BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin (Rama dan Jones, 2006, p5). Sedangkan menurut O'Brien (2008, p361), sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk fungsi akuntansi sehingga dapat membuat pekerjaan lebih sederhana. Sistem informasi akuntansi memproses data dan transaksi untuk menyediakan informasi yang dapat membantu pengguna dalam proses perencanaan, pengendalian, operasional, dan pengambilan keputusan di perusahaan (Medina, Jimenez, Mora dan Abrego, 2014). Sistem informasi akuntansi merupakan sistem untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data- data akuntansi sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Sistem ini merupakan sistem yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan melaporkan arus dana melalui pembuatan laporan keuangan. Sistem informasi akuntasi dapat dilakukan dengan menggunakan kertas, menggunakan teknologi informasi, atau pun keduanya. 7
64
Embed
library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2DOC/2015-1... · Web viewBAB 2 LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen
yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan yang didapatkan dari proses
transaksi akuntansi rutin (Rama dan Jones, 2006, p5). Sedangkan menurut O'Brien
(2008, p361), sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat dan
melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem
informasi akuntansi dirancang untuk fungsi akuntansi sehingga dapat membuat
pekerjaan lebih sederhana. Sistem informasi akuntansi memproses data dan transaksi
untuk menyediakan informasi yang dapat membantu pengguna dalam proses
perencanaan, pengendalian, operasional, dan pengambilan keputusan di perusahaan
(Medina, Jimenez, Mora dan Abrego, 2014).
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem untuk mengumpulkan, mencatat,
menyimpan, dan memproses data-data akuntansi sehingga dapat menghasilkan
informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Sistem ini merupakan sistem
yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan melaporkan arus
dana melalui pembuatan laporan keuangan. Sistem informasi akuntasi dapat
dilakukan dengan menggunakan kertas, menggunakan teknologi informasi, atau pun
keduanya. Apapun pilihannya, prosesnya tetap sama, yaitu melakukan proses
pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang menghasilkan informasi
keuangan yang relevan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan manajemen.
Kesalahan pencatatan dan ketidaksesuaian antara data yang dicatat
dengan kenyataan yang terjadi dilapangan serta keterlambatan pembayaran
menjadi salah satu penghambat yang sering terjadi pada perusahaan
sehingga menyebabkan sistem penjualan tidak dapat berjalan dengan baik.
"An important characteristic of accounting information system is its control
function because it allows monitoring of flows of movement of company assets
which reduces the probability of unauthorized disposition to an acceptable
level Accounting is a supplementary activity in creating value added", (Tokic,
Marija; Spanja, Mateo; Tokic, Iva; Blazevic, Ivona. Annuals of the Faculty of
7
8
Engineering Hunedoara 9. 2 (2011): 165-168. Functional Structure Of
Entreprenerrial Accounting Information Systems).
Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem informasi manajemen yang
menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lainnya yang
diperoleh dalam proses transaksi akuntansi rutin. Sistem informasi akuntansi
diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasional sehari-hari untuk
menghasilkan informasi akuntansi serta informasi lain mengenai proses bisnis
perusahaan. Informasi ini diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak terkait
lainnya dalam pengambilan keputusan sehingga dapat mengatasi masalah dan
meningkatkan daya saing perusahaan (Abu Taber, Alaryan dan Abu Haija, 2014).
Dengan adanya sistem informasi akuntansi, maka kinerja perusahaan dapat
ditingkatkan karena terciptanya efisiensi dan efektifitas terhadap sumber daya yang
dimiliki perusahaan.
2.1.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2012, p30) terdapat enam komponen dalam
sistem informasi akuntansi. Komponen-komponen tersebut adalah:
1. People
Orang yang bertugas untuk mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai
fungsi.
2. Procedures and Instructions
Prosedur dan instruksi digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan
menyimpan data mengenai kegiatan-kegiatan perusahaan.
3. Data
Data berisi informasi mengenai perusahaan dan proses bisnis perusahaan.
4. Software
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data perusahaan.
5. Information Technology Infrastructure
Infrastruktur Teknologi Informasi merupakan peralatan pendukung dan
perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi
akuntansi
6. Internal Controls and Security Measures
Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan dilakukan untuk menjaga
keamanan data di dalam sistem informasi akuntansi.
