefully you’ll… you and the agency would be conscious of that and accepting of that, as well. Any more discussion? 

StevensonD: Yeah, this is Derrick.

Hauth: Derrick.

StevensonD: Yeah, you know, I have a bunch of locations down here that, you know, they… that I service not because I’m making a lot of money, just… it’s because I’m obligated. And when… if you purchase all this stuff for those machines, you know, you’re just wasting money. So I think, you know, population and… and how many people are able to access those machines should be… come into part of the decision-making and whether or not you want to spend that kind of money.

Hauth: Thank you, Derrick. Any other question… comment before we call for a vote? [Silence.] Okay, signify by saying “yea” or “nay.” Art Stevenson.

StevensonA: Yea.

Hauth: Derrick Stevenson.

StevensonD: I’m sorry. I got disconnected, so I didn’t really hear the motion.

Hauth: It’s… It’s… It’s, basically, to, in sum, to put the RFP on hold and not to send out the RFP until we can work through the particulars better. 

StevensonD: Yea.

Hauth: Jerry Bird.

Bird: Yea.

Hauth: Steve Jackson. [Silence.] Steve Gordon. 

Gordon: Yea.

Hauth: And I signify by yea, as well. So, is there anything else? I believe that conducted the business, right? And we’re coming on 5:00. Are there any, unless I’m missing something here, are there any other comments? Open discussion: is there any manager that has any comments or concerns or questions that they’d like to bring forward? Please let me know.

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: Yes, Art?

StevensonA: We had a discussion before the meeting and I think we should try to schedule, before the Elected Committee meeting next week, another work session of the committees. That would help… help Jerry get his people together and kind of come up with some ideas on how they want to move forward before the Elected Committee meeting. There’s some vending facility development stuff that has come up. And so, I was telling Eric that, you know, Thursday 

before, you know, it’s my Portland day and it’s hard for me to get on the line any earlier than 3:00. So I would like to try to… and, Eric, can you… Is there any possibility either Monday, Tuesday, or Wednesday that we could schedule a work session for the committees that need to conduct some business. 

Morris: Yeah, Wednesday looks good, Art. How about we talk about it tomorrow afternoon and get it locked in? 

StevensonA: Eric?

Morris: Yeah, Art, Wednesday looks good! Oh…

Hauth: Are you looking at your calendar, Eric?

Morris: Dang it! I was on mute! I’m yelling… you’ll hear it on the audio, 'cause I got the recorders going. Wednesday looks good. How about I give you a call tomorrow and we’ll get it worked out? 

[Silence.] 

Hauth: Okay. Sounds good, right?

Bird: Only other thing I want to know is, has Lewanda got her vending machines? 

Morris: Not yet. We got them ordered.

Hauth: Okay. Yeah, and one other… one other thing I just want to say as we go forward. Obviously… Obviously, the new legislation, when enacted, calls for more transparency and more providing of information. So, I think as we work through this without, again, being in an adversarial relationship, you know, maybe some things will just become second nature. Like, when a PO goes out, maybe that will also be copied to the Elected Committee managers. Or when a request for a survey comes in, that’ll be copied. So maybe, as we go forward, we can enhance our communication on both sides; you know, not just the agency’s but on our side, too. So, is there any other comment before we adjourn the meeting? [Silence.] Well, let’s go ahead and adjourn the meeting and…

StevensonA: Randy? Randy?

Hauth: Yep.

StevensonA: Randy Randy Randy. Did I get off mute?

Hauth: Yep.

StevensonA: Hey, Gordo, are you still on the line?

Smith: I am.

StevensonA: Will you… Will you please attend the meeting on Wednesday? 

Smith: Yes.

StevensonA: The Vending Facility Development Committee and stuff would like you… I, as the Chair, would like you to participate.

Smith: Okay.

Hauth: Okay, and so we are…

Smith: I’ll need the on line number, Art.

StevensonA: We’ll… We’ll… All the managers are getting noticed so I’ll make sure you get noticed.

Hauth: So, anyway…

Smith: Just quickly, how’s your son?

StevensonA: Hey, I’ll send you an email, okay? ‘Cause we got to adjourn.

Smith: Yeah. Yeah, okay.

StevensonA: Okay.

Hauth: So, you guys, listen, Eric, if you would ask Mark to send out… send out the agenda for next Thursday’s meeting? Or if you want me to take it and refine it, I’d be glad to. Whatever you want. But I know we’ll need to get that notice out in the next, you know, by next… early next week, at least. So.

Morris: All right. I’ll give you a call and we’ll get it tuned up. 

Hauth: Okay. Well, thanks a lot and let’s go ahead and adjourn this meeting. And thank you, everybody. And we got you out of here at 5:00.

Smith: Catch you on the go ‘round. Bye.

Morris: Bye.

Hauth: Later.

Jaynes: Good night.

[Ended 01:31:45]

Motions Passed During July 20 BECC Meeting

1. That the adoption of minutes be postponed until next week’s BECC Meeting. Proposed: Art Stevenson. Seconded: Derrick Stevenson. Passed unanimously.

2. That a mutually agreed upon legal expert be present during the rule-making process to advise all parties.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Derrick Stevenson. Passed unanimously (with Steve Jackson absent).

3. That the licensed blind managers start using the agency’s monthly report template and that any future changes to it be made through active participation. Proposed: Jerry Bird. Seconded: Art Stevenson. Passed (with Derrick Stevenson abstaining).

4. That the agency refrain from posting the VMS RFP until further active participation has occurred to address the licensed blind managers’ concerns.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Steve Gordon. Passed unanimously (with Steve Jackson absent).

Transcription: Mark Riesmeyer