УТВЕРЖДЕНА Правительства Свердловской 29.06.2006 561-uprarchives.midural.ru/uploads/file/Docs/instruction.pdf · 10. Образец оформления

УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Свердловской области от 29.06.2006 г. № 561-ПП «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных орга-нах государственной власти Свердловской области»

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти

Свердловской области

2

Оглавление

1. Общие положения 4 2. Правила подготовки и оформления документов 5 2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Свердловской

области 5

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора Свердловской об-ласти и Правительства Свердловской области

5

2.3. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов испол-нительных органов

5

2.4. Бланки документов 5 2.5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в исполни-

тельных органах 7

2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 18 3. Организация документооборота и исполнения документов 26 3.1. Организация документооборота 26 3.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов 27 3.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов 28 3.4. Порядок прохождения внутренних документов 29 3.5. Учет количества документов 29 3.6. Работа исполнителей с документами 30 4. Поисковая система по документам 30 4.1. Регистрация документов 30 4.2. Организация поисковой системы по документам 31 5. Контроль исполнения документов 32 6. Организация работы с документами в делопроизводстве 33 6.1. Составление номенклатур дел 33 6.2. Формирование и оформление дел 36 6.3. Организация оперативного хранения документов 40 7. Порядок передачи документов на хранение в архив 41 7.1. Экспертиза ценности документов 42 7.2. Подготовка и передача документов в архив 44 Приложения 1. Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов 46 2. Образец бланка служебного письма с угловым расположением реквизитов 47 3. Образец бланка распорядительного документа с продольным расположе-

нием реквизита 48

4. Образец оформления приказа на бланке с продольным расположением ре-квизитов

49

5. Образец оформления распоряжения на бланке с продольным расположени-ем реквизитов

50

6. Образец оформления положения 52 7. Образец оформления полного протокола 53 8. Образец оформления краткого протокола 54

3

9. Образец оформления акта на общем бланке с продольным расположением реквизитов

55

10. Образец оформления акт на общем бланке с угловым расположением рек-визитов

56

11. Образец оформления внутренней докладной записки на стандартном листе бумаги формата А4

57

12. Образец оформления внешней докладной записки на общем бланке с угло-вым расположением реквизитов

58

13. Образец оформления внешней докладной записки на общем бланке с про-дольным расположением реквизитов

59

14. Образец оформления справки об объеме документооборота 60 15. Образец оформления сводной номенклатуры дел исполнительного органа 61 16. Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения 63 17. Образец оформления реквизитов обложки дела 65 18. Образец оформления листа-заверителя дела 66 19. Образец оформления внутренней описи документов дела 67 20 Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения 68 21. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу 69 22. Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет)

хранения 70

23. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

71

24. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хра-нению

73

4

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах го-сударственной власти Свердловской области (далее – Типовая инструкция) разрабо-тана на основании распоряжения Правительства Свердловской области от 23.12.2005 г. № 1817-РП «О разработке Типовой инструкции по делопроизводст-ву в исполнительных органах государственной власти Свердловской области».

Типовая инструкция разработана в соответствии с законодательством Россий-ской Федерации и Свердловской области, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных ор-ганах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 08.11.2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 года (регистрационный № 7418).

1.2. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционирова-нию служб документационного обеспечения управления, документированию управ-ленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных ор-ганах государственной власти Свердловской области (далее – исполнительные орга-ны).

1.3. Исполнительные органы организуют и ведут делопроизводство в соответ-ствии с индивидуальными инструкциями, разработанными на основе настоящей Ти-повой инструкции, а также на основе других нормативно-методических документов органов власти Российской Федерации и Свердловской области в сфере документа-ционного обеспечения управления и архивного дела.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководите-лями исполнительных органов после согласования с экспертно-проверочной комис-сией Управления архивами Свердловской области (далее – ЭПК).

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию рабо-ты с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистра-цию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, при-меняемые в исполнительном органе, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной вла-сти Свердловской области, утвержденном распоряжением Правительства Свердлов-ской области от 22.07.2003 г. № 712-РП.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения со-временных технических средств в работе с документами, методическое руководство

5

и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в под-разделениях исполнительного органа осуществляются его структурным подразделе-нием либо специалистами, на которых возложены функции документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Свердловской области

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Свердловской об-

ласти осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 25, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года № 4-ОЗ «О правовых актах в Свердловской области» («Областная газета», 1999, 13 марта, № 48) с изме-нениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года № 48-ОЗ («Областная газета», 2005, 15 июня, № 170-171), 22 июля 2005 года № 92-ОЗ («Областная газета», 2005, 27 июля, № 227-228).

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора Свердловской об-

ласти и Правительства Свердловской области

Подготовка и оформление проектов актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 27, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года № 4-ОЗ «О правовых актах в Свердловской области» с изменениями, вне-сенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года № 48-ОЗ, 22 июля 2005 года № 92-ОЗ.

2.3. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов испол-

нительных органов

Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов исполни-тельных органов осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 28, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года № 4-ОЗ «О правовых актах в Свердловской области» с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года № 48-ОЗ, 22 июля 2005 года № 92-ОЗ.

2.4. Бланки документов

2.4.1. Документы исполнительного органа должны, как правило, оформляться

на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответст-вии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

6

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое – не менее 20 мм; правое – не менее 10 мм; верхнее – не менее 20 мм; нижнее – не менее 20 мм. 2.4.2. В исполнительном органе применяются следующие бланки: общий бланк; бланк служебного письма; бланк распорядительного документа. На общем бланке оформляют любой вид документа, за исключением распоря-

дительного документа и служебного письма. Устанавливаются два варианта бланков – угловой и продольный. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах гра-

ниц зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения рек-визитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Конкретный состав видов и формы бланков, применяемых в исполнительном органе, определяется службой ДОУ исполнительного органа и утверждается его ру-ководителем.

2.4.3. Бланки с воспроизведением герба Свердловской области изготавливают-ся полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам исполнительных органов.

При воспроизведении на бланках герба Свердловской области должны учиты-ваться требования Закона Свердловской области от 14 апреля 1997 года № 19-ОЗ «О гербе и флаге Свердловской области» («Областная газета», 1997, 22 апреля, № 59) с изменениями, внесенными Законом Свердловской области от 3 мая 2005 года № 31-ОЗ («Областная газета», 2005, 6 мая, № 123-124), и Положения об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области, утвержденного постановлением Правитель-ства Свердловской области от 25.08.2005 г. № 701-ПП («Областная газета», 2005, 3 сентября, № 270) с изменениями, внесенными постановлением Правительства Свердловской области от 24.10.2005 г. № 905-ПП («Областная газета», 2005, 1 ноября, № 329-330).

2.4.4. Бланки документов исполнительного органа изготавливаются преиму-щественно типографским способом и подлежат учету.

2.4.5. Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по разрешению руководителя исполнительного органа. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков приведены в приложениях № 1, 2 и 3.

7

2.5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в исполнительных органах

При подготовке организационно-распорядительных документов работники

исполнительных органов оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003.

При подготовке документов оформляются следующие реквизиты согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

2.5.1. Герб Свердловской области. Полный и малый герб Свердловской области помещают на бланках докумен-

тов в многоцветном и одноцветном варианте в соответствии с Законом Свердлов-ской области от 14 апреля 1997 года № 19-ОЗ «О гербе и флаге Свердловской облас-ти» («Областная газета», 1997, 22 апреля, № 59) с изменениями, внесенными Зако-ном Свердловской области от 3 мая 2005 года № 31-ОЗ («Областная газета», 2005, 6 мая, № 123-124) и Положением об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области, ут-вержденным постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 г. № 701-ПП («Областная газета», 2005, 3 сентября, № 270) с изменениями, внесенны-ми постановлением Правительства Свердловской области от 24.10.2005 г. № 905-ПП («Областная газета», 2005, 1 ноября, № 329-330).