9
2.1.2 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Dalam pelaksanaan, sistem informasi akuntasi memiliki manfaat. Manfaat
sistem informasi akuntansi menurut Rama dan Jones (2006, p6) adalah:
1. Memproduksi Laporan Eksternal
Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi
kebutuhan informasi investor, kreditor, pemungut pajak, lembaga regulator,
dan lain-lain. Format dan konten yang diperlukan untuk pembuatan laporan
relatif sama sehingga otomatisasi dapat dilakukan pada proses pelaporan dan
menyebabkan laporan eksternal dapat dihasilkan lebih mudah dan cepat.
2. Mendukung Kegiatan Rutin
Sistem informasi akuntansi memiliki kelebihan dalam menangani transaksi
berulang sehingga dapat membantu manajer menangani aktivitas rutin selama
siklus operasi perusahaan. Dengan penggunaan teknologi yang mendukung
kinerja sistem informasi akuntansi, efisiensi bisnis dapat lebih ditingkatkan.
3. Pendukung Pengambilan Keputusan
Informasi juga diperlukan untuk mendukung keputusan tidak rutin, seperti
mengetahui produk yang paling banyak dibeli. Informasi ini penting untuk
perencanaan produk baru sehingga produksi dapat dilakukan dalam jumlah
banyak. Permintaan yang tidak standar menuntut data query fleksibel, sehingga
penggunaan query akan mempermudah pengambilan keputusan.
4. Perencanaan dan Pengendalian
Sistem informasi diperlukan untuk perencanaan dan pengendalian aktivitas.
Informasi tentang anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem, sehingga
pengguna dapat membandingkan anggaran dan realisasi dengan mengekstraksi
data historis dari database dan menggunakan program lain untuk meramalkan
pertumbuhan dan arus kas.
5. Menerapkan Pengendalian Internal
Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang
digunakan untuk melindungi aset perusahaan dan memastikan data keuangan
akurat. Pembangunan kontrol akan membantu perusahaan mencapai tujuan
tersebut. Perancangan dapat memeriksa kesalahan dan mencegah beberapa
jenis entri data yang akan melanggar aturan yang ditetapkan secara otomatis.
10
2.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Salah satu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah
menambah nilai bagi perusahaan (Romney dan Steinbart, 2012, p31). Sistem
informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi perusahaan dengan cara:
1. Meningkatkan Kualitas dan Mengurangi Biaya Produk dan Jasa
Sistem informasi akuntansi memantau kinerja suatu mesin sehingga sistem
akan segera memberitahu karyawan yang bertanggung jawab jika kinerja mesin
berada di luar batas kualitas yang dapat diterima. Dengan adanya sistem
informasi akuntansi, kualitas produk dapat terjaga dan biaya dapat ditekan.
2. Meningkatkan Efisiensi
Informasi yang tepat waku memungkinkan pendekatan just-in-time terjadi
dikarenakan pendekatan ini membutuhkan informasi yang konstan, akurat, dan
terbaru mengenai bahan baku persediaan dan lokasi bahan baku.
3. Berbagi Pengetahuan
Berbagi pengetahuan dan keahlian dapat meningkatkan operasional dan
memberikan keunggulan kompetitif. Perusahaan dapat menggunakan sistem
informasi mereka untuk berbagi praktik dan mendukung komunikasi antar
kantor. Karyawan yang berada di kantor cabang dapat menggunakan database
perusahaan untuk mengidentifikasi para ahli yang dapat memberikan bantuan,
walaupun para ahli berada di kantor pusat, sehingga pengetahuan dan keahlian
juga tersedia untuk kantor cabang.
4. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Rantai Suplai
Membiarkan pelanggan untuk mengakses persediaan dan entri pesanan
penjualan secara langsung dapat mengurangi biaya penjualan dan biaya
pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi pelanggan. Hal ini akan
memperkecil harga jual sehingga harga produk dapat bersaing dengan produk
sejenis.
5. Memperbaiki Struktur Pengendalian Internal
Sistem informasi akuntansi dengan struktur pengendalian internal yang tepat
dapat melindungi sistem dari penipuan, kesalahan, kegagalan sistem dan
bencana.
11
6. Meningkatkan Pengambilan Keputusan
Sistem informasi akuntansi mengakibatkan informasi yang diterima bersifat
real time sehingga membantu perusahaan dalam meningkatkan pengambilan
keputusan.
