· İçindekiler Sunuş ...

C U M H U R İ Y E T Ü N İ V E R S İ T E S İ

C U M H U R İ Y E T Ü N İ V E R S İ T E S İ

SİVAS - 2015

İçindekiler Sunuş ............................................................................................................................................................. 7

1- GENEL BİLGİLER ..................................................................................................................................... 9

1.1. Tarihçe .................................................................................................................................................... 9

1.2. Fiziki Durum ......................................................................................................................................... 10

MİSYON VE VİZYON ................................................................................................................................... 11

1.3. Misyon .................................................................................................................................................. 11

1.4. Vizyon ................................................................................................................................................... 11

2- CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL ÇALIŞMALARI .......................................................... 13

2.1. Amaç ve Kapsam ................................................................................................................................ 13

2.2.Yetki Görev ve Sorumluluklar ............................................................................................................ 13

2.3. Yöntem .................................................................................................................................................. 14

2.4. İç Kontrol Eylem Planı Hazırlık Çalışmaları .................................................................................... 17

Risk Değerlendirme ................................................................................................................................... 18

Kontrol Faaliyetleri ..................................................................................................................................... 18

3. İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ VE STANDARTLARI ....................................................................... 24

3.1. Kontrol Ortamı Standartları ................................................................................................................... 25 Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük -------------------------------------------------------------------------------------- 25 Standart 2: Misyon-Organizasyon Yapısı ve Görevler ---------------------------------------------------------------- 26 Standart 3: Personelin Yeterliliği ve Performansı ----------------------------------------------------------------------- 27 Standart 4: Yetki Devri ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 28

3.2. Risk Değerlendirme Standartları .......................................................................................................... 29 Standart 1: Planlama Ve Programlama ------------------------------------------------------------------------------------- 29 Standart 2: Risklerin Belirlenmesi Ve Değerlendirilmesi ------------------------------------------------------------- 30

3.3. Kontrol Faaliyetleri Standartları ............................................................................................................ 31 Standart 1: Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri ----------------------------------------------------------------------------- 31 Standart 2: Prosedürlerin Belirlenmesi Ve Belgelendirilmesi ------------------------------------------------------- 32 Standart 3: Görevler Ayrılığı ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 32 Standart 4: Hiyerarşik Kontroller ----------------------------------------------------------------------------------------------- 33 Standart 5: Faaliyetlerin Sürekliliği -------------------------------------------------------------------------------------------- 33 Standart 6: Bilgi Sistemleri Kontrolleri --------------------------------------------------------------------------------------- 34

3.4. Bilgi Ve İletişim Standartları .................................................................................................................. 35 Standart 1: Bilgi Ve İletişim ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 35 Standart 2: Raporlama ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 36 Standart 3: Kayıt Ve Dosyalama Sistemi ----------------------------------------------------------------------------------- 36 Standart 4: Hata, Usulsüzlük Ve Yolsuzlukların Bildirilmesi -------------------------------------------------------- 37

3.5. İzleme Standartları ................................................................................................................................. 38 Standart 1: İç Kontrolün Değerlendirilmesi -------------------------------------------------------------------------------- 38 Standart 2: İç Denetim ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39

SONUÇ VE DEĞERLENDİRME ................................................................................................................... 69

KISALTMALAR Bİ : Bilgi İletişim Standartları

Bi13 : Bilgi ve İletişim

Bi14 : Raporlama

Bi15 : Kayıt ve Dosyalama Sistemi

Bİ16 : Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

BİDB : Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

HUKM : Hukuk Müşavirliği

İ : İzleme Standartları

İ17 : İç Kontrolün Değerlendirilmesi

İ18 : İç Denetim

İMİD : İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

KDDB : Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığı

KOS : Kontrol Ortamı Standartları

KOS1 : Etik Değerler ve Dürüstlük

KOS2 : Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler

KOS3 : Personelin Yeterliliği ve Performansı

KOS4 : Yetki Devri

KF : Kontrol Faaliyetleri Standartları

KF7 : Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri

KF8 : Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi

KF9 : Görevler Ayrılığı

KF10 : Hiyerarşik Kontroller

KF11 : Faaliyetlerin Sürekliliği

KF12 : Bilgi Sistemleri Kontrolleri

PDB : Personel Daire Başkanlığı

RD : Risk Değerlendirme Standartları

RD5 : Planlama ve Programlama

RD6 : Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi

SGDB : Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

UYG : Uygulama

YİDB : Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı

Sunuş Kamu mali yönetim sistemimizi uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarına

uygun bir şekilde yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve buna ilişkin ikincil mevzuat ile COSO Modelini esas alan bir İç Kontrol Sisteminin kurulması hedeflenmiştir. Bu bağlamda; hesap verebilirlik ve yönetim sorumluluğu, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanımı, stratejik planlama, performans esaslı bütçeleme, çok yıllı bütçeleme, mali saydamlık, tahakkuk esaslı muhasebe, mali istatistiklerin ve faaliyet raporlarının yayımlanması, iç kontrol sistemi, etkin bir iç denetim ve dış denetim gibi yeni kavramlara yer vererek, yönetsel sorumluluğun kilit nokta olduğu yeni bir yapı kurmayı hedeflemiştir. Kamu mali yönetimine yön veren bu kavramlar, bir zincirin halkaları gibi birbirine bağlı olan bir sistemin parçaları olarak değerlendirildiğinde; iç kontrol, bu sistemin yönetsel çatısını oluşturmaktadır.

İç kontrol sistemi, kurumların hedeflerine ulaşması, misyonlarını gerçekleştirmesi ve bu yolda ilerlerken önlerine çıkabilecek belirsizliklerin en aza indirilmesi amacıyla uygulanır. İç kontrol, kurumların sürekli değişen çevre koşulları, hizmet alanları ve öncelikleri ile gelecekte ortaya çıkabilecek tehdit unsuru olan risklerle başa çıkabilmeleri için yönetimi güçlendirir. Yönetim sorumluluğu ilkesini vurgulayan iç kontrol sistemi; faaliyetlerin etkin ve verimli olması, mali raporların güvenilirliği, yürürlükteki mevzuata uyum, varlıkların korunması amaçları için makul bir güvence sağlamak üzere kullanılan “iyi bir yönetim” aracıdır. İç kontrol sisteminin etkili bir biçimde uygulanabilmesi için; iç kontrol, birimlerde asli işi kapsamında değerlendirilmeli ve beklenmeyen olaylar ortaya çıktığında oluşacak kayıpları önlemekle ilgili bir araç olarak görülmelidir.

Cumhuriyet Üniversitesi 2009 yılında oluşturulan İç Kontrol Eylem Planı; 2015 yılında yapılan çeşitli toplantılarda ele alınmış, oluşturulan çalışma grupları tarafından revize edilmiştir. Bu suretle oluşturulan Taslak Eylem Planımız, görüş ve öneriler için Üniversitemiz ilgili birimlerine gönderilmiştir. Üniversitemiz ilgili birimlerinden gelen görüş ve değerlendirmeler çerçevesinde İç Kontrol Revize Eylem Planına son şekli verilmiştir. Yapılan çalışmalarda, gerekli takip ve koordinasyonu sağlayan birim yöneticileri ile emeği geçen tüm Üniversite mensuplarına teşekkür ederim.

Prof. Dr. Faruk KOCACIK Rektör

7

2015-2016 Yılı Cumhuriyet Üniversitesi İç Kontrol Revize Eylem Planı

1- GENEL BİLGİLER 1.1. Tarihçe Anadolu coğrafyasında tarihi ve kültürel değerleri ile en eski yerleşim yerlerinden biri olan

Sivas'ta üniversite kurma çalışmaları 1966 yılında 4 Eylül Üniversitesi Kurma ve Koruma Derneğinin kuruluşu ile başlamıştır. Derneğin ilk yönetim kurulunda şu isimler yer almıştır: Başkan Dr. Rahmi KARAHASANOĞLU, 2. Başkan Necmettin ÇUBUKÇU, Genel Sekreter Şefik SÜMBÜLOĞLU, Muhasip Üye Fikret POLATER, Veznedar Üye Nezir ÖZDEMİR, Üyeler Selahattin ORTAÇ, Fethi PEKER, Halil KAYA, Hazım ZEYREK, Muhlis ARAT ve Yavuz Bülent BAKİLER.

21 Kasım 1974 tarihinde Hacettepe Üniversitesi Öğretim Üyesi Prof. Dr. Muvaffak AKMAN, Üniversitelerarası Kurulun aldığı kararla Cumhuriyet Üniversitesinin kurucu rektörü olarak göreve atanmıştır.

Hacettepe Üniversitesine bağlı olarak kurulan Cumhuriyet Üniversitesi Tıp Fakültesi 1973-1974 eğitim öğretim döneminde 50 öğrencisi ile eğitime başlamıştır. 1974 yılında Cumhuriyet Üniversitesine devredilen 400 yataklı Sivas Göğüs Hastalıkları Hastanesi, 1975 yılında Cumhuriyet Üniversitesi Tıp Fakültesi Uygulama ve Araştırma Hastanesi olarak hizmete açılmıştır.

2 Kasım 1975 tarihinde Başbakan Süleyman DEMİREL, bakanlar ve halkın yoğun katılımı ile Cumhuriyet Üniversitesi Kampüsünde temel atma töreni yapılarak ilk binaların yapımına başlanılmıştır.

Kurucu Rektör olarak göreve başlayan Prof. Dr. Muvaffak AKMAN 1974-1978 yılları arasında rektörlük yapmıştır. 1978-1980 yılları arasında Prof. Dr. İbrahim ALEV'in rektörlük yaptığı Cumhuriyet Üniversitesinde sırasıyla, 1981 yılında Prof. Dr. Erfüz EDGÜER ve 1982 yılında ise Prof. Dr. Mahir TEVRUZ, 1982-1992 yılları arasında Prof. Dr. Muvaffak AKMAN ikinci kez rektörlüğe atanmıştır. 1992-1996 yılları arasında rektörlük yapan Prof. Dr. Asım GÜLTEKİN’in ardından 1996-2004 yılları arasında Prof. Dr. Ferit KOÇOĞLU, 2004-2008 yılları arasında Prof. Dr. Mehmet BAKIR ve 2008-2012 yılları arasında ise Prof. Dr. İlyas DÖKMETAŞ rektörlük yapmıştır. Prof. Dr. Faruk KOCACIK, 6 Ağustos 2012 tarihinde göreve başlamış ve halen bu görevi sürdürmektedir.

1974 yılında Tıp Fakültesi ve Fen Edebiyat Fakülteleri kurulmuş olup eğitim öğretime başlamıştır. Takip eden yıllarda ise Cumhuriyet Üniversitesi her geçen gün büyümeye devam ederek sırasıyla 1982 yılında Mühendislik Fakültesi, Fen Bilimleri, Sağlık Bilimleri, Sosyal Bilimler Enstitüleri ve Sivas Meslek Yüksekokulu, 1982 yılında Cumhuriyet Üniversitesine bağlı olarak kurulan Tokat Ziraat Fakültesi; 3837 sayılı yasanın Ek 24 maddesine göre kurulan Gaziosmanpaşa Üniversitesine 1992 yılında bağlanmıştır. 1987 yılında Nuri Demirağ Meslek Yüksekokulu, 1991 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu, 1992 Yabancı Diller Yüksekokulu, 1993 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, 1994 İlahiyat Fakültesi, Beden Eğitimi ve Spor

9


Yüksekokulu ve Gürün Meslek Yüksekokulu, Şarkışla Aşık Veysel Meslek Yüksekokulu, Yıldızeli Meslek Yüksekokulu, 1995 Diş Hekimliği ve Eğitim Fakültesi ve Zara Ahmet Çuhadaroğlu Meslek Yüksekokulu, Suşehri Meslek Yüksekokulu, 1996 Kangal Meslek Yüksekokulu, 1997 yılında eğitim öğretime başlayan Akdağmadeni Meslek Yüksekokulu 5467 sayılı yasa ile kurulan Bozok Üniversitesine, Şebinkarahisar ve 2002 yılında eğitim öğretime başlayan Alacura Meslek Yüksekokulları 5467 sayılı yasa ile kurulan Giresun Üniversitesine 2006 yılında bağlanmıştır. 1999 yılında Güzel Sanatlar Fakültesi, 2001 yılında Cumhuriyet Meslek Yüksekokulu, 2003 Teknik Eğitim Fakültesi ve Gemerek Meslek Yüksekokulu, 2006 İletişim Fakültesi, 2007 Sağlık Bilimleri Fakültesi, Turizm İşletmeciliği ve Otelciliği Yüksekokulu kurulmuştur. 2009 yılında Teknoloji Fakültesi, 2010 yılında Veteriner Fakültesi, Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Suşehri Sağlık Yüksekokulu, Zara Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu, Hafik Kamer Örnek Meslek Yüksekokulu, İmranlı Meslek Yüksekokulu eğitime başlamıştır. Fen Edebiyat Fakültesi aynı yıl iki ayrı fakülteye Fen ve Edebiyat Fakültesi şekline dönüştürülmüştür. 2011 yılında Eczacılık Fakültesi ve Türk Müziği Devlet Konservatuarı, 2012 yılında Mimarlık Fakülteleri, 2013 yılında Koyulhisar Meslek Yüksekokulu üniversitemizde eğitim ve öğretimine başlamıştır.

1.2. Fiziki Durum Üniversitemiz 5.513 m2 üniversite arazisi ve 8.000 dönüm hazinece tahsis edilen arazi

üzerinde Merkez Yerleşkesinde; 16 Fakülte, 4 Enstitü, 1 Konservatuvar, 3 Yüksekokul, 3 Meslek Yüksekokulu, Tıp Fakültesi Uygulama ve Araştırma Merkezi (Hastane)ile birlikte 23 Araştırma ve Uygulama Merkezi, Rektörlüğe bağlı 3 bölüm bulunmaktadır. Ayrıca ilçe yerleşkelerinde 52.828 m2 kapalı alana sahip 11 Meslek Yüksek Okulu, 2 Yüksekokul ve Sıcak Çermik bölgesinde Sivas Yıldızeli İlçesi Kalın Belediyesi sınırları içerisinde 100 yatak kapasiteli Fizik Tedavi ve Rehabilitasyon Merkezi bulunmaktadır.

Rektörlük Konutu, 227 adet lojman ile birlikte, kütüphane, basketbol, voleybol, hentbol ve güreş sporlarının yapıldığı Cumhuriyet Kapalı Spor Salonu, Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Kapalı Spor Salonu, futbol sahası, tenis kortu, halı basketbol sahası, halı hentbol sahası, halı futbol sahası, 18 er istasyonlu mini golf sahası, dinlenme ve açık spor tesisleri, öğrenci kafeteryası, personel yemekhanesi, misafirhane, öğrenci yurdu, yarı olimpik yüzme havuzu, araç işletme ve atölyeler, trafolar, PTT-banka-kafeterya, cami, kampüs ısı merkezi, lojmanlar ısı merkezi, Kangal Köpeği Üretme Çiftliği, Deney Hayvanları Laboratuvarı, Atık Su Arıtma Tesisi, Bilimsel Araştırma Merkezi, Nanoteknoloji, Teknokent, Rektörlük ve Daire Başkanlıkları hizmet binaları yer almaktadır.

252.701 m2 eğitim, 99.757 m2 sağlık, 36.161m2 barınma, 21.739 m2 beslenme, 14.725 m2 kültür, 42.729 m2 spor, 36.940 m2 diğer idari bina, tesis, kantin, depo v.b olmak üzere toplam 504.752 m2 kapalı alana sahip üniversitemizde; 56 adet toplantı salonu, 27 adet konferans salonu, 8 adet 50-250 kişilik amfi, 569 sınıf, 100 bilgisayar laboratuvarı, 174 adet diğer laboratuvarlar olmak üzere 669 adet derslik ile hizmet vermektedir.

207 Profesör, 154 Doçent, 411 Yardımcı Doçent, 317 Öğr. Gör., 48 Okutman, 557 Araştırma Görevlisi, 17 Uzman, 1 Yabancı Uyruklu Sözleşmeli Profesör, 6 Doçent, 5 Öğr. Gör., 2 Okutman ve 1609 İdari Personel ile eğitim öğretim yapılmaktadır.

10


MİSYON VE VİZYON 1.3. Misyon Cumhuriyetin temel niteliklerine bağlı, evrensel bilgiye ulaşmayı ve üretmeyi ilke edinen,

çevresel, toplumsal ve tarihsel değerlere saygılı, bölgenin ve ülkenin ekonomik, sosyal ve kültürel gelişimine katkı sunan, ulusal ve uluslararası rekabet koşullarında işbirliği ve araştırmalara açık, sorgulayan, araştıran, çözümleyen öğrenci ve akademisyenler yetiştirmektir.