2.5.2. Код исполнительного органа. Код исполнительного органа проставляют по Общероссийскому классифика-

тору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общерос-сийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.5.3. Основной государственный регистрационный номер юридического ли-ца.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) исполнительного органа проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми орга-нами.

2.5.4. Идентификационный номер налогоплательщика. Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на

учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налого-выми органами.

Реквизиты, указанные в пунктах 2.5.2, 2.5.3, 2.5.4, указывают по усмотрению исполнительного органа.

2.5.5. Наименование исполнительного органа. Наименование исполнительного органа помещается в соответствии с наиме-

нованием, указанным в положении об этом исполнительном органе. При наличии установленного положением сокращенного наименования ис-

полнительного органа его помещают в скобках ниже полного наименования. Над наименованием исполнительного органа указывается наименование вы-

шестоящего органа государственной власти. 2.5.6. Справочные данные об исполнительном органе.

8

Справочные данные об исполнительном органе включают почтовый адрес, номер телефона, номера факсов, телексов, адрес электронной почты и другие сведе-ния по усмотрению исполнительного органа.

2.5.7. Наименование вида документа. Наименование вида организационно-распорядительного документа, создавае-

мого исполнительным органом, должно соответствовать видам документов, преду-смотренным Общероссийским классификатором управленческой документации.

2.5.8. Дата документа. Дата документа – реквизит, содержащий указание на время создания и (или)

подписания, утверждения, принятия решения. На документе проставляются также даты поступления, резолюции согласова-

ния; правила оформления дат во всех случаях аналогичны. Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее либо утвер-

ждающее его, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.

Датой распорядительного документа, служебного письма является дата его подписания. Датой утверждаемого документа – дата его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органа-ми, должны иметь единую дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 05.07.2006 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 марта 2006 года.

2.5.9. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обо-

значение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав входит по-рядковый номер, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более юридическими лицами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из юридических лиц, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указа-ния авторов в документе.

2.5.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрацион-

ный номер и дату полученного документа, на который был дан ответ. Оформление этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты полученного документа в тексте документа-ответа.

2.5.11. Место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывается в том случае, если за-

труднено его определение по реквизитам «Наименование исполнительного органа» и «Справочные данные об исполнительном органе». Место составления или издания

9

документа указывают с учетом принятого административно-территориального де-ления и применения только общепринятых сокращений.

2.5.12. Адресат. Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, долж-

ностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без

указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже. Например:

Правительство Свердловской области Управление по делопроизводству и общим вопросам При адресовании документа должностному лицу наименование организации и

подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию – в да-тельном. Например:

Управление архивами Свердловской области Финансово-бухгалтерский отдел Начальнику отдела А.А. Ивановой При адресовании документа руководителю организации ее наименование вхо-

дит в состав должности адресата. Например: Управляющему Восточным управленческим округом Свердловской области В.Н. Волынкину В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Составные час-

ти почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующи-ми Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес указывается после наименования адресата. Например:

Управление архивами Свердловской области

ул. Малышева, д. 101, г. Екатеринбург, 620004

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и ини-

циалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

Оглоблиной О.Е. ул. Шейнкмана, д. 19, кв. 26, г. Екатеринбург, 620014

10

Во всех разновидностях адресования, за исключением адресования физиче-скому лицу, инициалы ставятся перед фамилией.

2.5.13. Утверждение документа. Гриф утверждения документа – реквизит документа, указывающий норматив-

ный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции. Гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа доку-

мента. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым до-

кументом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен

состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименова-ния должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и ее расшиф-ровки в виде инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Министр экономики и труда Свердловской области Личная подпись Г.А. Ковалева 16.01.2006 г. При утверждении документа другим документом (постановлением, решением,

приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕР-ЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего доку-мента в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН приказом Минздрава России от 04.03.2006 г. № 31 или УТВЕРЖДЕНО решением общего собрания акционеров от 05.08.2006 г. № 14 Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» элементы размещать

центрованным способом относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДЕН приказом Минздрава России

от 04.03.2006 г. № 31 2.5.14. Резолюция. В состав резолюции включаются: фамилия и инициалы исполнителя (фамилии

и инициалы исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись авто-

11

ра резолюции и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответст-венным за исполнение считается должностное лицо, указанное первым. Ему предос-тавляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата. Резолюция оформляется от руки на подлиннике документа ниже реквизита «адре-сат» или на любой свободной от текста площади документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе формата А6 (148х105) с указанием регистрацион-ного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.5.15. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен выражать краткое содержание докумен-

та, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»).

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Заголовок составляется для документа (независимо от его вида), оформляемо-

го на бланках формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Точка в конце заголовка не ставится. 2.5.16. Отметка о контроле. Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль с целью

обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Кон-троль», проставляется в правом верхнем поле документа. Для наглядности этот рек-визит может быть выделен цветом.

2.5.17. Текст документа. Текст документа оформляют в виде связного текста, анкетной формы, табли-

цы или сочетания этих форм. 2.5.17.1. Связный текст. Связный текст документа содержит грамматически и логически согласован-

ную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке ус-тавов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, прото-колов, актов, договоров, соглашений, писем, справок и так далее.

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления доку-мента; во второй (распорядительной) части документа излагаются решения, распо-ряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, приказы – распо-рядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения).

12

В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации–автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с письмом Управления архивами Свердловской области от

17.10.2005 г. № 691 «О планировании работы на 2006 год и отчетности за 2005 год»…

Если текст содержит несколько решений, выводов, он разбивается на разделы

(подразделы, части), пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Наименования разделов пишутся с прописной буквы. Подразделы нумеруют в пре-делах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера под-раздела, разделенных точкой. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Пункты при необходимости могут под-разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в преде-лах каждого пункта, например: 1.2.2.1. Текст пунктов и подпунктов пишется с про-писной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПО-СТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных документах текст излагается с использованием первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).

В служебных письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем); от первого лица единственного числа (прошу, информирую, направляю); от третьего лица единственного числа (министерство считает возможным). 2.5.17.2. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характери-

зуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а пе-ременной — их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существи-тельное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

2.5.17.3. Таблица — форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

13

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных доку-ментах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, пере-чень и иное).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем суще-ствительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть со-гласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

2.5.18. Отметка о наличии приложений. Если документ имеет приложение, названное в его тексте, то отметку о нали-

чии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 7 л. в 3 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается на-

именование приложения, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №). На-пример:

Приложение: 1. Положение об Управлении архивами Свердловской

области на 6 л. в 1 экз. 2. Штатное расписание Управления архивами Сверд-

ловской области на 1 л. в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение,

отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: письмо Управления архивами Свердловской области

от 16.01.2006 г. № 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложения сброшюрованы, то указывается только количество экземп-

ляров одним из двух способов, в зависимости от того имеется ссылка на приложение в тексте документа или нет. Например:

Приложение: в 2 экз.

или Приложение: техническое задание на разработку системы «Электронная

канцелярия», в 2 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то от-

метку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 7 л. в 5 экз. только в первый адрес.

14

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием его порядкового номера, на-именования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение № 2

к приказу Министерства здравоохранения Свердловской области от 19.03.2003 г. № 18

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, раз-

мещать его, а также наименование распорядительного документа, его дату и регист-рационный номер центрованным способом относительно самой длинной строки.