Pengambilan keputusan memiliki beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu
mengidentifikasi masalah, mengumpulkan dan menginterpretasikan informasi,
mengevaluasi cara untuk memecahkan masalah, memilih metodologi solusi, dan
mengimplementasikan solusi. Sistem informasi akuntansi dapat memberikan bantuan
pada tahap pengambilan keputusan dengan cara membuat laporan yang dapat
membantu pengguna dalam mengidentifikasi potensi masalah yang akan terjadi.
Model keputusan dan alat analisis akan dipilih oleh pengguna. Bahasa query
dapat mengumpulkan data yang relevan untuk membantu membuat keputusan.
Tampilan grafis dapat membantu pembuat keputusan menginterpretasi model hasil
keputusan, mengevaluasi, dan memilih alternatif tindakan yang akan digunakan.
Sistem informasi akuntansi juga dapat memberikan feedback pada hasil tindakan.
2.1.4 Siklus-Siklus Transaksi Proses Bisnis
Siklus-siklus transaksi proses bisnis dikelompokkan menjadi lima siklus
aktivitas bisnis (Romney dan Steinbart, 2012, p27). Siklus-siklus transaksi tersebut
adalah:
1. Revenue Cycle
Barang dan jasa dijual untuk menghasilkan uang tunai atau janji masa depan
untuk menerima uang tunai.
2. Expenditure Cycle
Dimana perusahaan membeli persediaan untuk dijual kembali atau membeli
bahan baku untuk digunakan dalam memproduksi produk-produk dalam
pertukaran uang tunai atau janji masa depan untuk membayar uang tunai.
3. Production/Conversion Cycle
Dimana bahan baku diubah menjadi barang jadi.
4. Human Resources/Payroll Cycle
Dimana pegawai dipekerjakan, dilatih, dikompensasi, dievaluasi, dipromosikan
dan diberhentikan.
12
5. Financing Cycle
Dimana perusahaan menjual saham perusahaan kepada investor dan meminjam
uang dan investor dibayar dengan dividen dan bunga pinjaman.
2.2 Siklus Pengeluaran
Expenditure Cycle (siklus pengeluaran) adalah seperangkat kegiatan bisnis
yang berulang dan terkait operasi pengolahan informasi yang berhubungan dengan
pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa (Romney dan Steinbart, 2012,
p391).
Dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk melakukan pembelian
mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan, siklus produksi, pengendalian
persediaan dan berbagai departemen. Setelah barang diterima, pihak yang melakukan
pembelian akan mendapatkan pemberitahuan terkait penerimaan barang. Pengeluaran
data juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan sistem pelaporan untuk
dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen yang
diperlukan perusahaan.
Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
perolehan, pemeliharaan persediaan, dan berbagai jasa yang dibutuhkan perusahaan
untuk menjalankan fungsinya. Untuk mencapai tujuan ini, manajemen harus
membuat keputusan mengenai tingkat optimal persediaan yang akan ditanggung,
vendor yang dapat memberikan kualitas, layanan dan harga terbaik, cara perusahaan
mengkonsolodasi pembelian dilintas unit untuk memperoleh harga yang optimal,
teknologi informasi yang akan digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi,
cara perusahaan mempertahankan kas yang cukup untuk mengambil keuntungan dari
penawaran vendor dan pengelolaan pembayaran untuk memaksimalkan arus kas.
Tujuan-tujuan tersebut akan tercapai jika perusahaan melakukan empat
kegiatan siklus pengeluaran (Romney dan Steinbart, 2012, p392) yaitu:
1. Melakukan pemesanan atas barang dan jasa (Ordering)
2. Melakukan penerimaan atas barang dan jasa (Receiving)
3. Melakukan persetujuan atas faktur vendor (Approving Supplier Invoice)
4. Melakukan pengeluaran kas (Cash Disbursement)
Terdapat empat kegiatan pada siklus pengeluaran, yaitu pemesanan,
penerimaan barang, persetujuan atas faktur vendor dan pengeluaran kas. Siklus
produksi, pengendalian persediaan dan berbagai departemen dapat melakukan
13
pemesanan dengan mengajukan purchase requisition ke bagian Purchasing. Setelah
menerima purchase requisition, bagian Purchasing akan mencetak purchase order,
dimana purchase order asli akan diberikan kepada vendor dan copy of purchase
order akan diberikan kepada pihak-pihak yang melakukan pembelian. Bagian
Purchasing juga akan menerima back order dari siklus pendapatan jika barang tidak
tersedia pada saat diperlukan.