1.4. Vizyon Bölgenin geleceğini şekillendirmede rol alan, tercih edilen, öncü bir bilim ve eğitim merkezi

olmaktır.

11

12


2- CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL ÇALIŞMALARI 2.1. Amaç ve Kapsam Cumhuriyet Üniversitesi İç Kontrol Sistemini sürekli geliştirme çerçevesinde ihtiyaç

duyduğu ve uyguladığı tüm süreçleri tanımlamak, bu süreçlerin birbiri arasındaki etkileşimleri açıklamak ve performanslarının ölçülebilmesi ve değerlendirilmesi için bir yöntem belirlemek amacıyla oluşturulmuştur.

2.2.Yetki Görev ve Sorumluluklar 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat iç kontrolle ilgili sorumluları ve sorumluluklarını

aşağıdaki şekilde belirlemiştir;

Üst Yönetici: İç kontrolle ilgili gerekli talimatları verme, uygulamaları izleme ve gerekli tedbirleri alma görevlerini yürütmekten Bakan’a karşı sorumludur.

Harcama Yetkilileri: Birimlerinde iç kontrolü oluşturmaktan, uygulamaktan ve geliştirmekten üst yöneticiye karşı sorumludur.

Strateji Geliştirme Daire Başkanı: İç kontrol çalışmalarını başlatmaktan, koordine etmekten, harcama birimlerine teknik destek ve danışmanlık sağlamaktan üst yöneticiye karşı sorumludur.

Gerçekleştirme Görevlileri: gerçekleştirme görevlileri, 5018 sayılı Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludur. Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür.

Personel: İç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır. Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar. İç kontrol kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içine yerleşmiş bir süreçtir. İdarenin bütün çalışanları, kendi faaliyet alanlarındaki iş ve işlemleri yürütürler. Bu faaliyet alanlardaki iç kontrolden ve iç kontrollerin işlerliğinden sorumludurlar.

İç Denetçiler: İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin yeterliliğini denetlemekten ve raporlamaktan üst yöneticiye karşı; çalışmalarını iç denetime ilişkin standartlara uygun olarak yürütmekten İç Denetim Koordinasyon Kuruluna karşı sorumludur.

Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi uyumlaştırma Birimi (Maliye Bakanlığı): İç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler belirlemek, geliştirmek ve uyumlaştırmak, koordinasyon sağlamak ve idarelere rehberlik hizmeti vermekle sorumludur.

Sayıştay: 6085 sayılı Sayıştay Kanunu hükümlerine göre kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin işleyişini değerlendirir. Dış denetim organı olarak yapacağı düzenlilik denetimlerinde kamu idaresinin iç kontrol sisteminin düzgün biçimde işleyip işlemediğini değerlendirir. Bu kapsamda, üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanlarını ve iç denetim raporlarını da dikkate alır.

İç kontrol asıl olarak yönetim sorumluluğunu esas almakla birlikte etkin bir iç kontrol sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlanması sürecinde idarenin bütün yönetim kademeleri ve personeli sorumludur.

13


2.3. Yöntem Bu kapsamda; Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve

Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda Üniversitemizde 2009 yılında çalışmalara başlanmış, katılımcı yöntemlerle hazırlanan 2010 Yılı Cumhuriyet Üniversitesi İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rektörlüğümüzün olurları ile yürürlüğe girmiş ve Üniversitemiz internet sitesinde yayımlanmıştır.

İç kontrol sistemine ilişkin çalışmaların yürütülmesinde takip edilecek yöntem aşağıdaki gibidir.

Bu eylem planı sonuç almayı sağlamak üzere planlanmış ve programlanmıştır. Bu kapsamda çok sayıda eylemler yerine etkinliği ve sürekliliği sağlayacak eylemlere öncelik verilmiştir.

İç Kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi çalışmaları, Rektörün liderliği ve gözetiminde, İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulunun yönlendirmesi ve yönetiminde, Strateji geliştirme Daire başkanlığı ve tüm birimlerde oluşturulan Koordinatörlük ve çalışma Grupları eliyle yürütülecektir.

İç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi sorumluluğu esas olarak Rektör’e aittir.

İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulunun sekretarya hizmetleri, Strateji geliştirme Daire başkanlığı tarafından yürütülecektir.

Eylem planında öngörülen çalışmaları gerçekleştirmekle görevli birimler veya çalışma ekipleri tarafından hazırlanan taslak düzenlemeler İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulunun değerlendirilmesine sunulur. Kurulun değerlendirmeleriyle son şekli verilen taslak düzenlemeler Rektör’ün ve gerekmesi halinde Yönetim Kurulunun veya Senatonun onayına sunulur.

Eylem planında belirtilen bazı eylemler birim amirlerinin veya bir üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur ve uygulanır.

Eylem planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları, Strateji geliştirme Daire başkanı ve birim amirleri tarafından rapor edilir, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından izlenir, değerlendirilir ve Strateji geliştirme Daire başkanı tarafından her yılın Haziran ve Aralık ayları sonu itibariyle eylem planı formatında Rektör’e rapor edilir.

Her birimde belirlenen birim koordinatörleri, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında belirlenen görevliler ile uyumlu şekilde çalışacaklardır. Bu şekilde eylem planında öngörülen eylemler, sorumlu birimler itibariyle takip edilecek ve birimlere teknik destek sağlanacaktır.

14


Şekil 1: İç Kontrol Eylem Planı Süreci (2009-2011 Dönemi)

Maliye bakanlığı tarafından hazırlanan ve 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile, kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla, 18 standart ve bu standartlar için 79 genel şart belirlemiştir. İç kontrol standartları uyum eylem planı rehberi maliye bakanlığınca yayınlanmıştır. Bu kapsamda Üniversitemizde İç Kontrol çalışmalarına başlanmış ve 27.05.2009 tarihinde Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Ömer CEVİT başkanlığında İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu oluşturulmuş ve süreç başlatılmıştır. İlk olarak İç Denetim Birimi tarafından üst yönetime ve harcama yetkililerine Rektörlük Senato Salonunda bir eğitim ve bilgilendirme toplantısı gerçekleştirilmiştir. Yine İç Denetim Birimi tarafından; İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubuna dönemsel olarak eğitimler verilmiştir. Yapılan çalışmalar sonucunda, hazırlanan İç Kontrol Uyum Eylem Planının son şekli Rektörlük makamına

Kamu İç Kontrol Standartları Rehberi Yayımlandı

İç Kontrol Standartları Konusunda Üst Yönetici Bilgilendirildi

İç Kontrol Uyum Eylem Planı Yayımlandı

İç Kontrol Standartları Hakkında Personele Eğitim Verildi

İç Kontrol Birim Çalışma Grupları Oluşturuldu

İç Kontrol İzleme Değerlendirme Komisyonu Oluşturuldu

Birim Çalışma Grubu Tarafından Eylem Planı ve Takvim Taslağı Hazırlandı ve Üst Yönetimin Onayına Sunuldu

Nihai Hali Verilen Üniversitenin İç Kontrol Standartları Eylem Planı Üst Yöneticinin Onayıyla Bakanlığa Gönderildi

15


29.06.2009 tarihinde sunulmuştur. Nihai şekli verilen İç Kontrol Uyum Eylem Planı 28.07.2009 tarih ve B.30.2.CUM.0.70.82.00/570 sayı ile Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir.

Üniversitemizde etkili ve yeterli bir iç kontrol sisteminin kurulması amacıyla yerine getirilmesi (2009-2011 döneminde yapılması planlanan eylemler) planlanan eylemler kısmen yerine getirilmiştir.

Şekil 2: İç Kontrol Revize Eylem Planı Süreci (2015-2016 Dönemi)

Üniversitemizin 2009-2011 dönemini kapsayan İç Kontrol Eylem Planında öngörülen tüm eylemler, Maliye Bakanlığının 02/12/2013 tarih ve 10775 sayılı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi gereğince revize edilerek, kamu iç kontrol standartları ve bu standartların sağlanması için belirlenmiş genel şartlar çerçevesinde yeniden değerlendirilmiş ve Eylem Planımızda aşağıda gösterilen değişiklikler yapılmıştır.

Kamu İç Kontrol Standartları Genelgesi Yayımlandı

İç Kontrol Standartları Konusunda Üst Yönetici Bilgilendirildi

İç Kontrol Uyum Eylem Planı Rehberi Yayımlandı

İç Kontrol Standartları Hakkında Değişiklikler Hakkında Personele Eğitim Verildi

İç Kontrol Birim Koordinatörleri ve Çalışma Grupları Oluşturuldu

İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Oluşturuldu

İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Tarafından Bitim Koordinatörleri ve Çalışma Gruplarına Bilgilendirme Sunumu Yapıldı

Revize Eylem Planı Hazırlanarak Üst Yöneticinin Onayına Sunuldu

16


Bu değişiklikler kapsamında:

Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının 14.05.2015 tarih 39582673-602-05-01/331 sayılı yazılarında İç Kontrol revize çalışmalarını yürütmek üzere, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun yeniden teşkili ve görevlendirilmesi talep edilmiştir.

28.05.2015 tarih 74817733-619/1137 sayılı Rektörlüğümüz Oluruyla oluşturulan Üniversitemiz İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunda bulunan başkan ve üyelerinin çeşitli nedenlerle (istifa, nakil vb.) yerlerinin boşalması sebebiyle, Rektör Yardımcı Prof. Dr. Hüseyin YILMAZ başkanlığında İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu yeniden oluşturulmuş,

2015-2016 dönemi İç Kontrol Revize Eylem Planı hakkında, İzleme ve Yönlendirme Kurulunda bulunan başkan ve üyelerine iç kontrol çalışmaları hakkında Üniversite Senatosunda bilgilendirme sunumu yapmıştır.

09.06.2015 tarih 74817733/602-05-01/1203 sayılı yazıları ile Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi kapsamında, İç Kontrol Standartları Revize Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu oluşturulmuştur.

10.07.2015 tarihi itibariyle, iç kontrol sistemi ve işleyişin düzenli ve sürekli olarak izlenmesi ve geliştirilmesi için her harcama biriminde, birim yöneticisi, hiyerarşik olarak bir alt kademedeki yöneticilerden 1 kişiyi Koordinatör olarak atamış ve alt çalışma grupları oluşturulmuştur.

10.09.2015 tarihinde Üniversitemiz Harcama Birimleri Koordinatör ve Çalışma Gruplarına bilgilendirme sunumu yapılmıştır.

2009-2011 dönemini kapsayan Üniversitemizin İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında yer alan eylemlerin mevcut durumları yeniden değerlendirilerek, 30.09.2015 tarihine kadar revize edilmiştir.

Cumhuriyet Üniversitesi Revize Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı (2015-2016) Üniversitemiz Senatosunda kabul edilerek, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilecektir.

Eylem planında öngörülen eylemlerin gerçekleşme sonuçları, Strateji geliştirme Daire başkanlığı tarafından her yılın Haziran ve Aralık ayı sonu itibariyle iki dönem halinde ve eylem planı formatında üst yöneticiye sunulacak ve bir nüshası bilgi amacıyla on iş günü içerisinde Maliye Bakanlığına gönderilecektir.

Üniversitemiz İç Kontrol Revize Eylem Planı kapsamında, birimlerin sunduğu hizmetler esas alınarak, Eylem Planında yer alan düzenlemelerin yapılması sağlanacaktır.

2.4. İç Kontrol Eylem Planı Hazırlık Çalışmaları Akademik ve idari birim personellerini kapsayan Etik Yönergesi hazırlanarak

uygulamaya konulacak,

İç Kontrol çalışması kapsamında bilgilendirme, eğitim toplantıları yapılacak,

İç Kontrol Rehberi hazırlanacak,

Birimlerin Organizasyon Şeması yeniden düzenlenecek,

Birimlerin faaliyetleriyle ilgili imza ve onay mercileri yazılı olarak belirlenecek,

Birim görev tanımları yeniden düzenlenecek,

17


Personel görev tanımları yeniden düzenlenecek,

Personel yetki sınırları ve sorumlulukları yazılı olarak belirlenecek,

Personel yıllık izin, hastalık, iş yoğunluğu vs. Durumlarında yetki devirlerinin kapsam, miktar, süre ve devredilen yetkinin başkasına devredilip devredilmeyeceği esasları yazılı olarak belirlenecek,

Yetki devri ile ilgili olarak yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin bilgileri yetki devredene belirli sürelerde rapor edecektir.

Birim tarafından sunulan hizmetlerle ilgili olarak süreçler belirlenerek iş akış şemaları çıkartılacak,

Hassas görevlerle ilgili prosedürler belirlenecek,

Her yıl, akademik ve idari personele İç Kontrol Değerlendirme Anketi düzenlenecek ve İç Kontrol Sistemi yeniden gözden geçirilecektir.

Risk Değerlendirme

Üniversitemiz için Risk Yönergesi hazırlanacak,

Birimin yıllık iş planı yapılacak ve iş planı birimin hizmet envanterinde gösterilen iş ve işlemleri kapsayacak,

İş planında riskli alanlar belirlenerek şeması çıkartılacak,

Risklere karşı alınacak tedbirler belirlenecek,

Birimin faaliyetleri ile ilgili bilgiler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olacaktır.

Kontrol Faaliyetleri

Birimin Faaliyetleri ile ilgili olarak her bir iş için iş akış süreçleri, süreçlerdeki imza ve onay mercileri yazılı olarak belirlenecek, (Kontrol Ortamı Faaliyetlerinde de yer verilmiştir)

18


ADI SOYADI GÖREVİ KURUL İÇİNDEKİ

GÖREVİ

Prof. Dr. Ali ERKUL Rektör Yardımcısı Başkan

Prof. Dr. Hüseyin SARI Eğitim Fakültesi Dekanı Üye

Prof. Dr. Ahmet DEMİRCİ Mühendislik Fakültesi Dekanı Üye

Prof. Dr. Ahmet ŞENGÖNÜL Cumhuriyet MYO Müdürü Üye

Prof. Dr. Levent ÖZDEMİR Başhekim Yardımcısı Üye

Prof. Dr. Alim YILDIZ İlahiyat Fakültesi Öğretim Üyesi Üye

Yrd. Doç. Dr. Raci KILAVUZ Genel Sekreter Yardımcısı Üye

Vedat ÇOŞKUN Personel Daire Başkanı Üye

Altan ÖZBEK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Üye

Av. Pınar İNAN Hukuk Müşaviri Üye

Tablo 2:İç Kontrol Standartları İzleme ve Yönlendirme Kurulu

ADI SOYADI GÖREVİ KURUL İÇİNDEKİ

GÖREVİ

Prof. Dr. Ali ERKUL Rektör Yardımcısı Başkan

Yrd. Doç. Dr. Raci KILAVUZ Genel Sekreter Yardımcısı Üye

Altan ÖZBEK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Üye

Tablo 3:İç Kontrol Standartları Revize Eylem Planı Üst Kurulu

ADI SOYADI GÖREVİ

Yrd. Doç. Dr. Raci KILAVUZ Genel Sekreter Yardımcısı

Altan ÖZBEK Strateji Geliştirme Daire Başkanı

Binali KOÇ Sosyal Bilimler Enstitü Sekreteri

Murat KOCATAŞ Şube Müdürü

Kenan METİNOĞLU Şube Müdürü

Vedat VURUŞAN Mali Hizmetler Uzmanı

Ömer DÖNMEZ Bilgisayar İşletmeni

Tablo 4:İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu

19


İç Kontrol Birim Koordinatörleri ve Çalışma Grubu Üyeleri

Sıra Birim Adı Koordinatörler Çalışma Grubu Üyeleri

1 Genel Sekreterlik Yrd. Doç. Dr. Raci KILAVUZ

Osman KARAKURT

Ömer DÖNMEZ

Caner ÖNİZ

2 Dış İlişkiler Birimi Doç. Dr. Ali AYKIT Yasemin KAN

Bedrettin TOPÇU

3 Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü

Murat KOCATAŞ

Cihat ERDİNÇ

Çiğdem BOZTUNÇ

Kenan KARAKAYA

4 Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Ahmet ÇOŞDU

Aynur KÜÇÜKİBİŞ

Nuri KARATAŞ

Özgür KÜRÇER

5 Sağlık Kültür Ve Spor Daire Başkanlığı

Gülderen BOSTANCI

Bilgin CÜLCÜLOĞLU

Özden GÖKÇE

Yasemin GÖREN

6 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Ayhan ÖZDEMİR

Ayşe TİRKEŞ MESCİ

İlknur İÇELİ

Engin KUZU

7 Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı Alptekin YÜCEL

Saniye VURAL KORALTAN

Mehmet ERASLAN

Aziz BAĞCI

8 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Eyüp DENİZLİ

Tahsin YONTAR

Kenan METİNOĞLU

Kenan AĞILDERE

9 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Adnan TAŞKIN

Esin Birsen KESKİN

Ünal ERCİNS

E. Faysal KOÇKÖPRÜ

Vedat ULUĞ

10 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Altan ÖZBEK

Muammer ÇIRÇIR

Süleyman EROZAN

Vedat VURUŞAN

Yalçın BAL

Ali GÜVEN

11 Personel Daire Başkanlığı Vedat COŞKUN

Zeki ASLAN

Edip ÖZER

Kemal ÇAKMAK

12 Hukuk Müşavirliği Pınar İNAN

Nilgün TUĞ

Emine KÜMBETLİOĞLU

Salih KARACA

20


13 Sağlık Hizmetleri Uygulama ve Araştırma Hastanesi

Prof. Dr. Levent ÖZDEMİR Rahmiye GÜLTEKİN

Şule AYDIN

14 Tıp Fakültesi Prof. Dr. Ergün Haldun SÜMER Prof. Dr. Cesur GÜMÜŞ

Adalet İĞDİR

15 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Yrd. Doç. Dr. Osman ALACAHAN