2.5.19. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего доку-

мент, личная подпись и ее расшифровка в виде инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке организации, в подписи допускается ука-

зывать наименование должности без указания полного наименования организации. Например:

Начальник Управления архивами

Личная подпись

А.А. Капустин

Если документ оформлен не на бланке, в подписи указывается полное наиме-

нование должности. Например:

Начальник Управления архивами Свердловской области

Личная подпись

А.А. Капустин

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности

в подписи не указывается. Например: Личная подпись В.Е. Жернов При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи

располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимае-мой должности. Например:

Директор департамента Личная подпись И.С. Сергеев

Начальник планово- экономического отдела Личная подпись А.Г. Зубов

15

При подписании документа лицами одного должностного уровня либо несо-подчиненными друг другу их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель директора департамента по финансам

Заместитель директора департамента по работе с персоналом

Личная подпись Н.И. Иванова Личная подпись А.Ю. Карпов или

Заведующий отделом здравоохранения Председатель профсоюзного комитета Личная подпись А.Д. Петров Личная подпись А.К. Сидоров

В документах, составленных комиссией, в подписи указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Е. Ладыгин Члены комиссии: Личная подпись Д.В. Смирнов Личная подпись В.Г. Кузнецов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем или руководителем структурного подразделения в соответствии с установленным распределением обя-занностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего доку-мент, его инициалы и фамилия.

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, допускается внесение в подпись исправлений от руки либо машинопис-ным способом в виде сокращений «И.о.» (Исполняющий обязанности), «Зам.» (За-меститель). Не допускается подписание документа с проставлением предлогом «За» и косой черты перед наименованием должности.

2.5.20. Согласование проекта документа. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки

обоснованности его содержания, соответствия правовым актам, ранее принятым решениям, а также когда содержание документа затрагивает интересы организации или органов управления (внешнее согласование). В этом случае гриф согласования оформляется словом «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без ка-вычек и двоеточия), указанием должности лица, с которым согласовывается доку-мент (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и да-ты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Министр здравоохранения Свердловской области Личная подпись М.С. Скляр 30.03.2006 г.

16

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется исполнителем или службой ДОУ следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Главного управления внутренних дел Свердловской области от 05.06.2004 г. № 4230-162

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Свердловской области от 02.02.2006 г. № 3

Наименование согласующего документа указывается в именительном падеже. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левой нижней

части документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования"

(приложение № 5), если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности: с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусмат-

ривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затраги-вает содержание документа;

с отраслевыми исполнительными органами, интересы которых затрагивает со-держание документа;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный, технический и иные);

с общественными организациями; с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагивают-

ся в документе. Виза на документе (внутреннее согласование) – реквизит, указывающий на со-

гласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его со-держанием.

17

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Начальник планово- экономического управления Личная подпись Л.А. Иванова 02.02.2006 г.

При наличии замечаний виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись Н.А. Сидорова 02.02.2006 г.

Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа оформляются на

отдельном листе, прилагаются к документу и докладываются руководителю, подпи-савшему документ.

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе долж-ностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руко-водителя, курирующим затрагиваемую документом сферу деятельности, юридиче-ской службой, руководителем службы ДОУ (при необходимости).

Визы проставляются на документе, подлинник которого остается в организа-ции, в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы простав-ляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого до-кумента.

2.5.21. Оттиск печати. Исполнительный орган имеет печать с изображением герба Свердловской об-

ласти, иные печати, указанные в Положении о данном исполнительном органе. Оттиск печати с изображением герба Свердловской области ставится на доку-

ментах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печа-ти (без изображения герба) ставятся на копиях документов для удостоверения их со-ответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименова-ния должности лица, подписывающего документ.

2.5.22. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита

«Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», должность лица, заве-рившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:

Верно Инспектор канцелярии Личная подпись Н.С. Бухарова 02.02.2006 г.

18

Отметка о заверении копии может быть удостоверена оттиском печати. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (указы,

постановления, решения, приказы, распоряжения), размноженные экземпляры рас-сылаемых документов заверяются оттиском печати организации или печатью струк-турного подразделения.

2.5.23. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя

документа, номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть ука-зан код города.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Например:

П.В. Дмитриев 375-79-49

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполни-

теле указывается основной исполнитель. 2.5.24. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя

следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполне-нии, слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен до-кумент.

2.5.25. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату посту-

пления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проста-новка отметки в виде штампа в нижней части лицевой или оборотной стороны пер-вого листа документа.

2.5.26. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), про-

ставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа в момент его подго-товки и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие по-исковые данные, устанавливаемые в исполнительном органе.

2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.6.1. Приказ, распоряжение. 2.6.1.1. Приказ – документ, которым оформляются решения нормативного ха-

рактера по основным, а также по оперативным, организационным, кадровым и дру-гим вопросам работы исполнительных органов.

Проекты приказов (распоряжений) готовит и вносит подразделение на основа-нии поручения руководителя исполнительного органа.

19

Проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отражающим трудовую и служебную деятельность работников, готовит кадровая служба на основании соот-ветствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проекта приказа (распоряжения) и их визирование заинтересованными сторонами возлагаются на руководителя подразде-ления, которое готовит и вносит проект.

Контроль за правильностью оформления проекта приказа (распоряжения) осуществляет служба ДОУ.

2.6.1.2. Проект приказа (распоряжения) и приложения к нему визируются ис-полнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями под-разделений, которым проектом предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и руководителем юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при визирова-нии, излагаются письменно и прилагаются к проекту.

Если в процессе визирования проекта приказа (распоряжения) изменяется ха-рактер и порядок исполнения поручений, его исполнители или вносятся иные прин-ципиальные изменения он подлежит перепечатке и повторному визированию.

Проект приказа (распоряжения), представляемый руководителю на подпись, визируется заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанно-стей.

2.6.1.3. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке распорядитель-ного документа и представляется для подписания при необходимости со справкой, излагающей краткое содержание и обоснование необходимости приказа (распоря-жения), а также перечнем документов, на основании которых подготовлен проект и перечнем должностных лиц, завизировавших проект. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах ка-лендарного года; приказы по основной деятельности и приказы (распоряжения) по кадровым вопросам нумеруются раздельно.

2.6.1.4. Копию приказа (распоряжения) или его размноженные экземпляры за-веряют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, подписанным исполнителем. Копия также направляется исполнителю и в службу ДОУ.

2.6.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: герб Свердловской области; наименование исполнительного органа; наименование вида документа – приказ (распоряжение); дату и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым

способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа. заголовок приказа. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка

в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформляемым на бланках с про-дольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

20

Текст приказа (распоряжения). Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными ин-

тервалами и печатается шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал, от границы левого поля и выравнивается по границам левого и правого полей бланка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля.

Текст приказа (распоряжения) состоит из 2 частей: констатирующей (преам-булы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и за-дачи, факты и события, послужившие основанием издания приказа. В ней могут быть применены выражения «в целях», «в соответствии», «во исполнение».

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответст-вующем падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печа-тается прописными буквами в разрядку от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, содержащие указа-ние предписываемых действий, конкретного исполнителя (исполнителей) каждого действия, должности, фамилии, инициалы, а также сроки исполнения. Действия од-нородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполни-телей могут быть указаны структурные подразделения.

Последний пункт распорядительной части содержит указание на подразделе-ние или должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет какие-либо документы, часть этих документов, то соответствующий пункт распорядительной части должен со-держать ссылку на наименование отменяемого (изменяемого) документа, его дату, номер и заголовок. Текст пункта в этом случае должен начинаться словами: «При-знать утратившим силу…».

В текст приказа (распоряжения) не включается пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который оформляется в процессе подготовке приказа (распоряжения). Визирование приказа (распоряжения) осуществляется в порядке, указанном в пункте 2.5.20 данной инст-рукции.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем исполнительного ор-гана, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

Приложения к приказу (распоряжению) визируются руководителем структур-ного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в завизи-рованный проект документа не допускается.

2.6.1.6. Совместные приказы. Совместные приказы исполнительных органов оформляются на бланках фор-

мата А4. При оформлении совместного приказа (распоряжения): наименования исполнительных органов располагаются на одном уровне;

21

наименование вида документа – приказ (распоряжение) располагается центро-ванным способом;

дата совместного приказа (распоряжения) – единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер приказа (распоряжения), составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в приказе (распоряжении).

Подписи авторов совместного приказа (распоряжения) располагаются на од-ном уровне.