Pada saat melakukan pembelian, data-data akan disimpan di master vendor,
persediaan, dan purchase order agar data dapat diakses oleh departemen terkait.
Bagian Purchasing dapat mengambil data dari master persediaan dan vendor untuk
memastikan bahwa jumlah persediaan sudah berada dibawah safety stock dan vendor
available untuk melakukan pemesanan barang.
Master data diperlukan oleh perusahaan karena memiliki banyak kelebihan,
salah satunya adalah mempermudah dalam berbagi dan mengakses data. Pada saat
penerimaan barang, data-data disimpan di master vendor, persediaan, dan purchase
order sesuai dengan faktur dan barang yang telah diterima untuk meningkatkan
integritas data. Bagian Warehouse dapat mengambil data dari master purchase order
untuk memastikan bahwa jumlah barang yang dipesan dan diterima telah sesuai.
Setelah barang diterima, bagian Warehouse harus mengirimkan receipt of items
ke siklus pendapatan sehingga barang yang sudah diterima oleh bagian Warehouse
dapat diambil dan digunakan oleh siklus pendapatan. Sementara itu, vendor akan
mengirimkan goods and packing slip ke bagian Warehouse, setelah menerima
purchase order dari bagian Purchasing. Goods and packing slip yang telah diterima,
akan diproses lebih lanjut, sehingga dapat dibuat laporan terkait penerimaan barang.
Goods and packing slip yang telah diproses oleh bagian Warehouse akan
menghasilkan laporan dimana laporan tersebut akan dikirim ke bagian Accounting.
Vendor akan mengirim invoice dan master purchase order akan memberikan data
purchase order kepada bagian Accounting agar dapat membandingkan data dari
vendor dan juga data dari master purchase order. Setelah mengecek kedua data
tersebut, maka bagian Accounting akan menerima invoice dan purchase order dan
menyimpannya di master accounts payable dan general ledger serta membuat
voucher untuk melakukan pembayaran.
Bagian Treasury akan melakukan pembayaran kepada vendor dan menyimpan
data tersebut ke dalam master general ledger dan accounts payable. Bagian Treasury
dapat melakukan pengecekan terhadap master accounts payable untuk mengetahui
14
status pembayaran karena pembayaran di setiap perusahaan, tidak hanya dilakukan
secara tunai, namun dapat juga dilakukan secara kredit.
2.2.1 Pemesanan Barang atau Jasa
Aktivitas bisnis utama pada siklus pengeluaran adalah melakukan pemesanan
atas barang dan/atau jasa. Dalam melakukan pemesanan, perusahaan harus
mengidentifikasi apa, kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli, kemudian
memilih vendor yang akan ditunjuk untuk menyediakan barang dan/atau jasa.
Kebutuhan untuk membeli barang menghasilkan pembuatan purchase
requisition yang mengidentifikasi daftar permintaan seperti; menetapkan lokasi
pengiriman dan tanggal diperlukan, mengidentifikasi nomor barang, deskripsi,
jumlah, dan harga setiap barang yang dipesan, serta mengusulkan nama vendor.
Orang yang menyetujui purchase requisition menunjukkan nomor departemen dan
nomor rekening yang harus bertanggung jawab atas pembelian tersebut.
Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual akan
meningkatkan efisiensi dan akurasi. Dalam membuat purchase requisition, karyawan
cukup melengkapi vendor, tanggal diperlukan, lokasi, nomor item dan jumlah yang
akan dipesan, lalu menarik semua informasi yang relevan dari file master terkait.
Gambar 2.2 Purchase Requisition. Sumber: Hall (2013, p214)
Keputusan operasi yang sangat penting pada aktivitas pembelian adalah
memilih vendor untuk membeli barang. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan
15
dalam memilih vendor adalah harga, kualitas barang, dan kehandalan dalam
melakukan pengiriman. Catatan yang dapat mengevaluasi kebutuhan vendor dengan
baik, lebih dari sekedar menjaga data terkait harga pembelian. Perusahaan juga
dikenakan biaya, seperti pengerjaan ulang dan pembatalan, terkait kualitas produk
yang dibeli. Ada juga biaya yang berkaitan dengan kinerja pengiriman vendor.