Muhlis ÖZTÜRK

Araş. Gör. Zeycan Ünüvar ALTINAY

16 Diş Hekimliği Fakültesi Prof. Dr. Giray BOLAYIR

Mahmut Şevket BAŞYURT

Harun KARAKAYA

17 Edebiyat Fakültesi Yrd. Doç. Dr. Sedat BAY

Abdullah DEMİRCİ

Hümmet KUTLUAY

İlhan KARAKAYA

18 Mühendislik Fakültesi Prof. Dr. Kazım GÖRGÜLÜ

Asalet İĞDİR ÇATALYÜREK

M. Akif DUMLU

Sedat GÖÇER

19 Veteriner Fakültesi Doç. Dr. Murat KARAHAN

Mehmet Ali YİĞİT

Adem SAKARYA

Mehmet YÜCETÜRK

20 İlahiyat Fakültesi Doç. Dr. Sami ŞAHİN

Cemal ÇERİ

Murat HAZIRCI

Muhammed M. ÖZTÜRK

21 Teknoloji Fakültesi Doç. Dr. Turhan KURŞUN Nezihe MUT Harun AKÇIL

Aydın KAYMAK

22 Fen Fakültesi Prof. Dr. Şenay ÇETİNUS

Güldane ERGUN

Ali ÖZELMA

Fatih KESKİNBALTA

23 Güzel Sanatlar Fakültesi

Yrd. Doç. Dr. Özlem ÖZALTUNOĞLU

Yrd. Doç. Dr. Gökhan EKEN

Öğr. Gör. Kürşat TAYDAŞ

Ahmet ÇEVİK

24 Eğitim Fakültesi Doç. Dr. İsmail Hakkı KIZILOLUK

Burhan İLTER

Yüksel KORKMAZ

Şuayip ÖZTÜRK

25 Eczacılık Fakültesi Doç. Dr. Özge ÇEVİK

Yrd. Doç. Dr. Ozan KILIÇKAYA Yrd. Doç. Dr. Gülderen KARAKUŞ

Necdet AKKIYAL

26 Teknik Eğitim Fakültesi Doç. Dr. Turhan KURŞUN

Nezihe MUT Harun AKÇIL Aydın KAYMAK

27 Sağlık Bilimleri Fakültesi Prof. Dr. Şerife KARAGÖZOĞLU

Tuba ÜNSAL Nizamettin KOÇ

21


H. Ahmet BEBEK

28 İletişim Fakültesi Doç. Dr. Ümit ARKLAN Hamiyet BAYAR (FS)

29 Mimarlık Fakültesi Yrd. Doç. Dr. Uğur TUZTAŞI

Yrd. Doç. Dr. Necmettin GÜNEŞ Yrd. Doç. Dr. Can Bülent KARAKUŞ Meral KIZILCAN Mustafa GÜLMEZ

30 Eğitim Bilimleri Enstitüsü Prof. Dr. Zafer CİRHİNLİOĞLU

Doç. Dr. Celal Teyyar UĞURLU Yrd. Doç. Dr. Recep ERCAN Arife DAŞTAN

31 Fen Bilimleri Enstitüsü Doç. Dr. Bülent ÜNVER

Murat YILDIRIM Turan YARAŞ

32 Sağlık Bilimleri Enstitüsü Prof. Dr. Ali ÇELİKSÖZ

Prof. Dr. Serpil DEĞERLİ Doç. Dr. İhsan HUBBEZOĞLU Metin MERT

33 Sosyal Bilimler Enstitüsü Yrd. Doç. Dr. Raci KILAVUZ

Binali KOÇ Zafer YILDIZ Olcay YILDIRIM

34 Turizm İşletmeciliği Otelcilik Yüksekokulu Öğr. Gör. Özlem AKIN

Adil KÖSEOĞLU Murat KOLBAŞI Şengül ÇELİK

35 Yabancı Diller Yüksekokulu Prof. Dr. Metin BOZKUŞ

Okutman Eyüp Zafer GÜLER Hikmet BAŞARA Hatice GÖREN

36 Zara Veysel Dursun Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu

Yrd. Doç. Dr. Özcan IŞIK Murat KALKAN Saffet TOKGÖZ Ali TUNÇ

37 Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Yrd. Doç. Dr. Mutlu CUĞ

Yrd. Doç. Dr. Cem Sinan ASLAN Reis POLAT Arş. Gör. Mücahit FİŞNE

38 Suşehri Sağlık Yüksek Okulu

Yrd. Doç. Dr. Selma SABANCIOĞULLARI

Ahmet GÜLER

Erkan BEREKETOĞLU Veli ÇAKIR

39 Türk Müziği Devlet Konservatuarı Doç. Dr. Abdüllatif TÜZER

Celal AYBORAN

Mustafa BIÇAKÇI

40 Sivas Meslek Yüksekokulu Yrd. Doç. Dr. Selma ŞİMŞEK

Ali Rıza KOÇYİĞİT

Öğr. Gör. Sıddık YILMAZ

Öğr. Gör. Murat MİRİK

41 Cumhuriyet Meslek Yüksekokulu Öğr. Gör. Bayram GÜL

Bayram PAMUK

Yalçın YALMAN

Banu Denizli ÖZTÜRK

42 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Doç. Dr. Serkan AKKOYUN

Öğr. Gör. Levent AÇIKGÖZ

Mustafa ARIKAN

22


Cengiz UNUTMUŞ

43 Hafik Kamer Örnek Meslek Yüksekokulu Öğr. Gör. İbrahim İŞCAN

Öğr. Gör. Hakan KILIÇ

Oğuz DEMİRKAYA

Yunus ELİTOK

44 Divriği Nuri Demirağ Meslek Yüksekokulu Prof. Dr. Ayten ATEŞ

Öğr. Gör. Kenan KOÇKAYA

Öğr. Gör. Cemal ÇETİN

İrfan ÖZEN

45 Suşehri Timur Karabal Meslek Yüksekokulu

Öğr. Gör. Haldun MUSUL

Öğr. Gör. Veysel YILMAZ

Ercan GÜLEÇ

Kürşad AYHAN

46 Şarkışla Âşık Veysel Meslek Yüksekokulu Öğr. Gör. Dilek ÇINAR ÖZ

Metin UZUN

Bayram ÖZKAN

Zekai ALTINKAYA

47 Gürün Meslek Yüksekokulu Öğr. Gör. Bülent KAYAPINAR

Öğr. Gör. Hüseyin ÖZÜPEKÇE

Alper VARDAR

48 Kangal Meslek Yüksekokulu Öğr. Gör. Murat YÜCEDAĞ

Savaş KABASAKALOĞLU

Ahmet DELİBAŞ

Davut İbrahim DOĞAN

49 Zara Ahmet Çuhadaroğlu Meslek Yüksekokulu

Yrd. Doç. Dr. İlkay Noyan YALMAN

Öğr. Gör. Servet OKUR

Öğr. Gör. Abdullah MISIRLIOĞLU

Öğr. Gör. Belma ŞENOL

Öğr. Gör. Bekir KURT

İbrahim KIRATLI

50 Yıldızeli Meslek Yüksekokulu Öğr. Gör. Emre HASTAOĞLU

Suat ÇAMLIBEL

Atila ÇETİNKAYA

51 İmranlı Meslek Yüksekokulu Öğr. Gör. Adem UZUN

Öğr. Gör. Nail ALTUNAY

Yunus YÜKSEK

Adem DURNA

52 Gemerek Meslek Yüksekokulu Öğr. Gör. Emre ARSLAN

Öğr. Gör. M. Akif BUZPINAR

Öğr. Gör. Bengü ÇINA

Davut YAŞA

53 Koyulhisar Meslek Yüksekokulu Doç. Dr. Fikret KOÇBULUT

Yrd. Doç. Dr. Ahu KUTLAY

Öğr. Gör. Mehmet IŞIK

Şükrü ŞAHİN

Tablo 5: İç Kontrol Birim Koordinatörleri ve Çalışma Grubu Üyeleri

23


3. İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ VE STANDARTLARI İç kontrol standartları, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Bakanlık tarafından

belirlenmiş ve tebliğ olarak 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” adı ile yayımlanmıştır. Tüm kurumlar, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür.

Tebliğde Kanun’a ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, tüm kurumlar görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği bildirilmiştir. Merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığınca hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde 5 bileşen esas alınarak aşağıdaki 18 standart, her bir standart için gerekli toplam 79 genel şart belirlenmiş ve 94 eylem öngörülmüştür.

Şekil 3: İç Kontrol Standartları

24


3.1. Kontrol Ortamı Standartları İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere

ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. Kontrol ortamı standartları toplam dört adet standarttan oluşmaktadır.

Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük

Standart 2: Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

Standart 3: Personelin yeterliliği ve performansı

Standart 4: Yetki Devri

Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KOS 1.1. İç kontrol sisteminin işleyişi, yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

UYG 1- İç kontrol sistemi ve işleyişinin yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesini ve desteklenmesini temin etmek maksadıyla, öncelikle Kurum personeline ve yöneticilerine İç Kontrol Sisteminin tanıtılması hedeflenmiştir. Kurumumuzda İç Kontrol Sistemini kurmak, işletmek ve değerlendirmek yönetimin sorumluluğundadır.

UYG 2- Bütün iş, işlem, eylem ve süreçlerde rol alan görevlileri kapsayan iç kontrolün temel ilke ve kavramlarının benimsenmesi, ortak kavram birliği oluşturulması; İç Kontrol Sisteminin işleyişi hakkında bilgilendirme faaliyetleri kapsamında eğitim, seminer vs. düzenlenmelidir. Yılda bir defa tüm personele uygulamaya geçildikten sonra eğitim ve bilgilendirme yapılmalı ve bu işlem kayıt altına alınmalıdır.

KOS 1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar.

UYG 1- Yöneticilerin, iç kontrol sisteminin ilkelerini benimsemeleri için zaman zaman bilgilendirme toplantıları düzenlemelidir. Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, mesleki değerlere, dürüst yönetim anlayışına sahip olarak, mevzuata aykırı faaliyetleri engelleyerek, kapsamlı bir yönetim anlayışına uygun bir çalışma ortamı ve saydamlık sağlamalı ve bu konuda personele örnek olmalıdır.

KOS 1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

UYG 1- Üniversitemizde oluşturulan Etik Kurul ve üst yönetim, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’te yer alan “Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesini” düzenleyerek personele duyurulmasını ve imzalatılmasını sağlamalıdır.

UYG 2- Ayrıca Üniversite içinde kurumsal etik değerler, uygun yerlere büyütülerek asılmalı ve web sayfalarında yayınlanmalıdır.

25


KOS 1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

UYG 1- Kamu görevlilerinin yetki ve kaynakları kullanırken kamu menfaatini ön planda tutmaları ve tarafsızlık, saydamlık, hesap verebilirlik gibi etik davranış ilkelerine uyulması açısından uygulama süreci izlenebilir ve faaliyetlerin tüm aşamalarının şeffaf olması amacıyla yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ulaşılabilmesi sağlanacaktır.

UYG 2- Kurumumuzun belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutulacak, hazırlanan raporlar düzenli olarak çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna duyurulması sağlanır.

UYG 3- Kurumumuzun faaliyetlerinde daha sağlıklı, etkin ve etkili bir ortam için saydam ve şeffaflık içeren "İşlem Süreçleri, Temel Süreçler, İş Akış Şemaları " oluşturulmalı ve Üniversite sayfasında duyurulmalıdır.

KOS 1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.

UYG 1- Kurum personeline, hizmet alanlara adil ve eşit davranılması için tüm personele verilecek eğitim programlarına dahil edilecek ve çeşitli bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir.

UYG 2- Hizmetten yararlananların şikâyet ve önerilerinin değerlendireceği bir öz değerlendirme ve anket sisteminin geliştirilmesi sağlanır.

KOS 1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

UYG 1- İdari ve Akademik tüm birimlerin her an hesap verebilir durumda bilgi ve belgelerini hazır bulundurmaları sağlanır.

UYG 2- İdarenin faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeler, mali saydamlık ve hesap verebilirlik kapsamında kurum web ortamında duyurulur.

Standart 2: Misyon-Organizasyon Yapısı ve Görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli,

personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KOS 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

UYG 1- Üniversitemizin misyon ve vizyonunun tüm personele duyurularak, benimsenmesi sağlanır.

KOS 2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

UYG 1- Kurumun faaliyetlerine ilişkin süreç analizleri yapılır. Birimlere ilişkin belirlenecek olan görev, yetki ve sorumluluk tanımları ile mevcut görev, yetki ve sorumluluk tanımları karşılaştırılacak, revize yapılması gerekenler ve tanımlanmamış görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanır. Bu çerçevede personele gerekli tebliğler yapılır. Bu görev tanımları iç kontrolle ilgili web sayfasında ve Üniversitenin organizasyon el kitabında yer almalıdır.

KOS 2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

26


UYG 1- Birim personelinin görev dağılım çizelgesi oluşturulur, personele yazılı olarak bildirilmesi sağlanır.

UYG 2- Çalışanların kendi yetki ve sorumluluklarını daha iyi anlayabilmeleri ve iç kontrolün işlevinin ne olduğunu kavrayabilmeleri için, kurumdaki tüm birimlerin yetki ve sorumlulukları hakkında çalışanlar bilgilendirilir.

KOS 2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

UYG 1- Üniversitenin teşkilat şeması hazırlanır, fonksiyonel görev dağılımlı şemalar oluşturulur ve her yıl güncellenir.

KOS 2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

UYG 1- Üniversitemizin organizasyon yapısı, imza yetkileri yönergesi doğrultusunda; sorumluluk dağılımı; hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde oluşturulur. Kurumun birimlerince ihtiyaç duyulacak her türlü bilgi ve belge uygun şekilde tasnif edilerek, erişilebilir ve güncel tutulur.

KOS 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

UYG 1- Birimin faaliyetlerinde, birim yöneticisi tarafından hassas görevlerin belirlenmesi ve bu görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmesi ve görevi yapan personele yazılı olarak duyurulması sağlanır.

KOS 2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

UYG 1- Üniversitemizde oluşturulacak Elektronik Dökümantasyon Yönetim sistemi ile, Üst yönetim İç Kontrol Sistemindeki raporlama mekanizmalarını; izlenebilir, denetlenebilir, kontrol edilebilir ve karar alma süreçlerine katkı sağlayacak şekilde raporlanabilir saydam bir ortam haline getirecek ve yıllık faaliyet raporlarında belirterek web sayfasında yayınlayacaktır.

Standart 3: Personelin Yeterliliği ve Performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın

değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KOS 3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

UYG 1- İdarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesinin sağlanması için personele göre iş değil işe göre personelin atanması sağlanır. Üniversitedeki birim yöneticileri personel ihtiyacı idarenin amaçlarını gerçekleştirecek doğrultuda mesleki ve teknik personel ihtiyacı belirler ve Rektörlük Makamına sunar.