Особенности текста распоряжения. Текст распоряжения может состоять из констатирующей и распорядительной

частей или только из распорядительной части. Констатирующая и распорядительная части разделяются словами «ОБЯЗЫВАЮ», «НЕОБХОДИМО», которые печатают-ся прописными буквами в разрядку от границы левого поля.

Образцы оформления приказа и распоряжения приведены в приложениях № 4 и 5.

2.6.2. Положения, правила, инструкции. 2.6.2.1. Положение – документ, определяющий порядок формирования, зада-

чи, обязанности, права, ответственность и организацию деятельности исполнитель-ного органа, его структурных подразделений или коллегиальных органов.

Правила – документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция – документ, излагающий порядок осуществления какой-либо дея-тельности или порядок применения положений законодательных и иных норматив-ных актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, либо как акты, утверждаемые испол-нительным органом.

В этом случае утверждение оформляется грифом утверждения или путем из-дания распорядительного документа об их утверждении.

Решение о порядке принятия положений о структурных подразделениях или коллегиальных органах исполнительного органа, правил и инструкций находится в ведении исполнительного органа.

2.6.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответ-ствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.6.2.3. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на общем бланке исполнительного органа.

Если проект утверждается распорядительным документом, то он печатается на листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос «О чем?»; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «Кого?»

22

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Об-щие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначе-ние нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, пункты, подпункты. Разделы должны иметь наименования.

Образец оформления положения приведен в приложении № 6. 2.6.3. Протокол 2.6.3.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и при-

нятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы кол-легиальных органов. Протокол составляется на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.

2.6.3.2. В исполнительных органах протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение.

2.6.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: ввод-ной и основной.

Во вводной части указываются: председатель, секретарь, список присутст-вующих, фамилии которых располагают в алфавитном порядке в строчку. Если ко-личество членов коллегиального органа превышает 15 человек, то указывают их общее количество. При этом прилагается отсылка к прилагаемому списку. К фами-лиям приглашенных добавляется наименование должностей и наименование орга-низаций, которые они представляют.

Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой стро-ки пишут слово «Присутствовали», фамилии и инициалы постоянных членов колле-гиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых во-просов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждо-му пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наимено-вание начинается с предлога «О» («Об») и печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам по-вестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИ-ЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕ-ШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают от левого поля прописными буквами и за-канчивают двоеточием.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: в последнем случае делается сноска «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) печатается в протоколе полностью с приведением при необходимости итогов голосования. Постановление (решение) может содержать

23

несколько пунктов, они располагаются в протоколе по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо до-кумента, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоко-лу.

Содержание особого мнения заносится в протокол после соответствующего постановления (решения).

2.6.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть содержит инициалы и фамилию председателя, должности, инициалы и фамилии присутствовавших.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Должности присутствующих могут указываться обобщенно.

Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется, начинается с пред-лога «О» («Об»), печатается центрованным способом размером шрифта № 14. Ниже наименования вопроса указываются фамилии и инициалы выступивших при его об-суждении. Фамилии печатаются через 1 интервал. Затем указывается принятое ре-шение.

2.6.3.5. Протокол подписывается председателем и секретарем и приобретает юридическую силу только при наличии этих двух подписей. Датой протокола явля-ется дата заседания (совещания, коллегии, собрания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, самостоятельно по каждой группе протоколов: заседания коллегии, заседания тех-нических советов, экспертных комиссий и так далее.

2.6.3.6. Копии протоколов, заверенные печатью службы ДОУ, при необходи-мости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соот-ветствии с указателем рассылки.

В некоторых случаях, а также при доведении до исполнителей принятых ре-шений составляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет со-бой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопро-су повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все рекви-зиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсужде-ние и принятое решение. Выписка из протокола заверяется службой ДОУ. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

2.6.3.7. Протоколы (выписки из протоколов) печатаются на общем бланке ис-полнительного органа размером шрифта № 14 с применением следующих реквизи-тов:

Наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» («ВЫПИСКА ИЗ ПРОТО-КОЛА») печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания (совещания) отделяется от слова «ПРОТОКОЛ» двумя интер-валами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания (совещания) выравнивается по центру и отделя-ется от реквизитов «дата» и «номер протокола».

24

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается выше реквизита «место

проведения заседания (совещания)» через 2 интервала. Номер протокола состоит из знака «№» и порядкового номера.

Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала. Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте прото-

кола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.

Подписи председателя и секретаря печатаются через 4 интервала после текста, от левой границы поля через 1 интервал. Образец оформления полного протокола приведен в приложении № 7, краткого протокола – в приложении № 8.

2.6.4. Акт. 2.6.4.1. Акт – документ справочно-информационного характера, составленный

группой должностных лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его авторов.

2.6.4.2. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть содержит указание на основание составления акта, перечисление лиц, соста-вивших акт, их должностей, фамилий и инициалов.

В констатирующей части дается описание сущности, характера, методов, сро-ков работы, проделанной составителями акта, фиксируются факты (события), изла-гаются выводы, предложения и заключения.

Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров акта. 2.6.4.3. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его со-

ставлении, в реквизите «Подпись» должности не указываются. 2.6.4.4. Акт утверждается руководителем исполнительного органа, по указа-

нию которого он составлен, либо должностным лицом, к компетенции которого от-носится содержание акта. Акт также может быть утвержден распорядительным до-кументом.

2.6.4.5. Акт печатается на общем бланке исполнительного органа формата А4, размером шрифта № 14 с применением следующих реквизитов.

Наименование документа – слово «АКТ», печатается от границы верхнего по-ля, прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом № 17 и выравнивается по центру в бланке с продольным расположением реквизитов.

Дата и номер акта. Дата акта оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 ин-

тервала ниже слова «АКТ». Номер акта (при необходимости) состоит из знака «№» и порядкового номера акта.

Заголовок акта. Заголовок акта содержит указание на событие, факт или действие, послужив-

шие причиной составления акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок пе-чатается полужирным шрифтом через 1 интервал. Заголовок, оформленный на об-щем бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

25

Текст акта. Слово «Основание» во вводной части текста акта печатается от левой границы

поля. Текст «Основания» печатается через 1 интервал. Слова «Составлен комисси-ей», «Председатель», «Члены комиссии» печатаются от левой границы поля. Долж-ности, фамилии, инициалы членов комиссии печатаются через 1 интервал.

Текст констатирующей части акта печатается через 1,5 интервала. Подпись акта. Подпись акта отделяется от текста тремя интервалами и включает слова «Председатель

комиссии», «Члены комиссии», личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова «Председатель комиссии», «Члены комиссии» печатаются от левой границы поля.

Утверждение акта. Гриф утверждения акта содержит указание на должность лица, утверждающе-

го акт, его личную подпись, расшифровку в виде инициалов и фамилии и дату ут-верждения, оформляемую словесно-цифровым способом.

Образцы оформления акта приведены в приложениях № 9 и 10. 2.6.5. Докладная записка. 2.6.5.1. Докладная записка – документ информационно-справочного характера, адре-

сованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

2.6.5.2. Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).

2.6.5.3. Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: наименование структур-ного подразделения – автора документа; наименование вида документа – ДОКЛАД-НАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; заголовок документа, кратко и точно от-ражающий его содержание; текст документа; подпись автора документа; допускает-ся оформление внутренней докладной записки рукописным способом.

2.6.5.4. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 исполнительного органа и имеет следующие реквизиты: наименование вида доку-мента – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; место составления; адресат; за-головок документа. Печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравни-вается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположе-нием реквизитов; текст документа; подпись руководителя организации – автора до-кумента. Образец оформления внутренней докладной записки приведен в приложе-нии № 11, внешней докладной записки – в приложениях № 12 и 13.