Ketergantungan vendor sangat penting bagi perusahaan karena pengiriman yang
terlambat dapat membuat seluruh sistem terhenti.
Jika vendor telah dipilih untuk suatu produk, identitas vendor menjadi bagian
dari catatan master persediaan untuk menghindari proses pemilihan ulang vendor
untuk setiap pemesanan berikutnya. Dalam beberapa hal, seperti pembelian dengan
biaya tinggi dan penggunaan rendah, manajemen secara eksplisit ingin mengevaluasi
kembali semua vendor potensial setiap kali produk dipesan. Daftar vendor alternatif
yang potensial untuk setiap barang harus dijaga, terutama jika vendor utama
kehabisan barang yang diperlukan.
Purchase Order adalah dokumen atau form elektronik yang secara formal
meminta vendor untuk menjual dan mengirim produk yang telah ditetapkan dengan
harga yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2012, p401). Purchase Order
terdiri dari nama vendor, agen pembelian, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman,
lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan informasi mengenai barang yang
dipesan. Seringkali beberapa purchase order dihasilkan untuk mengisi purchase
requisition karena vendor yang berbeda merupakan vendor pilihan untuk berbagai
barang yang diminta. Jumlah yang dipesan kadang berbeda dari yang diminta untuk
mengizinkan pembeli mengambil keuntungan dari diskon jumlah.
16
Gambar 2.3 Purchase Order. Sumber: Hall (2013, p215)
Banyak perusahaan mempertahankan pembelian khusus dengan vendor
penting. Blanket Purchase Order adalah komitmen untuk membeli barang-barang
tertentu dengan harga yang ditunjuk dari vendor tertentu untuk jangka waktu yang
ditetapkan, biasanya satu tahun. Blanket Purchase Order mengurangi ketidakpastian
pembeli tentang sumber terpercaya dan membantu vendor dalam merencanakan
kapasitas dan operasi yang lebih efektif.
2.2.2 Penerimaan Barang atau Jasa
Aktivitas bisnis kedua pada siklus pengeluaran adalah penerimaan dan
penyimpanan barang pesanan. Departemen penerima barang bertanggung jawab
untuk menerima pengiriman dari vendor. Laporan biasanya diberikan kepada
manajer gudang, yang kemudian akan diteruskan kepada wakil direktur pabrik.
Departemen penyimpan persediaan bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan
melapor ke manajer gudang. Informasi mengenai penerimaan barang yang dipesan
harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui
catatan persediaan.
Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor purchase
order mengacu pada packing slip vendor dengan file open purchase order untuk
memverifikasi bahwa barang telah dipesan. Kemudian, petugas penerima akan
17
menghitung jumlah barang yang dikirim. Sebelum rute persediaan ke gudang,
petugas penerima barang juga harus memeriksa setiap pengiriman untuk menandai
kerusakan yang nyata.
Rincian dokumen receiving report terkait dengan pengiriman, termasuk
tanggal penerimaan, pengirim, vendor, dan nomor purchase order. Untuk setiap
barang yang diterima, dokumen akan menunjukkan jumlah barang, deskripsi, ukuran
unit, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi
orang-orang yang menerima dan memeriksa barang serta komentar terkait kualitas
barang yang diterima.
Gambar 2.4 Receiving Report. Sumber: Hall (2013, p216)
Tiga pengecualian untuk proses ini adalah menerima jumlah barang berbeda
dari jumlah yang dipesan, menerima barang yang rusak, atau menerima barang
berkualitas rendah yang gagal dalam pemeriksaan. Dalam ketiga kasus tersebut,
departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan vendor. Biasanya vendor akan
memberikan perusahaan izin untuk memperbaiki faktur untuk setiap perbedaan
dalam kuantitas. Dalam hal barang rusak atau berkualitas rendah, dokumen yang
disebut debit memo disusun setelah vendor setuju untuk mengambil kembali barang
atau mengabulkan penurunan harga. Debit memo mencatat penyesuaian yang
diminta. Salah satu salinan debit memo dikirim ke vendor, yang kemudian
menciptakan dan mengembalikan credit memo dalam pengakuannya. Departemen
account payable diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada
18
vendor. Salinan debit memo menyertai barang dari departemen pengiriman untuk
mengotorisasi pengembalian kepada vendor.
Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah tugas pekerja. Salah
satu cara perusahaan meningkatkan efisiensi dari proses ini adalah mengharuskan
penggunaan barcode, dimana hal ini merupakan salah satu pendekatan terkait
penghitungan barang yang diterima, tetapi tidak menghilangkan kebutuhan untuk
memeriksa kualitas.
2.2.3 Persetujuan Faktur Vendor
Aktivitas bisnis ketiga pada siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur yang
dikeluarkan oleh vendor agar dapat melakukan pembayaran. Departemen account
payable menyetujui faktur vendor untuk melakukan pembayaran. Kewajiban hukum
untuk membayar vendor timbul pada saat barang diterima. Sebagian besar
perusahaan mencatat hutang setelah menerima dan menyetujui faktur vendor.
Perbedaan waktu biasanya tidak penting untuk pengambilan keputusan sehari-hari,
namun perusahaan tetap membutuhkan jurnal penyesuaian yang tepat untuk
mempersiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir periode fiskal.
Ketika faktur vendor diterima, departemen account payable bertanggung jawab
untuk mencocokkan purchase order dan receiving report. Kombinasi dari faktur
vendor dan dokumen pendukung terkait menciptakan apa yang disebut voucher
package. Setelah diverifikasi, perusahaan menerima apa yang telah dipesan dan
faktur disetujui untuk pembayaran.
Ada dua cara untuk memproses faktur vendor, yaitu sistem voucher dan sistem
non-voucher. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur yang disetujui (disertai
dokumen pendukung) diposting ke catatan vendor perorangan dalam account
payable file, kemudian disimpan dalam dalam open-invoice file. Ketika cek ditulis
untuk membayar faktur, voucher package akan dihapus dari open-invoice file, faktur
ditandai dan voucher package akan disimpan di paid-invoice file.
Dalam sistem voucher, dokumen tambahan disebut disbursement voucher, juga
dibuat ketika faktur vendor disetujui untuk melakukan pembayaran. Disbursement
voucher mengidentifikasi vendor, daftar faktur yang beredar, dan menunjukkan
jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon yang berlaku dan
tunjangan.
19
Sistem voucher memiliki tiga kelebihan dibandingkan sistem non-voucher.
Pertama, sistem voucher mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa
faktur dapat dimasukkan ke dalam satu disbursement voucher. Kedua, dikarenakan
disbursement voucher adalah dokumen yang dihasilkan secara internal, maka
voucher dapat diberi nomor sebelumnya untuk memudahkan dalam melacak semua
hutang. Ketiga, dikarenakan voucher memberikan catatan eksplisit bahwa faktur
vendor yang telah disetujui untuk pembayaran, maka voucher difasilitasi dengan
pemisahkan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran tagihan. Hal ini
memudahkan untuk menjadwalkan baik aktivitas maupun memaksimalkan efisiensi.
Gambar 2.5 Cash Disbursement Voucher. Sumber: Hall (2013, p219)
Untuk sebagian besar pembelian berulang, perusahaan telah mengetahui harga
barang dan jasa pada saat melakukan pemesanan. Setelah penerimaan barang atau
jasa diverifikasi, semua informasi yang dibutuhkan sudah dikenali. Pendekatan tanpa
faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS). ERS menggantikan proses
tradisional three-way matching process; yang terdiri dari faktur vendor, receiving
report dan purchase order; dengan two-way match; yang hanya terdiri dari purchase
order dan receiving report. ERS dapat menghemat waktu dan uang dengan
mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan dan jumlah ketidaksesuaian
potensial. ERS juga menghemat waktu dan biaya vendor untuk menghasilkan dan
melacak faktur.
20
2.2.4 Pengeluaran Kas
Aktivitas bisnis terakhir pada siklus pengeluaran adalah melakukan
pembayaran kepada vendor. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
tagihan vendor. Hal ini memisahkan fungsi penjagaan yang dilakukan oleh kasir,
fungsi otorisasi dilakukan oleh pembelian, dan fungsi pencatatan dilakukan oleh
departemen account payable. Pembayaran dilakukan setelah invoice diterima dari
vendor. Kasir harus membandingkan form Purchase Order, laporan penerimaan, dan
invoice untuk memastikan ketiga hal tersebut sama (Ahlawat dan Vincelette, 2012).