UYG 2- Üniversitemiz personelinin performanslarını iyileştirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak amacıyla; yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmaları için mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmaya yönelik eğitimler verilir.

27


KOS 3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

UYG 1- İdarenin yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için her türlü tedbir alınmalı ve düzenli eğitim programları yapılır.

KOS 3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

UYG 1- Görev tanımlarında belirlenen mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalışmalar yapılır.

KOS 3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

UYG 1- Personelin işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde yapılacak düzenlemelerin personelin işe alınması iletişim araçlarıyla duyurulması sağlanacaktır. Belirli aralıklarla personelin eğitim gereksinimleri gözden geçirilmeli ve görev tanımları, işe alma, eğitim, terfi gibi konuları kapsayan yazılı insan kaynakları politikaları benimsenmelidir.

KOS 3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

UYG 1-, Üniversitemiz personellerinin eğitim ihtiyaçları analiz edilerek oluşturulacak Hizmet İçi Eğitim Yönergesi kapsamında ve plan dahilinde eğitimler yapılır.

KOS 3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.

UYG 1- Yöneticiler personelin yeterliliği ve performansını, geliştirmek üzere Hizmet İçi Eğitim Yönergesi kapsamında belirlenecek kriterler çerçevesinde her yılın aralık ayında anketler yapılarak değerlendirilir, sonuçları gerekirse personelle paylaşılır ve gerekli önlemler alınır.

KOS 3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.

UYG 1- Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personele performansının arttırılması için çözümler üretilmeli gerekiyorsa çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanır. Yapılan performans değerlendirmelerinde yüksek performans gösteren personel mevzuat çerçevesinde ödüllendirilir.

KOS 3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

UYG 1- İnsan kaynakları yönetimine ilişkin, yazılı hale getirilen düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla duyurulacaktır.

Standart 4: Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak

bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

28


Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KOS 4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele

duyurulmalıdır.

UYG 1- İş akış şemalarında, kullanılması gerektiği belirtilen evrakı imzalamaya ve onaylamaya yetkililer belirlenecek ve durum ilgililere bildirilecektir. Her personelin iş akışı sırasındaki hiyerarşiyi bilmesi sağlanır.

KOS 4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.

UYG 1- Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenir ve ilgililere bildirilir.

KOS 4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.

UYG 1- Üniversitemizde yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanır, devredilen yetkinin; yetki verilen kişinin tanımlanacak görevine uyumlu olması sağlanır ve yazılı olarak ilgili personele tebliğ edilir. Ayrıca yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılır.

KOS 4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

UYG 1- Kurumda yetki devri işlemleri, hiyerarşi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kişi veya kişilere yapılmalıdır.

KOS 4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

UYG 1- Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin sınırlarına ve hangi aralıklarla yetki devralanın geri dönüş ve raporlama sağlayacağı hususlarına yer verilir.

3.2. Risk Değerlendirme Standartları Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak

gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. Toplam iki adet standarttan oluşmaktadır.

Standart 1: Planlama ve Programlama

Standart 2: Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

Standart 1: Planlama Ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç

duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: RDS 5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.

29


UYG 1- Kurumun, misyon ve vizyonunu oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performans göstergelerini ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanacak ve Stratejik Plan Şube Müdürlüğünce izlenecektir.

UYG 2- Performans bütçeleme sistemiyle, hem faaliyetlerin hem de bütçenin performansının belirli aralıklarla ölçülmesi, oparesyonel ve mali bilgilerin doğruluğunun diğer destekleyici belge ve bilgilerle karşılaştırılması sağlanmalıdır.

RDS 5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.

UYG 1- Üniversitemizin gelecek yıllara ilişkin bütçeleri; faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyaçları, performans hedef ve göstergelerini içeren yıllık performans programlarına dayalı olarak hazırlanacaktır.

RDS 5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

UYG 1- Üniversitemiz birimleri tarafından hazırlanan performans programları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından konsolide edilerek, idare performans programı oluşturulacak ve üst yöneticiye iletilecektir.

RDS 5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

UYG 1- Üniversitemiz birim yöneticileri, faaliyetlerini ilgili mevzuat, hazırlanacak stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak gerçekleştirecektir.

RDS 5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

UYG 1- Tüm Birimler, görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde hedefler belirleyecek, bu hedefleri personelle paylaşacaklardır.

RDS 5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

UYG 1- Tüm birimler hedeflerini stratejik plana uygun olarak; spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir ve süreli olmasını sağlayacak şekilde belirleyecektir.

Standart 2: Risklerin Belirlenmesi Ve Değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini

engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: RDS 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

UYG 1- Birimimizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için yetkili ve yetkin İç Kontrol Birim Çalışma Grupları oluşturulacaktır.

UYG 2- İç Kontrol Birim Çalışma Grupları tarafından, birim iş takvimi hazırlanacak ve risk belirleme anketi düzenlenerek, risk belirleme ve değerlendirilmesi yapılarak risk envanteri oluşturulacaktır.

30


UYG 3- Tespit edilen risklerin envanteri çıkarılacak ve süreç bazlı çalışmalarda uygun kontrol noktalarının oluşturulmasıyla risklerin gerçekleşmesi önlenmeye çalışılacaktır.

RDS 6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

UYG 1- Oluşturulan İç Kontrol Birim Çalışma Grupları tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporları ile İç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülmelidir.

RDS 6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

UYG 1- Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, İç Kontrol Birim Çalışma Grupları tarafından, belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planları oluşturulacaktır.

3.3. Kontrol Faaliyetleri Standartları Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti bu kapsamda belirlenir ve

uygulanır. Kontrol Faaliyetleri toplam altı adet standarttan oluşmaktadır.

Standart 1: Kontrol stratejileri ve yöntemleri

Standart 2: Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

Standart 3: Görevler ayrılığı

Standart 4: Hiyerarşik kontroller

Standart 5: Faaliyetlerin sürekliliği

Standart 6: Bilgi sistemleri kontrolleri

Standart 1: Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve

yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KFS 7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

UYG 1- Üniversitemiz birimleri tarafından faaliyet alanları ve riskler ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol mekanizmaları oluşturularak bunların uygulanması sağlanır.

UYG 2- Yönetim, her kademede kontrol faaliyetlerini tanımlayarak etkin bir iç kontrol yapısı oluşturmak için uygun kontrol mekanizmaları belirlemelidir. Yöneticiler, amaca ulaşmak için gerekli plan ve programları yaptıktan sonra izlenecek yöntemleri ve süreçleri oluşturacaklardır. Bu çerçevede karşılaşılabilecek riskler ve riskleri minimize etmek için gerekli kontrol faaliyetlerini belirleyerek amaca ulaşmayı sağlayacak kontrol sistemlerini tasarlamalıdır.

KFS 7.2. Kontroller, gerekli hallerde işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

31


UYG 1- Kontroller, Ön Mali Kontrol Yönergesi ve mevcut mevzuat doğrultusunda, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsayacak şekilde yapılacaktır.

KFS 7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

UYG 1- Varlıkların dönemsel kontrolü ve güvenliği TKYS ve mevcut otomasyonlar ile sağlanmaya devam edilecek olup, birimlerce ihtiyaca ve mevzuata göre, belirlenen periyodlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak şartıyla tespit ve sayımlar yapılmalıdır.

KFS 7.4. Belirlenen kontrol yönetiminin maliyeti, beklenen faydayı aşmamalıdır.

UYG 1- Belirlenecek kontrol yönetimlerinin fayda maliyet analizi yapılarak, uygulanması sağlanacaktır.

Standart 2: Prosedürlerin Belirlenmesi Ve Belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara

ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunulmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KFS 8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

UYG 1- Üniversitemiz birimlerince; faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlenecektir. Bu prosedürler başlama, uygulama ve sonuçlandırma aşamalarını kapsayacak şekilde, prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olacaktır.

KFS 8.2. Prosedürler ve ilgili dökümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

UYG 1- Üniversitemiz Hizmet Envanteri ve Standartları prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

KFS 8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

UYG 1- Birimler; belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaşılabilirliğini ve ulaşılabilirliğini sağlamak üzere, günceli ve ihtiyacı sağlamak için altyapıyı oluşturacak belirlenen prosedürleri gözden geçirecek, ilgili dokümanları güncelleyecektir. Bunların internet ortamında yetkilendirilecek personelin erişimine açık bir şekilde bulundurulması sağlanacak, bilgilerin sürekli güncelleme ve revizyon işlemlerinden ilgili birimler sorumlu olacaklardır.

Standart 3: Görevler Ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali

karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KFS 9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

32


UYG 1- Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuat doğrultusunda işlerin farklı personel tarafından yapılması sağlanacaktır.

KFS 9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı birimlerde, yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

UYG 1- Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda, karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır.

Standart 4: Hiyerarşik Kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KFS 10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

UYG 1- Yöneticiler tarafından iş ve işlemlerin birimleri tarafından iş akış şeması ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda sürekli olarak izleme yapılacaktır. Gerektiğinde riskli alanlarda yöneticiler veya görevlendirdiği kişilerce kontroller yapılmalıdır.

KFS 10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

UYG 1- Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır.

UYG 2- Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır.

Standart 5: Faaliyetlerin Sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KFS 11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır

UYG 1- Sürekli veya çeşitli nedenlerle geçici olarak boşalan kadrolar aracılığıyla yürütülen görevlerin aksamaması için gerekli tedbirler alınmalıdır. İş akış şemaları çıkartılarak tüm personelin bilgilendirilmesi sağlanmalıdır. Her iş için asil ve yedek sorumlular belirlenecektir.

KFS 11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.

UYG 1- Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedeniyle görevlerinden ayrılanların yerine usulüne uygun olarak asgari asil personeldeki şartları haiz vekil personel görevlendirilmelidir.

33


KFS 11.3. Görevinden ayrılan personelin iş veya işleklerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanır.

UYG 1- Birimlerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanmalıdır ve personelin yerine görev yapacak diğer personel arasındaki bilgi/belge akışını sağlayacak önlemler alacaklardır.

Standart 6: Bilgi Sistemleri Kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol

mekanizmaları geliştirmelidir.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: KFS 12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

UYG 1- Kurumda bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenirliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları belirlenecek ve uygulanacaktır. Üniversitemizde bilgi sistemleri için oluşturulacak erişim kontrolleri; bilgi teknolojileri donanımının, veri dosyalarının ve bilgisayar programlarının izinsiz kullanımını önleyecektir.

UYG 2- Bilgi sistemlerine uygulanacak sistem geliştirme ve belgeleme kontrolleri ile inceleme, test etme ve yeni sistemlerin onaylanması; program değişikliklerini meydana getirecektir. Sistem geliştirme ile sistemin veya sistemlerin amaçlarına uygun olarak işletilmesi sağlanacaktır.

KFS 12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.

UYG 1- Bilgi İşlem Daire Başkanlığı koordinasyonunu altında tüm birimlerin katılımının sağlandığı toplantılarla veri ve bilgi girişi yazılım programlarının gerekli olan bilgi ve raporları üretecek bir analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanacaktır. Birimler hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile işbirliği içerisinde veri, bilgi girişi ve bunlara erişim konusunda yetkilendirme işlemlerini hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde yapacaklardır. Bilgi teknolojileri sistemi içinde görevlerin ayrılığı ilkesi uygulanacaktır. Yetkisiz kişi veya kişilerin sisteme müdahale etmesini engelleyecek; sistem farklı kişiler ve gruplar arasında yetki ve sorumluluk dağıtılacak şekilde tasarlanacaktır.

KFS 12.3. İdareler, bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar getirmelidir.

UYG 1- Üniversitemizde bilişim yönetimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Bulunan verilerin güvenilirliği, korunması ve verilerin raporlanması bir organizasyonun yönetimi için önemli olduğundan bilgi sistemlerindeki bilgilerin doğruluğunun kontrol edilmesini sağlayacak mekanizmaların oluşturulması için çalışmalar yapılacaktır.

UYG 2- Çıkarılacak olan bilgi sistemleri envanteri doğrultusunda Üniversitemizin bilişim yönetimini sağlayacak mekanizmaların geliştirilmesi için, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı koordinasyonunda çalışma programı hazırlanacaktır.

34


3.4. Bilgi Ve İletişim Standartları İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin

iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. Bilgi ve İletişim standartları, toplam dört adet standarttan oluşmaktadır.

Standart 1: Bilgi ve iletişim

Standart 2: Raporlama

Standart 3: Kayıt ve dosyalama sistemi

Standart 4: Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

Standart 1: Bilgi Ve İletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin

Cumhuriyet Üniversitesinde bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: BİS 13.1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

UYG 1- Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi kurulması çalışmalarına devam edilecektir.

BİS 13.2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.

UYG 1- Yönetim Bilgi Sistemi ile, gizliliği bulunmayan bilgi ve belgelere tüm kurum personelinin ulaşabilmelerini sağlayacak şekilde geliştirilecektir ve uygulanacaktır. Bu amaçla Kurumun tüm ana ve ilgili mevzuatı internet ortamında ve kolay ulaşılabilir durumda getirilecektir. Birimlerin mevzuatla belirlenmiş görev ve sorumluluklarının neler olduğunu, iş akış şemalarını ve organizasyon yapılarını, internet ortamında açmaları sağlanacaktır. Bilgilerin sürekli güncellenmesinin sağlandığı sistem kurulacaktır.

BİS 13.3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.

UYG 1- Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için bilgi sistemlerinin tümü kamu mali yönetimi sistemini destekleyecek gerekli kapasite, entegrasyon ve esneklikte olacaktır. Ayrıca Üniversite birimleri faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Kâğıt ortamında bulunan dokümanlar elektronik belge haline dönüştürülecektir. Belgelerin tanımlanan iş akışları ile dolaşımı yönetilerek, bu belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım sağlanacak, bilginin güvenliği ve doğruluğu için uygulamalardaki ortak bilgi giriş alanları oluşturulacak veya bilgiye kaynağından ulaşabilmeyi sağlayacak sistemlerin oluşturulması sağlanacaktır.

BİS 13.4. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.

UYG 1- Yöneticilerin ve ilgili personelin, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin bilgilere ulaşabilmelerini sağlayacak elektronik ortak dosya sistemlerinin oluşturulması sağlanacak ve bilgilendirme toplantıları gerçekleştirilecektir.

BİS 13.5. Yönetim Bilgi Sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

35


UYG 1- Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacak, birimler faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akışı sağlayacaklardır.

BİS 13.6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

UYG 1- Üniversitemiz yöneticileri; misyon, vizyon, amaç ve hedefleri çerçevesinde; kurumsal etkinlik ve başarı sağlanabilmesi için, tüm çalışanlar tarafından görev, yetki ve sorumlulukların açıkça bilinmesini sağlayacaktır.

BİS 13.7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

UYG 1- İdarenin iletişim kanalları personele; faaliyetlerin değerlendirilmesi, sorunların saptanması ve çözüm önerilerinin geliştirilmesi konusunda teşvik edici şekilde açık tutulacaktır. Bu anlamda anket çalışmaları ve yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak, saptanan sorunlar ve çözüm önerileri idarenin gelişimi için değerlendirmeye alınacaktır.

Standart 2: Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik

ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: BİS 14.1. İdareler, her yıl amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.

UYG 1- Tüm birimlerle işbirliği yapmak suretiyle hazırlanan İdare Stratejik Planı, Faaliyet Raporu ve Performans Programı bilahare internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulacaktır.

BİS 14.2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.

UYG 1- Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanacak ve web sitemizden duyurulacaktır.

BİS 14.3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler İdare Faaliyet Raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.

Mevcut Durum: Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler İdare Faaliyet Raporunda gösterilmekte ve kamuoyuyla paylaşılmaktadır.

BİS 14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

UYG 1- Birim içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenerek faaliyetlerin gözetimi sağlanacaktır. Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personelin bilgilendirilmesi sağlanacaktır

Standart 3: Kayıt Ve Dosyalama Sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı

ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar:

36


BİS 15.1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

UYG 1- Üniversitemiz elektronik ortamdaki kayıt ve dosyalama sistemi dahil olmak üzere, gelen ve giden evrak ile kurum içi haberleşmeyi kapsayacak etkin ve etkili sistemler oluşturulacaktır.

BİS 15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.

UYG 1- Başbakanlık tarafından 24.03.2005 tarihinde yayımlanan 2005/7 nolu genelge ile Standart Dosya Planı çalışmaları ile kayıt ve dosyalama sistemine geçilmiştir. Yönetici ve yetkili personelin elektronik ortamda belgelere ulaşılabilirliği sağlanacaktır.