2.6.6. Служебное письмо. 2.6.6.1. Служебное письмо исполнительного органа готовится: как ответ о вы-

полнении поручений Губернатора Свердловской области и Правительства Сверд-ловской области; как ответ о выполнении поручений федеральных министерств, фе-деральных служб, федеральных агентств; как исполнение поручений федеральных органов государственной власти, Губернатора Свердловской области, Правительст-ва Свердловской области по обращениям граждан, содержащим вопросы, относя-щиеся к компетенции исполнительного органа; как сопроводительное письмо к про-екту законодательного акта Свердловской области, проекту акта Свердловской об-ласти, проекту акта Губернатора Свердловской области и акта Правительства

26

Свердловской области; как ответ на запрос организации или частного лица; как инициативное письмо.

2.6.6.2. Срок подготовки ответного письма устанавливается резолюцией руко-водителя исполнительного органа, его заместителя на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Срок подготовки инициативного письма определяется руководителем структурного под-разделения.

2.6.6.3. Служебное письмо печатается на соответствующем бланке формата А4 и А5 (если текст письма не превышает 10 строк, отпечатанных через 1 интервал).

Служебное письмо, подписываемое руководителями двух и более исполни-тельных органов, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. При этом наименования исполнительных органов, подписавших письмо, включаются в на-именование должности в реквизите «подпись».

При оформлении письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.6.6.4. Текст служебного письма может касаться одного вопроса или несколь-ких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части, печа-таемой с красной строки, формируются выводы, просьбы, решения, предложения.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: «Управление архивами считает…», «Министерство предлагает…». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица, един-ственного числа: «Прошу…», «Направляю…».

2.6.6.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебно-го письма устанавливается в Положении об исполнительном органе, в том числе в положениях о его структурных подразделениях, в должностных регламентах. В ука-занных локальных нормативных актах должен предусматриваться порядок подписа-ния служебного письма в отсутствие руководящих должностных лиц.

3. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в исполнительном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в исполнительном органе, регламентируются инструкцией по делопроизводству, рег-ламентом исполнительного органа, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и долж-ностными инструкциями.

3.1.3. При применении в исполнительном органе электронного документообо-рота службой ДОУ совместно со службой информационных технологий или сис-темным администратором разрабатываются маршруты движения документов.

27

3.1.4. Доставка документов в исполнительный орган осуществляется, как пра-вило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в исполнительный орган доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бан-деролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.1.5. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпо-граммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.2.1. Документы, поступающие в исполнительный орган на бумажных носи-

телях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистра-цию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками служ-бы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвра-щаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в традиционных или электронных кар-точках, журналах. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в нижней части лицевой или обо-ротной стороны первого листа документа. Регистрационный штамп содержит со-кращенное наименование исполнительного органа, дату и регистрационный номер.

3.2.2. Документы, адресованные руководству исполнительного органа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразде-ление.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределе-ния поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руково-дством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответст-венным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязан-ностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным ли-цам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) вносится содержание резолю-ции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными под-разделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям пе-редаются копии.

28

3.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руко-водству и исполнение.

3.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получа-телем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.2.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи не-обходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой уста-новленного образца, подписанной руководителем подразделения;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на ис-полнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, за-веренного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного поль-зования»;

подлежащий передаче документ регистрируется, подлинники документов по-сле передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под рас-писку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подраз-

делениях, осуществляется их руководителями. 3.2.6. Документы в электронном виде, поступающие в исполнительный орган,

проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руко-водством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес исполнительного органа, осуществляется службой ДОУ или дру-гим структурным подразделением по разрешению руководителя исполнительного органа.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству исполнительного органа с учетом функционирующих в исполнительном органе технических и программных средств.

3.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые исполнительным органом, передаются почтовой и

электрической связью.

29

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется служ-бой ДОУ исполнительного органа в соответствии с действующими Правилами ока-зания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, отправляемых по каналам электрической связи, а также не-обходимость и порядок досылки их бумажного экземпляра адресату определяются инструкцией по делопроизводству исполнительного органа с учетом использования технических и программных средств.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистри-рованными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указа-нию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

3.4. Порядок прохождения внутренних документов

3.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформ-

ления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

3.4.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласова-ния с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.4.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистри-рованных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопро-сы.

3.4.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществ-ляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном струк-турном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

3.5. Учет количества документов

3.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, ме-

сяц) проводятся по РКФ по месту регистрации документов. 3.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с

учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в

исполнительном органе системы учета документов.

30

Учет количества документов может проводиться по исполнительному органу в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. Образец

оформления справки об объеме документооборота приведен в приложении № 14. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

3.6. Работа исполнителей с документами

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой ин-

формации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представ-ление на подписание (утверждение) руководством исполнительного органа или ру-ководством структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, пе-редает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

4. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов 4.1.1. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по

установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в исполнитель-ном органе, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступле-ния, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое, документ повторно не регистрируется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются до-кументы, поступившие из Правительства Свердловской области, приказы руководи-теля исполнительного органа по основной деятельности, приказы по личному соста-ву, приказы по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан и иное. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистра-ционной группы.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Администрации Губернатора Свердловской области, Правительства Свердлов-ской области, поступающие на рассмотрение руководителя исполнительного органа и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руково-дителя исполнительного органа регистрируются в службе ДОУ.

31

Документы, создаваемые по направлениям деятельности исполнительного ор-гана, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляю-щих их прием и передачу.

4.1.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, ко-торый может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного под-разделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классифика-тору корреспондентов, исполнителей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.1.7. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках (журналах). Сведения, внесенные в РКФ, должны обеспечить учет, кон-троль исполнения и справочно-информационный поиск документов.

Для унификации регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или коррес-пондента); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; дата и индекс поступившего или отправляемого документа; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поруче-ния, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении и направлении докумен-та в дело.

Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими рекви-зитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; переадресация документа исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и иное.

4.1.8. При наличии ссылки на ранее поступавшие документы в РКФ включа-ются регистрационные номера этих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

4.2. Организация поисковой системы по документам 4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при приня-

тии решений в исполнительных органах создаются поисковые системы по докумен-там. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электрон-ном виде.

4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, включается в поисковую систему, в которую входят картотеки и (или) классификационные справочники.

4.2.3. При традиционной карточной регистрации могут формироваться сле-дующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

32

4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработ-ки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности ис-полнительного органа; классификатора видов документов; классификатора коррес-пондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; классифика-тора результатов исполнения документов; номенклатуры дел.

4.2.5. При автоматизированной регистрации поиск документа осуществляется по любому из обязательных реквизитов (их совокупности) или по контексту (слову или фразе, содержащимся в документе).

4.2.6. При передаче документов на архивное хранение передаются и поиско-вые системы. При этом из базы регистрационных данных изымаются сведения о до-кументах, сроки хранения которых истекли.

5. Контроль исполнения документов 5.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного

исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наибо-лее важные поступающие, отправляемые и внутренние документы.

5.2. Порядок контроля и сроки исполнения документов в исполнительных ор-ганах определяются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Свердловской области.

5.3. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с кон-троля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.4. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем исполнительного органа.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится от-метка о контроле, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

5.5. Контроль исполнения обеспечивается структурным подразделением, оп-ределенным локальными нормативными актами исполнительного органа.

5.6. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю исполнительного органа, замес-тителям руководителя исполнительного органа и руководителям структурных под-разделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, опреде-ленной руководителем исполнительного органа.

5.7. Документ считается исполненным после получения от исполнителя ин-формации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материа-лам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.

Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с кон-троля.

33

5.8. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных дан-ных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

6. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию до-кументов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив исполнительного органа (далее – архив) в соответствии с требова-ниями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральными и областными органами исполнительной власти.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наиме-

нований) дел, заводимых в исполнительных органах, с указанием сроков их хране-ния, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является осно-вой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положе-ниями об исполнительном органе и его структурных подразделениях, штатным рас-писанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности исполнительного органа, их виды, состав и содержа-ние.

6.1.3. В исполнительных органах составляются сводная номенклатура дел ис-полнительного органа и номенклатуры дел структурных подразделений. Образцы их оформления приведены в приложениях № 15 и 16.