Meskipun pembayaran banyak dilakukan dengan menggunakan cek, namun
penggunaan EFT (Electronic Funds Transfer) dan FEDI (Financial Electronic Data
Interchange) juga sering digunakan oleh perusahaan.
2.3 Siklus Pendapatan
2.3.1 Pengertian Penjualan
Menurut Werren, Reeve, dan Fess (2013,p.232), Penjualan adalah jumlah
yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang yang dijual, baik tunai maupun
kredit. Menurut Gelinas, Sutton, dan Hunton(2008,P.350), Penjualan adalah
pertimbangan sebuah struktur interaksi antara manusia, peralatan, metode-metode,
dan kendali-kendali yang didesain untuk memperoleh tujuan tertentu.
Sistem informasi penjualan adalah suatu sistem informasi yang
mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk
menghasilkan, menganalisis, menyebarkan dan memperoleh informasi guna
mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. “The objective of
accounting information system is to collect and store data about business processes
that can be used to generate a meaningful output for decision makers”. (Brown,
Iflysses J, III; Park, Yonpae; Jung, Sungwoo. Research in Higher Education Journal
8 (Aug 2010): 1-8. The effects of students knowledge and attitude on the classroom
performances).
Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah hasil dari kesepakatan antara
penjual dan pembeli untuk barang maupun jasa yang dijual.Baik secara tunai atau
kredit. Menurut pembayarannya penjualan dibagi menjadi 2 yaitu :
21
2.3.1.1 Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2010,p.455) Penjualan tunai adalah penjualan yang
dilakukan oleh perusahaan dengan mewajibkan pembeli membayar semua
nominal transaksi penjualan tersebut.
2.3.1.2 Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2010,p.210) Penjualan kredit adalah penjualan
yang dilakukan oleh perusahaan dengan memenuhi semua barang sesuai
order yang diterima oleh pembeli dan menagih dalam jangka waktu tertentu.
2.3.2 Pengertian Piutang Dagang
Menurut Kieso , Weygandt dan Warfield (2010,p.318), piutang adalah klaim
yang diberikan terhadap pelanggan dan yang lainnya untuk mendapatkan uang,
barang atau jasa. Menurut Warren (2009,p.298), istilah piutang meliputi semua klaim
dalam bentuk uang terhadap entitas lainya, termasuk individu, perusahaan, atau
organisasi lainnya.
Menurut PSAK no.9, piutang dagang meliputi piutang yang timbul karena
penjualan produk atau penyerahan jasa dalam rangka kegiatan usaha normal
perusahaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa piutang dagang adalah suatu hak perusahaan
yang ditimbulkan karena adanya penjualan produk atau penyerahan jasa kepada
pelanggan.
2.3.3 Pengertian Piutang Tak Tertagih
Menurut Reeve, Warren dan Dunhac (2009,p398), terdapat dua metode
akuntansi untuk mencatat piutang dan diperkirakan tidak akan tertagih. Metode
penyisihan (allowance method) membuat akun beban piutang taktertagih dimuka
sebelum piutang tersebut dihapus.Prosedur lainnya, yang dinamakan dengan metode
penghapusan langsung (direct write-off method), mengakui beban hanya pada saat
piutang dianggap benar-benar tidak dapat tertagih lagi.Metode penghapusan
langsung sering digunakan oleh perusahaan kecil dan perusahaan dengan sedikit
piutang.
22
2.3.4 Pengertian Penerimaan Kas
Menurut Romney dan Steinbart (2008,p371), Aktivitas terakhir di dalam siklus pendapatan berhubungan dengan penerimaan kas. Kasir akan melaporkan penerimaan, menangani remittance pelanggan dan akan menyetorkan uang ke bank.
Menurut Mulyadi (2010,p439), Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai maupun piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.
2.3.5 Jurnal
Menurut Kieso, Weygandt dan Kimmel (2010,p55), Jurnal disebut sebagai buku entri asli. Untuk setiap transaksi jurnal menunjukkan efek debet dan kredit pada akun khusus. Jurnal-jurnal yang berhubungan dengan transaksi penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas serta retur penjualan adalah sebagai berikut :