BİS 15.3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

UYG 1- Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemleri alacak mekanizmalar geliştirilecektir.

BİS 15.4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.

UYG 1- Kayıt ve dosyalama, başbakanlıkça belirlenen Standart Dosya Planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uyumlu olarak yapılmakta olup geliştirilecektir.

BİS 15.5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

UYG 1- Evrak biriminde çalışan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirilme faaliyetleri ve eğitimin verilmesi sağlanmalıdır.

BİS 15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

UYG 1- Üniversitemizde arşiv ve dokümantasyon konusunda mevzuat çalışmalarının tamamlanması ve sistemin buna göre tasarlanması sağlanacaktır. Üniversitemiz bünyesinde fiziki olarak birim arşivi oluşturulacak ve bu sistemin elektronik ortamda düzenlenip erişilebilirliği sağlanacaktır.

Standart 4: Hata, Usulsüzlük Ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini

sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: BİS 16.1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

UYG 1- Hata ve usulsüz işlemlere ilişkin bildirim işlemleri mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacak olup bu düzenlemelere ilişkin mevzuat hakkında personel hizmet içi eğitimle bilgilendirilecektir.

BİS 16.2. Yöneticiler, bildirilen hata ve usulsüz işlemlere ilişkin yeterli incelemeyi yapmalıdır.

UYG 1- Yöneticiler bildirilen hata ve usulsüz işlemlere ilişkin incelemeleri mevzuat

37


çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapacaktır. Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirileceklerdir.

BİS 16.3. Hata ve usulsüz işlemlere ilişkin işlemlerde personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

UYG 1- Hata ve usulsüz işlemlerden dolayı hakkında bildirimde bulunulan personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri alacaktır.

3.5. İzleme Standartları İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. Bu

anlamda izleme standartları toplam iki adet standarttan oluşmaktadır.

Standart 1: İç kontrolün değerlendirilmesi

Standart 2: İç denetim

Standart 1: İç Kontrolün Değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: İS 17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.

UYG 1- Üniversitemiz İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından, İç kontrol sisteminin işleyiş ine ilişkin periyodik aralıklarla analiz çalışması yapılacaktır. Kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikâyetler değerlendirilecektir. Yıllık faaliyet raporları değerlendirilerek hazırlanacak stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu izlenecektir.

İS 17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

UYG 1- Eylem kapsamında yapılan değerlendirmeler neticesinde belirlenen eksik yönler ile uygun olmayan kontrol yöntemleri için önlemlerin alınması sağlanacaktır

İS 17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

UYG 1- her birim kendi bünyesinde, birim İç Kontrol Hazırlama Grubu oluşturmuş olup, birim iç kontrol çalışmaları için Haziran ve Aralık aylarında birimlerine ilişkin Rapor hazırlayacaklardır.

İS 17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

UYG 1- İç kontrol sisteminin değerlendirilmesinde Birim İç Kontrol Hazırlama Grubu; yöneticilerin görüş ve önerileri ile çalışanların ve iç/dış paydaşların öneri, talep ve şikâyetleri ile düzenlenen iç ve dış denetim raporlarının sonuçlarını dikkate alan bir sistem geliştirilecektir

İS 17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

UYG 1- İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler için eylem planı oluşturulacak ve uygulanması sağlanacaktır.

38


Standart 2: İç Denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar ve uygulamalar: İS 18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.

UYG 1- İç Denetim; Üniversitemizin amaç ve hedeflerinin karşı karşıya olduğu riskler esas alınarak İç Denetim Birimince hazırlanacak, İç Denetim Plan ve Programı Çerçevesinde yapılacaktır. İç denetim faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde periyodik olarak yürütülecektir.

İS 18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.

UYG 1- İç denetim birimi tarafından gerek sürekli izleme faaliyetleri ve gerekse bağımsız izleme faaliyetleri sonucunda tespit edilen aksaklıklar, gerekli önlemlerin alınması için ilgili birimlere bildirilecektir. Bu nedenle yöneticiler, denetim bulgularını ve diğer incelemeleri gözden geçirecek, değerlendirecek ve önerileri dikkate alarak uygun tedbirlerin alınmasını sağlayacaklardır.

UYG 2- İç Denetim Birimi; Üniversitemizdeki varlıkların güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgariye indirilmesi için faaliyetleri olumsuz etkileyecek risklerin tanımlanması ve bunlar için gerekli önlemlerin alınması, iç kontrol sisteminin sürekli gözden geçirilmesi konularında yönetime raporları aracılığı ile önerilerde bulunacaktır. Bu raporlar çerçevesinde Üniversite birimlerince kontrol, yönetim ve risk yönetim süreçleri değerlendirilerek gerekli iyileştirmeler oluşturulacak planlar ile uygulamaya konulacaktır. Yürütülen iç denetim faaliyetleri sonucunda birimlerce alınması gereken önlemleri içerir kapsamlı bir eylem planı denetlenen birim tarafından hazırlanacak, uygulanacak ve sonuçları İç Denetim Birimi tarafından takip edilecektir.

39

40

Tablo 6: İç Kontrol Eylem Planı Matrisi

CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI MATRİSİ

İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ

STANDART KODU

STANDART ADI GENEL ŞART SAYISI

BELİRLENEN EYLEM SAYISI

KONTROL ORTAMI

1 Etik Değerler Ve Dürüstlük 6 12

2 Misyon, Organizasyon Yapısı Ve Görevler 7 8

3 Personelin Yeterliliği Ve Performansı 8 9

4 Yetki Devri 5 5

RİSK DEĞERLENDİRME 5 Planlama Ve Programlama 6 7

6 Risklerin Belirlenmesi Ve Değerlendirmesi 3 5

KONTROL FAALİYETLERİ

7 Kontrol Stratejileri Ve Yöntemleri 4 5

8 Prosedürlerin Belirlenmesi Ve Belgelendirilmesi 3 3

9 Görevler Ayrılığı 2 2

10 Hiyerarşik Kontroller 2 3

11 Faaliyetlerin Sürekliliği 3 3

12 Bilgi Sistemleri Kontrolleri 3 5

BİLGİ VE İLETİŞİM

13 Bilgi Ve İletişim 7 7

14 Raporlama 4 3

15 Kayıt Ve Dosyalama Sistemi 6 6

16 Hata, Usulsüzlük Ve Yolsuzlukların Bildirilmesi 3 3

İZLEME 17 İç Kontrolün Değerlendirilmesi 5 5

18 İç Denetim 2 3

TOPLAM 79 94

41

1- KONTROL ORTAMI

KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır

Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı Ve Genel Şartı

Mevcut Durum Eylem Kod No

Öngörülen Eylem Veya Eylemler

Sorumlu Birim Veya

Çalışma Grubu Üyeleri

İşbirliği Yapılacak

Birim Çıktı /Sonuç Tamamlan

ma Tarihi Açıklama

KOS 1.1

İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

Üniversitemizin 2009-2011 dönemini kapsayan İç Kontrol Eylem Planında öngörülen tüm eylemler, Maliye Bakanlığının 02/12/2013 tarih ve 10775 sayılı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi gereğince revize edilerek, kamu iç kontrol standartları ve bu standartların sağlanması için belirlenmiş genel şartlar çerçevesinde yeniden değerlendirilmiştir.

KOS 1.1.1

İç kontrol sistemi, işleyişi ve iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında bilgilendirme faaliyetleri yapılacaktır.

-PDB -SGDB

Tüm Birimler

Eğitim Faaliyetleri, Bilgilendirme Toplantıları ve El Kitabı

31.12.2015

Yeterli güvence sağlanmadığından ilgili eylem öngörülmüştür.

KOS 1.2

İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır.

Yöneticiler, iç kontrol sisteminin uygulanmasına personele örnek olma konusunda kararlı bir tutum içerisindedirler.

KOS 1.2.1

Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, personele uygun bir çalışma ortamı sağlayacaklardır.

-PDB -SGDB

Tüm Birimler

İç Kontrol Bilgilendirme Toplantıları

31.12.2016


KOS 1.3

Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır

1-5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve bazı kanunlarda değişiklik Yapılması Hakkındaki Kanunun 1. Maddesinde Üniversiteler hakkında bu kanun hükümleri uygulanmaz denilmektedir. 2-Yükseköğretim Kurumları Etik davranış İlkeleri yayımlanmış olup, tüm birimler bilgilendirilmiştir. Üniversitemizin Etik Kurul oluşturma çalışması halen devam etmektedir.

KOS 1.3.1

Akademik ve idari personeli kapsayan Etik Yönergesi hazırlanarak uygulamaya konulması sağlanacaktır.

-PDB -SGDB

Tüm Birimler

1-Bilimsel araştırma Ve Yayın Etiği Yönergesi

2-Etik davranış İlkeleri ve Etik Komisyon Yönergesi

31.12.2015


42

Standart Kod No

Kamu İç Kontrol

Standardı Ve Genel Şartı

Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem Veya Eylemler

Sorumlu Birim Veya



Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanm

a Tarihi Açıklama

KOS 1.4

Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

Üniversitemiz, faaliyet raporu, mali durum ve beklentiler raporu, yatırım değerlendirme raporu, kamu kurum ve kuruluşları ile kurum içi birimlere dağıtılmakta, ayrıca internet sitesinde yayımlanmaktadır

KOS 1.4.1

Yürütülen faaliyetler ile ilgili bilgi ve belgelerin ulaşılabilir olmasına ve internet sitesinde yayımlanmasına devam edilecektir.

-PDB -SGDB

Tüm Birimler Web ortamı 31.12.2016


-SGDB Tüm Birimler

Plan, Rapor, Web ortamı 31.12.2016


Faaliyetlerin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi amacı ile gerekli altyapı kısmen sağlanmıştır.

KOS 1.4.2

Faaliyetlerin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi amacı ile gerekli altyapı iyileştirme çalışmaları devam etmektedir.

-BİDB -SGDB

Tüm Birimler

Bilgisayar Yazılımı 31.12.2016


Senato ve Yönetim Kurulu kararları internet sitesinde yayımlanmaktadır.

KOS 1.4.3

Senato ve Yönetim Kurulu kararlarının internet sitesinde yayımlanmasına devam edilecektir.

-Genel Sekreterlik

Senato Kararları Web Ortamı

31.12.2016


KOS 1.5

İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır

Hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması için, çeşitli oryantasyon eğitimleri, bilgilendirme faaliyetleri düzenlenmektedir

KOS 1.5.1

Hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması için, tüm personel, verilecek eğitim programlarına dâhil edilecek ve konu ile ilgili olarak çeşitli bilgilendirme faaliyetlerine devam edilecektir.

-PDB Tüm Birimler

Seminer ve bilgilendirme toplantısı

31.12.2016


Üniversite personeline yönelik memnuniyet anketleri yapılmaktadır

KOS 1.5.2

Üniversite personeli ve hizmet verilenlere yönelik memnuniyet ve öz değerlendirme anketleri düzenlenmeye devam edilecek ve ilgili birimlerce değerlendirilerek, gerekli önlemler alınacaktır.

-PDB Tüm Birimler

Anket Rapor 31.12.2016


KOS 1.6

İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

Birim ve İdare Faaliyet Raporu eki İç Kontrol Güvence Beyanı; Üst Yönetici, Harcama Yetkilisi ve Mali Hizmetler Birim Yönetici Beyanı imzalanmaktadır.

KOS 1.6.1

İdarenin faaliyetlerine yönelik olarak düzenlenecek iç ve dış denetim raporları değerlendirilerek gerekli önlemler alınacaktır.

-SGDB Tüm Birimler

Bilgilendirme Yazıları 31.12.2016


KOS 1.6.2

İdare faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelere elektronik ortamda ulaşılabilmesi için Elektronik Doküman Yönetim Sistemi yazılımı oluşturulacak ve tüm birimlerin faydalanması sağlanacaktır.

-BİDB Tüm Birimler

Bilgisayar Yazılımı 31.12.2015


43

KOS 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı Ve Genel

Şartı Mevcut Durum

Eylem Kod No


Sorumlu Birim Veya



Birim Çıktı/Sonuç Tamamlanma

Tarihi Açıklama

KOS 2.1

İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

Üniversitemiz misyonu 2014-2018 Stratejik Planında yenilenmiş ve tüm birimler tarafından benimsenmesini sağlamak amacı ile yazılı ve çeşitli İletişim araçları (faaliyet raporu, web sayfası gibi) ile duyurulmuş ve web ortamında yayınlanmıştır.

KOS 2.1.1

Üniversitemiz misyonunun tüm birimler tarafından benimsenmesini sağlamak amacı ile yazılı ve çeşitli İletişim araçları (faaliyet raporu, web sayfası gibi) ile duyurular yapılmaktadır.

-Tüm Birimler

Tüm Birimler

Web ortamı 31.12.2016


KOS 2.2

Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Üniversitemiz İdari birimlerin ve alt birimlerinin görev tanımları kısmen yapılmış ve her birimin görev tanımlarını yapmaları ve elektronik ortamda yayımlamaları birimlerden talep edilmiştir.

KOS 2.2.1

Üniversitemiz misyonunu gerçekleştirmek üzere akademik ve idari birimlerce gerçekleştirilecek görevler tanımlanacak, yönetimin onayından sonra personele duyurulacak ve elektronik ortamda yayımlanacaktır.

-SGDB Tüm Birimler

Görev Tanım Formları

31.12.2015 Yeterli güvence sağlanmadığından ilgili eylem öngörülmüştür.

KOS 2.3

İdari birimlerde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir

Üniversitemiz birimlerindeki personelin görev dağılımı kısmen yapılmış olup, birimlerde çalışmalar devam etmektedir.

KOS 2.3.1

Üniversitemiz birimlerindeki personelin görev dağılımı yazılı olarak yapılacaktır

-SGDB -PDB

Tüm Birimler

Görev Dağılım Listesi


Birimlerden, belirledikleri görevlere ilişkin yetki ve sorumlulukları personele yazılı olarak tebliğ etmeleri istenilmiştir.

KOS 2.3.2

Birimler, belirledikleri görevlere ilişkin yetki ve sorumlulukları personele yazılı olarak tebliğ edeceklerdir.

-SGDB -PDB

Tüm Birimler

Tebliğ Tebellüğ Belgesi


KOS 2.4

İdarenin ve birimlerin Teşkilat Şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir

Üniversitemiz misyonu doğrultusunda Teşkilat Şeması bulunmakta ve web ortamında yayımlanmaktadır.

KOS 2.4.1

Üniversitemiz misyonu doğrultusunda Teşkilat Şeması bulunmakta ve web ortamında yayımlanmakta olup, her yıl güncellenecektir

-SGDB -PDB

Tüm Birimler

Teşkilat Şeması 31.12.2015


44


Standart Kod No




Sorumlu Birim



Tarihi Açıklama

KOS 2.5

İdarenin ve birimlerin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

Üniversitemiz birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak; birimlerin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisi yürütülmektedir

KOS 2.5.1

Üniversitemiz birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak birimlerin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verilebilirlik ve uygun raporlamaya ilişkin bir yönerge hazırlanacaktır.

-SGDB -PDB Tüm Birimler Yönerge 31.12.2015


KOS 2.6

İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurulmalıdır.

Hassas görevler yazılı olarak tanımlanmamış ve bu görevlere ilişkin prosedürler ilgili mevzuat dışında belirlenmemiştir.

KOS 2.6.1 Tüm birimlerde hassas görev prosedürleri belirlenecektir.

-SGDB -PDB

Tüm Birimler Genelge 31.12.2015


KOS 2.7

Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

Birimler itibariyle, yapılan iş ve işlemler için, Öğrenci İşleri Otomasyonu, Personel Otomasyonu, E-Bütçe Otomasyonu, KBS Otomasyonu, Say2000i Otomasyonu, taşınır Otomasyonu, İhale Otomasyonu Kütüphane Otomasyonu, Yemekhane Otomasyonu sağlanmıştır.

KOS 2.7.1

Yöneticiler tarafından verilen görevlerin izlenmesinin kolaylaştırılması için Elektronik Dokümantasyon Yönetim Sistemi İş Takip Programı yazılımı geliştirilmesi sağlanacaktır.

-BİDB -SGDB

Tüm Birimler

Elektronik Dokümantasyon Yönetim sistemi iş Takip Programı Yazılımı

31.12.2015


45

KOS 3

Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

Standart

Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı Ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem

Kod No Öngörülen Eylem Veya

Eylemler Sorumlu Birim


Birim Çıktı/Sonuç Tamamlanm

a Tarihi Açıklama

KOS 3.1

İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

Üniversitemiz Stratejik planında yer alan hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik personel ihtiyaç tespitleri yapılmaktadır.