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответствен-ным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписыва-ется руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенк-латуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ исполнительного органа.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе но-менклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива ис-полнительного органа.

6.1.6. Сводная номенклатура дел исполнительного органа подписывается ру-ководителем службы ДОУ и представляется на рассмотрение экспертной комиссии

34

(далее – ЭК) исполнительного органа. Одобренная ЭК сводная номенклатура дел со-гласовывается с ЭПК Управления архивами Свердловской области, после чего на-правляется (не позднее конца текущего года) на утверждение руководителя испол-нительного органа. Последующее согласование номенклатуры дел производится не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре исполнительного органа.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения исполни-тельного органа получают выписки из соответствующих ее разделов для использо-вания в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экзем-пляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве исполнительного органа. Четвертый – в государственном архиве, источни-ком комплектования которого является данный исполнительный орган.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утвержда-ется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа явля-ются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разде-лы располагаются в соответствии с утвержденной структурой исполнительного ор-гана.

6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все доку-ментируемые участки работы исполнительного органа.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 6.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включен-

ного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном ор-гане цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера за-головка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение струк-турного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содер-

жание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок

(«разные материалы», «общая переписка» и тому подобное), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последова-тельности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее); название исполнительного органа или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или коррес-пондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к кото-рым относятся документы дела.

35

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связан-ных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее). Например:

Документы о проведении семинаров, конференций работников образователь-

ных учреждений (планы, списки, доклады, информации). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому во-

просу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,

последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка управления с архивными учреждениями о комплектовании Архив-

ного фонда Российской Федерации научно-технической документацией. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами,

последние не перечисляются. Например: Переписка протокольного отдела о награждении работников, присвоении по-

четных званий. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ве-

дется только с ним. Например: Переписка министерства с Управлением архивами Свердловской области о

состоянии делопроизводства и ведомственного хранения документов. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц

учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка министерства с администрациями муниципальных образований

о социальной защите населения. Если содержание дела касается одной административно-территориальной

единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. На-пример:

Переписка управления с Администрацией города Екатеринбурга о разграниче-

нии форм собственности на архивные документы.

36

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указы-вается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовой план работы профкома управления Квартальные отчеты министерства о выполнении экологических программ Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется

общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов но-менклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих де-ла, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих норма-тивные, организационно-распорядительные, плановые, отчетные документы. Далее помещаются доклады, заявления, справки, ведомости, анализы, акты, списки, пере-писка. В конце разделов располагаются книги, журналы и карточки.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В графе 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел указывается

фактическое количество дел, отложившихся в течение календарного года. Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 «Срок хранения, № статьи по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов со сро-ками хранения, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, исполь-зованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведе-нии дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган для продолжения.

6.1.13. В каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера, кото-рые заполняются, если в течение года в исполнительном органе возникают новые документированные участки работы, создаются дела, заранее не предусмотренные номенклатурой.

6.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в со-

ответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 6.2.2. Дела формируются в исполнительном органе, как правило, децентрали-

зованно, то есть в структурных подразделениях. 6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны

сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроиз-водства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за делопроизводство в структур-ных подразделениях, для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен

37

быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения, ис-полнитель документа или ответственный за делопроизводство в соответствии с но-менклатурой дел. Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности за-прещается.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие пра-вила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовка-ми дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы посто-янного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (ин-декс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов форми-руются копии принятых законов Свердловской области, актов Губернатора Сверд-ловской области, актов Правительства Свердловской области и выписки из соответ-ствующих протоколов заседаний Правительства Свердловской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Губернатора Свердловской области или Правительства Свердловской области, на-ходящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акты дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки посто-янного срока хранения за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, яв-ляются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. До-кументы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие до-кументы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы исполнитель-

ных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются от-дельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и система-тизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,

38

начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела исполнительного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел прово-дится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической по-мощи и под контролем архива исполнительного органа.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела преду-сматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (прило-жение № 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (прило-жение № 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересис-тематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указыва-ются реквизиты: наименование исполнительного органа (фондообразователя); на-именование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим обра-зом: наименование исполнительного органа указывается полностью, в именитель-ном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, кото-рое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурно-го подразделения – записывается название структурного подразделения в соответст-вии с утвержденной структурой; номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел исполнительного органа; заголовок дела – пере-носится из номенклатуры дел исполнительного органа, согласованной с ЭПК Управления архивами Свердловской области; дата дела – указывается год(ы) заве-дения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распоряди-тельную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистра-ции (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в де-ло. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

39

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения доку-ментов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каж-дому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборот-ной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а за-тем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоя-тельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, ко-торая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на от-дельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью ука-зывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшиф-ровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле простав-ляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответст-вующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в пе-речне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельно-сти исполнительного органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела

по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве исполни-тельного органа черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Управления архивами Свердловской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наиме-нования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и времен-ного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной до-

40

кументации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись до-кументов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе. Внутренняя опись со-ставляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи состав-ляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составите-лем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) метал-лические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3. Организация оперативного хранения документов 6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа де-

ла хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за де-

лопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в

шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков

хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив исполнительного органа.

6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руково-дителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществ-ляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указы-ваются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выда-но, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

41

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подраз-делений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запро-сов с разрешения руководителя исполнительного органа или его заместителя, кури-рующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключи-тельных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного орга-на с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи под-линника.

7. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы исполнительного органа являются государственной собственно-стью Свердловской области и входят в состав Архивного фонда Российской Феде-рации. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном зако-нодательством в сфере архивного дела, Федеральным архивным агентством Мини-стерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Управлением архивами Свердловской области, документы постоянного срока хранения в течение 10 лет находятся на ведомственном хранении. По окончании срока ведомственного хранения документы Архивного фонда Российской Федерации подлежат передаче в Государственный архив Свердловской области (часть 2 статьи 22 Закона Российской Федерации от 27 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Фе-дерации»).

Исполнительный орган образует архив: для хранения, учета, использования документов Архивного фонда Российской

Федерации, относящихся к государственной собственности Свердловской области, до передачи их в государственные архивы, отбора и подготовки к передаче на по-стоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Рос-сийская газета», 2004, 27 октября, № 237);

для хранения документов долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, и документов по личному составу, их учета и ис-пользования.

В случае отсутствия архива как структурного подразделения для обеспечения сохранности документов исполнительного органа в соответствии с нормативно-правовыми документами, приказом руководителя исполнительного органа за одним из сотрудников закрепляется ответственность за ведение архива и определяется по-мещение для хранения документов архива органа власти.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив исполнительного ор-гана включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразде-лениях за делопроизводство, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

42

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании

критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в исполнительном органе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе фор-мирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подго-товке дел к передаче в архив исполнительного органа.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ис-полнительном органе создается ЭК.

7.1.4. Функции и права ЭК, а также организация её работы определяются по-ложением, которое утверждается руководителем исполнительного органа. Положе-ние об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Управления архивами Свердловской области.

Основными функциями ЭК являются: рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении и уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК Управления архивами Свердловской области предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; участие в подготовке и рассмотрении про-ектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на го-сударственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, но-менклатур дел, инструкций по делопроизводству и так далее).

ЭК создаётся приказом руководителя исполнительного органа. Заседания ко-миссии протоколируются, протоколы подписываются председателем и секретарём комиссии и утверждаются руководителем исполнительного органа.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа работниками службы ДОУ, непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руково-дством архива.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях лю-бого вида. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности докумен-тов уничтожение документов запрещается.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ис-полнительного органа, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных под-разделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней типовых архивных документов и перечней документов, образующихся в

43

процессе деятельности органов государственной власти, иных государственных ор-ганов Свердловской области с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, не-оформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с времен-ными сроками хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хра-нению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК Управления архивами Свердловской области.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а так-же акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда исполнительного органа и предназна-ченный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела вре-менного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи, как правило, не составляются.

7.1.11. В каждом структурном подразделении исполнительного органа описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным мето-дическим руководством архива исполнительного органа. По этим описям докумен-ты сдаются в архив исполнительного органа.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел постоянного хранения (приложение № 20), свод-ной описи дел по личному составу (приложение № 21) и сводной описи дел времен-ного (свыше 10 лет) хранения (приложение № 22). Исполнительный орган сдает де-ла на государственное хранение в Государственный архив Свердловской области в соответствии со сводной описью дел постоянного срока хранения.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 23) и представляются в архив исполнительного органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет сле-дующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (то-ма, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каж-дое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформи-рованное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятель-

44

ным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется пол-ностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на не-обходимый акт, о наличии копий и так далее.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается ито-говая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числя-щихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утвер-ждается руководителем структурного подразделения.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения исполнительного органа со-ставляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив исполнительного органа, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и со-ставление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 24) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК исполнительного органа одновременно. Одобренные ЭК исполнительного органа акты утверждаются руко-водителем исполнительного органа только после утверждения ЭПК Управления ар-хивами Свердловской области, описей дел постоянного хранения; после этого ис-полнительный орган имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в со-ответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как прави-ло, на дела всего исполнительного органа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения ука-зывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Например, документы с трехлетним сроком хранения, законченные делопро-изводством в 2000 году, могут быть уничтожены не ранее 1 января 2004 года.

7.2. Подготовка и передача документов в архив исполнительного органа

7.2.1. В архив исполнительного органа передаются дела с исполненными до-

кументами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

45

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив исполнительного органа, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установ-ленном порядке.

7.2.4. Передача дел в архив исполнительного органа осуществляется по графи-ку, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подраз-делений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ар-хив исполнительного органа сотрудником архива предварительно проверяется пра-вильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включен-ных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел ис-полнительного органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится руководителем архива исполнитель-ного органа в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и пропи-сью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также под-писи руководителя архива исполнительного органа и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив исполнительного органа передаются регистрацион-ные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содер-жащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Назва-ние каждой картотеки или базы данных включается в опись как самостоятельное де-ло. При этом из базы регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки хранения которых истекли.

7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа независимо от сроков хранения. Передача дел осуществля-ется по описям дел и номенклатуре дел.

46

Приложение № 1 к п. 2.4.5.

ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

__________________ № _____________

г. Екатеринбург

Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов

47

Приложение № 2 к п. 2.4.5.

ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБ-

ЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ

ОБЛАСТИ Ленина пр., д. 34, г. Екатерин6ург, 620151

Тел./Факс 377 – 17 – 01 ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000 / 0000000000

_________________ № _____________ На № _____________ от ____________

Образец бланка служебного письма с угловым расположением реквизитов

48

Приложение № 3 к п. 2.4.5.

ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

__________________ № _____________

г. Екатерин6ург

Образец бланка распорядительного документа с продольным расположением реквизита

49

Приложение № 4 к п. 2.6.1.6.

ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

__________________ № _____________

г. Екатерин6ург

О создании постоянно действующей экспертной комиссии министерства

В целях ___________________________________________________________ _______________________________________________________________________

(констатирующая часть)

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. ________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

3. Контроль за исполнением приказа возложить на ______________________ _______________________________________________________________________

(распорядительная часть)

Министр Подпись Расшифровка подписи

Визы (на оборотной стороне последнего листа подлинника документа)

Образец оформления приказа на бланке с продольным расположением реквизитов

50

Приложение № 5 к п. 2.6.1.6.

ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

__________________ № _____________

г. Екатерин6ург

В соответствии с ___________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

(констатирующая часть) О Б Я З Ы В А Ю:

1. ________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

3. ________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

(распорядительная часть)

Наименование должности автора документа

Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления распоряжения на бланке с продольным расположением

реквизитов

51

Продолжение приложения № 5

СОГЛАСОВАНИЕ проекта распоряжения

________________________________________________________________________ (наименование исполнительного органа)

Наименование распоряжения: ______________________________________________

Сроки и результаты согласования Должность Фамилия и инициалы Дата поступ-

ления на со-гласование

Дата согласо-вания

Замечания и подпись

Распоряжение разослать: __________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Исполнитель, телефон: Передано в экспедицию:

52

Приложение № 6 к п. 2.6.2.3.

ПОЛОЖЕНИЕ о (наименование исполнительного органа (структурного подразделения)

1. Общие положения

2.Задачи

3. Структура

4. Функции

5. Права

6. Взаимоотношения с другими организациями

(структурными подразделениями)

7. Ответственность Руководитель исполнительного органа (структурного подразделения)

Подпись

Расшифровка подписи

Формат А4 (210х297 мм)

Образец оформления положения

53

Приложение № 7 к п. 2.6.3.7.

ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р О Т О К О Л

г. Екатерин6ург

__________________ № _____________

Председатель – И.О. Фамилия Секретарь – И.О. Фамилия Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О … Доклад 2. О … Доклад 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия – Текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия – краткая запись выступления И.О. Фамилия – краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. 1.2. 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления полного протокола

54

Приложение № 8 к п. 2.6.3.7.

П Р О Т О К О Л

оперативного совещания у заместителя министра здравоохранения

Свердловской области И.О. ФАМИЛИЯ

__________________ № _____________

г. Екатерин6ург

Присутствовали: Наименование должности – И.О. Фамилия Наименование должности – И.О. Фамилия Наименование должности – И.О. Фамилия Наименование должности – И.О. Фамилия

Инициалы и фамилии в алфавитном порядке

1. О …

Фамилия И.О. Фамилия И.О.

1. … (постановили) 2. …(постановили)

2. О …. _______________________________________________________________________

Фамилия И.О. Фамилия И.О.

1. … (постановили) 2. … (постановили) Заместитель министра И.О. Фамилия

Образец оформления краткого протокола

55

Приложение № 9 к п. 2.6.4.5.

ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

А К Т

__________________ № _____________

г. Екатеринбург

______________________________________________________________ (заголовок)

Основание ______________________________________________________________ Составлен комиссией Председатель – __________________________________________________________

(должность, Фамилия И.О.) Члены комиссии – _______________________________________________________

(должность, Фамилия И.О.) Присутствовали ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

(Констатирующая часть с изложением фактов, событий, выводов и предложений)

Составлен в ________ экземплярах: 1-й – 2-й – 3-й – Председатель Подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи

Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления акта на общем бланке с продольным расположением

реквизитов

56

Приложение № 10 к п. 2.6.4.5.

ПРАВИТЕЛЬСТВО

СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕН-НОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

А К Т

__________ № ___ г. Екатерин6ург

_______________________________ _______________________________

(заголовок) Основание ______________________________________________________________ Составлен комиссией Председатель – __________________________________________________________

(должность, Фамилия И.О.) Члены комиссии – _______________________________________________________

(должность, Фамилия И.О.) Присутствовали _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

(Констатирующая часть с изложением фактов, событий, выводов и предложений) Составлен в ________ экземплярах: 1-й – 2-й – 3-й – Председатель Подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи

Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления акта на общем бланке с угловым расположением

реквизитов

57

Приложение № 11 к п. 2.6.5.4.

Наименование подразделения ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________

(адресат)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_______________ (дата) _______________________________ _______________________________ (заголовок)

__________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

(изложение вопроса, факта, события с выводами и предложениями автора документа)

Наименование должности автора Подпись Расшифровка подписи

Формат А4 (210х297 мм)

Образец оформления внутренней докладной записки

58

Приложение № 12 к п. 2.6.5.4.

ПРАВИТЕЛЬСТВО

СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕН-НОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

__________ № ___ г. Екатерин6ург

____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________

(адресат)

_______________________________ _______________________________ (заголовок)

__________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

(изложение вопроса, факта, события с выводами и предложениями автора документа)

Руководитель исполнительного органа Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления внешней докладной записки на общем бланке с угловым расположением реквизитов

59

Приложение № 13 к п. 2.6.5.4.

ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ЭНЕРГЕТИКИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

____________________________ ____________________________ ____________________________

(адресат)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_________________ № ____________

г. Екатеринбург

_______________________________ _______________________________ _______________________________

(заголовок)

__________________________________________________________________

_______________________________________________________________________ (изложение вопроса, факта, события с выводами и предложениями автора документа)

Руководитель исполнительного органа Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления внешней докладной записки на общем бланке с продольным расположением реквизитов

60

Приложение № 14 к п. 3.5.2.

СПРАВКА об объеме документооборота

за __________________ 200 _______ (месяц)

Документы Количество документов Всего Подлинники тираж поступающие

отправляемые

внутренние

Итого

Наименование должности руководителя службы ДОУ

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Формат А5 (148 × 210 мм)

Образец оформления справки об объеме документооборота

61

Приложение № 15 к п. 6.1.3.

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя исполнительного органа

Подпись Расшифровка подписи

Наименование исполнительного органа НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № __________ _______________________ (место составления) на _______ год

Дата Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по пе-

речню

Примечание

1 2 3 4 5 Название раздела

Наименование должности руководителя службы делопроизводства исполнительного орга-на

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО Протокол ЭК от _________ № ___

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Управления архивами Свердловской области от _________ № ___

Формат А4 (210х297)

Образец оформления сводной номенклатуры дел исполнительного органа

62

Продолжение приложения № 15

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в исполнительном органе

В том числе: По срокам хранения Всего

переходящих с отметкой «ЭПК» 1 2 3 4

постоянного

временного (свыше 10 лет)

временного (до 10 лет включительно)

Игого

Наименование должности руководителя службы делопроизводства исполнительного органа

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности руководителя службы делопроизводства исполнительного органа

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

63

Приложение № 16 к п. 6.1.3.

Наименование исполнительного органа Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № __________ _______________________ (место составления) на _______ год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по пе-

речню

Примечание

1 2 3 4 5 Название раздела

Наименование должности руководителя службы делопроизводства исполнительного орга-на

Подпись

Расшифровка подписи

Дата СОГЛАСОВАНО

Наименование должности руководителя службы ДОУ Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения

64

Продолжение приложения № 16

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в структурном подразделении

В том числе: По срокам хранения Всего переходящих с отметкой «ЭПК»

1 2 3 4 постоянного

временного (свыше 10 лет)

временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Наименование должности ответственного за делопроизводство

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в службу ДОУ

Наименование должности передавшего сведения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

65

Приложение № 17 к п. 6.2.8.

________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________

(наименование государственного архива)

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

(наименование исполнительного органа и структурного подразделения)

ДЕЛО № _____ том № ___ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

(заголовок дела) _______________________________________________________________________

(дата) На _________ листах

Хранить _____________

Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. № _____________

Формат С4 (230 × 320 мм)

Образец оформления реквизитов обложки дела

66

Приложение № 18 к п. 6.2.8.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________ В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов)

(цифрами и прописью) в том числе литерные листы _________ пропущенные номера __________________ + листов внутренней описи _______________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела № листов

1 2

Должность

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 × 297 мм)

Образец оформления листа-заверителя дела

67

Приложение № 19 к п. 6.2.8.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ______________

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1 2 3 4 5 6

Итого _______________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________________

(цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Образец оформления внутренней описи документов дела

68

Приложение № 20 к п. 7.1.11

Наименование исполнительного органа Фонд № ___________ ОПИСЬ № _________ дел постоянного хранения за ________________ год

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя исполнительного органа Подпись расшифровка подписи Дата

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1 2 3 4 5 6 Название раздела

В данный раздел описи внесено ____________________________ единиц хранения, с № _____________________________ по № ___________________, в том числе:

(цифрами и прописью) литерные номера: ___________________________________________________ пропущенные номера:________________________________________________ Наименование должности составителя описи

Подпись Расшифровка подписи

Дата Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Управления архивами Свердловской области от __________ № _____________

ОДОБРЕНО Протокол ЭК исполнительного органа от __________ № _____________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

69

Приложение № 21 к п. 7.1.11

Наименование исполнительного органа Фонд № ___________ ОПИСЬ № _________ дел по личному составу за ________________ год

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя исполнительного органа Подпись расшифровка подписи Дата

№ п/п

Ин-декс дела

Заголовок дела Дата дела (тома, части)

Срок хранения

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1 2 3 4 5 6 7 Название раздела

В данный раздел описи внесено ____________________________ единиц хранения.,

(цифрами и прописью) с № _____________________________ по № ___________________, в том числе: литерные номера: ____________________________________________________ пропущенные номера:________________________________________________ Наименование должности составителя описи

Подпись Расшифровка подписи

Дата Начальник службы кадров (инспектор по кадрам)

Подпись Расшифровка подписи

Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК исполнительного органа от __________ № _____________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Управления архивами Свердловской области от __________ № _____________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

70

Приложение № 22 к п. 7.1.11

Наименование исполнительного органа ОПИСЬ № _________ дел временного (свыше 10 лет) хранения за ________________ год

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя исполнительного органа Подпись расшифровка подписи Дата

№ п/п

Ин-декс дела

Заголовок дела Дата дела (тома, части)

Срок хранения

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1 2 3 4 5 6 7 Название раздела

В данный раздел описи внесено ____________________________ единиц хранения,

(цифрами и прописью) с № _____________________________ по № ___________________, в том числе: литерные номера: ____________________________________________________ пропущенные номера:________________________________________________ Наименование должности составителя описи

Подпись Расшифровка подписи

Дата Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК исполнительного органа от __________ № _____________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет)

хранения

71

Приложение № 23 к п. 7.1.12 _______________________________________________________________________

(наименование исполнительного органа) _______________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись расшифровка подписи Дата

ОПИСЬ №

№ п/п

Индекс дела

(тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела

(тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хра-нения дела

Примечание

1 2 3 4 5 61 7 Название раздела

В данную опись внесено __________ дел с № __________ по № __________________ (цифрами и прописью)

в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи

Подпись Расшифровка подписи

Дата СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись расшифровка подписи Дата

ОДОБРЕНО2 протокол ЭК структурного подразделения от __________ № _____________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

и по личному составу структурного подразделения

1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. 2 При наличии ЭК структурного подразделения

72

Продолжение приложения № 23

Передал ____________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)

и ________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного подразделения

Подпись Расшифровка подписи

Дата Принял ___________________________ дел и ________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам Наименование должности работника архива исполнительного органа

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

73

Приложение № 24 к п. 7.1.18.

Наименование исполнительного органа А К Т ________________ № ______________ _________________________________ (место составления)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя исполнительного органа Подпись расшифровка подписи Дата

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании ___________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утра-тившие практическое значение документы фонда № __________________________ (название фонда) № п/п

Заголовок дела или групповой заголовок

дел

Даты дела или край-ние даты дел

Номера описей

(но-менкла-тур) за годы

Индекс дела

(тома, части) по но-менкла-туре или № дела по описи

Количе-ство дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (то-ма, номе-ра), № статей по перечням

Примеча-ние

1 2 3 4 5 6 7 8

Формат А4 (210х297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

74

Продолжение приложения № 24

Итого: ___________________________________ дел за _______________годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены, а по лич-ному составу согласованы с ЭПК Управления архивами Свердловской области (протокол от _____________ № ______________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК исполнительного органа от _____________ № ______________

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

(цифрами и прописью) весом ________ кг сданы в ___________________________ на переработку по

(наименование исполнительного органа) приемо-сдаточной накладной от ________________ № ________________________ Наименование должности работника исполнительного органа, сдавшего документы

Подпись

Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника архива (отдела ДОУ), внесшего изменения в учетные документы

Подпись

Расшифровка подписи

Дата