KOS 3.1.1

Üniversitemiz stratejik planında yer alan hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik personel temini yapılmaya devam edilecek, personelin mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmaya yönelik eğitimler verilecektir.

-PDB -SGDB Tüm Birimler

Kadro Tahsis Cetvelleri

31.12.2016


KOS 3.2

İdarenin yönetici ve personeli, görevlerini etkin ve etkili bir Şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Üniversitemiz yönetici kadrosu ve personeli için hizmet içi ve destekleyici eğitim programları hazırlanmakta, yeterli katılım sağlanmaya çalışılmaktadır.

KOS 3.2.1

Üniversitemiz yönetici kadrosu ve personeli için her yıl hizmet içi ve destekleyici eğitim programları düzenlenmeye devam edilecektir.

-PDB Tüm Birimler

Hizmet İçi Eğitim ve Destekleyici Eğitim Programlarına katılan personel sayısı

31.12.2016


KOS 3.3

Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

Unvan tanımlarına bağlı olarak mesleki yeterlilik kriterleri belirlenmekte olup, YÖK, ulusal gazeteler ve Web’te ilanlar verilerek merkezi yerleştirme sistemiyle alım yapılmaktadır.

KOS 3.3.1

Personel alımında görev tanımlarına bağlı olarak mesleki yeterlilik kriterleri belirlenerek ilan edilmeye devam edilecektir.

-PDB Tüm Birimler

Artan iş verimi, memnuniyeti

31.12.2016


Üniversitemiz akademik ve idari Birimlerine yasal mevzuat çerçevesinde, her görev için en uygun personel ataması yapılmaktadır.

KOS 3.3.2

Her görev için en uygun Personel atanacak ve/veya kurum içi görev değişiklikleri yapılmaya devam edilecektir.

-PDB Tüm Birimler

Atama onayı ve görevlendirme yazısı

31.12.2016


KOS 3.4

Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

Mevcut mevzuat çerçevesinde; işe alma, ilerleme ve yükselmelerde objektif kriterlere yer verilmektedir.

KOS 3.4.1

Mevcut mevzuat çerçevesinde; işe alma, ilerleme ve yükselmelerde objektif kriterlere yer verilecek ve personele duyurulmaya devam edilecektir.

-PDB Tüm Birimler İlan 31.12.2016


KOS 3.5

Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

Hizmet İçi Eğitim Yönergesi hazırlanmamıştır.

KOS 3.5.1

Hizmet İçi Eğitim Yönergesi hazırlanacaktır. -PDB Tüm Birimler

Hizmet içi Eğitim Yönergesi

15.06.2016


46

Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı Ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem


Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

KOS 3.6

Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.

Mevcut mevzuatta personelin yeterliliği ve performansı konusunda herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır.

KOS 3.6.1

Personelin yeterliliği ve performansı konusunda anket hazırlanacaktır.

-PDB Tüm Birimler

Anket Sonuçları Değerlendirmesi

31.12.2016


KOS 3.7

Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin Performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.

Üniversitemizde personel performans değerlendirmesine ilişkin bir mekanizma bulunmamaktadır.

KOS 3.7.1

Tüm birimlerde Periyodik olarak performans değerlendirmesine yönelik yapılanma gözden geçirilerek, yetersiz bulunan personellere, performansının artırılması amacıyla eğitim programları düzenlenecektir

-PDB Tüm Birimler

Yıllık Eğitim Raporları 31.12.2015

Düzenlenecek performans mevzuatı kapsamında, eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri talep edilecektir.

KOS 3.8

Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla duyurulmaktadır.

KOS 3.8.1

Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususların personele İletişim araçlarıyla duyurulmasına devam edilecektir.

-PDB Tüm Birimler

Web sayfası ve diğer iletişim araçları

31.12.2016


47

KOS 4 Yetki Devri: İdarelerde Yetkiler Ve Yetki Devrinin Sınırları Açıkça Belirlenmeli Ve Yazılı Olarak Bildirilmelidir. Devredilen Yetkinin Önemi Ve Riski Dikkate Alınarak Yetki Devri Yapılmalıdır.

Standart Kod No


Şartı Mevcut Durum Eylem


Eylemler Sorumlu

Birim İşbirliği

Yapılacak Birim

Çıktı/Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama

KOS 4.1

İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

Üniversitemiz birimlerinde iş akış süreçlerindeki mevcut imza ve onay listeleri kısmen hazırlanarak personele duyurulmuş olup, çalışmalar devam etmektedir.

KOS 4.1.1

Üniversitemiz birimlerinde iş akış süreçlerindeki mevcut imza ve onay listeleri hazırlanacak ve personele duyurulacaktır.

-PDB -SGDB -HUKM

Tüm Birimler

Yönerge İş akış Süreç ve şemaları

31.12.2015


KOS 4.2

Yetki devirleri, üst yönetici tarafından Belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.

Yetki devirleri, yasal mevzuat çerçevesinde ilgili birimlerce yazılı olarak hazırlanmakta, ilgili birimlere bildirilmektedir.

KOS 4.2.1

Yetki devirleri, yasal mevzuat hükümleri dikkate alınarak üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde, devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilmeye devam edilecektir.

-SGDB Tüm Birimler Yönerge 31.12.2015


KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.

Yetki devredilmesinde, devredilecek yetkinin sınırları dikkate alınarak yetki devri yapılmaktadır.

KOS 4.3.1

Üniversitemizde yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanır, devredilen yetkinin; yetki verilen kişinin tanımlanacak görevine uyumlu olması sağlanır ve yazılı olarak ilgili personele tebliğ edilir. Ayrıca yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılacaktır.

KOS 4.2.1 Kapsamında işlem yapılacaktır.

KOS 4.4

Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Yetki devredilen personel, yetkiyi devreden personelin görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yetenekleri dikkate alınarak belirlenmektedir.

KOS 4.4.1

Kurumda yetki devri işlemleri, hiyerarşi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kişi veya kişilere yapılacaktır.


KOS 4.5

Yetki devredilen Personel, yetkinin Kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

Yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve yetki devralanın hangi periyotlarla geri dönüş sağlayacağı hususlarına kısmen yer verilmektedir.

KOS 4.5.1

Yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve yetki devralanın hangi periyotlarla geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir.


48

2- RİSK DEĞERLENDİRME

RDS 5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

Standart Kod No




Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

RDS 5.1

İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.

Üniversitemizin misyon ve vizyonunu, stratejik amaçlar ve hedeflerini, performans göstergelerini, izleme ve değerlendirme yöntemlerini gösteren, 2014-2018 Yılı Stratejik Planı yayımlanmıştır.

RDS 5.1.1

Kurumun, misyon ve vizyonunu oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performans göstergelerini ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanacak ve Stratejik Plan Şube Müdürlüğünce izlenecektir.

-Alan Komisyonları, -SGDB

Tüm Birimler

Stratejik Plan (2014-2018)

31.12.2016 .

RDS 5.2

İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.

Üniversitemizin performans programı hazırlanmasına ilişkin Stratejik Plan Şube Müdürlüğü görevlendirilmiştir. Bir yıllık periyotlar halinde değerlendirme çalışmaları yapılmakta ve her yıl Performans Programı yayımlanmaktadır.

RDS 5.2.1

Üniversitemizin Performans Programı, ilgili mevzuat çerçevesinde her yıl yayımlanmaya devam edilecektir.

-SGDB Tüm Birimler

Performans Programı 31.12.2016


RDS 5.3

İdareler, bütçelerini Stratejik Planlarına ve Performans Programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

Üniversitemiz bütçe teklifleri performans hedefleriyle ilişkilendirilerek hazırlanmaktadır.

RDS 5.3.1

Üniversitemiz bütçe teklifleri her yıl performans hedefleriyle ilişkilendirilerek hazırlanmaya devam edilecektir.

-SGDB Tüm Birimler

Bütçe Teklifi 31.12.2016

49


Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı Ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod

No Öngörülen Eylem

Veya Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

RDS 5.4

Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

Üniversitemizin Stratejik Planı tüm birimlerimizin katılımıyla hazırlanmış ve birimler faaliyetlerini Stratejik Plan ve Performans Programına uygun olarak gerçekleştirmektedirler.

RDS 5.4.1

Birim yöneticilerinden yıllık ödeneklerini, Stratejik Plan ve Performans Programıyla belirlenen amaç ve hedeflere doğrultusunda harcamaları istenecektir.

-Üst Yönetim -SGDB

Tüm Birimler

Ödenek dağılımlarının harcama yetkililerine bildirilmesi ile ilgili yazı

31.12.2016

RDS 5.5

Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

Performans Programı ve Bütçe Hazırlık çalışmaları kapsamında bilgilendirme toplantıları düzenlenmektedir.

RDS 5.5.1

Performans Programı ve Bütçe Hazırlık çalışmaları kapsamında bilgilendirme toplantıları düzenlenmeye devam edilecektir.

-SGDB Tüm Birimler Toplantı 31.12.2016

RDS 5.6

İdarenin ve birimlerin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

Üniversitemiz performans hedefleri; spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir ve süreli olacak şekilde hazırlanmıştır.

RDS 5.6.1

Tüm birimler hedeflerini stratejik plana uygun olarak; spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir ve süreli olmasını sağlayacak şekilde belirleyecektir.

-SGDB Tüm Birimler

Performans Hedefleri 31.12.2016


50

RDS 6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir Şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

Standart Kod No


No Öngörülen Eylem Veya

Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

RDS 6.1

İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

2014-2018 yılı Stratejik Planı, risk değerlendirmesine yönelik SWOT Analizi ve çalıştaylar yapılarak hazırlanmıştır.

RDS 6.1.1

Üniversitemiz amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için birimler itibariyle Risk Yönergesi kapsamında, İç Kontrol Birim çalışma Grupları tarafından birim iş takvimi hazırlanacak, Risk Belirleme Anketi düzenlenerek, Risk Belirleme ve Değerlendirmesi yapılarak Risk Envanteri Oluşturulacaktır.

-SGDB -YİDB -İMİD

Tüm Birimler

*Risk Yönergesi, *Birim Takvimi Risk Anketi * Birim Risk Haritası

31.12.2016

Tüm faaliyetlerle ilgili riskler belirlenecek, düzenlenen rapor üst yöneticiye sunulacak ve önlemlerin alınması sağlanacaktır.

RDS 6.2

Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

Kurum iş süreçleri ve iş akış şemaları, risklerin gerçekleşme olasılığı dikkate alınarak hazırlanması çalışmaları devam etmektedir.

RDS 6.2.1

Risk Envanterinde belirlenen risklerin gerçekleşme olasılığı ve gerçekleştiği taktirde olası etkilerinin neler olacağı analiz edilecek ve raporlanacaktır.


Tüm Birimler

Risklere karşı alınacak tedbirler raporu

31.12.2016

RDS 6.1.1 nolu Eylem kapsamında düzenlenecektir.

RDS 6.3

Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

Riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planı hazırlama çalışmaları devam etmektedir.

RDS 6.3.1

Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planı oluşturulacaktır.


Tüm Birimler

Risk Eylem Planı 31.12.2016

RDS 6.1.1 nolu eylem kapsamında düzenlenecektir.

51

3- KONTROL FAALİYETLERİ

KSF 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

Standart Kod No




Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

KFS 7.1

Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmemiştir.

KFS 7.1.1.

Üniversitemiz birimlerinde iş süreçlerine ilişkin riskler ve bu risklere karşı alınması gereken önlemler ile ilgili çalışma yapılacaktır.


Tüm Birimler

Risk Eylem Planı Uygulaması

31.12.2016 RDS 6.1.1 nolu eylem kapsamında düzenlenecektir.

KFS 7.2

Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

Üniversitemizin Ön Mali kontrol Yönergesi bulunmakta ve kontrol faaliyetleri bu kapsamda yapılmaktadır.

KFS 7.2.1

İşlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri Ön Mali Kontrol Yönergesi ve mevcut mevzuat kapsamında yapılmaya devam edilecek ve güncellenecektir.

-SGDB Tüm Birimler 31.12.2015

KFS 7.3

Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

Üniversitemizde Taşınır ve taşınmazlar Taşınır Mal Yönetmeliğine göre kayıt altına alınmıştır.

KFS 7.3.1

Varlıkların dönemsel kontrolü ve güvenliği TKYS ve mevcut otomasyonlar ile sağlanmaya devam edilecektir.

-SGDB -YİDB

Tüm Birimler 31.12.2016

Mevcut durum yeterli görülmüştür.

KFS 7.4

Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

Kontrol faaliyetleri için sistemli olarak maliyet hesaplaması yapılmamaktadır.

KFS 7.4.1

Belirlenecek kontrol Yöntemlerinin, fayda maliyet analizi yapılarak uygulanması sağlanacaktır.

-SGDB Tüm Birimler

RDS 6.1.1deki faaliyet kapsamında değerlendirilecektir

52

KSF 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

Standart Kod No



Veya Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

KFS 8.1

İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

Üniversitemiz faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı Ön Mali Kontrol Yönergemiz bulunmaktadır.

KFS 8.1.1

Faaliyetler ile ilgili mali karar ve işlemler yönergesi mevzuat değişikliğinde güncellenecektir.

-SGDB Tüm Birimler Yönerge 31.12.2015

Yönerge yayınlanmıştır. Yılsonuna kadar revize edilecektir.

KFS 8.2

Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

Üniversitemiz akademik ve idari birimlerin hizmet envanteri çıkarılmış, birimlerin kamu hizmet standartları oluşturulmuştur.

KFS 8.2.1

Birimlerin kamu hizmet envanteri ve hizmet standardında belirtilen iş ve işlemlerle ilgili süreç prosedürleri belirlenmiştir.

-SGDB Tüm Birimler

Hizmet Envanteri ve Standartları Tablosu

31.12.2015


KFS 8.3

Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

Birimler tarafından hazırlanan prosedürler ve süreç dokümanları bulunmamaktadır.

KFS 8.3.1

Birimlerce hazırlanacak prosedürler ve dokümanların; güncel, kapsamlı, mevzuata uygun olması ve personelin anlayabileceği sadelikte olmasına dikkate edilecek, internet ortamında yayımlanacaktır.

-SGDB -PDB

Tüm Birimler

İş ve işlemler için matbu dokümanlar İnternet ortamında yayınlacaktır

31.12.2015


53

KFS 9 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

Standart Kod No


Şartı Mevcut Durum Eylem Kod


Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

KFS 9.1

Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

Kurumda görev ayrılığı ilkesine dikkat edilmekte ve farklı kişiler görevlendirilmeye çalışılmaktadır.

KFS 9.1.1

Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde görev dağılımı yapılacaktır.

-SGDB Tüm Birimler Görev Dağılım Çizelgesi 31.12.2015


KFS 9.2

Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

İlgili yasal mevzuatça öngörülen mali karar ve işlemlerin onaylanması ve uygulanması, kaydedilmesi, kontrol edilmesi görevleri farklı kişilere verilmesine rağmen, diğer faaliyet alanları ile ilgili herhangi bir düzenleme ve çalışma mevcut değildir.

KFS 9.2.1

Görevler ayrılığı ilkesinin uygulanması için birimler bazında personel sayısının yeterli olup olmadığı belirlenecek, yetersiz olunan faaliyetlerde birim Yöneticileri tarafından gerekli görevlendirmelerin yapılması çalışmalarına devam edilecektir.

-PDB -SGDB Tüm Birimler Görevlendirme

yazıları 31.12.2016


54

KFS 10 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Şekilde kontrol etmelidir.

Standart Kod No




Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

KFS 10.1

Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

Faaliyetler yürütülürken yapılan iş ve işlemler yöneticiler tarafından Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve ilgili mevzuatlardaki düzenlemeler dikkate alınarak kontrol edilmektedir.

KFS 10.1.1

Yöneticilerin, prosedürleri etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrollerin nasıl yapılması gerektiğini gösteren ödeme işlemleri süreçleri hazırlanacaktır

-SGDB Tüm Birimler

Süreç akış şemaları 31.12.2015


KFS 10.2

Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

Yöneticiler personelin iş ve işlemlerinde tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gereken önlemi almakla sorumludurlar.

KFS 10.2.1

Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini belirli aralıklarla kontrol edecek, varsa eksiklikleri personele bildirecek, olumsuzlukların giderilmesi için gerekli eğitimin alınması sağlanacaktır.

-Tüm Birimler

Tüm Birimler

Bilgilendirme Toplantısı

KFS 10.1.1 deki faaliyet kapsamında işlem yapılacaktır.

55

KFS 11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

Standart Kod No




Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

KFS 11.1

Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

Çeşitli nedenlerle geçici veya sürekli olarak ortaya çıkabilecek görev aksaklıklarının önlenebilmesi için her personelin yokluğunda yerine bakacak personel belirlenmesi için harcama birimlerince çalışmalar yapılmaktadır.

KFS 11.1.1

Çeşitli nedenlerle geçici veya sürekli olarak ortaya çıkabilecek görev aksaklıklarının önlenebilmesi için her personelin yokluğunda yerine bakacak personel, görev dağılım çizelgelerinde gösterilecektir.

-PDB -SGDB

Tüm Birimler

Görev Dağılım Çizelgesi 31.12.2015


KFS 11.1.2

Birimlerde yürütülen iş ve işlemlerin sürekliliğinin sağlanabilmesi için, birim içerisinde personel görev değişikliği yapılması sağlanacaktır.

-Tüm Birimler

Tüm Birimler

Birim İçi Rotasyon 31.12.2015


KFS 11.2

Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.

Asaleten atama koşulu bulunmayan görevlere ilişkin durumlarda, usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmektedir.

KFS 11.2.1

Asaleten atama koşulu bulunmayan görevlere ilişkin durumlarda, usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmeye devam edilecektir.

-PDB Tüm Birimler

Görevlendirme Yazıları 31.12.2015


KFS 11.3

Görevinden ayrılan personelin iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi, yönetici tarafından sağlanmalıdır.

Görevinden ayrılan personelin iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor formatı bulunmamaktadır.

KFS 11.3.1

Görevden ayrılan personel, yaptığı, yapacağı ve yarım kalan iş ve işlemleri ile ilgili gerekli bilgileri rapor halinde birim yöneticisine sunulması amacıyla rapor formatı hazırlanacaktır.

-Tüm Birimler

Tüm Birimler Rapor Formatı 31.12.2015


56

KFS 12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

Standart Kod No




Sorumlu Birim Veya Çalışma Grubu Üyeleri



Tarihi Açıklama

KFS 12.1

Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenirliğini sağlayacak, yazılı bir Mevzuat bulunmamaktadır.

KFS 12.1.1

Bilgi sistemlerine yönelik envanter çıkarılacak ve sistemin güvenilirliğini sağlayacak kontrollerin nelerden oluşması gerektiği, kurum içi bilgi güvenliği politikası ve uygulama prosedürleri belirlenerek, yazılı hale getirilecektir.


Bilgi Güvenliği Prosedürü 31.12.2016


KFS 12.2

Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.

5651 sayılı “İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla işlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun" gereğince bilgi güvenliği standardı kapsamında bilgi güvenliğini sağlayacak mekanizmalar kısmen uygulamaya konulmuştur.

KFS 12.2.1

Birimlerden, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile işbirliği içerisinde, bilgi girişi ve erişimi konusunda yetkilendirme işlemlerini hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde yapmaları istenecektir.


Görevlendirme yazıları 31.12.2015


KFS 12.3

İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım, yazılım ve iletişim altyapısı çalışmaları devam etmektedir.

KFS 12.3.1

Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım, yazılım ve İletişim altyapısı hazırlanarak, bilgi güvenliği standartları yükseltilecek ve Kalite Standartlarına uyum çalışmaları gerçekleştirilecektir.


ISO:27001 Belgesi

31.12.2016


57

4- BİLGİ VE İLETİŞİM

BİS 13 Bilgi ve İletişim : İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve İletişim sistemine sahip olmalıdır.

Standart Kod No




Sorumlu Birim Veya Çalışma Grubu Üyeleri

İşbirliği Yapılacak Birim


BİS 13.1

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış İletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sağlanmakta olup geliştirilmektedir.

BİS 13.1.1

Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve İletişim sistemi mevcut olup, yenileme çalışmalarına devam edilecektir.

-BİDB Üst Yönetim BİDB

Bilgi iletişim otomasyon sistemi

31.12.2015


BİS 13.2

Yöneticilerin ve personelin görevlerini yerine getirebilmeleri için, gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.

Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgiler ile raporları üretebilecek ve analiz yapabilecek Personel Otomasyon Sistemi, Öğrenci işleri Otomasyon Sistemi, Başbakanlık Mevzuat Sistemi ve YÖKSİS aracılığı ile sağlanmaktadır.

BİS 13.2.1

Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgiler ile raporları üretebilecek ve analiz yapabilecek Yönetim Bilgi Sistemi kurulması sağlanacaktır.

-BİDB Üst Yönetim Yazılım 31.12.2015


BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.

Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması İçin birimlerin faaliyet alanları ile İlgili bilgileri güncelleme çalışmaları devam etmektedir.

BİS 13.3.1

Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler, faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak gözden geçirerek güncellemeye devam edeceklerdir.


Yazılım Web ortamı Doküman

31.12.2016


BİS 13.4

Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.

Maliye Bakanlığı E-Bütçe Sistemi, KBS, Harcama Yönetim Sistemi sayesinde yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmektedirler.

BİS 13.3.1

Üst yönetim ve birimlerin, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmeleri için bilgilendirme toplantıları geliştirilecektir.

-BİDB -SGDB

Tüm Birimler

Bilgilendirme Toplantısı 30.06.2016


58

Standart Kod No




Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

BİS 13.5

Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

Kurumun Yönetim Bilgi Sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak bir yazılım bulunmamaktadır.

BİS 13.5.1

Kurumun Yönetim Bilgi Sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacaktır.

-BİDB Tüm Birimler 31.12.2015

Bilgi ve İletişim Standardı (BİS) 13.2 maddesi kapsamında değerlendirilecektir

BİS 13.6

Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları güncel olarak internet sitesinde yayınlanmaktadır.

BİS 13.6.1

Yöneticiler üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini belli periyotlarda çeşitli iletişim araçlarıyla personele duyuracaklardır.

-Üst Yönetim -SGDB -BİDB

Tüm Birimler

Toplantı- görüşme Web ortamı

31.12.2016


BİS 13.7

İdarenin yatay ve dikey İletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için anket çalışmaları her yıl Personel Daire başkanlığı tarafından yapılmakta ve değerlendirilmektedir.

BİS 13.7.1

Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için anket çalışmaları ve yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak ve dilek ve önerilerin elektronik ortamda iletilmesi sağlanacaktır.

-Üst Yönetim -BİDB -PDB

Tüm Birimler

Anket Görüşme Web ortamı

31.12.2016


59

BİS 14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

Standart Kod No




Veya Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

BİS 14.1

İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.

İdarelerin, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programları, Yatırım Değerlendirme Raporları, Üniversitemiz sitesinde güncel olarak yayımlanmaktadır.

BİS 14.1.1

Performans Programı internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulmaya devam edilecektir.

-SGDB Tüm Birimler

Web ortamı Doküman 31.12.2016


BİS 14.2

İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.

Mali Durum ve Beklentiler Raporu Üniversitemizin web sitesinde güncel olarak yayımlanmaktadır.

BİS 14.2.1

Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu hazırlanacak, web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna duyurulmaya devam edilecektir.

-SGDB Tüm Birimler Web ortamı 31.12.2015


BİS 14.3

Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler İdare Faaliyet Raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.

Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler İdare Faaliyet Raporunda gösterilmekte ve kamuoyuyla paylaşılmaktadır.

Yeterli güvence sağlandığından ilgili eylem öngörülmemiştir.

BİS 14.4

Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı olarak ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personelinin bilgilendirilmesi sağlanmaktadır.

BİS 14.4.1

Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personelinin bilgilendirilmesi çalışmalarına devam edecektir.

-SGDB Tüm Birimler Toplantı 31.12.2016


60

BİS 15 Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

Standart Kod No




Veya Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

BİS 15.1

Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin gelen, giden evrak ve idare içi haberleşmeyi kapsayacak şekilde olması için çalışmalar devam etmektedir.

BİS 15.1.1

Elektronik Doküman Yönetim Sistemi kapsamında gelen, giden evrak ve idare içi haberleşmeyi kapsayacak Şekilde standart formlar düzenlenecektir.

-BİDB Tüm Birimler EBYS Yazılımı 31.12.2015


BİS 15.2

Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı, güncel, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.

Kayıt ve dosyalama sistemi Standart Dosya Planına uygun olarak yapılmakta, elektronik ortamda kayıt ve dosyalama çalışmaları devam etmektedir.

BİS 15.2.1

Elektronik ortamda kayıt ve dosyalama sistemi oluşturulacaktır.

-KDDB -SGDB Tüm Birimler Dosyalama

Sistemi 31.12.2015


BİS 15.3

Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

Kayıt ve dosyalama sistemi ile kişisel verilerin güvenliği ve korunması sağlanmaya çalışılmaktadır.

BİS 15.3.1

Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişisel gizlilik içeren bilgi ve belgelerin güvenliğini sağlayacak Şekilde ilgili personel yetkilendirilecek, yetkisiz kişilerin erişimleri engellenecektir.

-KDDB -SGDB Tüm Birimler Güvenli

Arşivleme 31.12.2015


61


Standart Kod No




Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

BİS 15.4

Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.

Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olarak yapılmaya çalışılmaktadır.

BİS 15.4.1

Kayıt ve dosyalama, başbakanlıkça belirlenen Standart Dosya Planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uyumlu olarak yapılmakta olup geliştirilecektir.

-KDDB -SGDB Tüm Birimler Dosyalama

Sistemi 31.12.2015


BİS 15.5

Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilerek, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmakta ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmektedir.

BİS 15.5.1

Evrak biriminde çalışan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir Şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirilme faaliyetleri ve eğitimin verilmesi çalışmalarına devam edilecektir.

-KDDB Tüm Birimler Eğitim 31.12.2015


BİS 15.6

İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi alt yapısı oluşturulmuştur.

BİS 15.6.1

Her birimin bünyesinde evraklar fiziki ve elektronik olarak arşivlenebilmesi için çalışmalara devam edilecektir.

-KDDB Tüm Birimler Arşivleme 31.12.2016


62

BİS 16 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

Standart Kod No




Eylemler Sorumlu Birim Veya Çalışma Grubu Üyeleri



Tarihi Açıklama

BİS 16.1

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim İşlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslara göre yapılmaktadır.

BİS 16.1.1

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslara göre yapılmaya devam edilecektir.

-Genel Sekreterlik

Tüm Birimler Mevzuat 31.12.2016


BİS 16.2

Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır.

Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapmaktadır.

BİS 16.2.1

Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapmaya devam edecek ve gereken tedbiri alacaklardır.

-Genel Sekreterlik

İç Denetim Birimi

Rapor 31.12.2015


BİS 16.3

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri almaktadır.

BİS 16.3.1

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri almaya devam edecektir.

-Genel Sekreterlik


Bilgi ve İletişim Standardı BİS 16.1.1 Kapsamında işlem yapılacaktır.

63

5. İZLEME

İS 17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.

Standart Kod No




Eylemler Sorumlu

Birim İşbirliği

Yapılacak Birim


İS 17.1

İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.

İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilme ile ilgili çalışmalara başlanmıştır.

İS 17.1.1

Üniversitemiz bünyesinde oluşturulan "İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu" tarafından iç kontrol sisteminin yapısı ve işleyişi düzenli olarak izlenecek ve değerlendirilecektir.

-İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu

Tüm Birimler Rapor 31.12.2015


İS 17.2

İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ile ilgili süreç ve yöntemlerin belirlenmesi çalışmalarına başlanmıştır.

İS 17.2.1

İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklikler ve uygun olmayan kontroller, ilgili birimler ile raporlama ve elektronik ortamda paylaşılacak ve bu sorunların giderilmesine yönelik önlemlerin alınması sağlanacaktır.

-Üst Kurul İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu

İç Denetim Birimi Genel Sekreterlik SGDB

Rapor 31.12.2015


İS 17.3

İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

Her birim kendi bünyesinde “Birim İç Kontrol Koordinatörü” görevlendirmiştir.

İS 17.3.1

Her birim kendi bünyesinde “Birim İç Kontrol Hazırlama Grubu” oluşturmuş olup, birim iç kontrol çalışmaları için Haziran ve Aralık aylarında rapor hazırlayacaklardır.

-SGDB Tüm Birimler Rapor 31.12.2015


İS 17.4

İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

İç ve dış denetim raporlarında tespit edilen hata ve eksiklikler ile bunlara yönelik önerilerin ilgili birim yöneticileri bir yazı ile kapsamlı olarak duyurulmakta ve gereken önlemler alınmaktadır. Ancak iç kontrolün değerlendirmesiyle ilgili bir çalışma bulunmamaktadır.

İS 17.4.1

İç kontrol öz değerlendirme, yıllık değerlendirme iç ve dış denetim raporlarında tespit edilen hata ve eksiklikler ile bunlara yönelik önerilerin ilgili birim yöneticileri ile birlikte değerlendirmesi sağlanacaktır.

-İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu

Tüm Birimler

Bilgilendirme Yazıları 31.12.2015


İS 17.5

İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemlerle ilgili bir çalışma bulunmamaktadır.

İS 17.5.1

İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenerek eylem planı oluşturulacak ve uygulanması sağlanacaktır.

-İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu -SGDB

Tüm Birimler Eylem Planı 31.12.2016


64

İS 18 İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

Standart Kod No




Eylemler

Sorumlu Birim Veya




Tarihi Açıklama

İS 18.1

İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.

Rektörlüğümüzde üç adet iç denetçi mevcut olup, İç Denetim faaliyet çalışmaları yürütülmektedir.

İS 18.1.1

İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülecektir.

-İç Denetim Birimi

İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu

İç Denetim Yönergesi 30.09.2015


İS 18.2

İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.

İS 18.2.1

İç denetim faaliyetleri sonucunda idarece alınması gereken önlemleri içeren kapsamlı bir eylem planı hazırlanacak, uygulanacak ve sonuçları iç denetim birimi tarafından takip edilecektir.

-İç Denetim Birimi Tüm Birimler

İç denetim faaliyetleri sonucunda, denetim raporunda belirlenen eksiklikler ve alınması gereken önlemler raporu

31.12.2015


Tablo 7: İç Kontrol Eylem Planı


EYLEM KOD NUMARASI ÖNGÖRÜLEN EYLEM SORUMLU

BİRİM TAMAMLANMA TARİHİ

KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

KOS 1.1.1 İç kontrol sistemi, işleyişi ve iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında bilgilendirme faaliyetleri yapılacaktır.

PDB SGDB 31.12.2015

KOS 1.2.1 Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, personele uygun bir çalışma ortamı sağlayacaklardır.

PDB SGDB 31.12.2016

KOS 1.3.1 Akademik ve idari personeli kapsayan Etik Yönergesi hazırlanarak uygulamaya konulması sağlanacaktır.

PDB SGDB 31.12.2015

KOS 1.4.1 Yürütülen faaliyetler ile ilgili bilgi ve belgelerin ulaşılabilir olmasına ve internet sitesinde yayımlanmasına devam edilecektir.

PDB SGDB 31.12.2016

KOS 1.4.2 Faaliyetlerin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi amacı ile gerekli altyapı iyileştirme çalışmaları devam etmektedir.

BİDB SGDB 31.12.2016

KOS 1.4.3 Senato ve yönetim kurulu kararlarının internet sitesinde yayımlanmasına devam edilecektir.

BİDB Genel Sekreterlik

31.12.2016

KOS 1.5.1

Hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması için, tüm personel, verilecek eğitim programlarına dâhil edilecek ve konu ile ilgili olarak çeşitli bilgilendirme faaliyetlerine devam edilecektir.

PDB 31.12.2016

KOS 1.5.2

Üniversite personeli ve hizmet verilenlere yönelik memnuniyet ve öz değerlendirme anketleri düzenlenmeye devam edilecek ve ilgili birimlerce değerlendirilecek ve gerekli önlemler alınacaktır.

PDB 31.12.2016

KOS 1.6.1 İdarenin faaliyetlerine yönelik olarak düzenlenecek iç ve dış denetim raporları değerlendirilerek gerekli önlemler alınacaktır.

SGDB 31.12.2016

KOS 1.6.2

İdare faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelere elektronik ortamda ulaşılabilmesi için Elektronik Doküman Yönetim Sistemi yazılımı oluşturulacak ve tüm birimlerin faydalanması sağlanacaktır.

BİDB 31.12.2015


KOS 2.1.1

Üniversitemiz misyonunun tüm birimler tarafından benimsenmesini sağlamak amacı ile yazılı ve çeşitli İletişim araçları (faaliyet raporu, web sayfası gibi) ile duyurular yapılmaktadır.


KOS 2.2.1

Üniversitemiz misyonunu gerçekleştirmek üzere akademik ve idari birimlerce gerçekleştirilecek görevler tanımlanacak, yönetimin onayından sonra personele duyurulacak ve elektronik ortamda yayımlanacaktır.

SGDB 31.12.2015

KOS 2.3.1 Üniversitemiz birimlerindeki personelin görev dağılımı yazılı olarak yapılacaktır

SGDB PDB 31.12.2015

KOS 2.3.2 Birimler, belirledikleri görevlere ilişkin yetki ve sorumlulukları personele yazılı olarak tebliğ edeceklerdir.

SGDB PDB 31.12.2015

KOS 2.4.1 Üniversitemiz misyonu doğrultusunda teşkilat Şeması bulunmakta ve web ortamında yayımlanmakta olup, her yıl güncellenecektir.

SGDB PDB 31.12.2015

KOS 2.5.1

Üniversitemiz birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak birimlerin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verilebilirlik ve uygun raporlamaya ilişkin bir yönerge hazırlanacaktır.

SGDB PDB 31.12.2015

KOS 2.6.1 Tüm birimlerde hassas görev prosedürleri belirlenecektir. SGDB PDB 31.12.2015

KOS 2.7.1

Yöneticiler tarafından verilen görevlerin izlenmesinin kolaylaştırılması için Elektronik Dokümantasyon Yönetim Sistemi İş Takip Programı yazılımı geliştirilmesi sağlanacaktır.


KOS 3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

KOS 3.1.1 Üniversitemiz stratejik planında yer alan hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik personel temini yapılmaya devam edilecek, personelin mesleki yeterlilik ve donanımını

SGDB-PDB 31.12.2016

65


arttırmaya yönelik eğitimler verilecektir.

KOS 3.2.1 Üniversitemiz yönetici kadrosu ve personeli için her yıl hizmet içi ve destekleyici eğitim programları düzenlenmeye devam edilecektir.

PDB 31.12.2016

KOS 3.3.1 Personel alımında görev tanımlarına bağlı olarak mesleki yeterlilik kriterleri belirlenerek ilan edilmeye devam edilecektir.

PDB 31.12.2016

KOS 3.3.2 Her görev için en uygun personel atanacak ve/veya kurum içi görev değişiklikleri yapılmaya devam edilecektir. PDB 31.12.2016

KOS 3.4.1 Mevcut mevzuat çerçevesinde; işe alma, ilerleme ve yükselmelerde objektif kriterlere yer verilecek ve personele duyurulmaya devam edilecektir.

PDB 31.12.2016

KOS 3.5.1 Hizmet içi eğitim yönergesi hazırlanacaktır. PDB 15.06.2016

KOS 3.6.1 Personelin yeterliliği ve performansı konusunda anket hazırlanacaktır. PDB 31.12.2016

KOS 3.7.1

Tüm birimlerde periyodik olarak performans değerlendirmesine yönelik yapılanma gözden geçirilerek, yetersiz bulunan personellere, performansının artırılması amacıyla eğitim programları düzenlenecektir.

PDB 31.12.2015

KOS 3.8.1

Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususların personele iletişim araçlarıyla duyurulmasına devam edilecektir.

PDB 31.12.2016

KOS 4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

KOS 4.1.1 Üniversitemiz birimlerinde iş akış süreçlerindeki mevcut imza ve onay listeleri hazırlanacak ve personele duyurulacaktır.

PDB SGDB HUKM

31.12.2015

KOS 4.2.1 Yetki devirleri, yasal mevzuat hükümleri dikkate alınarak üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde, devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilmeye devam edilecektir.

PDB SGDB HUKM

31.12.2015

KOS 4.3.1

Üniversitemizde yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanır, devredilen yetkinin; yetki verilen kişinin tanımlanacak görevine uyumlu olması sağlanır ve yazılı olarak ilgili personele tebliğ edilir. Ayrıca yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılacaktır.

PDB SGDB HUKM

31.12.2015

KOS 4.4.1 Kurumda yetki devri işlemleri, hiyerarşi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kişi veya kişilere yapılacaktır.

PDB SGDB HUKM

31.12.2015

KOS 4.5.1 Yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve yetki devralanın hangi periyotlarla geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir.

PDB SGDB HUKM

31.12.2015


RDS 5.1.1 Stratejik Plan, amaç, hedef ve performans Göstergelerinin değerlendirme ve izlemesi Stratejik Plan Alan Komisyonları tarafından bir yıllık dönemler itibariyle yapılmaktadır.

Alan Komisyonları SGDB

31.12.2016

RDS 5.2.1 Üniversitemizin Performans Programı, ilgili mevzuat çerçevesinde her yıl yayımlanmaya devam edilecektir. SGDB 31.12.2016

RDS 5.3.1 Üniversitemiz bütçe teklifleri her yıl performans hedefleriyle ilişkilendirilerek hazırlanmaya devam edilecektir. SGDB 31.12.2016

RDS 5.4.1 Birim yöneticilerinden yıllık ödeneklerini, Stratejik Plan ve Performans Programıyla belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda harcamaları istenecektir.

Üst Yönetim SGDB 31.12.2016

RDS 5.5.1 Performans Programı ve Bütçe Hazırlık çalışmaları kapsamında bilgilendirme toplantıları düzenlenmeye devam edilecektir.

SGDB 31.12.2016

RDS 5.6.1 Üniversitemiz ve birimlerinin hedefleri; spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olacak ve gerekli görüldüğü takdirde revize edilecektir.

SGDB 31.12.2016

RDS 6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir Şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

RDS 6.1.1 Üniversitemiz amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için birimler itibariyle Risk Yönergesi kapsamında, İç Kontrol Birim Çalışma Grupları tarafından

SGDB YİDB İMİD

31.12.2016

66


birim iş takvimi hazırlanacak, Risk Belirleme Anketi düzenlenerek, Risk Belirleme ve Değerlendirmesi yapılarak Risk Envanteri oluşturulacaktır.

RDS 6.2.1 Risk Envanterinde belirlenen risklerin gerçekleşme olasılığı ve gerçekleştiği taktirde olası etkilerinin neler olacağı analiz edilecek ve raporlanacaktır.

SGDB YİDB İMİD

31.12.2016

RDS 6.3.1 Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planı oluşturulacaktır.

SGDB YİDB İMİD

31.12.2016

KFS 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır

KFS 7.1.1 Üniversitemiz birimlerinde iş süreçlerine ilişkin riskler ve bu risklere karşı alınması gereken önlemler ile ilgili çalışma yapılacaktır.

SGDB YİDB İMİD

31.12.2016

KFS 7.2.1 İşlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri Ön Mali Kontrol Yönergesi ve mevcut mevzuat kapsamında yapılmaya devam edilecek ve güncellenecektir.

SGDB 31.12.2015

KFS 7.3.1 Varlıkların dönemsel kontrolü ve güvenliği TKYS ve mevcut otomasyonlar ile sağlanmaya devam edilecektir.

SGDB YİDB 31.12.2016

KFS 7.4.1 Belirlenecek kontrol yöntemlerinin, fayda maliyet analizi yapılarak uygulanması sağlanacaktır. SGDB 31.12.2016

KFS 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

KFS 8.1.1 Faaliyetler ile ilgili mali karar ve işlemler yönergesi mevzuat değişikliğinde güncellenecektir. SGDB 31.12.2015

KFS 8.2.1 Birimlerin kamu hizmet envanteri ve hizmet standardında belirtilen iş ve işlemlerle ilgili süreç prosedürleri belirlenmiştir SGDB 31.12.2015

KFS 8.3.1

Birimlerce hazırlanacak prosedürler ve dokümanların; güncel, kapsamlı, mevzuata uygun olması ve personelin anlayabileceği sadelikte olmasına dikkate edilecek, internet ortamında yayımlanacaktır.

SGDB PDB 31.12.2015

KFS 9 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

KFS 9.1.1

Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış Şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak Şekilde görev dağılımı yapılacaktır.

SGDB 31.12.2015

KFS 9.2.1

Görevler ayrılığı ilkesinin uygulanması için birimler bazında personel sayısının yeterli olup olmadığı belirlenecek, yetersiz olunan faaliyetlerde birim yöneticileri tarafından gerekli görevlendirmelerin yapılması çalışmalarına devam edilecektir.

PDB SGDB 31.12.2016

KFS 10 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Şekilde kontrol etmelidir.

KFS 10.1.1

Yöneticilerin, prosedürleri etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrollerin nasıl yapılması gerektiğini gösteren Ödeme İşlemleri süreçleri hazırlanacaktır

SGDB 31.12.2015

KFS 10.2.1

Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini belirli aralıklarla kontrol edecek, varsa eksiklikleri personele bildirecek, olumsuzlukların giderilmesi için gerekli eğitimin alınması sağlanacaktır.


KFS 11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

KFS 11.1.1

Çeşitli nedenlerle geçici veya sürekli olarak ortaya çıkabilecek görev aksaklıklarının önlenebilmesi için her personelin yokluğunda yerine bakacak personel, görev dağılım çizelgelerinde gösterilecektir.

PDB SGDB 31.12.2015

KFS 11.1.2 Birimlerde yürütülen iş ve işlemlerin sürekliliğinin sağlanabilmesi için, birim içerisinde personel görev değişikliği yapılması sağlanacaktır.


KFS 11.2.1 Asaleten atama koşulu bulunmayan görevlere ilişkin durumlarda, usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmeye devam edilecektir.

PDB 31.12.2015

KFS 11.3.1

Görevden ayrılan personel, yaptığı, yapacağı ve yarım kalan iş ve işlemleri ile ilgili gerekli bilgileri rapor halinde birim yöneticisine sunulması amacıyla rapor formatı hazırlayacaktır.


67


KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

KFS 12.1.1

Bilgi sistemlerine yönelik envanter çıkarılacak ve sistemin güvenilirliğini sağlayacak kontrollerin nelerden oluşması gerektiği, kurum içi bilgi güvenliği politikası ve uygulama prosedürleri belirlenerek, yazılı hale getirilecektir.

BİDB 31.12.2016

KFS 12.2.1

Birimlerden, Bilgi işlem Dairesi başkanlığı ile işbirliği içerisinde, bilgi girişi ve erişimi konusunda yetkilendirme işlemlerini hata ve usulsüzlükleri önleyecek Şekilde yapmaları istenecektir.

BİDB 31.12.2015

KFS 12.3.1

Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım, yazılım ve İletişim altyapısı hazırlanarak, bilgi güvenliği standartları yükseltilecek ve Kalite Standartlarına uyum çalışmaları gerçekleştirilecektir.

BİDB 31.12.2016

BİS13 Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve İletişim sistemine sahip olmalıdır.

BİS 13.1.1 Yatay ve dikey iç İletişim ile dış İletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve İletişim sistemi mevcut olup, yenileme çalışmalarına devam edilecektir.

BİDB 31.12.2015

BİS 13.2.1 Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgiler ile raporları üretebilecek ve analiz yapabilecek Yönetim Bilgi Sistemi kurulması sağlanacaktır.

BİDB 31.12.2015

BİS 13.3.1 Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler, faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak gözden geçirerek güncellemeye devam edeceklerdir.

BİDB 31.12.2016

BİS 13.4.1

Üst yönetim ve birimlerin, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmeleri için bilgilendirme toplantıları geliştirilecektir.


BİS 13.5.1 Kurumun Yönetim Bilgi Sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacaktır.

BİDB 31.12.2015

BİS 13.6.1 Yöneticiler, üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini belli periyotlarda çeşitli iletişim araçlarıyla personele duyuracaktır.

Üst Yönetim SGDB BİDB

31.12.2016

BİS 13.7.1

Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için anket çalışmaları ve yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak dilek ve önerilerin elektronik ortamda iletilmesi sağlanacaktır.

Üst Yönetim BİDB PDB

31.12.2016

BİS 14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

BİS 14.1.1 Performans Programı internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulmaya devam edilecektir. SGDB 31.12.2016

BİS 14.2.1 Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu hazırlanacak, web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna duyurulmaya devam edilecektir.

SGDB 31.12.2015

BİS 14.4.1 Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personelinin bilgilendirilmesi çalışmalarına devam edecektir.

SGDB 31.12.2016


BİS 15.1.1 Elektronik Doküman Yönetim Sistemi kapsamında gelen, giden evrak ve idare içi haberleşmeyi kapsayacak şekilde standart formlar düzenlenecektir.

BİDB 31.12.2015

BİS 15.2.1 Elektronik ortamda kayıt ve dosyalama sistemi oluşturulacaktır.

KDDB SGDB 31.12.2015

BİS 15.3.1 Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişisel gizlilik içeren bilgi ve belgelerin güvenliğini sağlayacak şekilde ilgili personel yetkilendirilecek, yetkisiz kişilerin erişimleri engellenecektir.


BİS 15.4.1 Kayıt ve dosyalama, Başbakanlıkça belirlenen Standart Dosya Planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uyumlu olarak yapılmakta olup geliştirilecektir.


BİS 15.5.1

Evrak biriminde çalışan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirilme faaliyetleri ve eğitimin verilmesi çalışmalarına devam edilecektir.

KDDB 31.12.2015

68


BİS 15.6.1 Her birimin bünyesinde evraklar fiziki ve elektronik olarak arşivlenebilmesi için çalışmalara devam edilecektir. KDDB 31.12.2016

BİS 16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

BİS 16.1.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslara göre yapılmaya devam edilecektir.

Genel Sekreterlik 31.12.2016

BİS 16.2.1 Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapmaya devam edecek ve gereken tedbiri alacaklardır.


BİS 16.3.1

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri almaya devam edecektir.


İS 17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir

İS 17.1.1 Üniversitemiz bünyesinde oluşturulan "İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu" tarafından iç kontrol sisteminin yapısı ve işleyişi düzenli olarak izlenecek ve değerlendirilecektir.


31.12.2015

İS 17.2.1

İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklikler ve uygun olmayan kontroller, ilgili birimler ile raporlama ve elektronik ortamda paylaşılacak ve bu sorunların giderilmesine yönelik önlemlerin alınması sağlanacaktır.


31.12.2015

İS 17.3.1 Her birim kendi bünyesinde “Birim İç Kontrol Hazırlama Grubu” oluşturmuş olup, birim iç kontrol çalışmaları için Haziran ve Aralık aylarında rapor hazırlayacaklardır.

SGDB 31.12.2015

İS 17.4.1

İç kontrol öz değerlendirme, yıllık değerlendirme iç ve dış denetim raporlarında tespit edilen hata ve eksiklikler ile bunlara yönelik önerilerin ilgili birim yöneticileri ile birlikte değerlendirmesi sağlanacaktır.


31.12.2015

İS 17.5.1 İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenerek eylem planı oluşturulacak ve uygulanması sağlanacaktır.

İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu SGDB

31.12.2016

İS 18 İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

İS 18.1.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülecektir.

İç Denetim Birimi 30.09.2015

İS 18.2.1

İç denetim faaliyetleri sonucunda idarece alınması gereken önlemleri içerir kapsamlı bir eylem planı hazırlanacak, uygulanacak ve sonuçları iç denetim birimi tarafından takip edilecektir.

İç Denetim Birimi 31.12.2015

Tablo 8: Öngörülen Eylemler ve Sorumlu Birimler

SONUÇ VE DEĞERLENDİRME İç Kontrol Sisteminin kurulmasının temelini oluşturan eylem planı süreci, “Kamu İç

Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu” tarafından Üniversitemize özgü eylemler ve tamamlanma tarihlerinin ve sorumlularının belirlenmesi sureti ile hazırlanmıştır. İç Kontrol Standartları İzleme ve Yönlendirme Kurulu onayına sunulmuştur. Kontrol Ortamı bileşeninde 34 eylem, Risk Değerlendirme bileşeninde 12 eylem, Kontrol Faaliyetleri bileşeninde 21 eylem, Bilgi ve İletişim bileşeninde 19 eylem, İzleme bileşeninde 8 eylem olmak üzere 94 eylem öngörülmüştür. Belirlenen eylemler sorumlu birimler tarafından hazırlanıp onaylandıktan sonar bütün birimlerle işbirliği içerisinde uygulanacaktır. Revize Eylem Planımızda belirlenen eylemler 31 Aralık 2016 tarihine kadar tamamlanacaktır.

69

· İçindekiler Sunuş ...

Documents